Peter Helander, C, Mora kommun Marie Olsson, S, Orsa kommun Kjell Tenn, C, Älvdalens kommun

Transkript

1 Servicenämnden för IS/IT Sammanträdesdatum Sida Plats och tid Gamla kommunhuset ande Peter Helander, C, Mora kommun Marie Olsson, S, Orsa kommun Kjell Tenn, C, Älvdalens kommun Övriga deltagare Malin Höglund, M, Mora kommun Tord Karlsson, kommundirektör, Mora kommun Stefan Linde, kommunchef, Älvdalens kommun Elisabeth Bäckström, IT-strateg, Mora, Orsa och Älvdalens kommuner Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Marie Olsson Sekreterare Paragrafer 1-7 Sven-Erik Nilsson Ordförande Peter Helander Justerande Marie Olsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens Allmänna utskott Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Kanslienheten Underskrift

2 Servicenämnden för IS/IT 1 Sammanträdesdatum Sida Dnr Öppnande och justering Ordföranden förklarade sammanträdet öppnat. Till justeringsperson utsågs Marie Olsson.

3 Sammanträdesdatum Sida 3 2 Föregående protokoll Inga synpunkter fanns på protokollet som lades till handlingarna.

4 Sammanträdesdatum Sida 4 3 Handlingsplan för ökad ledning, kontroll och kvalitet av IS/IT-styrning IT-strategen prioriterar följande insatser: Framtagande av projektdirektiv i samverkan med IS/IT-rådet. Därefter utarbetas projektplan sin fastställs av IS/IT-rådet. Besök ute i kommunerna för att förankra projektet Rekrytering av IT-chef påbörjas. Konsulttjänst köps in under den tid som rekryteringen pågår. Enkätundersökning görs i två steg; en i nuläget och en under hösten Görs i samarbete med Anders Barke, Janne Bäckman och Claes Wickman. Övrigt Strukturutvecklare/ kaospilot köps in under begränsad tid. Sådan tjänst kan avropas i Kommentusavtalet, liksom en tillfällig IT-chef. Både denna tjänst och tjänsten som IT-chef ska diskuteras i IS/IT-rådet som lägger fram beslutsförslag till IS/IT-nämnden. Om upphandlingar av tjänsterna görs ska detta ske i form av två separata upphandlingar. IS/IT-rådet tar i så fall fram förslag till IS/IT-nämnden. Sammanfattning av ärendet Revisorerna i Mora, Orsa och Älvdalens kommuner har gjort en revision som riktar stark kritik till hur den gemensamma servicenämnden brustit i sin styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Servicenämnden gav uppdraget åt kommundirektören i Mora att skapa en handlingsplan för att komma till rätta med situationen. Den nulägesanalys som genomförts under december 2010 fram till januari 2011 visar att grunderna till situationen är större än det revisorerna redovisat för. Nulägesanalysen har genomförts, i alla tre kommuner, genom semistrukturerade intervjuer med politiker och ett större antal kommunanställda, på olika funktioner och nivåer i organisationerna. Utredaren har tagit del av ett antal dokument och skrivelser såsom samverkansavtalet, protokoll, rutinbeskrivningar etc. Kommunledningskontoret har därefter upprättat en handlingsplan innehållande förslag till tvingande åtgärder för att säkerställa - tydliga ansvarsroller - befogenhetsfördelningar - beskrivning av IT-verksamheten för övriga intressenter - ökad kontroll, styrning, samordning och uppföljning - ökad tydlighet och ansvar mellan verksamhet och IS/IT-enhet - öka tydligheten i funktioner - struktur, metoder och modeller för ökad kontroll och nyttor i verksamheten - involvera och engagera samtliga kommuner och dess verksamheter i utvecklingen och förståelsen om HUR verksamhetsnytta skapas genom IS/IT. - hållbar, säker och stabil driftsmiljö

5 Sammanträdesdatum Sida 5 4 Uppföljning/avrapportering Utveckling - Socialomsorgssystem Upphandling pågår av ett verksamhetssystem till Mora och Älvdalens kommuner. Valet har fallit på samma system som redan finns i Orsa. - Datorer till S:t Mikaelsskolans elever Servicenämnden noterar att en representant för skolan kommer att inbjudas till IS/IT-rådets sammanträde för att berätta om detta pilotprojekt. IT-strategen utarbetar, i samråd med kommundirektör Tord Karlsson, ett förslag om hur kommande beslutsprocesser inom IS/IT-nämndens område ska hanteras. - E-hälsa Ett pågående pilotprojekt som drivs av Region Dalarna och där Landstinget Dalarna, Rättvik och Falun medverkar. En viktig komponent i projektet är framtagande av ett särskilt id-kort, så kallat Siths-kort. I princip en sorts E-legitimation som kan laddas med många olika funktioner. Ett särskilt system kommer att krävas i varje kommun för att hantera korten som introduceras den 1 januari Frågan tas upp i IS/IT-rådet. - Stadsbyggnadsförvaltningen Vill ha hjälp med ett skapa ett verksamhetssystem genom sammanslagning av befintliga databaser. - Lärplattformar Orsa håller på att upphandla en ny lärplattform och allt talar för att valet faller på SchoolSoft. Ingen strategi finns för denna typ av upphandlingar. Nämnden beslutar rekommendera kommunerna att undvika köp av system i avvaktan på en kommande IS-strategi. Om system ändå måste köpas in ska detta ske först efter dialog med servicenämnden för IS/IT.

6 Sammanträdesdatum Sida 6 4 Drift IT-strategen inväntar underlag från driftchefen, men riktade insatser görs för att minska ärendekön, i synnerhet för socialförvaltningen och kulturförvaltningen. I Orsa och Älvdalen krånglar mejlkontona och leveranser av datorer är försenade. En person arbetar för närvarande med att säkra serverhallen i Mora. Ekonomi Ekonomichefen kallas till nästa sammanträde för att informera om utfallet 2010, ackumulerat resultat för 2011 och budgetprocessen för IT-strategen tar fram vilka prioriteringar som önskas för 2012, kommun för kommun.

7 Sammanträdesdatum Sida 7 5 Kvarstående ärenden Inga kvarstående ärenden fanns att redovisa.

8 Sammanträdesdatum Sida 8 6 Schemaläggning av kommande sammanträden Ett förslag från ordföranden fanns till påseende och nödvändiga ändringar gjordes. Bifogat förslag fastställdes.

9 Sammanträdesdatum Sida 9 7 Sammanträdets avslutande Ordföranden tackade alla närvarande och avslutade sammanträdet.