Susanne Karlsson (C) ersättare Anniette Lindvall (M) Kanslienheten, fredag 6 mars Helena Randefelt. Ordförande Bengt Storbacka

Transkript

1 1 Plats och tid Leja, kommunhuset, kl Beslutande Bengt Storbacka (S), ordförande John Omoomian (S) Margareta Ahlm (S) Susanne Karlsson (C), vice ordförande Anniette Lindvall (M) Bengt Evertsson (MP) Mats Seijboldt (SD) Övriga deltagande Utses att justera Helena Randefelt, sekreterare Gunilla Sandgren, ekonomichef Carina Fyrpihl, personalchef Maria Elisson Lund, enhetschef personalenheten 1-2 Kerstin Rogemyr, enhetschef ekonomienheten 2 Anna Nilsson, enhetschef kanslienheten 2 Carita Prim, enhetschef måltidsenheten 2 Anders Widegren, enhetschef IT/Teleenheten 2 Malin Sjöberg, kommunstrateg 3-4 Daniel Andersson (S), ej tjänstgörande ersättare 1-2 Christina Pettersson (C), ej tjänstgörande ersättare Göran Gustavsson (-), ej tjänstgörande ersättare Per Söderlund (SD), ej tjänstgörande ersättare Susanne Karlsson (C) ersättare Anniette Lindvall (M) Justeringens plats och tid Kanslienheten, fredag 6 mars 2015 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 1-4 Helena Randefelt Ordförande Bengt Storbacka Justerare... Susanne Karlsson ANSLAG BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Underskrift Anslaget tas ned Kanslienheten...

2 2 Ärendeförteckning 1/2015 Utskottets uppdrag 2/2015 Information om kommunledningskontorets verksamheter 3/2015 Samordning av strategiska områden 4/2015 Indikatorer till mål för kommunledningskontoret

3 3 USS 1 Utskottets uppdrag Ekonomichef Gunilla Sandgren beskriver den politiska organisationen där utskottet för stöd och strategi är ett beredande organ under kommunstyrelsen. berör kommunledningskontorets verksamheter: kansli, IT/Tele, ekonomi, personal och måltid. Kommunledningskontoret arbetar med ledningsprocesser så som planering, styrning och uppföljning som leds av kommunchefen. Kommunledningskontoret arbetar även med stödprocesser, som ska ge förutsättningar för att genomföra huvudprocesser och vara en resurs för den politiska organisationen, kommunchefen och förvaltningsledningarna. Inom kommunledningskontorets och utskottet för stöd och strategis ansvarsområde finns även strategiska områden; miljö, folkhälsa och riskoch säkerhet.

4 USS 2 4 Information om kommunledningskontorets verksamheter Maria Elisson Lund informerar om personalenhetens verksamhetsområden där de bland annat arbetar med: - Konsultativt stöd i arbetsrättsligt regelverk - Övergripande ansvar för löneadministration och pensionshandläggning - Vikariesamordning och korttidsvikarier - Hälsofrämjande arbetsplats - Stöd till strategisk kompetensförsörjning - Stöd gällande chefs- och ledarskapsutveckling - Planering för gemensam lönefunktion för Linde Energi Kerstin Rogemyr informerar om ekonomienhetens verksamhetsområden där de bland annat arbetar med: - Upprättar budget, delårsrapport, månadsuppföljningar samt årsredovisning - Ansvarar för ekonomisystem, kund- och leverantörskontra samt kravverksamhet - Löpande redovisning - Koncernkonto och likviditetsplanering - Bilpool - Stöd och råd i ekonomifrågor Anna Nilsson informerar om kanslienhetens verksamhetsområden där de bland annat arbetar med: - Webbsamordning - Finsk förvaltningsområde - Arkiv - Diarium - Kallelser och protokoll - Val - Utredningar Carita Prim informerar om måltidsenhetens verksamhetsområden där de bland annat arbetar med: - Producera, leverera och servera måltider - Kontakt med barn, elever, brukare, förvaltningar och anhöriga där syftet är att anpassa och ge mesta möjliga nytta till kommunens medborgare - Måltidsenheten ska också vara ett föredöme i planering och förverkligande av ett hållbart samhälle

5 5 Anders Widegren informerar om IT/Teleenhetens verksamhetsområden där de bland annat arbetar med: - Svarar för installation, drift och underhåll av kommunens servrar, kommunikationsnät, datorer och telefoni - Bemannar kommunens växel och reception - Bemannar kommunens IT-support - Ger stöd och råd till systemförvaltare i verksamheterna - Rådgivare vid upphandling av nya IT-system - Svarar för att en god IT-säkerhet upprätthålls

6 USS 3 6 Samordning av strategiska områden Kommunstrateg Malin Sjöberg informerar ledamöterna om de olika strategiska områden som finns i Lindesbergs kommun. Kommunstrateg Malin Sjöberg Miljöstrateg Rickard Sandström, är anställd av Linde Energi men arbetar 50 % på uppdrag av Lindesbergs kommun Folkhälsostrateg Linnéa Hedkvist, är anställd av Nora kommun men arbetar även strategiskt för Lindesbergs kommun Säkerhetskoordinator för kris och beredskap Gunnar Karlsson, anställd av Nerikes brandkår It-strategtjänsten är vakant. Samtliga strategiska områden är placerade under kommunchefens ansvar, men samordnas av kommunstrategen. Strategerna ska arbeta utifrån Vision 2025, utvecklingsstrategin och få verkstad av styrnings- och ledningssystemet. Kommunstretegen arbetar för nuvarande med samordning av kommunövergripande arbete med styrning, ledning, uppföljning och internkontroll, samt med att få en röd tråd i det strategiska arbetet och kommunövergripande enhetlighet. Ett projektdirektiv för att se över utvecklingsstrategin ska även tas fram, då den gäller fram till den 31 december 2016.

7 7 USS 4 Dnr. 2015/35 Indikatorer till mål för kommunledningskontoret Beslut föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Följande indikatorer för nämndmålet Kostnadseffektiva processer i kombination med kvalitetssäkring inom stödjande administration antas: Ett nytt ärendehanteringssystem ska tas i bruk under 2015 och hela kanslienheten ska introduceras i programmet för att kostnadseffektivisera processer och möjliggöra för en ökad digitalisering. Fem leverantörer med stor volym av fakturor ska anslutas till e- faktura under år En gemensam telefonilösning för kommunerna i norra Örebro län som leder till en lägre kostnad för verksamheten och bättre kvalitet för medborgarna ska vara införd under år Självservice ska för månadsavlönade uppgå till 100 procent under år Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige antog Vision 2025, Utvecklingsstrategi i maj I kommunens styrmodell framgår att kommunstyrelsen ska fördela kommunfullmäktiges inriktningsmål till nämnderna och kommunkoncernen, vilket kommunstyrelsen gjorde i augusti Med anledning av att kommunen fick en ny politisk organisation från 1 januari 2015, togs förslag till ny fördelning av inriktningsmål fram, vilken godkändes av kommunchefens ledningsgrupp. Kommunchefen och kommunstrategen inkom med en tjänsteskrivelse den 3 november 2014, med förslaget att fördelning av kommunfullmäktiges inriktningsmål till nämnder, kommunstyrelsens utskott och bolagskoncernen godkänns enligt förslaget daterat den 24 september Kommunstyrelsen beslutade den 25 november 2014 att godkänna förslaget till fördelning av kommunfullmäktiges inriktningsmål. Kommunledningskontoret inkom den 26 januari 2015 med förslag till nämndmål och indikatorer på nämndmålen för kommunstyrelsen och Bergslagens miljö- och byggnämnd.

8 8 Kommunstyrelsen beslutade den 27 januari att anta nämndmålen och indikatorerna för kommunstyrelsen, enligt kommunledningskontorets förslag daterad den 26 januari De indikatorer som saknas ska redovisas för kommunstyrelsen i april. Kommunstrategen inkom den 24 februari 2015 med förslag till indikatorer som utskottet för stöd och strategi ska ta ställning till innan kommunstyrelsens sammanträde i april Nämndmålet kostnadseffektivisera processer i kombination med kvalitetssäkring inom stödjande administration saknade tidigare indikatorer, men har kompletterats med fyra indikatorer. De fyra nya indikatorerna är: Ett nytt ärendehanteringssystem ska tas i bruk under 2015 och hela kanslienheten ska introduceras i programmet för att kostnadseffektivisera processer och möjliggöra för en ökad digitalisering. Fem leverantörer med stor volym av fakturor ska anslutas till e- faktura under år En gemensam telefonilösning för kommunerna i norra Örebro län ska vara införd under år 2015 som leder till en lägre kostnad för verksamheten och bättre kvalitet för medborgarna. Självservice ska för månadsavlönade uppgå till 100 procent under år Ledamöternas förslag till beslut Bengt Storbacka (S) föreslår att utskottet för stöd och strategi ska föreslå kommunstyrelsen att anta indikatorerna för nämndmålet Kostnadseffektiva processer i kombination med kvalitetssäkring inom stödjande administration men med en ändring i den tredje indikatorn från: En gemensam telefonilösning för kommunerna i norra Örebro län ska vara införd under år 2015 som leder till en lägre kostnad för verksamheten och bättre kvalitet för medborgarna. Till: En gemensam telefonilösning för kommunerna i norra Örebro län som leder till en lägre kostnad för verksamheten och bättre kvalitet för medborgarna ska vara införd under år 2015.