Valnämnden Sammanträdeshandlingar

Transkript

1 Valnämnden Sammanträdeshandlingar

2 : Stöd & Process/Kanslienheten Marianne Söderkvist Dnr Fax VN/2012:1 Val i Väsby Instruktion för valnämndens kansli Valmyndighetens ansvarsområden Valmyndigheten är central valmyndighet och ansvarar för att planera och samordna genomförandet av valen. Inför valet framställer Valmyndigheten röstlängder, röstkort och annat valmaterial. Efter valet fördelar Valmyndigheten mandaten mellan partierna och fastställer vilka ledamöter och ersättare som blivit valda till riksdagen. Handbok kommunens uppgifter vid val Inför varje val gör Valmyndigheten en handbok för val. Informationsmaterial Informationstidskrift på 10 olika språk - Att rösta i valen (2010 tog kommunen ut adressetiketter på röstberättigade med utländsk bakgrund. Det ogillades av Valmyndigheten, eftersom de fick tidningar i retur där adressaten flyttat).valet i fickformat Val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige. Valmyndigheten föreslår antal broschyrer. Röstlängder Levereras till kommunentrén direkt från Valmyndigheten. Röstlängderna skall kvitteras av de personer som Valnämnden utsett som behöriga att underteckna kvittensen. Röstkort Valmyndigheten tar fram och distribuerar röstkort till alla röstberättigade i det aktuella valet. Antal röstberättigade per distrikt På Valmyndighetens hemsida finns uppgifter om hur många personer som är röstberättigade per valdistrikt. Ett distrikt ska inte ha fler än röstberättigade. Behörigheter i valdatasystemet På kansliet ska de personer, som administrerar valet, tilldelas behörighet i valdatasystemet För att kunna arbeta i valdatasystemet krävs att användaren får ett certifikat och ett lösenord av sin behörighetsadministratör (Marianne). Behörighet kan ges för olika delar i valdatasystemet. Det kan t.ex. gälla VN_2012_1 - Val i Väsby{FCFE-637A-0000-A A101}.doc/Kaumheimer Emma SP /

3 2 (8) behörighet att lägga in kommunens kontaktuppgifter, leverensuppgifter för röstlängder, beställa valmaterial, registrera uppgifter om förtidsröstningslokaler, vallokaler, röstkortsutskrifter och registrera antalet förtidsröster per dag och lokal. Dessa moment tar tid, t.ex. ska koordinater som visar belägenheten för samtliga vallokaler läggas in på en karta som finns i valdatasystemet. Kommunen kan skriva ut nödlängd, dubblettröstkort, blanketter, manualer, informationsblad och väljarförteckningar från valdatasystemet. Förtidsröstningslokalerna utrustas med bärbara datorer och skrivare för att kunna skriva ut röstkort direkt i lokalen. Röstmottagarna i förtidsröstningen tilldelades behörighet till valdatasystemet Valmaterial beställning I valdatasystemet finns uppgifter om allt valmaterial som kommunen behöver för att kunna genomföra valet. Valmyndigheten ger förslag på det antal som kommunen kan behöva beställa med utgångspunkt från antalet röstberättigade i kommunen. Föreslaget antal (ofta väl tilltaget) går både att höja eller minska Det framgår av beställningslistan vilket material som är nytt för det aktuella valet. Nyhetsbrev Kommer via e-post till val@upplandsvasby.se Valkansliet hjälps åt att bevaka e- postbrevlådan som finns under gemensamma mappar. PP bilder På valmyndighetens hemsidan finns PP bilder för utbildning av röstmottagare vid förtidsröstning och för röstmottagare i vallokal. Valmyndigheten distribuerar även DVD skivor med utbildningsfilm för röstmottagare i förtidsröstning och vallokal. Div. Manualer Utskrift av dubblettröstkort Budröstning kommunalt bud Kommunens mottagning på valnatten Registrera förtidsröster i röstningslokal (förtidsröstning) Handledning för röstmottagning i förtidsröstning Handledning för röstmottagning i vallokal Resultatbilagor Tas fram ur valdatasystemet, en blankett för respektive val. Länsstyrelsen Länsstyrelsen är regional valmyndighet. Länsstyrelsen beslutar om valdistrikt/kretsar, gör rättelser i röstlängd, administrerar valsedelsbeställningar från partierna, sköter valnattsrapporteringen, svarar för den slutliga rösträkningen, fördelar mandaten mellan partierna och fastställer vilka ledamöter och ersättare som blivit valda till kommun- och landstingsfullmäktige. Beslutar på förslag av kommunen om Valdistrikts-/kretsindelning.

4 3 (8) Ett valdistrikt får inte vara större än röstberättigade. Valkretsarna ska enligt valnämndens beslut genera så jämt antal mandat som möjligt. Idag fördelas 25 respektive 26 mandat på kommunens två valkretsar. Informationsmöte Länsstyrelsen bjuder in valnämndens presidium och valkansliet till ett informationsmöte inför allmänna val. Kalender med viktiga datum för genomförande av val Valjour Länsstyrelsen har valjour lördag/söndag helgen före valdagen Länsstyrelsen nås per telefon eller Länsstyrelsen har valjour lördag och söndag (valdagen) Länsstyrelsen nås per telefon , , Lägger in vilka partier som ska vara rapportpartier. I valet till kommunfullmäktige kan ytterligare fyra partier läggas in som rapportpartier. Det ska vara partier som valnämnden (kansliet) bedömer har en rimlig chans att ta mandat. Rättelser i röstlängd Länsstyrelsen uppdrar åt valnämnden att efter länsstyrelsens beslut föra in rättelse i röstlängd. Rättelsen förs in sist i röstlängden och av den som är behörig att signera enligt valnämndens beslut. Valnattsrapportering Resultat från vallokalerna rapporteras till Länsstyrelsen per telefon (se skrivelse från Länsstyrelsens) Transport till Länsstyrelsen Protokoll och godkända röster från respektive val transporteras (med taxi) på måndagen efter valdagen till av Länsstyrelsen angiven lokal enligt schema. Valnämndens ordförande och en representant för valkansliet. Resultat efter onsdagsräkningen Registreras i valdatasystemet Inlämning av valmaterial från onsdagsräkningen Ska ske till länsstyrelsen senast kel Utlandsmyndigheter Förtidsröstning på ambassader och konsulat. Rösterna skickas till valmyndigheten som i sin tur skickar rösterna vidare till kommunen.

5 4 (8) Kommunens ansvarsområden Valnämnden i varje kommun är lokal valmyndighet. Kommunen utser röstmottagare, ser till att det finns vallokaler och har hela ansvaret för förtidsröstningen inom kommunen. Kommunen svarar för den preliminära räkningen av röster dels på valkvällen och dels på onsdagen efter valdagen. Valnämnden föreslår att kommunfullmäktige föreslår länsstyrelsen att besluta om ev. ändrade valdistrikt och/eller valkretsar. De politiska partierna Respektive parti beställer sina namnvalsedlar Valkansliet är representerat vid partiernas gemensamma valmöte (inför förtidsröstningen) angående olika lokala aktiviteter, t.ex. politiska debatter i Väsby centrum, Partibord m.m. Kansliet informerar om förtidsröstning, vallokaler m.m. Valnämnden Utbildning för valnämnden 10 set nya efter föregående val. Kansliet har haft en första träff med den nya valnämnden för övergripande information. De närvarande fick varsitt ex. av Valmyndighetens handbok. Särskilda informations-/utbildningsinsatser kan komma att behövas. Valnämndens kansli Bokar lokaler för förtidsröstningen Vid valet 2010 genomfördes förtidsröstning på Biblioteket (hela förtidsröstningsperioden), InfraCity (från söndag veckan före valdagen), Hembygdsgården (vid fyra tillfällen) och på Löwenströmska sjukhuset (ett tillfälle). Bokar vallokaler för valdagen De flesta vallokalerna har inrymts i skolmatsalar. Lokalen bokas hos respektive skoladministratör på aktuell skola (gäller både kommunens och privata utförares skollokaler), Kulturhuset och Ringblomman bokas hos respektive chef. Kansliet hämtade och lämnade nycklar till vallokalerna på respektive skola, Grimstagårdens nycklar hämtas hos bygdegårdsföreningens representanter Familjen Rönnblad som bor i Frestaby och Ekeborummen hos Stena fastigheter. Rekryterar röstmottagare till förtidsröstningen och vallokalerna De som tidigare varit röstmottagare finns registrerade i Troman/valman. Haidi är den som hittills administrerat bemanningen. Mycket tid går åt för att schemalägga bemanningen vid förtidsröstningen.(kan tjänsten köpas av bemanningsföretag?) Utbildning för röstmottagare Kansliet genomför utbildningen vid tre tillfällen(valfri dag) för dem som ska arbeta i vallokal och vid ett tillfälle för mottagning av förtidsröster

6 5 (8) Ansvar för förtidsröstningen i kommunen. Kommunen ansvarar för att det finns tillräckliga möjligheter att förtidsrösta i kommunen. Biblioteket har fungerat bra och har haft många röstande. Lokalen i InfraCity är för trång och hade svårigheter att komma åt valportalen för att kunna skriva ut röstkort på plats. På Hembygdgården (Ladan) förvarades valmaterialet i låst förråd mellan öppet dagarna. Problem med fukt. Vid senaste valet hämtade kansliet de förtidsröster som lämnats per dag på Hembygdsgården och Löwenströmska för vidarebefordran till Biblioteket, som i sin tur lämnande rösterna till posten för sortering. Institutionsröstning Valnämnden har under de senaste valen inte anordnat någon förtidsröstning på t.ex. äldreboenden söndagen före valdagen. Institutionsröstning har genomförts vid ett eller två tidigare val med endast ett fåtal röstande. Utser kommunala bud Sedan några år tillbaka har valkansliet förordnat två kommunala bud (båda har eller har haft uppdrag hos överförmyndaren). Kommunala bud kan hjälpa personer, som saknar möjligheter att med anhörigas hjälp, själv göra i ordning en budröst. Posten Kommunen köper tjänsterna hämtning, lämning och sortering av förtidsröster. Valnämnden har vid de senaste valen upphandlat postens tjänster att hämta och sortera förtidsröster. Posten hämtade dagligen röster på biblioteket och i Infra City. Posten har sorterat förtidsrösterna i distriktsordning och nummer i röstängden. På valdagen lämnas förtidsröster som tagits emot under lördagen direkt till kommunhusentrén. Packning av valmaterial (enligt förteckning) som ska transporteras ut till vallokalerna. I valnämndens förråd på Dragonvägen (hyrs av Väsbyhem) finns valskärmar, valurnor och valsedelställ m.m. De senaste åren har ICM-transporter kört ut materialet till vallokalerna under torsdag och fredag före valdagen (körväg enligt karta). Ser över valkretsar/valdistriktsgränser (Inte fler än röstberättigade/vallokal). Valdistriktsgränserna ändrades inför valet Valkansliet behöver information från stadsbyggnadskontoret vad gäller planering/färdigställande av nya bostäder. Kansliet behöver aktuell statistik över antalet röstberättigade. Ev. nya valdistriktsgränser/valkretsar föreslås av kommunen (kommunfullmäktige) och beslutas av Länsstyrelsen. Utser behörighetsadministratör för val Kommunen ska utse en behörighetsadministratör (hittills Marianne) som ges rättigheter att lägga in uppgifter i Valmyndighetens valportal. Valkansliets personal tilldelas de behörigheter som behövs för respektive uppdrag. Det gäller t.ex. att lägga in uppgifter om röstnings- och vallokaler, öppettider, adresser m.m. Behörighet att skriva ut röstkort tilldelas röstmottagare vid förtidsröstningen m.fl. Vilken information anser valnämnden at det ska finnas på röstkorten.

7 6 (8) Valinformation En kommunikationsplan upprättas. Kommunens informatörer kontaktas för information om val på kommunens hemsida och i kommuntidningen Vårt Väsby. Annonser om lokaler och öppettider för förtidsröstning. En sammanställning av förtidsröstningslokaler och öppettider trycktes upp och delades bl.a. ut till partiborden i Väsby centrum. Länkar läggs upp till valmyndighetens och länsstyrelsens hemsidor. Kontrollera röstlängder Det är viktigt att så snart som möjligt noggrant kontrollera att numreringen i röstlängderna är rätt. Vid ev. fel kontaktas Valmyndigheten för rättelse. Omhändertagande av röstkort Röstmottagarna i vallokal ska ta hand om röstkort från godkända förtidsröster. Dessa ska transporteras till valnämnden för destruktion. Öppet vid västra entrén Boka vakterna. Valkansliet beställer bevakning från Väsby centrums bevakningsbolag. Med start c:a tills alla distrikt har lämnat sitt material. (är Väsby Direkt en bättre lokal?) Fri parkring på centrums västra sida Under valnatten Bolaget som är parkeringsvakter informeras. (Beror på var inlämning av valmaterialet ska ske.) Kartor över valdistriktsgränserna Ska finnas i vallokalerna, även partierna har haft tillgång till kartan. (Ev. behov av fler kartor?) Ordning i valsedelsställen Valnämnden beslutar om placering av valsedlar i valsedelsställen. Vid senaste valet placerades valsedlarna i bokstavsordning efter partiets officiella namn. Ordningen finns beskriven i den pärm som respektive ordförande får. Onsdagsräkningen Material från vallokalerna som lämnats till onsdagsräkningen sorteras per valkrets inför onsdagsräkningen. Under ledning av valnämnden genomförs onsdagsräkningen för första gången av två lag (ett per valkrets). Lagen bestod av en ordförande och två röstmottagare som tjänstgjort i vallokal på valdagen. Resultatet ska lämnas till Länsstyrelsen senast Scheman för bemanning från valnämnden och kansliet på valdagen och vid valnattsmottagningen. Hela valnämnden samlas på valdagen. Vilundarummet bemannas från av två personer i pass om två/tre timmar. Valnämnden (två och två) transporterar ut förtidsrösterna till vallokalerna vid två tillfällen under valdagen och ca: Valnämnden samlas igen för genomgång av valnattsmottagningen. Kansliet har gjort scheman för valdagen, ett för bemanning i Vilundarummet och ett för vilka som ska ta emot valmaterialet på valnattsmottagningen. Göra en pärm/distrikt Valkansliet gör en valpärm till respektive distrikt med information och blanketter.

8 7 (8) Ordföranden eller vice ordförande hämtar sin Valpärm (se referenspärm) och nycklar till vallokalen på valnämndens kansli. Lokala instruktioner för röstmottagare vid valdagen Valnämndens förråd Valmaterial Efter genomfört val i är det viktigt att inventera ev. lager av material för att vet vad/hur mycket som behöver beställas för kommande val. Valnämnden hyr förråd på Dragonvägen nr av Väsbyhem. I det förrådet förvaras valurnor, valskärmar, valsedelsställ Ev. nyanskaffning Sedelräknare? (för att underlätta sammanräkningen av röster) Nya valurnor? ( de gamla i trä är otympliga och problem med mellanväggar p.g.a. fukt?) Dragarkiv på kanslienheten plan 6 Valdistriktens informationspärmar Pärmar med informationsmaterial från Valmyndigheten, Länsstyrelsen och Kommunen allmänna val 2010 och val till EU-parlamentet 2009 Materiallådor Lokaler för förtidsröstning InfraCity infopoint. Lokalen är för liten. Svårigheter med uppkoppling mot valdatasystemet för utskrifter av dubblettröstkort. Hembygdsgården/Ladan Det material som förvarades inlåst i ladan blev fuktigt Löwenströmska Biblioteket fungerar bra Avtal med Posten om hämtning/lämning och sortering av förtidsröster Transporter ICM-transport har transporterat valmaterialet till vallokalerna enligt karta med angiven körrutt detta för att minska tiden för transporten. Städ Kontakt SariAuvinen, LoT vad gäller städ i de kommunala skolornas matsalar. Magnetica Education AB beställer städning av Vikskolans matsal och Fresta skolan. Och fakturerar kommunen. Kulturhuset har städats av personalen.

9 8 (8) Flaggning Öppna entrén till kommunhuset Flaggning (allmän flaggdag) vid vallokalerna SOB har tillgång till flaggor. Vid EU-val finns flaggor i valnämndens förråd. Jour Öppna Infocenter 7600A, 2enter (larm av) 7600 A, 2enter(på) Passerkort till valnämnden på valdagen Kod till transportgången Mottagning av valmaterial från valdistrikten sker i kommunhusentrén (eller Väsby Direkt). Valnämndens ledamöter (två) bemannar mottagningen varje bord. Valnämnden transporterar inlämnat material till arkivet på plan 2. Ledamöter/ersättare finns på plan 8 och följer att distrikten rapporterat sina resultat och svarar i telefon Teknik & fastighet Beställ värme/ventilation i skolornas matsalar under valhelgen. Kommunens fastighetsjour Öppen ingång Väsby centrum Beställ öppet från Väsby centrums bevakningsföretag från ca: ca:02.00, (eller Väsby direkt) Bilaga: Inventarieförteckning

10 Stöd & Process Eva Assarsson Dnr Fax VN/2010:1 Valnämnden Utvärdering av valet 2010 Förtidsröstning Lokaler Infra City tveksamt om detta är den optimala lokalen i Infra och valnämnden bör också fundera på om lokalen för denna del av kommunen ska ligga här. Problem med datauppkopplingen i lokalen. Totalt avlämnades 969 röster, varav 149 var externa röster, dvs 18%. Öppet vid sex tillfällen. Tanken med Infra City var bl a att fånga upp många externa röster men det känns inte som om det målet nåddes. Också lite problem med att vakterna som skulle låsa upp och stänga inte var flexibla utan behövde få exakta klockslag när de skulle vara där och det kan valkansliet inte ge dem. Valsedelsställen borde placeras utanför lokalen istället, nu var de rakt framför röstmottagarnas bord och det kan kännas som lite för mycket exponerat. Löwet ny lokal jämfört med Öppet vid ett tillfälle. Fungerade bra och vi tog emot 175 röster varav 46 externa, dvs 35%. Utökas med fler tillfällen till nästa val? Hembygdsgården bra placerad lokal men det är fuktigt i lokalen och i förrådet vilket påverkar materialet och datorn/skrivaren. Öppet vid fyra tillfällen. 472 röster varav 6 externa, dvs 1,2 %. Biblioteket öppet hela förtidsröstningsperioden inklusive på valdagen röster togs emot varav 416 externa, 7 %. Stort tryck, speciellt sista veckan. Toppdag var den 17/9 då 650 röster avlämnades. Ansvarig på biblioteket anser att öppettiden lördagen innan valet behöver förlängas eftersom det var stort tryck denna dag. Bemanning bör dessutom utökas med en kuvertutdelare. Placeringen av valsedelsställen bör också ses över bl a på grund av den kö som bildas vid vissa tillfällen och som skar tvärs igenom lokalen. Postadress: Stöd & Process Upplands Väsby kommun Upplands Väsby Besöksadress: Dragonvägen 86 Telefon: Postgiro: Bankgiro: E-postadress: upplands.vasby.kommun@upplandsvasby.se Internetadress:

11 2 (4) Antalet mottagna röster - totalt tog förtidsröstningen emot röster, fördelat enligt ovan. Precis om i resten av landet ökade antalet förtidsröstande i Upplands Väsby tog kommunen emot förtidsröster. Bemanning momentet att bemanna alla förtidsröstningspass är nytt och har tagit mycket tid och kraft och valnämnden bör diskutera hur detta ska hanteras i framtiden. Röstning på äldre- och vårdboenden På Lavendelgården vägrade personal att ställa upp som vittne när en boende vill budrösta. Detta är allvarligt och tyder på att personalen inte förstår vad det är de bevittnar. Händelsen är anmäld till Social- och äldrenämnden som ett klagomål från valkansliet. Detta aktualiserar också frågan om hur vi ska nå de boende på äldre- och vårdboenden eftersom den s.k. institutionsröstningen inte genomförs längre. Inför planeringen av valet kontaktades alla boenden och hemtjänstgrupper i ett försök att upparbeta ett kontaktnät inför valet för att sprida information. Såvitt valkansliet minns svarade ingen så där har vi ett problem. Kommunen hade två kommunala bud som dock enligt uppgift endast hanterade 5 röster. Valnämnden behöver diskutera hur vi i framtiden ska ha det med detta kontra röstningen på äldre- och vårdboenden. Valdagen och valnatten Problem med lokaler Efter valdagen inkom ett antal påpekanden om att det varit svårt för rullstolsburna att ta sig in i vallokalerna. Valkansliet har undersökt detta. I Vikskolans entré till matsalen är det en dubbeldörr, den ena av dem gick inte att öppna och då går inte en rullstol in. Röstmottagarna i vallokalen hade en rullstolsburen person, som inte kunde komma in. Röstmottagarna tog emot rösten utanför lokalen. På Grimstagården har inte röstmottagarna hört några klagomål om tillgängligheten. Det var flera rullstolsburna i lokalen och röstade. För att ta sig till det nya rum som användes som vallokal behöver man ta sig igenom en ganska smal gång och en trång dörröppningen, men den gick att uppenbarligen att passera både med rullstol och barnvagn. Det var mycket folk i lokalen hela tiden, vilket innebar att det blev trångt, men ingen klagade. Vid vallokalen i Odenslunda skola fanns en byggställning vid rampen till matsalen/vallokalen. Hantverkarna hade spärrat av rampen med ett plastband, troligen för att skolbarnen inte skulle välja den vägen under den tid reparationsarbetet utfördes. Platsbandet kunde tas bort om det hade behövts. Röstmottagarna på Odenslunda skola har inte rapporterat att de har haft problem med tillgängligheten.

12 3 (4) Överhuvudtaget är det ett tungt arbetsmoment för kansliet att hantera allt som rör lokalerna när det gäller nycklar, tillgänglighet, städning, dubbelbokningar, dålig belysning mm. Valkansliet har tyvärr ingen bra lösning på detta. Felavprickningar Totalt förekom 3 felavprickningar dvs att personer nekades att rösta då deras namn felaktigt prickats av i röstlängden. Detta är ett dystert och oacceptabelt resultat. Som en följd av detta kommer kommunens utbildning förändras och innehålla mer praktiska inslag för röstmottagning och valkansliet har också påpekat för Valmyndigheten att deras manual bör förändras för att uppmärksamma detta moment så att det inte går snett. Till syvende och sist är det den mänskliga faktorn som spökar! Ondagsräkning Organisation, tidsåtgång och bemanning Vid detta vals onsdagsräkning prövades ett nytt sätt att organisera räkningen. Sex röstmottagare som arbetat under förtidsröstningen och under valdagen bildade två lag som hanterade en krets var med bistånd av en del av valnämndens ledamöter. Vid valnämndens sammanträde den 1 november togs frågan upp om valnämnden skulle ha fattat beslut om att delegera rätten att överpröva valdistriktens beslut till de röstmottagare som arbetade med onsdagsräkningen. Valkansliet har kontrollerat detta med Valmyndigheten och ett sådant beslut krävs inte. I och med att valnämnden förordnar röstmottagare (både till valdagen och onsdagsräkningen) ger man dem rätten att fatta dessa beslut i valnämndens ställe. De jobbar på valnämndens uppdrag. Sista resultatet för onsdagen rapporterades in kl vilket är ett klart godkänt resultat. Vid EU-valet 2009, då detta sätt att organisera onsdagsräkningen inte användes, hanterades endast ett val (med lägre valdeltagande) och då var resultatet klart vid en senare tidpunkt. Dock behöver de som räknar få en kortare utbildning och genomgång innan onsdagen, det hanns inte med detta år. Valnämnden, nuvarande eller kommande, behöver ta ställning till om detta sätt att hantera onsdagsräkningen ska fortleva. Valdeltagande Valdeltagandet ökade för alla tre valen. I riksdagsvalet blev det + 2,97%, i kommunvalet + 3,14% och i valet till landstinget + 3,18%. Andelen förstagångsväljare som valde att rösta i fullmäktigevalet har glädjande nog visat sig vara drygt 73%. Valdeltagande i fullmäktigevalet totalt sett i Upplands Väsby kommun var 79%.Valkansliet hoppas och tror att de extra informationsinsatserna som valnämnden beslutat om gett resultat!

13 4 (4) Övrigt Felsända förtidsröster Valnämnden bör besluta om att inte frakta felsända förtidsröster mellan valdistrikten under söndagen, det ställer till det för distrikten och det blev mycket bilkörande för en del ledamöter i valnämnden. Rösterna bör hanteras på onsdagen istället. Noteras att Posten detta år hade sorterat rösterna i röstlängdsordning enligt valkansliets beställning! Stöd & Process Eva Assarsson