KALLELSE KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA. 1 Omröstningsmottagare. 2 Utbildning av personal och omröstningsmottagare. 3 Teckningsrätt

Transkript

1 (12) KALLELSE Nämnd Valnämnden och tid Klockan 15:00 Plats SR Ormön, kommunkontoret Östhammar Besök Nr ÄRENDELISTA 1 Omröstningsmottagare 2 Utbildning av personal och omröstningsmottagare 3 Teckningsrätt 4 Informationsinsatser 5 Valnämnden på omröstningsdagen 6 Fastställande av arvode under folkomröstning, valdagen, val till europaparlamentet samt förtidsröstning 7 Preliminärt och slutligt resultat 8 Förtäring, omröstningsdagen och valdagen 9 Flaggning vid allmänt val 2018 och EU-val Övrig information Sekreterare Kersti Ingemarsson Ordförande Håkan Högström (S)

2 (12) 1 Omröstningsmottagare, lägesrapport Valnämnden har att utse omröstningsmottagare under omröstningsdagen. Föreslås att valnämndens kansli ges i uppdrag att kontakta de personer som tidigare arbetet som röstmottagare under valet 2014 för att efterhöra om de har möjlighet att tjänstgöra på omröstningsdagen. Valkansliet ges i uppdrag att upprätta en lista över omröstningsmottagare och i vilket distrikt dessa ska tjänstgöra vid Valkansliet ges i uppdrag att kontakta de personer som tidigare arbetat som röstmottagare under valet 2014, för att efterhöra om de har möjlighet att tjänstgöra på omröstningsdagen. Frågan ska även omfatta det allmänna valet. Valkansliet ges i uppdrag att upprätta en förteckning över möjliga omröstningsmottagare samt i vilket distrikt dessa kan tjänstgöra. Informeras om utsänd förfrågan om tjänstgöring som omröstningsmottagare.

3 (12) 2 Utbildning av personal och omröstningsmottagare Valnämnden ska utbilda samtliga omröstningsmottagare som ska tjänstgöra under omröstningsdagen. Valkansliet ansvarar för utbildning till de personer som kommer att arbeta med folkomröstningen. Valnämnden har att fastställa dag och tid för utbildning samt vilka från valnämnden som ska delta under utbildningsdagarna Samtliga omröstningsmottagare som ska tjänstgöra under omröstningsdagen och under det allmänna valet ska utbilda sig. Valkansliet ansvarar för utbildningen. Valnämnden fastställer dag och tid för utbildningen samt utser vilka från valnämnden som ska delta under utbildningsdagarna, vid nästa sammanträde.

4 (12) 3 Teckningsrätt I samband med folkomröstning 2018 och under allmänt val 2018 samt val till europaparlamentet 2019 hanteras förtidsröster och andra värdehandlingar regelbundet av valkansliet och personer måste utses som är behöriga att för valnämndens räkning kvittera förtidsröster och andra värdehandlingar Valnämnden föreslår personal från Östhammar Direkt, valkansliet och lednings- och verksamhetsstöd. Valkansliet får i uppdrag att presentera de personer som ska utses som behöriga, att för valnämndens räkning kvittera förtidsröster och andra värdehandlingar, vid nästa sammanträde. Förslag till beslut Valnämnden föreslås besluta om teckningsrätt för nedanstående personer; Östhammar Direkt Agneta Rehn Kristina Hörnfeldt Helena Jansson Brid Poppel Heli Meuller Maria Stenudd Laila Andersson Carola Emriksson Ida-Maria Johansson Valkansliet Inger Modig Lind Kersti Ingemarsson

5 (12) 4 Informationsinsatser Kommunens informationsinsatser är en viktig del för att öka deltagandet i folkomröstningen samt för att ge allmänheten korrekt information om folkomröstningen. Kommunjurist Inger Modig Lind har fört diskussioner med kommunens kommunikationsenhet i frågan och kommunikationsenheten kommer att ta fram ett förslag till kommunikationsplan som presenteras för valnämnden Valnämnden har tagit del av informationen. Förslag till kommunikationsplan bör presenteras för valnämnden under oktober månad Lucia Bender, kommunikationschef inbjuds till sammanträdet.

6 (12) 5 Valnämnden på omröstningsdagen Valnämnden har att besluta om vilka från Valnämnden som ska tjänstgöra under omröstningsdagen och under vilka tider. Representanter bör finnas på plats från att omröstningslokalerna öppnar tills att samtliga omröstningsdistrikt rapporterat in sina resultat Frågan tas upp på nästa sammanträde.

7 (12) 6 Fastställande av arvode under folkomröstning, valdagen, val till europaparlamentet samt förtidsröstning Valnämnden har tidigare beslutat om arvoden till röstmottagare under förtidsröstning och under valdagen. Valnämndens huvudsakliga uppgiftigt är att se till att val genomförs korrekt, säkert och på ett förtroendeingivande sätt. Röstmottagarna är valnämndens representanter i vallokalen. Som röstmottagare på valdagen ska man medverka till att valet genomförs korrekt, tryggt och säkert. I arbetsuppgifterna ingår att hålla ordning i vallokalen, ta emot röster och pricka av i röstlängden, att vid behov hjälpa väljaren med information och material som rör röstningen, att räkna och granska rösterna samt att sortera förtidsrösterna. Som röstmottagare kan du även vara ordförande eller vice ordförande för vallokalen. Du har då ett huvudansvar för röstningsförfarandet i vallokalen. I Östhammars kommun har vi 14 valdistrikt med 6-10 röstmottagare inklusive ordförande och vice ordförande per distrikt. Nuvarande ersättning: Fast belopp under valdagen Ordförande Vice ordförande Röstmottagare 2100 kronor 2100 kronor 1700 kronor Röstmottagare under förtidsröstning erhåller en timersättning om 200 kronor/timme. Ersättningen är en klumpsumma som omfattar den tid som läggs ned på valet. Ersättningen utgör beskattningsbar inkomst. Reseersättning inkluderas i arvodet och någon ersättning för att komma till och från vallokalen utgår ej. Reseersättning utgår dock till körare av valsedlar till kommunkontoret under valnatten och till körare av valsedlar från röstmottagningsställe till kommunkontoret under förtidsröstning. Reseersättning utgår i enlighet med Östhammars kommuns bestämmelser om ersättningar och arvode till förtroendevalda. (18.50 kronor/mil skattefri).

8 (12) Utbildningsarvode utgår med 400 kronor/utbildningstillfälle. Reseersättning utgår i enlighet med Östhammars kommuns bestämmelser om ersättningar och arvode till förtroendevalda. Valnämnden har att besluta om arvode under omröstningsdagen, förtidsröstning valdagen samt val till europaparlamentet. Förslag till beslut Föreslås att arvoden betalas ut i enlighet med tidigare fattat beslut med följande ändring: Reseersättning betalas för röstmottagare under valdagen samt under förtidsröstning i enlighet med Östhammars kommuns bestämmelser om ersättningar och arvode till förtroendevalda Kommunjurist Inger Modig Lind får i uppdrag att räkna på en arvodesökning med 400 kronor till ordförande samt vice ordförande samt 300 kronor till röstmottagare, på valdagen. Reseersättning betalas för röstmottagare under valdagen samt under förtidsröstning i enlighet med Östhammars kommuns bestämmelser om ersättningar och arvode till förtroendevalda. Förslag till beslut Valnämnden föreslås besluta om ändring av det fasta beloppet under valdagen till; Ordförande Vice ordförande Röstmottagare kronor kronor kronor Ersättningen är en klumpsumma som omfattar den tid som läggs ned på valet. Ersättningen utgör beskattningsbar inkomst. Reseersättning inkluderas i arvodet och någon ersättning för att komma till och från vallokalen utgår ej.

9 (12) 7 Preliminärt och slutligt resultat Valnämnden ska besluta om hur preliminärt och slutligt omröstningsresultat ska hanteras Preliminärt omröstningsresultat ska publiceras på kommunens hemsida av valnämnden på söndag kväll då rösterna kommit in från respektive valdistrikt, om det är möjligt. Frågan tas upp med kommunikationsenheten på nästa sammanträde. Slutligt omröstningsresultat lämnas efter valnämndens sammanträde på måndag Resultatet delges kommunfullmäktige på ordinarie sammanträde i mars Lucia Bender, kommunikationschef inbjuds till sammanträdet.

10 (12) 8 Förtäring, omröstningsdagen och valdagen Valnämnden har att besluta om förtäring under omröstningsdagen och valdagen i september. Pauserna under dagen ska anpassas för lunch/middag/fika. Under tidigare val har valnämnden stått för fikabröd. Förslag till beslut Valnämnden upphandlar fruktkorgar till respektive vallokal under omröstningsdagen och valdagen.

11 (12) 9 Flaggning vid allmänt val 2018 och EU-val 2019 Då det är allmänna val i Sverige är det också allmän flaggdag. Valnämnden har att beställa flaggning utanför kommunkontoret och utanför de vallokaler som har möjlighet att flagga. Förslag till beslut Flaggning ska ske utanför de vallokaler som har möjlighet att flagga. Valkansliet får i uppdrag att beställa flaggning.

12 (12) 10 Övrigt Postnord har erbjudit valnämnden sina tjänster, såsom transport av förtidsröster till och från kommunkontoret i Östhammar. Valkansliet stämmer träff med postnord för ett möte angående vad som kan erbjudas utöver transport av röster. Valkansliet har informerat andra kommuner i länet, om en arvodeshöjning till ordföranden och röstmottagare i Östhammars kommun. Del av kommunkontorets foajé är inbokad för förtidsröstningen; Måndag 22 februari, klockan 18:00 20:00 Tisdag 23 februari, klockan 11:00 13:00 Måndag 26 februari, klockan 18:00 20:00 Tisdag 27 februari, klockan 11:00 13:00 Onsdag 28 februari, klockan 18:00 20:00 Samtliga vallokaler är bokade från söndag 4 mars 2018, kl. 07:00 måndag 5 mars 2018, kl. 08:00. Röstmottagarna har tillgång till att iordningställa sina vallokaler på omröstningsdagen, kl. 07:00 09:00. Lista på kontaktpersoner för bokning av vallokaler samt till vaktmästare är uppdaterad. Städning efter omröstningsdagen är beställd till måndag 5 mars 2018 innan skolorna börjar, för de lokaler som tillhör kommunen. SR Ormön är bokad, februari 2018 för packning av valmaterial. Emma Sekelj från lednings- och verksamhetsstöd är inbjuden till att hjälpa till.