Ärenden Sida 8 (20) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum KS/

Transkript

1 STRÖMSTADS KOMMUN Ärenden Sida 8 (20) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Au 96 KS 82 KF IT-Bokslut 2012 KS/ Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta Enligt arbetsutskottets förslag Att godkänna IT-bokslut 2012 Ärendet Ärendet behandlades i kommunstyrelsen IT-bokslutet ska ge en beskrivning av Strömstads kommuns IT-satsning vad gäller ekonomi, struktur och IT mognad över tid. Det ska även ge underlag för bedömning av behovet av utveckling av befintliga eller nya IT-verktyg eller andra särskilda insatser t. ex. utbildning. Det ska ge möjlighet att i valda delar jämföra sig med andra kommuner eller organisationer Beslutsunderlag: Tjänsteskrivelse , IT-bokslut 2012 Expedieras till; IT-chef, slutarkiv Justerandes sign Strömstads Kommun Kommunstyrelsen STRÖMSTAD Telefon: Fax: E-postadress: ks@stromstad.se Kommunens hemsida:

2 Kommunledningskontoret Tjänsteskrivelse 1 (1) IT-avdelningen Anettte Knutsson tel Dnr: KS / anette knutsson@stromstad.se Kommunstyrelsen IT-bokslut 2012 Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta Godkänna 2012-års IT-bokslut Ärendet IT-bokslutet ska ge en beskrivning av Strömstads kommuns ITsatsning vad gäller ekonomi, struktur och IT mognad över tid. Det ska även ge underlag för bedömning av behovet av utveckling av befintliga eller nya IT-verktyg eller andra särskilda insatser t. ex. utbildning. Det ska ge möjlighet att i valda delar jämföra sig med andra kommuner eller organisationer IT-bokslutet 2012 består, vid sidan av ett antal inledande avsnitt, av information om IT-struktur, IT-kostnader, IT-mognad, Säkerhet och Utvecklingsaktiviteter under Även ett avsnitt som gäller telefoni finns med STRÖMSTADS KOMMUN Anette Knutsson IT-chef Expedieras till: Ekonomiavdelningen Diariet Strömstads kommun (växel) Besöksadress: Kommunledningskontoret Norra Bergsgatan 23 Administrativa avdelningen ks@stromstad.se Org nr: STRÖMSTAD Bankgiro:

3 IT-bokslut 2012 Upprättat av: Anette Knutsson IT-chef, IT-avdelningen

4 2 Innehållsföreckning Inledning..3 Utvecklingsaktiviteter under IT-kostnader 7 Bilaga 1: Mål, inrikning, sammanfattning och historik.10 Bilaga 2: Ansvarfördelning IT-organisation..12 Bilaga 3: Kommunikation till verksamheter..16 Bilaga 4: Nyckeltal 17

5 3 Inledning I en allt IT-intensivare miljö är det viktigt att ställa höga krav på hur den egna interna ITverksamheten genomförs. Strömstads kommuns IT-arbete styrs av organisationens IT-strategi, E-strategin och handlingsplanen för den, avdelningsvisa IT-planer och IT-säkerhetspolicy. Fr o m år 2000 finns även ett IT-bokslut som ligger till grund för kommunens IT-verksamhet (vilket är unikt bland Sveriges kommuner). Modern IT måste ses som en integrerad och självklar del av verksamhetens gemensamma infrastruktur. Detta synsätt kräver en ekonomisk och verksamhetsmässig sammanhållen styrning och helhetssyn. Ett sätt att bidra till helheten är att årligen beskriva IT-verksamheten och dess användning i ett "IT-bokslut". Ett IT-bokslut syftar till att på en relativt övergripande nivå beskriva Strömstads kommuns IT-arbete i termer av struktur, resurser och IT-användning och kan därmed utgöra ett led i utvecklingen av befintliga och nya IT-verktyg/system. ITbokslutet vänder sig därför i första hand till kommunledning, chefer och systemägare/ systemansvariga. Detta är elfte året ett IT-bokslut presenteras. Bokslutet har arbetats fram av undertecknad och gör inte anspråk på att vara fullständigt. Nyckeltal och ekonomisk information som presenteras i detta IT-bokslut får inte ses som exakta, det finns fortfarande svårigheter att särredovisa IT-kostnader från andra kostnader. Strömstads kommun ingår tillsammans med Munkedal och Tanums kommun i ett Benschmarkingsammarbete som har till syfte att ta fram en gemensam redovisningsmodell när det gäller kostnader för IT-relaterad verksamhet, samt att ta fram några gemensamma nyckeltal som skapar möjlighet att jämföra dessa fem kommuner. Strömstads kommun jämför sig också med andra kommuner i Sverige. Ett IT-bokslut bör finnas tillgängligt för presentation under april/maj. IT-bokslutet har tagits fram i samarbete mellan IT-avdelning, systemägare/systemansvariga och ekonomer Syftet med ett IT-bokslut kan även beskrivas i några korta meningar: Ger en beskrivning av Strömstads kommuns IT-satsning vad gäller ekonomi, struktur och IT mognad över tid. Ger ett underlag till bedömning av behovet av utveckling av befintliga eller nya ITverktyg eller andra särskilda insatser t. ex. utbildning Ger en möjlighet att i valda delar jämföra sig med andra kommuner eller organisationer IT-bokslut 2012 består, vid sidan av ett antal inledande avsnitt, av information om ITkostnader, IT-struktur, IT-mognad och Telefonikostnader. Under IT-kostnader finns olika kostnader över drift och investeringar etc. samt vissa basmått t. ex. antal anställda/itarbetsplatser. Under avsnittet IT-struktur ingår beskrivning/statistik över kommunens ITplattform och system/databaser.

6 4 Utvecklingsaktiviteter under 2012 IT är ett verksamhetsstöd och medel för att nå verksamhetens målsättningar men kan även fungera som en katalysator i informationshanteringen genom att erbjuda möjligheter till nya arbetsformer. Vår IT-plattform måste ses som en integrerad och självklar del av verksamhetens gemensamma infrastruktur. För att vi skall kunna möta nya verksamhetsrelaterade krav måste insatser göras för att skapa gemensamma och enhetliga systemfunktioner för såväl teknisk infrastruktur som applikationer och arbetsprogram för det dagliga arbetet. Strukturella förändringar 2012 Driftsatt nya delar av Treserva (äldreomsorgen) Utökat den virtualiserade servermiljön - VM-ware inkl. kontinuitetsplanering Utökat trådlöst nät på skolorna, stadshuset, räddningstjänsten, Brunnsgatan Förstudie om att konvertera från Novell till Microsoft samt byta mailsystem från Lotus Notes och GroupWise till MS Excange/Outlook Driftsatt nytt verksamhetssystem för VA- och renhållning på Tekniska förvaltningen. Systemet heter Future Samtliga er på Gymnasiet har 1:1-er från och med 2012 Från och med 2012 är Tekniska förvaltningens dataprogramkostnader för VA-styrsystem med i IT-bokslutet (därav ökade IT-kostnader totalt 2012 jämfört med 2011). Påbörjat installation av e-tjänster inom förskolan, grundskolan och gymnasiet. (Dexter/Hynet) Aktiviteter/Projekt/Utveckling under 2012 Förstudie MSKD (Microsoft kommundesign) Under våren 2012 genomfördes en förstudie som gick ut på att identifiera kommunens kommande behov och krav på en modern IT-plattform. Befintlig IT-plattform bygger på Novell som nätverksoativ och Windows XP som oativsystem för erna. Kommunens befintliga Microsoftplattform är drygt 10 år gammal och måste uppgraderas eftersom Microsoft slutat ge support på befintliga versioner. Det går exempelvis inte att köpa nya bärbara er eftersom dom inte stödjer Windows XP mm. Förstudien kom fram till att det enda rätta både funktionellt och ekonomiskt var att migrera från Novell till en renodlad Microsoftsplattform inklusive att byta mailsystem från Lotus Notes och GroupWise till Outlook. I september togs ett politiskt beslut om att påbörja migrering och installation. Projektet beräknas ta ca 1,5 år.

7 5 SVPL - Klara Strömstads kommun tillsammans med de andra kommunerna i Fyrbodal har vid ett antal tillfällen samlats tillsammans med representanter från Regionen och Västkom för att diskutera kommunernas och Regionens samverkan runt SVPL (samordnad vårdplanering). Målet är att digitalisera kommunikationen och hanteringen mellan Regionens sjukvård och kommunerna. Idag sker kommunikationen via fax. En sammanfattning av SVPL: Med utgångspunkt i den utvecklingsstrategi som finns i Västra Götalandsregionen förväntas en ökad rörlighet för patient/vårdtagare (i fortsättningen kallad patient) mellan olika vårdgivare. Det ställer krav på att den samordnade vårdprocessen hanteras likadant i hela Västra Götaland. Verksamhetens behov av att ha information tillgänglig i rätt ögonblick är stort för patienter som bedöms vara utskrivningsklara/presumtivt utskrivningsklara. Med verksamheten avses alla de aktörer som blir inblandade i den vårdplaneringsprocess som blir följden av patientens sjukdomstillstånd. Aktörerna återfinns inom olika specialiteter och inom olika organisationer/huvudmän. Lagen om betalningsansvar för utskrivningsklara patienter vid sjukhus för viss hälso- och sjukvård föreskriver att en gemensam vårdplan tas fram. Vårdplanen skall justeras av ansvarig läkare på såväl sjukhus som i primärvård samt av ansvarig handläggare i kommunen. För att understödja denna process krävs snabbt utbyte av patientrelaterad information mellan de olika aktörerna i vårdplaneringsprocessen Den medicinska säkerheten kan äventyras av otydliga rutiner och tidsåtgången är betydande. Dagens hantering innebär risker att information sänds till fel mottagare. Identifieringstjänst SITHS Under 2012 har Strömstads kommun, främst inom hemsjukvården, infört SITHS-kort som är en tjänstelegitimation för både fysisk och elektronisk identifiering. SITHS-kortet har många användningsområden och är anpassat till alla nationella tjänster inom e-hälsa. SITHS-kortet kan bland annat användas till säker inloggning i olika IT-system, som e-legitimation för både sonliga och företagsspecifika ändamål och för inpasseringskontroll. Tack vare SITHS kan du komma åt information och logga in system vart du än befinner dig i landet. Ökar tryggheten Kraven på säkerhet och behörighetsskyddad information blir allt hårdare inom vård, omsorg och andra närliggande verksamheter. Ingen ska kunna komma åt information eller logga in i system utan att vara behörig till det. Detta är viktigt både för att patienter ska känna sig trygga, och för att sonal ska kunna lita på den information de får. En gemensam säkerhetslösning som SITHS behövs för att kunna uppfylla lagens krav på behörighetsskydd på ett smidigt och kostnadseffektivt sätt. Många användningsområden Ett SITHS-kort innehåller ett sonligt Telia e-leg och ett tjänstecertifikat. Kortet kan även kompletteras med ett företagsanpassat certifikat. Detta gör att kortet får en mängd olika

8 6 användningsområden och i praktiken kan ersätta all annan typ av identifieringslösning du har på din arbetsplats. Bärbara er inom skolan, 1-1 För tredje året i rad har Strömstad Gymnasium satsat på en-till-en till samtliga som går första året. Det innebär att nu har varje utrustas med varsin bärbar. Treserva Omsorgsförvaltningen konverterar sina gamla verksamhetssystem Omfale/Sofia till Treserva. Under 2012 infördes Äldreomsorgsmodulen. Future Tekniska förvaltningen håller på att införa ett nytt verksamhetssystem för bl a debitering av vatten och rehållning samt båtplatsavgifter. E-tjänster inom Barn- o utbildningsförvaltningen Barn och utbildningsförvaltningen har påbörjat installation av e-tjänster inom förskolan, grundskolan och gymnasiet. (Dexter/Hynet).

9 7 IT- kostnader Redovisade kostnader är utfall för ioden Övergripande kostnadsfördelning Under 2012 fördelar sig IT-kostnaderna enligt tabell och figur nedan. Utrustning 4814 Program 4654 Support/Löpande underhåll 5156 Infrastruktur/kommunikation 807 Utveckling 3014 Övriga driftskostnader 562 Utbildning 316 IT-investeringar 1495 OBS! Under kostnader för Infrastruktur/kommunikation finns även kostnader för telefoni. Det gäller kommunens eget koppar-nät som är draget till 19 fastigheter. Procent av den totala IT-kostnaden (%) 0,35 0,3 0,25 0,2 0,15 0,1 0,05 0 Utrustning Fördelning av IT-kostnader 2012 Program Support/Löpande underhåll Infrastruktur/Kommunikation Utveckling Övriga driftskostander Utbildning

10 8 IT-kostnader och användarkonto Totala IT-kostnader (Mkr) 12,2 10,7 13,1 13,5 14,6 15,9 13,3 14,8 16,8 18,6 19,3 Användarkonto, Anställda Användarkonto, Elev Totala IT-kostnader (Mkr) Mkr 10 Totala IT-kostnader (Mkr) Antal användarkonto i kommunen Antal 1500 Användarkonto, Anställda Användarkonto, Elev

11 9 Telefoni 2012 Kostnadsfördelning Telefoni 2012 Kostnader Telefoni Tkr Trafikkostnad växel Förhyrda ledningar Supportavtal Externa telefoner inkl. trafik och avgifter Mobiltelefoni Mobil datatrafik/surf Personalkostnader Kapitalkostnader

12 10 Bilaga 1 Mål, inriktning, sammanfattning och historik Av kommunfullmäktige fastställd IT-inriktning Koncernen Strömstads kommun skall vara en förebild och verka som en katalysator genom sitt sätt att använda InformationsTeknik som effektiva verktyg inom verksamheten och i kontakter med samhället. Tekniken är därvid inget självändamål utan endast hjälpmedel för att infria de politiskt satta målen. Användning av IT-sytem skall inom koncernen ske: så att effektiviteten i koncernen ökas och ekonomin förbättras så att samverkan underlättas inom koncernen och mellan koncernen omvärlden så att information enkelt och bra kan bearbetas, förädlas, presenteras, lagras och transporteras så att medborgare och företag får god service och effektiv handläggning av ärenden så att ett utvecklingsvänligt företagsklimat främjas genom förbättrad informationsförsörjning så att förutsättningar skapas för en levande demokrati med ökad möjlighet till inflytande så att sonalutveckling och en god miljö främjas så att allmänna krav på rättssäkerhet, IT-säkerhet och skydd för den enskildes integritet uppfylls Sammanfattning o kommentarer IT-utvecklingen sker i snabb takt och stora IT-investeringar görs för närvarande inom hela den kommunala organisationen. Detta ökar fortlöpande kraven på den centrala IT-avdelningen avseende samordning och support. Vid årsskiftet var antalet användare i det administrativa nätet och som har tillgång till kommunens Intranät och som har en e-postadress, ca 1503 soner, det innebär en ökning under året med 83 användare jämfört med året innan. Aktiviteter som pågått under året är bl a en förstudie som visar hur IT-plattformen ska designas för framtiden, förankringsprocess att migrera Novellplattformen till Microsoftplattform, påbörjad design och installation av MSKD, uppgraderat Backup-systemet, deltagit i Leaderprojektet Fiber Ranrike, migrerat telefonväxeln MD110 BC13 till MX-One 4.x, infört MEX-abonnemang för mobiltelefoner (mobila anknytningar).

13 11 IT-avdelningen har under året bedrivit en del samarbete med de övriga nordbohuslänska kommunerna med bl a Fiber Ranrike som är ett Leaderprojekt för bredbandsutbyggnad i glesbygd samt e-formulär/blanketter (enkla e-tjänster). Den totala kostnaden för IT i Strömstads kommun har ökat med ca 0,7 Mkr jämfört med Detta beror främst på ökade kostnader för systemansvariga, införande av nytt verksamhetssystem i Tekniska förvaltningen, VA-verkens dataprogramkostnader är med 2012, nätverkslicenser p g a fler användare, IT-utbildning till sonalen inom omsorgen, GIS och skolans IT-pedagoger.

14 12 Bilaga 2 Ansvarsfördelning IT-organisation Ansvarsfördelning IT-avdelning / Förvaltningarna Ansvar IT-avdelning Tekniska plattformen Oativ drift nät - katalogtjänst - server - nätkonto Installation, konfigurering - er, skärmar, skrivare, scanner, server, nät m m Installation, kofigurering all programvara Driftövervakning Behörighetsadm. Nätet - E-dir Metakatalog Driftsättning av nya system Databashantering Utrangering gammal utrustning Infrastruktur Internet Datakommunikation till kommunens datanät Planering av ny kommunikation, fiber/koppar, förhyrda tjänster, grävning av tomrör Drift av fastighetsnät (ej kostnad för dragning av kabel) Övervakning av nätverket inkl. kommunikation Verksamhetssystem IT-enheten ska delta i processen vid inköp av nya verksamhetssystem Delta vid installation av verksamhetssystem Drift av verksamhetssystem Större versionsuppgraderingar av verksamhetssystem Inköp sker i samråd med IT-enheten IT-säkerhet Back-up Brandväggar SPAM-skydd IT-säkerhetspolicy Användarinstruktioner / kontrakt

15 13 Inköp ALLA inköp av datautrustning, hårdvara och mjukvara ska göras av IT-enheten. Undantaget verksamhetssystem där inköp ska ske i samråd med IT-enheten Delta i upphandling av nya system Licenser Nätverksoativ och katalogtjänster, Metakatalog NordicEdge Portwise Infrastruktur, Brandväggar, SPAMskydd, Citrix, tunna klienter Backup, Övervakning, E-post till alla anställda och er, Strategi IT-strategiska frågor internt inom koncernen Omvärldsbevakning Följa aktuell lagstiftning Ta fram - Mål med IT-verksamhet - Riktlinjer (policys) för IT-verksamhet - Kvalitetssäkring av IT-verksamhet (IT-bokslut) Kontakt med andra myndigheter/org. rörande IT-frågor Tillhandahålla IT-utbildning Licenshantering nätverk / oativsystem Information till IT-resursson / Systemansvariga Arbeta strategiskt för att uppnå kommunens uppsatta mål som avser IT Samordna SITS-gruppen

16 14 Ansvar Verksamheten Tekniska plattformen IT-resursson - första hjälpen tyda vad som är fel - Kontakten med IT-avdelningen - Enklare support såsom byta toner m m - Inköp o hantering av förbrukningsmateriel Hemsida / Intranät Mallar Infrastruktur Införskaffa fastighetsnät Verksamhetssystem Systemförvaltning (se Säkerhetspolicy) - Utbildning, utveckling - Uppdatering Kontakt med systemleverantör Dokumentation av verksamhetssystem o rutiner Licensadministration, verksamhetssystem, GroupWise - Systemansvarig IT-säkerhet Kontrakt med användare Behörighetsadministration Säkerhetsanalys av verksamhetssystem Följa aktuell lagstiftning inom respektive verksamhetsområde Inköp Kostnadsansvar licenser för verksamhetssystem, Möbler och inventarier Fastighetsnät Kostnad för mobiltelefoner Kostnad läsplattor Kostnad er, skärmar, skrivare, scanner, verksamhetsserver m m

17 15 Licenser Verksamhetssystemslicenser Licenser för specialprogram ex Photoshop Strategi IT-samordning Förvaltning Intern planering förvaltningen/verksamheten Strategi plan Introducera nya medarbetare Ansvar o kostnad för att sonalen får rant IT-utbildning

18 16 Bilaga 3 Kommunikation till verksamheter Verksamheterna är kopplade till stadshuset med följande kommunikation: Fiber: Räddningstjänsten, Centralförråd, Socialkontor, Omsorgskontor, Vattenverk, Stadsbiblioteket, Strömstiernaskolan, Gymnasiet, Odelsbrgsskolan, Daghemmet Korpen, Strömstads Tourist, Strömstads Muséum, Servicehuset Jägaren, Strömstads Badanstalt, Brunnsgatan 2, Sjukhuset, Resurscentrum, Resursskola Gymnasiegatan 2, Daghemmet Tången, Panncentralen Tången, Fortumfastigheten, EKO-parken, Reningsverket Österöd, Valemyrskolan, Bojarskolan, Arbetslivsenheten på Österöd, Avfallsverket. Modem 2 Mbit: Strömstadslokaler, Spinnaren, Skomakargatan 1, Skomakargatan 3, Löparegatan 3, Ekens daghem, Opalvägen 4, Daghemmet Arken, Avfallsstation, Kristallen, S.Bergsgatan, Surbrunnsgatan 4, Diskusgatan, Fredrikshaldsvägen 11, Återbruket Prästängen TER-förbindelse V-lan (hyrd av Telia): 2 Mbit: Koster skola, Mellegårdens skola, Nordby skola, Tjärnö skola, Rossö skola, Össbygården, Vettegården, Skee Brandstation, Odelsbergs Gymnastikhall, Arbetslivsenheten, Reningsverk Koster, VGR Kommunikationstorget (SVPL), Byggprogrammet Prästängen, TEDACT-huset Tanumshede, 8 Mbit: Skee skola, Beatebergsgården Skee, Solbogården, ADSL: Kanal Ung, vissa tjänstemän och politiker

19 Bilaga 4 Nyckeltal Grunddata till Nyckeltal 2012 Kommunens totala omslutning (bruttokostnader) () Totala IT-kostnader Kommunikationskostnader Totala investeringar IT-investeringar 749,2 Mkr 19,3 Mkr 0,8 Mkr 38,9 Mkr 1,5 Mkr Antal kommuninvånare Totalt antal anställda (månadsanställda/tillsvidare) 1094 IT-användare adm.nätet 1503 Antal anställda som når Intranätet och har e-postadress 1503 Antal er grundskola 892 Antal er Gymnasiet 419 Antalet er komvux 234 Antalet er användarkonto (vissa lärare har också GWkonto) 2619 IT-tekniker 7 Antal PC + tunna klienter + läsplattor 1759 Antal er, grundskola (nätet + ej nätkopplade) 476 Antal er, gymnasiet + komvux (nätet + ej 521 nätkopplade) Nätkopplade PC + tunna klienter + läsplattor i administrativa 762 nätet En till En- Gymnasiet 420 Ej nätkopplade er i skolan 538

20 18 Nyckeltal IT 2012 Nyckeltal IT-kostnad / Total omslutning (bruttokostnader) Kommunikationskostnad / Totala IT-kostnader År 2012 År 2011 År 2010 År 2009 År 2008 År ,6% 2,5% 2,3% 2,1% 1,9% 2,4 % 4,1% 3,8% 4,2% 4,1% 5,6% 3,8 % IT-kostnad / Antal aktiv 11,0 12,9 11,5 12,3 12,4 14,8 IT-kostnad / Kommuninvånare 1,6 1,5 1,4 1,2 1,1 1,3 IT-investeringar 2011 Totala investeringar 2011 Antal anställda som når Intranätet och har e- postadress / Antal anställda 3,8% 1,8% 2,3% 1,9% 3,3% 5,7 % 100% 100% 100% 100% 100% 100% IT-användare adm.nätet / nätkopplad i adm.nät. 2,0 anv 2,2 anv 1,6 anv 1,8 anv. 2,2 anv. 1,4 anv. Antal / IT-tekniker (adm + skola) 251 er ITtekniker Antal er / (gr.sk) 1,9 Antal er / (gymnasiet) Antal er / (Komvux) 1,0 2,3 206 er ITtekniker 3,1 1,6 209 er IT-teknier 3,1 1,1 183 er ITtekniker 4,2 1,6 153 er ITtekniker 4,1 1,9 153 er ITtekniker 5,9 3,2

21 19 Nyckeltal 2012 Telefoni Kostnad anknytning Telefonikostnad / Total omslutning (bruttokostnader) Hur stor procent av alla telefoner (inkl. mobiltelefoner) är anknytning i växeln Hur stor procent av inkommande samtal går via telefonist 0,3 % 0,4% 0,3% 0,3% 0,4% 0,4 % 0,4 % 55% 56% 56% 57% 58 % 79,9 % 80,4 % 12%* 19% 20% 21% 22 % 24 % 27 %