Kallelse/föredragningslista Sida 11 (18) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum

Transkript

1 STRÖMSTADS KOMMUN Kallelse/föredragningslista Sida 11 (18) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Kf 38 Ks 48 Au 69 Ks/ IT-bokslut Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att godkänna 2013-års IT-bokslut Ärendebeskrivning It-chefen har i tjänsteskrivelse angivit att IT-bokslutet ska ge en beskrivning av Strömstads kommuns IT-satsning vad gäller ekonomi, struktur och IT mognad över tid. Det ska även ge underlag för bedömning av behovet av utveckling av befintliga eller nya IT-verktyg eller andra särskilda insatser t.ex. utbildning. Det ska ge möjlighet att i valda delar jämföra sig med andra kommuner eller organisationer IT-bokslutet 2013 består, vid sidan av ett antal inledande avsnitt, av information om ITstruktur, IT-kostnader, IT-mognad, Säkerhet och Utvecklingsaktiviteter under Även ett avsnitt som gäller telefoni finns med. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Anette Knutsson IT chef IT-bokslut Tidigare beslut i ärendet Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna 2013-års IT-bokslut Justerandes sign Strömstads Kommun Kommunstyrelsen STRÖMSTAD Telefon: Fax: E-postadress: ks@stromstad.se Kommunens hemsida:

2 Kommunledningskontoret Tjänsteskrivelse 1 (1) IT-avdelningen Anettte Knutsson tel Dnr: KS / 2014-xxx anette knutsson@stromstad.se Kommunstyrelsen IT-bokslut 2013 Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta Godkänna 2013-års IT-bokslut Ärendet IT-bokslutet ska ge en beskrivning av Strömstads kommuns ITsatsning vad gäller ekonomi, struktur och IT mognad över tid. Det ska även ge underlag för bedömning av behovet av utveckling av befintliga eller nya IT-verktyg eller andra särskilda insatser t. ex. utbildning. Det ska ge möjlighet att i valda delar jämföra sig med andra kommuner eller organisationer IT-bokslutet 2013 består, vid sidan av ett antal inledande avsnitt, av information om IT-struktur, IT-kostnader, IT-mognad, Säkerhet och Utvecklingsaktiviteter under Även ett avsnitt som gäller telefoni finns med STRÖMSTADS KOMMUN Anette Knutsson IT-chef Expedieras till: Ekonomiavdelningen Diariet Strömstads kommun (växel) Besöksadress: Kommunledningskontoret Norra Bergsgatan 23 Administrativa avdelningen ks@stromstad.se Org nr: STRÖMSTAD Bankgiro:

3 IT-bokslut 2013 Upprättat av: Anette Knutsson IT-chef, IT-avdelningen

4 2 Innehållsförteckning INLEDNING... 3 UTVECKLINGSAKTIVITETER UNDER STRUKTURELLA FÖRÄNDRINGAR... 4 AKTIVITETER/PROJEKT/UTVECKLING UNDER IT- KOSTNADER... 6 ÖVERGRIPANDE KOSTNADSFÖRDELNING... 6 IT-KOSTNADER OCH ANVÄNDARKONTO BILAGA MÅL, INRIKTNING, SAMMANFATTNING OCH HISTORIK... 8 AV KOMMUNFULLMÄKTIGE FASTSTÄLLD IT-INRIKTNING... 8 SAMMANFATTNING O KOMMENTARER... 8 BILAGA ANSVARSFÖRDELNING IT-ORGANISATION ANSVAR IT-AVDELNING Tekniska plattformen Infrastruktur Verksamhetssystem IT säkerhet Inköp Licenser Strategi ANSVAR VERKSAMHETEN Tekniska plattformen Infrastruktur Verksamhetssystem IT säkerhet Inköp Licenser Strategi BILAGA KOMMUNIKATION TILL VERKSAMHETER BILAGA NYCKELTAL GRUNDDATA TILL NYCKELTAL NYCKELTAL IT TELEFONI GRUNDDATA TILL NYCKELTAL TELEFONI KOSTNADSFÖRDELNING NYCKELTAL TELEFONI SAMMANFATTNING TELEFONI

5 3 Inledning I en allt IT-intensivare miljö är det viktigt att ställa höga krav på hur den egna interna ITverksamheten genomförs. Strömstads kommuns IT-arbete styrs av organisationens IT-strategi, E-strategin och handlingsplanen för den, avdelningsvisa IT-planer och IT-säkerhetspolicy. Fr o m år 2000 finns även ett IT-bokslut som ligger till grund för kommunens IT-verksamhet (vilket är unikt bland Sveriges kommuner). Modern IT måste ses som en integrerad och självklar del av verksamhetens gemensamma infrastruktur. Detta synsätt kräver en ekonomisk och verksamhetsmässig sammanhållen styrning och helhetssyn. Ett sätt att bidra till helheten är att årligen beskriva IT-verksamheten och dess användning i ett "IT-bokslut". Ett IT-bokslut syftar till att på en relativt övergripande nivå beskriva Strömstads kommuns IT-arbete i termer av struktur, resurser och ITanvändning, och kan därmed utgöra ett led i utvecklingen av befintliga och nya ITverktyg/system. IT-bokslutet vänder sig därför i första hand till kommunledning, chefer och systemägare/ systemansvariga. Detta är fjortonde året ett IT-bokslut presenteras. Bokslutet har arbetats fram av undertecknad och gör inte anspråk på att vara fullständigt. Nyckeltal och ekonomisk information som presenteras i detta IT-bokslut får inte ses som exakta, det finns fortfarande svårigheter att särredovisa IT-kostnader från andra kostnader. Strömstads kommun ingår tillsammans med de andra NOBO-kommunerna i ett Benschmarkingsammarbete som har till syfte att ta fram en gemensam redovisningsmodell när det gäller kostnader för bl a IT-relaterad verksamhet, samt att ta fram några gemensamma nyckeltal som skapar möjlighet att jämföra dessa fem kommuner. Strömstads kommun jämför sig också med andra kommuner i Sverige. Ett IT-bokslut bör finnas tillgängligt för presentation under april/maj. IT-bokslutet har tagits fram i samarbete mellan IT-avdelning, systemägare/systemansvariga och ekonomer Syftet med ett IT-bokslut kan även beskrivas i några korta meningar: Ger en beskrivning av Strömstads kommuns IT-satsning vad gäller ekonomi, struktur och IT mognad över tid. Ger ett underlag till bedömning av behovet av utveckling av befintliga eller nya ITverktyg eller andra särskilda insatser t. ex. utbildning Ger en möjlighet att i valda delar jämföra sig med andra kommuner eller organisationer IT-bokslut 2013 består, vid sidan av ett antal inledande avsnitt, av information om ITkostnader, IT-struktur, IT-mognad och Telefonikostnader. Under IT-kostnader finns olika kostnader över drift och investeringar etc. samt vissa basmått t. ex. antal anställda/itarbetsplatser. Under avsnittet IT-struktur ingår beskrivning/statistik över kommunens ITplattform och system/databaser.

6 4 Utvecklingsaktiviteter under 2013 IT är ett verksamhetsstöd och medel för att nå verksamhetens målsättningar men kan även fungera som en katalysator i informationshanteringen genom att erbjuda möjligheter till nya arbetsformer. Vår IT-plattform måste ses som en integrerad och självklar del av verksamhetens gemensamma infrastruktur. För att vi skall kunna möta nya verksamhetsrelaterade krav måste insatser göras för att skapa gemensamma och enhetliga systemfunktioner för såväl teknisk infrastruktur som applikationer och arbetsprogram för det dagliga arbetet. Strukturella förändringar 2013 Driftsatt nya delar av Treserva (äldreomsorgen) Ny virtuell servermiljön - HyV Utökat det trådlösa nätet på skolorna och stadshuset Designat och installerat ny IT-plattform som bygger på Microsoft MSKD Påbörjat konvertering från Novell till Microsoft Bytt mailsystem från Lotus Notes och GroupWise till MS Excange/Outlook Driftsatt nytt beslutsstödssystem - HYPERGENE Infört 220 läsplattor (Ipad) i grundskolan 0-6 Köpt in 200 st 1-1-er till Strömstiernaskolan (installeras 2014) En effektanalys av vad den nya IT-plattformen kan ge organisationen E-tjänster inom BUF E-faktura till kund Installerat nytt program IDUS för drift och underhåll, VA-verken Ny kommunikationsutrustning VA-verken Utveckling och nya funktioner inom GIS Aktiviteter/Projekt/Utveckling under 2013 Design och installation av MSKD (Microsoft kommundesign) IT-avdelningen har tillsammans med konsulter från PULSEN designat och installerat ny Microsoftplattform (MSKD) under vår och sommar Den nya plattformen bygger på Windows8, Office 2013, Excange 2013, Windows server Vi bytte också mailsystem under våren då vi migrerade från LotusNotes och Groupwise till Outlook/Excange. Under hösten har s k piloter hjälpt till att testa och utveckla den nya plattformen. Den nya plattformen är installerad på en ny virtuell servermiljö som heter HyV.

7 5 Projektet följer i stort sett tidplan. Utrullningen till användarna är lite försenat på grund av att nya versioner har släppts som har varit viktiga att vänta på. E-förvaltning inom BUF Hösten 2012 påbörjade Barn- och utbildningsförvaltningen införande av E-förvaltning. Detta var ett led i arbetet med att öka tillgängligheten för kommuninvånarna gällande förvaltningens verksamhetsområden. Från och med våren 2013 kan vårdnadshavare bland annat ansöka om förskole- och fritidshemsplats. Vårdnadshavare med barn i grundskolan och gymnasiet kan anmäla och se frånvaro, se betyg och nationella prov, klasslistor, schema mm via dessa tjänster. Inloggning sker via BankID och Mobilt BankID. Under 2014 kommer kommuninvånare även att kunna ansöka om plats i Kulturskolans utbud. 1-1-er och Ipad i grundskolan Under 2013 har alla förskoleavdelningar fått minst en Ipad. Inom årskurs F 6 har det skett en klassvis satsning på Ipad och det innebär att ca en fjärdedel av erna har en egen Ipad. På högstadiet har man fått bärbara 1-1-er till alla er i åk 7 och 8. Treserva Omsorgsförvaltningen har under 2013 fortsatt att implementera verksamhetssystemet TRESERVA inom hela förvaltningen. IDUS VA-verken IDUS är ett program som skall användas för drift och underhåll för VA anläggningar. Programmet kommer att innehålla register för anläggningar och reservdelar. Det innehåller även verktyg för att upprätta rutiner kring förebyggande underhåll och historiskt underhåll samt en del dokumentation av VA anlägningarna. Hygene beslutsstöd Hygene är ett beslutsstöd som hjäl till att omvandla data från bl a ekonomisystemet och sonalsystemet till rant och kvalitetssäkrad information, presenterad på ett sätt som gör den lättillgänglig och begriplig för sonal och politiker. Det är ekonomiavdelningen som driver projektet och det påbörjades under hösten 2013.

8 6 IT- kostnader Redovisade kostnader är utfall för ioden Övergripande kostnadsfördelning Under 2013 fördelar sig IT-kostnaderna enligt tabell och figur nedan. Mkr Utrustning 6,5 Program 5,5 Support/Löpande underhåll 4,7 Infrastruktur/kommunikation 1,3 Utveckling 4,7 Övriga driftskostnader 0,5 Utbildning 0,2 IT-investeringar 3,7

9 7 IT-kostnader och användarkonto Totala IT-kostnader (Mkr) 12,2 10,7 13,1 13,5 14,6 15,9 13,3 14,8 16,8 18,6 19,3 23,4 Användarkonto, Anställda Användarkonto, Elev

10 8 Bilaga 1 Mål, inriktning, sammanfattning och historik Av kommunfullmäktige fastställd IT-inriktning Koncernen Strömstads kommun skall vara en förebild och verka som en katalysator genom sitt sätt att använda InformationsTeknik som effektiva verktyg inom verksamheten och i kontakter med samhället. Tekniken är därvid inget självändamål utan endast hjälpmedel för att infria de politiskt satta målen. Användning av IT-sytem skall inom koncernen ske: så att effektiviteten i koncernen ökas och ekonomin förbättras så att samverkan underlättas inom koncernen och mellan koncernen omvärlden så att information enkelt och bra kan bearbetas, förädlas, presenteras, lagras och transporteras så att medborgare och företag får god service och effektiv handläggning av ärenden så att ett utvecklingsvänligt företagsklimat främjas genom förbättrad informationsförsörjning så att förutsättningar skapas för en levande demokrati med ökad möjlighet till inflytande så att sonalutveckling och en god miljö främjas så att allmänna krav på rättssäkerhet, IT-säkerhet och skydd för den enskildes integritet uppfylls Sammanfattning o kommentarer IT-utvecklingen sker i snabb takt och stora IT-investeringar görs för närvarande inom hela den kommunala organisationen. Detta ökar fortlöpande kraven på den centrala IT-avdelningen avseende samordning och support. Vid årsskiftet var antalet användare i det administrativa nätet och som har tillgång till kommunens Intranät och som har en e-postadress, 1466 soner, det innebär en minskning under året med 37 användare jämfört med året innan. Aktiviteter som pågått under året är bl a design och installation av ny IT-plattform, byte av mailsystem från Lotus Notes och Groupwise till Outlook/Excange, effektanalys av ny IT-plattform, installerat ny virtuell serverplattform HyV, installerat nytt SAN (lagringsnätverk/system), infört nytt beslutssystem Hygene, e-tjänster inom BUF, mobilt BankID, installerat fiberförbindelse till

11 9 Skee skola och Beatebergsgården, deltagit i möten med Fiberföreningar m m. Inom skolan har det satsats på 1-1-er till grundskolan, Ipad inom F 6 och bärbara PC till högstadiet. Den totala kostnaden för IT i Strömstads kommun har ökat med ca 4 Mkr jämfört med Detta beror främst på ökade kostnader för ny programvara och kommunikationsutrustning till VA-verken inom Tekniska förvaltningen, Microsoftlicenser, GIS, 1-1-er inom F-6 grundskolan, E-tjänster BUF.

12 10 Bilaga 2 Ansvarsfördelning IT-organisation Ansvar IT-avdelning Tekniska plattformen Oativ drift nät - katalogtjänst - server - nätkonto Installation, konfigurering - er, skärmar, skrivare, scanner, server, nät m m Installation, kofigurering all programvara Driftövervakning Behörighetsadm. Nätet - E-dir Metakatalog Driftsättning av nya system Databashantering Utrangering gammal utrustning Infrastruktur Internet Datakommunikation till kommunens datanät Planering av ny kommunikation, fiber/koppar, förhyrda tjänster, grävning av tomrör Drift av fastighetsnät (ej kostnad för dragning av kabel) Övervakning av nätverket inkl. kommunikation Verksamhetssystem IT-avdelningen ska delta i processen vid inköp av nya verksamhetssystem Delta vid installation av verksamhetssystem Drift av verksamhetssystem Större versionsuppgraderingar av verksamhetssystem Inköp sker i samråd med IT-avdelningen IT säkerhet Back-up Brandväggar SPAM-skydd IT-säkerhetspolicy Användarinstruktioner / kontrakt Inköp ALLA inköp av datautrustning, hårdvara och mjukvara ska göras av IT-enheten. Undantaget verksamhetssystem där inköp ska ske i samråd med IT-enheten Delta i upphandling av nya system

13 11 Licenser Nätverksoativ och katalogtjänster, Metakatalog NordicEdge Portwise Infrastruktur, Brandväggar, SPAMskydd, Citrix, tunna klienter Backup, Övervakning, E-post till alla anställda och er, Windows och Office till alla anställda och er (inte 1-1-er = förvaltningen) Strategi IT-strategiska frågor internt inom koncernen Omvärldsbevakning Följa aktuell lagstiftning Ta fram - Mål med IT-verksamhet - Riktlinjer (policys) för IT-verksamhet - Kvalitetssäkring av IT-verksamhet (IT-bokslut) Kontakt med andra myndigheter/org. rörande IT-frågor Tillhandahålla IT-utbildning Licenshantering nätverk / oativsystem Information till IT-samordnare / Systemansvariga Arbeta strategiskt för att uppnå kommunens uppsatta mål som avser IT Samordna SITS-gruppen Ansvar Verksamheten Tekniska plattformen IT-resursson - första hjälpen tyda vad som är fel - Kontakten med IT-avdelningen - Enklare support såsom byta toner m m - Inköp o hantering av förbrukningsmateriel Hemsida / Intranät Mallar Kostnader för hårdvara Kostnader för telefoner Infrastruktur Införskaffa fastighetsnät fast och trådlöst

14 12 Verksamhetssystem Systemförvaltning (se Säkerhetspolicy) - Utbildning, utveckling - Uppdatering Kontakt med systemleverantör Dokumentation av verksamhetssystem o rutiner Licensadministration, verksamhetssystem, GroupWise - Systemansvarig IT säkerhet Kontrakt med användare Behörighetsadministration Säkerhetsanalys av verksamhetssystem Följa aktuell lagstiftning inom respektive verksamhetsområde Inköp Kostnadsansvar licenser för verksamhetssystem, Möbler och inventarier Fastighetsnät fast och trådlöst Kostnad för mobiltelefoner och växelanknytningstelefoner Kostnad läsplattor Kostnad er, skärmar, skrivare, scanner, verksamhetsserver m m Licenser Verksamhetssystemslicenser Licenser för specialprogram ex Photoshop Office och Windows-licenser till 1-1-er Strategi IT-samordning Förvaltning Intern planering förvaltningen/verksamheten Strategi plan Introducera nya medarbetare Ansvar o kostnad för att sonalen får rant IT-utbildning

15 13 Bilaga 3 Kommunikation till verksamheter Samtliga servrar som tillhör det administrativa nätet är placerade i stadshuset. Servrar som tillhör nätet är placerade både i stadshuset och gymnasiet. Verksamheterna är kopplade till stadshuset med följande kommunikation: Fiber: Räddningstjänsten, Centralförråd, Socialkontor, Omsorgskontor, Vattenverk, Stadsbiblioteket, Strömstiernaskolan, Gymnasiet, Odelsbrgsskolan, Daghemmet Korpen, Strömstads Tourist, Strömstads Muséum, Servicehuset Jägaren, Strömstads Badanstalt, Brunnsgatan 2, Sjukhuset, Resurscentrum, Resursskola Gymnasiegatan 2, Gamla Förskolan Tången, Panncentralen Tången, Fortumfastigheten, EKO-parken, Reningsverket Österöd, Valemyrskolan, Bojarskolan, Arbetslivsenheten på Österöd, Avfallsverket. Nya förskolan Tången, Skee skola, Beatebergsgården, Modem 2 Mbit: Strömstadslokaler, Spinnaren, Skomakargatan 1, Skomakargatan 3, Löparegatan 3, Ekens daghem, Opalvägen 4, Daghemmet Arken, Avfallsstation, Kristallen, S.Bergsgatan, Surbrunnsgatan 4, Diskusgatan, Fredrikshaldsvägen 11, Återbruket Prästängen TER-förbindelse V-lan: 2 Mbit: Koster skola, Mellegårdens skola, Nordby skola, Tjärnö skola, Rossö skola, Össbygården, Vettegården, Skee Brandstation, Odelsbergs Gymnastikhall, Arbetslivsenheten, Reningsverk Koster, VGR Kommunikationstorget (SVPL), Byggprogrammet Prästängen, TEDACT-huset Tanumshede, 8 Mbit: Skee skola, Beatebergsgården Skee, Solbogården, ADSL: Kanal Ung, vissa tjänstemän

16 14 Bilaga 4 Nyckeltal 2013 Grunddata till Nyckeltal Kommunens totala omslutning (bruttokostnader) () Totala IT-kostnader Kommunikationskostnader Totala investeringar IT-investeringar 790,4 Mkr 23,4 Mkr 1,1 Mkr 36,2 Mkr 3,7 Mkr Antal kommuninvånare Totalt antal anställda (månadsanställda/tillsvidare) 1005 IT-användare adm.nätet 1466 Antal anställda som når Intranätet och har e-postadress 1466 Antal er grundskola 1247 Antal er Gymnasiet 393 Antal er Särskolan 14 Antal er komvux 119 Antal er SFI 123 Antalet er användarkonto 2451 IT-tekniker 7 Antal PC + tunna klienter + läsplattor 2117 Antal er + läsplattor, grundskola (nätet + ej 893 nätkopplade) Antal er + läsplattor, gymnasiet + komvux/sfi (nätet ej nätkopplade) Nätkopplade PC + tunna klienter + läsplattor i administrativa 746 nätet En till En- Gymnasiet 395 En till En- Grundskolan inkl. särskolan 241 Ej nätkopplade er i skolan 567 Läsplattor i grundskolan och förskolan 210

17 15 Nyckeltal IT 2013 Nyckeltal IT-kostnad / Total omslutning (bruttokostnader) Kommunikationskostnad / Totala IT-kostnader År 2013 År 2012 År 2011 År 2010 År 2009 År ,9% 2,6% 2,5% 2,3% 2,1% 1,9% 4,7% 4,1% 3,8% 4,2% 4,1% 5,6% IT-kostnad / Antal aktiv 12,2 11,0 12,9 11,5 12,3 12,4 IT-kostnad / Kommuninvånare 1,9 1,6 1,5 1,4 1,2 1,1 IT-investeringar 2011 Totala investeringar 2011 Antal anställda som når Intranätet och har e- postadress / Antal anställda 10,2% 3,8% 1,8% 2,3% 1,9% 3,3% 100% 100% 100% 100% 100% 100% IT-användare adm.nätet / nätkopplad i adm.nät. 2,0 anv 2,0 anv 2,2 anv 1,6 anv 1,8 anv. 2,2 anv. Antal / IT-tekniker (adm + skola) Antal er / (gr.sk) Antal er / (gymnasiet) Antal er / (Komvux + SFI) 302 er ITteknier 1,4 1,0 2,9 251 er ITtekniker 1,9 1,0 2,3 206 er ITtekniker 3,1 1,6 209 er IT-teknier 3,1 1,1 183 er ITtekniker 4,2 1,6 153 er ITtekniker 4,1 1,9

18 16 Telefoni 2013 Grunddata till Nyckeltal Telefoni Antal 2013 Antal 2012 Antal 2011 Antal 2010 Antal 2009 Anknytningar Antal analoga anknytningar Antal digitala anknytningar Antal IP-anknytningar Antal DECT-anknytningar Antal röstbrevlådor Externa telefoner Förhyrda ledningar Mobilabonnemang Antal MEX-abonnemang Antal M2M-abonnemang 55 Antal mobil surf och bredband Utgående samtal, växeln Inkommande samtal, växeln Inkommande samtal som går via telefonist (19000) Kommunens totala omslutning (bruttokostnader) () 790Mkr 749Mkr 720Mkr 738 Mkr 690 Mkr 2013 () 2012 () 2011 () 2010 () 2009 () Personal (Not 19) Övriga kostnader Trafikkostnad växel Förhyrda ledningar Supportavtal MEXX-avgifter 221 Trafikkostnad externa telefoner (inkl ? larm) Mobiltelefoni (avgifter/trafik från mobiltelefon, mobil datatrafik, mobilt internet, M2M för trygghetslarm, ) Kostnader Mobil surf / bredband 299 Mobil förstärkare Brunnsgatan 22 Kapitalkostnader Totala telefonikostnader inkl sonal i reception/växel Totala telefonikostnader exkl. sonal i reception/växel

19 17 Kostnadsfördelning Nyckeltal Telefoni Kostnad anknytning Telefonikostnad 0,4 % 0,3 % 0,4% 0,3% 0,3% 0,4% 0,4 % (inkl.sonal i reception) / Total omslutning (bruttokostnader) Hur stor procent av alla telefoner (inkl. 65 % 55% 56% 56% 57% 58 % 79,9 % mobiltelefoner) är anknytning i växeln Hur stor procent av 15% 12%* 19% 20% 21% 22 % 24 % inkommande samtal går via telefonist * 2012 ingen mätning gjords vecka p g a uppgradering av växeln. Sammanfattning Telefoni 2013 De sammanlagda kostnaderna för telefoni har ökat 2013 med 469. Det beror främst på: o Personalkostnader o Antalet växelanknytningar har ökat o Mobila trygghetslarm (26 ) o MEXX-anknytningar = mobila anknytningar o Antalet mobil surf/bredband har ökat med 96 st (ca 100 )