Protokoll nr fört vid styrelsesammanträde för Norabostäder AB. Måndag november 2013 kl Norabostäders kontor, Änggatan 11

Transkript

1 Protokoll nr fört vid styrelsesammanträde för Norabostäder AB Tid: Plats: Måndag november 2013 kl Norabostäders kontor, Änggatan 11 Närvarande ledamöter: Frånvarande: Övriga närvarande: Bror-Erik Israelsson Jan Forslund Hendrik Burgering Ivar Fernemo Lars-Erik Larsson Sven-Erik Nykvist Elisabeth Hoikkala Ulf Wilder Jeanette Berggren, VD Lars Winell, ekonomiansvarig Hans Olsson, revisor Ulf Skoglöf 131 Carina Royson bostadschef Uthyrningsläget 127 Mötets öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 128 Godkännande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes. 129 Val av sekreterare Till sekreterare för mötet valdes Lars Winell. 130 Val av justerare Till justerare att jämte ordförande justera protokollet utsågs Sven-Erik Nykvist. 131 Nyproduktion Smedgården: Förfrågningsunderlag och kalkylunderlag Revisor Hans Olsson redogjorde för frågeställningar att hantera affärsmässiga principer i kommunala allmännyttiga bostadsaktiebolag i samband med nyproduktion. Hans poängterade vikten av at! styrelsen dokumenterar styrelsens resonemang om affärsmässighet i samband med eventuella beslut om nyproduktion. Jeanet!e Berggren gick igenom kalkylunderlagen och visade olika scenarion samt de nedskrivningsbehov som initialt uppkommer beroende på storleken på projekt och gjorda kalkylantaganden. Diskussion fördes om affärsmässighet och de kalkylunderlag som presenterats. Styrelsen bedömde at! det finns et! stort behov och en efterfrågan av nya och moderna bostäder centralt i Nora. Styrelsen ansåg att det är positivt för Norabostäder att kunna erbjuda fler moderna lägenheter. Nya lägenheter kan förvaltas inom nuvarande organisation. Kalkylerna visar at! det blir positiva kassaflöden direkt med givna antaganden. Det är dock högst sannolikt at! et! lagenligt nedskrivningsbehov kommer at! uppstå, vilket kortsiktigt försämrar

2 soliditeten. Styrelsen noterar också att även då vi arbetat för att minimera riskerna i projektet föreligger ändå riskmoment vid nyproduktion som exempelvis själva byggnationen, risk för inflyttningsvakans samt även fortsatt vakans. Styrelsens samlade bedömning är att fortsätta processen. Steg ett blir då att gå ut med kvalificeringsomgång för att få in intresse från entreprenörer som är beredda att i steg två lämna anbud med takpris enligt den kravspecifikation som är grunden för anbudsräknandet. Steg tre blir, om givna förutsättningar infrias från anbudsgivare, att fatta ett investeringsbeslut. Ulf Skoglöf gick igenom förfrågningsunderlaget som bearbetats sedan föregående styrelsemöte. Diskussion fördes om innehållet. Synpunkter framfördes om att ange energiklass på vitvaror, att ange att det ska vara 14mm parkett, att eventuell öppen planlösning på enkelt ska kunna avdelas till separata rum, att det ska vara klinker/parkett i kök och klinker i badrum, att begära uttalande från revisor avseende anbudsgivande entreprenörs ekonomiska stabilitet samt att ange tredjepartscertifierat istället för ISO. att ge VD i uppdrag att justera förfrågningsunderlaget enligt följande; Ange energiklass på vitvaror, Ange att det ska vara 14 mm parkett, Ange att eventuell öppen planlösning på enkelt ska kunna avdelas till separata rum, Ange att det ska vara klinker/parkett i kök och klinker i badrum, att begära uttalande från revisor avseende anbudsgivande entreprenörs ekonomiska stabilitet samt att ange tredjepartscertifierat istället för ISO. att, då ett investeringsbeslut i denna storlek kräver godkännande av moderbolaget, informera ägare om hur långt planerna avseende Smed gården framskridit och att avvakta med slutligt beslut om nyinvestering tills formellt godkännande erhålls från ägaren och inkomna anbud utvärderats. att ge VD i uppdrag att utlysa prekvalificeringsomgången till att lämna anbud. Karusellen: situationsplan och lägesrapport geoteknisk undersökning Ulf Skoglöf informerade läget avseende Karusellen. En grundundersökning kommer att genomföras inom kort och en detaljplaneprocess har påbörjats. Förslag på situationsplan där bebyggelse sker i form av punkthus (Kombohus) presenterades. Styrelsen diskuterade förslaget och önskar att detaljplanen kan medge högre byggnader än tre- och fyravåningshus. 132 Föregående sammanträdesprotokoll Jeanette Berggren gick igenom protokoll nr 11, 11 oktober. Carina Royson informerade att marknadssystemet kommer att utvärderas vid årsskiftet. Jeanette informerade om att värdering av samtliga fastigheter pågår. Vattenskada i Abrinken har reparerats och kontroller görs huruvida ytterligare åtgärder behövs. Avseende Erskine-jubileet nästa år kommer Nora kommun att gå in som medpartner i projektet tillsammans med Norabostäder. att lägga ovanstående protokoll till handlingarna. 133 Sociala uppdrag Jeanette Berggren och Carina Royson informerade kring sociala uppdrag. Norabostäder ska vara ett verktyg för bostadsförsörjningen i kommunen, men det finns svårigheter att uppnå affärsmässighet i dessa uppdrag. Den nya lagstiftningen påverkar Norabostäders roll i relation till Nora kommun avseende hemlösa personer, för personer som behöver stöd för sitt boende samt för nyanlända personer.

3 att ge VD i uppdrag att säkerställa att uthyrningsrutinerna stämmer överens både med ägardirektiv och lagstiftning för uthyrning. att ge VD i uppdrag att till nästkommande styrelsesammanträde redovisa omflyttningsstatistik. 134 Hyresgästenkät 2013 Jeanelte Berggren och Carina Royson redovisade resultatet av hyresgästenkäten Ny leverantör, AktivBo, har utfört hyresgästenkäten i år, därför saknas jämförelser med tidigare år. Hälften av bostadshyresgästerna har fålt förfrågan och av dessa har 64% svarat. Enkäten gicks igenom översiktligt. De delområden som undersökts är Ta kunden på allvar, Trygghet, Rent och snyggt, Hjälp när det behövs, Förvallningspolicy samt Förvallningskvalitel. Det blev lägst betyg för Rent och snyggt och bäst betyg för Hjälp när det behövs. Diskussion fördes om telefontider, besökstider, information från hyresvärden, bemötande och hur t ex felanmälningar prioriteras. Diskussion fördes kring hur kundnöjdhet och företagets resurser bör harmoniera. Enkätsvaren blir elt bra verktyg för verksamhetsplaneringen och prioritering av åtgärder. 135 Ekonomi Uthyrningsläget Carina Royson rapporterade alt det per den 11 november fanns 7 vakanta lägenheter. Av dessa finns nya kontrakt tecknade på 1 lägenhet samt renoverings-lom byggnads behov på 2 lägenheter. Möjliga alt hyra omgående är 4 lägenheter, varav 1 lägenhet i Nora och 3 lägenheter i Gyltorp. Styrelsen tackade för redovisningen och beslutade att lägga rapporten om uthyrnings läget till handlingarna Periodbokslut september Lars Winell föredrog periodbokslutet för september. De stora avvikelserna för september månad är alt reparations- och underhållskostnader har ökat jämfört med budget. Styrelsen tackade för redovisningen och beslutade att lägga period bokslut september till handlingarna. Utbyte fordon Jeanelte Berggren rapporterade alt bilarna är fördelade i båda bolagen. I Norabostäder finns två personbilar som föreslås säljas för alt istället köpa in två mindre personbilar. att ge VD i uppdrag att sälja två personbilar och att köpa in två nya mindre bilar enligt förslaget. Avtalsförändringar Jeanelte Berggren redovisade aktuella avtalsändringar. Avtalet med Telia avseende fiber förlängs med elt år. I samband med delta har tilläggsavtal tecknats där Telia levererat fiber till fastigheterna Residenset och Höken.

4 Vidare har avtalet med Entropi avseende finansiella tjänster sagts upp då avtalsperioden är uppnådd, och en ny upphandling om finansiella tjänster förbereds. För att säkerställa att vi klarar dokumentationen enligt Skatteverkets regler är det aktuellt att teckna avtal avseende elektroniska körjournaler med GPS-funktion. Innan det tas i bruk ska information till personal hållas och därefter MBL-förhandling. Avtalet tecknas på tre år med möjligheter till förlängning med leverantören Abax. Jeanette Berggren informerade att Nordea är den bank som först har inkommit med förslag på ramavtal för derivataffärer. Ramavtalet har stämts av med de finansiella rådgivarna. Ramavtalet är grunden för att i nästa steg kunna ta in offerter och eventuellt ingå derivataffärer. att uppdra till VD att teckna ramavtal med Nordea avseende derivataffärer. 136 Finansiering Norabostäder har i dag 110 Mkr i lån knutna mot den s k Kl-räntan, och dessa lån har 60 dagars uppsägningstid. Om Norabostäder ska ingå swapaffärer bör underliggande lån knytas mot 3 månaders stibor. Alternativet kan vara att binda på fasträntelån, eller välja lån med rörlig ränta utan att göra swapaffärer. Oavsett vilket alternativ som kan komma att bli aktuellt så föreslås lånen frigöras från Kl-räntan eftersom dessa lån har två månaders uppsägningstid. Aktuellt att omsätta är också ett lån som förfaller den 11 december, belopp 10 Mkr och ett fasträntelån som förfaller den 23 december, 10 Mkr. att uppdra till VD att under rådande räntenivåer och marginaler sätta om lån enligt följande: 65 Mkr på ett års kapitalbindning mot 3 månaders stibor + aktuell marginal. 45 Mkr på två års kapitalbindning mot 3 månaders stibor + aktuell marginal. 10 Mkr på två års kapitalbindning mot 3 månaders stibor + aktuell marginal. 10 Mkr på två års kapitalbindning mot 3 månaders stibor + aktuell marginal. 137 Påkallande av hyresförhandling Jeanette Berggren rapporterade om att hyreskalkyl förbereds för Ordförande informerade om att styrelseledamöterna har fått brev från HGF inför stundande förhandlingar. att uppdra till VD att påkalla hyresförhandling samt att utse förhandlingsdelegation. 138 Rapport: aktuella projekt och processer Jeanette Berggren gick igenom utsänd lista avseende aktuella processer samt informerade om aktuella underhållsprojekl. Bland annat informerades om att värdering av fastighetsbeståndet beräknas vara klar till månadsskiftet november-december. 139 Strategival inför affärsplan Jeanette Berggren gick igenom underlaget till affärsplan. Diskussion fördes om vilka frågor som är viktiga att diskutera med ägaren innan affärsplanen fastställs.

5 140 Övriga frågor Inga övriga frågor. 141 Mötets avslut Ordföranden tackade alla närvarande för visat intresse och avslutade möte!. Vid protokollet Justeras ~w -_ kjy~~k, Lars Winell Bror-Erik Israelsson