Bror-Erik Israelsson Hendrik Burgering Jan Forslund Elisabeth Hoikkala Lars-Erik Larsson Kenneth Larsson. Ivar Fernemo Ulf Wilder

Transkript

1 Protokoll nr fört vid styrelsesammanträde för Norabostäder AB Tid: Plats: 3 december 2012 kl Norabostäders kontor, Änggatan 11 Närvarande ledamöter: Frånvarande: Övriga närvarande: Bror-Erik Israelsson Hendrik Burgering Jan Forslund Elisabeth Hoikkala Lars-Erik Larsson Kenneth Larsson Ivar Fernemo Ulf Wilder Jeanette Berggren, VD Lars Winell, ekonomiansvarig 285 Mötets öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 286 Godkännande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes. 287 Val av sekreterare Till sekreterare för mötet valdes Lars Winell. 288 Val av justerare Till justerare all jämte ordförande justera protokollet utsågs Lars-Erik Larsson. 289 Föregående sammanträdesprotokoll JeaneIIe Berggren gick igenom protokoll nr 27,5 november JeaneIIe informerade om ändring av 273 Budget Styrelsen hade en dialog i ärendet. JeaneIIe Berggren gick även igenom protokoll från extra styrelsesammanträde nr 28, 13 november 2012 där beslut om upphandling av elkraft fallades. att lägga ovanstående protokoll till handlingarna. 290 Beslut om firmateckning att firman tecknas aven av ordförande (Bror-Erik Israelsson) och vice ordförande (Jan Forslund) i förening med en av övriga ordinarie styrelseledamöter eller av verkställande direktören. Dessutom har vd rätt att teckna firman beträffande löpande förvaltningsåtgärder.

2 291 Styrelsesuppleanter, arbetsordning Jeanette Berggren informerade att fråga uppkommit om styrelsesuppleanters närvaro på styrelsesammanträden. Anledningen är att styrelsesuppleanter önskar hålla sig uppdaterade i styrelsearbetet. Nuvarande arbetsordning reglerar inte närvaron av suppleanter på styrelsesammanträden. Även ersättning till styrelsesuppleanter diskuterades. att styrelsesuppleanter alltid ska kallas till styrelsesammanträden. Om styrelsen är fulltalig närvarar styrelsesuppleanter som adjungerade. Styrelsesuppleanter får ersättning för förlorad arbetsförtjänst. 292 Ekonomisk rapport Månadsrapport Lars Winell föredrog månadsbokslutet per 31 oktober Det noterades att resultatet ackumulerat till oktober är tkr samt att resultatet för oktober blev -53 tkr. Prognosen för helårsresultatet har förbättrats med ca 390 tkr till tkr. Orsaken till den förbättrade prognosen beror på en återbetalning från FORA avseende 2007 och 2008 på 279 tkr samt att prognosen för räntekostnader för 2012 har förbättrats. Momshantering Lars redogjorde för läget avseende av felaktig hantering av investeringsmoms som gjorts i bolaget. Ett brev är klart att skicka till Skatteverket med rättelsedeklarationer för åren Övriga rättelser sker i Nora Utveckling AB, dit fastigheterna såldes att lägga månadsbokslutet till handlingarna. 293 Finansiering Information om uppsägning av lån från Nora kommun Jeanette Berggren informerade om beslut från kommunfullmäktige att Nora kommun säger upp sina lån per den 31 december Uppsägningen beror på kommande ändring av lag avseende ränteavdragsbegränsningar för bolag i intressegemenskap. Beslut om att sätta om lån Lars Winell informerade att under december förfaller följande lån; Nora Kommun, , tkr Kommuninvest, , tkr Kommuninvest, tkr Totalt tkr Offertförfrågan på 70 Mkr har gått ut till 4 kreditgivare. Lånevolymen korrigeras beroende på hur stort kapitaltillskott som Nora kommun ger till bolaget. Diskussion fördes om de korta räntebindningstiderna som bolaget har för närvarande. Jeanette Berggren kommer att via e-post till styrelsen be att få accept för val av kapital- och räntebindningstider. att uppdra till VD, Jeanette Berggren, att från och med den 4 december 2012 till och med den 30 juni 2013 för företagets räkning omsätta lån, dvs. låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under nämnda period. I~ J6r

3 294 Rapport från hyresförhandlingarna Jeanelte Berggren berältade alt elt första möte hållits den 23 november och att kommande möten är planerade till den 3 december, 7 december samt en träff vecka 50. Norabostäder har valt alt i år inte framlägga elt specifikt yrkande. Det inledande mötet den 23 november användes till alt gå igenom det underhållsbehov som finns i respektive fastighet. 295 Projekt och fastigheter Rapport om kvarteret Svanen Jeanelte Berggren informerade alt upphandlingen avbrutits och alt entreprenören meddelats. Dessutom har bygglovsansökan bromsats. På uppdrag av Jeanelte Berggren har Anders Håberger gålt igenom det donationsbrev som gäller fastigheten och det ska inte finnas några hinder för försäljning eller ombyggnad. Diskussion fördes om försäljning eller ombyggnad av fastigheten. att avvakta med beslut om försäljning eller ombyggnad i ett kvartal samt att uppdra åt den verkställande direktören att låta mäklare värdera fastigheten. Beslut om förstudie kring kvarteret Smedgården Jeanelte Berggren berältade alt bolaget fålt i uppdrag socialchef att utreda möjlighet trygghetsboende. Bolaget har anlitat Arktis Arkitekter för alt skissa två alternativ, dels ombyggnation och dels nybyggnation. Kostnaden beräknas till ca 50 tkr exkl. moms. Om det blir en förgävesprojektering står kommunen för kostnaden. Rapport om återuppbyggnaden på Soltunet Jeanette Berggren informerade alt bolaget inväntar bygglov för alt sedan komma igång med uppbyggnadsarbetet. Hon berältade också alt kanalisation görs till övervåning för de två radhus med oinredd övervåning så alt det finns möjligheter alt inreda i framtiden. Rapport om fd förskolan i As Jeanelte informerade om avstyckning och rivningstillstånd. Det beslut som finns i kommunfullmäktige alt sälja fastigheterna avser Nora Utveckling trots alt det är Norabostäder som äger fastigheten. Jeanelte har hämtat muntligt tillstånd från Nora Rådhus alt även Norabostäder har rätt alt sälja fastigheterna eftersom det var ägarens intentioner. Rivning planeras aven av byggnaderna på fd pensionärshemmet. För övriga två byggnader gällande fd pensionärshemmet finns en intressent som vill köpa och rusta upp. Det finns också en väg som planeras alt gå igenom en av fastigheterna avseende fd pensionärshemmet. Diskussions fördes om hur bolaget löser det på bästa sätt. Förslag om avstyckning och servitut fördes fram. att ge verkställande direktören i uppdrag att tillfråga 8MB och kommunen om lämplig hantering av vägen. att ge verkställande direktören i uppdrag att gå vidare med försäljning av både fd förskola och fd pensionärshemmet på den öppna marknaden. Spoven 2 Jeanelte Berggren informerade om alt den fastighet som Norabostäders kontor ligger i tillhör Norabostäder. I fastigheten ingår också den lokal som BKT hyr. Eftersom det är en lokalfastighet föreslås alt fastigheten överförs till Nora Utveckling.

4 att ge verkställande direktören i uppdrag att utreda konsekvenser och hantera frågan om försäljning av fastigheten Spoven 2 till Nora Utveckling. 296 Beslut om Regler för etiskt umgänge med leverantörer Jeanette Berggren informerade om förändringar som gjorts i dokumentet "Etiska regler för umgänget med leverantörer". Diskussion följde om dokumentet. Styrelsen föreslog att i stycke 5.3 Villkorat tillbörliga förmåner, stycke tre punkt 2 lägga till vice ordförande så att ny lydelse blir "För VD ska godkännande inhämtas från styrelsens ordförande eller vice ordförande." att godkänna dokumentet "Etiska regler för umgänget med leverantörer" som verkställande direktören föreslagit med ovan angiven ändring. 297 Organisationsfrågor Beslut om tillhörighet till arbetsgivarorganisation Jeanette Berggren informerade att styrelsebeslut fattats i december 2011 att säga upp medlemskapet i arbetsgivarorgansationen Fastigo och istället söka medlemskap i Pacta. Uppsägningstiden i Fastigo var 12 månader och löper snart ut. Verkställande direktören föreslår styrelsen att fatta ett nytt beslut om tillhörighet till arbetsgivarorganisation så att bolaget fortsätter att vara medlem i Fastigo. Bland motiven till att vara kvar är att Fastigo är den ledande arbetsgivarorganisationen för fastighetsbranschen med väsentligt större antal företag inom de yrkesklassificeringar som finns i Norabostäder. Att fortsätta medlemskapet i Fastigo innebär samma kostnader som i nuläget. Medlemskapet i Fastigo innebär en merkostnad jämfört med Pacta på ca 12 tkr per år på grund av avgifter till Trygghetsrådet och Trygghetsfonden samt till en avgift till Fastighetsbranschens utbildningsnämnd. att ge verkställande direktören i uppdrag att förlänga bolagets medlemskap i Fastigo och att säga upp bolagets medlemskap i Pacta. Organisationsförändringar Jeanette Berggren informerade om förslag till organisationsförändring. Carina Royson har personalansvar för alla drifttekniker, reparatörer och fastighetsskötare. Samtidigt är Mats Karlsson arbetsledare för reparatörer och fastighetsskötare. Det har varit vissa problem med den uppdelningen varför Jeanette föreslår att Mats Karlsson även får personalansvar för reparatörer och fastighetsskötare. Det innebär att Mats Karlssons tjänst skulle ändras till en tjänst som chef med personalansvar. Tidigare har beslut fattats att två drifttekniker, en reparatör och två fastighetsskötare ska flyttas från Norabostäder till Nora Utveckling. Även tjänstemän bör flyttas mellan bolagen och därför föreslås att fyra tjänstemän flyttas från Norabostäder till Nora Utveckling. Båda dessa organisationsförändringar måste MBL-förhandlas.

5 att godkänna verkställande direktörens förslag om ändrad tjänst för Mats Karlsson. att ge verkställande direktören i uppdrag att flytta över anställningar till Nora Utveckling så att en rimlig fördelning nås. att uppdra åt den verkställande direktören att MBL förhandla dessa förändringar 298 Rapport om aktuella projekt och processer Jeanette Berggren gick igenom listan projekt och processer. De fetmarkerade punkterna är punkter som är klara och som tas bort till nästkommande styrelsesammanträde. Styrelsen önskade att punkten om underhålls- och investeringsplan inte fetmarkeras så att den punkten ständigt är levande. 299 Jullunch med personalen Jeanette Berggren berättade att jullunch med bolagens styrelser tillsammans med personalen är bokat i samband med Nora Utvecklings styrelsemöte den 18 december. 300 Styrelsearvoden Bror-Erik Israelsson upplyste om att styrelsearvodena inte ökat trots ökat antal styrelseledamöter från fem till sju personer. En diskussion om detta fördes i styrelsen. att i avvaktan på nytt beslut från ägaren räkna upp arvodet för 2012 med två ledamöter, vilket innebär en ökad kostnad med ca 15 tkr exklusive sociala avgifter. att styrelsesuppleanter får betalt för förlorad arbetsförtjänst. att informera ägaren om denna justering. 301 Kommande styrelsesammanträden Nästkommande styrelsesammanträde är måndag den 4 februari 2013 kl Övriga styrelsesammanträden för 2013 beslutas senare eftersom samordning bör ske med Nora kommun och Nora Rådhus AB. 302 Mötets avslut Ordföranden tackade de närvarande och sammanträdet avslutades. Vid protokollet ~~LN '- Lars Winell Justeras /t;t!ät ars-erik Larsson