Saldosäkerhet - En självklarhet?

Transkript

1 1 Saldosäkerhet - En självklarhet? Föreläsare: Jan-Erik Nordström onitor ERP System AB (seniorkonsult, projektledare, utbildare) Vad är saldosäkerhet? Definition: Vad är ett saldo? = Artikelnummer, plats och antal (APA) Hur många företag har pålitliga lagersaldon? Ett företag sa "90 % är OK " men hur vet vi då vilka som INTE är OK dvs. när det blir problem? Vad kostar ett felaktigt lagersaldo? - Felaktigt besked om leveranstid till kund/produktion - Plockning kan inte genomföras, plockning med rest eller avbryta, lägga tillbaka - Försenad leverans och fakturering, badwill och i värsta fall böter - agervärdet är felaktigt, över eller undervärderat - Onödig tillverkning/anskaffning om artikeln finns men man inte hittar den - Akutanskaffning med extra kostnader när man tror artikel finns - Slöseri med tid (utreda, leta, anskaffa) - Anskaffar onödiga säkerhetslager med risk för inkurans, kapitalbindning, fler saldon osv. - Använder annat material som därmed också kan få fel saldo eller produkten får fel kvalitet -.m. Vad gör ni för att säkra saldon? Vad har ni för löpande förbättringsarbete? inussaldo brukar man direkt i listan se att "det där kan inte stämma" men vad säger saldo = 42? Saldosäkerhet får man inte av sig självt. Det kräver bland annat: - Tydliga rutiner för rapportering i alla flöden - Alla som påverkar lagersaldo ska kunna och förstå rutinerna och följa rutinerna - Bra inventeringsrutiner för både årsinventering och löpande inventering - öpande följa upp orsaker till saldofel (kort-/långsiktig åtgärd för exempelvis inventeringsdifferenser, minussaldon etc.) - Ständigförbättring av alla ovanstående punkter Hur svårt kan det vara? Grundregel Vid rapportering gäller alltid: - Artikelnummer, vilken artikel är det som du hanterar - Plats, lagerplats där du hämtar eller ställer artikel - Antal, hur många du rapporterar och i rätt enhet = A. P. A Vilka rutiner påverkar lagersaldo Saldo påverkas av olika rapporteringar och registreringar i ONITOR. Jag har valt att följa materialflödet och definiera de rutiner som kan påverka lagersaldo i ONITOR. Vi exkluderar i detta fall tilläggsfunktioner i ONITOR som exempelvis agerställe. I slutet kommer övriga rutiner som direkt/indirekt påverkar lagersaldo. "Risknivå" = mina erfarenheter av var man har problem med att rapportering (åg-edel-hög). Till nedanstående tillkommer ytterligare en eller flera dimensioner om man har spårbarhetskrav. istan är inte en komplett manual utan ska fungera som ett underlag för er verksamhet. Använd och komplettera den själva och tänk igenom var ni har risk för saldoosäkerhet.

2 2 Ångra inleverans Uttag av material till produktion Avsändning op.lego Rutin Saldo Noteringar/att tänka på Risknivå Inleveransrapportering + Verifierar man mottaget verkligt antal mot leverantörens följesedel? Felaktig märkning från leverantör ottagningskontroll Kassationsrapportering Rapportera operation (ej sista, även op.lego) Rapportera sista operation (även op.lego) Utleveransrapportering Ångra utleverans Direktregistrera faktura Registrera avvikelse Oplanerat uttag/ inleverans + Placering och märkning av icke godkänt gods samt rutiner så det inte används Rutiner för tillfälligt spärrat gods - Backa hela och "gör om/gör rätt" eller bara backa rader? - Automatiskt eller manuellt? Blandad rapportering; samma överallt eller undantag för vissa prod.grupper? Separata rutiner eller i stämplingsterminal? Ska plocklista tillverkning användas? Vem plockar material lagerpersonal eller operatör? Hur hanteras operationsstart med materialbrist? Rutiner för byte av/återläggning/uttag av extra/annat material? Placering av datorer Förbrukning större i ONITOR än verkligheten eller säkerhetslager? H - Val av systeminställning Separat plockoperation, automatiskt eller plocklista? Rutiner för att alltid rapportera avsändning Rutiner när man inte plockar komplett -/+ Kassation av den tillverkade artikeln eller bara av material? Rutiner för uttag av extra material pga. skrot - Ta ut material vid start eller vid avrapportering operation (enbart vid stämpling och om materialuttag sker automatiskt)? Speciellt vid automatiskt uttag av material vid starta operation: Rutiner för byte av eller extra material? +/(-) Rutiner för att säkra korrekt antal Rutiner för avbrutna operationer - Plockning/rapportering från olika lagerplatser? Saldohanterat emballage hur ska det hanteras? + Backa hela och "gör om/gör rätt" eller bara backa rader? +/- Debet eller kredit faktura? Saldouppdatering Ja/Nej? Kontroll lagerplats efter saldoändring -/(+) Hantering i kvalitetsrutiner som påverkar saldo? När ska knappen saldopåverkan användas? Rutiner för återläggning av godkänt gods Rutinen: Efterhandskassation inkluderas i denna rutin -/+ Rutinen är ett undantag och ska normalt inte behöva användas Korrigering av rapporteringar ska normalt ske i ordinarie rutiner Definiera noga när oplanerat ut/in får och/eller ska användas; exempelvis skrotning, produktutveckling, testning, analys, marknadsprover, mässor, fixturtillverkning m.m. Inventering +/- Behörigheter i rutinerna, vem får göra vad OBS! Inventering används enbart för inventering inte för att justera saldo! ärkning av inventerade lagerplatser vid totalinventering Hantering av "upphittat material"? Kontroll att allt är inventerat? Säkra att det blir korrekt antal? (äta, väga, använda alternativ enhet) Rutiner för att flytta undan och "strunta" i att inventera trögrörliga artiklar Återställa status? itt företag

3 3 öpande inventering Flytta lagersaldo/ Påfyllnad plockplats Hantering av inventeringsdifferenser? Bokföra inventeringsdifferenser separerat från övrig lagerförändring? ed eller utan saldo på utskrift av inventeringsunderlag? Inventera med sparat saldo? +/- Rutiner för löpande inventering så att den blir löpande, krav? 15 minuter varje dag för? Rutiner för att löpande hantera Begäran om inventering Prioritering av artiklar exempelvis störst differenser = oftast? 0 Rutiner för rapportering när man flyttar gods på lagret? Rutiner för påfyllnad plockplats? Verktyg för smidig hantering?(truckdator, handterminal etc.) Byta lagerplats 0 Döper om lagerplats utan spår i Historiska lagerrörelser vill man följa förlopp är Flytta lagersaldo bättre att använda (se ovan), begränsa behörighet! Slutrapportering 0 Rutiner för att hantera varningar i slutrapportering så dessa inte enbart slutrapporteras och beställning/behov bara försvinner eftersom det i av tillverkn.- förlängningen kan leda till saldofel order H De tre största källorna till saldoosäkerhet är enligt mina erfarenheter materialavrapportering på tillverkningsorder, att uppdatera lagerplats vid positiv saldopåverkan (inleverans, rapportering sista operation m.m.) samt uppdatera till ny lagerplats när man flyttar gods. Hur ser det ut i ert företag? Går man igenom och säkrar specifikt dessa rutiner samt utbildar personal för dessa saker så kommer man att förbättra saldosäkerheten avsevärt. Ska man ha olika arbetssätt i vissa produktionsgrupper ska det vägas mot att viss personal behöver lära sig dubbla rutiner. Glöm inte att dokumentera rutinerna. När det gäller rapporteringsfel så handlar det ofta om den mänskliga faktorn. Utbildningen måste därför även handla om varför pålitliga lagersaldon är viktiga, så att man får en förståelse för detta. Det är också viktigt att berätta vilken kravbild man har på medarbetarna och vem man ska fråga när man är osäker. öpande uppföljning av saldosäkerhet och ständig förbättring för att minska felkällor är en självklarhet. TIPS! Placering av de datorer man ska använda för rapportering kan förbättra rapportkvaliteten dels som påminnelse och dels för att rapporteringen sker när saldot påveraks och inte senare i efterhand. (gul linje och QR=1/avståndet till terminal) Ett bra sätt att identifiera vilka rutiner som påverkar lagersaldo i det egna företaget är Historiska lagerrörelser; välj en viss period, sortera på rutin, listtyp: Enbart summa. Det går även att värdera denna lista (exempelvis Standardpris) och få med rutiner som inte är förbrukning (inventering/avvikelser). Bra verktyg för manuell rapportering, saldoflytt och inventering kan vara handterminaler med streckkodsläsare. Artikelnummer ska då finnas som streckkod på godset och lagerplatser som streckkod på hyllan.

4 4 agerplatshantering förslag på systeminställningar och tillämpning 1. Inleverans till lager skapar automatiskt ny lagerplats med lagerplatsnamn *1001*, *1002* osv 2. Skriv ut pallflagga för märkning med streckkod för artikelnummer 3. Truckförare/lagerpersonal kan ta ut arbetslista genom med köpta artiklar med lagerplats som börjar med *1 exempelvis Inventeringsunderlag. Dessa artiklar ska flyttas till korrekta lagerplatser. 4. Truckförare/lagerpersonal rapporterar i rutinen Flytta lagersaldo när godset flyttas till korrekt lagerplats. an använder ex vis en truckdator eller handterminal och läser artikelnummer som streckkod samt anger flytta från *1001* till lagerplats enligt streckkod på hyllan. I dator respektive handterminal ser man även befintliga lagerplatser och kan därför få förslag på placering. an väljer själv om man vill fylla på befintlig lagerplats eller lägga in godset på en tom plats. 5. Uttag material till tillverkningsorder sker antingen manuellt via exempelvis Plocklista tillverkning eller automatiskt genom att först flytta material till plockplats via rutinen Påfyllnad plockplats. Givetvis görs detta via truckdator eller handterminal. OBS! I version 8.1 kommer man att kunna ange plockplats per produktionsgrupp vilket utökar möjligheterna när man har flera produktionsgrupper som förbrukar samma material. 6. Avrapportering av sista operationen (lageringång) skapar automatiskt ny lagerplats med lagerplatsnamn *1001*, *1002* osv. Skriv ut pallflagga "inleverans tillverkningsorder" som märkning med streckkod för artikelnummer. 7. Truckförare/lagerpersonal kan ta ut arbetslista genom med tillverkade/lagerförda artiklar med lagerplats som börjar med *1 exempelvis Inventeringsunderlag. Dessa artiklar ska flyttas till korrekta lagerplatser.

5 5 8. Truckförare/lagerpersonal rapporterar i Flytta lagersaldo när godset flyttas till korrekt lagerplats. an använder exempelvis en truckdator eller handterminal och läser artikelnummer som streckkod samt anger flytta från *1001* till lagerplats enligt streckkod på hyllan. I dator respektive handterminal ser man även befintliga lagerplatser och kan därför få förslag på placering. För tillverkade (T) artiklar är ofta huvudlagerplatsen angiven som "verkstadsavsnitt/produktionsgrupp/avdelning" eller "utlastning/godsavsändning". Noteringar: - Operatör eller lagerpersonal behöver aldrig manuellt ange lagerplats vid rapportering. - Det blir en hög tydlighet var godset finns just nu genom att alla flyttar av gods rapporteras som Flytta lagersaldo samtidigt som flytten sker. - Hyllan kan inventeras när som helst eftersom inlevererat/färdig rapporterat gods som inte flyttats till hyllan har lagerplats *1xxx*. Inventering av hyllan kan ske när som helst oavsett inleverans inköpsorder eller rapportering av tillverkningsorder. - ed flytande lager försvinner lagerplatser som inte är huvudlagerplats eller plockplats automatiskt exempelvis vid förbrukning, inventering eller flytta lagersaldo. - En bra arbetslista till lagerpersonal eller truckförare Inventeringsunderlag selekterad på lagerplatser som börjar på *1. Är listan tom finns inget gods att flytta. En rekommenderad komplettering är att se till att det finns angivna huvudlagerplatser på åtminstone T- och -artiklar så lagerpersonal och truckförare får en rekommendation var de bör köra godset. - Tillämpar man spårbarhet så hjälper denna hantering till med att undvika att blanda charger på lagerplatser ur rapporteringssynpunkt och därmed tappar spårbarheten. - OBS! Kryssar man i systeminställningen så fungerar inte denna systeminställning dvs man kan inte behålla huvudlagerplats när saldo blir noll, den lagerplatsen försvinner då och ersätts om den är sista lagerplats med ********. Att ta bort systeminställning 2 ovan är inte farligt om man alltid låter inleveransrapportering till lager lägga till en ny lagerplats då denna lagerplats hamnar sist i listan. istans sortering (bortsett huvudlagerplatsen och plockplatser) är alltid inleveransdatum. Flyttar man hela saldot till ny lagerplats så följer senaste inleveransdatum med. Styrs av följande systeminställning: