Versionsinformation 5.0 Dokumentet beskriver de funktionsförändringar som införts mellan version 4.7 och version 5.0 som driftsätts under Q

Transkript

1 by Version 1.0 Page 1 of 6 Versionsinformation 5.0 Dokumentet beskriver de funktionsförändringar som införts mellan version 4.7 och version 5.0 som driftsätts under Q Många av de funktioner som beskrivs i dokumentet är för omfattande att beskriva i detalj då detta dokuments syfte är att ge en översiktlig bild av versionsinnehållet. I flera fall finns ytterligare informationsmaterial tillgängligt för respektive delfunktion kontakta Extend support eller er säljkontakt för mer information! 1.1 Användargränssnitt Extend Backend. Extend Backend har fått ett nytt menysystem som möjliggör att vi kan nå ut med mer funktion till slutanvändaren och samtidigt få en mer intuitiv och enhetlig menystruktur. Förändringen är den första av flera kommande förbättringar för att göra systemet lättare för användaren att arbeta i. Gränssnittsförändringarna beskrivs i utökat material, bl.a. en instruktionsfilm. Mobila gränssnitt via direktlänk. Våra mobila gränssnitt som kommunicerar med kund eller leverantör via epostlänkar för offert och inköpsorder har omarbetats vad gäller gränssnitt. Förändringen innebär bl.a. bättre överskådlighet då ingen information göms i underflikar. 1.2 Lager och lagerstyrning Förbättrade möjligheter att hantera olika typer av ägande av varulager. En av nyckelfunktionerna i Extend är förmågan att hantera en stor mängd lager av olika typ. Sedan tidigare har vi hanterat lager som placeras hos leverantör eller kund. I version 5.0 har vi gjort justeringar som gett systemet utökad förmåga att definiera ägande av lager är det leverantörsägt eller klient eller kundägt. Dessa egenskaper kan

2 by Version 1.0 Page 2 of 6 användas för att styra hur uttag och påfyllnad faktureras såväl i Extend Backend så som i externa system. I och med version 5.0 har Extend-plattformen en avancerad integrationsmöjlighet med SAP vad gäller påfyllnad, uttag/utleverans och fakturering från lager placerade hos kund. Extendplattformen har även mobilanpassade verktyg med scanningsfunktion för att hantera transaktioner i denna typ av lager effektivt och med precision. Administration av lager i Backend. Användaren kan nu själv administrera och lägga upp nya lager i Extend Backend. Tidigare har detta krävt kontakt med Extend support. Förbrukningsinformation från externt system. Det är nu möjligt att processa en förbrukningsprognos för artiklar på ett lager från ett externt system via inläsning av fil. Lagersaldouppdatering från externt system. Systemet har byggts ut med stöd för att massinläsning av lagersaldo via fil från ett annat lagerförande system. Varningsmail avvikelse vid inleverans. Extend har nu möjlighet att skicka ett varningsmail när en inleverans tas emot, tas emot med avvikelse eller tas emot för sent. Varningsmail produktsaldo under beställningspunkt. Stöd för att skicka varningsmail när en artikel går under beställningspunkt på lager har införts. Ny typ av lagerstyrning CTPQ. En ny typ av lagerstyrning som grundar sig på förbrukningsprognos har utvecklats. Lagerstyrningen kompletterar eller i de flesta fall ersätter nuvarande lagstyrning CTP (även denna grundad på förbrukningsprognoser). Lagerstyrningsmodellen analyserar en prognos och beräknar när en brist kommer att uppstå. Tidigare har den föreslagna inköpskvantiteten grundat sig på en fix inköpskvantitet definierad på produktens leverantörsavtal. Nu kan man istället låta förbrukningsprognosen påverka inköpskvantiteten., rättigheter på användarens roll krävs.

3 by Version 1.0 Page 3 of Backend kundadministration Ladda upp kunder via Excelfil. En efterlängtad funktion hos många. På samma sätt som man tidigare kunnat ladda upp produkter via Excel kan man nu ladda upp kunder. Funktionen möjliggör uppladdning av ca 1000 kunder i samma körning. Vidare kan man ladda upp kopplingar till kundgrupp och kundkategori. I vanlig ordning kan användaren själv definiera vilka data som är relevanta för klienten och låta systemet ange lämpliga standardvärden för resten., rättigheter på användarens roll krävs. 1.4 Backend inköp Automatiskt inköp till lager. En av nyckelfunktionerna i Extend är möjligheten att skapa kontroll över sitt lagersaldo och säkra sin försörjning av produkter till lager. Beroende på val av lagerstyrning kan systemet sedan länge skapa inköpsindikeringar enligt en rad olika modeller, indikeringar som fram till idag har hanterats manuellt av inköpare. Från och med version 5.0 finns stöd för att per automatik skapa dessa inköp baserad på rekommendationen från systemet i samband med indikeringen. Tillsammans med en EDIkoppling mot leverantör möjliggör detta en närmast helautomatiserad inköpsprocess och en väsentligt säkrare och effektivare inköpsprocess. Utökat EDI-stöd mot leverantör. Avrops- och inköpsorder mot leverantör kan sedan tidigare kommuniceras via filintegration automatiskt mot leverantörens system. Extend kan även ta emot svar på dessa meddelanden.

4 by Version 1.0 Page 4 of 6 Tidigare har systemet bara hanterat svar på inköpsorder, dvs vid direktleverans mot slutkund. Numera kan vi även få statusrapporter på bekräftelse av avropsorder mot lager, samt när godset aviseras från leverantör. Om en leverantör kan hantera denna typ av information visas detta numera via leverantörsavtalet där man kan välja hur man kommunicerar med leverantören, t.ex. i fallet ovan EDI. Användargränssnitt avropsbokning. Det är nu möjligt att spara externa referensnummer på avropsorder utöver systemets interna nummer. Vidare kan via rättighetsinställningar informationen som visas vid avropsbokning anpassas. Bl.a. är det möjligt att visa saldoinformation vid artikelsökning. Inleveransdatum i Extend Warehouse. I Extend Warehouse visas nästa förväntade inleveransdatum grundat på vad leverantören bekräftat eller vad systemet beräknat i Extend Backend. Denna information har alltid visat minsta datum på avropsordern, vilket orsakat problem då avropet levererats i del. Nästa inleveransdatum definieras i version 5.0 som det datum närmast i tiden systemet känner hos de avropsrader som ännu inte levererats in. Leverantörsportal och uppladdade dokument. På en avropsorder kan man i Backend ladda upp dokument och andra typer av bilagor kopplade till en avropsorder. Från och med version 5.0 kan även leverantören nå dessa dokument via leverantörsportalen., inte om leverantörsportalen redan nyttjas för klienten 1.5 Backend order och returorder Prenumerationsorder. En ny typ av order har införts syftande till att kunna hantera prenumerationsorderflöden.

5 by Version 1.0 Page 5 of 6 Funktionen innebär att man skapar en prenumerationsorder mot en kund och en mängd artiklar, och sedan kopplar ett leveransschema mot denna mall-order. På det av schemat definierade tidpunkter skapar systemet automatiskt normalordrar och ser till att de processas enl. klientens ordinarie regelverk. Snabbare orderomräkning. Sedan tidigare sker normalt sett en nattlig orderomräkning där leveransdatum räknas om efter att saldoförutsättningarna ändrats under dagen. Det är nu möjligt att omedelbart räkna om leveransdatum för order när lagersaldo ändras som konsekvens av explicit signal från lagersystemet, t.ex. vid manuell inlagring eller generell saldojustering. Detta kan i kombination med den nattliga omräkningen ge en snabbare utleverans till kund när saldo oväntat tillgängliggörs. Möjligt visa mer data på e-post leveransavisering. Klienten kan nu välja att visa ordernotering på leveransavisering via e-post. En förändring av mall för mail kan krävas. Lagra in returorder mot Backend internt lager. En returorder bokad mot s.k. internt Backend-lager kan numera lagras in direkt via ett knapptryck i Backend, på samma sätt som en vanlig order kan utleveranskvitteras mot denna typ av lager. 1.6 API-integrationer och säljkanaler Enkel integration med externa säljkanaler så som webshoppar och andra parter t.ex. ekonomisystem är en central del av Extends Well-Connected -strategi. Våra befintliga integrationsmotor för externa API:er har utökats med integrationer mot system vi ser är ofta förekommande i förfrågningar från våra kunder och lagerpartners. Säljkanalerna möjliggör att på ett standardiserat (men ändå anpassningsbart) sätt integrera mot externa system och snabbt koppla ihop nya flöden med Extend Backend och Warehouse. Magento 1 och Magento 2 Integrationen synkroniserar produkter, kunder, order och lagersaldo. Vid avslutat plock återrapporteras sändningsnummer och även

6 by Version 1.0 Page 6 of 6 sändning kan skapas om man så vill. Orderns status ändras i Magento vid behandling av order i Extend samt vid slutleverans. Möjligheten att i realtid förse Magento med saldoinformation är ofta en betydande fördel för en e-handlare, i synnerhet om handlaren användare sig av flera försäljningskanaler men en central lagerhantering. WooCommerce Integrationen synkroniserar produkter, kunder, order och lagersaldo. Vid avslutat plock återrapporteras sändningsnummer och orderns status ändras i WooCommerce. Möjligheten att i realtid förse WooCommerce med saldoinformation är ofta en betydande fördel för en e-handlare, i synnerhet om handlaren användare sig av flera försäljningskanaler men en central lagerhantering. Exportera fakturor mot Fortnox Fakturaunderlag som skapas i Backend kan integreras och via API-anrop synkroniseras med klientens Fortnox.