NYHETER I websesam 2

Transkript

1 NYHETER I websesam 2 Påloggningsinformation websesam 2 Av sekretesskäl måste Du logga in i gamla websesam 1 för att få information om hur Du loggar in i websesam 2. WebSESAM 1 och informationen når Du via länken: Gotaland/webSESAM/Historikmiljo Påloggning kommunförskrivare Om Du inte kommer åt inloggningsrutan till websesam 2, via länken på kundsidan, ska Du be Din IT-avdelning gå till länken nedan och kontakta Peter, telefonnummer se länk. Gotaland/webSESAM/Nyheter-webSESAM/Inloggningsuppgifter-och-atkomst-till-webSESAM-2/ För att kunna förskriva fram till dess kommunikationen är löst, fyll i blanketten på hemsidan, se länken nedan: Faxa din blankett till HMC, Borås , Skövde , Uddevalla och Mölndal Detta är nytt i denna utgåva (beskrivs under rubrikerna): Dina uppgifter Nu kan man söka upp specifika Kundorder, Arbetsorder, Hämtorder och Följesedlar genom att ange specifikt följesedels- / ordernummer. OBS!!! Alla andra fält måste vara tomma!!! e-faktura Kundordernummer saknades på hyresfakturor från direktleveranser utförda i websesam2. Detta är nu rättat så att kundordernummer visas för alla hyresrader i e-fakturan. Kvittera leveranser I bilden Bekräfta leveranser, under Dina uppgifter, är det nu möjligt att ange datum för bekräftelse. Låneförbindelse Vid utskrift av låneförbindelse fungerade inte Skriv ut-länken överst i bilden i föregående release. Detta är nu rättat. Sid 1 (15)

2 ALLMÄN information Se även ÖVRIG info i slutet av dokumentet! Arbetsorder Du ska när det är möjligt registrera arbetsordern via bilden hjälpmedel eller individkort. På så sätt följer alla viktiga uppgifter om hjälpmedlet och patienten med på arbetsordern. Du som är förrådsbeställare (ej förskrivare) och ska registrera Arbetsorder, måste anmäla det till websesam- supporten. Arbetsorder kopplad till Kundorder Vid nyförskrivning finns nu möjlighet att direkt söka upp registrerad kundorder i bilden hjälpmedel och därifrån skapa arbetsorder via nyförskriven artikel. På så vis knyter man arbetsordern till förskrivningen (artikeln). Benämningar - nya Ny Tidigare Förskrivare ordinatör Kundorder ordination Individ individnr Den tidigare benämningen Återköp är nu ändrat till Köp. Sid 2 (15)

3 Arbetsorder Förändring avseende val av leveransadress vid registrering av Arbetsorder. Du väljer som tidigare om aktuellt hjälpmedel ska Hämtas för åtgärd eller om Arbetsordern Utföres på plats, men Adressuppgift väljs numera i en drop-lista. I denna lista finns förutom möjlighet att välja kunds eller mottagares adress även möjlighet att välja aktuell HMC:s leveransadress. Betalare av Arbetstid och Material visas vid sökning av Arbetsorder. Det visas nu vem som betalar för den Arbetstid och Material som registrerats på en Arbetsorder. Sid 3 (15)

4 Byte baskod Nu uppdateras baskodsbytet online. Om en patient har en Avvikande baskod och ska byta till en Ordinarie baskod, Ska Du: 2. Klicka på verkställ 1. Markera med kryss Om en patient har Ordinarie baskod och ska byta till en Avvikande baskod, Ska Du: 2. Klicka på verkställ 1. Sök fram korrekt avvikande baskod CFR Personnummer visas nu direkt i sökresultatet. Är personen avliden visas detta med text efter namnet. Sid 4 (15)

5 Dina Uppgifter Söka specifika följesedlar och olika typer av ordrar Nu kan man söka upp specifika Kundorder, Arbetsorder, Hämtorder och Följesedlar genom att ange specifikt följesedels- / ordernummer. OBS!!! Alla andra fält måste vara tomma!!! e-faktura - Förändringar/korrigeringar I e-fakturorna visades datum för alla fakturatyper i fel format ( ). Detta är nu rättat. I kolumnerna "Kundorder" och "Orderdatum" visas nu även arbetsorder och arbetsorder/aktivitetsdatum i fakturaunderlaget för samlingsfaktura. e-fakturan för samlingsfaktura och mallen för samlingsfaktura är kompletterad med ett nytt fält, Mottagarens postort. Fältet Ingår i sortimentet (från artikeln) är tillagt som nytt valbart fält i e-fakturamallarna. Kundordernummer saknades på hyresfakturor från direktleveranser utförda i websesam2. Detta är nu rättat så att kundordernummer visas för alla hyresrader i e-fakturan. HÄMTORDER NY funktion i websesam 2 Hämtorder kan genereras via Individkortet eller Hjälpmedel per mottagare Hjälpmedlen hämtas med ordinarie turbil. Funktionen kvittens att hjälpmedlen hämtats, kommer inom kort. Välj om hjälpmedlen ska hämtas på Din arbetsplats, Ditt buffertförråd eller hos patienten. Orsak ska alltid vara Behovet upphört - Vill Du lämna information till område Hjälpmedel, skriver Du in det här. - Här skriver Du även med om det ska hämtas hjälpmedel som inte finns med på hjälpmedelsbilden Sid 5 (15)

6 Markera de artiklar Du vill att område Hjälpmedel ska hämta. Om ett hjälpmedel ägs av Dig som kund och Du begär hämtning av det hjälpmedlet, kommer det att skrotas vid returen. Återköp, betyder att hjälpmedlet ägs av Er som kund Avsluta Din begäran om hämtning, genom att klicka på Verkställ. Nu kan Du även söka upp en redan lagd hämtorder Under Dina uppgifter i menyn till höger, klickar Du på Sök hämtorder Du kan söka på Hämtordernummer, Beställare (förvalt), Mottagare eller kund (minst ett sökbegrepp) Klicka sedan på sök Klicka på hämtordernumret Du vill granska. Sid 6 (15)

7 Hela hämtordern visas nu i websesam och den kan även skrivas ut igen. Observera att Hämtas datum visas i bilden och vid utskrift. Bilden visar även status på hämtordern. När en eller flera rader i hämtordern är makulerade, av område Hjälpmedel får Du ett meddelande i websesam (meddelande skickas ej om alla rader på hämtordern har returtagits, då ändras statusen på hämtordern till Stängd ). Klicka på datum-länken så visas hämtordern med aktuell status per orderrad. Sid 7 (15)

8 Individkort Nu kan Du söka upp en individ utan att ha kännedom om hela individnumret. Genom att ange en asterisk före eller efter kan man söka fram individer som börjar respektive slutar på vissa tecken. T.ex kommer sökning med 123* att leta fram alla individer som börjar med siffrorna 123, medan sökning med *123 presenterar alla individnummer som avslutas med 123. Bilden Individkort är nu kompletterad så att Specialanpassnings-id, datum och beskrivning visas om sådan finns. Kundordernummer Ditt kundordernummer visas direkt i websesam 2 då du verkställt en order. Din order registreras direkt hos HMC och referensnummer finns därför inte längre i websesam 2. Ditt kundordernummer består av år + vecka + löpnummer. Detsamma gäller för Arbetsorder och Hämtorder. Sid 8 (15)

9 Kvittera leveranser Nu är funktionen Kvittera leveranser igång (kommer att utvecklas vidare). När Du lagt en beställning i websesam ska leveransen kvitteras i websesam (har ej saldopåverkan, saldo räknas upp vid utleverans från HMC). Du som förskrivare ska kvittera när Du får en leverans till patient via Din arbetsplats eller till Ditt förråd om inte uppackning ingår i område Hjälpmedels uppdrag. Gäller även vid leveranser beställda till förskrivande enhet. När område Hjälpmedel levererar till patient eller till lager där uppackning ingår, ska område Hjälpmedel kvittera. Gäller även vid leverans av grundutrustning som levereras till annan plats än förskrivande enhet. Öppna Dina uppgifter i menyn till höger och klicka på Bekräfta leveranser I bilden visas de beställningar som finns att bekräfta, Du kan även söka genom att ange följesedelsnummer och klicka på Sök. Klicka på aktuell följesedel för att öppna den. I bilden Bekräfta leveranser, under Dina uppgifter, är det nu möjligt att ange datum för bekräftelse. Fältet är förifyllt med dagens datum, men användaren kan ange ett annat datum. Systemet kontrollerar att datumet inte är tidigare än leveransdatum på följesedeln eller efter dagens datum. Sid 9 (15)

10 När Du klickat på följesedelnumret, visas innehållet i följesedeln. Klicka på Verkställ för att bekräfta leveransen. Information om vem som kvitterat och när kvittens skett, finns efter fakturering presenterat i det elektroniska fakturaunderlaget. Lagersaldo Lagersaldo visas endast i bilden Artikeldetaljer (som Du kommer till när Du klickar på ett artikelnummer). Är det en individartikel Du sökt fram kan du även klicka på antalet under tillgängligt saldo, för att se vilka individer som finns tillgängliga i Ditt eller HMC:s lager. Se vidare under Uttag ur eget förråd. Leveransvilkor Välj i dropplisten om Du vill att Din beställning ska kvitteras, vid tomt fält gäller Skall kvitteras. Detta fältet används endast om Du tillåter chauffören att lämna godset utan kvittens, ex. om ingen kan kvittera leveransen. Sid 10 (15)

11 Låneförbindelse Vid utskrift av låneförbindelse fungerade inte Skriv ut-länken överst i bilden. Detta är nu rättat, så att det går att skriva ut en bild från websesam. OBS!!! Denna länk ska inte användas för utskrift av låneförbindelse, utan använd ALLTID knappen Skriv ut, för utskrift av Västra Götalands låneförbindelse inkl. lånevillkor. Manual Finns nu under Allmän info menyn till höger. Ordinationsöversikt För att få uppgifter om förskrivarens namn, telefonnummer osv klickar Du på förskrivarens id. Personnummer När Du fyller i personnummer måste Du alltid inleda med 19 eller 20. Samleverans När Du på en kundorder beställer flera typer av hjälpmedel (ex. rollator, man.rullstol och lyft) så kan hjälpmedlen komma att plockas från olika HMC-lager i VGR. För att se korrekt leveransdatum vid samleverans, öppna orderbekräftelsen och kontrollera. Telefonnummer Det är nu tvingande att uppge telefonnummer när Du registrerar en kundorder. Sid 11 (15)

12 Tilläggstext till artikel Vid beställning av hjälpmedel finns möjlighet att lägga till en specifik informationstext som kan kopplas till artikelraden. Nu kan Du göra det i fältet Tilläggstext till artikel. Registrera artikelnummer och antal som vanligt och fyll i eventuell tilläggstext och klicka på Spara ändringarna eller tryck ENTER för lägga till den artikel Du vill beställa. Du kan lägga till textrader i efterhand genom att skriva texten i tilläggsfältet, markera textrutan på den kundorderrad Du vill ha texten och därefter klicka på Spara ändringarna. När ändringarna sparas i exemplet ovan kommer tilläggstexten att kopplas till artikel och synas under betalaren för aktuell orderrad. Används t ex vid beställning av rullstol Cross enligt den nya lathunden. Mer info hittar Du här: Omrade-Hjalpmedel/Nyheter-HMC/Guiden-for-rullstol-Cross-ersattsmed-lathund1/ Sid 12 (15)

13 Uttag ur eget förråd För att hitta vilka individer som enligt websesam 2 finns i Ditt lokala förråd, gör Du enligt instruktionen nedan. När Du identifierat ett individnummer gör Du uttaget enligt ordinarie rutin. De individnummer som börjar med F är fiktiva nummer (=finns ej lapp på artikeln) på de artiklar som tidigare inte var individmärkta. Börja med att leverera ut de fiktiva numren, innan Du levererar ut de artiklar som har en individnummer-lapp. OBS! För att det ska finnas några indivder på Ditt förråd, krävs det att Ditt förråd är inventerat och saldo är korrekt. I bilden Artikeldetaljer (som Du kommer till när Du klickar på ett artikelnummer) visas lagersaldo. Är det en individartikel Du sökt fram kan Du även klicka på antalet under tillgängligt saldo, för att se vilka individer som finns tillgängliga i Ditt lager. I lagerbilden (se nedan) visas vilka individnummer Du har på ditt lager, nummer som börjar på F är fiktiva och saknar individnummerlappar på artikeln. Har Du fiktiva individer ska dessa levereras ut i första hand. Skriv upp ett individnummer som Du sedan anger när Du registrera uttag ur eget förråd till en brukare. Skriv in individnumret i fältet Individ och klicka på Spara ändringarna. Sid 13 (15)

14 Varning visas i websesam när uttag ur eget förråd skapar negativt lagersaldo. Vårdenhet - Kundorder till Vårdenhet Nu har Du möjlighet att i websesam välja hyra eller köp när Du beställer till Vårdenhet. Välj aktuell vårdenhet och klicka på Fortsätt Om Du vill köpa artiklarna ska Du bocka för Ändra debiteringsform till köp Valet att ändra debiteringsform till köp, som görs överst i orderradsbilden i websesam visas nu tydligt på orderraderna. Det innebär att när användaren bockat för "Ändra debiteringsform till köp", visas försäljningspris istället för hyra. Kunden får därmed en bättre prisbild vid orderradsregistreringen. Sid 14 (15)

15 Övrig information Behörighet till websesam för beställare (icke-förskrivare) För de websesam-användare som inte är förskrivare är det nu möjligt att: Registrera och söka Arbetsorder. (OBS! Gäller ej Konsultation och Specialanpassning) Registrera och söka Hämtorder. Bekräfta leveranser. OBS! För att kunna förskriva hjälpmedel till patient och utföra Byte baskod krävs fortfarande att man måste vara registrerad som förskrivare. Hjälpmedelsbilden, endast hjälpmedel där vi konverterat över aktuellt artikelnummer syns i hjälpmedelsbilden. Gamla ordrar innehåller textinformation om gammalt ordernummer och förskrivare (ingen klickbar länk till förskrivaren eller komplett order). För utförlig information om ordrar lagda för gå till Historikmiljö websesam Meddelanden till Er förskrivare, skickas nu vid betydligt fler tillfällen än tidigare. Det ökade antalet meddelanden som skickas ingår i det nya Hjälpmedelsavtalet. Övriga skillnader mellan websesam 2 och websesam Dina uppgifter: Lån, finns inte, kommer senare att ersättas med uppföljning. Rekvirerat per ordinatör, saknas, kommer senare. Prio 99-artiklar, saknas, kommer senare. Baskodshistorik, saknas, kommer senare. Sid 15 (15)