Att serva våra medarbetare

Transkript

1 Den 10 sept 2015 Att serva våra medarbetare Elisabet Lundholm, projektledare intranätet Fredrik Jarnestad, verksamhetsutvecklare Region Skåne

2 =

3 Det mesta finns på lagret

4 men inte uppackat och dåligt skyltat.

5 Inte nöjda med servicen

6 Det Självklara Snabba Ofta

7 Så har vi arbetat med serviceanpassning av intranätet 1.Tagit reda på behoven och viktat dessa 2.Testat fram bästa sätt att använda informationen 3. Redaktionellt slitgöra.

8 Vi började med personalområdet ARBETSMILJÖ OCH HÄLSA Friskvård och företagshälsovård, bildskärmsglasögon, medarbetarsamtal och medarbetarundersökningar. Region Skånes arbetsmiljöarbete. Samverkan och föreningar. ARBETSTIDER, LEDIGHET OCH FRÅNVARO Scheman, vanliga frågor och svar om arbetstider inklusive flex och OB. Samt vad som gäller vid semester, föräldraledighet och sjukdom. BLANKETTER OCH FORMULÄR Personalblanketter som rör dig som medarbetare i Region Skåne. Blanketter och formulär för lön, medarbetarsamtal, anställning och tystnadsplikt, samt APT-mallar. LEDIGA JOBB Lediga jobb inom Region 2240 Skåne, sidor länk till skane.se LÖN, ERSÄTTNINGAR OCH FÖRMÅNER Lön och lönefrågor, ersättningar vid resor och utlägg, utbildningsförmåner, pension och försäkringar, gåvor och uppvaktning. OM MIN ANSTÄLLNING Svar på de 10% välbesökt 75% används inte vanligaste frågorna som rör din anställning. Introduktionsprogram för dig som nyanställd. Anställningsavtal, intyg och betyg, bisyssla, byte av arbetsplats inom Region Skåne samt lista över fack- och yrkesförbund. UTBILDNING OCH 270 publicerare KOMPETENSUTVECKLING Utbildningar och seminarier för Region Skånes medarbetare samt material till student och handledare, AT-/ST-läkares och PTP-psykologers program. Även hänvisningar till Utbildningsportalen och Vårdgivare i Skånes utbildningskalender. KONTAKT Stöd i vart du vänder dig för olika frågor som rör din anställning. FÖR CHEF OCH HR Information och verktyg för dig som chef eller som arbetar med HR-frågor i Region Skåne. Stöd i frågor kring kompetensförsörjning och rekrytering, dina medarbetares arbetsmiljö, lön samt arbetstid. Chefs- och ledarskapsutbildningar samt stöd för chefens egen utveckling.

9 Vi vet innehållet. Men hur väl fungerar det? Effektivitetsmätning Faktaunderlag: Vanligaste frågorna till lönesupporten Besöksstatistik från intranätet Sökordsanalys Benchmarking från andra HR-verksamheter i större koncerner Mätningen: 11 frågor till 15 medarbetare

10 Effektivitetsmätningen Uppgiftslösning per uppgift Framgång/Misslyckande

11 Från informerande till instruerande

12 Vi fortsatte med stöd & service Låna och beställa artiklar från sjukhusbiblioteken, medicinska databaser och kliniska beslutstöd. Journalskanning, arkivera rätt, dokument- och ärendehantering. BLANKETTER OCH FORMULÄR Blanketter och formulär från olika ämnesområden i intranätet. EKONOMI Organisationsnummer, kontanthantering, faktureringsadresser, budget, ekonomisk redovisning, inköp, avtal och upphandling. FÖRRÅD OCH FÖRBRUKNINGSMATERIAL Beställning av förråds- och förbrukningsmaterial; artikelinformation, beställning och leverans. HUS, RECEPTION OCH PARKERING Receptionstjänster, kartor och parkering för våra kontors-och sjukhusområden, turschema och adresser för post och paket samt manualer för skyltar för 3215 fastigheten. sidor IT-SYSTEM OCH MANUALER Lista med IT-system och produkter, beställning och information om telefoni- och IT-tjänster samt manualer och handböcker för ITsystem, intranät, datorer, telefoner 15 och % kringutrustning. välbesökt KOMMUNIKATION OCH TRYCKSAKER Mallar för till exempel e-postsignatur, Word, InDesign och PowerPoint. Bildbanker, logotyper och grafiska element. Beställning av trycksaker, presentations- Främst och mässmaterial. IT-systemen Stöd samt att leda allt kommunikation, man stöd i kontakt med press och media samt stöd för bokar, webbpublicering. beställer, LOKALVÅRD, felanmäler AVFALL, och TEXTIL OCH TVÄTT Instruktioner för avfallshantering samt rutiner och beställning för lokalvård (städ), textilier (arbetskläder, bäddlakan, handdukar mm) och tvätt. kontaktar MÅLTIDER för OCH support. MENYER Aktuella matsedlar och menyer för restauranger, kök och caféer samt beställning av patientmåltider och livsmedel. RESA OCH MÖTEN Boka 275 publicerare möteslokaler och beställa fika, instruktioner för distansmöten (Lync,video- och telefonkonferans). Resa i jobbet; reseersättning, låna Jojo-kort eller cykel, boka tjänstebil och hyrbil. RS-KORT (etjänstekort) Beställa och förnya RS-kort (etjänstekort), kortstationer, öppettider och kontaktuppgifter. Andra passerkort, nycklar och bevakningstjänster. SUPPORT OCH FELANMÄLAN Kontaktuppgifter för support och felanmälan inom IT-system, datorer och skrivare, telefoner och telefonabonemang, intranätet, personal- och ekonomitjänster, koncerninköp, fastigheter, transport och parkering, resa i jobbet samt för tvätt och textilier. TRANSPORT OCH FLYTT Beställa flytt av kontor eller arbetsplats, boka transport. Post- och turschema för prover och blodkomponenter, internpost, hjälpmedel, apoteksvaror och riskavfall mellan sjukhus, vårdcentraler, tandvårdskliniker och privata vårdgivare.

13 Vilket innehåll är egentligen viktigt? Behovsanalys Faktaunderlag: FAQ från supporter och kundtjänster inom Region Skåne Interna kundundersökningar från RS serviceorganisationer Användarundersökningar Besöksstatistik och sökordsanalys från intranätet Benchmarking generell från andra större koncerner Mätningen: Enkät till 3000 medarbetare, 400 svarade.

14

15 Vote Tydliga toppbehov 14.0% 12.0% 10.0% 8.0% 6.0% 4.0% 1. Felanmäla och få support (IT/telefoni, fastigheter, utrustning) 2. Använda intranätet (inställningar, söktips) 3. IT-system och program, lista och länkar 4. Boka bil, poolbil, jojo-kort 5. Manualer och självhjälp (IT, telefoni, skrivare) 6. Informationsmaterial till patienter 7. RS-kort (beställa/förnya, foto, regler) 8. Fakturor, kontering och godkännande 9. Biblioteksservice, medicinska databaser och kliniska beslutsstöd 10. Förråds- och förbrukningsmaterial (produktinformation och beställning) 2.0% 0.0% Tasks

16

17 Exempel sorteringstest

18 Exempel trädtest

19 Testmetoden låter medarbetarna själva bestämma hur de bäst hittar vad de söker.

20 Runt 950 kollegor har hjälpt till Personalinformationen Stöd&service-delen 15 pers gick på djupet i effektivitetsmätningen Strukturtest 1: 66 pers Strukturtest chefer&hr: 20 pers Strukturtest 2: 98 pers Behovsanalys: 400 pers Strukturtest 1: 92 pers Strukturtest 2: 240 pers Ca 200 användare Ca 750 användare

21 Exempel från personaldelen:

22 Exempel från servicedelen:

23

24 Tips att ta med! Ta reda på MAJORITETENS syn på det Självklara, Snabba och Ofta. Våga prioritera! Många källor till faktaunderlaget. En bred referensgrupp! You can t please them all. Men fakta fungerar.

25

26 Tack!