Behovsanalys Beslutsunderlag för utveckling av Region Kronobergs intranät och service till externa intressenter 29 september 2015

Transkript

1 Beslutsunderlag för utveckling av Region Kronobergs intranät och service till externa intressenter 29 september 2015

2 Innehållsförteckning Om projektet... 3 Bilagor... 3 Om Webbrådgivaren... 4 Om denna rapport... 4 Strategisk princip för intranät... 5 Starkt behov av förbättring... 6 Behovsundersökning medarbetare... 7 Specifika medarbetargruppers behov... 8 Behovsundersökning externa intressenter... 9 Rekommendation: Struktur på intranätet Strategisk prioritering Strukturförslag Rekommendation: Toppbehov Medicinska riktlinjer och rutiner, vårdprogram Sök person, funktion eller verksamhet Nyheter, meddelanden inom mina enheter/verksamheter Arbetstider, ledighet och frånvaro Driftsinformation (IT, fastighet, medicinsk utrustning, etc.) Utbildning och kompetensutveckling Support, manualer och beställning för IT, telefoni och vårdinformationssystem Rekommendation: Startsida Rekommendation: Externa intressenter (19)

3 Om projektet Förstudien startade i juni 2015 och har letts av Fredrik Wackå, Webbrådgivaren Sverige AB. Projektledare för Region Kronoberg har varit Johanna Mysjö och Hanna Lindmark. En intern projektgrupp har varit djupt engagerad i stora delar av arbetet. Andra medarbetare och representanter för externa intressenter har inkluderats i flera steg under behovsanalysen, bland annat genom intervjuer och kvalitetssäkring. 881 medarbetare svarade på en enkät skapad för att få fram kvantitativa behovsdata. 74 externa intressenter svarade på en delvis anpassad enkät i samma syfte. Nästa 300 medarbetare uttryckte egna önskemål och idéer i enkäten. Vi har använt många källor i arbetet: intervjuer, nuvarande webbinformation, användningsstatistik, tidigare gjorde koncept och utredningar, benchmarking med andra region- och landstingsintranät, våra egna jämförelsetal för intranät med mera. Sammantaget vilar denna undersökning och dess rekommendationer på en mycket stabil grund. De slutsatser som dras och de rekommendationer vi gör är byggda på fakta, inte på åsikter. Bilagor ResultatPresentation.pptx RankingKlassRegionKronoberg.xls Kommentarer.xls Data.xlsx ResultatExternaIntressenter.xls KommentarerExternaIntressenter.xls StartRK.png Genomgång av medarbetarnas resultat, inklusive jämförelse mellan olika undermålgrupper. Gruppering och strategisk omprioritering av medarbetarnas resultat. Medarbetarnas fritextkommentarer. Rådata, medarbetarnas undersökning. Listning av resultaten för externa intressenter. De externa intressenternas fritextkommentarer. Mockup/skiss på startsidan för intranät. 3 (19)

4 Om Webbrådgivaren Vi arbetar med analys och förstudier för stora informationstunga sajter, framförallt me d intranät, samt med att stärka innehållsarbetet vilket inkluderar allt från informationskvalitet till arbetsorganisation, navigationsstruktur och sökbarhet. Tillsammans med specialister i bland annat Storbritannien, Irland, USA, Kanada, Holland, Belgien och Norge ingår vi i nätverket Customer Carewords 1 inom vilket vi arbetar med metodutveckling. Vår kärna är att ta fram beslutsunderlag som direkt går att agera på. Vi fokuserar på prioritering och det som skapar störst nytta för användaren. Våra metoder har använts inom alla typer av företag och organisationer. Bara i Sverige/Norden har vi arbetat med till exempel följande organisationer: Region Halland Region Skåne Arla IKEA Tillväxtverket Kriminalvården Lantmännen Mölnlycke Health Care AstraZeneca Preem Malmö stad Pfizer Inom nätverket har vi också arbetat med Google, Atlas Copco, Rolls Royce, IBM, Microsoft, Cisco, OECD, Schlumberger och många andra. Om denna rapport Rapportens syfte är att sammanfatta och illustrera slutsatser av behovsdatan. Den fullständiga redovisningen av resultat finns i bifogade dokument, inte här. Rapporten redovisar först det viktigaste kring medarbetarnas behov och sedan de externa intressenternas. Därefter dras och diskuteras slutsatser (19)

5 Strategisk princip för intranät Ett intranät är en plats för självbetjäning. Genom att se och möta behoven skapar vi nytta för medarbetarna. Begreppet självbetjäning är centralt och ska tolkas i sin ursprungliga, generella form. Det handlar inte uteslutande om att fylla i ett formulär eller använda en applikation. Även nyheterna är självbetjäning i ordets egentliga betydelse att användaren själv gör en betydande del av arbetet. Vi frågar alltså inte vår chef vad som händer i organisationen; vi läser det själv. Vi ringer inte HR och undrar hur många semesterdagar vi får spara; vi letar reda på siffran själv. Det medarbetaren vet bättre än någon annan är vad hon behöver. Den insikten måste en intranätutveckling grundas på. Det är däremot djupt orättvist att be medarbetaren önska sig en lösning på behovet. Om någon tycker att intranätet är svårt att hitta på önskar de sig en bättre sökmotor. Men problemet kan mycket väl vara dåligt skrivet innehåll eller felaktigt konstruerade menyer. Även vilka lösningar som krävs måste betraktas i ett större perspektiv. Allt för ofta fokuserar intranätredaktioner på lösningarnas beståndsdelar. De lägger ut i nformation. Någon skapar ett verktyg. Andra startar ett diskussionsforum. Men allt detta ska vara underordnat behovet. Ingen vill ha information för informationens egen skull. Dess värde uppstår när den har skapat önskad effekt, inte när den har publicerats. Vi ska alltså se behovet och därefter avgöra vilka beståndsdelar som krävs. Ett ofta högt prioriterat behov är Lön, vilket är ett utmärkt exempel. Det är ett behov som kräver information kring utbetalningsdagar, lönesättningsprinciper, utvecklingssamtal, etc. Det kräver också teknisk funktionalitet (inloggning, koppling till HR-system) för att den enskilde ska se till exempel sin senaste lönespecifikation. Det är också rimligt att det finns möjlighet att ställa frågor kring lön och då krävs stöd för kommunikation. Beståndsdelarna går inte att skilja från helheten. Det är inte beståndsdelarna medarbetaren vill ha. Slutsatsen är denna: Intranätets yttersta strategi är att erbjuda den nytta som medarbetarna behöver. Behoven och inte lösningarna ska vara i fokus för både användning av och organisationen kring intranätet. Framgång definieras som att önskade effekter uppstår inte att informationen och lösningarna finns där. Konkret betyder detta att medarbetaren ska hitta allt hon behöver kring Lön på ett ställe. Någon ska vara ansvarig för att detta ställe löpande utvecklas. Region Kronoberg ska följa upp vad medarbetare behöver och hur de lyckas. Framgång är att allt fler hittar det de behöver allt snabbare. 5 (19)

6 Starkt behov av förbättring Undersökningen och analysen av den är framförallt framåtsyftande. Resultaten handlar om vad som måste göras bra, utan att nödvändigtvis bedöma hur det redan görs (även om det finns många matnyttiga fritextkommentarer kring detta). Dock: För att göra en nollmätning av hur informationsstödet och servicen upplevs idag, fick medarbetarna som en frivillig del av enkäten också svara på en attitydundersökning samt en Ja/Nej-fråga kring om de brukar kunna hitta eller göra det de vill. Nöjdhetsnivån med nuvarande stöd är 19 %, vilket är mycket lågt. Av de 54 intranät vi mätt på samma sätt är Region Kronobergs det näst sämsta. Dessa 19 % är i praktiken ett nyckeltal möjligt att följa upp efter en förändring. Om vi tar hänsyn till dels hur negativt olika aspekter upplevs, dels hur stor skillnaden mellan den positiva och den negativa upplevelsen av aspekten är, kan vi dra slutsatsen att Region Kronoberg i sitt utvecklingsprojekt ska säkerställa en betydande förbättring för följande upplevda svårigheter. Dåliga sökresultat Förvirrande menyer och länkar Tar lång tid att göra saker Gammal information Svår layout / svårläst Tråkig, inte attraktiv design Svårt att kontakta en person Ofullständig information Omöjligt att bedöma, betygsätta eller rekommendera sidor Svårt att ge synpunkter eller bidra till innehållet Vilseledande, inte uppriktig information Felaktig information Svåra texter, mycket fackuttryck 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Ett annat nyckeltal ur undersökningen är de 54 % som upplever att de brukar kunna göra eller hitta det de vill. Även denna mätning har vi jämförelsesiffror för och Region Kronoberg hamnar på plats 11 av 14. Vi ser att många intranät placerar sig kring % på denna fråga vilket alltså är fullt möjligt att sträva efter och även att följa upp vid ett senare tillfälle. 6 (19)

7 Behovsundersökning medarbetare Genom den inventering som gjordes samlade vi ihop nästan 400 potentiella behov (eller ledtrådar till behov). Projektgruppen bearbetade denna lista och gjorde en bedömning av vilka som var relevanta att fråga om. Därefter fick medarbetarna en möjlighet att i en enkät prioritera 65 behov eller uppgifter de behöver utföra. Genom omröstningstekniken i enkäten kan vi tydligt skilja behoven från varandra och framförallt tydligt se vilka de viktigaste behoven är. Gul färg visar de uppgifter som fick flest röster, cirka 25 % av alla poäng, grön färg visar upp till 50 % av poängen och blå färg upp till 75 % av poängen. Antalet poäng visas i högerkolumnen. (En fullständig resultatlista finns i bilagorna.) Medicinska riktlinjer och rutiner, vårdprogram 1169 Sök person, funktion eller verksamhet 991 Nyheter, meddelanden inom mina enheter/verksamheter 650 Arbetstider, ledighet och frånvaro 633 Utbildning och kompetensutveckling 521 Support, manualer och beställning för IT, telefoni och vårdinformationssystem Lön och ersättning 435 Journalhantering 378 Möten och resor (boka bil, lokal, distansmöten, etc.) 363 Nyheter för hela regionen 343 Allvarlig händelse: kris och beredskap 324 Friskvård och förmåner 323 Analyssortiment, provtagningsanvisningar 280 Informationsmaterial, grafisk profil, mallar, etc. 247 Smittskydd och vårdhygien 242 Förbättringsarbete (metoder, verktyg) 241 Läkemedel 239 Ledning, styrning och uppföljning 232 Avvikelsehantering 226 Kvalitet och verksamhetsutveckling 217 Patientsäkerhetsarbete 207 Driftsinformation (IT, fastighet, medicinsk utrustning, etc.) 184 Använda 1177 Vårdguiden 178 Arbetsmiljö (ergonomi, företagshälsovård, etc.) 176 Rekrytering och introduktion (anställningspaket, etc.) 166 Samverkan (APT, medarbetarsamtal, fackligt, etc.) 163 Forskning och utvecklingsprojekt 155 Lediga jobb 155 De 12 första behoven definierat som saker intranätet kan hjälpa medarbetarna att göra eller hitta fick alltså 50 procent av rösterna. De återstående 53 uppgifterna fick samma andel röster. 7 (19) 499

8 Detta visar att behoven hos Region Kronobergs medarbetare är konkret definierade och dessutom mycket tydligt prioriterade. Det är dessa uppgifter som kommande versioner av intranätet måste lösa på bästa tänkbara sätt. Intranätet kan vara mycket väl utvecklat också för andra uppgifter men det måste åtminstone leverera snabb och praktisk nytta för dessa allra mest betonade behov. Specifika medarbetargruppers behov Genom undersökningen kan vi också skilja på olika grupper ur flera olika perspektiv vilken organisatorisk del medarbetaren tillhör, medarbetarens yrkeskategori samt om hon är chef eller inte. De olika gruppernas kompletta resultatlistor finns som sagt i det bifogade materialet. Här lyfter vi fram de punkter där en enskild grupp på ett avgörande sätt skiljer sig från totalresultaten. Avgörande definieras som att gruppen har ett Topp 50 %-behov som inte syns i ovanstående totala Topp 75 %-redovisning. Organisatoriska enheter Medicinskt servicecentrum Regional utveckling Regionservice Medicinteknisk utrustning och service Fakturahantering Folkhälsoarbete Fastighetsservice, lokalvård och vaktmästeri Yrkeskategorier Teknik och service Undersköterska/Skötare Läkare, tandläkare m fl Medicinsk sekreterare Administrativ personal Fastighetsservice, lokalvård och vaktmästeri Medicinteknisk utrustning och service Inköp och upphandling Personlig säkerhet (arbetsskador, hot/våld) Jourschema Patientavgifter, taxor och ersättning Aktuella projekt i organisationen Fakturahantering Reflektion Det vi ser här är att människor prioriterar det de arbetar med, vilket är både rimligt och förväntat. Det är ju precis det vi velat definiera och bekräfta. Det blir ännu tydligare i gruppernas resultatlistor i sin helhet. Ett exempel är Journalhantering som visserligen finns med ganska högt upp i flera yrkeskategorier, men som är det allra vikti gaste behovet för medicinska sekreterare. 8 (19)

9 Användningen av denna insikt, och i praktiken dessa resultatlistor, är uppenbar. Det ska användas för strukturval och/eller segmentering vilket vi återkommer till i slutsatserna. Behovsundersökning externa intressenter Region Kronoberg har ett ansvar för att ge service även till människor som inte är anställda i regionen. Det gäller privata vårdgivare som har avtal med regionen, medicinskt ansvariga sjuksköterskor i regionens kommuner, samarbetspartners i andra regioner/landsting och så vidare. Utgångspunkten var det underlag som projektgruppen bearbetade för medarbetarna. Ur detta gjordes ett urval, där till exempel sådant som handlar om själva anställningen togs bort. Resultaten presenteras inte på samma ingående sätt som för medarbetarna. 74 representanter för de externa intressenterna svarade vilket är en för liten grupp för att kunna dra långtgående slutsatser. Följande är den kompletta resultatlistan (antal poäng i högerkolumnen). Medicinska riktlinjer och rutiner, vårdprogram 156 Sök person, funktion eller verksamhet 86 Utbildning och kompetensutveckling 71 Smittskydd och vårdhygien 59 Journalhantering 54 Analyssortiment, provtagningsanvisningar 53 Patientsäkerhetsarbete 49 Väntetider till behandling, undersökning, etc. 48 Erfarenhetsutbyte och diskussion 47 Läkemedel 41 Support, manualer för IT och vårdinformationssystem 40 Använda 1177 Vårdguiden 36 Hälso- och sjukvårdsnyheter från Region Kronoberg 36 Folkhälsoarbete 34 Vård av personer från andra län och länder 33 9 (19)

10 Forskning och utvecklingsprojekt 31 Samarbete och projekt med Region Kronoberg (dela dokument, etc.) 28 Allvarlig händelse: kris och beredskap 25 Aktuella projekt inom Region Kronoberg 24 Driftsinformation (IT/telefoni, medicinsk utrustning, etc.) 24 Medicinteknisk utrustning och service 23 Patientavgifter, taxor och ersättning 18 Patienträttigheter (vårdgaranti, fritt vårdsökande, etc.) 17 Trycksaker, informationsmaterial 15 Försäkringsmedicin 14 Förbättringsförslag, avvikelsehantering 13 Kontakta medicinskt ansvariga på Region Kronoberg 11 Platsinformation (kartor, parkering, reception, matsedel, etc.) 8 Upphandlingar, bli leverantör till Region Kronoberg 5 Sjukresor 3 Transporter (lab-turer, medicin, hjälpmedel, patienter, etc.) 3 Hjälpmedel för patienter 2 Klassificering och koder 2 Fakturafrågor 1 Även om svaren inte har samma statistiska trovärdighet som för medarbetarna, kan några logiska mönster läsas ut. För det första delar gruppen sina toppuppgifter med medarbetarna. Ett bra sätt att snabbt hitta rätt medicinska riktlinjer kommer att hjälpa båda grupperna. Ett bra sätt att få kontaktuppgifter kommer att hjälpa båda grupperna, och så vidare. För det andra finns det ett mindre antal behov som rankas högre av de externa intressenterna. Det som verkligen står ut är väntetider samt möjligheten att diskutera och dela erfarenheter. 10 (19)

11 Rekommendation: Struktur på intranätet Vi har arbetat med ett stort antal intranätstrukturer och genomfört tester med tusentals användare. Slutsatsen är att det finns en grundstruktur som fungerar i alla organisationer. Människor är människor, överallt. Enskilda rubriker/navigationsetiketter kan naturligtvis skilja sig åt beroende på vad som är inarbetat i den enskilda organisationen, men principen för gruppering är en stark rekommendation från oss. Samtidigt vill vi påpeka att ingen struktur någonsin ska lanseras utan att testas nedanstående förslag bör alltså användas som underlag för strukturtester. Vi noterar att denna föreslagna struktur har stora likheter (om än inte total samstämmighet) med den idé er samarbetspartner Funka presenterat, vilket ytterligare understryker att Region Kronoberg verkligen ska undvika att uppfinna hjulet på denna punkt. Strategisk prioritering Projektgruppen gjorde vid sin genomgång av resultaten en omprioritering av ett begränsat antal behov. Tanken är att dessa av olika skäl bör behandlas som högre prioriterade än medarbetarnas röster visar. Dessa behov ingår i strukturen nedan och de är: Driftsinformation (IT, fastighet, medicinsk utrustning, etc.) Hög prioritet Använda 1177 Vårdguiden Medelhög prioritet Dela erfarenheter, diskutera Medelhög prioritet Platsinformation (kartor, parkering, reception, matsedel, etc.) Medelhög prioritet Strukturförslag Min anställning Innehåller det som handlar om den enskildes rättigheter och skyldigheter utifrån själva anställningen. Allt HR/personalrelaterat är givet i denna kategori. Ur behovsanalysen gjorde projektgruppen bedömningen att följande behov ska vara med i Min anställning. Observera att den inbördes ordningen dem emellan är betydelsefull. Det som flest rankar högt, ska också rent strukturellt ligga överst i menyn. Arbetstider, ledighet och frånvaro 633 Utbildning och kompetensutveckling 521 Lön och ersättning 435 Friskvård och förmåner 323 Arbetsmiljö (ergonomi, företagshälsovård, etc.) 176 Rekrytering och introduktion (anställningspaket, etc.) 166 Lediga jobb 155 Personlig säkerhet (arbetsskador, hot och våld, etc.) (19)

12 Stöd och service Innehåll och tjänster som potentiellt kan vara intressant för alla inom Region Kronoberg, oavsett deras yrke och befattning. Det är alltså generellt stöd som samlas här. Driftsinformation (IT, fastighet, medicinsk utrustning, etc.) 184 Support, manualer och beställning för IT, telefoni och vårdinformationssystem Möten och resor (boka bil, lokal, distansmöten, etc.) 363 Platsinformation (kartor, parkering, reception, matsedel, etc.) 113 Informationsmaterial, grafisk profil, mallar, etc. 247 Fastighetsservice, lokalvård och vaktmästeri 146 Restaurang, fika och catering 131 Inköp och upphandling 116 Fakturahantering 87 Stöd för att kommunicera (media, internt, etc.) 85 Kort och nycklar 73 Transporter (lab-turer, medicin, hjälpmedel, patienter, etc.) 67 Förråds- och förbrukningsmaterial 61 Tolk 51 Miljö (sortering, energibesparing, kemikalier, etc.) 41 Diarium och diarieföring Kärnverksamhet, exempel Hälso- och sjukvårdsarbete Detta är den tredje bärande kategorin. Där Min anställning rör relationen arbetstagare/arbetsgivare och Stöd och service riktar sig till alla medarbetare, är detta kategorin som stödjer människor i deras yrken/verksamheter. Regionens helt dominerande kärnverksamhet är hälso- och sjukvård och därför är det nödvändigt att starta med denna. Men principen kan användas för även andra verksamheter: Regionalt utvecklingsarbete, Leverera teknisk service, Trafikplanering och så vidare. Detta är med andra ord en del av strukturen som med fördel kan segmenteras så att varje medarbetare först ser den del som är relevant. Sedan bör övriga delar vara möjliga att nå. Medicinska riktlinjer och rutiner, vårdprogram 1169 Journalhantering 378 Använda 1177 Vårdguiden 178 Analyssortiment, provtagningsanvisningar 280 Smittskydd och vårdhygien 242 Läkemedel (19)

13 Patientsäkerhetsarbete 207 Patienträttigheter (vårdgaranti, fritt vårdsökande, etc.) 148 Vård av personer från andra län och länder 142 Medicinteknisk utrustning och service 139 Patientavgifter, taxor och ersättning 132 Jourschema 124 Väntetider till behandling, undersökning, etc. 111 Beläggningsöversikt 89 Hjälpmedel för patienter 60 Sjukresor 49 Patientkost 28 Försäkringsmedicin 14 Aktuellt I en stor organisation med många olika verksamheter och särskilt där fokus så tydligt måste ligga på de lokala nyheterna kan en startsida inte ensamt bära hela presentationen av det aktuella innehållet. Därför bör Region Kronoberg överväga en nyhetssajt för den som klickar på Aktuellt. Nyheter, meddelanden inom mina enheter/verksamheter 650 Nyheter för hela regionen 343 Kalender (regionen, min verksamhet) 113 Omvärldsbevakning (myndigheter, universitet, etc.) 70 Sagt om regionen i media 60 Utveckling och ledning Som gruppering är denna sannolikt logisk. Här fanns dock hos projektgruppen en stor osäkerhet kring rubriken, och vi håller med om den. I grupperingen finns ju mycket av det innehåll som traditionellt borde hamna i en Om regionen -kategori men det finns också mycket som snarare handlar om planering, förbättring och utveckling. I ljuset av denna svårighet är vår rekommendation att testa det med användarna. Är de andra kategorierna tillräckligt tydliga kan denna bli indirekt tydlig ändå. Fungerar den inte kan ett alternativ vara att dela upp kategorin i två olika: Om Region Kronoberg: Ledning/styrning, Aktuella projekt, Vision och så vidare. Utveckling, planering och förbättring: Verksamhetsutveckling, FoU och så vidare. Allvarlig händelse: kris och beredskap 324 Dela erfarenheter, diskutera 128 Förbättringsarbete (metoder, verktyg) 241 Ledning, styrning och uppföljning 232 Avvikelsehantering (19)

14 Kvalitet och verksamhetsutveckling 217 Samverkan (APT, medarbetarsamtal, fackligt, etc.) 163 Forskning och utvecklingsprojekt 155 Aktuella projekt i organisationen 142 Bibliotek 111 Ledningsgrupper (dagordning, protokoll, etc.) 109 Samarbete och projekt (dela dokument, etc.) 92 Vision och värdegrund 87 Folkhälsoarbete 80 Tystnadsplikt, sekretess och personuppgifter 58 Demokrati och politisk process 51 Få juridiskt stöd 25 Rekommendation: Toppbehov Medicinska riktlinjer och rutiner, vårdprogram Ur ett strikt intranätperspektiv är detta behov relativt enkelt att lösa. Det finns en naturlig informationsstruktur- och arkitektur. Strukturen är rimligen de medicinska specialiteterna som vårdpersonal är väl förtrogna med. Arkitekturen (det vill säga vad som möter användaren i en enskild riktlinje) är också uppenbar det mest relevanta i en akut situation ska vara överst. Svårigheten här är nästan alltid att riktlinjerna i sig inte finns alls, att de finns i många liknande men ändå olika versioner eller att de inte finns tillgängliga för alla. Om Region Kronoberg vill skapa en god service på denna punkt denna allra viktiga punkt måste arbetet därmed börja med att ta fram gemensamma riktlinjer. Sök person, funktion eller verksamhet Detta är det största generella behovet. Det gäller alla organisationer och alla medarbetare. Kraven på en översiktlig nivå måste vara dessa: En datakälla. Alla basala uppgifter ska hämtas från den eller de auktoritativa källorna. Det fungerar inte att växeln har ett eget system för anknytningar, och så vidare. Gedigen hantering av felstavningar och andra potentiella fel i inmatningen från den som söker. Stark organisationsprofil. Det är vanligt att medarbetare inte söker en person ( Kalle Svensson ) utan en funktion ( vem byter glödlampor i hus X ) eller position ( servicechef sjukhuset i Växjö ). Detta måste Sök person hantera. 14 (19)

15 Därutöver kan medarbetare ges möjlighet att beskriva sig själva, lägga till bild och så vidare. För ett intranät som utvecklas i tydlig social riktning blir det också naturligt att Sök person allt mer blir en profilsida för medarbetarens aktiviteter. Nyheter, meddelanden inom mina enheter/verksamheter News I can use. Så kan egentligen detta behov sammanfattas. Ju närmare en medarbetare ett nyhetsflöde ligger, desto mer relevant är det vilket också syns i denna undersökning. Igen är detta en begränsad utmaning ur ett intranätperspektiv. Antingen vet intranätet genom inloggning vem medarbetaren är och vilka flöden den ska ha, eller så får medarbetaren själv välja flöden. Det viktiga beslutet är på vilken nivå intranätet ska öppna upp för lokala flöden. För ett sjukhus? För en klinik? En avdelning? En utgångspunkt i er diskussion bör vara att inte finfördela allt för mycket inledningsvis. Varje flöde/avsändare ska ha en ansvarig och denna måste förstå intranätet tillräckligt väl för att inte till exempel återpublicera en regiongemensam nyhet för en enskild avdelning, och så vidare. Om Region Kronoberg mäktar med denna governance är en möjlig slutsats att medarbetaren har två skilda flöden. Lokalt flöde: Utgångspunkten är avdelningen men klinik och sjukhus distribueras i samma flöde till de avdelningar som berörs. Gemensamt flöde: Nyheter för hela regionen. Arbetstider, ledighet och frånvaro Traditionellt intranätinnehåll där utmaningen är innehållets kvalitet. Fokus måste vara att ge instruktioner för hur medarbetaren ska agera i stället för att informera om vad som gäller. Lag- och avtalstexter är endast referens och bakgrund, till exempel. Driftsinformation (IT, fastighet, medicinsk utrustning, etc.) Detta behov stöter vanligen på två större svårigheter. För det första att driftsinformationen når bredare än dem det berör. Att ett system ligger nere bör egentligen bara framgå för dem som använder systemet. Att en toalett är avstängd bör bara visas för dem som jobbar i det huset. Exakt hur långt Region Kronoberg klarar att segmentera detta beror på vilken information om användaren som intranätet får genom inloggningen. För det andra är kvaliteten på innehållet inte sällan undermålig. Huruvida detta är sant i Region Kronoberg vet vi inte. Men det är helt avgörande att de som publicerar driftsinformation är noggranna med att beskriva problemet, vem det berör, vad som görs, prognos och så vidare. 15 (19)

16 Utbildning och kompetensutveckling Utmaningen med detta behov är ganska lik utmaningen med de medicinska riktlinjerna. Det är nämligen inte särskilt komplext att bygga ett intranät som leder fram till relevanta utbildningar baserat på olika sökvägar: ämne, målgrupp, plats, etc. Det kan däremot vara desto mer komplext att sammanställa materialet. Vilka kurser ska vara med? Vem har underlag för dem? Med tanke på det stora intresse detta möter bör Region Kronoberg inleda ett arbete för att besvara frågor som dessa, och innan det gett resultat är det svårt att specificera intranätets stöd på denna punkt. Ambitionen måste dock vara att ge medarbetarna en så samlad översikt som möjligt. Support, manualer och beställning för IT, telefoni och vårdinformationssystem Vi kan låna sista meningen ovanför rubriken: Ambitionen måste vara att ge medarbetarna en så samlad översikt som möjligt. Det ska kort sagt för medarbetaren vara fullständigt osynligt om IT hanteras på ett sätt, telefon på ett annat och VIS på ytterligare ett. Ingången, principerna för att hitta, var felanmälan görs och så vidare ska upplevas som sammanhållet (oavsett om det är det i processerna bakom). 16 (19)

17 Rekommendation: Startsida Följande är en skiss den är alltså varken designad eller nödvändigtvis fullständig. Dess syfte är att illustrera det intryck medarbetarna bör få. Det första som vi vill trycka på är att hålla nyhetsytan begränsad. Nyheterna är viktiga, men inte det enda viktiga. Och likt andra behov är det rimligt att de som vill ha mer gör ett extra klick. Det andra är att ni verkligen ska fokusera på att ge intranätet en prägel av att vara nära den enskilda medarbetaren. Detta får genomslag i det lokala nyhets- och meddelandeflödet, naturligtvis, men vi rekommenderar också en ytterligare yta som är anpassad efter medarbetaren. I exemplet nedan exemplifieras det med Vårdavdelning 1. Det kan lika gärna vara IT-avdelningen eller Grimslövs folkhögskola en plats där information kan förmedlas utan att den behöver passa nyhets- eller meddelandeformatet, utan att det puttas ned av ett nytt meddelande. Vilken nivå ytan ska användas på (kliniken eller avdelningen, eller motsv.) bör bli en diskussion med berörda chefer och publicister. Finns ingen information för en medarbetare, försvinner ytan. En tredje punkt är att göra intranätets startsida relevant för det dagliga arbetet. Igen är det så att illustrationen handlar om hälso- och sjukvården (de medicinska riktlinjerna) men för andra typer av arbetsuppgifter kan motsvarande behov börja lösas redan på startsidan. Avslutningsvis har vi inte ritat in något omfattande stöd för sociala aktiviteter. Efterfrågan var inte särskilt stor. Samtidigt gjorde projektgruppen bedömningen att Dela erfarenheter, diskutera skulle ges relativt hög prioritet. Om detta blir ett mål i utvecklingsprojektet bör givetvis dessa aktiviteter synas på användarens startsida. I skissen finns en nedtonad lösning där forum/arbetsrum placeras i kategorin Aktuellt och nya händelser notifieras. En något mer utbyggd lösning skulle vara att inkludera sociala aktiviteter i Aktuellt-flödet på startsidan. Skiss: Nästa sida 17 (19)

18 18 (19)

19 Rekommendation: Externa intressenter Region Kronoberg ska i samband med intranätutvecklingen också skapa en bra service för externa intressenter. Utgångspunkten måste vara behoven och som framgår ovan finns det en påfallande stor samstämmighet mellan medarbetarnas behov och de externa intressenternas. Det är alltså rimligt att tänka sig de externa intressenternas webbplats som ett urval från intranätet med en delvis anpassad prioritering. Just detta med en delvis anpassad prioritering talar dock emot tanken att ge de externa målgrupperna tillgång till intranätet i rent teknisk mening. Självklart ska inget innehåll publiceras två gånger på två ställen allt som är exakt det samma ska hämtas från samma datakälla som intranätet men ur användbarhetssynpunkt är det rimligt att regionen skapar en separat webbplats för externa intressenter. Detta är ju också en mycket vanlig lösning i form av vårdgivarwebbar och motsvarande. Ett ytterligare argument för en separat webb är att det i vissa avseenden inte är samma information. Exemplet Utbildning och kompetensutveckling är sannolikt ett sådant. Rutiner för anmälan till kurser och vem som godkänner en anmälan är förstås inte de samma för en kommunal MAS som för en anställd medarbetare. Om det är samma webbplats måste sidan som beskriver anmälan finnas i två versioner som visas beroende på vem som loggar in. Att redaktionellt hantera en sådan webbplats blir mycket mer komplext eftersom publicisten måste byta profiler och hela tiden vara noggrann med vilken vy ser jag just nu?. Region Kronoberg har dessutom inte fullständig kontroll över vem de externa intressenterna är. Det är alltså inte möjligt att kräva inloggning. Därmed försvinner möjligheten att baserat på vem någon är anpassa innehållet, och sammantaget pekar detta på behovet av två sajter (tre med den vanliga externa webbplatsen inräknad). Vad som ska prioriteras framgår av behovslistan tidigare i denna rapport. Strukturellt innebär det att Min anställning försvinner men Utbildning och kompetensutveckling måste finnas kvar och lyftas fram. Hälso- och sjukvårdsarbete, Stöd och service, Utveckling och ledning samt Aktuellt finns kvar som grupperingar, men kan behöva formuleras om. Ett förslag till struktur är följande (även här gäller att strukturen måste testas): Medicinska riktlinjer (kan separeras från Hälso- och sjukvårdsarbete eftersom denna sajt till sitt omfång är betydligt mindre) Hälso- och sjukvårdsarbete Kompetens och utveckling Stöd och service Aktuellt Därutöver bör en mycket framträdande del av startsidan ha fasta genvägar till de tjänster/ämnen som oftast används av externa intressenter. Det handlar om exempel vis laboratoriemedicin/analyser, rättspsykiatri och väntetider. 19 (19)