Bilaga XX - SLA - Service Level Agreement, FT Sammanställd

Transkript

1 Nr Moment Bilaga XX - SLA - Service Level Agreement, FT Sammanställd Kund: FT Beskrivning av tjänstens omfattning samt arbetsfördelning mellan Arithma och Kunden Version 1.0 Franchise Kund Ansvar Arithma Frekvens/Deadline Gränssnitt Kommentar 1 Leverantörs-fakturor Skicka fakturor till scanningspartner Kund skall i första hand ändra Ansvarar för avtal med faktura adress hos leverantören så scanningspartner och levererar en fakturan går direkt till adress som Franchisetagaren skall scanningspartner och i andra hand använda. Meddelar när fakturor kan skicka manuellt via post till skickas upp till scanningspartner samt scanningsleverantör tillhandahåller adresslappar vid behov. Kunden skickar löpande fakturor till Scanningspartner Arithma ansvarar för kostnader mot Scanningspartner. I priset ingår 1500st fakt/år till kund Skickar fakturor till Arithma Saknade fakturor Ankomstregistra fakturor Kunden skickar OKQ8-fakturor och Arithma hanterar och konterar OKQ8 kortfakturor (t.ex. Handelsbanken) fakturor och fakturor med med samtliga kvittounderlag kvittonnderlag. Saknas kvittounderlag konterade till Arithma så bokas kostnaden som ej avdragsgill. Kunden ansvarar för att efterlysa eventuellt saknade fakturor. Påminnelser/inkasso skickas till Arithma med bifogad fakturakopia. Ser arithma att det finns bankdragningar utan fakturaunderlag kontaktar Arithma kunden. Kontrollerar inscannade parametrar och skickar till kund i systemet Kunden står för eventuella påminnelser och dröjsmålsräntor som inte beror på Arithmas brist i leverans. , telefon, post Kunden står för eventuella påminnelser och dröjsmålsräntor som inte beror på Arithmas brist i leverans. Dagligen som Arithma tillhandahåller 1.4 Kontering av fakturor Kunden konterar fakturna Arithma förkonterar lämpliga fakturor (t.ex. Tobak). som Arithma korrekt konterad skickas den tillbaka Är fakturan inte konterad eller inte tillhandahåller till kunden. 1.5

2 Konteringshjälp Kunden godkänner att Arithma konterar fakturorna. Arithma konterar fakturorna och kontaktar kunden vid behov. som Arithma Debiteras enligt gällande timtaxa. tillhandahåller 1.6 Signering av fakturor Kunden kontrollerar fakturan och godkänner den för betalning. Arithma skickar betalningsfiler på signerade belopp till bank. Kund kontrollerar i systemet löpande. Arithma skickar betalningsfiler tisdagar och torsdagar. som Arithma tillhandahåller Kunden ansvarar för bankavtal och eventuella kostnader för betalningsfiler Periodiseringar Utredningar Frågor/support kring fakturahantering Utbildning i fakturahanteringssystem Kund periodiserar fakturor vid behov. Kund står för kostnader hänförliga till utredningar som t.ex. dubbelbetalningar och saknade betalningar. Arithma kontrollerar utförda periodiseringar. Arithma står för kostnader hänförliga till utredningar som t.ex. dubbelbetalningar och saknade betalningar som beror på Arithma. som Arithma periodiseringar är gjorda vid ett Arithma ser alltid till att rätt tillhandahåller bokslut. Om kund vill att Arithma korrigerar missade periodiseringar månadsvis så debiterar Arithma enligt gällande timtaxa. , post Debiteras enligt gällande timtaxa Kontaktar Arithma vid osäkerhet. Supportar och utbildar kund vid frågor , telefon Kunden får en grundutbildning via telefon utav Arithma. Vid behov så kontaktar kunden Arithma för löpande utbildning. Utbildar kund via telefon. Finns tillgängliga för utbildning igen om behov uppstår från kunden. Vid uppstart, löpande Telefon Om kund vill ha utbildning på plats så debiteras resekostnader enligt gällande timtaxa. Vill kund komma till Arithma för utbildning så debiteras inget.

3 2 2.1 Kundfakturor Inslag i kassan Fakturaunderlag Kunden slår in allt som skall faktureras mot Övrig kredit i kassan och skickar avstämningsunderlag tillsammans med månadsrapporten. Stämmer av avstämningsunderlaget mot det som är fakturerat. Kunden skickar in ett attesterat Arithma skapar kundfaktura efter underlag konterat med angivna kundens underlag och skickar ut. faktureringsadresser tillsammans med kopia utav underlag som skall skickas med fakturan. , post , post Kostnader för 60 fakturor per år ingår i avtalet, allt utöver det faktureras årsvis till en kostnad utav 100 kr/faktura Avstämning kundreskontra Kund egen fakturering Kunden kontrollerar kundreskontralistan och återkopplar till Arithma om någon faktura skall tas som kundförlust. Arithma skickar ut en kundreskontra till kunden samt skickar ut påminnelser till fakturahantering. Kunden sköter själv faktureringen. Arithma bokar alla betalningar för Allt som faktureras slås in på Övrig fakturor mot Övrig kredit och stämmer kredit varje månad. Kund av det kontot mot kundens inskickade tillhandahåller kundreskontralista material. varje månad. Arithma har ej något samarbete med en indrivningsbyrå. Om kunden vill anlita en indrivningsbyrå så står kunden för omkostnaderna. Kostnader för 12 påminnelser per år ingår i avtalet med Arithma, allt utöver det faktureras årsvis till en kostnad utav 50 kr/påminnelse. Månadsvis , post Arithma bokar bort de differenser som uppkommer enligt avstämningar Likvidkonton Bankkonto Lån Skickar in kvitton och information om utbetalningar. Undersöker saknade underlag. Skickar in underlag om tagna lån samt underlag på amorteringar/ränta för lånet. Stämmer av bankkontot mot de underlag som har skickats in (kvitton, leverantörsfakturor m.m.) Återkoppplar till kund vilka underlag som saknas. Om ett underlag har efterfrågats 2 gånger men ej erhållits så bokar Arithma kostnaden som ej avdragsgill. Stämmer av lånet mot de underlag som har skickats in. Återkopplar till kund vilka underlag som saknas. Månadsvis Utredningar där Arithma tvingas kontakta leverantör för saknade underlag debiteras enligt gällande timtaxa

4 Stationsrapport Station och försäljningsrapport Kund skickar in avstämd Registrerar enligt inskickat material. Stationsrapport, Hjälper till att utreda Försäljningsrapport och Drivmedel differenser/oklarheter. försäljningsrapport. Kommenterar vid differenser/oklarheter. Presentkort Prisändring Egna uttag och Inkuranser från BOS Dagskasseavstämning Avstämning en Kund skickar in presentkort som använts som betalningsmedel under månaden. Stämmer av mot vad som är inslaget och kommenterar vid differens. Kund fyller i prisändringsblankett och skickar in tillsammans med månadsavslut. Kund skickar in utskriven lista från BOS tillsammans med månadsrapporten. Kund skickar in avstämningsunderlag där det går att följa hur mycket som är inslaget i kassan samt vilka dagskassor som är bankade tillsammans. Kommenterar vid differenser. Kund skickar in avstämningsunderlag där det går att följa hur mycket som är inslaget i kassan samt vad som är betalat via bankkontot. Räknar presentkorten och skickar en faktura till OK Detaljhandel när inskickade presentkort överstiger kr. Arithma återkopplar till kund om presentkort ej skickas in under året. Månadsvis. Alla underlag Arithma tillhanda den 5:e i månaden. Arithma skicka ut resultat senast den 12:e arbetsdagen efter komplett inkommet underlag., Vid upprepade förseningar äger Arithma rätt att extradebitera merarbete enligt gällande timtaxa. Arithma kan också ta kontakt med FC för att meddela att kund behöver hjälp med administrationen. Se 4.1, Skickas inga presentkort in utav kunden så kan Arithma ej fakturera och kunden får då ej ersättning för sina presentkort. Arithma registrerar blankett. Se 4.1 , post Skickas prisändring ej in så kan kund ej se på rapporterna hur mycket prisändringen har påverkat drivmedelsmarginalen. Arithma registrerar enligt de underlag som skcikas in. Arithma stämmer av dagskassorna enligt avstämningsunderlag mot insatta medel på bankkontot. Återkopplar till kund vid differenser mellan avstämning och insatta medel. Arithma stämmer av avstämningsunderlaget mot betalningar på bankkontot. Återkopplar till kund vid differenser mellan avstämning och insatta medel. Se 4.1 , post Skickas eget uttag och inkuranser ej in så kan kund ej se på rapporterna hur mycket dessa har påverkat marginalerna Se 4.1 , post Skickas avstämningsunderlag ej in utav kund så kan Arithma ej stämma av vilket kan leda till kassadifferenser som ej går att utreda utan kommer att bokas som kostnad. Se 4.1 , post Skickas avstämningsunderlag ej in utav kund så kan Arithma ej stämma av vilket kan leda till differenser som ej går att utreda utan kommer att bokas som kostnad.

5 Ut och Inbetalningar Övrig kredit avstämningsrapport Avstämning Privpak /DHL Inventering av lagervaror Inventering drivmedel Kund kontrollerar inslagna in och utbetalningar samt skickar in konterade underlag för allt. Kund skickar in en avstämningsrapport för Övrig Kredit som stämmer mot det som är inslaget i kassan. Kommenterar vid differenser. Kund skickar in en avstämningsrapport för Privpak/DHL som stämmer mot det som är inslaget i kassan. Kommenterar vid differenser. Skall månadsvis sammanställa och skicka in inventeringsunderlaget. Bokar enligt konterat underlag. Saknas underlag så bokas kostnaden som ej avdragsgill. Arithma stämmer av rapporten och bokar differenser som kostnader. Arithma stämmer av rapporten och bokar differenser som kostnader. Se 4.1 , post Skickas avstämningsunderlag ej in utav kund så kan Arithma ej stämma av vilket kan leda till differenser som ej går att utreda utan kommer att bokas som kostnad. Se 4.1 , post Skickas avstämningsunderlag ej in utav kund så kan Arithma ej stämma av vilket kan leda till differenser som ej går att utreda utan kommer att bokas som kostnad. Se 4.1 , post Skickas avstämningsunderlag ej in utav kund så kan Arithma ej stämma av vilket kan leda till differenser som ej går att utreda utan kommer att bokas som kostnad. Bokar underlaget. Om underlaget Se 4.1, Vid upprepade förseningar äger avviker från bokförda värden kontaktar Arithma rätt att extradebitera Arithma kund för vidare utredning. merarbete enligt gällande timtaxa Svinn drivmedel Storinventering torra varor Skall följa gällande FT avtal och få svinnersättning godkänt av FC innan fakturering. Inventerar och skickar in ifylld inventerings-sammanställning tillsammans med underlagen från BOS. Arithma fakturerar drivmedelsvinn enligt inskickade belopp. Tar in de inventerade värdet i systemet och får då ut verklig marginal. Arithma återkopplar vid ovanliga marginaler och ändrar marginal vid behov. Enligt överenskommelse mellan kund och FC. Arithma Rekommenderar storinventering 1-3 gånger per år. Underlagen tillhanda senast den 10:e i månaden efter., Vid behov sammanställer Arithma drivmedelssvinnet enligt siffrorna som Arithma har fått in i sitt system. Debiteras enligt gällande timtaxa. Kunden måste kontrollera att allt i BOS listorna är inventerat och innehåller rimliga värden. Vill kund att Arithma gör detta så debiteras det enligt gällande timtaxa Månadsinventering torra varor Skickar in utskriven lagervärdeslista varugrupp från BOS. Tar in de inventerade värdet i systemet och får då ut verklig marginal. Arithma återkopplar vid konstiga differenser. Se 4.1 Kunden måste kontrollera att allt i BOS listorna är inventerat och innehåller rimliga värden. Vill kund att Arithma gör detta så debiteras det enligt gällande timtaxa.

6 Anläggnings-register Inventarieförteckning Inköp inventarie Kunden går igenom inventarieförteckningen och meddelar om någon inventarie är skrotad. Arithma tillhandahåller en inventarieförteckning till kunden. Skrotar inventarier enligt kunds återkoppling. Kund konterar faktura mot konto Arithma lägger upp samt skriver en kommentar anläggningstillgången enligt hur många år som inventarien avskrivningstid som kund meddelar. skall skrivas av på. Avskrivningar Arithma skriver av anläggningstillgången varje månad tills det att bokföringsvärdet är 0. Försäljning inventarie Övrig redovisning Skattedeklaration Kontoavstämningar Löneadministrativa tjänster Inrapportering enligt gällande tidsplan Månadsmail/information till lön. Kund skickar in underlag på vilken inventarie som är såld och till vilket pris den är såld. Godkänner de kundansvariga på Arithma som deklarationsombud för Skatteverkets E-tjänster. Skickar in underlag till lönekontoret. Skickar information till lönekontoret om gällande bevakningar, ex långtidssjuka samt lediga. Lönekontoret levererar mall som ska användas av samtliga Arithma uppdaterar inventarieförteckningen och bokför eventuell vinst/förlust vid försäljning. Upprättar och deklarerar skattedeklaration elektroniskt. Stämmer av Skattekonto och meddelar kund om det är ett negativt saldo. För över fil alternativt knappar in manuella underlag Kontroll efter underlaget. Nödvändiga korrigeringar i lön. vid inköp Månadsvis vid försäljning Vid uppstart samt löpande vid förändringar Se tidsplan Se tidsplan som Arithma tillhandahåller., Papper och sedan elektroniskt. Kvittens från skatteverket skickas ut av Arithma vid efterfrågan. Underlagen inskickade efter deadline debiteras med 500 kr dag (arbetsdagar) 1-5 vid senare inlämning debiteras 1000 kr ytterligare. Lönekontoret tar fram mall.

7 Manuella underlag Lönegrupper/ Lönerevision Utmätningar Skickar in manuella underlag till lönekontoret via mail eller post. OBS måste vara underlag levererat från lönekontoret Arithma Ansvarar för att infomrera lönekontoret om när anställd ska flyttas upp i ny lönegrupp Tar fram underlag till kunden. Hanterar de manuella underlagen. Lönekontoret ändrar enligt inkommande underlag. Underlag skickas till lönekontoret. Gör avdrag på lön, rapport skickas till FT-gruppen, vilka sköter betalning till kronofogden. Ev nödvändig rapportering till KF görs av lön. Se tidsplan För ändring innevarande månad, ska underlag inkomma senast den 4:e samma månad. Underlag måste leveras till lönekontoret utan dröjsmål. Underlagen inskickade efter deadline debiteras med 500 kr dag (arbetsdagar) 1-5 vid senare inlämning debiteras 1000 kr ytterligare. korrigeringar och retroaktiva beräkningar pga sent inkommande underlag debiteras enligt gällande timtaxa. Eventuell förfrågningar görs av lönekontoret Lönebidrag Underlag skickas till lönekontoret. Fylls i av lönekontoret och skickas in. Tilläggstjänst: Debiteras enligt gällande timtaxa. Löneväxling Underlag om lönväxling lämnas in Lägger in i lön och bevakar att gällande Se tidsplan Uträkningar görs ej av lönekontoret. till lönekontoret dragning utförs. Godkännande av löner Ska varje månad godkänna Skickar underlag till kund som ska i samband med Hur detta går till sätts upp med löneutbetalningen sigernas. löneutbetalningen kunden. Flex - ändring av schema Ändrar själv/alternativt skickar När lönekontoret ändrar schema görs underlag till lönekontoret detta enligt underlag. Statistik Arbetsgivarintyg Kollektivavtal Anställningsavtal Beställning skickas till lönekontoret Infomration om ändring måste komma in till lönekontoret 2 veckor innan ändringen ska aktivieras. Utförs enligt underlag beställning måste läggas 2 veckor innan deadline. Beställning skickas till Tar fram sid 2 och ev 3 på intyget. lönekontoret. Fyller i sid 1, skriver Mailar tillbaka till kunden. under och skickar till den anställde. Vid nytt avtal, skicka in till lönekontoret Lämnar in beställning med underlag till Arithma-lönekontoret Intyget skrivs ut retuneras inom 48 timmar. Mail När lönekontoret sköter schemaändringen utgår timdebitering enligt gällande timtaxa. Debiteras enligt gällande timtaxa. Ev frågor kring intyget besvarars i första hand av kunden. Uppdaterar i systemen enligt avtal. Mail/post Viktigt att detta kommer in snarast möjligt. Tar fram anställningsavtal och skickar Leverans inom 3 dagar Mail Tilläggstjänst. Debiteras enligt gällande till kunden via mail. Tar fram underlag efter beställning. timtaxa. och levererar till kunden vid beställning. Rapporter ej standard beställning görs till lönekontoret Skapar rapporter och skickar Enligt ök Mail Tilläggstjänst. Debiteras enligt gällande timtaxa

8 9 Bokslut, årsredovisning och deklaration Information vid bokslut och deklaration Arithma informerar vilka moment som skall göras och när de skall göras. Arithma informerar även löpande hur resultatet är vid efter olika delmoment. Exempel på moment: bokslutsdispositioner, nötter i årsredovisningen, K10, KU Årsredovisning Bokslutsdispositioner Utdelning Påskrift årsredovisning Deklaration Ink2 K10 KU31 Kund anlitar en Revisor och meddelar Revisorns kontaktuppgifter till Arithma. Kund återkopplar till Arithma om han/hon är nöjd med förslaget eller om en ändring skall ske. Kund meddelar Arithma hur mycket som skall tas i utdelning till varje delägare. Kund läser igenom Årsredovisningen och godkänner genom att skriva på och skicka vidare till Arithma alternativt direkt till Revisor. Kund skickar in påskriven INK2 till Arithma Kund bifogar erhållet underlag med sin privata deklaration. Kund får en kopia på inskickat KU31 Arithma upprättar en Årsredovisning enligt gällande regler som skickas till Revisor för granskning. Arithma räknar fram ett förslag på bokslutsdispositioner och meddelar dessa till kund. Gör eventuella ändringar efter diskussion med kund. Arithma meddelar kund hur mycket som finns att ta ut i utdelning. Arithma skriver in utdelningen i årsredovisningen. Arithma skickar ut en kopia på hela Årsredovisning till kund efter godkännande utav Revisor. Arithma deklarerar enligt den årsredovisning som är inskickad till Bolagsverket. Kopia på deklarationen skickas ut till kund. Arithma skapar en K10 blankett och skickar ut till kunden. Arithma rapporterar in KU31 till Skatteverket. Kund står för kostnaden för revisorn. Kostnaden för att Arithma upprättar årsbokslut ingår i avtalet. K10 är en bilaga som visar om någon utdelning har tagits under året samt hur mycket som ägaren har kvar i sparat utdelningsutrymme. KU31 är en kontrolluppgift för utdelning. Uppgiften lämnas i början på det nya året.

9 Kontrollbalansräkning Kunden meddelar sin Revisor att en kontrollbalansräkning skall upprättas. Kunden gör en storinventering för den månad som kontrollbalansräkningen skall upprättas. Arithma informerar kunden om att en kontrollbalansräkning måste upprättas samt upprättar en kontrollabalansräkning som lämnas till Revisorn. Vid behov Om kund ej gör en inventering så måste Arithma använda sig utav de lagervärden som finns i ekonomisystemet vilket ger en osäkerhet i lagervärdet vid en revision Tidplan Återrapportering till kund Månadsrapportering Rapporter Övrigt Pärmar/Kartonger Ny kund hos Arithma Kund skickar in alla underlag enligt Om alla underlag inkommer enligt gällande Frekvens/Deadline. Kund tidplan så skall Arithma kunna skicka efterfrågar årsbokslutet 8 veckor efter Engagemangsspecifikation från sin bokslutsdatum till Revisorn för bank. granskning. Kunden går in på anvisad webbadress och analyserar de rapporter som Arithma tillhandahåller. Kunden kommer med förslag på förbättringar på befintliga rapporter alternativt helt nya rapporter. Kund tar emot allt bokföringsmaterial och arkiverar enligt lagar och regler. Kund tillhandahåller en bokslutspärm med avstämda underlag. Arithma tillhandahåller ett mail som meddelar att perioden är klar. Arithma kommenterar också stora händelser under månaden som kan hjälpa kund vid analys utav resultatet. Arithma ändrar befintliga rapporter samt skapar nya rapporter om det är möjligt enligt tillgängligt rapporteringsverktyg. Arithma behåller materialet så länge som det är nödvändigt för att kunna följa bokföringen. Arithma skickar sedan all boföring till kund för arkivering. Arithma lägger upp kunden i nödvändiga system. Arithma lägger in IB-värden från föregående bokslut enligt de underlag som kunden tillhandahåller. Månadsvis Vid behov Webb-rapporter, mail Balansräkning samt Resultaträkning skickas till kund efter önskemål. Mail, rapport-verktyg För att få till en så smidig övergång som möjligt så tar Arithma bara över nya kunder vid bokslutsdatum. Uppkommer det merarbete t.ex. om avstämningsunderlagen saknas så debiteras det enligt gällande timtaxa.

10 Avslut av avtal Uppsägning Material hos Scanningsleverantör Material hos Arithma. Fakturering Kund kan säga upp avtal enligt specifikationer i befintligt avtal. Kund meddelar om de vill ha tillgång till allt inscannat material. Om Arithma ej erhåller betalning för sina faktura så har de rätt att säga upp avtalet. Arithma kontaktar scanningsleverantör och ber dem skicka ut allt material till kunden. Vid uppsägning utav avtal så skickar Arithma allt bokföringsmaterial som finns tillgängligt till kund. Fakturering enligt avtal Arithma fakturerar ut enligt avtal Enligt avtal Faktura Extradebitering Fakturerar när det går tillsammans med avtalsfaktureringen. Vid mycket extradebitering så faktureras det ut vid behov. Faktura Om Kund och Arithma är överens så kan avtalet sägas upp med omedelbar verkan. Kostnaden som uppkommer från scanningsleverantören står kunden för. Kostnaden som uppkommer vid frakt står kunden för.