Meddelanden. Meddelas och läggs till handlingarna. Inkomna skrivelser

Transkript

1 Meddelanden Meddelas och läggs till handlingarna. Inkomna skrivelser Kommunstyrelsens produktionsutskott, sammanträdesprotokoll från den 18 november 2009, Kommunala handikapprådet, sammanträdesprotokoll från den 2 december 2009, Vallentuna kommun, kommunstyrelsens protokoll, Förslag till finansieringsavtal för projekt väg 268 E4 Grana mellan Vägverket, Upplands Väsby kommun och Vallentuna kommun. Kommunala pensionärsrådet, sammanträdesprotokoll från den 18 november Utgående skrivelse Kommunledningskontoret - Yttrande över program för en ny brandstation i Sollentuna (Rotebro) som ersättning för befintliga brandstationer i Sollentuna och Upplands Väsby.

2 Anmälan av beslut i delegationsärenden Meddelas och läggs till handlingarna. Exploateringschefen Servitut berörande Upplands Väsby Sanda 1:134 och Sanda 1: Försäljning av del av fastigheten, Grimsta 51:1 Tillkommande beslut Exploateringsingenjören Arrendekontrakt berörande Brunnby 1:262 och Vik 1: Nyttjanderättsavtal berörande Odenslunda 1: Underrättelse enligt förköpslagen, Sanda 1:253, Vikingavägen 42 Ekonomidirektören Bokföringsmässig avskrivning av fordran, löneskuld inom kommunledningskontoret kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, avgifter för barnomsorg, kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, avgifter för barnomsorg, kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, avgifter för barnomsorg, kronor

3 Bokföringsmässig avskrivning av fordran, hyresavgifter Ifo, Väsby Välfärd kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, gäller avgifter inom SÄN, kundvalskontoret kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, gäller avgifter inom SÄN, kundvalskontoret kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, gäller avgifter för ämneskurser inom Musikskolan, Väsby Välfärd kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, gäller ersättning för böcker och material, Väsby Välfärd kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, gäller avgifter för bokningar fritid, Väsby Välfärd kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, avser ersättning Trygg Hansa, Teknik & Fastigheten kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, avser Trafikförsäkringsföreningen, Teknik & Fastigheter kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, avser Trafikförsäkringsföreningen, Teknik & Fastigheter kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, avser Trafikförsäkringsföreningen, Teknik & Fastigheter kronor Bokföringsmässig avskrivning av fordran, gäller hyresavgifter, Teknik & Fastighet kronor

4 Bokföringsmässig avskrivning av fordran, avser hyra garageplats, Teknik & Fastighet 840 kronor

5 Utdrag ur sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida Kommunstyrelsens plan- och miljöutskott (2) 71 Gestaltningsprogram för E4 - godkännande (KS/2009:21) Ärendebeskrivning Arbetet med gestaltningsprogram för E4:an genom Upplands Väsby påbörjades maj 2008 efter beslut i plan- och miljöutskottet den 4 april Gestaltningsrådet har varit politisk styrgrupp för arbetet och informerats fortlöpande. Arbetet har genomförts i en arbetsgrupp. I UVP:s regi har informationsmöten ut mot företagen genomförts vid två tillfällen. Under mars till april genomfördes samråd kring programmet. Gestaltningsprogrammet har till del redan använts i arbetet med detaljplaneläggningen för Infra City öst och väst, liksom vid ställningstaganden till placeringen av vissa större skyltar längs motorvägen. I programmet redovisas en inriktning för hur skötseln kring motorvägen kan byggas upp och organiseras. För att brett kunna visa kommunens ambitioner vad gäller områdets gestaltning och utformning är det viktigt att programmet nu kan tryckas och spridas samt läggas ut på kommunens hemsida till vägledning för fortsatt arbete med att göra landskapsrummet runt motorvägen attraktivt. Förslag till beslut 1. Plan- och miljöutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna Vackrare motorväg Gestaltningsprogram för E 4:an i Upplands Väsby. Programmet ska vara vägledande vid kommunens beslut om detaljplaner, områdesbestämmelser, bygglov, skyltlov och skötsel inom programområdet. 2. Plan- och miljöutskottet föreslår kommunstyrelsen att gestaltningsprogrammet mål och riktlinjer ska vara vägledande i kommunens samarbete med vägverket, privata markägare och andra intressenter inom programområdet 3. Plan- och miljöutskottet föreslår kommunstyrelsen att kronor används ur projektet förstärkt planberedskap för programmets tryckkostnader. Justerandes sign Beslutsexpediering/utdragsbestyrkande

6 Utdrag ur sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida Kommunstyrelsens plan- och miljöutskott (2) Plan- och miljöutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Plan- och miljöutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna Vackrare motorväg Gestaltningsprogram för E 4:an i Upplands Väsby. Programmet ska vara vägledande vid kommunens beslut om detaljplaner, områdesbestämmelser, bygglov, skyltlov och skötsel inom programområdet. 2. Plan- och miljöutskottet föreslår kommunstyrelsen att gestaltningsprogrammet mål och riktlinjer skall vara vägledande i kommunens samarbete med vägverket, privata markägare och andra intressenter inom programområdet 3. Plan- och miljöutskottet föreslår kommunstyrelsen att kronor används ur projektet förstärkt planberedskap för programmets tryckkostnader. Delges: Kommunstyrelsen Justerandes sign Beslutsexpediering/utdragsbestyrkande

7 Tjänsteutlåtande Förvaltningschef Per Lagheim /HandläggareTelefon/ Dnr: Fax BN/2008:260 Plan- och miljöutskottet. Godkännande av gestaltningsprogram för E4:an Ärendebeskrivning Arbetet med gestaltningsprogram för E4:an genom Upplands Väsby påbörjades maj 2008 efter beslut i plan- och miljöutskottet Gestaltningsrådet har varit politisk styrgrupp för arbetet och informerats fortlöpande. Arbetet har genomförts i en arbetsgrupp. I UVP:s regi har informationsmöten ut mot företagen genomförts vi två tillfällen. Under mars april genomfördes samråd kring programmet. Gestaltningsprogrammet har till del redan använts i arbetet med detaljplaneläggningen för Infra City öst och väst, liksom vid ställningstaganden till placeringen av vissa större skyltar längs motorvägen. I programmet redovisas en inriktning för hur skötseln kring motorvägen kan byggas upp och organiseras. För att brett kunna visa kommunens ambitioner vad gäller områdets gestaltning och utformning är det viktigt att programmet nu kan tryckas och spridas samt läggas ut på kommunens hemsida till vägledning för fortsatt arbete med att göra landskapsrummet runt motorvägen attraktivt. /Förslag till beslut: 1. Plan- och miljöutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna Vackrare motorväg Gestaltningsprogram för E 4:an i Upplands Väsby och att programmet skall vara vägledande vid kommunens beslut om detaljplaner, områdesbestämmelser, bygglov, skyltlov och skötsel inom programområdet. 2. Plan- och miljöutskottet föreslår kommunstyrelsen att gestaltningsprogrammet mål och riktlinjer skall vara vägledande i kommunens samarbete med vägverket, privata markägare och andra intressenter inom programområdet 1

8 3. Plan- och miljöutskottet föreslår kommunstyrelsen att kr används ur projektet förstärkt planberedskap för programmets tryckkostnader. Bakgrund Arbetet med gestaltningsprogram för E4:an genom Upplands Väsby påbörjades maj 2008 efter beslut i plan- och miljöutskottet Gestaltningsrådet har varit politisk styrgrupp för arbetet. För projektet har avdelats medel ur stadsbyggnadskontorets extraanslag förstärkt planberedskap. Efter starten i maj 2008 konstaterades att mer arbete, än som tidigare beräknats, måste läggas ner på diskussion kring programmets mål och inriktning. Detta såväl med politiker som markägare och företag, liksom övriga kommunförvaltning. Därför beslutade gestaltningsrådet tillsammans med dåvarande stadsarkitektkontoret att under hösten 2008 genomföra ett målseminarium. Arbetet har genomförts i en arbetsgrupp bestående av stadsarkitekten, stadsträdgårdsmästaren och kommunens trafikplanerare. I arbetsgruppen har också vägverket varit representerade. Konsulter för arbetet har varit Jacob Cederström (projektledare) och Topia landskapsarkitekter AB. Gestaltningsrådet och plan- och miljöutskottet har informerats om arbetet innehåll och inriktning fortlöpande. I UVP:s regi har informationsmöten ut mot företagen genomförts vi två tillfällen. Under mars april genomfördes samråd kring programmet. Materialet tillställdes Sollentuna och Sigtuna kommun, länsstyrelsen, vägverket, fastighetsägare längs motorvägen, kommunala nämnder, samtliga PMU-ledamöter samt berörda intresseorganisationer. Svar lämnades av Sigtuna kommun, länsstyrelsen, vägverket, CA-fastigheter, Siemens AB, Infra City, UVP och Miljö och hälsoskyddsnämnden. Samrådsmöte genomfördes med UVP, Infra City och Carl de Geer. Inom stadsbyggnadskontoret har materialet diskuterats och prövats i en intern diskussion med plan- och bygglovavdelningen. Flertalet remissvar noterar med tillfredställelse kommunens initiativ att få till en gemensam inriktning för E4 skötsel och utveckling. Vägverket pekar på värdet av ett fortsatt samarbete utifrån programmet. Samtidigt finns i vissa fall en konflikt mellan enskilda marknadsintressen och en gemensamt väl gestaltad helhet. I programmet klargörs också att gestaltningsprogrammet prövar den fysiska utformningen och skötseln längs motorvägen inte tex miljö- och hälsofrågor eller genomförandefrågor knutna till enskilda investeringsåtaganden En fullständig samrådsredogörelse finns i ärendeakten. Gestaltningsprogrammet har till del redan använts i arbetet med detaljplaneläggningen för Infra City öst och väst, liksom vid ställningstaganden till placeringen av vissa större skyltar längs motorvägen. I programmet redovisas en inriktning för hur skötseln kring motorvägen kan byggas upp och organiseras. Här återstår dock ett operativt arbete för T&F att 2

9 utifrån avtal om gemensam skötsel med enskilda markägare och vägverket få igång denna gemensamma skötsel. För att brett kunna visa kommunens ambitioner vad gäller områdets gestaltning och utformning är det viktigt att programmet nu kan tryckas och spridas samt läggas ut på kommunens hemsida till vägledning för fortsatt arbete med att göra landskapsrummet runt motorvägen attraktivt. Kommunledningskontoret Stadsbyggnadskontoret Björn Eklundh Kommundirektör/Förvaltningschef Per Lagheim Enhetschef/Stadsarkitekt Bilaga: Vackrare motorväg Gestaltningsprogram för E 4:an. 3

10 Tjänsteutlåtande Stadsbyggnadskontoret Per Olov Nilsson Dnr: Sms: KS/2005:59 Kommunstyrelsen Uppdrag om marköverlåtelse, markanvisning och anläggning av garage inom detaljplan för Norra Messingen Ärendebeskrivning Detaljplanen för Norra Messingen tillåter att ett garage anläggs under den del av detaljplanen som omfattar en byggrätt för kulturhus och bostäder. Garage, kulturhus och ovanliggande bostäder har planerats att utföras i en senare etapp. Garaget ska utöver parkering för den egna byggrätten även tillgodose området med allmänna parkeringsplatser. För närvarande pågår anläggningsarbeten på Centralvägen och för det nya gymnasiet som en del i genomförandet av detaljplanen. Inom kort skall även markarbeten för intilliggande bostadskvarter och gator påbörjas. Det finns stora byggnadstekniska och ekonomiska fördelar av att samordna och anpassa bygget av det kommande garaget till övriga pågående och planerade arbeten inom området. Enligt det exploateringsavtal som är upprättat mellan KB Messingen (Peab) och Upplands Väsby kommun skall marken för garage och kulturhustomt överlåtas till kommunen. Byggrätten för garaget omfattar även utrymme under allmänna ytor som utgör gata och del av den intilliggande parken vid gymnasiet. Med anledning av detta är det lämpligt att en tredimensionell fastighetsbildning (3D-fastighet) görs som sträcker sig in under parken och gatan. Mot bakgrund av ovan föreslås att kommunen ansöker om att bilda två st 3Dfastigheter varvid den ena utgör garageanläggningen under jord och den andra utgör byggrätten som ligger ovan jord (kulturhus och bostäder) och att kommunen sedan överlåter den nybildade 3D-fastigheten under jord inkl garageanläggningen till AB Väsbyhem för en köpesumma som motsvarar anläggningskostnaden för garaget. Vidare föreslås att AB Väsbyhem erhåller en option om markanvisning för den andra 3D-fastigheten som utgör byggrätt för det kommande kulturhuset inkl ovanliggande bostäder och att parterna vid ett senare tillfälle träffar ett marköverlåtelseavtal där parternas åtaganden för genomförandet av bebyggelsen regleras. Köpeskillingen för byggrätten ska då beräknas enligt den bebyggelse 1

11 som ska uppföras och uppgå till ett belopp som motsvarar det marknadsmässiga värdet för byggrätten vid tillträdet. Parterna är överens om att marknadsvärdet av byggrätter för bostäder i detta läge vid tidpunkten sept/okt 2008 uppgick till ca kr / kvm BTA. Parterna förbinder sig att kommunen på marknadsmässiga villkor/full kostnadstäckning hyr de ca 60 platser som skall vara allmänna parkeringsplaster i garaget. Innan tomten för kulturhus bebyggs har kommunen rätt / möjlighet att använda ytan för markparkering. Kommunledningskontorets förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner att utbyggnad av garage vid blivande kulturhus samordnas med utbyggnad av gymnasium, bostäder samt gator inom detaljplanen för Norra Messingen 2. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att ge kommundirektören i uppdrag att samordna utbyggnaden av garaget, att upprätta ett marköverlåtelseavtal för garageanläggningen samt ett markanvisningsavtal för kommande kulturhus och ovanliggande bostäder med AB Väsbyhem. 3. Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att upprätta ett parkeringsavtal med AB Väsbyhem avseende de garageplatser som ska fungera som allmänna parkeringsplatser. 4. Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att lämna en rapport över genomförandet under april Kommunledningskontoret Björn Eklundh Kommundirektör Stadsbyggnadskontoret Per Lagheim Stadsarkitekt 2

12 5

13 : Kommunledningskontoret Björn Eklundh Dnr Fax Kommunstyrelsen Översyn av Teknik & Fastighet samhällsbyggnadsprocessen Bakgrund Under 2008 genomfördes två utredningar/översyner inom Teknik & Fastighet. Resultatet av den senare översynen redovisades till kommunstyrelsen i februari 2009, KS 11. Kommunstyrelsen beslutade därvid dels om uppdrag att genomföra förändringar inom T & F, dels att vidareutveckla hyresmodellen och som ett led i detta rekryterades en tf fastighetschef. Genomförande av dessa uppdrag pågår successivt och en lokalförsörjningsplan har tagits fram och är f.n. på remiss till samtliga styrelser/nämnder/utskott. Under 2009 har kontorets ledning varit interimistisk och under 2010 ska kontoret i sin helhet, inklusive ledningen, permanentas. Kommunstyrelsen beslutade vidare att ge kommundirektören i uppdrag att i samråd med berörda kontor se över och stärka samhällsbyggnadsprocessen. Den främsta bakgrunden till detta uppdrag är den generellt sett ökande aktiviteten när det gäller planer och bostadsproduktion. Muntliga delrapporter har lämnats till kommunstyrelsen vid några tillfällen under året och kommunstyrelsen förtydligade uppdraget vid sitt sammanträde den 5 oktober 2009, 193. Vid kommunstyrelsens sammanträde i december i anslutning till en redovisning meddelades att rekrytering av chef till Teknik & Fastighet inleds i december 2009 för att under våren kunna gå från en interimistisk ledningsorganisation till en fast. Samhällsutveckling och samhällsbyggnad i Väsby Samhällsutbyggnaden i kommunen har de senaste åren förändrats och ökat i omfattning. De mål om att skapa möjligheter att bygga ca 300 bostäder per år, som gällt sedan ett 10- tal år, håller på att förverkligas. I enlighet med kommunplanens intentioner och kommunstyrelsens beslut om uppdrag pågår planarbeten (föpar, program, detaljplaner) inom flera områden inom kommunen. Vidare pågår även bostadsproduktion inom KS_2008_130 - Översyn av Teknik & Fastighet - samhällsbyggnadsprocessen, slutrapport - ver 1{FCFE-5F C A100}.doc/maso25 /

14 2 (5) flera områden liksom byggnation av badhus (avslutat) och gymnasium. Efterfrågan på mark för företag finns och tenderar till att vara ökande. Infrastrukturen kring Upplands Väsby förbättras successivt. Upptåget och SL planerar att koppla ihop sina linjer och ge ökade möjligheter till pendeltåg på såväl sträckan Stockholm Märsta Uppsala som på sträckan Stockholm Arlanda Uppsala Gävle. I båda sträckningarna kommer tågen att stanna i Väsby. Till Infra City planeras direktbussar från Stockholm city för att öka möjligheten till att åka kollektivt. Kommunen har också, tillsammans med Vallentuna, träffat avtal med Vägverket om en ny förbindelse mellan kommunerna, fråna den sk Granakurvan till E-4 inklusive en ny trafikplats. Norrortsleden har redan tagits i bruk. Sammantaget ställer detta nya och ökade krav på den samlade kommunförvaltningen. Nya bostäder ger möjligheter till fler att bosätta sig i Väsby vilket på sikt också ställer krav på kapacitetsökning inom den offentligt finansierade servicen. För att möta en ny situation pågår utvecklings- och förbättringsarbeten inom flera områden, i första hand kopplat till ökat byggande. Inom stadsbyggnadskontoret har t.ex. planavdelningen ökad kapacitet, bygglovavdelningen är fullt bemannad och arbetar med att förbättra service och myndighetsutövning. Teknik & Fastighet har, som nämns ovan, utvecklat sin fastighetssida och kommit igång med lokalförsörjningsplan för större delen av kommunens behov och rollen som hyresvärd utvecklas successivt. En generell upprustning för att möta denna situation pågår. Noterbart är att det finns ett eftersatt underhållsbehov av kommunens fastigheter. Samhällsbyggnadsprocessen idag, funktioner, samverkan De kontor som i första hand är berörda och där de ökade förväntningarna och kraven slår igenom är SBK och T & F, men även MHK och KLK är berörda liksom Väsbyhem. På den politiska sidan märks förändringen tydligast inom kommunstyrelsen och dess plan- och miljöutskott. Under 2009 har flera studieresor genomförts och för 2010 planeras för särskilda tematiska möten/studieresor. En särskild genomlysning av miljöfrågorna i kommunens västra delar, Järvakilen, har genomförts. Rapport har lämnats till PMU i december Allt i syfte att dels möta ett ökat intresse för Väsby från omvärlden, dels för att ytterligare tydliggöra kommunens ambitioner när det gäller samhällsutveckling, bostadsproduktion och stadsutveckling. De berörda kontoren är var för sig hyggligt rustade, om än i lite olika faser. Utvecklingsbehov för att möta nya förväntningar och krav KS_2008_130 - Översyn av Teknik & Fastighet - samhällsbyggnadsprocessen, slutrapport - ver 1{FCFE-5F C A100}.doc/bjek22/

15 3 (5) Under 90-talet och en bra bit in på talet präglades kommunen av låg aktivitet inom samhällsbyggnadsområdet med begränsad nyproduktion, låg inflyttning och förhållandevis låg befolkningsökning, bland de lägre i länet. Av naturliga skäl tar det en tid att ställa om planering, exploatering, bostadsbyggande och nya förväntningar och krav inom offentlig service. Såväl kompetens som kapacitet behöver ses över och anpassas till en ny situation. En situation som sannolikt innebär att aktiviteten och attraktiviteten i och för Väsby kommer att öka de närmaste åren. Genomlysningen av samhällsbyggnadsprocessen har tagit upp flera frågor; Resurser, kompetens, samverkan, helhet och tydlighet i uppdragsfördelning inom kommunen Dagens utbyggnad/utveckling sker tillsammans med många aktörer vilket ökar kraven på samverkan/samordning inom kommunen Utvecklingsprojekt löper över flera år, 3 6 år är inget ovanligt, olika kontor och verksamhetsdelar är ansvariga för delar i en process i olika omfattning vid olika tider, stafettväxlingar måste utvecklas och ske smidigt Klimat- och miljöfrågorna står i fokus på ett tydligare sätt än tidigare Utbyggnad kräver initialt medel för infrastruktur, de långsiktiga finansieringsfrågorna får ökad tyngd och måste finnas med från start Teknik & Fastighet är lokaliserade geografiskt relativt perifert i förhållande till övriga inblandade kontor Kommunikationsfrågorna, att nå ut till de olika intressenterna i rätt tid och med rätt budskap ökar i betydelse Detta har varit några av de mer framträdande frågorna under arbetets gång. Resurser och kompetens En successiv översyn och förstärkning av resurser och kompetens sker. Permanentning av ledning för Teknik och Fastighet samt kompletteringsrekryteringar inom T & F för att i tidiga skeden ha kapacitet att vara med när nya planområden startar är prioriterat. Med dessa åtgärder görs bedömningen att resurser, kompetens och kapacitet finns. När det gäller uppdragsfördelning mellan kontoren görs bedömningen att den i allt väsentligt är ändamålsenlig. Dock behöver ansvaret för kommunens samlade fastighetsinnehav förtydligas. Vissa delar ligger inom stadsbyggnadskontoret (ansvaret är kommunstyrelsens enligt gällande reglemente) medan huvuddelen av ansvaret för drift, underhåll och utveckling ligger på tekniska nämnden som har uppdraget att ansvara för kommunens fastighetsinnehav. Ett tydliggörande genom att samla allt på ett ställe med budgetkonsekvenser föreslås. KS_2008_130 - Översyn av Teknik & Fastighet - samhällsbyggnadsprocessen, slutrapport - ver 1{FCFE-5F C A100}.doc/bjek22/

16 4 (5) Samverkan med många aktörer Planering och utbyggnad sker i dag och framåt tillsammans med flera aktörer på ett helt annat sätt än för 20- talet år sedan. Detta ställer krav på samordning i flera dimensioner och mellan flera kontor inom kommunen. Några exempel på senare år är det nya badhuset, gymnasiet, utvecklingen och utbyggnaden av Messingenområdet inklusive kulturoch bibliotekslokaler. Den övergripande samordningen har här i princip legat på kommunledningskontoret och för dessa projekt har det funnits en särskild politisk styrgrupp. Erfarenheten från dessa projekt talar för att en tidigare och mer övergripande samordning krävs inför kommande större utbyggnader/projekt för att i tidiga skeden fånga frågorna, beskriva konsekvenserna, ta ställning och föra fram dem för beslut. Mot denna bakgrund inrättar kommundirektören en ledningsgrupp med cheferna för stadsbyggnadskontoret och Teknik & Fastighet, ekonomidirektören och kommundirektören. Samhällsutbyggnad en process över flera år Utvecklingen av nya områden, verksamheter m.m. är en process som löper över många år. Från starten av ett planarbete tills det finns färdiga objekt, bostäder, skolor, förskolor, äldreboenden, gator, VA, går det ofta fler år än vad den treåriga budgeten omfattar. Tidiga förkalkyler, medel för utredningar i tidiga skeden etc riskerar att åsidosättas med konsekvens att fördyringar och förseningar tillstöter senare i processen. Detta komplicerar och leder ibland till att projekt även kan behöva avbrytas eller läggas ner. Viktigt är också att säkerställa de olika aktörernas ansvar under ett projekts gång, från starten med ett planuppdrag till genomförandet med byggstart och genomförande av byggnationen. I denna process ingår också att säkerställa klimat- och miljöfrågornas inflytande över planeringen. Införandet av miljöledningssystemet ISO underlättar och för in frågorna på ett naturligt sätt. Kommunikationsfrågorna Utvecklingen i kommunen sker parallellt inom flera områden och geografiskt på flera ställen. Detta ställer stora krav på kommunikationen till kommuninvånare, byggare, potentiella köpare av nya bostäder, företag, grannkommuner, andra myndigheter m.fl. Ett viktigt uppdrag är att i tidiga skeden utarbeta kommunikationsplaner riktade till olika målgrupper med olika tillvägagångssätt för att nå ut och också skapa engagemang hos de olika intressenterna och därmed få tillbaka värdefulla synpunkter och förslag. Den under 2009 inleda metoden att ordna öppna dialoger för alla intressenter behöver KS_2008_130 - Översyn av Teknik & Fastighet - samhällsbyggnadsprocessen, slutrapport - ver 1{FCFE-5F C A100}.doc/bjek22/

17 5 (5) vidareutvecklas. Hittills vunna erfarenheter visar på att detta är ett uppskattat inslag i planeringen av kommunens framtida utveckling. Samlokalisering - sammanslagning En fråga som kommit upp i flera sammanhang är att det finns ett faktiskt avstånd mellan kontoren. Den dagliga kontakten, mötet i korridoren, över en kopp kaffe etc, ska inte underskattas. Förståelsen för varandras uppdrag, utmaningar och problem underlättas. För att möta detta planeras nu en samlokalisering av SBK, T & F och MHK i Drabanten och det beräknas vara genomfört till sommaren En sammanslagning av SBK och i första hand T & F har diskuterats under året. En sammanslagning kan ha flera fördelar, men det är också en process som kräver organisationsutredningar med olika förslag och alternativ vilket tar kraft. Den samlade bedömningen är att det arbete som gjorts under året, resursoch kompetensförstärkningar som genomförts och kommer att genomföras, genomlysning av processerna inom kontoren samt en mer medveten samordning genom ledningsgruppen ger bättre effekt för att möta de utmaningar som kommunen står inför. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar enligt följande 1. Pågående rekrytering av ny chef till Teknik & Fastighet godkänns och fullföljs med sikte på att ny ledning finns på plats före sommaren Ny chef får därefter uppdraget att se över kompetens och kapacitet inom kontoret. 2. Kommunens samtliga fastigheter förs över till teknik & Fastighet som idag har ansvaret för kommunens fastigheter. De budgetmässiga konsekvenserna får kommunledningskontoret i uppdrag att klargöra och lösa. 3. Samlokalisering av SBK, T & F och MHK till Drabanten godkänns 4. Kommunstyrelsen godkänner i övrigt rapporteringen samt ger kommundirektören i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsen med rapport över genomförandet i oktober Björn Eklundh KS_2008_130 - Översyn av Teknik & Fastighet - samhällsbyggnadsprocessen, slutrapport - ver 1{FCFE-5F C A100}.doc/bjek22/

18 Tjänsteutlåtande Controller Dejan Smiljanic Dnr: Fax KS/2009:298 Kommunstyrelsen Investeringsanmälan - Lokalanpassning Smedbyskolan Ärendebeskrivning Tekniska nämnden har av kommunstyrelsen ( KS/2006:185 ) fått ett tydligt uppdrag när det gäller ansvar för lokalförsörjning och fastighetsförvaltning. Med detta uppdrag som utgångspunkt har fastighetsförvaltningen i samarbete med Smedbyskolan genomfört en samordning av verksamhets- och lokalförsörjningsplaneringen i syfte att tillgodose verksamhetens behov av effektiva, långsiktigt hållbara och ändamålsenliga lokaler. Efter sammanställningen om hur verksamhetens totala lokalyta utnyttjas samt vilken kapacitet och alternativ användning den har, gjordes bedömningen att det råder ca 50% överskott av lokaler inom detta området. Inom Smedbyskolan finns således ett behov av att samlokalisera verksamheter för att förbättra lokal- och kostnadseffektivitet. För att uppnå effekten behöver skolans lokaler renoveras och anpassas till de verksamheter som samlokaliseras i lokalerna. Verksamhetsutveckling och lokalbehovsinventering Enligt kommunens lokalförsörjningsplan för perioden kommer Smedbyområdet att ha ett vikande elevunderlag som i samband med etableringen av de privata skolalternativen förstärker behovet av en framtida omstrukturering av lokaler och verksamheter inom området. Smedbyskolan har redan idag ett vikande elevunderlag och utnyttjar endast 50% av lokalkapaciteten vilket innebär att skolan har utrymme att bereda plats för 250 fler elever. Även inom förskoleverksamheten i området kommer det att finnas ett mindre överskott på platser i framtiden vilket gör det ännu svårare för samlokaliserings- och lokaleffektiviseringsprocessen. Handlingsalternativ och åtgärdsförslag Valet av handlingsalternativ är avgörande och har direkt betydelse för verksamhetens förmåga att nå sina mål. Teknik och Fastighet har tillsammans med verksamheten bedömt och värderat vilka lokal- och kostnadsförändringar 1

19 samt handlingsalternativ som ska prioriteras, och hur dessa påverkar verksamhetens och fastighetsförvaltningens utveckling och årskostnader. Förslaget till hur lokalanvändningen ska förbättras och effektiviseras så att det på sikt motsvarar behovet är att: Parkskolan flyttar verksamheten från förhyrd lokal med en årskostnad om ca kr per år in i anpassade lokaler i Smedbyskolan. De förhyrda lokalerna sägs upp och diskussion om ett förtida upphörande kan inledas. Verksamheten i Smedjan flyttar in i Smedbyskolan för att frigöra sammanhängande enheter för uthyrning till annan verksamhet. Investerings- och driftkostnadskonsekvenser Handlingsalternativen och åtgärdsförslaget för Smedbyskolan medför förändringar i kommunens totala förvaltningsvolym och lokalkostnad. Att bygga om och anpassa delar av Smedbyskolans lokaler uppskattas kosta ca kronor, beräknat på avskrivningstid 10 år och intern ränta 4 % ger en årlig annuitet på ca kronor. För Väsby Välfärd innebär detta att arbetet med lokaleffektiviseringen fortgår och med tidigare åtgärder att lämna gymnastiksalen har verksamheten minskat sin lokalarea med kvm avseende Parkskolan, Smedjan och Smedby bollhall. I Teknik & Fastighets uppdrag ligger att avyttra externa hyreskontrakt samt förädla egna vakanta lokaler så att en positiv nettoeffekt uppnås. Teknik & Fastighets förslag till beslut Tekniska nämnden föreslår kommunstyrelsen att få ta i anspråk kronor av budgeterade investeringsmedel för anpassning av lokaler initierade av hyresgäster. De ökade kapitalkostnader och övriga driftkostnader som följer av investeringen ska finansieras genom ett hyrestillägg för Väsby Välfärd avseende Smedbyskolan på ca kronor per år. Kommunledningskontorets yttrande I investeringsbudgeten för 2010 finns budgeterat kr för hyresgästanpassningar. För anpassning av Smedbyskolan begär tekniska nämnden att få ta i anspråk kr. Följande gäller för investeringen: Belopp: kr Typ av investering: Nyinvestering Beräknad starttidpunkt: Februari 2010 Beräknad färdigställandetidpunkt: April 2010 Avskrivningstid: 10 år Kapitaltjänstkostnad: 2010: kr (årskostnad) 2011: kr (Intern ränta 4,0%) 2012: kr 2

20 Övriga driftkostnader: - Driftkostnader belastar: Smedbyskolan får ett hyrestillägg Kommunledningskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att tekniska nämnden få ta i anspråk kronor av budgeterade investeringsmedel för anpassning av lokaler initierade av hyresgäster Björn Eklundh Kommundirektör Anette Ömossa Ekonomidirektör 3