Avdelningen för Studentservice. Arbets- & funktionsbeskrivningar. Studentservice. Beslutad av studerandeadministrativ chef Dnr /09

Transkript

1 Arbets- & funktionsbeskrivningar Studentservice Beslutad av studerandeadministrativ chef Dnr /09 1

2 INNEHÅLL Arbets- & funktionsbeskrivningar Antagning och studiedokumentation... 3 Schema och tentamen... 5 Stipendier... 7 Studenthälsan Studievägledning, examen och introduktion av nya studenter

3 Antagning och studiedokumentation Huvudfunktioner Antagning och studiedokumentation har fyra huvudfunktioner (samt möten): ~ Antagningshandläggning ~ Ladok ~ Underhåll och utveckling av utbildningsdatabasen ~ Studentcentrum Antagningshandläggning, 70 % Vi ansvarar för samordning av antagningsarbetet på HiG. Vi ansvarar för förberedelser inför kommande läsår, handläggning under pågående ansökningsperiod och antagningsomgång samt kontroll av sökandes behörighet till sökt utbildning. Beslut om undantag tas av antagningsenheten gällande grundläggande behörighet, och av institutionerna gällande särskild behörighet. Vi har även produktionsansvar för NyA. I arbetet med förberedelser inför kommande läsår ingår att: ~ lägga in anmälningskoder i utbildningsdatabasen samt korrekturläsa utbildningskatalogen (kurser) ~ skapa nya och justera ändrade behörighets-, urvals- och meritvärderings- och anmälningsmodeller (produktionsansvariga) ~ definiera antagningsomgång, skapa underlag för kursanmälan inom program samt koppla kurserna i NyA så att de blir sökbara (produktionsansvariga) ~ sätta åtgärdskoder och lägga upp ärendeköer i NyA (produktionsansvariga) ~ ansvara för att överensstämmer med utbildningsutbudet (produktionsansvariga) ~ behörighet att administrera batchar (produktionsansvariga) ~ skapa användarkonton och fördela behörighet (produktionsansvariga) ~ produktionsstatistik (produktionsansvariga) I arbetet med handläggning under pågående ansökningsperiod och antagningsomgång ingår att: ~ informera och vägleda i Studentcentrum ~ handläggning av ansökningar och meriter; dvs granskning och urval, sena anmälningar, senare del av program, kompletteringar, särskilda skäl, anstånd, validering av reell kompetens, undantag, antagningsbesked, upprättelser, byte av inriktning inom lärarutbildningen samt övriga program ~ behörighetskontroll av efteranmälningar ~ justering och tillägg av anmälningstillfällen ~ överklaganden Samarbete/kontakter Internt samarbetar vi med institutionskanslierna, utbildningsinformation (ateljén), UFK, studievägledningen, examen, växel/reception och lärarutbildningskansliet. Externt samarbetar vi med VHS, Högskoleverket, Komvux, presumtiva och nuvarande studenter. Ladok, 18 % Vi har systemansvar för Ladok. I arbetet med Ladok ingår ~ etableringar; personuppgifter, behörighetsbakgrund, interimspersonnummer, avregistrering, lägga in hstgivande poäng per termin (Lok-hst), etablering av inresande utbytesstudenter, undantag (dispenser), reell 3

4 kompetens, anmälningskoder på sent tillkomna utbildningstillfällen efter beställning via mejl eller telefon från kanslipersonal på institutionerna ~ registervård; ändra registreringsuppgifter, programmärkning, personnummerbyte, programkopplingar ~ ta fram utdata både till interna och externa intressenter, såsom underlag till årsredovisning, statistik, adresslistor, utskrift av intyg m.m. ~ systemansvar; se till att systemet fungerar, lägga upp nya användare, informera, introducera och utbilda användare Samarbete/kontakter Internt: institutionskanslierna och övriga avdelningar inom högskolan Externt: Ladok-konsortiet, IT-stöd Uppsala, SCB, CSN, Nätuniversitetet Underhåll och utveckling av utbildningsdatabasen, 4 % Vi har system- och produktionsansvar för utbildningsdatabasen. I ansvarsområdet ingår att se till att systemet fungerar, lägga upp nya användare samt fortlöpande utbilda och informera användare om nya funktioner. Vi gör beställningar av nya funktioner till IT-enheten och utvecklar utbildningsdatabasen i samarbete med interna och externa partners. Samarbete/kontakter Internt: Utbildningsinformation (katalogproduktionen), IT-enheten, institutionskanslierna, UFK, lärarutbildningskansliet Externt: VHS (studera.nu), Nätuniversitetet, Skolverket Möten, 6 % Vi deltar med representanter i olika grupperingar, möten och konferenser inom och utanför HiG. ~ interna möten; kanslisamordnarmöte, internationaliseringsgruppen, enhetsmöten, avdelningsmöte, sessa-möten (utvidgat enhetsmöte), möte med kåren, IT-rådet, katalogmöten ~ regionala möten; Ladok och antagning ~ externa möten; Ladok-nätverksträffar, VHS-konferensen, Studieadministrativa konferensen (SAK), Erkännandekonferensen Samarbete/kontakter Internt: Institutionskanslier, studievägledning, examen, internationella sekretariatet, lärare, utbildningsinformation, stipendier, studentrekryteringen, schema och tentamen, webbgruppen, studenthälsan, studentkåren, IT-enheten Externt: VHS, Högskoleverket, andra högskolor och universitet Studentcentrum, 2 % Vi ansvarar för bemanning av receptionen i Studentcentrum 2 timmar per dag. Vi finns på plats i receptionen i Studentcentrum dagligen enligt ett löpande schema, där vi informerar och besvarar frågor om anmälan och antagning. Samarbete/kontakter Internt: växel/reception, studievägledningen, examen Externt: presumtiva och nuvarande studenter 4

5 Schema och tentamen Huvudfunktioner Enheten för schema- och tentamen vid Högskolan i Gävle (HiG) har sex huvudfunktioner: Tentamenssamordning Personalansvar (tentamensvärdar och medverkande för högskoleprovet) Samordning och administrering av högskoleprovet i Gävleborgs län Schemaläggning och lokalbokning Underhåll och utveckling av KronoX bokningssystem Möten och övrig administration Tentamenssamordning 100 % Schema och tentamen har gemensamt ansvar för att samordna all skriftlig tentamen på HiG, samt för Lärcentrums studenter enligt särskilt avtal. Vi tar även emot externa studenter. Systemet för anmälan till tentamen för studenterna som läser vid HiG. Tentamensschemat fastställs ca 5 dagar innan tentamenstillfället. Läraren ansvarar dock för att en tentamen finns inbokad på kursen vid kursstart. Vi samordnar samtliga tentamen med tanke på lokal- och tentamensvärdskostnader. Vi söker dagligen ut preliminära tentamen i KronoX och godkänner så långt det är möjligt de önskemål som bokas, annars läggs tentamen så nära önskat datum som möjligt. Vi bokar in tentamensvärdar och ordnar med lokalbokningar vid respektive tentamen. Vi ser till att material som behövs vid tentamen finns tillgängligt. Studenter med särskilda behov som behöver hjälpmedel vid tentamen kontaktar oss med önskemål om hjälpmedel vid tentamen. Vi ansvarar sedan för att förmedla information till tentamensvärdarna. Vi ansvarar för systemet där studenterna anmäler sig till tentamen/omtentamen. Studenter som inte själva kan anmäla sig via detta system hör av sig till oss och vi hjälper till att anmäla dem. Vi för statistik för varje tentamen som skrivs på HiG och fördelar varje kvartal kostnaderna för tentamen till respektive institution. Vi sköter arvodering för tentamensvärdar för varje arbetspass. Vi ansvarar för utbildning av tentamensvärdar och kontrollerar deras arvoderingar samt utfärdar timanställningsavtal. Vi fakturerar externa studenter. Vi ser till att studenter med särskilda behov får dem hjälpmedel som är nödvändig. Samarbete/Kontakter Internt: Institutionerna, IT-enheten, Internationella sekretariatet, studentkåren, studenthälsan, studievägledning och examen, ekonomienheten och personalenheten. Externt: Lärcentrum, andra lärosäten - internationellt och nationellt och KronoX-konsortiet. Högskoleprovet 40 % Enheten har ett gemensamt ansvar (en huvudsamordnare och en biträdande samordnare) när det gäller administration och samordning av högskoleprovet i Gävleborgs län. Informera och marknadsföra högskoleprovet genom att finnas representerad på Syv-dagen och statsbiblioteket och/ komvux. Informera kommuner, gymnasieskolor, övriga inom näringslivet inför sista anmälningsdagen. Annonsera i media inför sista anmälningsdagen. Se till att samtliga provdeltagare registreras och får en kallelse med nödvändig information inför provdagen. Boka lokaler och rekrytera personal inför varje provomgång. Utbilda provledare, assistenter och ortsansvariga kontinuerligt. Arvodera medverkande ca 100-tal. Hantering av provmaterial, ta emot och skicka värdeförsändelser. Samararbete/Kontakter Internt: Lokal och service, ateljén, rekryterarna, studievägledarna, säkerhet, studentservice, växel- och reception, ekonomienheten och personalenheten. 5

6 Externt: Ortsansvariga på respektive ort samt övriga medverkande vid respektive provomgång, Posten, huvudansvariga vid andra lärosäten, Högskoleverket, Verket för högskoleservice, Hörs restaurangen, Kungsbäcksköket, Silvanum, länets kommuner och gymnasieskolor. Schemaläggning och lokalbokning samt underhåll och vidareutveckling av KronoX 50 % Enheten har gemensamt ansvar för att inkomna schemaunderlag blir bokade i tid för våra studenter och övrig personal, dock senast 2 veckor före kursstart, förutsatt att underlaget är inlämnat i tid, det vill säga 6 veckor före kursstart. Schema och tentamen ansvarar för underhåll och utveckling av bokningssystemet KronoX. Enheten utför alla bokningar för studentföreningar samt personal (dvs. bokningar som inte genererar någon lokalkostnad) samt bokningar när underhåll ska göras i lokalerna. Vi schemalägger kurser efter beställningar via e-post, post, besök eller telefonsamtal av lärare eller kanslipersonal på institutionerna. Ändringar av kurs, kurskod, anmälningskod, programkopplingar o dyl görs manuellt av enheten. Ständig utveckling av KronoX. Utbildning av personal vid HiG. För statistik över samtliga schemaunderlag som lämnas in. Enheten sköter uppgradering av bokningssystemet och ser till att informationen/innehållet är korrekt. Anpassar KronoX efter användarvänlighet och önskemål av HiG:s användare. Samarbete/Kontakter Internt: Institutioner, IT-enheten, ekonomienheten, studentkåren och studenter. Externt: KronoX-konsortiet och övriga lärosäten. Möten och övrig administration 10 % Enheten ansvarar för att hålla i möten eller genom att delta i möten utbyta information med andra grupper när det gäller den verksamhet som ingår i vårt arbetsområde. Vi deltar i: enhetsmöten, VISSK-möten, avdelningsmöten, lokalmöten, it-möten och möten årligen med tentamensvärdar. Vi deltar även i konferenser/årsmöten/användarträffar när det gäller Högskoleprovet, KronoX och tentamen. Samarbete/Kontakter Internt: Avdelningen för studentservice, studentkåren, institutionerna, växel- och reception, internationella sekretariatet, tentamensvakter, högskoleprovspersonal och IT-enheten. Externt: KronoX-konsortiet, ortsansvariga på respektive ort samt övriga medverkande vid respektive provomgång av högskoleprovet i Gävleborgs län, Högskoleverket, Verket för högskoleservice och IT-enheten. 6

7 Stipendier Huvudfunktioner Verksamheten vid Stipendier kan indelas i fyra områden: 1. Information och marknadsföring 2. Hantering av ansökningshandlingar 3. Administration kring beslutstagandet 4. Övrig administration Punkt 1-3 visas i förenklad form i flödesschema sist i dokumentet. Enheten omfattar idag en anställd (0,5 % tjänst). 1. Information och marknadsföring 35 % Stipendiehandläggaren ska a) minst en gång årligen producera stipendiekatalogen samt lägga ut den på högskolans hemsida, vidare informera om katalogen och sprida den internt inom högskolan till stipendiekommitténs ledamöter, programansvariga, ämnesföreträdare, ledningsgrupp, studentreception m fl samt till donatorerna b) tillse att stipendiekatalogen i olika medier samt ansökningsblanketter hålles à jour resp förbättras vid behov samt att statuternas formuleringar överensstämmer med donators intentioner (bekräftas genom det årliga sommarbrevet) c) producera affischer för våra interna stipendier samt i olika interna och externa medier (anslagstavla, intern-tv, webbsida, inst, Gefla Högtryck, DassHögtryck etc) anslå utlysningar av stipendier d) på alla sätt verka för att göra stipendieverksamheten vid HiG allmänt känd (t ex genom besök i "klasserna"; medverkan vid arbetsmarknadsdagar, ex-jobbsdag; möten med utbildningsledare, tidigare programansvariga, prefekter, ämnesföreträdare, studentkårens företrädare m fl) inkl att planera och genomföra den årliga Stipendiedagen, i samråd med stipendiekommittén e) hålla webben, sidan Studentservice/Stipendier med underliggande sidor, aktuell samt lämna underlag till studentföreningar för info på deras egna sidor och till webmasters för aktuell info på studentsidan, i kalendariet, på alumnisidorna; vidare förmå andra avdelningar och institutioner att länka till stipendiesidorna f) informera, råda och hjälpa studenter som har frågor om stipendier och ansökningsförfarandet g) sprida protokoll till KS-avdelningen och Gefla Högtryck för medial uppmärksamhet på stipendiater/stipendieutdelningar h) i samverkan med ordföranden arbeta för att nya stipendier tillförs HiG i) digitalt och fysiskt anslå information om externa stipendier som inkommer till enheten, information om dessa ska även i berörda fall lämnas till institutionerna 2. Hantering av ansökningshandlingar 25 % Stipendiehandläggaren ska a) efter vederbörlig diarieföring av inkomna handlingar upprätta förteckning över sökande b) granska de sökandes primära behörighet innan de lämnas till sakkunniga c) granska att korrekt och komplett underlag inlämnats d) vidta ev lämpliga åtgärder efter granskningarna e) distribuera kopior av ansökningshandlingarna till donatorerna 3. Administration kring beslutstagandet 30 % Stipendiehandläggaren ska a) fördela inkomna ansökningar inkl bilagda skrifter till sakkunniga inom HiG för yttrande samt tillse att utlåtandena inkommer i så god tid att det interna beredningsarbetet ej försinkas b) bereda vid behov, i samråd med ordföranden - handlingarna i så god tid att underlag kan tillställas kommitténs interna ledamöter helst en vecka, men minst tre arbetsdagar före utsatt sammanträde c) skicka ut handlingar till externa ledamöter i god tid före sammanträdet (se även punkt 2 e) d) vara föredragande vid stipendiekommitténs sammanträden, både beredningsmöten och beslutsmöten, samt upprätta protokoll från dessa sammanträden 7

8 e) underrätta stipendiemottagarna om tid och plats för utdelning samt tillsammans med ordföranden delta vid stipendieutdelningarna, och i de fall ordföranden eller vice ordförande är förhindrade, framföra högskolans officiella tack 4. Kompletterande administration 10 % Stipendiehandläggaren ska a) årligen upprätta statistisk sammanställning över stipendieverksamheten som ligger till grund för årsredovisningen b) informera personalavdelning och institutionsekonomer om deltagandet i sammanträden med stipendiekommittén för resp ledamot så att arvode kan utbetalas efter varje sammanträde c) utbetala sakkkunnigarvode på begäran och efter godkännande av ordföranden d) sköta budget- och ekonomihantering för enheten e) representera enheten i olika organisatoriska sammanhang f) besvara remisser ställda till enheten g) upprätta enhetsdokument, såsom verksamhetsplan och verksamhetsberättelse, budget och budgetuppföljning, erforderliga dokument rörande kvalitet och miljö h) i samråd med avdelningschefen tillse att enhetens medarbetare får möjlighet till kompetensutveckling och en god arbetsmiljö i) sträva efter att följa högskolans policybeslut och riktlinjer samt beakta förvaltningslag och offentlighetsprincip (gäller särskilt punkt 2 och 3), vilket inkluderar diarieföring av alla handlingar i resp stipendieärende 5. Övrigt + 15 % Utanför enhetens grundläggande verksamhet handhar idag stipendiehandläggaren de avdelningsgemensamma arbetsuppgifter som, i samråd med avdelningschef och kollegor, överenskommits om. Dessa inbegriper idag främst Kundfakturering i Agresso (med undantag för schemas fakturor) Lokalfrågor Uppdatering av lathund för nyanställda inkl rutiner när en kollega anställs eller slutar Granskning av reseräkningar i Primula Huvudansvar för avdelningens interna och externa webbsidor Huvudansvar, instructor, för Blackboard Julbord Almanackor Kuvert Vidare utförs viss datateknisk rådgivning och handpåläggning rörande vissa programvaror och dokument, till enstaka personer, vid förfrågan inom avdelningen. 8

9 Stipendiehandläggning /FNW Börja här: Info - katalog/affisch - muntligt i klass - DH + GH - e-post Sammanställn sökande Kontroll behörighet Utskick handlingar Ansökningar (dnr) Donator Sakkunnig Studenter Anställda Ledamöter Yttrande (dnr) Utdelning Beslutssammanträde Berednmöte Handlingar + kompl Kallelse Stipendiat Ev omskrivning statuter Beslutsmeddelande sökande Protokoll Arvode Diskussion om statuter/sommarbrev Statistik till ÅR Bildtext: Info går ut till presumtiva sökande. När ansökningarna kommit in görs sammanställning och koll av sökande. Handlingar går till donator och till sakkunnig och till resten av kommittén. Sakkunnig skriver yttrande som underlag för beslut. Beslutet meddelas alla sökande. Utdelning sker. Ev arvoden utbetalas. Varje år tas kontakt med donator om ev förändring i statuterna. 9

10 Studenthälsan Huvudfunktioner Studenthälsans främsta uppgift är att arbeta med förebyggande/hälsofrämjande insatser på både individuell- och gruppnivå. Verksamheten utgår ifrån ett studentperspektiv och är ett komplement till annan hälso- och sjukvård. Den myndighetsutövning som medföljer uppdraget för stöd till studenter med funktionshinder handläggs inom studenthälsan. Vid studenthälsan arbetar kuratorer, studentsköterska samt kontaktperson för studenter med funktionshinder med en ansvarsfördelning utifrån respektive profession. Direkt knuten till Studenthälsan är en läkare från Landstinget som i sina studentkontakter har det fulla medicinska ansvaret. Till verksamheten är även en studentpräst knuten, finansierad av svenska kyrkan. I flera av Studenthälsans aktiviteter deltar studentprästen.. Studenthälsan är en enhet inom Studentservice. Verksamhetschefsansvaret, enligt SOSFS 1997:8 (M) finns inom Studenthälsan. Där fattas beslut kring kvalitet, patientsäkerhet och kostnadseffektivitet. Personal- och fortbildningsansvar är delegerat till chefen för studentservice. Utvecklingsarbete sker bland annat utifrån SOSFS riktlinjer, lagen om likabehandling av studenter samt andra för verksamheten styrande dokument. Områden för utvecklingsarbete initieras också av studenternas uttryckta behov via enskilda studentkontakter och vid studenthälsorådets möten (forum för studenthälsans samarbete med studentkåren). Studenthälsan arbetar till största delen med individuella samtal/kontakter av stödjande, rådgivande, åtgärdande och terapeutisk karaktär. Studenthälsan erbjuder även gruppverksamhet som till exempel Våga tala, Stresshantering, Meditation samt Samtala och skapa i grupp. Studenthälsan erbjuder telefontid vid tre tillfällen i veckan varav ett tillfälle är förlagt till sen eftermiddagstid. Drop-in mottagning erbjuds sex timmar per vecka fördelat på tre dagar. Vid kontakttillfället tas en noggrann anamnes som ligger till grund för hur Studenthälsan vid sin remissgenomgång fördelar ärenden. Denna kan även leda till att andra vårdgivare snabbare kan kopplas in. Det är viktigt att Studenthälsan, som ska vara ett komplement till annan vård, hänvisar vidare till rätt vårdnivå och vårdgivare när så behövs. Studenthälsan har teamträffar en gång per vecka för bland annat remissgenomgång, handledning samt diskussioner som rör verksamheten i övrigt. Tillsammans med chefen för Studentservice har studenthälsan även regelbundna enhetsmöten. Interna samarbetspartners Institutioner - i enskilda studentärenden Personalavdelning - kring bl a krishanteringsplan Lokal- och service - främst kring utrustning som används av studenter med funktionshinder Inköpsenhet - inköp av utrustning till funktionshindrade studenter. Här är ansvarsfrågan oklar beträffande inköp av hjälpmedel till funktionshindrade studenter överstigande ett visst belopp. IT-avdelning - som ansvarar för att utrustning i dyslexisalen fungerar och även ger praktiskt stöd kring datorfunktion. Antagning - samarbete kring antagning av studenter med särskilda skäl. Schema och tentamen - i enskilda studentärenden samt kring rutiner för studenter med behov av särskilt stöd. Studievägledning - i enskilda studentärenden Utbildningsinformation - kring intern/extern information om studenthälsans verksamhet Högskolans bibliotek - kring studenter med läshandikapp Internationellt sekretariat - enskilda studentärenden Studentkåren - studiesociala frågor 10

11 Kontakter/externa samarbetsparter CSN:s samrådsgrupp - i frågor kring studiemedel Handikapporganisationer - för utbyte av information kring olika funktionshinder Försäkringskassan - i enskilda studentärenden kring studieekonomi Landstinget - exempelvis primärvård, psykosociala team, terapibedömare, ätstörningsenhet, TIDA (tidig identifiering av alkohol och droger), lokala hiv/sti-gruppen. Socialtjänsten - enskilda studentärenden Komvux dyslexilinje - studenter med funktionshinder Polisen och Länsstyrelsen - kring alkoholprevention Alkoholkommittén Nätverksgrupp- bestående av personal från landets studenthälsor Utbyte med andra lärosäten 11

12 Studievägledning, examen och introduktion av nya studenter Huvudfunktioner Enheten för Studievägledning och examen har tre huvudfunktioner: Studievägledning Examen Introduktion för nya studenter Enhetens gemensamma uppgifter och ansvar Bemanning och medansvar för studentreceptionen i Studentcentrum Besvarande av studenternas frågor via telefon, samtal, mejl och brev Studievägledning (se flödesschema) Den huvudsakliga verksamheten handlar om vägledning och information till såväl HiG:s nuvarande som presumtiva studenter. Här avses både de som tidigare inte studerat på högskolenivå och de som vill bygga på sin akademiska utbildning. Informationen handlar främst om HiG:s utbildningar, men även om högre utbildning i Sverige. 77 % Studievägledningens huvudsakliga arbetsuppgifter är individuella samtal: Besvarande av studenternas frågor både via telefon (6 tim/vecka), besök, mejl och brev Utökad service och tillgänglighet inför ansökningsperioderna Medverkan vid olika informationstillfällen för olika studentgrupper både internt på HiG och externt Andra studierelaterande frågor Här ingår mötestid, kompetensutveckling, handläggning av studieuppehåll och studieavbrott: Studievägledningen ansvarar för handläggning av studieavbrott och studieuppehåll. 23 % Arrangerande av informationsdag om HiG:s nya utbildningsutbud för länets studie- och yrkesvägledare Utbildning av nya studentinformatörer tillsammans med studentrekryterarna Deltagande i SACO:s utbildningsmässa som representant för HiG Deltagande som resurs vid olika samarbetsprojekt Examen (se flödesschema -handläggning av examensärende) Den huvudsakliga verksamheten handlar om handläggning av examensansökningar, utfärdande av bevis samt vägledning och information gällande examen. - handläggning 70 % Diarieföring av inkomna handlingar avseende examen och tillgodoräknande Handläggning och utfärdande av/ avslag gällande examensbevis Arkivhandläggning Utfärda kursbevis Utfärda samlat kursbevis (utbildningar som ej ger examen) Utforma blanketter samt uppdatering (även engelsk variant) Tillgodoräknande free-movers (underlag för beslut) Tillgodoräknande i examen (avser hel kurs) Bevaka och distribuera information 12

13 Övrigt Här ingår mötestid, kompetensutveckling, handläggning av antagning och studievägledning LP90, förfrågningar organisationer/företag/kommuner. Helhetssyn för examensordning kopplat till HiG:s kurser och utbildningsprogram- intern kommunikation. - övrigt 30 % Statistik Webbsida, utveckling och uppdatering Löpande uppdatering av dokument/styrdokument Mindre utredningar Nationellt och regionalt ansvar för funktioner relaterade till examensfunktion, Ladok Sammanställning statistik- interna och externa intressenter Lokala föreskrifter examensordning Intern remissinstans utbildningsplaner/ kursplaner Information och utformning av Diploma Supplement Bemanning Studentcentrum Uppdateringar Ladok-examensfunktioner/inriktningar m.m. Systemansvar för Kursplanedatabas Systemansvar för Studentportal Samordningsansvar för Studentcentrum Introduktion för nya studenter Fastställa dagar för studentintroduktion, initiera och koordinera verksamheten i samarbete med utbildningskanslier, institutioner och övriga berörda på HiG. Genomföra en positiv och välplanerad introduktion så att studenterna känner sig välkomna och snabbt introduceras till högskolestudier. Samarbeta med Studentkår och studentföreningar för att medverka till trivsamma nollningar utan kränkande inslag och med minimal alkoholkonsumtion. 100 % Verksamhetsplanering, budgetarbete och studentenkät Arbets- och tidsplan till berörda medverkande, internt och externt Färdigställa material med information om introduktionen och ansvara för utskick till antagna studenter. Informationsmaterialet tas fram i samarbete med Utbildningskanslier och avdelningen för Studentservice. Institutionerna ansvarar för kursplaner och schema, studentkåren och studentföreningarna för sin information som skickas till de nya studenterna Anordna studentmässa Initiera studentstödjande verksamhet, t ex studieteknik och biblioteksintroduktion Aktuell info på introduktionens webbsidor Samarbete (samtliga funktioner) Utbildningsledare Ämnesföreträdare LUK Deltagande som resurs vid olika samarbetsprojekt, t ex Karriärvägledning och Kvarvaro Utbildnings- och forskningskansliet Institutionskanslier Studentkår och studentföreningar Nätverk Include Nätverk examenshandläggare nationellt - regionalt 13

14 Flödesschema studievägledning Utbildningsledare Studentkåren Lärare Antagning UFK VHS Examenshandläggning HSV LUK Studenthälsan Institutioner HiG:s hemsida Stödfunktioner Student Kontakt Studievägledningen Nöjd student Telefon Mail Brev Besök (drop-in el bokade) Studieuppehållsansökan Studieavbrott Vägledningssamtal Information Externa aktörer Fastighetsmäklarnämnden Gymnasieskola Civilekonomerna Komvux Fackförbund SFI CSN Bransch/intresseorganisation Högskola/Universitet Datorteket 14

15 15

16 Beslut om tillgodoräknan Ansökan student Utländskt betyg Handläggning Studieintyg annat lärosäte Beslut - 1 av tre alternativa Examen Ej examen Examensbevis + Diploma Supplement Brev om Ej examen pga. xx, tillsammans med förklaring Student Bevakning av betyg, slutrapporterad kurs Avslag Brev om avslag med motivering och hänvisning till överklagande Systeminformation Ladok Lex-Ping NyA Ladokutveckling Utbildnings planer, remisser, utredningar, statistik Kontakt Ämnesansvarig Institution Annat lärosäte VHS HSV LUK 16