KAMP Företagsutveckling

Transkript

1 KAMP Företagsutveckling

2 Innehållsförteckning 2 Offertförfrågan 3 Projektdefinition Projekt SBID 5 Offert 15 Avtal 17 Individplan för projektmedarbetare 18 Projekt SBID 18 Individkontrakt för projektmedarbetare 19 Projekt SBID 19 Projektdagbok Projekt SBID 20 Projektrapport Protokoll fört vid styrgruppsmöte för 22 Projekt SBID 22 Leverans gällande Projekt SBID 24 Acceptans av Projekt SBIDs genomförande 25 Godkännande av Projekt SBID, dvs Datoriseringen av Svensk Byggplåt ABs interna verksamhet 26 Slutrapport Projekt SBID 27 Utvärderingsrapport Projekt SBID 30

3 3 Offertförfrågan Bakgrund Svensk Byggplåt AB har planer på att datorisera sin interna verksamhet i vad avser det administrativa arbetet. För att kunna göra detta måste vi ha hjälp utifrån- Det är därför vi har skickat denna offertförfrågan till bland andra er. Behov Vi ska alla kunna göra allt vad gäller det administrativa arbetet. Då menar vi bland annat att skriva brev, känna till de interna rutinerna och rycka in för varandra när någon är borta. Förstudie Vi har låtit ett konsultföretag, Knutssons Konsultgrupp AB, genomföra en förstudie för att kartlägga vad vi egentligen behöver och de har kommit fram till följande: Ordbehandling ska alla kunna Använda kalkylprogrammering skall några kunna Några behöver arbeta med desktop publishing Ekonomipersonalen ska arbeta med något ekonomisystem Alla bör ha sin egen dator Någon typ av nätverk för datorerna ska användas Nödvändigt antal skrivare skall installeras Något informationsutbytessystem bör användas Dessa krav finns sammanställda i dokumentet Kravspecifikation för Projekt SBID, som också biläggs denna offertförfrågan. Tidsplan Vi vill ha er offert senast för att kunna välja leverantör före semestern. Vårt mål är att arbetet ska starta direkt efter semesteruppehållet.

4 4 Frågor Vi kommer att samla representanter för de företag, som vi skickar ut denna offertförfrågan till, för en informationsträff den 16 maj 2001 klockan i vår konferenslokal. Vid detta tillfälle kommer ni då att få möjlighet att ställa frågor till oss (och förhoppningsvis också få svar). Har ni frågor både före och efter kan ni vända er till vår informationschef, Karl-Einar Fredrikson. Vi skall försöka hjälpa er så mycket vi kan. Det ligger ju också i vårt intresse att offerterna blir så klara och tydliga som möjligt. Med vänliga hälsningar Anna-Greta Wilhelmsson VD Svensk Byggplåt AB

5 5 Projektdefinition Projekt SBID Bakgrund Företaget Svensk Byggplåt har beslutat sig för att datorisera sin interna verksamhet, Projekt SBID (Svensk Byggplåts Interna Datorisering). Företaget har anlitat en extern konsult från Knutssons Konsultgrupp som har utrett behoven. Detta har mynnat ut i en kravspecifikation. Denna kravspecifikation ligger som grund för den offertförfrågan som Svensk Byggplåt sammanställt. Trygg Datorisering AB har via en av säljarna fått kontakt med Svensk Byggplåt AB och kommer att vara en av fyra leverantörer som lämnar offert. Svensk Byggplåt AB har, på rekommendation av Knutssons Konsultgrupp AB, bestämt sig för att inte anlita (och inte heller ta in offert från) småföretag i detta fall företag med en omsättning mindre än 100 miljoner svenska kronor. Anledningen härtill är att Svensk Byggplåt AB inte vill riskera att leverantörsföretaget skall försvinna, vilket upplevs som ganska vanligt i IT-branschen. Svensk Byggplåt AB har ingen tradition med datorstöd. Den egna produktionen av byggplåt är däremot datoriserad, men ingen av de anställda på den administrativa sidan har arbetat med datorer tidigare. Svensk Byggplåt AB vill datorisera hela sitt interna arbete. Detta inkluderar ordbehandling, kalkylprogrammering, desktop publishing, order-lager-fakturering och ekonomisystem. Huvudkontoret har 250 anställda, uppdelat på fyra enheter. Under VD och staber (personal och ekonomi) finns Produktionsenheten, Försäljningsenheten, Utbildningsenheten samt Logistikenheten. Vidare finns 15 lokalkontor med sammanlagt 150 anställda. Respektive lokalkontor har en Försäljningsenhet, Utbildningsenhet samt en lokalkontorsledning. En grov sammanställning visar att ungefär: (huvudkontoret resp lokalkontoren) anställda skall använda ordbehandling anställda skall använda kalkylprogrammering 10 anställda ska använda desktop publishing anställda skall använda order-lager-faktureringssystemet 10 anställda skall använda sig av ekonomipaketet skall sköta om nätverken. För att utnyttja investeringarna optimalt kommer Svensk Byggplåt AB att koppla ihop alla datorer i lokala nätverk (ett eller flera).

6 6 Idé Svensk Byggplåt AB bör, för huvudkontorets räkning, använda sig av fyra Novell Netware nätverk ett per våningsplan i huset. Alla anställda skall få sin egen PC Alla skall ha Dell Pentium III med 1 GB internminne samt 24GB hårddisk. Alla skall använda sig av Windows 2000 och Microsoft Office Professional (med bland annat ordbehandling, kalkylprogrammering och mailfunktion). Dessutom skall alla ha faxprogrammet Super Fax Delta 3B. De 10 som skall arbeta med desktop publishing skall använda sig av Adobe Publishing Collection. Som order-lager-faktureringsprogram skall Scala användas. För ekonomiarbetet skall Hogias ekonomipaket användas. Alla skall dessutom arbeta med Lotus Notes företrädesvis för Försäljningsenheten, i deras kontakt med lokalkontoren, samt Logistikenheten. På respektive lokalkontor skall alla datorer kopplas samman i Novell Netware. För varje våningsplan på huvudkontoret skall åtta laserskrivare av modell HP Laser Jet 2200D installeras. På respektive lokalkontor skall två skrivare av ovannämnda modell installeras. Mål Svensk Byggplåts mål (affärsmässiga eller övergripande) Målet med hela installationen och datoriseringen är att Svensk Byggplåt AB ska kunna effektivisera sina interna rutiner så mycket att företaget inte behöver anställa fler personer för administrativa sysslor. Detta skulle annars vara fallet. Om inte datoriseringen genomförs räknar företaget att behöva anställa minst två personer till per lokalkontor samt åtta personer till på huvudkontoret inom de närmaste två åren. Detta blir sammanräknat minst 38 personer. Förutom att Svensk Byggplåt AB inte behöver anställa fler, kommer arbetsrutinerna att bli intressantare, eftersom företaget räknar med att alla skall kunna göra allt inom de administrativa delarna. Företaget räknar också med att försäljningsenheten skall kunna bli effektivare och därmed möta eventuella problem (lågkonjunktur och konkurrenter) på ett marknadsaggressivt sätt. Målet för företaget är att allt skall vara igång 1 januari Projektets mål Projektets mål är att leverera en total installation (hårdvara, mjukvara, nätverk, dokumentation och utbildning) inom hela Svensk Byggplåt AB (huvudkontor plus alla lokalkontor). Installationen av hårdvara, mjukvara och nätverk skall vara genomförd senast 15 november 2001 för att utbildning skall kunna genomföras före december månads utgång. All dokumentation skall vara överlämnad

7 7 Bemanningsplan Som projektledare kommer Sven-Erik Lundegård, Trygg Datorisering AB, att fungera. Biträdande projektledare kommer Eva Ullerstig, Trygg Datorisering AB, att vara. Trygg Datorisering AB kommer att behöva ställa upp med tolv personer från tekniksidan, mer eller mindre på heltid. Från försäljningssidan kommer två personer att vara inblandade. Svensk Byggplåt AB kommer att tillhandahålla tre personer som på heltid kommer att delta i projektet. Dessutom kommer Ulla-Karin Nilsson, Svensk Byggplåt AB, att fungera som ordförande i styrgruppen. Riskanalys Riskanalysen i förberedande fas för Projekt SBID bifogas denna projektdefinition. Återkommande riskanalyser skall genomföras 23 september 2001 och 25 november I båda fallen leder projektledaren arbetet och Rolf Johnsson-modellen skall användas. Resultatet av dessa riskanalyser skall presenteras på närmast följande styrgruppsmöten. Uppföljning Uppföljning av fastställda planer påbörjas första veckan. Projektledaren / delprojektledarna använder Individkontrakt gentemot respektive projektmedarbetare. Dessa individkontrakt skall sedan följas upp minst en gång i månaden.

8 8 Kalkyl Hårdvara 400 Dell Pentium IV, 1 GB, 24 GB, 17 tums färgskärm á : :- 62 Laseskrivare HP LaserJet 2200D á 6895: :- 19 nätverk Novell Netware, kablar och programvara á : :- 19 nätverksservrar Compaq Proliant ML530 á : :- Mjukvara 19 nätverkslicenser för Microsoft Office Professional á : :- 400 användarlicenser för Lotus Notes á 5 200: :- 10 licenser för Adobe Publishing Collection á : :- 45 licenser för Hogia Ekonomipaket á : :- Tjänster Projektledare 17 veckor á : :- Biträdande projektledare 17 veckor á : :- Trygg Datorisering AB, teknik 17 veckor för 12 personer á : :- Trygg Datorisering AB, försäljning 17 veckor för 2 personer á : :- Utbildning 40 grupper á 10 personer Startpaket (PC från grunden, Windows, Word, Mail) 5 dagar á 5 000: :- 6 grupper á 9-10 personer Excel 2 dagar á 5 000: :- 1 grupp á 10 personer Adobe Publishing Collection - 5 dagar á 8 000: :- 2 grupper á 10 personer Nätverkshantering dagar á 7 500: :- 8 grupper á 8 10 personer i Scala OLF 4 dagar á 5 000: :- 1 grupp á 10 personer i Hogia ekonomisystem 10 dagar á 6 000: :- 2 grupper á 10 personer Projektarbete 4 dagar á 8 500: :- Alla priser exklusive moms Summa summarum :-

9 9 Projektorganisation Styrgrupp Ulla-Karin Nilsson Lennart Frenndahl Lena-Marie Gren Bengt Swahnström Sven-Erik Lundegård Kvalitetssäkring Projektledare Sven-Erik Lundegård Lars Olofsson Claes Svedberg Katarina Johansson Sven Malm Delprojekt Installation Delprojekt Implementation Delprojekt Test Delprojekt Utbildning Lars-Olof Åhs, DPL Kurt Strid, DPL Eva Ullerstig, DPL Gerd Lovén, DPL Ewa Löfgren Lena Swahn Gertrud Trude Greta Slovén Rebecca Berg Kristina Omgren Gunilla Blomberg Lotta Bladh Jan Wrede Laban Gren Sören Andersson Erik von Spar Ture Svensson

10 Tidsplan 10 Installationsprojektet skall vara slutfört senast den 15 november Detta för att säkerställa att utbildningen av personalen ska vara slutförd före juluppehållet. Avtalet måste vara klart senast 20 juni 2001, för att möjliggöra projektets start direkt efter semesteruppehållet. Se bifogad Tidsplan. Ansvarsfördelning Trygg Datorisering AB ansvarar för att all nödvändig utrustning, all hårdvara samt all mjukvara kommer att finnas tillgänglig enligt uppgjorda planer. Trygg Datorisering AB ansvarar för att kompetens för genomförandet av projektet finns tillgänglig. Svensk Byggplåt AB ansvarar för att samtliga rum kommer att finnas tillgängliga enligt upprättade installationsplaner. Svensk Byggplåt AB ansvarar för att nödvändig personal finns tillgänglig under hela projektet samt att deras normala ansvar i linjeorganisationen övertas av andra. Kvalitetssäkring Som kvalitetssäkrare i vad avser projektet (arbetsformen) fungerar Lars Olofsson och Claes Svedberg, båda från Trygg Datorisering AB. Som kvalitetssäkrare av produkten (installationen) fungerar Katarina Johansson, Trygg Datorisering AB. Som kvalitetssäkrare i vad avser utbildning fungerar Sven Malm, Svensk Byggplåt AB. Metodik Projektarbetet kommer att bedrivas enligt Trygg Datorisering ABs projektmodell. I uppdraget ligger att utbilda all i projektet ingående personal från Svensk Byggplåt AB i Trygg Datorisering ABs projektmodell samt att informera ledningen för Svensk Byggplåt AB hur projektet kommer att bedrivas. Teknisk miljö Hela installationen bygger på Novell Netware. Övrig hårdvara kommer att levereras från Dell, HP och Compaq. Avgränsningar I projektet ingår inte att garantera att alla skall kunna allt inom Svensk Byggplåt ABs administration (vilket var ett av Svensk Byggplåt ABs övergripande mål med projektet).

11 11 Utbildning Trygg Datorisering AB ansvarar för att all i projektet ingående personal får en introduktionsutbildning i Att arbeta i projekt, 3 dagar, - undantagna blir de som redan genomgått denna utbildning. Vidare ansvarar Trygg Datorisering AB för att ledningen för Svensk Byggplåt AB kommer att få en endagars genomgång i projektarbete. För deltagare i delprojekt Test, kommer en tvådagars utbildning att genomföras i Att planera och genomföra test. Ansvar - Trygg Datorisering AB. Dokumenthantering Dokument rörande projektet (arbetsformen) kommer att finnas tillgängliga under mappen \\SBID\Projektet på HKserver1 hos Trygg Datorisering AB. Dokument rörande produkten (installationen) kommer att finnas tillgängliga under mappen \\SBID\Produkten på HKserver1 hos Trygg Datorisering AB. All dokumentation ska skrivas i Microsoft WORD2000 enligt de mallar som finns upplagda. Informationsspridning All projektinformation kommer att finnas tillgänglig på projektets hemsida - ansvarig: biträdande projektledaren. Varje fredag klockan kommer projektmöte att hållas där information om projektet kommer att meddelas ansvarig: projektledaren. Skriftliga projektrapporter kommer att lämnas varannan fredag i samband med projektmöte ansvarig: projektledaren. Styrgruppsprotokoll kommer att finnas tillgängliga senast dagen efter respektive styrgruppsmöte Ändringshantering Eventuella förändringar i förhållande till överenskomna avtal skall i varje enskilt fall diskuteras med projektledaren som då har att ta ställning till hur önskade förändringar påverkar projektet (både vad avser tid, kostnad och projektets slutdatum). Beslut om förändringarna tas av styrgruppen. Ett tilläggsavtal skall upprättas för varje beslutad förändring. Dokumentet Ändringshantering Projekt SBID skall användas.

12 12 Leverans Produkten (installationen) anses levererad när: All hårdvara finns fysiskt på plats All kommunikation är säkerställd All mjukvara finns installerad All produktdokumentation är överlämnad All utbildning genomförd samt att dokumentet Leverans gällande Projekt SBID undertecknas av från Svensk Byggplåt AB utsedd representant. Specifikation av ovanstående se kalkylen. Acceptans Efter leveransen skall Svensk Byggplåt AB testa installationen i verkliga livet. Under tre (3) månader, direkt efter leveransen, skall Trygg Datorisering AB kostnadsfritt åtgärda de problem som eventuellt uppstår. Problemen skall klart och tydligt kunna hänföras till projektet. Efter denna acceptansperiod skall dokument Acceptans av Projekt SBID undertecknas av respektive representant från Svensk Byggplåt AB och Trygg Datorisering AB. Detta dokuments undertecknande innebär att båda parter är överens om att leveransen uppfyller alla ställda krav (enligt kravspecifikation och eventuella tilläggsavtal). Godkännande Efter acceptansen skall Svensk Byggplåt AB godkänna produkten (installationen) genom att utsedd representant från företaget skall underteckna dokument Godkännande av Projekt SBID. Godkännandet innebär att produkten (installationen) överensstämmer med avtal samt uppfyller samtliga ställda villkor (enligt kravspecifikation och eventuella tilläggsavtal) samt att all utbildning är genomförd. Projektavslut Närmast följande helg (fredag söndag) efter leveransen kommer hela projektgruppen och alla i projektet inblandade att genomföra en avslutsresa. Resan skall ha både en professionellt avslutande del och en social del. Projektledaren ansvarar för att avslutsresan planeras och genomförs på ett lika professionellt sätt som hela Projekt SBID. Utvärdering Veckan efter avslutsresan samlar projektledaren samtliga anställda från Trygg Datorisering AB för en genomgång och utvärdering av hela projektet. Därefter samlar projektledaren representanter från Svensk Byggplåt AB för en presentation av Trygg Datorisering ABs utvärdering samt en genomgång där även synpunkter från Svensk Byggplåt AB gås igenom. Dessa utvärderingsmöten ska mynna ut i en rapport Utvärderingsrapport för Projekt SBID som skall spridas inom såväl Svensk Byggplåt AB som Trygg Datorisering AB.

13 13 Bilaga 1 Riskanalys Projekt SBID 1) Risklistan 1) Omogen beställare 2) Negativa medarbetare 3) Önskad effektivitetseffekt uppnås ej 4) Compaq får leveranssvårigheter 5) Ökade priser från Compaq 6) Novell Netware fungerar inte i svensk Byggplåts fysiska miljö 7) Utbildningen kommer inte att hinna genomföras på alla orter 8) Personalen från Svensk Byggplåt kan inte avsätta tillräcklig tid för projektet 9) Trygg Datoriserings personal kan inte avsätta tillräcklig tid för projektet 10) Använda nyckeltal för kalkylen håller ej 11) Oerfaren styrgrupp 12) Styrgruppen är ej beslutsmässig 13) Projektledaren får andra arbetsuppgifter 14) Delprojekt Installation består av för få medarbetare 15) Delprojektledare Test försvinner 16) Utbildningsledare för Test-utbildningen saknas 17) Avgränsningarna ej tillräckligt tydliga 18) Dokumentansvarig ej tillräckligt erfaren 19) Dokumentationen uppfyller inte ställda krav på tydlighet 20) Informationsspridningen fungerar inte 21) Ändringshanteringen kommer ej att följa fastställd rutin 22) Avslutsresan godkänns ej av beställaren 23) Trygg Datoriserings personal ej tillgänglig för utvärdering

14 14 Som ett resultat av riskanalysen kommer ett antal justeringar att göras: Trygg Datorisering AB kommer att bjuda in Svensk Byggplåt AB för att informera om vikten av en erfaren och beslutsmässig styrgrupp samt förtydliga rollen som beställare Trygg Datorisering kompletterar projektgruppen med en dokumentansvarig från Dokumentproffsen AB Trygg Datorisering AB kommer att informera ledningen för Svensk Byggplåt AB om vikten av rutiner för resursbokning i projekt samt att lägga till resurskravet som en egen punkt i avtalet Trygg Datorisering AB kommer att teckna ett specialavtal med Compaq för att minimera risken av leveransproblem samt köpa in utrustningen två veckor tidigare än tidigare planerat. Kostnaden för detta kommer att läggas in i projektbudgeten Trygg Datorisering AB Kommer att samla hela ledningen för Svensk Byggplåt AB för en allmän presentation av projektarbete (förutom den heldag som redan finns inplanerad). Detta för att förtydliga vikten av att följa den modell för projektarbete som Trygg Datorisering AB använder sig av. Rutinen för ändringshantering kommer att lyftas fram från projektets första dag för att minimera risken av att inte följa denna rutin Projektledaren för Projekt SBID kommer att kräva en dokumenterad individplan för samtliga resurser från Trygg Datorisering AB. Detta dokument skrivs mellan projektledaren och resp resurs linjechef Utbildningen av Svensk Byggplåt AB samtlig personal måste planeras in tydligare samt att en friskrivningsklausul skrivs in i avtalet Avslutsresan lyfts ut ur projektbudgeten och kommer att tas separat från Trygg Datorisering ABs egen budget. Projektledaren ansvarar för att projektets avgränsningar tas upp på varje styrgruppsmöte Huruvida önskad effektivitetseffekt uppnås eller ej ligger utanför projektet men Trygg Datorisering AB kommer att upplysa ledningen för Svensk Byggplåt AB om vikten av att de själva satsar mycket på intern information till och löpande uppföljning av den egna personalen, allt i syfte att stärka möjligheterna att Svensk Byggplåt AB kommer att kunna ta till sig det nya systemet.

15 Offert 15 Gällande Offert angående datorisering av Svensk Byggplåt ABs interna verksamhet. Denna offert bygger på Svensk Byggplåt ABs dokument Kravspecifikation Projekt SBID dokumentnummer Omfattning Offerten omfattar hela datoriseringsprocessen av Svensk Byggplåt ABs interna verksamhet. Trygg Datorisering AB kommer att fungera som totalleverantör i vad avser hård- och mjukvara. Trygg Datorisering AB kommer att ha totalansvar för projektet (Projekt SBID) även om viss personal kommer från Svensk Byggplåt AB. Volymer Volymer enligt dokument Projektdefinition Projekt SBID. Tidsplan Projektarbetet kommer att starta och projektet skall vara klart och godkänt senast Prisform All hård- och mjukvara kommer att offereras till fast pris (specifikation se Projektdefinition Projekt SBID). Samtlig hårdvara :- Samtlig mjukvara :- Alla tjänster kommer att offereras enligt incitamentsmodellen med utgångsnivå på svenska kronor. Incitamentsmodellen bygger på att dela risker och vinster. I detta fall innebär det att om totalpriset för levererade tjänster blir mindre än :- betalar Svensk Byggplåt AB bara hälften av skillnaden det faktiska priset och :-. Om totalpriset för levererade tjänster blir mer än :- debiterar Trygg Datorisering AB bara halva priset per timme från och med det tillfälle när summan :- passerades. Utbildningen kommer att offereras till fast pris (specifikation se Projektdefinition Projekt SBID) Utbildning :- Alla priser är exklusive moms. Övriga kostnader För eventuella tillkommande kostnader fakturerar Trygg Datorisering AB de faktiska kostnaderna till Svensk Byggplåt AB.

16 16 Betalningsvillkor Trygg Datorisering AB fakturerar månadsvis i efterskott för såväl beställd hård- och mjukvara som nedlagda timmar i projektet. Betalningsvillkor: 30 dagar efter fakturadatum Acceptansvillkor Genom löpande styrgruppsbeslut genomförs acceptans av projektet, dvs att arbetet utförs enligt projektdefinition och avtal. Den slutliga acceptansen genomförs efter tre månader efter leverans och detta görs genom undertecknande av dokument Acceptans av Projekt SBIDs genomförande Offertnummer Giltighetstid Denna offert gäller till och med Friskrivning Denna offert friskrives för andra uteliggande offerter. Varför Trygg Datorisering AB Trygg Datorisering AB är ett erkänt välrenommerat totalleverantörsföretag (se referenslista) inom PCvärlden. Trygg Datorisering AB har genomfört fem liknande projekt i samma storleksordning eller större. Trygg Datorisering AB har dessutom stor vana av att arbeta i projektform, med egenutvecklad metodik. Trygg Datorisering AB står gärna till tjänst med att ordna demonstrationer hos tidigare kunder om så önskas. Trygg Datorisering AB är inne i en process att ISO 9000-certifieras, vilket förmodligen kommer att slutföras under hösten ISO 9000-certifieringen innebär en trygghet för kunderna eftersom det säkerställer ett dokumenterat arbetssätt och därmed stor träffsäkerhet i vad avser såväl projektet (arbetsformen) som produkten (datoriseringen hos Svensk Byggplåt AB). Stockholm 16 maj 2001 Sture Fox VD Trygg Datorisering AB

17 17 Avtal Parter Avtal mellan Svensk Byggplåt AB och Trygg Datorisering AB. Gällande Svensk Byggplåt ABs datorisering av den interna administrationen, Projekt SBID (Svensk Byggplåts Interna Datorisering). Specifikation enligt offert Tillägg Tillägg till offert : Svensk Byggplåt AB gör en avstämning av projektet och äger efter denna avstämning rätt att säga upp avtalet, betala de faktiska kostnaderna (för beställd hård- och mjukvara samt dittills nedlagda timmar) och avsluta samarbetet med Trygg Datorisering AB. Avtalsnummer Skiljedom Vid oenighet rörande avtalet utser respektive part en skiljeman, vilka i sin tur utser en tredje person skiljedomaren. Dessa tre bildar skiljedomstolen. Denna skiljedomstol löser konflikten inom 6 månader. Bekräftelse Härmed bekräftas att parterna sluter avtal gällande datorisering av Svensk Byggplåt ABs interna verksamhet enligt offert med ovan nämnda tillägg. Stockholm 2 juni 2001 Anna-Greta Wilhelmsson VD Svensk Byggplåt AB AB Sture Fox VD Trygg Datorisering

18 18 Individplan för projektmedarbetare Projekt SBID Ewa Löfgren Ewa Löfgren kommer att ingå i Projekt SBID (Svensk Byggplåts Interna Datorisering) på deltid från och med och på heltid från och med Veckorna 31, 32 och 33 (då Ewa ingår i projektet på deltid) kommer Ewa att arbeta måndag, tisdag och onsdag i respektive vecka. Arbetstid: 39 timmar i veckan. Ewa kommer att ingå i projektet under hela projekttiden, dvs till och med Hennes huvudsakliga uppgift kommer att vara att ingå i Delprojekt Installation samt att stötta delprojektledaren, Lars-Olof Åhs. Vidare ska Ewa vara behjälplig vid Utbildning av installerad personal omgång 1 under vecka 38. Generellt medges ingen semester under tiden till Undantag kan göras stäm av med delprojektledaren i så god tid som möjligt. Vid förhinder att uppfylla denna individplan kontakta delprojektledaren eller projektledaren så fort som möjligt. Denna individplan är upprättad i två exemplar och parterna har tagit varsitt exemplar. Stockholm 17 juni 2001 Torbjörn Andreasson Ewa Löfgren Sven-Erik Lundegård (Ewa Löfgrens chef) Projektledare

19 19 Individkontrakt för projektmedarbetare Projekt SBID Ewa Löfgren Datum Beskrivning Under veckorna 36 och 37 ska du genomföra installation på Svensk Byggplåt ABs lokalkontor i Sundsvall och Kalmar. Hela delprojekt Installation kommer att finnas tillgänglig i Sundsvall måndag och tisdag vecka 36. Därefter åker tre personer till Sollefteå för installationen där. Vid Kalmar-installationen vecka 37 - kommer Lars-Olof Åhs, delprojektledare, att arbeta i Stockholm. Du kommer då att fungera som delprojektledare. Godkännande Detta individkontrakt godkänns av båda parter. Detta individkontrakt har upprättats i två exemplar och båda parter har tagit varsitt exemplar. Stockholm 1 september 2001 Ewa Löfgren Lars-Olof Åhs Delprojektledare

20 20 Projektdagbok Projekt SBID Denna vecka startar vi de första installationerna ute på lokalkontoren, nämligen i Sundsvall och Sollefteå. Lars-Olof Åhs och de övriga i delprojekt Installation åkte idag upp till Sundsvall för att starta. Delprojekt Test kommer att åka upp till Sundsvall respektive Sollefteå på onsdag för att sätta igång med de första testerna. Eva Ullerstig och Gertrud Trude åker till Sundsvall medan Gunilla Blomberg och Sören Andersson åker till Sollefteå. Idag fick jag höra av Lasse på vårt kontor att Sture Fox verkar vara nöjd med hur vi hittills har arbetat i projektet. Varför kan han då aldrig tala om det för oss som arbetar med det??? För övrigt finns det nog inget att tillägga.

21 21 Projektrapport Hänt sedan förra rapporten Sedan förra rapporten har vi datoriserat ytterligare två lokalkontor, nämligen det i Skövde och det i Linköping. Installationen i Skövde gick planenligt, medan installationen i Linköping drog ut på tiden på grund av leveransförsening från Compaq. Avstämning i förhållande till projektplan Leveransproblemen från Compaq kan ställa till trassel i slutet av oktober, eftersom flera lokalkontor skall datoriseras under den perioden. Kommande aktiviteter Lokalkontoret i Hässleholm kommer att datoriseras enligt planerna vecka 43. Styrgruppsmöte kommer att avhållas på måndag (011023). Inget speciellt kommer att avhandlas. Avstämning Svensk Byggplåt AB genomförde sin avstämning och fann ingen anledning att säga upp vårt avtal rörande projektet HURRA!!! Sammanfattning Projektet fortskrider enligt planerna ett litet orosmoln är dock eventuella leveransproblem från Compaq. Vid pennan Sven-Erik Lundegård

22 Protokoll fört vid styrgruppsmöte för Projekt SBID 15 september Närvarande Ulla-Karin Nilsson, Svensk Byggplåt AB, ordförande Lennart Frenndahl, Svensk Byggplåt AB Lena-Marie Gren, Svensk Byggplåt AB Bengt Swahnström, Trygg Datorisering AB Sven-Erik Lundegård, Trygg Datorisering AB Föregående protokoll Protokoll från godkändes Avstämning Sven-Erik redogjorde för projektet och att tidplanen håller. Leveransproblemen från Hewlett-Packard är utredda och kommer förhoppningsvis inte att störa projektet. De närmaste installationerna gäller plan två på huvudkontoret, samt lokalkontoren i Eskilstuna och Östersund, allt enligt planerna. Lennart Frenndahl informerade att lokalkontoret i Växjö har problem med en försening av sin ombyggnad av kontoret. Beslut: Installationen på Växjö-kontoret skjuts fem veckor framåt i tiden, dvs till vecka 47. Eftersom det finns en bufferttid inlagd i projektet kommer detta inte att skjuta på projektets slutdatum. Personal Sören Andersson, Svensk Byggplåt AB, kommer att lyftas ut ur projektet. Han har problem att rätta in sig i ledet, vilket får till följd att han stör projektarbetet. Sören kommer att ersättas av Stina-Sofia Sliwotski, Svensk Byggplåt AB. Acceptans Beslut: Projekt SBID följer arbetsgången enligt projektdefinitionen. Nästa möte: Nästa styrgruppsmöte hålls den 20 oktober 2001 klockan i konferensrummet hos Svensk Byggplåt AB.

23 23 Övrigt Lennart undrade varför inte Sundsvallskontoret kan skicka mail till huvudkontoret. Sven-Erik lovade att undersöka. Vid protokollet Godkännes Sven-Erik Lundegård Ulla-Karin Nilsson

24 Leverans gällande Projekt SBID 24 Hårdvara All hårdvara - enligt projektdefinitionen - finns installerad och all kommunikation är säkerställd Mjukvara All mjukvara - enligt projektdefinitionen - är installerad. Produktdokumentation All produktdokumentation är överlämnad Utbildning I stort sett all utbildning är genomförd. Det som saknas är tre lokalkontors utbildning. Denna kommer att genomföras andra veckan i januari Detta föranleder inga anmärkningar utan utbildningen anses genomförd enligt projektdefinitionen. Godkännande av leverans Härmed godkänns leverans gällande Projekt SBID Stockholm den 16 december 2001 Lars Lintzell Svensk Byggplåt AB

25 Acceptans av Projekt SBIDs genomförande 25 Bakgrund Trygg Datorisering AB har varit huvudleverantör vid Svensk Byggplåt ABs datorisering av den interna verksamheten. Arbetet har genomförts i projektform med namnet SBID (Svensk Byggplåts Interna Datorisering). Projektet har genomförts enligt Trygg Datorisering ABs projektmodell. Projektet har bemannats av såväl Trygg Datorisering AB som Svensk Byggplåt AB. Ordförande i styrgruppen har varit Ulla-Karin Nilsson, Svensk Byggplåt AB. Projektledare har varit Sven-Erik Lundegård, Trygg Datorisering AB. Varför acceptans? För att säkerställa att båda parter, Svensk Byggplåt AB och Trygg Datorisering AB, är överens om att datoriseringsarbetet har utförts enligt överenskomna regler och att resultatet av acceptanstesterna under perioden ( ) har utfallit till belåtenhet. Undertecknandet I och med undertecknandet av detta dokument accepteras att datoriseringen av Svensk Byggplåt ABs interna verksamhet har utförts på ett för båda parter godtagbart sätt. Stockholm den 17 april 2001 Anna-Greta Wilhelmsson VD Svensk Byggplåt AB AB Sture Fox VD Trygg Datorisering