Kallelse till Kommunstyrelsen

Transkript

1 Kanslienheten Jakob Etaat Kanslichef Kallelse Datum Tid: Onsdagen den 2 mars 2016, kl. 18:00 kl (cirkatid) - informationsärenden stängt sammanträde kl (cirkatid) - beslutsärenden - öppet sammanträde Plats: Baderskan, Trosa stadshotell, Trosa Kaffe och smörgås serveras vid gruppmötena Gruppmöte majoritet: kl Gruppmöte Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Vänsterpartiet: kl Gruppmöte Sverigedemokraterna: kl Kallelse till Kommunstyrelsen Ärende Dnr Informationsärenden (stängt sammanträde) 1. Information om kommunens besöksverksamhet (Muntlig föredragning av näringslivschef Jonas Ivervall och turistchef Malin Karlsson) 2. Information om utredning kring utökad koncernsamordning inom Trosa kommun (Muntlig föredragning av kanslichef Jakob Etaat) 3. Återrapportering kring regionala frågor (Muntlig information från Daniel Portnoff (M), Bengt-Eric Sandström (FP) och Ann-sofie Soleby-Eriksson (S)) Till kommunstyrelsen (öppet sammanträde) 4. Val av ny ledamot i Pensionärsrådet Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 5. Anvisningar för budget 2017 och planer Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. Deltar ej i beslutet: Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) deltar ej i beslutet med hänvisning till att Socialdemokraterna lägger egen budget. KS 2014/187 KS 2016/18 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

2 TROSA KOMMUN Kallelse Sida 2(3) Kanslienheten Begäran om tidigareläggning av investeringsmedel för ny centrifug till Trosa reningsverk Utskottsbeslut: i enlighet med Teknik- och servicenämndens förslag. 7. Svar på revisorernas granskning av kommunens skydd mot oegentligheter Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar även: KS 2016/19 KS 2015/139 att Kommunstyrelsens arbetsutskott vid nästkommande sammanträde ges en återkoppling kring hur kommunen arbetar med att tydliggöra anställdas rapportering av misstankar om oegentligheter. Yrkanden: Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) yrkar på tillägg om följande beslutsats: att Kommunstyrelsen får en återkoppling senast den 15 november 2016 hur kommunen avser arbeta med att tydliggöra anställdas rapportering, ex via whistleblower. Daniel Portnoff (M) yrkar på tillägg om följande beslutsats: att Kommunstyrelsens arbetsutskott vid nästkommande sammanträde ges en återkoppling kring hur kommunen arbetar med att tydliggöra anställdas rapportering av misstankar om oegentligheter. Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) ansluter sig till Daniel Portnoffs (M) yrkande och återtar eget yrkande. Proposition: Ordföranden ställer först proposition på förvaltningens förslag och finner att Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att bifalla detta. Ordföranden ställer därefter proposition på Daniel Portnoffs (M) tilläggsyrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslut att bifalla detta. 8. Svar på revisorernas granskning av kommunens åtgärder för att minska sjukfrånvaro och ökad övertid Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. Yrkanden: Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) yrkar på tillägg om följande beslutsats: KS 2015/145 att uppdra till Kommunstyrelsens arbetsutskott att följa och säkerställa att det finns en långsiktighet i de planerade insatserna som initieras i sjukfrånvaroprojektet samt vilka proaktiva insatser som görs för att minska övertiden. Daniel Portnoff (M) yrkar avslag på Ann-sofie Soleby-Erikssons (S) tilläggsyrkande. Proposition: Ordföranden ställer först proposition på förvaltningens förslag och finner att Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med detta. Ordföranden ställer därefter proposition på Ann-sofie Soleby-Erikssons (S) tilläggsyrkande och finner att Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut att avslå detta. Reservation: Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) reserverar sig mot beslutet.

3 TROSA KOMMUN Kallelse Sida 3(3) Kanslienheten Utredning kring utökad koncernsamordning inom Trosa kommun KS 2016/20 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. Till kommunfullmäktige 10. Uppdrag att för kommunens räkning förhandla avtal med Sverigeförhandlingen KS 2016/17 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 11. Detaljplan del av Långnäs 5:1 KS 2016/21 Utskottsbeslut: i enlighet med Samhällsbyggnadsnämndens förslag. 12. Detaljplan för Lövsta 1:49 m.fl. KS 2016/22 Utskottsbeslut: i enlighet med Samhällsbyggnadsnämndens förslag. 13. Fastställande av verksamhetsplan och budget för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet, årsplan 2016 ( ) KS 2016/7 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 14. Reviderade regler för barnomsorg och barnomsorgsavgifter KS 2016/23 Utskottsbeslut: i enlighet med Humanistiska nämndens förslag. 15. Bidrag 2016 till fristående gymnasieskolor, skolor, enskilt drivna förskolor, fritidshem och förskoleklasser samt interkommunalersättning KS 2016/24 Utskottsbeslut: i enlighet med Humanistiska nämndens förslag. 16. Förändrade och förbättrade öppettider på Korslöt återvinningscentral samt justering av renhållningstaxan KS 2016/25 Utskottsbeslut: i enlighet med Teknik- och servicenämndens förslag. 17. Revidering av taxa för alkohollagen, tobakslagen och lagen om detaljhandel med vissa receptfria läkemedel KS 2016/26 Utskottsbeslut: i enlighet med Miljönämndens förslag. Övrigt 18. Anmälan av delegationsbeslut KS 2016/1 19. Övriga anmälningsärenden KS 2016/2 Daniel Portnoff ordförande Jakob Etaat sekreterare

4

5 Kanslienheten Jakob Etaat Kanslichef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2014/187 Val av ny ledamot i Pensionärsrådet Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna Göran Hammarlunds (L) avsägelse från uppdraget som ledamot i Pensionärsrådet. att välja Anita Gustafsson (L) till ny ledamot i Pensionärsrådet efter Göran Hammarlund (L). Ärendet Göran Hammarlund (L) har inkommit med en avsägelse avseende sitt uppdrag som ledamot i Pensionärsrådet. Liberalerna föreslår Anita Gustafsson (L) till ny ledamot i Pensionärsrådet. Jakob Etaat Kanslichef Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

6

7 Ekonomienheten Margareta Smith Ekonomichef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2016/18 Anvisningar för budget 2017 och planer Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag på budgetanvisningar för 2017 med planer Ärendet Ekonomienheten har upprättat anvisningar för nämndernas arbete med budget 2016 med planer Liksom tidigare år bygger budgetförutsättningarna på en befolkningsprognos där det klart framgår förväntat ökat eller minskat behov inom framförallt förskola och skola samt äldreomsorg. Den skatteprognos som ligger till grund för budgetanvisningarna är Sveriges Kommuners och Landstings prognos från december Demografiska effekter för skola/barnomsorg år 2017 har reviderats ner med 1,5 Mkr sedan ett fel upptäcktes i GPF-underlaget för beräkningar av antal barn år Ett högre belopp redovisades för majoritet och opposition i slutet av januari och början av februari. Demografiska effekter 2017 är nu tkr att jämföra med tidigare tkr. Margareta Smith Ekonomichef Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

8 Budgetanvisningar Budget 2017 Flerårsplan Behandlas i Kommunstyrelsen Postadress: Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

9 Budgetprocess... 1 Ekonomistyrning och spelregler... 1 Budgetförutsättningar ekonomiskt utrymme... 3 Utgångspunkter för 2017 och Uppräkning av löner och priser... 4 Demografiska variabler... 4 Rationaliseringar, besparingar och nettokostnadsminskningar Ettårssatsningar 2016 som tas bort Besparingar Utökningar av ram i budget 2016, tkr, som kvarstår och räknas upp med löne- och prisökning... 7 Budget/ramförändringar som kommer att justeras senare... 8 Sammanställning av ramförändringar per nämnd o utskott Riktlinjer för budgetarbetet Mål och nyckeltal Kvalitet Kommunalskatt och generella statsbidrag Finansiella förutsättningar Investeringsbudget anläggningar (tkr) Avskrivningar, ränta och kapitalkostnader Anläggningstillgångar Anvisningar och mallar Tidsplan för budget

10 Budgetprocess Budgetprocessen syftar till att ge kommunstyrelse och kommunfullmäktige tillräcklig information och bra beslutsunderlag inför beslut om budget 2017 och flerårsplan och de politiska prioriteringar som varje budgetbeslut innebär. Processen syftar också till att ge goda förutsättningar för nämnder/utskott och kontor att planera och styra sin verksamhet mot fastställda mål och inom ramen för tillgängliga resurser. Från och med budget 2006 har gemensamma planeringsförutsättningar tagits fram som underlag i budgetarbetet. Befolkningsprognoser, demografiska variabler, visar förändringar av barn i förskole-, grundskole- och gymnasieåldern. Från och med budget 2015 baseras hela budgeten för äldreomsorg på befolkningsprognosen för samtliga invånare 65 år och äldre. Utbyggnad av gator och vägar påverkar kostnader för underhåll och drift, varför dessa också ingår i beräkning av ökade kostnadsramar. Antalet invånare för hela kommunen påverkar kommunens skatteintäkter. Ledningsgruppen träffades 27 november 2015 för att gå igenom de gemensamma planeringsförutsättningarna inför budget 2017 med planer Befolkningsprognoserna för har anpassats efter förra årets befolkningsökning och planerade nya bostäder. År 2008 hade Trosa en stor befolkningsökning, vilket främst märktes på antalet barn i för- och grundskola ökade befolkningen med endast 42 invånare i snitt per år. Under 2014 ökade befolkningen med totalt 184 invånare och 2015 med 173 till och med november. Ledningsgruppen har Kommunfullmäktiges uppdrag att ta fram förslag på rationaliseringsåtgärder varje år från och med budget För åren var uppdraget 5 miljoner kronor per år och från och med budget 2010 med 3 miljoner per år. Rationaliseringarna för är genomförda och de för beslutades i samband med budgetbeslutet för När kommunen, under våren 2015, gjorde sin första årsprognos för året så var kostnadsökningarna betydande framförallt inom vård och omsorg. Ledningsgruppen fick i uppdrag att ta fram och föreslå besparingar på 10 Mkr att presentera för majoriteten under hösten. Ledningsgruppen redovisade besparingsförslag på totalt 9,7 Mkr varav 0,6 Mkr beslutades i samband med reviderad budget för 2016 och 9,1 Mkr ska vara genomförda till Besparingarna genomförs för att täcka de kostnadsökningar som identifierades och bedömdes kvarstå under våren Kommun- och ekonomichef redovisade de ekonomiska förutsättningarna för ordförandegruppen januari 2016 tillsammans med ledningsgruppen. Samma redovisning gjordes för oppositionen 5 februari. Politiska direktiv till budgetanvisningar för 2016 med flerårsplan lämnades av kommunalrådet 28 januari. Ekonomistyrning och spelregler Kommunfullmäktige antog i juni 2003 en ny ekonomistyrningsmodell för Trosa kommun och dess bolag. Ekonomistyrningsprinciperna reviderades i november 2007 för att börja gälla från Under 2009 har ekonomistyrprinciperna revideras avseende central buffert för att omfatta även äldreomsorg. Resultatenheter har införts för särskilda boende och hemtjänst inom vård- och omsorg. Mer medel började avsättas i central buffert från

11 De revideringar av ekonomistyrningen som fullmäktige antog från 2008 var främst nödvändiga förändringar/förbättringar för att anpassa den till den politiska majoritetens förslag om att införa tydliga valfrihetssystem och riktiga resultatenheter. Ekonomistyrning i Trosa kommuns koncern innebär: En medveten och konsekvent process för att påverka organisationens handlande så att verksamheten genomförs efter invånarnas faktiska behov med rätt kvalitet och till rimlig kostnad, allt inom ramen för tilldelade resurser och fastställda mål. Följande grundläggande spelregler gäller i kommunen: Inga tilläggsanslag beviljas under budgetåret. Nämnderna ansvarar för att hålla verksamheten inom beslutad ram, driva verksamheten enligt de mål/uppdrag fullmäktige lagt fast samt följa upp och utvärdera verksamheten Om förutsättningarna förändras under löpande budgetår ansvarar nämnden för att anpassa och prioritera verksamheten inom gällande ram. Verksamhetsansvariga ansvarar för att hålla sin verksamhet inom beslutad budget, vidta åtgärder under löpande år för att uppnå detta, driva verksamheten enligt de mål/uppdrag nämnden lagt fast samt följa upp och utveckla verksamheten kontinuerligt. Verksamhetsansvarig är den som driver verksamhet och/eller sköter andra åtaganden och har budgeterade medel för detta. I Trosa ska inga beslut som medför kostnader eller intäkter bokföras utan att ansvar anges. Resultatenhetsansvarig är den som driver verksamhet och erhåller fastställda intäkter i form av peng, check eller pris per utförd prestation. Det ekonomiska resultatet mäts som skillnad mellan intäkter och kostnader. Över-/underskott överförs till nästkommande år. Det innebär att åtgärder vidtas under löpande år för att uppnå ett positivt resultat, att verksamheten drivs enligt de mål/uppdrag nämnden lagt fast samt att uppföljning sker och att verksamheten utvecklas kontinuerligt. Fastställd intäkt i form av peng eller check per utförd prestation är densamma för en privat entreprenör som för en resultatenhet inom kommunen. Den privata entreprenören ersätts även för fastställda overheadkostnader för administration mm, samt för fastställd momskompensation. Kommunstyrelsen bör ha en central buffert som motsvarar 2 % av de budgeterade verksamhetskostnaderna. Fördelning av medel från den centrala bufferten ska ske 1 gång per år i samband med att kommunens delårsbokslut med helårsprognos per augusti behandlas i kommunstyrelsen. Från 2010 omfattar kriterierna för fördelning av medel härifrån även äldreomsorg. Reglerna för dessa fastställdes under hösten Fördelning ur den centrala bufferten sker endast utefter fastslagna kriterier. (Se finansiella förutsättningar sidan 11.) Övergår en kommunal verksamhet till privat regi, ska inventering och en marknadsmässig värdering ske av samtliga inventarier och material. Den privata entreprenören erbjuds att köpa inventarier/material till värderat pris. Överenskommelse av att hyra inventarier kan också slutas. Material och inventarier som inte köps eller hyrs av den privata entreprenören ska fördelas inom enheter i kommunal regi. 2

12 Budgetförutsättningar ekonomiskt utrymme Nämndernas budgetramar ökades 2004 och skatten höjdes med 1 krona. Skatten sänktes med 10 öre 2008, med ytterligare 30 öre 2009, 2 öre 2010 och 20 öre Skatten är oförändrad 2016 och års budget belastas inte med balanserade underskott från tidigare år. I budget 2016 har ramarna räknats upp med 1,85 % för löner och 1,0 % för övriga kostnader. Läraravtal och avtal inom kommunal 2014 medförde att verksamheterna inom barnomsorg/utbildning samt vård- och omsorg kompenserades helt genom att budget 2015 räknades upp. Ökningen ökade även ramar och peng för I budget 2017 räknas löner upp med 2,5 %. I plan för 2018 och 2019 räknas löner upp med 2,5 %. Övriga kostnader räknas upp med 1,0 % 2017 och 1,50% åren därefter. I de besparingsförslag som redovisas i eget stycke nedan, innebär förslaget att pengen för förskola och grundskola fryses i samma nivå som 2016 års peng för Det innebär att förskolor och skolor ska klara löneökningarna utan att pengen höjs. Uppräkning av peng för löner o priser görs igen Utgångspunkter för 2017 och 2018 Följande intäkts- eller kostnadshöjningar, jämfört med budget 2016, inryms i nämndernas/utskottens budgetramar tkr (ökade kostnader redovisas med minustecken). 10 öre skatt = tkr Skatten är oförändrad. Förändring från året innan Ökade skatteintäkter Rationaliseringar Nya ettårssatsningar Förra årets ettårssatsningar upphör Demografi skola/barnomsorg* Demografi äldreomsorg* Demografi gator, mm Ökade personalkostnader 2,5% Ökade priser 1,0 % /1,5% Förstärkning funktionshinderområdet Modersmålsundervisning skolan -600 Central buffert Ökade avskrivningskostnader Politiska prioriteringar * Belopp i 2016 års priser. Belopp för skola/barnomsorg 2017 är rättad från utskicket till KSau 3

13 Uppräkning av löner och priser I ramarna för budget 2017 med planer ingår kostnadsökningar för löner och priser. Löner 2,5 % år Priser 1,0 % 2017 och 1,5 % 2017 och 2018 PO-pålägget är oförändrat 2017, dvs. 39,5% på vanliga månadslöner. När det gäller uppräkning av peng för barnomsorg och grundskola läs sista stycket under budgetförutsättningar. Kommuninterna kostnader för kost och städ ska räknas upp med 2,29 % för städ och 1,74 % för kost För 2018 och 2019 ska städ räknas upp med 2,36 % och kost med 2 %. I budget 2015 ökades ramen för kost med 500 tkr för att öka andelen ekologisk och närodlad mat. Inför 2017 läggs den utökningen på skola/förskola samt vård och omsorg, d.v.s. de som köper måltider. De förskolor som själva tillagar mat ska ha del av anslaget. Budgetramarna för förskola/skola samt vård och omsorg ska räknas upp för kost och städ med den interna prisökningen. Demografiska variabler I bilaga 1, Gemensamma planeringsförutsättningar (GPF), redovisas befolkningsprognoser fram till Dessa redovisas för hela Trosa kommun och för kommundelarna Vagnhärad, Västerljung och Trosa tätort. Uppdelningen i kommundelar skiljer sig från församlingsgränserna för att bättre passa hur arbetet planeras i förskola/skola och inom vård- och omsorg. Bilagan redovisar även samtliga lokaler med kommentarer om när ombyggnationer eller andra förändringar har gjorts, pågår eller planeras. Åldersgrupper inom förskola/skola är: 1-5 år Förskola 6 15 år f-klass år 9 i grundskolan, skolbarnomsorg år gymnasium De kostnader som redovisas för skolan baserar sig på den ersättning, peng per elev som skolorna får per ålderskategori. Pengen utgår från höstreviderad budget 2016 för alla år. För gymnasieskolan, så grundar sig beloppet på 2016 års snittkostnad per elev. När det gäller förskolan så har kostnaderna beräknats enligt peng per timintervall. Hur stor andel av Trosas 1-3 respektive 4-5 åringar som går i förskola, har styrts av andelen barn i februari och september 2015 som gick i förskolan. Befolkningsförändring för år 1-5, 6 samt 7-9, samt för varje årskurs för grundskolan redovisas också för att tydliggöra förändringar per skola. Åldersgrupper inom äldreomsorg är: år äldreomsorg år äldreomsorg som statistiskt och erfarenhetsmässigt kräver något mer omsorg. 90-w år äldreomsorg som statistiskt kräver mycket omsorg. 4

14 Från 2015 har hela budgetramen för äldreomsorg beräknat med utgångspunkt från samtliga invånare 65 år och äldre. Beloppen baseras sig på prislappar i det nya kostnadsutjämningssystem som började gälla i Sverige Rationaliseringar, besparingar och nettokostnadsminskningar 2017 Rationaliseringar för 2016 och 2017 beslutades i samband med budget Det extra besparingsuppdrag som tidigare har nämnts innebär också kostnadsminskningar och de beskrivs särskilt under nedanstående tabell. nämnd/utskott 2016 års 1 årssatsningar bort Rationalisering o besparing Ration Besparing 2017 TOT Totalt minskn 2017 pol ledn KK EKO SBN Skola SOC K&F VON T&S REV MN FIN Ettårssatsningar 2016 som tas bort 2017 Ettårssatsningar 2016 Motverka ensamhet o psykisk ohälsa Liv o hälsa unga Informations- och kompetenshöjande insatser Insatser för att minska sjukskrivningarna i kommunens större verksamheter Utb funktionshinderområdet Samarbete VON o Ifo Tkr Nämnd 300 VON 300 Skolan 300 VON i samarb. med SOC 500 KS 500 VON 600 HUM

15 Besparingar 2017 Kommunstyrelsen totalt tkr Samordning med bolagen Trofi/Trobo -600 Busslinje Järna-Trosa dras in Skärgårdstrafik subventionering -100 Minskade kostnader kontoret -100 Humanistiska nämnden BO/utbildning totalt tkr Vårdnadsbidraget upphör -200 Peng BO o utbildning fryses i 2016 års nivå Humanistiska nämnden Individ- o familjeomsorg totalt -245 tkr Attraktiv arbetsplats och arbete i team kring klienter Minskat behov av inhyrd personal Färre dygn för placeringar Teknik och servicenämnden totalt -700 tkr Vassröjning -200 Samverkan med Trobo -400 Lägre kostnader för akut underhåll -100 Kultur och fritidsnämnden totalt -419 tkr Förändrade bidragsregler o Studieförbund -25 o Kulturarrangemang -15 o Kulturföreningar -24 o Fritidsföreningar -45 Förändrat ansvar för underhåll i koncessioner -240 Centrala medel kultur o fritid -60 Minskade inköp fritidsgårdarna -10 Vård- och omsorgsnämnden totalt tkr Verksamheten fokuserar på möjligheter Rätt brukare för rätt vård av rätt kvalitet, på rätt nivå, på rätt plats, vid rätt tidpunkt, till rätt kostnad. o Fokus på det vi kan påverka och göra det vi gör bra och ännu bättre. LSS-utreda alternativa lösningar. o Fördjupad utredning och intensivare uppföljning. Nytt arbetssätt SOL/LSS o Kompetensförstärkning rekrytering o Rehabpotential o Ökad självbestämmandegrad o Första samtal samsyn samverkan Landstinget webbaserade lösningar o Trygghetslarm (delegation) o Intensivare uppföljning o Tydligare beställning Nya arbetssätt hemtjänst o Ökad delaktighet o Ökat ansvarstagande 6

16 o Ökat välmående o Mindre enheter o Attraktiv arbetsgivare System alternativ undersöks Samhällsbyggnadsnämnden totalt -350 tkr Översyn av kostnader och av intäktsmöjligheter Utökningar av ram i budget 2016, tkr, som kvarstår och räknas upp med löne- och prisökning Inför varje budget har kostnadsramarna räknats upp eller justerats för Löneökningar Prisökningar Demografiska förändringar för barn och unga samt äldre medborgare Dessa kostnadsökningar finns inte med i nedanstående redovisning. Det gör inte heller ökade kostnader som reglerats med internhyra och ökade kapitaltjänstkostnader. Verksamheternas budgetramar utökades även 2011 till 2015, men dessa redovisas inte här Ramökningar 2016 HUM skola/barnomsorg Förstärkning skolan centralt Läxhjälp skolorna 600 Komvux/Sfi 400 Modersmål 556 Vård och omsorg Förstärkning funktionshinderområdet Trygg hemgång från sjukhus 800 Kultur och fritid Förstärkning bibliotek/kulturskolan 250 Teknik och service Drift mer gator, parker, mm Vassröjning 500 Kommunstyrelsen Energirådgivning EKO-utskottet 250 Medfinansiering EU-projekt 200 Samhällsbyggnadsnämnden Minskade exploateringsintäkter 200 Finans Buffert/förstärkning Totalt

17 Budget/ramförändringar som kommer att justeras senare Ramarna är uppräknade enligt de ekonomiska förutsättningarna som har beskrivits. Ekonomienheten kommer att göra teknisk justering av ram med hänvisning till förändrade kapitaltjänst och internhyreskostnader. Förändring av nettoramar inför budgetanvisningar Ramar (tkr) Kommunstyrelse Politisk ledning Kommunkontor Ekoutskottet Central buffert Humanistisk nämnd Barnomsorg o utbildning Individ och familjeomsorg Kultur & fritid Vård- & omsorgsnämnd Teknik & service skatt Samhällsbyggnadsnämnd Miljönämnd Revision Övr kommungem poster Pensioner Kommmungemensamt nya satsningar Rationaliseringar 3 mkr 2016 o 2017 ligger i ovanstående ramar Finansnetto Ökade avskrivningar Politiska prioriteringar Tot skattefin verks Skattenetto

18 Sammanställning av ramförändringar per nämnd o utskott 2017 Nämnd/utskott Ramförändringar Ettårssats.2016 som ska bort Rationaliseringar 2017 Besparingar 2017 Totalt netto KS Löner, priser och PO netto 949 Insatser för att minska sjukskrivningar i kommunens största verksamheter -500 Rationaliseringar -572 Besparingar Ekoutskott Löner, priser och PO netto 38 Rationaliseringar -5 Totalt KS Central buffert SBN Löner, priser och PO netto 215 Rationaliseringar -53 Besparingar -350 Totalt SBN Utbildning/barnomsorg Löner, priser och PO netto Demografi skolan 2016 års pris Modersålsundervisning 600 Liv o hälsa unga -300 Samarbete VO o Soc -600 Rationaliseringar -833 Besparingar Totalt utbildning/barnoms Individ o familjeomsorg Löner, priser och PO netto 393 Rationaliseringar -23 Besparingar -245 Totalt Individ & familj Kutur & fritid Löner, priser och PO netto 564 Rationaliseringar -242 Besparingar -419 Totalt kultur o fritid Vård och omsorg Löner, priser och PO netto Demografi VON Förstärkning funktionshinderområdet Motverka ensamhet o psykisk ohälsa -300 Informations- o kompetenshöjande insatser tills med IFO -300 Utbildning funktionshinderområdet -500 Rationaliseringar -855 Besparingar Totalt VON

19 Ramförändringar Ettårssats.2016 Rationalis- Besparingar Totalt Nämnd/utskott som ska bort eringar netto Teknik o service Löner, priser och PO netto Demografi gator, mm Rationaliseringar -236 Besparingar -700 Totalt TSN skatt Miljönämnden Löner, priser och PO netto 42 Rationaliseringar -36 Totalt MN Revision Löner, priser och PO netto 10 Rationaliseringar -1 Totalt revision Finansförvaltning Löner Ettårssatsningar Rationaliseringar -360 Totalt finansen Politiska prioriteringar Ökade avskivningskostnader Ettårssatsningar Totalt finans exkl skatt Riktlinjer för budgetarbetet Nämnderna ska bygga sitt arbete för budget 2017 och plan med budget 2016 som utgångspunkt. Kostnader och intäkter räknas upp med generella påslag enligt beskrivningarna under huvudrubrik Uppräkning av löner och priser och räknas ner med 2017 års rationaliseringar och besparingar, 2016 års ettårssatsningar samt upp eller ner med demografi. Nämndens buffert bör vara i storleksordningen 1 procent av budget för att under året kunna klara förändringar inom fastställd budgetram. Bufferten ska rymmas inom ram. Nämnden har ett ansvar för att nödvändiga kostnadsanpassningar genomförs. Nämnderna ska presentera ett budgetförslag i enlighet med fastställd ram. Medel för ettårssatsningar fördelas i samband med budgetberedningen i maj. Mål och nyckeltal Kommunfullmäktiges mål följs upp i samband med årsredovisningen. Samma sak gäller nämndernas mål. Inför 2017 kan en del nämnder önska att förändra målen något. Nyckeltal som direkt kan relateras till budgeterade medel ska alltid redovisas med så objektiva mått som möjligt. Dessa följs sedan upp i delårs- och årsbokslut. 10

20 Kvalitet Trosa kommun medverkar nu tillsammans med 241 andra kommuner i Sveriges Kommuners och Landstings projekt, Kommunens kvalitet i korthet. Här följs kommunens kvalitet upp ur ett medborgarperspektiv. Flera av Kommunfullmäktiges och nämndernas mål mäts och har mätts genom detta projekt. Genom att ingå i detta projekt får Trosa möjlighet att jämföra sig med andra kommuner och med sig själv i tiden. Vi har också stora möjligheter att hitta goda exempel för vissa verksamheter. Projektet har utökats varje år med att fler kommuner valt att delta. Trosa genomför också Medborgarundersökning vartannat år från Våren 2017 är det dags för en sjätte Medborgarundersökning som genomförs av SCB. Även härifrån mäts flera och viktiga mål upp. Medborgarperspektivet är centralt då Kommunfullmäktige fastställer mål och det ska genomsyra alla kommunala verksamheter. Kommunalskatt och generella statsbidrag Kommunen baserar sina beräkningar över skatteintäkter på Sveriges kommuner och Landstings antaganden och prognoser. Enligt skatteprognos, från , beräknas kommunens skattenetto öka med 29,1 Mkr jämfört med budget Skatteprognosen har beräknats med befolkningsutvecklingen i de gemensamma planeringsförutsättningarna som underlag. Skatteprognoserna från SKL har aldrig varit mer osäkra än nu. SKL skrev i december 2015 att skatteprognoserna kommer att ha en ny befolkningsprognos från SCB först i mars, vilket kommer att påverka prognoserna för kommande år. Med den stora befolkningsförändring som Sverige har haft kommer skatteprognoserna att påverkas mycket framöver. Kommande skatteprognoser kan kräva nya beslut i kommunen. Finansiella förutsättningar Kommunens målsättning för resultatets andel av skatteintäkter och statsbidrag är minst 1 procent. Att resultatet satts så lågt som 1 procent beror på att medel även avsattes till kommande pensioner. Resultatmålet bör höjas. Totalt avsattes 55,6 Mkr till kommande pensioner under åren. Medlen placerades i fonder vilka såldes sommarens Samtidigt tecknades en försäkring för 60 Mkr med KPA för ett antal individer för att kommunens pensionskostnader ska minska något i stället för att öka varje år. Fonderna såldes med vinst vilket förbättrade 2015 års resultat med netto 22 Mkr. Medel avsätts i Kommunstyrelsens centrala buffert. Denna buffert kan användas till att: täcka minskade skatteintäkter täcka ökade pensionskostnader täcka ökade kostnader för fler förskole-/skolbarn än vad som budgeterats samt dyrare programval i gymnasieskolan täcka ökade LSS-kostnader täcka för ökade kostnader för fler äldre invånare vilket medför ökade behov av vård och omsorg öka kommunens resultat Under 2015 räckte inte bufferten. 5,6 Mkr belastade resultatet. Inför 2017 ökas bufferten med 1 Mkr. 11

21 Investeringsbudget anläggningar (tkr) Överföring från 2015 till 2016 inte klart. När det är det tas år 2014 bort Projekt Överfört Budget Budget Plan Plan Plan skattefinansierade från Stabilisering skredriskområden Statsbidrag Fritidsanläggningar och Fastigheter Nytt tak Trosa Vårdcentral X Solceller 280 m 2 Taket VC X Renovering Trosa VC X Konvertera VC till fjärrvärme X Köp/Ombyggnation Verktyget 4 X Reparationer/underhåll Verktyget X X X X X Omläggning tak Industrigatan 8 o 8A + ommålning X Hyresgästanpassning Trobo X Fler avdelningar Väsby fsk X Entré Väsby fsk X Fageräng belysning/personalutrymme X Renovering Fagerängs förskola X Fagerhult flytt 2 avd paviljong X Skärgårdens förskola, inkl yttre miljö X Solceller Skärgården? Tomtaklints förskola inkl entré X X X Hasselbacken ytskickt och utemiljö X X Förvärv Sockenstugan+renovering 500 dyrare X Ytrenovering Kyrkskolan X X X Ytrenovering Fornbyskolan X X X Markförberedelser plugin skolor/förskolor X Skolgården Hedeby/Fornby X X Hedeby hemkunskap X Upprustning utemiljö förskolor/skolor X X X X X Skatepark? X Lekpark, Safiren o sedan spindelparken X X Idrottsplatser Häradsvallen X X Skärlagsvallen X Häradsvallen utegym X Pensionärernas hus utegym X Lånesta gård upprustning X Ny offentlig toalett hamnen+800 X Badplats Borgmästarudden Utöka satsning Sillebadet Muddring Tureholmsviken X X X X Planerat underhåll X X X X Investeringsreserv Fastigheter X X X X X Vandringshinder Trosaån X Summa

22 Investeringsbudget anläggningar (tkr) Överfört Budget Budget Plan Plan Plan Gator och parker från Trafiksäkerhetsåtgärder X X X X X Lekplatser X X X X X Utveckling parker grönmiljö X X X X X Utbyte av armaturer X X X X X Renovering Busstorget Strandskoning, proj. X Proj Trosaån X Trafiksäkerhet utanför Safiren X Grusad GC-väg Lånesta-Hagarna X Grusad parkering med belysning Lånesta 40 platser X GC-vägar vad bör göras? X X X GC-väg Västerljung-Vagnhärad X Laddstolpar för elbilar X X X Kyrskolans väntplats för buss X Hamnen spontning etapp 2 av 3 X Sittplats runt Smörbyttan X Belysning säkerhet BRÅ hela kommunen X X X Planerat underhåll X X X X Summa TOTALSUMMA Projekt Överfört Budget Budget Plan Plan Plan avgiftsfinansierade från Utredning VA-plan X Överföringsledning Trosa-Vagnhärad X X Pumpstation Högbergsgatan +500 X Allégatan X Nyängen etapp 2 vattenledning X Pumpstationer Gunnarstensgatan X X Proj. Vattentäkt/-verk Sörtuna X Ny huvudvattenledning Sörtuna X Renovering Vagnhärads vattentorn X Stationsvägen spillvattenledning Åtg Vhd ARV VA Skärlagsgatan Skärlagsparken dagvattenmagasin X Kalkbruksvägen vatten- och spillvattenledning -1,4 mkr X VA-utbyggnad Öbolandet, etapp 3 Tofsö X Ny centrifug Trosa ARV X Återvinning Västerljung X Återvinningsstation Källvik X Summa avgiftsfinansierat

23 Investeringsbudget nämnderna (tkr) Projekt Överfört Budget Budget Plan Plan Plan skattefinansierade från Humanistisk nämnd Inventarier skolkontoret Inventarier förskolor/skolor Skolbiblioteksinventarier Inventarier socialkontoret Kultur och Fritid Inventarier Oförutsett Vård och omsorg Larm, sängar, hjälpmedel, inventarier mm Samhällsbyggnadsnämnd Inventarier kontoret Förbifart Trosa Teknik och servicenämnd Städutrustning Köksutrustning Inventarier tekniska kontoret Traktor Arbetsmarknadsenheten 350 Kommunstyrelse IT-investeringar IT-investeringar skolan (ny- o reinvestering) Inventarier kommunkontoret Läsplattor politiker ny mandatperiod Investeringsreserv Delsumma nämnder Summa skattefinansierade Totalt Avskrivningar, ränta och kapitalkostnader Kommunens anläggningstillgångar avskrivs med de avskrivningstider som Sveriges kommuner och landsting rekommenderar, dvs beräknad nyttjandetid. För nya större investeringar är komponentavskrivning aktuell enligt redovisningsrådets nya rekommendationer. Komponentavskrivning innebär enkelt att olika komponenter i exempelvis ett vägbygge eller ett husbygge beräknas ha olika livslängd och därför bör skrivas av på olika lång tid. Nämnderna har kostnadsansvaret för kapitaltjänstkostnaderna (avskrivningar samt ränta på bokförda värdet av anläggningstillgångarna). Kapitalkostnaderna beräknas enligt nominell metod under 2016 är internräntan 1,5 procent. I budget 2017 beslutas räntesatsen för Kapitaltjänstkostnaderna debiteras verksamheterna månaden efter att investeringen är avslutad. Tillkommande eller minskade kapitaltjänstkostnader för beslutade och pågående investeringar ska läggas in i budget

24 Anläggningstillgångar Alla driftkonsekvenser av investeringsverksamheten ska rymmas inom nämndens budgetförslag. För nya förslag till investeringsprojekt ska driftkostnaderna specificeras i budgetförslaget. Med investering avses inventarier, maskiner fordon etc med en livslängd överstigande 3 år och ett värde överstigande 1/2 prisbasbelopp samt åtgärder i nya eller befintliga lokaler och anläggningar som överstiger detta belopp och som ökar kommunens tillgångsvärden. Anvisningar och mallar Ekonomi Mall för nämndernas budget kommer att finnas i Word under ekonomifliken på intranätet vecka 13. Budgetanvisningar och gemensamma planeringsförutsättningar hittar du på samma ställe Personalkostnader Nämnden bör, för egen del, ta fram en personalbudget som underlag för budgetarbetet. Verksamhetsmått/jämförelsetal Nämndernas material bör innehålla objektiva jämförelsemått. 15

25 Tidsplan för budget Samverkan av respektive nämnds förslag till budget skall ske inom ramen för det lokala samverkansavtalet. För samverkan av det samlade budgetförslaget svarar kommunkontoret. Tidplan, budgetprocessen 27 november Ledningsgruppen Genomgång av gem.plan.föruts (GPF) o lön/prisuppr januari Ordförandegrupp Redovisning ekonomiska och ledningsgrupp förutsättningar 5 februari Oppositionen Redovisning ekonomiska förutsättningar 15 februari Ksau Budgetanvisningar o GPF 29 februari Central samverkan Budgetanvisningar o GPF 3 mars KS Budgetanvisningar o GPF mars-april Nämnder Budgetarbete april-9 maj Nämnder Beslut om budgetförslag 16 maj Budgetberedning Majoriteten 18 maj Nämndsordförande/ Oppositionen Produktionschef 23 maj Ksau Budgetförslag 2017, flerårsplan maj Central samverkan Budgetförslag 2017 med flerårsplan 1 juni KS Budgetförslag 2017 med flerårsplan 15 juni KF Budgetbeslut 2017 med flerårsplan

26 Bilaga till budgetanvisningar Gemensamma planeringsförutsättningar GPF Trosa kommun Sammanfattning av demografiska variabler samt hur den påverkar kostnadsutvecklingen för förskola/skola samt äldreomsorg. Kommunens samtliga lokaler har uppdaterats i november

27 Demografiska variabler... 3 Befolkningsprognos alla åldrar... 4 Befolkningsförändringar per kommundel... 6 Rampåverkan på grund av demografi beräknas med följande faktorer som grund: Demografins påverkan på skolans ram i 2015 års nivå Karta GPF-områden/kommundelar Vagnhärad Västerljung Trosa tätort Förskolelokaler Skollokaler Trosa kommuns äldre befolkning Äldreomsorgens budgetram förändringar enligt demografi Äldre invånare i varje kommundel Lokaler Vård- och omsorg Fritidsanläggningar Administrativa lokaler Övriga lokaler

28 Demografiska variabler På följande sidor redovisas befolkningsprognoser fram till 2020 för hela Trosa kommun. De åldersgrupper som redovisas på följande sidor i denna sammanfattning är: Samtliga invånare som utgör underlag för kommande års skatteprognoser. 1-3 år Förskola 4-5 år 6 år Förskoleklass 7 11 år år Grundskola Skolbarnomsorg år Gymnasium år äldreomsorg år 90- år De kostnader som redovisas för grund- och gymnasieskola baserar sig på peng i budget 2016 för alla år. Kostnaderna för förskolan baserar sig på faktiskt timintervall i februari och september 2015 samt peng/timintervall. Kostnaderna för förskola och skolbarnomsorg har, liksom tidigare år, baseras på andel barn 1-5 år i februari och september 2015 som gick i förskola. Från och med budget 2016 baseras andelen barn i förskola beroende på ålder 1-3 år eller 4-5 år. Skolbarn som går i skolbarnomsorg har beräknats enligt Skolverkets statistik, förutom för 6-åringarna där vi beräknar att 100 procent går i förskoleklass och skolbarnomsorg. Avseende äldreomsorg baseras budgetramen på samtliga invånare 65 år och äldre. Budgetramen för äldreomsorg baseras på kostnader som anges i kostnadsutjämningssystemet. De antaganden som har gjorts då kostnaderna beräknats per år redovisas tydligt. 3

29 Befolkningsprognos alla åldrar År/ ålder w Summa Denna befolkningsprognos är underlag för beräkning av budgetårens skatteintäkter och generella statsbidrag Befolkningen vi räknar skatt på GPF 2016 GPF 2017 I ovanstående graf ser man att befolkningstillväxten justerats uppåt jämfört med förra årets prognos. Befolkningen ökade med 175 invånare 1 november november Invånare skrivna i kommunen 1 november 2015 betalar skatt till Trosa

30 Befolkningsförändringar per år sedan Trosa blev egen kommun Befolkningsförändringar/år Trosa kommun Trosa befolkning i ettårsklasser w Ovanstående graf illustrerar hur kommunens resurser ska fördelas till de största verksamheterna barnomsorg/utbildning samt äldreomsorg. 5

31 Befolkningsförändringar per kommundel Totalbefolkning i Vagnhärad Befolkning Vagnhärad Totalbefolkning i Västerljung Befolkning Västerljung

32 Totalbefolkning i Trosa tätort Befolkning Trosa tätort

33 Förskola, grundskola, skolbarnomsorg och gymnasium Hela kommunen Förskola 1-3 år Förskola 4-5 år Förskoleklass 6 år Grundskola år Grundskola 6 12 år Grundskola år Gymnasieskola år Barn i förskoleåldern Förskola 1-3 år Förskola 4-5 år år 4-5 år GPF 2016 GPF

34 1200 Grundskola f Förskoleklass Grundskola 1-5 Grundskola 6 6 år 7-11 år 12 år GPF 2016 GPF

35 600 Grundskola Grundskola Gymnasieskola

36 13-15 år år GPF 2016 GPF 2017 Rampåverkan på grund av demografi beräknas med följande faktorer som grund: Befolkning i olika åldrar omräknas till terminer. Exempel: ett barn som är 7 år hösten 2016 är även 7 år våren 2017 (år 1 i grundskolan). Fastställda pengbelopp enligt reviderad budget 2016, samt beräknat snittpris för gymnasielever. Andel barn 1-5 år som går i förskolan har från och med 2016 beräknats genom hur många barn 1-3 år samt 4-5 år under februari och september 2015 som gick i förskolan. Andelen barn 7-12 år i skolbarnomsorg har beräknats enligt Skolverkets senaste statistik för Trosa. Andel 6-åringar i förskoleklass och skolbarnomsorg har beräknats till 100 procent. Peng Bo-peng 2016, kr/barn/år.-30 t/v 31- t/v 1-3 år år Bo-peng 2016, kr/barn/år 6 år 7-12 år 6-12 år Grundskolepeng 2016, kr/barn/år Kr/elev/år Förskoleklass Skolår Skolår Skolår Gymnasiet, 2016, snitt/elev/år snittkostn netto/elev

37 Andel barn i förskola enligt egen statistik från 2015 och skolbarnomsorg enligt Skolverkets statistik Andel inskrivna barn 1-5 år i % i förskolan enligt egen statistik Förskola 1-3 år Förskola 4-5 år Andel inskrivna barn 6-12 år i % i skolbarnomsorg enligt Skolverkets statistik Andel på fritids Fritids 6-9 år ,1 Fritids år ,8 Demografins påverkan på skolans ram i 2016 års nivå Med ovanstående faktorer har kostnaderna beräknats för respektive år och ålderskategori. Avseende år 2016 har de framräknade beloppen jämförts med ramarna för Budget Här kan man få den första indikationen på om medel från central buffert kan komma att fördelas under 2016 samt om ramarna ska öka eller minska för Ramarna beräknas att öka något följd av demografin. 12

38 Total sammanställning, förändring tkr, förskola tom gymnasium Beloppen är baserade på 2016 års budget. Beloppen räknas normalt upp med beslutade ökningar för personal- och annan kostnadsökning enligt budgetanvisningarna. Ökning av budgetram pga demografiska variabler. TOTALT i tusentals kronor Budget Kostnad per år tkr Ökning per år Samma sak uppdelat per ålderskategori Förskola 1-5 år Budget Kostnad per år tkr Ökning tkr per år Förändring antal barn Grundskola 6-11 år Budget Kostnad per år tkr Ökning per år Förändring antal barn Grundskola år Budget Kostnad per år tkr Ökning per år Förändring antal ungdomar Skolbarnomsorg Budget Kostnad per år tkr Ökning per år Förändring antal barn Gymnasium år Budget Kostnad per år tkr Ökning per år Förändring antal ungdomar

39 Karta GPF-områden/kommundelar Förskola och skola per kommundel redovisas på följande sidor 14

40 Vagnhärad år 137, år 110, Förskoleklass 56, Grundskola Grundskola Grundskola Gymnasieskola Barn i förskoleåldern Vagnhärad år 4-5 år Grundskola f-6/budgetår Förskoleklass Grundskola 1-5 Grundskola 6 15

41 Grundskola år 7-9 i Vagnhärad/budgetår Grundskola 7-9 Barn i förskole- och grundskoleålder per budgetår i Vagnhärad Ålder/ Kalender-/budgetår årskurs år år år år år f-klass år år år år år år år år år fsk-barn 1-5 år f-klass-år år år Totalt år

42 Ålder/ Läsår årskurs 10/11 11/12 12/13 13/14 14/15 15/16 16/17 17/18 18/19 19/20 1 år år år år år f-klass år år år år år år år år år fsk-barn 1-5 år f-klass - år år år Totalt

43 Västerljung år år Förskoleklass Grundskola Grundskola Grundskola Gymnasieskola , Barn i förskoleåldern Västerljung år 4-5 år grundskola f-6/budgetår Förskoleklass Grundskola 1-5 Grundskola 6 18

44 Grundskola 7-9/budgetår Västerljung Grundskola 7-9 Ålder/ Kalender-/budgetår årskurs år år år år år f-klass år år år år år år år år år fsk-barn 1-5 år f-klass - år s:a s:a Totalt

45 Barn i förskole- och grundskoleålder per läsår i Västerljung Ålder/ Läsår årskurs 10/11 11/12 12/13 13/14 14/15 15/16 16/17 17/18 18/19 19/20 1 år år år år år f-klass år år år år år år år år år fsk-barn 1-5 år f-klass - år s:a s:a Totalt

46 Trosa tätort år år Förskoleklass Grundskola Grundskola Grundskola Gymnasieskola Barn i förskoleåldern Trosa tätort år 4-5 år Grundskola f-6/budgetår f-klass år 1-5 år 6 21

47 300 Grundskola 7-9/budgetår Trosa tätort år 7-9 Barn i förskole- och grundskoleålder per kalenderår i Trosa Ålder/ Kalender-/budgetår årskurs år år år år år f-klass år år år år år år år år år fsk-barn 1-5 år f-klass - år s:a s:a Totalt

48 Barn i förskole- och grundskoleålder per läsår i Trosa Ålder/ Läsår årskurs 10/11 11/12 12/13 13/14 14/15 15/16 16/17 17/18 18/19 19/20 1 år år år år år f-klass år år år år år år år år år fsk-barn 1-5 år f-klass - år s:a s:a Totalt

49 Förskolelokaler Kommunägda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Byggår Fastighetens ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Kommentarer Fageräng förskola Fagerhult 2:86 Skolvägen 1, Vagnhärad 1971/78 Förskola avd renoverade 2 rivna. Ny paviljong 2 avd ska vara klara till sommaren. Just 4st uthus, Fageräng Fagerhult 2:86 Uthus 19 överprövat Fa ge rhult förskola, ga mla. Ba rn dä r till sommaren Fagerhult 2:212 Gärdesvägen 34, Vagnhärad 1981 Förskola 311 Kommer att tomställas så småningom Uthus, Fagerhult Fagerhult 2:212 Uthus 19 Fagerhult II, nya. Ska flyttas? Fagerhult 2:212 Gärdesvägen 34, Vagnhär 2006 Förskola 285 Beslut kommer att fattas ang paviljongen Hasselbackens förskola Tors hage 49, Trosa 1988 Bostad 733 Eget ägande från Fjärrvärme Väsby Husby 5:36 Högtidsvägen 8, Vagnhära 2013 förskola 364 Nybyggd 2013 Väsby II Husby 5:36 Högtidsvägen 8, Vagnhära 2015 förskola 263 Nybyggd 2015 Tomtaklint förskola renoveras från Skärgåden evakuering under tiden Liturgen 1 Björkhamragatan 1, Trosa 1977/99 Förskola st uthus, Tomtaklint Liturgen 1 Uthus 13 Tomtahill förskola Mässhaken 1 Sockengatan 4, Trosa 1985 Bostadshus 334 Tillbyggt 37 kvm 2011, yta uppdaterad Förråd, Tomtahill Mässhaken 1 Förråd 11 Förråd, Tomtahill Mässhaken 1 Förråd 11 Björkbackens förskola Kvarnvingen 6 Norrbackag. 1, Trosa 1982 Förskola 512 2st. Uthus Kvarnvingen 6 Uthus 7 Alphyddan, förskola Kvarnvingen 6 Norrbackag. 1, Trosa 2010 Förskola 317 Dalbystugan Västerljung-Dalby 2: Uthus, Dalbystugan Västerljung-Dalby 2:44 Kantzows väg 2, Västerljung Uthus 19 Uthus, Dalbystugan Västerljung-Dalby 2:44 Uthus 14 Nedervåning förskola, övervåning skolkontor och elevhälsa. Ytan delad med 2 Björke NYA fsk Björke 9: Förskola 340 Tallbacken Trosa 10:64 Nyängsvägen Förskola, paviljo 328 Tallbacken II Trosa 10:64 Nyängsvägen Förskola, paviljo 328 Skärgårdens förskola +2 avd start 2016 klar 2017? Tomtaäng 10:64 Tomtaklintgatan Förskola 610 Nybyggd 2014 Byggs ut 2016 Summa

50 Skollokaler 25

51 Kommunägda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastighetens ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Husbyskolan Södra husby 5:117 Högtidsvägen 3, Vagnhärad Grundskola 1981 Grundskola 156 Uthus, Husbyskolan Södra husby 5: Hedebyskolan Fagerhult 2:214 Centrumvägen 16B, Vhd Grundskola 1969 Grundskola Hedebyskolan, matsal Fagerhult 2:214 Centrumvägen 16B, Vhd Grundskola 1969 Gymnastikhall o matbespisning 400 Hedebyskolan, särskola Fagerhult 2:214 Centrumvägen 16B, Vhd 1969 Särskola 133 Hedebyskolan, SFI Fagerhult 2:214 Centrumvägen 16B, Vhd 1969 Särskola 323 Fornbyskolan Fagerhult 2:214 Centrumvägen 16B, Vhd Grundskola 1977 Grundskola Fornbyskolan, tillbyggnad Fagerhult 2:214 Centrumvägen 16B, Vhd Grundskola 1998 Grundskola - tillbyggnad 1702 Hedebyhallen Fagerhult 2:214 Centrumvägen 16B, Vhd Grundskola 1999 Idrottshall, fritidsgård Skärlagsskolan utbyggnadsplan 2020? Bostället 50 Boställsgatan 1, Trosa Grundskola 1980 Grundskola 1651 Idrottshall Bostället 50 Boställsgatan 1, Trosa Grundskola 1980 Grundskola 360 Paviljong Bostället 50 Boställsgatan 1, Trosa Grundskola 1980 Grundskola 240 Paviljong Bostället 50 Boställsgatan 1, Trosa Grundskola 2013 Grundskola 247 Tomtaklintskolan Predikanten 1 Tomtaklintvägen 4, Trosa Grundskola 1976 Grundskola 865 Tomtaklint, idrottshall Predikanten 1 Tomtaklintvägen 4, Trosa 1976 Idrottshall 1242 Tomtaklint, förråd Predikanten 1 Tomtaklintvägen 4, Trosa Grundskola 1976 Förråd 15 Tomtaklint, fritidsgård Predikanten 1 Tomtaklintvägen 4, Trosa Grundskola 1979 Fritidsgård 427 Kulturskolan Predikanten 1 Tomtaklintvägen 4, Trosa Grundskola 2009 Kulturskola 260 Tomtaklintskolan Predikanten 1 Tomtaklintvägen 4, Trosa Grundskola 2003 Grundskola Tomtaklintskolan i VC Predikanten 2 Tomtaklintvägen 2, Trosa Grundskola Vårddcentral 384 Kyrkskolan Kyrkskolan 3:3 Norrbyv. 2, Västerljung Grundskola 1995 Grundskola 1129 Kyrkskolan, gymn.sal Björke 9:6 Norrbyv. 2, Västerljung 1998 Gymnastikhall 422 Kyrkskolan, gymn.sal. KoF Björke 9:6 Norrbyv. 2, Västerljung 1998 Gymnastikhall 135 Kyrkskolan, förråd Björke 9:6 Norrbyv. 2, Västerljung 1998 Förråd 12 Kyrkskolan, särskola Björke 9:6 Norrbyv. 2, Västerljung 1998 Särskola 200 Sockenstugan Torpet 9:2 Hammarbyvägen 2, Västerljung Fritids 375 Vitalisskolan Trosa 10:1 Skolg.1, Trosa Grundskola 1955 Grundskola Vitalisskolan, uthus Trosa 10:1 Skolg.1, Trosa 1955 Uthus 18 Vitalisskolan, gymn.sal Trosa 10:1 Skolg.1, Trosa 1967 Gymnastikhall 402 Summa

52 Trosa kommuns äldre befolkning Trosa GPF år år Över 90-w år Totalt Pensionärer år år Över 90-w år Från och med 2015 beräknas hela äldreomsorgens ram utifrån kostnad/invånare/ålder enligt det nya kostnadsutjämningssystemet som infördes i riket Samtliga invånare 65 år och äldre ligger som grund för äldreomsorgens ram. 27

53 65-79 år år Över 90 år GPF 2016 GPF 2017 Antal äldre invånare enligt GPF jämförs med verkligt antal invånare/ålderskategori i åldersintervallet 65 år och äldre i anslutning del delårsbokslut per augusti. Äldreomsorgens budgetram förändringar enligt demografi Prislappar i kostnadsutjämning SKL % år år Vård-och omsorgs andel av kommunens kostnader är beräknade till 94 procent. Övriga kostnader är bostadsanpassning (SBN) samt overhead för centrala funktioner. Trosas budget för äldreomsorg har beräknats och jämförts med vad kostnaden skulle vara enligt standardkostnad. 28

54 Effekter utjämningssystemet- förändring av befolkning från föregående år år, tkr 15, år, tk 99,7 90-w år, tkr 264,9 Budget år Effekt tkr år Ökning tkr år år Effekt kronor år Ökning tkr w år Effekt kronor 90-w år Ökning tkr Ökning ram

55 Äldre invånare i varje kommundel Vagnhärad år år Över 90 år Äldre invånare Vagnhärad år år Över 90 år Västerljung år år Över 90 år Äldre invånare Västerljung år år Över 90 år

56 Trosa tätort år år Över 90 år Äldre invånare Trosa tätort år år Över 90 år

57

58 Lokaler Vård- och omsorg Kommunägda lokaler Populärnamn Adress Byggår Verksamhet Fastighetens ursprungs ändamål Bruksare a (BRA) Årshyra Kommentarer Ängsgården Tomtaklintgatan 2, Trosa Äldreboende Vårddcentral 2 336?? Flyttad från inhyrd, inv 2014 Gästis Tomtaklintgatan 2, Trosa Äldreboende Vårddcentral?? Yta?? Rubinen fullknökat olika målgrupper Gärdesv. 34A Gruppboende 260?? Flyttad från inhyrd, landstinget utflyttade Paletten - "- på sikt flyttas så att Rubinen kan växa Gärdesv. 34A 310?? Flyttad från inhyrd Summa Fastighetsinventering Äldreomsorg Inhyrda lokaler Populärnamn Adress Byggår Verksamhet Fastighetens ursprungs ändamål Bruksare a (BRA) Årshyra Kommentarer Trosagården Rodergatan 3, Trosa Äldreboende Äldreboende kr Tekniska i fortsättningen avtalspart from 2012 Trosagårdens tillbyggnad Rodergatan 3, Trosa Äldreboende 2010 Äldreboende kr se ovan Häradsgården Gärdesvägen 37, Vagnhärad Äldreboende kr se ovan Trygghetsboende Väster-ljung. VO vill komma ur. Ljungvägen kr Nya hyra , kolla kvm! Nytt gruppboende Nya tankar, LOV prövas? Boendestödj, saml.lokal Biblioteksvägen 1A 67? kr Rivet Samlingslgh i ansl till gruppboende Fodergången 27?? kr Summa Hyrorna ej uppdaterade 33

59 Fritidsanläggningar Kommunägda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastig-hetens ursprungs ändamål Bruks-area (BRA) Entreprenad/ uthyrd Safiren Fagerhult 2:216 Centrumvägen 22, Vagnhärad Simhall 1991 Simhall X Havsbadet, 18 byggnader Öbolandet 2:1 Trosa havsbad, Edanö, Trosa Fritidsanläggning 1000 X Edanö Gård, 6 byggnader Öbolandet 2:1 Edanö gård Fritidsanläggning 345 X Kråmö, 23 byggnader Kråmö Naturreservat 1:4 Kråmö Fritidsanläggning Fritidshus 1896 X Gästhamnen, 3 byggnader Trosa 10:1 Fritidsanläggning 226 X Hamncafé Ö:a hamnplan 2010 Café 75 X Häradsvallen, 5 byggnader Kroka 1:8 Häradsvallens IP, Vhd Fritidsanläggning 570 X Häradsvallen, omklädningsrum Kroka 1:8 Häradsvallens IP, Vhd Fritidsanläggning 2000 Omklädningsrum 279 Häradsvallen Kroka 1:8 Häradsvallens IP, Vhd Fritidsanläggning 221 Häradsvallen, förråd Kroka 1:8 Häradsvallens IP, Vhd Fritidsanläggning Förråd 14 Häradsvallen, omklädningsrum Kroka 1:8 Häradsvallens IP, Vhd Fritidsanläggning 2000 Omklädningsrum 41 Häradsvallen, garage Kroka 1:8 Häradsvallens IP, Vhd Fritidsanläggning 2011 Garage 16 Skärlagsvallen, 5 byggnader Trosa 11:55 Skärlagsgatan, Trosa Fritidsanläggning 490 X Finska föreningen Lånesta 1:2 Samlingslokal 203 X Socitetshuset Utsikten 5 Alpgatan, Trosa Fritidsanläggning Samlingslokal 225 Garvaregården, 4 byggnader Garvaregården 122 V:a Långgatan (X) Lånestahallen 1534 Summa Inhyrda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastighetens ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Årshyra Trosa Kvarn Trosa Kvarn 1 Högbergsgatan, Trosa Fritidsanläggning Navet Torget 1 Vagnhärads Torg 2013 nybyggt Ungdomens hus 2011 nybyggt Summa 804 Förhyrda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastighetens ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Årshyra Navet, uthyrd till Polisen Torget 1 Vagnhärads Torg 2013 nybyggt Summa 41 34

60 Administrativa lokaler Kommunägda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastig-hetens ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Årshyra Vita kommunhuset Sjukstugan 9 V Långgatan 4, Trosa Kontor 1890 Sjukstuga kr Likboden Sjukstugan 9 V Långgatan 4, Trosa Uthus 77 Gula kommunhuset Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Kontor 1890 Bostadshus 932 KFN Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Kontor 1890 Bostadshus kr Ekologi Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Kontor 1890 Bostadshus kr Miljö Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Kontor 1890 Bostadshus kr Samhällsbyggnad Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Kontor 1890 Bostadshus kr Gula kommunhuset, uthus Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Uthus 126 Alphyddan, förskola Kvarnvingen 6 Norrbackag. 1, Trosa Kontor 2010 Kontor kr Mjölkboden Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Kontor Uthus 99 IT- enheten Verktyget 4 Industrig. Kontor kontor kr Myndighetskontor Verktyget 4 Industrig. Kontor Kontor kr Städ Verktyget 4 Industrig. 6-8 Kontor/lager kr AME Verktyget 4 Industrig. 6-8 Kontor/lager kr Hemtjänsten Verktyget 4 Industrig. Kontor Kontor kr VO Verktyget 4 Industrig. Kontor Kontor kr Soc. Adm Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2, Trosa Kontor Vårddcentral 712?? Soc. Adm Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2, Trosa Kontor Vårddcentral 80?? Facket Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2, Trosa Kontor Vårddcentral 71?? S umma kr Inhyrda lokaler Administrativa lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastig-hetens ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Årshyra Trosa bibliotek Rådstugan 1 Torget 1, Trosa Bibliotek Rådstuga kr Summa kr 35

61 Övriga lokaler Kommunägda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastigheten s ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Årshyra Ambulansen Lånesta 4:8 Kalkbruksvägen 1 Ambulans Ambulans kr Folktandvården Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2 Folktandvården Folktandvården kr BVC Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2 BVC BVC kr MVC Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2 MVC MVC kr Städ Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2 Städ Städ kr Daglig verks/ korttids DSM Fagerhult 2:11 Gärdesvägen 37, Vagnhärad LSS Äldreboende kr Primärvård Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2 VC VC kr Kroka, 7 byggnader 853 Korslöt, soptipp, kontor Korslöt 2:59 Korslöt, Vagnhärad Kontor 77 Stationshuset Norra Husby 1:18 m fl Stationsområdet, Vhd 1917 Stationshus 439 Vhd Station, bostadshus Norra Husby 1:18 m fl Stationsområdet, Vhd 1917 Bostadshus 234 Vhd Station, bostadshus Norra Husby 1:18 m fl Stationsområdet, Vhd 1917 Bostadshus 174 Vhd Station, förråd Norra Husby 1:18 m fl Stationsområdet, Vhd 1917 Förråd 51 Vhd Station, förråd Norra Husby 1:18 m fl Stationsområdet, Vhd 1917 Förråd 9 TROTAB Världens Ände 1 Uddbergagatan 2, Trosa 1971 Förråd 630 TROTAB Världens Ände 1 Uddbergagatan 2, Trosa 1971 Skärmtak 200 TROTAB Världens Ände 1 Uddbergagatan 2, Trosa 1985 Pers.utr o förråd 527 TROTAB Världens Ände 1 Uddbergagatan 2, Trosa 1985 Skärmtak 281 TROTAB Världens Ände 1 Uddbergagatan 2, Trosa 1998 Kontor 144 Summa Inhyrda lokaler Populärnamn Bomans toalett Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastigheten s ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Årshyra kr Toalett hamnen Danfo kr 36

62

63 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(12) Teknik- och servicenämnden TSN 2016/5 Begäran om tidigareläggning av investeringsmedel för ny centrifug till Trosa reningsverk Beslut Teknik- och servicenämnden föreslår Kommunstyrelsen besluta att tidigarelägga investeringsmedel på tkr för ny centrifug till Trosa reningsverk från år 2017 till år Ärendet Det finns redan ett beslut tagit om investeringsmedel på tkr till ny centrifug Trosa reningsverk, investeringen är lagd till år Befintlig centrifug på reningsverket är i dåligt skick och måste bytas. Under kvartal började det uppstå vibrationer samt att kapaciteten gick ned. Efter servicebesök från Alfa Laval kunde man konstatera att centrifugen måste renoveras eller bytas inom ett år. Centrifugens effekt har minskat gradvis efter detta och måste bytas snarast. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg och VA-/Renhållningsingenjör Rune Larsen, Kopia till: Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

64 Tekniska enheten Rune Larsen VA/Renhållningsingenjör Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2016/5 Begäran om tidigareläggning av investeringsmedel för ny centrifug till Trosa reningsverk Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden föreslår Kommunstyrelsen besluta att tidigarelägga investeringsmedel på tkr för ny centrifug till Trosa reningsverk från år 2017 till år Ärendet Det finns redan ett beslut tagit om investeringsmedel på tkr till ny centrifug Trosa reningsverk, investeringen är lagd till år Befintlig centrifug på reningsverket är i dåligt skick och måste bytas. Under kvartal började det uppstå vibrationer samt att kapaciteten gick ned, efter servicebesök från Alfa Laval kunde man konstatera att centrifugen måste renoveras eller bytas inom ett år. Centrifugens effekt har minskat gradvis efter detta och måste bytas snarast. Cecilia Högberg Produktionschef Rune Larsen VA-/Renhållningsingenjör Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

65

66 Ekonomienheten Margareta Smith Ekonomichef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2015/139 Svar på revisorernas granskning av kommunens skydd mot oegentligheter Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna ekonomichefens skrivelse som svar på revisionsrapporten. Sammanfattning Revisorerna konstaterar att kommunen har flera relevanta riktlinjer, men att flera av dem är i behov av översyn. Kommunen arbetar mer samordnat sedan några år, men riktlinjerna har inte till fullo uppdaterats efter det nya arbetssättet. I kommunens internkontrollreglemente tas inte frågan om givande och tagande av muta upp direkt kopplat till SKL:s skrift om muta och jäv, en skrift som kommunen i övrigt hänvisar till. Ärendet Revisorernas förslag till fortsatt utveckling med kommentarer Revisorernas förslag redovisas kursivt och kommentarerna som punkter efter respektive förslag. En översyn bör göras av reglemente för intern kontroll samt anvisningar till reglemente för intern kontroll. Reglemente och anvisningar till reglemente för intern kontroll revideras för att anpassas dels till det arbetssätt som kommunen har sedan några år och dels för att tydliggöra kopplingen till SKL:s skrift om muta och jäv. Arbetssättet som kommunen har innebär bl.a. att Kommunstyrelsen anger ett antal kontrollpunkter som måste ingå i varje nämnds internkontroll, att dessa har det riskvärde som KS beslutat samt att redovisningen ska göras på ett likartat sätt till respektive nämnd och sedan till KS. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

67 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Ekonomienheten Nytt reglemente och anvisningar för internkontroll tillställs Kommunstyrelsen för beslut under våren Kommunen bör tillse att samtliga nu existerande styrdokument korrelerar med varandra Kommunstyrelsen tar under våren 2016 ställning till att anta SKL:s skrift om muta och jäv som styrdokument för kommunen. I reglemente och anvisningar till reglemente görs en tydlig koppling till SKL:s skrift samt de sedan 2010 redan antagna riktlinjerna för att förhindra och upptäcka oegentligheter eller misskötsel i arbetet. Kommunen bör i riktlinjerna för att förhindra och upptäcka oegentligheter föra in en skrivning rörande givande och tagande av muta, alternativt i relevanta styrdokument tydligare hänvisa till SKL:s skrift på området. Kommunen avser att hänvisa till SKL:s skrift vilket inte förhindrar att vi vid ett senare tillfälle även skriver in ett avsnitt om muta och jäv även i nämnda riktlinje. Kommunen bör ta fram instruktioner för hur riskidentifiering och riskanalys ska göras i samtliga nämnder. Häri bör framgå vilka områden som alltid ska ingå i riskanalysen, som t.ex. risk för givande och tagande av muta samt hot och våld. Som beskrivits under punkt 1 så har kommunen redan idag ett antal kontroller som ska ingå i varje nämnds internkontrollplan. Det tydliggörs i ett reviderat reglemente och anvisningar. Kommunen bör tydliggöra de olika vägar misstankar om interna oegentligheter kan rapporteras när den anställde drar sig för att rapportera till närmaste chef. Exempelvis kan en whistle-blowerfunktion övervägas. Kommunen avser undersöka på vilket sätt dessa vägar kan tydliggöras. Margareta Smith Ekonomichef Bilagor 1. Granskning av skydd mot oegentligheter - Revisionsrapporten från EY

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86 Kommunkontoret Torbjörn Unnebäck Personalchef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2015/145 Svar på revisorernas granskning av kommunens åtgärder för att minska sjukfrånvaron och ökad övertid Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna personalchefens tjänsteskrivelse som svar på revisorernas granskning av kommunens åtgärder för att minska sjukfrånvaro och ökad övertid. Sammanfattning Ernst & Young (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Trosa kommun granskat kommunens åtgärder för att minska sjukfrånvaron och ökad övertid. Granskningen har omfattat Kommunstyrelsens övergripande arbete samt Humanistiska nämndens arbete med att minska sjukfrånvaron specifikt inom skolverksamheten. Revisorerna pekar på att Trosa kommun likt många andra kommuner har en negativ utveckling av sjukfrånvaro under de senaste fem åren. De verksamheter som har högst sjukfrånvaro är vård och omsorg samt förskolan. Gransknigen pekar också på att antalet somatiska sjukdomar ökat inom främst skolans verksamhet. Det är främst inom vård och omsorg som den ökade övertiden märks. En stor del av förklaringen handlar om ett kraftigt ökat behov av vård och stöd inom denna verksamhet under 2015, vilket inneburit att man haft svårt att snabbt hinna bemanna fullt ut. Ärendet Revisionsrapporten pekar på att Trosa kommun har ett väl fungerande systematiskt arbete med att följa upp och vidta åtgärder i samband med sjukfrånvaro. Samtidigt konstater revisorerna att sjukfrånvaron har ökat de senaste fem åren. Trosa kommun följer den internationella trenden. Revisionsrapporten välkomnar resursförstärkningen som tilldelats under 2016 vilket möjliggör ett ännu mer aktivt Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

87 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kommunkontoret arbete med att komma tillrätta med den ökade sjukfrånvaron. Detta arbete har påbörjats och kommer att intensifieras under våren Här handlar det om att arbeta ännu mer systematiskt med sjukfrånvaron, dels behöver inflödet av nya sjukskrivningsfall minska, dels behöver kommunen arbeta ännu mer intensivt med att få tillbaka sjukskrivna i arbete. Detta arbete sker till stor del internt men också i nära samarbete med kommunens företagshälsovård (Previa). När det gäller de kraftigt ökade övertidsuttagen som främst märks inom vård- och omsorgssektorn är målsättningen att så snart som möjligt skapa en grundbemanning som matchar behovet. Samtidigt innebär de snabba förändringarna av omvårdnadsbehoven stora utmaningar när det gäller bemanning. Den höjda sjukfrånvaron är också en utmaning då den försvårar en jämn och stabil bemanning. Som revisorerna beskriver fungerar det systematiska arbetet väl. Kommunen strävar dock alltid efter fortsatt utveckling och förbättring vilket kommunens extra satsning på sjukfrånvaroprojektet är tänkt att kunna bidra till. Torbjörn Unnebäck Personalchef

88 Trosa kommun Revisjonsskrivelse Revisorerna Till Kommunstyrelsen Humanistiska nämnden Granskning av kommunens åtgärder för att minska sjukfrånvaro och ökad övertid EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorevna i Trosa kommun granskat kommunens åtgärder för att minska sjukfrånvaro och ökad övertid. Granskningen har omfattat kommunstyrelsens övergripande arbete samt humanistiska nämndens arbete auseende skolverksamheten. Trosa har likt många andra kommuner haft en negativ trend i sjukfrånvaron under de senaste fem åren. Förutom påverkande nationella faktorer som t.ex. förändringar i regelverk och ersättningssystem, har en ökad andel somatiska sjukdomsfall drabbat skolverksamheten. En ökning ses även inom vård och omsorg, där ökat tryck på verksamheten påverkat både sjukskrivningsnivån och antalet rapporterade övertidstimmar. Korttidssjukfrånvaron ses främst inom vård och omsorg samt inom förskolan. Vår bedömning är att åtgärder vidtas för att minska och förebygga sjukfrånvaron samt att det finns ett systematiskt arbete för att följa upp och analysera utvecklingen av sjukfrånvaron samt den rapporterade övertiden. På central nivå finns medel för satsningar på förebyggande arbete. Inför budget 2016 kommer en kommunövergripande satsning för att minska sjukfrånvaron att introduceras. Inom skolverksamheten genomförs finsatser för en god arbetsmiljö, t.ex. samrättning av nationella prov, planering för god arbetsfördelning under året samt projekt för en hälsosam förskola. en kommunjämförelse auseende sjukfrånvaro låg Trosa lägst under 2011 för att sedan tigga näst lägst , vilket är positivt. Det är positivt att en ettårssatsning för att minska sjukfrånvaron tilldelas specifika medel i budget 2016 samt att fortsatta möjliga satsningar aviseras för 2017, då det krävs en långsiktighet i det förebyggande arbetet för att motverka de senaste årens uppgång. Vi vill ge följande rekommendationer idet fortsatta arbetet: Kommunstyrelsen Säkerställ att det finns en långsiktighet i planerade finsatser för att minska sjukfrånvaron samt en ändamålsenlig och tydlig fördelning av resurser. ~ Bevaka särskilt utvecklingen inom vård och omsorg auseende sjukfrånvaro samt rapporterad övertid. Proaktiva finsatser för att minska rapporterad övertid är nödvändiga. Humanistiska nämnden ~ Fortsätt utveckla de partsgemensamma satsningarna för att säkerställa en långsiktighet i åtgärder för en god arbetsmiljö. Identifiers ytterligare proaktiva finsatser för en god arbetsmiljö, särskilt auseende förskola. Rapporten överlämnas härmed till kommunstyrelsen samt humanistiska nämnden. Svar till r.~visionen önskas senast den 8 mars Fmrl komcn1ur~ens revisorer Ordförande För kännedom: Fullmäktiges presidium

89 Revisionsrapport 2015 Trosa kommun Granskning av kommunens åtgärder för att minska sjukfrånvaro och ökad övertid

90 Innehåll Innehåll Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Ansvariga styrelser/nämnder Revisionskriterier Metod och genomförande Sjukfrånvarons utveckling Kommunens organisering av det systematiska arbetsmiljöarbetet Sjukfrånvarons utveckling i ett kommunövergripande perspektiv Skolverksamhetens utveckling avseende sjukfrånvaro Analyser av resultatet och vidtagna åtgärder Rapporterad övertid Utveckling av kommunövergripande rapporterad övertid Skolverksamhetens utveckling avseende rapporterad övertid Analyser av resultatet och vidtagna åtgärder Korrelation mellan ökad sjukfrånvaro och ökad rapporterad övertid Kommunjämförelse Slutsatser Sammanfattande bedömning...12 Källförteckning

91 1 Inledning 1.1 Bakgrund Sjukfrånvaron bland Trosa kommuns anställda ökar för tredje året i rad, samtidigt som övertiden bland de anställda i kommunen ökar jämfört med Revisionen har i sin riskoch väsentlighetsanalys identifierat en risk i detta. Med anledning av detta genomförs en granskning med syfte att belysa orsakerna till den ökade sjukfrånvaron samt den ökade rapporterade övertiden. Vidare syftar granskningen till att bedöma huruvida åtgärder vidtas för att bryta trenden. Inom ramen för granskningen görs också jämförelser med liknande kommuner. 1.2 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma kommunstyrelsens övergripande arbete med att få ner sjukskrivningarna samt minska övertiden bland kommunanställda. Granskningen belyser även humanistiska nämndens arbete med att minska sjukskrivningarna specifikt i skolverksamheten. För att uppnå syftet med granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Hur har sjukfrånvaron utvecklats över tid under de senaste fem åren? o Vilka analyser har kommunen gjort av resultatet? o Vilka åtgärder har vidtagits till följd av de senaste årens ökade sjukskrivningar? Hur har den rapporterade övertiden utvecklats under de senaste fem åren? o Vilka analyser har kommunen gjort av resultatet? o Vilka åtgärder har vidtagits till följd av den ökade rapporterade övertiden? Finns det en korrelation mellan ökad sjukfrånvaro och ökad rapporterad övertid? Hur ser sjukfrånvaron och övertiden ut i jämförelse med liknande kommuner? (Femklövern) 1.3 Ansvariga styrelser/nämnder Granskningen avser kommunstyrelsen och humanistiska nämndens skolverksamhet. 1.4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av fullmäktiges övergripande styrdokument inom området. 1.5 Metod och genomförande Granskningen bygger på intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har skett med kommunkontorets personalchef samt skolkontorets skolchef och utvecklingsledare. 1

92 2 Sjukfrånvarons utveckling Antalet sjukskrivna i Sverige har varierat markant över åren. Dels beroende på konjunkturläget och förändringar i regelverk, men även demografiska förändringar har påverkat antalet sjukskrivningar. En ökande andel äldre personer i arbetskraften kan exempelvis leda till fler sjukskrivningar. Det har skett flera förändringar i sjukförsäkringssystemet över tid. År 2003 blev t.ex. förtidspensionen en del av sjukförsäkringen och bytte namn till sjukersättning och aktivitetsersättning. Antalet personer med sjuk- och aktivitetsersättning ökade länge trendmässigt i Sverige. På senare år har denna utveckling dock brutits då inflödet till ersättningsformen minskar och utflödet ökar. Mellan 2005 och 2014 minskade antalet personer med sjuk- eller aktivitetsersättning med över År 2008 genomfördes en reform med målet att bland annat förkorta sjukskrivningsperioderna genom att införa kontroller av den sjukskrivnes arbetsförmåga med vissa fastställda tidsintervall: 90, 180 och 365 dagar. Förutom schemalagda uppföljningskontroller var den största förändringen införandet av den så kallade rehabiliteringskedjan där olika krav ställs på den sjukskrivnes arbetsförmåga beroende på hur länge sjukskrivningen har varat. Många förändringar har gjorts angående socialförsäkringsreglerna och nivåerna vid ersättning vilket gör att jämförelser mellan åren ska göras med försiktighet. Över tid har de sjukdomar som orsakar längre sjukskrivning också förändrats för både kvinnor och män. En allt större andel är långtidssjukskrivna (60 dagar eller längre) för psykiska sjukdomar. Denna ökade andel beror främst på ökad långtidssjukskrivning för depressioner samt stressreaktioner och ångestsyndrom. Rörelseorganens sjukdomar är fortfarande mycket vanligt som sjukskrivningsorsak. För kvinnor svarar också graviditetskomplikationer för en stor del av långtidssjukskrivningarna medan det bland män är relativt sett vanligare med sjukskrivningar för olika typer av skador Kommunens organisering av det systematiska arbetsmiljöarbetet Arbetsmiljöansvaret i kommunen är delegerat från kommunfullmäktige till respektive nämnd. Nämnden delegerar till chefsposition enligt delegationsordning. Ansvaret i arbetsmiljöfrågor ska följa ansvarsfördelningen i övriga verksamhets- och personalfrågor och tydliggörs i kommunens arbetsmiljöpolicy. Produktionschefen har det övergripande ansvaret för att arbetsmiljön är god och att organisationen för arbetsmiljöarbetet fungerar ändamålsenligt. Personalenhetens ansvar är att stödja och utveckla ett systematiskt och integrerat arbetsmiljöarbete, följa upp arbetsmiljöarbetet i verksamheterna och göra årliga sammanställningar av sjukfrånvaro, tillbud, arbetsskador, företagshälsovårdens insatser samt personalrörligheten inom kommunen. Personalenheten ska på uppdrag av produktionschef anordna arbetsmiljöutbildningar samt introducera nya chefer i Trosa kommuns arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljöverktyg. Organisationen för samverkan i arbetsmiljöfrågor finns på tre nivåer. På arbetsplatsnivå finns skyddsombud. På respektive produktionskontor finns en samverkansgrupp, bestående av arbetsgivar- och arbetstagarrepresentanter från nämndens verksamhetsområde. På kommunövergripande nivå finns en central samverkansgrupp. Den utgör ett forum för att diskutera arbetsmiljöfrågor i ett övergripande perspektiv och frågor som griper över flera 1 Försäkringskassan 2

93 produktionsområden, exempelvis frågor som rör företagshälsovården. Central samverkan sker 3 gånger per år. Utöver arbetsmiljöpolicyn utgör kommunens rehabiliteringspolicy ett centralt dokument, som tydliggör ansvarsfördelning samt rehabiliteringsprocessens delar. 2.2 Sjukfrånvarons utveckling i ett kommunövergripande perspektiv Trosa kommun hade totalt 697 tillsvidareanställda vid delårsbokslutet 2015, eller 641 årsarbetare, vilket är en ökning jämfört med tidigare år. Ökningen beror främst på ett ökat tryck inom vård och omsorg. Utöver tillsvidareanställda tillkommer ett antal vikarier och tidsbegränsade anställningar. Av de anställda arbetar 46,3 procent inom skola och förskola och 35,4 procent inom vård och omsorg. I årsredovisningen 2014 framgår det att sjukfrånvaron i kommunen under året uppgick till 5,8 procent. Antalet sjukskrivningar har sedan ökat för fjärde året i rad och uppgår i delårsbokslutet 2015 till 6,5 procent. I månadsskiftet september/oktober är siffran 6,7 procent. Den senaste tidens ökningar gör att nivån kan jämföras med Sjukfrånvaro Trosa kommun delår Källa: delårsbokslut 2015, Trosa kommun Sjukfrånvaron har ökat i samtliga åldersgrupper utom de som är under 30 år. Det noteras i delårsbokslutet en i stort sett liknande ökning bland medarbetarna i åldrarna 30 år och äldre. För första gånger sedan flera år tillbaka är gruppen under 30 år den friskaste. Kvinnor har en sjukfrånvaro som uppgår till 6,8 procent, männen 4,6 procent. Sjukfrånvaron har ökat bland både kvinnor och män. I likhet med övriga riket är det långtidssjukskrivningarna som utgör den största delen av sjukfrånvaron. Av den totala sjukfrånvaron står sjukskrivningar omfattande 60 dagar eller fler för 55,1 procent. Trosa kommun definierar även specifikt långtidssjukskrivna som varit sjukskrivna 90 dagar eller fler. I början av november finns 28 långtidssjukskrivna (över 90 dagar) medarbetare i kommunen, varav samtliga är kvinnor. Av dessa är drygt 70 procent heltidssjukskrivna. Högst andel långtidssjukskrivna är medarbetarna i ålder år och den verksamhet som har högst andel sjukskrivna är vård och omsorg. Nedan ses sjukfrånvaron i kommunen i jämförelse med det nationella snittet. Från att ha legat över riksmedelvärdet 2010 har Trosa, trots ökning mellan , legat lägre än riket i snitt. 3

94 Sjukfrånvaro Trosa kommun Trosa Riket snitt Källa: Kommun- och landstingsdatabasen Kolada (SKL) Gällande fördelningen av sjukfrånvaron för 2014 avseende tidsperiod, kön samt ålder låg Trosa över rikssnittet i långtidssjukfrånvaro och sjukfrånvaron för åldersgruppen under 30 år. Kommunen låg i övrigt relativt nära riksgenomsnittet förutom gällande sjukfrånvaro för åldersgruppen över 50 år, där kommunen låg en bit under rikssnittet. Det är svårt att dra slutsatser kring specifika orsaker till den vändning som ses i kommunen 2011, då många samspelande faktorer påverkar sjukfrånvaron. För en mer fullödig analys av utvecklingen, bör den sättas i kontext över en längre tidsperiod. Trosa kommun 2014, i jämförelse med riket Kommun Totalt Långtid 2 Kvinnor Män <29 år år >50 år Trosa 5,8 50,5 6,2 4,0 6,4 6,0 5,4 Medelvärde riket 6,3 47,0 6,9 4,0 4,9 6,0 7,0 Källa: Kommun- och landstingsdatabasen Kolada (SKL) Skolverksamhetens utveckling avseende sjukfrånvaro Det finns skillnader mellan verksamhetsområdena gällande sjukfrånvaron. Det framgår av delårsbokslutet 2015 att ökningarna inom de stora verksamhetsområdena främst finns inom vård och omsorg samt inom förskolan. Sjukskrivningen ligger still eller har gått ner vad gäller skolan, kultur, fritid, teknik och service samt kommunkontoret. Den stora ökning som ses inom individ- och familjeomsorg går att härleda till ett fall av långtidssjukskrivning. Individoch familjeomsorg är likt kommunkontoret och samhällsbyggnad små verksamheter där enskilda fall får stort genomslag i statistiken. 2 Definition långtidsjukfrånvaro: Mer än 60 dagar. 4

95 Sjukfrånvaro per verksamhet delår Källa: delårsbokslut 2015, Trosa kommun Inom förskolan har sjukfrånvaron stadigt ökat mellan 2011 och 2015, med undantag mellan där en marginell minskning ses. Inom övrig skolverksamhet ses en gradvis ökning fram till 2014, med undantaget mellan Mellan 2014 och 2015 ses här ingen förändring. 2.3 Analyser av resultatet och vidtagna åtgärder Kommunövergripande På kommunövergripande nivå kan uppgången härledas till ett antal faktorer, enligt intervjuad personalchef. Den nationella trenden är en faktor. En viss uppgång av sjukskrivningarna är en följd av skärpta socialförsäkringsregler som påverkar samtliga kommuner och skapar en viss eftersläpning. Långtidssjukskrivningar som tidigare övergick i andra ersättningssystem, stannar nu t.ex. längre i kommunens statistik. Sjukskrivning till följd av komplikationer under graviditet uppfattas som begränsad enligt intervjuad. Statistiken för just denna typ av sjukskrivning är bitvis osäker, då vissa individer är sjukskrivna för andra åkommor och vissa individer får havandeskapspenning, vilket kodas på ett annat sätt. En ytterligare faktor är att kommunen i dagsläget har ett större antal sjukskrivningar, beroende på somatisk sjukdom i form av cancerfall, än vad som förekommit tidigare. Dessa återfinns inom skolverksamheten och har slagit hårt mot vissa enheter. Ungefär en tredjedel av långtidssjukskrivningarna kan härledas till psykisk ohälsa i någon form, enligt intervjuad. Kommunen samarbetar med företagshälsovården och arbetar enligt intervjuad med stöd till chefer för att förebygga psykisk ohälsa. Från 2014 finns en viss central finansiering för insatser för att uppmuntra förebyggande arbete och ge incitament till enhetsspecifika satsningar för en god arbetsmiljö. En andel av sjukskrivningarna härleds också till problematik med rörelseapparaten, vilket försvårar återgång till tidigare arbetsuppgifter. Avseende korttidsjukfrånvaron finns ökningen främst inom förskolan samt vård och omsorg. Dessa yrkesgrupper utsätts i större omfattning av t.ex. smittorisk och har även fysiskt 5

96 krävande arbete. En ökad efterfrågan på främst vård och omsorg har också lett till ökad arbetsbelastning. En särskild lista upprättas av personalenheten över de individer som varit sjukskrivna i 90 dagar eller längre. Denna lista används kontinuerligt för uppföljning i central samverkansgrupp. Gällande upprepad korttidssjukfrånvaro får personalenheten signaler via ett webbaserat verktyg som används, vilket ger möjlighet att ställa kontrollfrågor till berörd verksamhet. Enligt intervjuad har uppföljningstakten ökat under senare tid, med anledning av den fortsatta uppgången. I budget 2016 framgår att en ettårssatsning kommer att genomföras med totalt 500 tkr i form av åtgärder för att minska sjukskrivningarna, framförallt den korta frånvaron i kommunens stora verksamheter. Syftet är även att minska kostnader för vikarier. Enligt intervjuade utarbetas formerna för detta arbete under hösten Kommunen startade 2005 projektet Sunt Liv i syfte att öka personalens närvaro och trivsel, vilket bland annat omfattar kompetensutveckling och friskvård. Detta arbete pågår löpande och är prioriterat även de kommande åren. Det framgår av budget 2016 att särskilda insatser för att bromsa de ökande sjukskrivningstalen kan bli aktuella under Ett av kommunfullmäktiges mål, om medarbetarnas engagemang, mäts och ska utvärderas årligen inför kommande insatser. Skolverksamheten Skolkontoret följer utvecklingen av sjukfrånvaron i samverkansgrupp samt ledningsgrupp. Varannan månad sker uppföljning av hälsotalen i verksamheten. Medarbetarenkäten Hållbart Medarbetarengagemang (HME) sammanställs via SKL, vilket möjliggör kommunjämförelser. Den fokuserar på områdena motivation, ledarskap och styrning. Resultatet har enligt intervjuade varit positivt, särskilt inom förskolan. Hälsotalen är en stående punkt på nämndoch presidiesammanträden, som sker en gång i månaden vardera. Enligt intervjuade härleds uppgången av sjukfrånvaro inom skolverksamheten under det senaste året framförallt till det ökade antalet långtidssjukskrivningar till följd av somatisk sjukdom. Det finns ett fåtal långtidssjukskrivningar som benämns stressrelaterade. Dessa är långa processer enligt intervjuade, det finns dock en bra kontroll och uppföljning på dessa fall. Ändrade krav på t.ex. dokumentation utifrån den nya skollagen som trädde i kraft 2011 har påverkat lärarnas arbetsmiljö. Detta har föranlett ett arbete med partsgemensamma 3 projekt för att långsiktigt främja en god arbetsmiljö, ett arbete som pågått under ca 3 år. Under 2015 har skolkontoret kunnat ansöka om extra medel för att genomföra kommunikationsutbildning för enheterna. Arbete kring planeringen av läsåret pågår också inom skolverksamheten med anledning av ökad administrativ börda. T.ex. genomförs samrättning av nationella prov där lärare åker iväg under rättningsperioden för att få en avstressande miljö samt kollegialt stöd och återkoppling. Skolkontoret har även försökt identifiera om några enheter sticker ut med lägre sjukfrånvaro. Detta för att se om koncept och metoder för en bättre arbetsmiljö kan överföras till samtliga enheter. Detta följs av ett större projekt om hur en hälsosam förskola ska uppnås från byggprocess till dagligt arbete. Det finns även ett antal lärandenätverk, som bedrivs utifrån lärarnas behov och uppdrag för att främja utbyte och utveckling. Det finns ett förstelärarnätverk, bestående av de som har 3 Deltagande från arbetsgivare, arbetstagare samt fackliga företrädare. 6

97 uppdrag som förstelärare och som avhandlar didaktiska, pedagogiska och ledarskapsfrågor. Det finns ett matematiknätverk bestående av lärare som undervisar i matematik och Läslyftet, som består av lärare från olika ämnen. De två senare är tydligare riktade mot ämnet men innehåller även pedagogiska och didaktiska frågor. Kontinuiteten varierar mellan de olika nätverken, ifrån träffar var 14:e dag, till tre träffar per termin. Mötesmängd och täthet är avhängigt syfte och deltagarnas behov. Det beskrivs som en fördel att vara en liten verksamhet, då det underlättar överblick. Små enheter underlättar också för ledarskapet. Enligt intervjuade skapar det utrymme för dialog. 3 Rapporterad övertid 3.1 Utveckling av kommunövergripande rapporterad övertid Under de första åtta månaderna 2015 arbetade kommunens anställda övertidstimmar, jämfört med för samma period Antalet mertimmar var , jämfört med för Det innebär att övertidstimmarna har ökat med drygt timmar och mertimmarna med ca timmar. Som kan ses i översikten nedan, står vård och omsorg för merparten av ökningen. Rapporterad övertid * Varav Vård Omsorg Varav skola Varav förskola Totalt * * Fram till 31 okt Källa delårsbokslut 2015, Trosa kommun Skolverksamhetens utveckling avseende rapporterad övertid Skolverksamheten har en relativt jämn nivå av rapporterad övertid under de senaste fem åren. Verksamheten använder förtroendearbetstid, vilket ger en flexibel disponering av viss arbetstid för pedagogisk personal. Detta gör att beordrad övertid används i relativt liten utsträckning, enligt intervjuade. Det kan finnas tidsperioder då personalen arbetar mer än heltid, men lov och semesterperioder fungerar utjämnande. Det är värt att notera att 4 Övertidstimmar avser arbetade timmar som är beordrade utöver ordinarie heltidstjänst. Vid deltidstjänst benämns dessa mertimmar. 7

98 arbetade timmar utöver ordinarie tjänst inte synliggörs i samma utsträckning när flex-, kompoch förtroendearbetstid används. 3.2 Analyser av resultatet och vidtagna åtgärder Kommunövergripande Merparten av övertiden kan härledas till vård och omsorg, där ett ökat tryck på verksamheten har gjort att bemanningen inte ligger i fas med efterfrågan. Istället arbetar färre personer fler timmar för att kompensera. Inflyttning till kommunen, men även olyckor och en åldrande befolkning bidrar till ökningen, och enligt intervjuad har prognosen för året inte varit tillförlitlig. Rekrytering pågår, men vård- och omsorgsverksamheten har inte riktigt hunnit med, vilket påverkat den rapporterade övertiden. Enligt intervjuad är vård- och omsorgsverksamheten av ekonomiska skäl också försiktig med att öka grundbemanningen mer än vad som är nödvändigt. Skolverksamheten Då övertiden ligger på relativt jämn nivå, har inga särskilda åtgärder vidtagits inom skolverksamheten. Frågor avseende arbetsbelastning har i större utsträckning handlat om arbetsfördelning och hur personalen använder t.ex. förtroendearbetstid samt kompetensutvecklingstid. Detta är en pågående dialog mellan rektor och den anställde. 4 Korrelation mellan ökad sjukfrånvaro och ökad rapporterad övertid Det har skett en uppgång avseende både sjukfrånvaro och den rapporterade övertiden under perioden Som nämnts tidigare kan den rapporterade övertiden i stor utsträckning härledas till vård och omsorg. Sjukfrånvaron är mer spridd över verksamheterna. Enligt intervjuad finns ett visst mått av samband mellan ett ökat tryck på vård- och omsorgsverksamheten, dess sjukfrånvaro samt rapporterade övertid. Ett tydligt samband går dock ej att fastställa. Många samspelande faktorer ligger bakom sjukfrånvaron. Utvecklingen av den rapporterade övertiden respektive sjukfrånvaron ses nedan, men ingen tydlig samvariation ges vid handen vid en översiktlig analys. Mer information behöver samlas in för en meningsfull analys om sambandet. 8

99 Utveckling av rapporterad övertid delår Övertid Källa: Personalenheten, Trosa kommun Utveckling av sjukfrånvaro delår Sjukfrånvaro Källa: Delårsbokslut 2015, Trosa kommun 5 Kommunjämförelse SKL redovisar ett antal nyckeltal avseende sjukfrånvaro per år. För 2014 ligger det vägda medelvärdet gällande total sjukfrånvaro för Sveriges kommuner på 6,3 procent. Trosa kommuns ligger 5,8 procent. Avseende långtidssjukfrånvaro (mer än 60 dagar) ligger Trosa på 50,5 procent av den totala sjukfrånvaron, jämfört med riksmedelvärdet på 47 procent. Trosa ligger i övrigt nära eller under riksmedelvärdet i redovisade nyckeltal förutom gällande sjukfrånvaro avseende yngre personer (upp till 29 år) där Trosa har ett medelvärde på 6,4 procent i jämförelse med rikets medelvärde på 4,9 procent. Kommunjämförelse sjukfrånvaro 2014 Kommun Totalt Långtid Kvinnor Män <30 år år >49 år Salem 7,3 54,3 8,4 3,4 5,0 7,0 8,4 Trosa 5,8 50,5 6,2 4,0 6,4 6,0 5,4 Knivsta 5,5 31,0 5,8 4,2 4,0 5,8 5,7 Gnesta 6,7 50,2 7,2 4,7 4,2 7,1 7,0 9

100 Nykvarn 7,9 55,7 8,7 4,7 12,0 8,0 7,2 Håbo 6,7 48,6 7,4 3,8 4,4 6,7 7,5 Medelvärde riket 6,3 47,0 6,9 4,0 4,9 6,0 7,0 Källa: Kommun- och landstingsdatabasen Kolada (SKL) I jämförelse mellan kommuner 2014 avviker inte Trosa kommun väsentligt i någon enskild kategori avseende sjukfrånvaro. Avseende långtidssjukskrivningar och sjukskrivningar bland anställda yngre än 30 år har Trosa ett medelvärde som är högre än riksgenomsnittet samt relativt högt i jämförelse med övriga kommuner, om än inte högst. Över tid uppvisar samtliga kommuner i jämförelsen en trend som följer den nationella, dvs. en sammantagen ökning av sjukfrånvaro mellan 2011 och Mellan 2014 och 2015 ses en ökning i samtliga kommuner utom Salem som istället uppvisar en minskning. Sammantaget har Trosa kommun näst lägst sjukfrånvaronivå under samtliga år i jämförelsen, förutom 2011 då kommunen hade lägst nivå. Ökningen har dock tilltagit under senare år. Kommunjämförelse sjukfrånvaro delår Salem Nykvarn Håbo Knivsta Gnesta Trosa Källa: Delårsbokslut 2015, Trosa kommun 6 Slutsatser Syftet med granskningen har varit att bedöma kommunstyrelsens övergripande arbete med att få ner sjukskrivningarna samt minska övertiden bland kommunanställda. Vidare har granskningen ett visst fokus på humanistiska nämndens arbete med att minska sjukskrivningarna inom skolverksamheten. Nedan beskrivs i komprimerad form svaren på revisionsfrågorna och de bedömningar som görs utifrån respektive revisionsfråga. Därefter redogörs för slutsatser och svar på den övergripande revisionsfrågan. Slutsatserna är uppdelade mellan kommunövergripande nivå och verksamhetsnivå avseende skola. 10

101 Delfråga 1 Hur har sjukfrånvaron utvecklats över tid under de senaste fem åren? Svar Sjukfrånvaron har ökat sedan 2011, och är under hösten 2015 jämförbar med nivåerna Ökningen kan ses bland annat inom skolverksamheten samt vård och omsorg, både avseende lång- och korttidssjukfrånvaro. - Vilka analyser har kommunen gjort av resultatet? - Vilka åtgärder har vidtagits till följd av de senaste årens ökade sjukskrivningar? 2 Hur har den rapporterade övertiden utvecklats under de senaste fem åren? - Vilka analyser har kommunen gjort av resultatet? - Vilka åtgärder har vidtagits till följd av den ökade rapporterade övertiden? Ökningen härleds dels till den nationella trenden, där bland annat ändringar i socialförsäkringsregelverk utgör en betydande faktor. Inom skolverksamheten har en stor ökning av somatisk sjukdom påverkat. Psykisk ohälsa och problematik avseende rörelseapparaten är också faktorer. På kommunövergripande nivå finns vissa avsatta medel för att främja förebyggande satsningar i verksamheterna. I budget 2016 finns en övergripande satsning för att minska sjukfrånvaron, där formerna utarbetas i samband med denna granskning. Inom skolverksamheten bedrivs ett antal projekt för att främja en god arbetsmiljö och förebygga sjukfrånvaro. Dessa har bland annat fokus på kommunikation, arbetsmetoder för att minska lärarnas administrativa börda samt kartläggning av enheter för att hitta goda exempel. Den rapporterade övertiden har ökat sedan 2011, med undantag för en minskning under En kraftig ökning ses från 2014 och framåt. Ökningen i kommunen följer i stort sett ökningen som skett av rapporterad övertid inom vård och omsorg. Skolverksamheten (samt övriga verksamheter) ligger relativt stabilt. Den kraftiga ökningen inom vård och omsorg härleds till ett ökat tryck på verksamheten under senaste året. Efterfrågan har ökat i snabbare takt än vad verksamheten hunnit bemanna upp, vilket lett till ökad mängd övertidstimmar. Inom skolverksamheten sker en kontinuerlig dialog mellan rektor och anställd avseende arbetsfördelning, förtroendearbetstid samt kompetensutvecklingstid, för att balansera arbetsmängd, utöver den utjämning som sker via lov och semester. Inom vård och omsorg pågår rekrytering, men verksamheten är också försiktig med att öka grundbemanning mer än nödvändigt. Inom skolverksamheten har inga särskilda åtgärder vidtagits avseende rapporterad övertid. 11

102 3 Finns det en korrelation mellan ökad sjukfrånvaro och ökad rapporterad övertid? 4 Hur ser sjukfrånvaron och övertiden ut i jämförelse med liknande kommuner? (Femklövern) En viss korrelation mellan ökad sjukfrånvaro och rapporterad övertid kan finnas då sjukfrånvaro i viss mån kompenseras av att kollegor täcker upp frånvaro. Det kan heller inte uteslutas att en stor ökning av rapporterad övertid kan leda till sjukskrivning i enskilda fall, enligt intervjuade. Framförallt påverkar det ökade trycket inom vård och omsorg både sjukskrivningsnivån och övertiden i verksamheten. Det kan dock inte fastställas någon samvariation på övergripande nivå. Samtliga kommuner i jämförelsen uppvisar en trend som följer den nationella, dvs. en ökning av sjukfrånvaro mellan 2011 och Mellan 2014 och 2015 ses en ökning i samtliga kommuner utom Salem som istället uppvisar en minskning. Sammantaget har Trosa kommun näst lägst sjukfrånvaronivå under samtliga år i jämförelsen, förutom 2011 då kommunen hade lägst nivå. En jämförelse av övertiden mellan kommuner har inte genomförts inom ramen för granskningen, bland annat på grund av svårigheter att kvalitetssäkra statistiken, både på kommunnivå och nationellt. 6.1 Sammanfattande bedömning Trosa kommun har likt många andra kommuner haft en negativ trend i sjukfrånvaron under de senaste fem åren. Förutom påverkande nationella faktorer som t.ex. förändringar i regelverk och ersättningssystem, har en ökad andel somatiska sjukdomsfall drabbat skolverksamheten. En ökning ses även inom vård och omsorg, där ett ökat tryck på verksamheten påverkat både sjukskrivningsnivån och antalet rapporterade övertidstimmar. Korttidssjukfrånvaron ses främst inom vård och omsorg samt inom förskolan. Då organisationen är relativt liten med små enheter, uppger intervjuade att det är lätt att få överblick samt bevaka sjukfrånvaron, både långtidssjukskrivningar samt upprepad korttidssjukskrivning. Långtidssjukskrivningar följs upp på individnivå via en lista och personalenheten meddelas av det använda webbverktyget vid upprepad korttidssjukfrånvaro i en verksamhet. Ansvaret för frågorna är enligt intervjuade tydligt delegerat till respektive verksamhet. Ett antal åtgärder vidtas på central nivå för att minska sjukfrånvaron; centrala medel tilldelas satsningar inom verksamheter som satsar på förebyggande arbete vilket inom skolverksamheten använts till bland annat kommunikationsutbildning under Inför budget 2016 kommer en kommunövergripande satsning för att minska sjukfrånvaron att introduceras. Specifika former för åtgärder och insatser har ännu inte redovisats. Inom skolverksamheten pågår ett antal insatser för att främja en god arbetsmiljö och minska sjukfrånvaron. Som exempel kan nämnas samrättning av nationella prov, planering för god arbetsfördelning under året, projekt för en hälsosam förskola samt lärandenätverk utifrån behov och uppdrag. Avseende rapporterad övertid ligger nivån relativt stabil inom skolverksamheten och inga specifika åtgärder har vidtagits, utöver nämnda insatser. I en kommunjämförelse avseende sjukfrånvaro över en femårsperiod låg Trosa lägst under 2011 för att sedan ligga näst lägst , vilket är positivt. Samtliga kommuner i jämförelsen uppvisar en ökning även under senaste året, med undantag för Salem. 12

103 Vår bedömning är att åtgärder vidtas för att minska och förebygga sjukfrånvaron samt att det finns ett systematiskt arbete för att följa upp och analysera utvecklingen av sjukfrånvaron samt den rapporterade övertiden. Det är positivt att en ettårssatsning för att minska sjukfrånvaron tilldelas specifika medel i budget 2016 samt att fortsatta möjliga satsningar aviseras för 2017, då det krävs en långsiktighet i det förebyggande arbetet för att motverka de senaste årens uppgång. Särskild vikt i detta arbete bör fästas vid förskolan samt vårdoch omsorgsverksamheten. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ges följande rekommendationer i det fortsatta arbetet: Kommunstyrelsen Säkerställ att det finns en långsiktighet i planerade insatser för att minska sjukfrånvaron samt en ändamålsenlig och tydlig fördelning av resurser. Bevaka särskilt utvecklingen inom vård och omsorg avseende sjukfrånvaro samt rapporterad övertid. Proaktiva insatser för att minska rapporterad övertid är nödvändiga. Humanistiska nämnden Fortsätt utveckla de partsgemensamma satsningarna för att säkerställa en långsiktighet i åtgärder för en god arbetsmiljö. Identifiera ytterligare proaktiva insatser för en god arbetsmiljö, särskilt avseende förskola. Stockholm den 7 december 2015 Anja Zetterberg Verksamhetsrevisor 13

104 Källförteckning Delårsbokslut 2015, Trosa kommun Årsredovisning 2014, Trosa kommun Årsredovisning 2005, Trosa kommun Rehabiliteringspolicy, Trosa kommun Arbetsmiljöpolicy, Trosa kommun Försäkringskassan Statistiska Centralbyrån Sveriges kommuner och landsting Hälsotal, skolverksamheten Trosa kommun Rutiner för det systematiska kvalitetsarbetet 2015, förskolan Trosa kommun Rutiner för det systematiska kvalitetsarbetet 2015, grundskolan Trosa kommun Övertid och mertid , personalenheten Trosa kommun 14

105

106 Kanslienheten Jakob Etaat Kanslichef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2016/20 Utredning kring utökad koncernsamordning inom Trosa kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att ställa sig bakom utredningens förslag till utökad koncernsamordning inom Trosa kommun. att anmoda kommunkontoret, Teknik- och servicenämnden, Trosabygdens Bostäder AB och Trosa Fibernät AB att implementera utredningens förslag. att Kommunstyrelsens ska ges en återrapportering av implementeringen av förslagen i samband med behandlingen av bokslut Sammanfattning Kommunfullmäktige gav , 20 kommunstyrelsen i uppdrag att utarbeta ett förslag till utökad samordning inom koncernen Trosa kommun. Uppdraget har nu genomförts i form av en utredning som kommunkontorets kanslienhet lett och som bolagen och berörda kontor inom kommunen varit delaktiga i. Utredningen har under våren 2016 skickats på remiss till Teknik- och servicenämnden, Trosa Fibernät AB och Trosabygdens Bostäder AB för yttranden. Utredningen och bolagens remissvar tillställs nu Kommunstyrelsen för beslut. Ärendet Trosa kommun består idag av en koncern som omfattar fibernätsbolaget Trosa Fibernät AB (Trofi), det allmännyttiga bostadsbolaget Trosabygdens Bostäder AB (Trobo) samt holdingbolaget Trosabygdens Holding AB (Trohold). I likhet med många andra kommuner som upprättat koncerner har Trosa kommun länge haft en uttryckt ambition om att uppnå en välfungerande samordning inom sin koncern. Syftet med en sådan samordning är att skapa synergieffekter som kan komma bolagen, kommunen och skatte-, hyres- och avgiftskollektivet till godo i form av lägre kostnader och bättre service (se kommunens koncernpolicy och ägardirektiv). Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

107 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kanslienheten Bolagen och kommunen har redan idag funnit samordningslösningar inom en rad olika områden så som IT, ekonomi och upphandling men för att ta ytterligare ett steg i denna riktning gav fullmäktige , 20 kommunstyrelsen i uppdrag att utarbeta ett förslag till utökad samordning inom koncernen. Uppdraget har under hösten genomförts i form en utredning som kommunkontorets kanslienhet lett och som bolagen och berörda kontor inom kommunen varit delaktiga i. Utredningen har under våren 2016 skickats på remiss till Teknik- och servicenämnden, Trosa Fibernät AB och Trosabygdens Bostäder AB för yttranden. Förslagen i utredningen är övergripande till sin karaktär och ger kommunen och bolagen en inriktning för fortsatt arbete. Förslagen handlar i första hand om samnyttjande av personalresurser och verksamhetssystem. Om utredningens förslag antas åligger det berörda kontor/förvaltningar inom kommunen samt bolagsledningarna att verkställa förslagen genom erforderliga beslut, avtal och överrenskommelser. Till denna tjänsteskrivelse bifogas förvaltningens slutversion av utredningen (bilaga 1) samt yttrandena från Teknik- och servicenämnden, Trosa Fibernät AB och Trosabygdens Bostäder AB (bilagor 2-4). Till tjänsteskrivelsen bifogas även remissversionen av utredningen där de förändringar som gjorts med anledning av remissinstansernas svar framgår (bilaga 5). Johan Sandlund Kommunchef Jakob Etaat Kanslichef Bilagor 1. Utredning kring utökad koncernsamordning inom Trosa kommun slutversion Yttrande från Teknik- och servicenämnden 3. Yttrande från Trosa Fibernät AB 4. Yttrande från Trosabugdens Bostäder AB 5. Utredning kring utökad koncernsamordning inom Trosa kommun - remissversion (ändringar med anledning av TSN, Trofi och Trobos yttranden är markerade i texten. Tillägg är markerade med understruken text och strykningar med genomstruken text.) Beslut till Kommunstyrelsen Teknik- och servicenämnden Trosabygdens Bostäder AB Trosa Fibernät AB

108 Kommunkontoret Kanslienheten Jakob Etaat Kanslichef Utredning Datum Utredning kring utökad koncernsamordning inom Trosa kommun Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post:

109 TROSA KOMMUN Utredning Sida 2(30) Kommunkontoret Innehållsförteckning 1. Inledning och bakgrund Inledning Bakgrund Uppdraget Syfte och genomförande Syfte Genomförande Implementering av utredningens förslag Koncernbeskrivning Trosa kommun Trosabygdens Bostäder AB (Trobo) Trosabygdens Holding AB (Trohold) Trosa Fibernät AB (Trofi) Förslag till utökad koncernsamordning Inköp/upphandling Ny-, om- och tillbyggnad Fastighetsskötsel Lokalsamordning Miljö och ekologi Telefoni och växel IT Ekonomi Personaladministration Kommunikation Administration... 29

110 TROSA KOMMUN Utredning Sida 3(30) Kommunkontoret Inledning och bakgrund 1.1 Inledning Sveriges kommuner bedriver idag stora delar av sina verksamheter genom kommunala aktiebolag. Betydande ekonomiska och politiska värden är samlade i dessa bolag och för att säkerställa att värdena tillvaratas på ett ändamålsenligt sätt åligger det enligt lag kommunerna att styra och följa upp bolagens arbete. Styrningen utövas bland annat genom direktiv och reglementen som ägaren, dvs. kommunen, utfärdar. Dessa ska fungera som ledstjärnor för bolagsstyrelserna och bolagsledningarna när de agerar för bolagens bästa Bakgrund Trosa kommun består idag av en koncern som inbegriper fibernätsbolaget Trosa Fibernät AB (Trofi), det allmännyttiga bostadsbolaget Trosabygdens Bostäder AB (Trobo) samt holdingbolaget Trosabygdens Holding AB (Trohold). I likhet med många andra kommuner som upprättat koncerner har Trosa kommun sedan länge haft en uttryckt ambition om att uppnå en välfungerande samordning inom sin koncern. En sådan samordning menar man leder till synergieffekter som kan komma bolagen, kommunen och skatte-, hyres- och avgiftskollektivet till godo. I den koncernpolicy som fullmäktige antagit för Trosa kommun beskrivs detta på följande sätt: Kommunen måste tillvarata samordningsmöjligheter vid varje tillfälle för att få ett optimalt resursutnyttjande av ekonomi, personal och service. 2 Förtroendet för kommunal verksamhet ökar om kommunen och de kommunala företagen framstår och fungerar som en sammanhållen organisation. 3 Ekonomiska vinster kan göras framförallt genom samordning och tillvaratagande av stordriftsfördelar. 4 1 SKL, Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag. Erfarenheter och idéer, sid Koncernpolicy för Trosa kommun, sid 1. 3 Koncernpolicy för Trosa kommun, sid 2. 4 Koncernpolicy för Trosa kommun, sid 2.

111 TROSA KOMMUN Utredning Sida 4(30) Kommunkontoret Kommunen måste därför tillse att det i den totala kommunala organisationen tillvaratas samordningsmöjligheter vid varje tillfälle för att uppnå ett optimalt resursutnyttjande. Samordningen skall komma skatte-, hyres- och avgiftskollektivet till godo i form av lägre kostnader, bättre service. 5 I fullmäktiges ägardirektiv för Trobo och Trofi beskrivs inriktningen och syftet med koncernsamordning på följande vis: Bolaget och kommunen ska ömsesidigt ta initiativ till samverkan som kan leda till ökad effektivitet (lägre kostnader och/eller högre kvalitet) för koncernen Trosa kommun. 6 Bolaget ska optimera samordning och samverkan med kommunen Uppdraget Bolagen och kommunen har idag funnit samordningslösningar inom en rad olika områden så som IT, ekonomi och upphandling. För att, i enlighet med koncernpolicyn och ägardirektiven, ta ytterligare ett steg i denna riktning gav fullmäktige kommunstyrelsen i uppdrag att utarbeta ett förslag till utökad samordning inom koncernen. Fullmäktiges uppdrag är nu slutfört och presenteras i denna utredning. 5 Koncernpolicy för Trosa kommun, sid 3. 6 Ägardirektiv för Trosabygdens Bostäder AB, sid 7. 7 Ägardirektiv för Trosa Fibernät AB, sid 4.

112 TROSA KOMMUN Utredning Sida 5(30) Kommunkontoret Syfte och genomförande 2.1 Syfte I denna utredning presenteras ett antal förslag till hur en utökad samordning kan uppnås mellan Trosa kommun och de kommunala bolag som ingår i kommunkoncernen. 8 De förslag som presenteras har, i enlighet med koncernpolicyn och ägardirektiven, till syfte att skapa ett optimalt resursutnyttjande för att minska kostnaderna och öka kvaliteten för bolagen, kommunen och för koncernen som helhet (Med en implementering under 2016 är förslagen tänkta att generera en besparing om 1 mkr för 2017). Förslagen syftar även till att minska sårbarheten i organisationerna och skapa en mer långsiktigt hållbar verksamhet för hela koncernen. 2.2 Genomförande Utredningen har letts av kommunkontorets kanslienhet och utförts i samverkan mellan kommun och bolag. Utredningen har primärt genomförts genom intervjuer med representanter från Kommunkontoret, Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret (KFTS) och de kommunala bolagen. 9 Intervjupersonerna har vid intervjutillfällena fått tillfälle att ge en nulägesbeskrivning av hur arbete och samverkan sker idag. Utifrån nulägesbeskrivningen har utredningen lagt fram förslag till hur samverkan skulle kunna utvecklas. Nulägesbeskrivning och förslagen presenteras i avsnitt 4 genom en uppdelning enligt följande områden: Inköp/upphandling IT Ny-, om- och tillbyggnad Ekonomi Fastighetsskötsel Personaladministration Lokalsamordning Kommunikation Miljö och ekologi Administration Telefoni och växel 8 Trosa Holding AB har endast till uppgift att förvalta kapital och tillgångar i de övriga bolagen och har ingen extern verksamhet eller personal. Bolaget ingår därför inte i utredningen. 9 Intervjuer har genomförts med följande personer: Margareta Smith (ekonomichef), Torbjörn Unnebäck (personalchef), Tommy Biserud (IT-chef/stadsnätschef), Richard Kihlgren (kommunikationschef), Gunilla Persson (servicechef), Jonas Ivervall (näringslivschef), Elin van Dooren (kommunekolog), Rickard Österlund (energi- och klimatrådgivare), Lena Nordström (projektledare), Maria Rydholm (städchef och ingenjör fastigheter), Cristina Forssander (enhetschef AME), Stig Tördahl (teknisk chef), Cecilia Högberg (produktionschef), Johan Sandlund (kommunchef), Lennart Ekerbring (VD Trobo, Trofi och Trohold).

113 TROSA KOMMUN Utredning Sida 6(30) Kommunkontoret Implementering av utredningens förslag De förslag som presenteras i utredningen är övergripande till sin karaktär och ger kommunen och bolagen en inriktning för fortsatt arbete. Förslagen handlar i första hand om samnyttjande av personalresurser och verksamhetssystem. Om förslagen antas åligger det berörda kontor/förvaltningar inom kommunen samt bolagsledningarna att verkställa förslagen genom erforderliga beslut, avtal och överrenskommelser. Kontoren/förvaltningarna och bolagsledningarna bestämmer hur förslagen ska verkställas. Val av tillvägagångssätt bör givetvis föregås av juridiska överväganden, särskilt hänsynstagande till affärsmässighet och beaktande av verksamheternas olika karaktär och av arbetsmiljön hos de anställda. Bolag och kommunen har idag ingått avtal för system, entreprenader och konsulttjänster med avtalstider som löper efter Detta är något som påverkar möjligheten till en snar implementering av vissa av samordningsförslagen. En annan aspekt som inverkar på implementeringen är det faktum att bolagen inom kort kommer genomföra rekryteringar av nya verkställande direktörer. Rekryteringarna innebär sannolikt en omställning för bolagen och att vissa samordnings- och överlämningsåtgärder kommer att behöva hanteras i närtid. Från och med årsskiftet 2015/2016 har kommunen dessutom blivit helägare i Trofi, efter att ha förvärvat återstående aktieandelar i bolaget av Trobo. Detta gör att det inte längre finns något ägandeförhållande mellan Trofi och Trobo vilket också motiverar en utökad samordning mellan Trofi och Trosa kommun.

114 TROSA KOMMUN Utredning Sida 7(30) Kommunkontoret Koncernbeskrivning Koncernen Trosa kommun består idag av Trosa kommun, det av kommunen helägda bostadsbolaget Trosabygdens Bostäder AB (Trobo), det av kommunen indirekt ägda holdingbolaget Trosabygdens Holding AB (Trohold) och det sedan årsskiftet 2015/2016 av kommunen helägda stadsnätsbolaget Trosa Fibernät AB (Trofi). Nedan ges en kort beskrivning av kommunen och bolagen, med inriktning mot de verksamheter som berörs av utredningen. Trosa kommun Trobo Trofi Trohold Figur: Koncernen Trosa kommun 4.1 Trosa kommun Trosa kommun har idag ca 700 anställda som är organiserade inom 7 olika kontor/förvaltningar. Kommunen äger i dagsläget ca 40 verksamhetslokaler. Den totala lokalytan uppgår till ca m 2. De kontor/förvaltningar som i första hand berörs av denna utredning är Kommunkontoret och Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret (KFTS). Kommunkontoret tillhandahåller centrala servicefunktioner i form av personalenhet, kommunikationsenhet, IT-enhet, kommunekolog, serviceenhet, kanslienhet, ekonomienhet och näringslivsenhet. Kontoret har 28 medarbetare som är anställda inom de olika enheterna. Kommunchef Kommunekolog Personalenheten Kommunikationsenheten Serviceenheten Kanslienheten Ekonomienheten IT-enheten Näringslivsenheten Figur: Organisation - Kommunkontoret

115 TROSA KOMMUN Utredning Sida 8(30) Kommunkontoret Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret (KFTS) ansvarar idag för 8 olika verksamhetsområden och har ca 90 anställda. De enheter inom KFTS som har störst beröringspunkter mot de kommunala bolagen är den tekniska enheten och arbetsmarknadsenheten (AME). Den tekniska enheten tillhandahåller funktioner för fastighet, städ, upphandling och gata/park och inom AME ingår bl.a. vaktmästeri, trädgårdsskötsel och internposthantering. Produktionschef KFTS Informatör Teknisk chef Chef arbetsmarknadsenheten Kostchef Kulturchef Fritidschef VA/ Renhållning Butik Allmän kultur Fritidsgårdar Gata/Park Vaktmästeri Bibliotek Fritidsanläggningar Föreningar Projektledning Korslöt Kulturskola Fastighet/Städ Trädgård Administration/ kundtjänst Figur: Organisation - Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontor (KFTS) 4.2 Trosabygdens Bostäder AB (Trobo) Trobo är kommunens allmännyttiga bostadsbolag och ansvarar för att, med iakttagande av kommunala intressen, tillhandahålla och förvalta hyresbostäder och affärslokaler. Trobo äger och förvaltar idag ca 600 lägenheter och ca 50 lokaler. Den förvaltade bostads- och lokalytan uppgår till ca m 2. Bolaget bedriver sin verksamhet i huvudsak med egen personal. Bemanningen uppgår till 10,7 tjänster (11 anställda). Av dessa arbetar 6 personer med fastighetsskötsel (3 reparatörer och 3 fastighetsskötare) och 5 personer inkl. VD med centrala funktioner i organisationen.

116 TROSA KOMMUN Utredning Sida 9(30) Kommunkontoret Trobo äger 100 procent av aktieandelarna i det kommunala holdingbolaget Trosabygdens Holding AB (Trohold). VD Trobo Förvaltare Uthyrning & administration Fastighetssamordnare Ekonomi & administration Reparatörer & Fastighetsskötare Figur: Organisation - Trobo 4.3 Trosabygdens Holding AB (Trohold) Trohold är helägt av Trobo och har till uppgift att förvalta kapital och tillgångar i de övriga bolagen. Trohold har ingen extern verksamhet eller personal och ingår därför inte i denna utredning. 4.4 Trosa Fibernät AB (Trofi) Trofi ansvarar för att driva, äga och bygga ut kommunens bredbandsnät. Bolagets ändamål är att främja utbyggnad av bredbandsnät för att ge enskilda, organisationer och företag tillgång till goda digitala kommunikationer. Bolaget har idag en bemanning motsvarande 1,2 heltidstjänster i form av VD, ekonomiadministratör, stadsnätschef och IT-tekniker. Tjänsterna som VD och ekonomiadministratör delas med Trobo och tjänsterna som stadsnätschef och IT-tekniker delas med Trosa kommun. Utöver detta köper bolaget externa personalresurser i form av projektledare/projektör och kundkommunikatör. Bolaget befinner sig för närvarande i en tillväxtfas som kan innebära förändrade personalbehov. VD Trofi Stadsnätschef Ekonomiadministratör IT-tekniker Projektledare/ Projektör Kommunikatör Figur: Organisation - Trofi

117 TROSA KOMMUN Utredning Sida 10(30) Kommunkontoret Förslag till utökad koncernsamordning Nedan följer en nulägesbeskrivning av arbetssätt och rutiner m.m. kopplat till specifika arbetsområden inom bolagen och kommunen. Varje avsnitt avslutas med förslag till hur utökad samordning kan uppnås inom området. 5.1 Inköp/upphandling Trobo - Trosa kommun Trobo och Trosa kommun bedriver idag ett nära samarbete inom upphandlingsområdet. Större upphandlingar föregås i regel av dialog mellan kommun och bolag och vissa upphandlingar, så som fastighetsentreprenader och revisionstjänster, görs dessutom gemensamt. Vid gemensamma upphandlingar är KFTS behjälplig med stöd vid kravställning, framställning av förfrågningsunderlag och utvärdering av anbud. Vissa upphandlingar så som upphandling av elavtal och försäkringslösningar har genomförts separat. I dessa fall har både kommunen och bolaget tagit in upphandlingskonsulter som bistått i utformandet av förfrågningsunderlag och utvärdering av inkomna anbud. Upphandlingar och inköp för Trobos räkning görs i första hand av bolagets fastighetssamordnare, förvaltare/driftingenjör samt av bolagets VD. Vid beställning av förbrukningsvaror använder sig Trobo av föreningen Husbyggnadsvaror (HBV) som är Sveriges allmännyttiga bostadsföretags (SABO) inköpscentral. Inom kommunen är det KFTS som i första hand genomför större verksamhetsövergripande upphandlingar. Mindre verksamhetsspecifika upphandlingar görs av förvaltningarna/enheterna själva, men med stöd av KFTS om behov finns. Då detta är lämpligt använder sig kommunen av de ramavtal som Sveriges kommuner och landstings (SKL) inköpscentral har. Utredningen konstaterar att bolaget och kommunen även fortsättningsvis kan komma att köpa vissa varor och tjänster separat genom HBV:s och SKL:s inköpscentraler. Vissa av de upphandlingar som hittills genomförts separat bör dock kunna samordnas för att uppnå mer förmånligt pris/kvalitet. För att i större utsträckning kunna tillvara samordningsmöjligheter bör kommunen och bolaget sträva efter att etablera en tätare dialog inom upphandlingsområdet. Dialogen skapar ett kunskapsutbyte mellan parterna och gör det möjligt att i god tid signalera till den andra parten om upphandlingsbehov föreligger. Samverkan bedöms möjliggöras på bästa sätt om bolaget och kommunen

118 TROSA KOMMUN Utredning Sida 11(30) Kommunkontoret samnyttjar interna och externa personalresurser inom området. Genom att dela personal- och konsultresurser skapar bolag och kommun förutsättningar att genomföra bättre och mer kostnadseffektiva upphandlingar och samtidigt lägga mer fokus på avtalsuppföljning. Förslag till utökad samordning (Trobo - Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör utveckla en tätare dialog inom upphandlingsområdet. Dialogen möjliggör ett kunskapsutbyte mellan parterna och skapar förutsättningar att i god tid signalera till den andra parten om ett upphandlings-/inköpsbehov föreligger. Kommunen och bolaget bör i större utsträckning samnyttja interna och externa personalresurser inom upphandlingsområdet för att skapa synergieffekter i form av mer kostnadseffektiva upphandlingar och bättre förutsättningar för avtalsuppföljning. Trofi - Trosa kommun Upphandlingar och inköp för Trofis räkning görs idag primärt av stadsnätschefen eller av bolagets externa fibernätsprojektör. Bolaget har under senare år genomfört två större upphandlingar i form av en gräventreprenad och en fiberinstallationsentreprenad. 10 Trofi är redan till stor del integrerat i Trosa kommun och de upphandlingar som genomförs av bolaget görs av personal som är anställd av kommunen och som besitter specifik kunskap kring de aktuella varu- och tjänstegrupperna. Utredningen anser att bolaget, trots den idag redan tydliga integreringen, bör sträva efter att utveckla sin samverkan med KFTS för att uppnå synergieffekter vid framtida inköp och upphandlingar. Förslag till utökad samordning (Trofi - Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör utveckla en tätare dialog inom upphandlingsområdet. Dialogen möjliggör ett kunskapsutbyte mellan parterna och skapar förutsättningar att i god tid signalera till den andra parten om ett upphandlings-/inköpsbehov föreligger. Kommunen och bolaget bör i större utsträckning samnyttja interna och externa personalresurser inom upphandlingsområdet för att skapa synergieffekter i form av mer kostnadseffektiva upphandlingar och bättre förutsättningar för avtalsuppföljning. 10 Telekomtjänster innefattas inte av LOU men bolaget har trots detta valt att upphandla dessa tjänster enligt lagstiftningens krav.

119 TROSA KOMMUN Utredning Sida 12(30) Kommunkontoret Ny-, om- och tillbyggnad Trobo - Trosa kommun Vid nybyggnationsprojekt anlitar Trobo i regel externa projektledare och byggledare. Vid nyligen genomförda nybyggnationsprojekt (Vagnhärads torg och kvarteret Tumlaren) har man valt att använda sig av SABO:s Kombohus-system. Kombohus är nyckelfärdiga hus som konstrueras genom en helhetslösning där projektledning och beställarstöd ingår. Ombyggnationsprojekt så som renoveringar m.m. projektleds idag av en intern projektledare inom bolaget. Kommunen upphandlar idag byggledarkompetens men har en intern projektledare för såväl nybyggnationsprojekt som om- och tillbyggnatsprojekt. För att uppnå positiva synergieffekter vid byggnationsprojekt bör kommunen och bolaget sträva efter att, i den mån det är möjligt och gynnsamt, samnyttja interna och externa projektledar- och byggledarresurser. I det fall bolaget väljer att gå ifrån Kombohus-systemet bör kommunens projektledarkompetens kunna nyttjas vid ombyggnationsprojekt. Samnyttjade tjänster skulle kunna underlätta genomförande och uppföljning av större projekt och även skapa bättre förutsättningar för gemensamma upphandlingar och inköp. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör, när detta är möjligt och gynnsamt, samnyttja sina interna/externa projektledar- och byggledarresurser för att få synergieffekter vid planering och genomförande av ny-, om- och tillbyggnationsprojekt. Trofi - Trosa kommun Trofi och kommunen har idag en nära dialog kring grävning och fiberutbyggnad. För att i så stor utsträckning som möjligt åstadkomma samförläggning har man regelbundna träffar 4-5 gånger per år, s.k. SOL-möten, för att stämma av planerade markarbeten/grävningsarbeten. Trofi köper idag projektledar- och projekteringskompetens från en extern konsult. Denna konsult besitter specifik kompetens kring fiberutbyggnad, något kommunen inte har i dagsläget. På sikt kan möjligtvis kommunens projektledarfunktion samnyttjas för detta ändamål. Projekteringen bör dock även fortsättningsvis skötas av en extern kompetens.

120 TROSA KOMMUN Utredning Sida 13(30) Kommunkontoret Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör bibehålla och utveckla sin dialog för att även fortsättningsvis möjliggöra samförläggning vid fiberutbyggnad. Bolaget och kommunen bör utreda möjligheterna att på sikt samnyttja kommunens personalresurser för projektledning.

121 TROSA KOMMUN Utredning Sida 14(30) Kommunkontoret Fastighetsskötsel Trobo - Trosa kommun Trobos fastighetsskötsel sköts idag till stor del i egen regi. Snöröjning, städning och arbeten som bolaget av juridiska skäl inte kan vidta på egen hand, så som OVKbesiktningar och hissreparationer/hissbesiktningar görs av externa leverantörer. Bolaget köper även in el- och måleritjänster då dessa kompetenser inte finns inom bolaget idag. Större ombyggnationsprojekt så som stambyten och badrums-/ köksrenoveringar görs också av externa leverantörer. Utöver ovanstående sköts merparten av det löpande underhållet av inne- och utemiljöerna av bolagets personal. Bolaget har en fastighetssamordnare som är arbetsledare för ett arbetslag med 3 reparatörer och 3 fastighetsskötare. Reparatörerna har särskild kompetens inom snickeri och VVS och ombesörjer i första hand innejobb i fastigheterna. Fastighetsskötarna ansvarar å sin sida för fastigheternas utemiljöer genom bland annat gräsklippning, kompletterande snöröjning och lövupptagning. Trobo använder sig av Vertex (numera Vitech) som fastighetssystem. Genom detta system styrs all fastighetsadministration för lägenheter, lokaler samt förråd och parkeringsplatser. Systemet används bland annat för att administrera hyreskontrakt, hyresdebitering och fastighetsunderhåll. Det används även som felanmälningssystem. Trosa kommun har idag upphandlat merparten av fastighetsskötseln via en extern leverantör som sköter både det inre och yttre underhållet av kommunens fastigheter. 11 Kommunens fastighetsingenjör samordnar och följer upp det löpande underhållet av kommunens fastighetsbestånd. Kommunens städenhet inom KFTS ansvarar för städning av kommunens verksamhetslokaler och AME, som också ingår i KFTS, fungerar som kommunens vaktmästeri och sköter delar av det underhåll som ligger utanför fastighetsentreprenörens avtal. 12 AME tillhandahåller idag en arbetsstyrka på 2 arbetsledare, 5 arbetshandledare, 10 vaktmästare och ca 25 deltagare. Varje arbetshandledare leder en grupp om 3-4 deltagare. Varje sommar anställs dessutom ca 80 feriearbetare som placeras genom AME. Hälften av feriearbetarna arbetar i regel med sysslor inom KFTS verksamhet. Kommunen använder idag en ritningsdatabas som fastighetssystem. 11 Avtalet med fastighetsentreprenören löper till och med Kommunkontorets ekologienhet tillhandahåller en energi- och klimatrådgivarfunktion som arbetar med energioptimering av kommunens fastigheter. Mer info om denna funktion finns under avsnittet miljö och ekologi.

122 TROSA KOMMUN Utredning Sida 15(30) Kommunkontoret Ritningsdatabasen används som dokumenthanteringssystem för fastighetshandlingar men har begränsad funktionalitet i övrigt. Kommunen har även ett felanmälningssystem som används vid felanmälan kopplat till sina verksamhetslokaler. Ingen integrering finns mellan felanmälningssystemet och ritningsdatabasen. Kommunen undersöker för närvarande möjligheten att införskaffa ett fastighetssystem som, likt bolagets system, kan användas för all fastighetsadministration. Utredningen visar att tydliga samordningsvinster går att uppnå inom området fastighetsskötsel. Bolagets personal besitter idag kompetens (reparatörer och fastighetsskötare) som kommunen upphandlar från en extern leverantör och kommunen tillhandahåller personalresurser inom KFTS/AME och Kommunkontoret (fastighets-/trädgårdsskötare, vaktmästare, städpersonal och energi- och klimatrådgivare) som skulle kunna komma bolaget till nytta i det löpande underhållet samt genom punktinsatser. Genom att samnyttja personalresurserna skulle bolag och kommun kunna skapa en långsiktig fastighetsförvaltning med fokus på kvalitet och kostnadseffektivitet. Kommunen bör även införskaffa ett fastighetssystem och då med fördel samma fastighetssystem som bolaget använder sig av. Ett gemensamt fastighetssystem skulle tydligt underlätta samordning inom fastighetsområdet och minska sårbarheten inom koncernen. Ett funktionellt fastighetssystem skulle även kunna användas av kommunen för sådan debitering som idag görs genom andra system. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör samnyttja sina personalresurser inom området (reparation, fastighets-/trädgårdsskötsel, vaktmästeri, städ och energi- och klimatrådgivning) för att säkerställa en kostnadseffektiv och ett långsiktigt hållbart underhåll av bolagets och kommunens fastighetsbestånd. Kommunen bör utreda möjligheten att införskaffa ett fastighetssystem för administration av kommunens fastigheter. Kommunen och bolaget bör ur samordningshänseende använda sig av samma fastighetssystem. Trofi - Trosa kommun 13 Bolaget har inga egna fastigheter och ingår därför inte i detta avsnitt. 13 Bolaget tillhandahåller dock ett antal nodbyggnader samt anläggningar i form av kanalisation och fibernät i mark. Bolaget hanterar underhållet av detta själv. Efter utbyggnad på annans mark återställer bolagets gräventreprenör mark och markbeläggning.

123 TROSA KOMMUN Utredning Sida 16(30) Kommunkontoret Lokalsamordning Trobo - Trosa kommun Trobo äger i dagsläget ett 50-tal verksamhetslokaler som man förvaltar och hyr ut. Trosa kommun är hyresgäst i några av dessa lokaler (Trosagården, Häradsgården och Trosa stadsbibliotek). Trosa kommun äger i sin tur ett antal lägenheter som Trobo förvaltar och hyr ut (Stationsvägen i Vagnhärad). Utöver de hyresavtal som finns mellan Trobo och Trosa kommun har kommunen även en möjlighet att, vid särskilda behov, avropa lägenheter från Trobo. De lägenheter som kommunen avropar används för sociala ändamål (sociala kontrakt) eller som bostäder åt nyanlända inom ramen för kommunens avtal med Länsstyrelsen/Migrationsverket. Trobo har sina förvaltningslokaler (kontor och fastighetsförvaltning) vid Trosalundsgatan i en fastighet som ägs av HSB. Fastigheten kommer inom kort att bebyggas med bostadslägenheter vilket medför att Trobo måste vara utflyttade ur lokalerna senast efter sommaren Ännu har inga beslut tagits om var den nya förvaltningslokalen ska ligga. Utredningen konstaterar att en välfungerande lokalsamordning skulle gynna koncernen även framgent. Det finns ett stort värde i att bibehålla en god dialog mellan kommunen och bolaget för att på bästa sätt kunna tillhandahålla lägenheter åt de särskilda målgrupper som nämns ovan. Vad gäller bolagets framtida förvaltningslokal så bör denna av samordningsskäl placeras i nära anslutning till kommunens verksamhet och kontor. Detta skulle avsevärt underlätta ett nära samarbete mellan bolaget och kommunen och möjliggöra det samnyttjande av personalresurser som föreslås i utredningen. Utredningen anser även att bolaget och kommunen bör sträva efter att renodla ägandet av lokaler och fastigheter så att kommunen framgent äger de lokaler man har verksamhet i och att bolaget primärt inriktar sitt ägande på bostadslägenheter och övriga verksamhetslokaler. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör bibehålla en god dialog för att på bästa sätt kunna tillhandahålla lägenheter åt särskilda målgrupper.

124 TROSA KOMMUN Utredning Sida 17(30) Kommunkontoret Kommunen och bolaget bör renodla ägandet av lokaler och fastigheter så att kommunen framgent äger de lokaler man har verksamhet i och att bolaget primärt inriktar sitt ägande på bostadslägenheter och övriga verksamhetslokaler. Bolagets framtida förvaltningslokal bör av samordningsskäl placeras i nära anslutning till kommunens verksamhet och kontor för att underlätta ett nära samarbete mellan bolaget och kommunen och möjliggöra samnyttjande av personalresurser. Trofi - Trosa kommun Trofi samnyttjar i dagsläget kommunens lokaler. Utredningen ser detta som positivt och anser att samordningen bör kvarstå. Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör även framgent samnyttja kommunens lokaler.

125 TROSA KOMMUN Utredning Sida 18(30) Kommunkontoret Miljö och ekologi Trobo - Trosa kommun Trosa kommun är en ekokommun som arbetar för långsiktiga och miljömässiga lösningar i den kommunala verksamheten. Inom Trobo strävar man efter att skapa miljömedvetna lösningar både vid ombyggnation, nybyggnation och förvaltning och det är idag bolagets förvaltare/drifttekniker som är den som primärt ansvarar för att finna energibesparande åtgärder inom bolagets fastighetsbestånd. SABO tillhandahåller även visst stöd och vissa resurser inom detta område. Inom kommunen är det primärt Kommunkontorets ekologienhet som driver detta arbete. Enheten planerar och genomför en rad olika projekt och åtgärder och söker statliga medel för aktuella miljösatsningar. Utöver nationella och lokala projekt arbetar enheten även med energi- och klimatrådgivning kopplat till kommunens egna fastigheter. Detta arbete bidrar till att reducera kommunens energikostnader och skapa bättre inomhusklimat i kommunens lokaler. I dagsläget finns inget samarbete mellan kommun och bolag inom området men utredningen anser att ett sådant skulle skapa mervärden för båda parter. Genom en utökad dialog och ett samnyttjande av personalresurser skulle kommun och bolag gemensamt kunna delta i utvecklingsprojekt och genomföra energibesparande åtgärder i det samlade fastighetsbeståndet. Ett sådant samarbete bör kunna bidra till minskade kostnader för båda parter och till att stärka bolagets och kommunens miljöprofil. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör samnyttja sina personalresurser inom miljö- och ekologiområdet för att kunna genomföra gemensamma miljöprojekt och miljösatsningar. Kommunen och bolaget bör samnyttja sina personalresurser inom området energioch klimatrådgivning för att ytterligare utveckla kommunens och bolagets fastighetsbestånd. Trofi - Trosa kommun Trofi har idag ingen verksamhet som är direkt kopplad till området miljö och ekologi. Utredningen föreslår dock att bolaget och kommunen strävar efter att föra en dialog inom området för att i den mån det är möjligt genomföra gemensamma miljösatsningar om tillfälle ges.

126 TROSA KOMMUN Utredning Sida 19(30) Kommunkontoret Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör föra en dialog för att i den mån det är möjligt genomföra gemensamma satsningar inom miljö- och ekologiområdet.

127 TROSA KOMMUN Utredning Sida 20(30) Kommunkontoret Telefoni och växel Trobo - Trosa kommun Trobo har sedan 2005 ett avtal med Trosa kommun om samnyttjande av kommunens telefonväxel och växelpersonal (serviceenhet). 14 Bolaget har egna anknytningar och växelpersonalen svarar med bolagets namn när samtal går till dessa anknytningar. Avtalet gäller tom och bedöms fungera väl. En gemensam växelfunktion innebär ökad tillgänglighet och lägre växelkostnader för bolag och kommun i förhållande till att ha separata växelsystem med egen bemanning. Vad gäller mobiltelefoni så har bolaget och kommunen avtal med två olika tjänsteleverantörer. Utredningen anser att bolag och kommun även fortsättningsvis bör samnyttja kommunens telefonväxel och växelpersonal. Bolaget och kommunen bör om möjligt gå över till att använda samma tjänsteleverantör för mobiltelefoni. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Bolaget bör även framgent vara anslutet till Trosa kommuns växel och samnyttja kommunens växelpersonal (serviceenhet). Kommunen och bolaget bör använda sig av samma tjänsteleverantör för mobiltelefoni. Trofi - Trosa kommun Trofi är idag anslutet till Trosa kommuns telefonväxel, vilket innebär att bolaget samnyttjar kommunens växelsystem och växelpersonal (serviceenhet). I dagsläget finns endast en specifik anknytning som går direkt till bolaget och som kundansvarig på bolaget svarar på. Övrig personal i bolaget är anställda av Trosa kommun och har därför telefonanknytningar via kommunen. Utredningen anser att bolaget bör kvarstå vid att samnyttja kommunens växel. Bolaget och kommunen bör dock utreda om tjänsten kan utvecklas med en utökad receptionstjänst/kundmottagning likt den för Trobo. Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Bolaget bör även framgent vara anslutet till Trosa kommuns växel. Bolaget och kommunen bör dock utreda om tjänsten kan utvecklas med en utökad receptionstjänst/kundmottagning. 14 Trosa kommuns växel samnyttjas numera även av Gnesta kommun.

128 TROSA KOMMUN Utredning Sida 21(30) Kommunkontoret IT Trobo - Trosa kommun Trobo köper idag IT-service/-support från Trosa kommun och dess IT-enhet. Bolaget använder till stor del samma mjukvara som kommunen och har genom avtalet med kommunen även tillgång till kommunens servrar och bredbandsnät. Utredningen gör bedömningen att samnyttjandet av IT-service fungerar väl och att bolaget och kommunen bör bibehålla detta samarbete och i den mån det är möjligt även fortsättningsvis använda sig av samma mjukvara och hårdvara. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör även fortsättningsvis samnyttja kommunens personalresurser för IT-service. Kommunen och bolaget bör i den mån det är möjligt även framgent använda sig av samma mjukvara och hårdvara. Trofi - Trosa kommun Trofi har idag ett nära samarbete med kommunen genom delad personal med kommunens IT-enhet och genom gemensam användning av mjukvara och hårdvara. Support av stadsnätet tillhandahålls av en särskild leverantör som kommunikationsoperatören har ett nationellt avtal med. För att kunna erbjuda alla kunder i stadsnätet en snabbare service med lokal personal har Trofi och Trosa kommun framfört önskemål om att överta supporten av stadsnätet. Detta har dock hittills inte godkänts av kommunikationsoperatören då man hänvisat till det nationella avtal som man har för dessa tjänster. Utredningen förespråkar ett fortsatt samnyttjande av personalresurser för ITsupport och IT-service. Kommunen och bolaget bör även fortsättningsvis verka för att överta supporten av stadsnätet. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör även fortsättningsvis samnyttja kommunens IT-enhet för service och support. Kommunen och bolaget bör även fortsättningsvis verka för att bolaget får överta supportavtalet för den aktiva utrustningen inom stadsnätet.

129 TROSA KOMMUN Utredning Sida 22(30) Kommunkontoret Ekonomi Trobo - Trosa kommun Trobo och Trosa kommun samarbetar idag kring vissa ekonomiadministrativa funktioner. Kommunen och bolaget använder sig av samma fakturasystem för leverantörsfakturor och Trosa kommun bistår med skanning och övervakning av bolagets leverantörsfakturor (bolagets personal konterar och attesterar fakturorna). Den debitering som bolaget gör, bland annat av hyresgäster, sker genom bolagets fastighetssystem Vertex. Udda debitering som inte faller in inom ramen för den normala uthyrningen faktureras genom kommunens och bolagets gemensamma ekonomisystem Visma. Bolaget sköter debitering samt krav- och inkassoärenden på egen hand. I dagsläget sköter VD med stöd av en ekonomiassistent i bolaget budgetarbete, redovisning, budgetuppföljning, projektkalkylering, likviditetsplanering och bokslutsarbete. För att minska sårbarheten och skapa mer enhetlighet i det ekonomiadministrativa arbetet föreslås en tydligare samordning med kommunens ekonomienhet. De särarter som finns mellan fastighetsaktiebolag och övrig kommunal verksamhet i allmänhet (bl.a. särskilda skatte- och momsregler) och mellan Trobo och Trosa kommun i synnerhet (bl.a. egna kontoplaner) bör dock särskilt beaktas vid en sådan samordning. Ur detta perspektiv ligger samordning kring redovisning och uppföljning närmast till hands medan ett gemensamt arbete kring budget och kundfakturering kräver att den kommunala förvaltningen utökar sin kompetens inom detta område. Kundfaktureringen sker dessutom genom bolagets fastighetssystem som kommunen i dagsläget inte arbetar i. Det faktum att det ekonomiadministrativa arbetet inom bolaget och kommunen sköts med helt egna rutiner gör det dessutom nödvändigt att upprätta dokumentation kring redovisning och anläggningsreskontra m.m. innan uppgifterna kan samordnas. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör även fortsättningsvis samnyttja kommunens ekonomienhet för hantering av leverantörsfakturor. Kommunen och bolaget bör samnyttja sina interna och externa personalresurser för redovisning och uppföljning.

130 TROSA KOMMUN Utredning Sida 23(30) Kommunkontoret Kommunen och bolaget bör på sikt kunna samordna hanteringen av budget och kundfakturering. Trofi - Trosa kommun Trofis leverantörsfakturor hanteras idag med samma rutin som hos Trobo, dvs. de skannas och övervakas av kommunen och konteras och attesteras av bolagets personal. Den debitering som bolaget gör (anslutningsavgifter och månadsavgifter) sköts av Trobos personal. Anslutningsavgifter och månadsdebitering sker genom Vertex. Trofis VD sköter budgetarbete, redovisning, budgetuppföljning och bokslutsarbete för bolagets räkning. Utredningen föreslår, i likhet med för Trobo, att tydligare samordning sker kring bolagets ekonomiadministrativa funktioner för att på så sätt minska sårbarheten och skapa mer enhetlighet i detta arbete. Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör även fortsättningsvis samnyttja kommunens ekonomienhet för hantering av leverantörsfakturor. Kommunen och bolaget bör samnyttja interna och externa personalresurser för redovisning och uppföljning. Kommunen och bolaget bör på sikt kunna samordna hanteringen av kundfakturering och budgetarbete.

131 TROSA KOMMUN Utredning Sida 24(30) Kommunkontoret Personaladministration Trobo - Trosa kommun Trobo använder sig idag av personalsystemet Hogia och genomför löneutbetalningar m.m. på egen hand. Trobos lönehantering omfattar 11 anställda och 6 förtroendevalda samt arvodesutbetalningar åt Trofi och Troholds styrelser. Bolaget sköter HR relaterade frågor på egen hand och söker vid behov stöd av SABO/Fastigo i sådana ärenden. Trosa kommuns lönehantering omfattar ca 700 anställda och ca 100 förtroendevalda och hanteras av ett gemensamt lönekontor med Håbo kommun. Kommunen använde fram till 2005 samma personalsystem som Trobo men har sedan dess övergått till systemet ecompanion. Kommunens personalenhet inom Kommunkontoret erbjuder kommunens chefer och personal stöd i övriga HR relaterade frågor. För att rationalisera lönehandläggningen föreslår utredningen en gemensam lönehantering för bolag och kommun. Denna hantering bör med fördel ske genom samma personalsystem och skötas av lönekontoret i Håbo. Bolagets personal omfattas av andra avtal och pensionslösningar än kommunens personal vilket bör beaktas vid en sådan samordning. En samlad lönehantering bör trots detta kunna bidra till en mer kostnadseffektiv och redundant lönehandläggning. Utredningen föreslår även att samordning sker mellan bolaget och kommunen vad gäller övriga HR-frågor. En samordnad HR-hantering skulle innebära tydligare dialog mellan kommun och bolag och förbättrade förutsättningar för bl.a. samrekrytering. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör samnyttja kommunens personalenhet för HR-stöd. Bolagets personal-/lönehantering bör framgent ske genom samma system och hanteras av kommunens gemensamma lönekontor. Trofi - Trosa kommun Bolaget har i dagsläget ingen egen personal utan köper tjänster av Trosa kommun och Trobo. Löneutbetalningar till den personal som tjänstgör för Trofi görs därför av både Trosa kommun och Trobo. Trobo hanterar i dagsläget även arvodesutbetalningar för Trofis styrelse. Övriga HRfrågor hanteras av bolagets VD, tillika VD för Trobo.

132 TROSA KOMMUN Utredning Sida 25(30) Kommunkontoret I likhet med för Trobo föreslår utredningen en gemensam lönehantering med Trosa kommun och lönekontoret i Håbo. Utredningen föreslår även en fördjupad samordning med kommunen vad gäller HR relaterade frågor. Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör samnyttja kommunens personalenhet för HR-stöd. Bolagets personal-/lönehantering bör framgent ske genom samma system och hanteras av kommunens gemensamma lönekontor.

133 TROSA KOMMUN Utredning Sida 26(30) Kommunkontoret Kommunikation Trobo - Trosa kommun Trobos kommunikationsfunktion sker i dagsläget till stor del frånskilt från kommunen. Trobo har en egen hemsida som sköts av bolagets personal (primärt VD) och bolaget använder sig av en egen grafisk profil vid framställning av skriftligt material. Kommunen och bolaget har ingen gemensam kommunikationsstrategi men har vid vissa tillfällen genomfört samlade informationskampanjer i lokalpress och genom särskilda broschyrer. Kommunens kommunikationsfunktion finns primärt inom kommunikationsenheten inom Kommunkontoret. Kommunikationsenheten ansvarar för presskontakter, framställandet av tryckt informationsmaterial och för innehållet på kommunens hemsida. För att hålla hemsidan uppdaterad tar kommunikationsenheten hjälp av en redaktörsgrupp med webbredaktörer från kommunens olika kontor/förvaltningar. Utredningen anser att kommunen och bolaget bör sträva efter att utöka och skapa en större regelbundenhet i samordningen inom kommunikationsområdet. Kommunen och bolaget bör i större utsträckning samnyttja kommunens kommunikationsenhet vid framtagandet av pressutskick samt tryckt och digitalt informationsmaterial riktad mot allmänhet, media och hyresgäster. Samordningen bör även kunna bidra till en mer djupgående omvärldsbevakning, en tydligare gemensam kommunikationsstrategi för bolaget och kommunen och gemensamma informationsinsatser vad gäller risk- och krishantering. För att framhäva koncernen och länken mellan kommunen och bolaget bör bolaget övergå till att använda samma grafiska profil som kommunen. Bolagets personal bör även, genom delat redaktörskap, mer aktivt inkluderas i kommunens intranät. Bolagets hemsida, som även är kopplad till ett boknings- och kösystem, bör även fortsättningsvis ligga under eget domän. Kommunens kommunikationsenhet kan dock vara behjälplig med att förse bolaget med sådan information som kan vara av intresse för bolaget och dess hyresgäster, för vidare publicering på hemsidan. Detta kan med fördel uppnås genom delat redaktörskap. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör skapa en tätare och mer långsiktig dialog kring kommunikation och informationsspridning. Kommunen och bolaget bör samnyttja kommunens kommunikationsenhet för omvärldsbevakning, vid framtagande av pressutskick samt tryckt och digitalt informationsmaterial samt vid gemensamma informationsinsatser vad gäller riskoch krishantering.

134 TROSA KOMMUN Utredning Sida 27(30) Kommunkontoret Bolaget bör övergå till att använda kommunens mallar och grafiska profil för att skapa en enhetlighet inom koncernen. Bolagets hemsida bör även framgent ligga under egen domän. Ett aktivt informationsflöde på hemsidan bör dock kunna uppnås genom delat redaktörskap mellan kommunen och bolaget. Bolagets personal bör, genom delat redaktörskap, mer aktivt inkluderas i kommunens intranät. Trofi - Trosa kommun Trofis interna och externa kommunikation sköts idag till stor del av bolagets styrelse samt av en konsult som bolaget anlitat. Styrelsens ordförande ansvarar för den marknadsstrategiska kommunikationen och uppdatering av bolagets hemsida medan konsulten ansvarar för kundkontakt och telefonsupport mot befintliga kunder. Kommunikationsoperatören utarbetar regelbundet riktade utskick som går till ej anslutna kunder i inkopplade fastigheter. I enlighet med det avtal som finns mellan Trofi och kommunikationsoperatören ansvarar Trofi för PR och marknadsföring av utbyggnadsprojekt, medan kommunikationsoperatören ansvarar för information och PR kring tjänsteutbudet. Trofi har en webbplats via Trosa kommun men huvudsidan ligger på en egen plattform som kommunikationsoperatören tillhandahåller. På denna sida hittar man bolagets kundportal Anslutarmotorn. Via Anslutarmotorn kan allmänheten lämna intresseanmälningar för fiberanslutning och också följa sitt ärende. Bolaget har en egen Facebookgrupp och presskontakter m.m. genomförs i regel separat från kommunen. Vid vissa tillfällen går kommunen och bolaget ut med gemensam annonsering och information i lokalpress. Bolaget har idag en egen grafisk profil vid framtagandet av skriftligt material. Utredningen föreslår att Trofi även fortsättningsvis bör ha en egen hemsida för Anslutarmotorn. När bolaget successivt går över från sin nuvarande expansiva fas till en förvaltningsfas kan också Anslutarmotorn få en mer underliggande plats på bolagets sida. Bolaget bör fram till dess ombesörja hanteringen av sidan på egen hand. Ytterligare samordning föreslås mellan bolaget och kommunen vad gäller övergripande kommunikationsfrågor. Annonsering, tryck och omvärldsbevakning m.m. bör t ex kunna samordnas med kommunens kommunikationsenhet. Den direkta kundkontakten bör som idag hanteras av bolaget själv och av personal med

135 TROSA KOMMUN Utredning Sida 28(30) Kommunkontoret specifik kunskap kring fibernät. För att skapa en grafisk enhetlighet inom koncernen bör bolaget övergå till att använda kommunens grafiska profil och mallar. Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör skapa en tätare och mer långsiktig dialog kring kommunikation och informationsspridning. Kommunen och bolaget bör samnyttja kommunens kommunikationsenhet för omvärldsbevakning, vid framtagande av tryckt och digitalt informationsmaterial samt vid gemensamma informationsinsatser vad gäller risk- och krishantering. Bolaget bör övergå till att använda kommunens mallar och grafiska profil för att skapa en enhetlighet inom koncernen. Bolagets hemsida bör även framgent hanteras av bolaget och ligga under egen domän. Kundkontakt bör även framgent hanteras av bolaget själv.

136 TROSA KOMMUN Utredning Sida 29(30) Kommunkontoret Administration Trobo - Trosa kommun Merparten av bolagets administrativa processer sköts idag frånkopplat från kommunen. Kommunkansliet bistår numera bolaget med en sekreterarfunktion. Bolaget har ett eget dokumentarkiv och extern kompetens anlitats för arkivhantering. Bolaget har inget dokumenthanteringssystem utan hanterar underlag strukturerat genom sitt fastighetssystem eller via en fildatabas som de anställda har tillgång till. Kösystem och system för felanmälan sköts också direkt via bolagets fastighetssystem. Bolaget använder sig av Trosa kommuns adress som fakturaadress men övrig post skickas direkt till bolaget med ordinarie postgång. AME hanterar internpostgången mellan Trobo, Trofi och kommunen. Trobo har dock inget avtal för avhämtning och utkörning av övrig post. Kommunens administrativa funktioner återfinns primärt inom kommunkontorets kanslienhet. Enheten tillhandahåller sekreterar- och registratorfunktioner för kommunens nämnder och hanterar även kommunens centrala arkiv. Kommunen använder sig av Diabas som dokumenthanteringssystem för nämnder och fullmäktige. Utredningen föreslår att bolaget även framgent samnyttjar kanslienhetens sekreterarfunktion. För att minska sårbarheten bör bolaget och kommunen även samverka kring arkiv- och dokumenthantering genom gemensamma system och samnyttjande av kanslienhetens personalresurser. Den affärssekretess som gäller för aktiebolag ska givetvis beaktas vid en sådan samverkan. Bolagets kösystem och system för felanmälan bör även framgent hanteras med liknande rutin som idag. Samnyttjande av AME för posthantering bör bibehållas. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Bolaget bör även framgent nyttja kommunkansliet för sekreterarfunktion i bolagsstyrelsen. Bolaget och kommunen bör samverka kring arkiv- och dokumenthantering genom gemensamma system och samnyttjande av kanslienhetens personalresurser. Bolagets kösystem och system för felanmälan bör även framgent hanteras via fastighetssystemet. Bolaget bör bibehålla samarbetet med AME för posthantering.

137 TROSA KOMMUN Utredning Sida 30(30) Kommunkontoret Trofi - Trosa kommun Bolagets sekreterarfunktion sköts idag av VD för bolaget. Bolaget har inget dokumenthanteringssystem utan hanterar underlag strukturerat genom verksamhetssystemet Anslutarmotorn eller genom en gemensam fildatabas som bolagets personal har tillgång till. Trofi har samma postadress som Trobo och AME hanterar internpost till och från bolaget. Utredningen föreslår, i likhet med för Trobo, att bolaget samnyttjar kommunkansliet för sekreterarfunktion i bolaget. Detta skulle innebära en kompetensöverföring mellan kommun och bolag och minska sårbarheten för bolaget. Bolaget och kommunen bör även kunna samverka kring arkiv- och dokumenthantering genom gemensam användning av system samt genom samnyttjande av kanslienhetens personalresurser. Detta bör kunna höja kvaliteten och skapa en långsiktighet i bolagets dokumenthantering. Den affärssekretess som gäller för aktiebolag ska givetvis beaktas vid en sådan samverkan. Bolaget bör även ha samma postadress som kommunen. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Bolaget bör nyttja kommunkansliet för sekreterarfunktion i bolagsstyrelsen. Bolaget och kommunen bör samverka kring arkiv- och dokumenthantering genom gemensamma system och samnyttjande av kanslienhetens personalresurser. Bolaget bör ha samma postadress som kommunen. Jakob Etaat Kanslichef

138 Teknik- och servicenämnden Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Remissyttrande Utredning kring utökad koncernsamordning inom Trosa kommun Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden beslutar att anta kontorets förslag till yttrande och överlämna detta till kommunstyrelsen. Sammanfattning Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen i uppdrag att utarbeta ett förslag till utökad samordning inom koncernen. Representanter från bl.a. Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret har varit delaktiga i framtagandet av förslaget och identifierade områden för ökad samordning. De förslag som lämnas är övergripande till sin karaktär och ger främst kommunen och bolagen en inriktning för fortsatt arbete. Utredningen föreslår dock att ökad samordning uppnås genom samnyttjande av personalresurser, verksamhetssystem, konsulttjänster och genom gemensamma upphandlingar. Kontoret ställer sig bakom utredningen och dess förslag och kan se samordningsvinster på såväl kort som på lång sikt. Ökad samordning bedöms inte minst kunna leda till stärkt kompetens och minskad sårbarhet d.v.s. en robustare organisation över tid. Med hänsyn till gällande avtal, omställning och anpassning vill kontoret dock understryka att ett relativt stort antal samordningsvinster sannolikt först kan uppnås på längre sikt d.v.s. var försiktig med att ålägga samordningen för stora monetära besparingar för fort. Därutöver är det viktigt att påminna om kontorets personella möjligheter att möta t.ex. förslag kring ökad samordning och dialog rörande upphandlingar och även om hur-frågan som en följd av samordningen återstår att lösa är det rimligt att anta att kontorets tekniska avdelning, AME och Trobos personal kommer att påverkas. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

139 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(3) Teknik- och servicenämnden Yttrande över utredning kring utökad koncernsamordning inom Trosa kommun I likhet med många andra kommuner som upprättat koncerner har Trosa kommun sedan länge haft en uttryckt ambition om att uppnå en välfungerande samordning inom sin koncern. Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen i uppdrag att utarbeta ett förslag till utökad samordning inom koncernen. Förslaget presenteras i sin helhet i bilagd skrivelse. Syfte med samordningen är att skapa ett optimalt resursutnyttjande för att minska kostnaderna och öka kvaliteten för bolagen, kommunen och för koncernen som helhet (med en implementering under 2016 är förslagen tänkta att generera en besparing om 1 Mkr för 2017). Förslagen syftar även till att minska sårbarheten i organisationerna och skapa en mer långsiktigt hållbar verksamhet för hela koncernen. Representanter från Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret har varit delaktiga i framtagandet av förslaget och identifierade områden för ökad samordning. Identifierade områden och förslag till ytterligare samordning som har direkt påverkan på nämndens verksamheter är; Inköp/upphandling Kommunen och bolagen bör utveckla en tätare dialog inom upphandlingsområdet. Dialogen möjliggör ett kunskapsutbyte mellan parterna och förutsättningar att i god tid signalera till den andra parten om ett upphandlingsbehov föreligger. Kommunen och bolagen bör i större utsträckning samnyttja interna och externa personalresurser inom upphandlingsområdet för att skapa synergieffekter i form av mer kostnadseffektiva upphandlingar och bättre förutsättningar för avtalsuppföljning. Ny-, om- och tillbyggnad Kommunen och bolagen ska, då detta är möjligt och gynnsamt, samnyttja sina interna/externa projektledar- och byggledarresurser för att få synergieffekter vid planering och genomförande av ny-, om- och tillbyggnationsprojekt. Fastighetsskötsel Kommunen och Trobo bör samnyttja sina personalresurser inom området reparation, fastighetsskötsel, vaktmästeri, städ och energioch klimatrådgivning för att säkerställa en kostnadseffektiv och ett långsiktigt hållbart underhåll av bolagets och kommunens fastighetsbestånd.

140 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 3(3) Teknik- och servicenämnden Kommunen bör utreda möjligheten att införskaffa ett fastighetssystem för administration av kommunens fastigheter. Kommunen och Trobo bör med fördel använda sig av samma fastighetssystem. Lokalsamordning Kommunen och Trobo bör sträva efter att renodla ägandet av lokaler och fastigheter. En annan viktig aspekt som beskrivs är att det finns ingångna avtal för system, entreprenader och konsulttjänster med avtalstider som löper efter år Detta är något som inverkar på möjligheten till en snabb implementering av vissa av samordningsförslagen. De förslag som lämnas är övergripande till sin karaktär och ger främst kommunen och bolagen en inriktning för fortsatt arbete. Vidare beskrivs att om förslagen antas, åligger det berörda kontor inom kommunen samt bolagsledningarna att beskriva hur förslagen ska verkställas samt att dessa ansvarar för att teckna erforderliga beslut, avtal och överrenskommelser. Utredningen föreslår dock att ökad samordning uppnås genom samnyttjande av personalresurser, verksamhetssystem, konsulttjänster och genom gemensamma upphandlingar. Val av tillvägagångssätt bör givetvis föregås av juridiska överväganden, särskilt hänsynstagande till affärsmässighet och beaktande av verksamheternas olika karaktär och av arbetsmiljön hos de anställda. Kontoret ställer sig bakom utredningen och dess förslag och kan se samordningsvinster på såväl kort som på lång sikt. Ökad samordning bedöms inte minst kunna leda till stärkt kompetens och minskad sårbarhet d.v.s. en robustare organisation över tid. Med hänsyn till gällande avtal, omställning och anpassning vill kontoret dock understryka att ett relativt stort antal samordningsvinster sannolikt först kan uppnås på längre sikt d.v.s. var försiktig med att ålägga samordningen för stora monetära besparingar för fort. Därutöver är det viktigt att påminna om kontorets personella möjligheter att möta t.ex. förslag kring ökad samordning och dialog rörande upphandlingar och även om hur-frågan, som en följd av samordningen, återstår att lösa är det rimligt att anta att kontorets tekniska avdelning, AME och Trobos personal kommer att påverkas. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor Utredning kring utökad koncernsamordning inom Trosa kommun, Beslut till Kommunstyrelsen

141

142

143

144 Yttrande Trosa kommun Kommunstyrelsen Trosabygdens Bostäder AB:s remissvar på utredning kring utökad koncernsamordning inom Trosa kommun Bakgrund Trosabygdens Bostäder AB (Trobo) har beretts möjlighet att avge remissyttrande på rubricerad utredning. Yttrandet följer i stort utredningens disposition. Synpunkter och kommentarer på utredningens förslag presenteras enligt nedan. Inledning Trobo tillstyrker fullmäktiges ambitioner om att skapa samordning mellan kommun och bolag. Uppdraget återfinns i såväl ägardirektiv som koncernpolicy och har nu ytterligare aktualiserats genom det uppdrag som fullmäktige utfärdat i samband med beslut om budget Bolaget ser positivt på samverkan som leder till mervärden för samtliga parter och konstarar att man i flera avseenden kommit långt med att finna kostnadseffektiva och kvalitetshöjande lösningar både internt och externt. För bolagets del är det viktigt att säkerställa en välfungerande och långsiktig organisation. Ytterligare samordning med kommunen kan, utifrån bolagets behov, möjliggöra detta. Bolaget ställer sig bakom utredningens konstaterande att samverkan ska bygga på rationalitet och affärsmässighet. Detta innebär givetvis också att kostnader och tjänster utgår ifrån behov. Trosabygdens Bostäder AB Organisationsnummer Bankgiro Trosaiundsgatan 4 Telefon Postgiro hyror TROSA Fax Postgiro övrigt

145 Införande Bolaget konstaterar att förslagen är övergripande till sin karaktär och ska ge inriktning för fortsatt arbete. Om förslagen i utredningen antas åligger det berörda nämnder och förvaltningar i kommunen samt bolaget att verkställa förslagen genom erforderliga beslut, avtal och överenskommelser. Dessa processer löper samtidigt som bolaget 2016 driver två större byggprojekt, uppdaterar sitt fastighetssystem samt genomför VD-byte, vilket givetvis påverkar implementeringen i olika avseenden. Trobo tillstyrker utredningens uttalande att val av tillvägagångssätt bör föregås av juridiska överväganden, särskilt hänsynstagande till affärsmässighet och beaktande av verksamheternas olika karaktär och av arbetsmiljön hos de anställda. 5.1 Inköp/upphandling Trobo tillstyrker förslagen för framtida samverkan, och konstaterar att samordnad upphandling till stor del har tillämpats där volym och administrativa fördelar gällt. 5.2 Ny-, om- och tillbyggnad Trobo vill tillstyrka samverkan med projektledning om och när det är möjligt och gynnsamt. Bolaget vill dock understryka att fastighetsentreprenader är unika och kräver olika lösningar i form av projektledning och projektering. 5.3 Fastighetsskötsel Trobo tillstyrker förslag till samverkan avseende fastighetsskötsel men vill understryka att bolagets organisation för fastighetsskötsel och reparatörer är dimensionerad efter bolagets nuvarande uppmätta fastighets- och grönytevolymer. För att kunna utföra samma arbete med bibehållen kvalitet för båda huvudmännen skulle arbetsstyrkan troligtvis behöva förstärkas. Betr. förslag 2 kommer Trobo erbjuda kommunen att i sin utredning undersöka bolagets uppdaterade fastighetssystem. Trosabygdens Bostäder AB Organisationsnummer Bankgiro Trosaiundsgatan 4 Telefon Postgiro hyror TROSA Fax Postgiro övrigt

146 5.4 Lokalsamordning Trobo tillstyrker utredningens förslag men vill framföra att man behöver en lösning både för kontorsfunktion och för fastighetsförvaltning, vilket bolaget betecknar förvaltningslokaler. Bolaget vill i detta hänseende understryka vikten av att bibehålla en god samverkan också inom organisationen, dvs. mellan kontor och förvaltning. Detta kommer att beaktas av bolagsstyrelsen då man fattar beslut om framtida förvaltningslokal. I enlighet med utredningens beskrivning ska överlåtelse av fastigheter givetvis ske med hänsyn till affärsmässigheten och till marknadsmässiga villkor och priser. 5.5 Miljö och ekologi Trobo tillstyrker förslaget om samverkan. Klimatanpassning av fastigheter och rutiner för sophantering m.m. kommer att vara allt större framtida uppgifter. Bolaget tillstyrker därför kompetensöverföring och omvärldsbevakning i detta avseende från ekologienheten. 5.6 Telefoni och växel Trobo tillstyrker fortsatt användning av kommunens växelfunktion. Detta är en stödfunktion för bolagets kärnverksamhet, varför bolaget valde att flytta funktionen till kommunen. Trobo uppnådde därvid dels mer tid för uthyrningsverksamheten, dels en god kvalitet i växelfunktionen. Trobo tillstyrker att nästa upphandling av mobiltelefonoperatör sker gemensamt men konstaterar att bolagets fåtal abonnemang utgör en liten del i förhållande till kommunens volymer. 5.7 IT Bolaget är nöjt med den support som tillhandahålls av kommunens IT-enhet och tillstyrker utredningens förslag om fortsatt samnyttjande av denna funktion. Trosabygdens Bostäder AB Organisationsnummer Bankgiro Trosaiundsgatan 4 Telefon Postgiro hyror TROSA Fax Postgiro övrigt

147 5.8 Ekonomi Trobo tillstyrker samordning avseende bolagets och kommunens ekonomifunktioner men vill särskilt framhålla de stora skillnader som finns i ekonomistyrning och rutiner. Bolaget och kommun har olika kontoplaner, momsregler, verksamheter och skattevillkor m.m. vilket givetvis innebär betydande utmaningar vid en samordning. Budgetarbete inom bolaget kräver dessutom kunskaper om upprättande av fastighetsvisa kalkyler och om hyresförhandlingar m.m. något som kommunen inte besitter idag. Bolaget vill även understryka att bolagets kundfakturering baseras på avtalade hyreskontrakt som finns upprättade i fastighetssystemet. Om man eftersträvar en samordnad fakturahantering bör denna ske genom fastighetssystemet. 5.9 Personaladministration Bolaget tillstyrker utredningens förslag om en rationaliserad lönehandläggning genom en gemensam lönehantering för bolag och kommun via en extern part i Håbo kommuns lönekontor. Bolaget kan dock konstatera att den egna personalens lönehandläggning endast utgör en liten del av den totala personalstock som hanteras vid detta kontor. Härvid bör även beaktas att bolaget har andra avtalsområden än kommunens anställda samt tillämpar SPP som pensionslösning. Trobo tillstyrker även samverkan med kommunen i HR- och rekryteringsfrågor Kommunikation Trobo tillstyrker förslagen om samverkan angående kommunikation och informationsspridning. Bolaget har inte resurser att bemanna en egen informationsfunktionär varför Trobo gärna samverkar med kommunen även fortsättningsvis. Informationsansvar gentemot media ligger enligt styrelsens arbetsordning på ordförande och vice ordf. Trobo har i samband med bostadsprojekt tagit fram PR-broschyrer med spridning till alla hushåll i kommunen där Trosa kommun erbjudits att medverka. Detsamma gällde i vår jubileumsskrift som spreds till hyresgäster, kunder, leverantörer och ägarna. Den typen av information var planerad i bolagets processer. För det senaste projektet vid Vagnhärads Torg har kraftfull marknadsföring inte behövts eftersom uthyrning var klar redan före inflyttning. Samma effekt kan skönjas beträffande det påbörjade projektet i kv. Tumlaren Trosabygdens Bostäder AB Organisationsnummer Bankgiro Trosaiundsgatan 4 Telefon Postgiro hyror TROSA Fax Postgiro övrigt

148 Vid framtagande av extra trycksaker har bolaget använt sig av kommunens grafiska profil. Bolaget föreslår även en framtida samverkan kring information ur risk- och krishanteringsperspektiv Administration Bolaget tillstyrker förslagen om samverkan men konstaterar att bolagets administrativa processer är knutna till bolagets förvaltning och uthyrning. I enlighet med Aktiebolagslagen omgärdas bolagets inre styrelsearbete av affärssekretess (förutom mötesprotokollet) vilket ska beaktas vid samordning. Trobo samverkar således gärna kring användning av kommunens dokumenthanteringssystem, dock med förbehållet att handlingar hanteras inom bolaget. Trosabygdens Bostäder AB Sune G Jansson Ordförande Trosabygdens Bostäder AB Organisationsnummer Bankgiro Trosaiundsgatan 4 Telefon Postgiro hyror TROSA Fax Postgiro övrigt

149 Kommunkontoret Kanslienheten Jakob Etaat Kanslichef Utredning Datum Utredning kring utökad koncernsamordning inom Trosa kommun Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post:

150 TROSA KOMMUN Utredning Sida 2(30) Kommunkontoret Innehållsförteckning 1. Inledning och bakgrund Inledning Bakgrund Uppdraget Syfte och genomförande Syfte Genomförande Implementering av utredningens förslag Koncernbeskrivning Trosa kommun Trosabygdens Bostäder AB (Trobo) Trosabygdens Holding AB (Trohold) Trosa Fibernät AB (Trofi) Förslag till utökad koncernsamordning Inköp/upphandling Ny-, om- och tillbyggnad Fastighetsskötsel Lokalsamordning Miljö och ekologi Telefoni och växel IT Ekonomi Personaladministration Kommunikation Administration... 29

151 TROSA KOMMUN Utredning Sida 3(30) Kommunkontoret Inledning och bakgrund 1.1 Inledning Sveriges kommuner bedriver idag stora delar av sina verksamheter genom kommunala aktiebolag. Betydande ekonomiska och politiska värden är samlade i dessa bolag och för att säkerställa att värdena tillvaratas på ett ändamålsenligt sätt åligger det enligt lag kommunerna att styra och följa upp bolagens arbete. Styrningen utövas bland annat genom direktiv och reglementen som ägaren, dvs. kommunen, utfärdar. Dessa ska fungera som ledstjärnor för bolagsstyrelserna och bolagsledningarna när de agerar för bolagens bästa Bakgrund Trosa kommun består idag av en koncern som inbegriper fibernätsbolaget Trosa Fibernät AB (Trofi), det allmännyttiga bostadsbolaget Trosabygdens Bostäder AB (Trobo) samt holdingbolaget Trosabygdens Holding AB (Trohold). I likhet med många andra kommuner som upprättat koncerner har Trosa kommun sedan länge haft en uttryckt ambition om att uppnå en välfungerande samordning inom sin koncern. En sådan samordning menar man leder till synergieffekter som kan komma bolagen, kommunen och skatte-, hyres- och avgiftskollektivet till godo. I den koncernpolicy som fullmäktige antagit för Trosa kommun beskrivs detta på följande sätt: Kommunen måste tillvarata samordningsmöjligheter vid varje tillfälle för att få ett optimalt resursutnyttjande av ekonomi, personal och service. 2 Förtroendet för kommunal verksamhet ökar om kommunen och de kommunala företagen framstår och fungerar som en sammanhållen organisation. 3 Ekonomiska vinster kan göras framförallt genom samordning och tillvaratagande av stordriftsfördelar. 4 1 SKL, Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag. Erfarenheter och idéer, sid Koncernpolicy för Trosa kommun, sid 1. 3 Koncernpolicy för Trosa kommun, sid 2. 4 Koncernpolicy för Trosa kommun, sid 2.

152 TROSA KOMMUN Utredning Sida 4(30) Kommunkontoret Kommunen måste därför tillse att det i den totala kommunala organisationen tillvaratas samordningsmöjligheter vid varje tillfälle för att uppnå ett optimalt resursutnyttjande. Samordningen skall komma skatte-, hyres- och avgiftskollektivet till godo i form av lägre kostnader, bättre service. 5 I fullmäktiges ägardirektiv för Trobo och Trofi beskrivs inriktningen och syftet med koncernsamordning på följande vis: Bolaget och kommunen ska ömsesidigt ta initiativ till samverkan som kan leda till ökad effektivitet (lägre kostnader och/eller högre kvalitet) för koncernen Trosa kommun. 6 Bolaget ska optimera samordning och samverkan med kommunen Uppdraget Bolagen och kommunen har idag funnit samordningslösningar inom en rad olika områden så som IT, ekonomi och upphandling. För att, i enlighet med koncernpolicyn och ägardirektiven, ta ytterligare ett steg i denna riktning gav fullmäktige kommunstyrelsen i uppdrag att utarbeta ett förslag till utökad samordning inom koncernen. Fullmäktiges uppdrag är nu slutfört och presenteras i denna utredning. 5 Koncernpolicy för Trosa kommun, sid 3. 6 Ägardirektiv för Trosabygdens Bostäder AB, sid 7. 7 Ägardirektiv för Trosa Fibernät AB, sid 4.

153 TROSA KOMMUN Utredning Sida 5(30) Kommunkontoret Syfte och genomförande 2.1 Syfte I denna utredning presenteras ett antal förslag till hur en utökad samordning kan uppnås mellan Trosa kommun och de kommunala bolag som ingår i kommunkoncernen. 8 De förslag som presenteras har, i enlighet med koncernpolicyn och ägardirektiven, till syfte att skapa ett optimalt resursutnyttjande för att minska kostnaderna och öka kvaliteten för bolagen, kommunen och för koncernen som helhet (Med en implementering under 2016 är förslagen tänkta att generera en besparing om 1 mkr för 2017). Förslagen syftar även till att minska sårbarheten i organisationerna och skapa en mer långsiktigt hållbar verksamhet för hela koncernen. 2.2 Genomförande Utredningen har letts av kommunkontorets kanslienhet och utförts i samverkan mellan kommun och bolag. Utredningen har primärt genomförts genom intervjuer med representanter från Kommunkontoret, Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret (KFTS) och de kommunala bolagen. 9 Intervjupersonerna har vid intervjutillfällena fått tillfälle att ge en nulägesbeskrivning av hur arbete och samverkan sker idag. Utifrån nulägesbeskrivningen har utredningen lagt fram förslag till hur samverkan skulle kunna utvecklas. Nulägesbeskrivning och förslagen presenteras i avsnitt 4 genom en uppdelning enligt följande områden: Inköp/upphandling IT Ny-, om- och tillbyggnad Ekonomi Fastighetsskötsel Personaladministration Lokalsamordning Kommunikation Miljö och ekologi Administration Telefoni och växel 8 Trosa Holding AB har endast till uppgift att förvalta kapital och tillgångar i de övriga bolagen och har ingen extern verksamhet eller personal. Bolaget ingår därför inte i utredningen. 9 Intervjuer har genomförts med följande personer: Margareta Smith (ekonomichef), Torbjörn Unnebäck (personalchef), Tommy Biserud (IT-chef/stadsnätschef), Richard Kihlgren (kommunikationschef), Gunilla Persson (servicechef), Jonas Ivervall (näringslivschef), Elin van Dooren (kommunekolog), Rickard Österlund (energi- och klimatrådgivare), Lena Nordström (projektledare), Maria Rydholm (städchef och ingenjör fastigheter), Cristina Forssander (enhetschef AME), Stig Tördahl (teknisk chef), Cecilia Högberg (produktionschef), Johan Sandlund (kommunchef), Lennart Ekerbring (VD Trobo, Trofi och Trohold).

154 TROSA KOMMUN Utredning Sida 6(30) Kommunkontoret Implementering av utredningens förslag De förslag som presenteras i utredningen är övergripande till sin karaktär och ger kommunen och bolagen en inriktning för fortsatt arbete. Förslagen handlar i första hand om samnyttjande av personalresurser och verksamhetssystem. Om förslagen antas åligger det berörda kontor/förvaltningar inom kommunen samt bolagsledningarna att verkställa förslagen genom erforderliga beslut, avtal och överrenskommelser. Kontoren/förvaltningarna och bolagsledningarna bestämmer hur förslagen ska verkställas. Val av tillvägagångssätt bör givetvis föregås av juridiska överväganden, särskilt hänsynstagande till affärsmässighet och beaktande av verksamheternas olika karaktär och av arbetsmiljön hos de anställda. Bolag och kommunen har idag ingått avtal för system, entreprenader och konsulttjänster med avtalstider som löper efter Detta är något som påverkar möjligheten till en snar implementering av vissa av samordningsförslagen. En annan aspekt som inverkar på implementeringen är det faktum att bolagen inom kort kommer genomföra rekryteringar av nya verkställande direktörer. Rekryteringarna innebär sannolikt en omställning för bolagen och att vissa samordnings- och överlämningsåtgärder kommer att behöva hanteras i närtid. Från och med årsskiftet 2015/2016 har kommunen dessutom blivit helägare i Trofi, efter att ha förvärvat återstående aktieandelar i bolaget av Trobo. Detta gör att det inte längre finns något ägandeförhållande mellan Trofi och Trobo vilket också motiverar en utökad samordning mellan Trofi och Trosa kommun.

155 TROSA KOMMUN Utredning Sida 7(30) Kommunkontoret Koncernbeskrivning Koncernen Trosa kommun består idag av Trosa kommun, det av kommunen helägda bostadsbolaget Trosabygdens Bostäder AB (Trobo), det av kommunen indirekt ägda holdingbolaget Trosabygdens Holding AB (Trohold) och det sedan årsskiftet 2015/2016 av kommunen helägda stadsnätsbolaget Trosa Fibernät AB (Trofi). Nedan ges en kort beskrivning av kommunen och bolagen, med inriktning mot de verksamheter som berörs av utredningen. Trosa kommun Trobo Trofi Trohold Figur: Koncernen Trosa kommun 4.1 Trosa kommun Trosa kommun har idag ca 700 anställda som är organiserade inom 7 olika kontor/förvaltningar. Kommunen äger i dagsläget ca 40 verksamhetslokaler. Den totala lokalytan uppgår till ca m 2. De kontor/förvaltningar som i första hand berörs av denna utredning är Kommunkontoret och Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret (KFTS). Kommunkontoret tillhandahåller centrala servicefunktioner i form av personalenhet, kommunikationsenhet, IT-enhet, kommunekolog, serviceenhet, kanslienhet, ekonomienhet och näringslivsenhet. Kontoret har 28 medarbetare som är anställda inom de olika enheterna. Kommunchef Kommunekolog Personalenheten Kommunikationsenheten Serviceenheten Kanslienheten Ekonomienheten IT-enheten Näringslivsenheten Figur: Organisation - Kommunkontoret

156 TROSA KOMMUN Utredning Sida 8(30) Kommunkontoret Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret (KFTS) ansvarar idag för 8 olika verksamhetsområden och har ca 90 anställda. De enheter inom KFTS som har störst beröringspunkter mot de kommunala bolagen är den tekniska enheten och arbetsmarknadsenheten (AME). Den tekniska enheten tillhandahåller funktioner för fastighet, städ, upphandling och gata/park och inom AME ingår bl.a. vaktmästeri, trädgårdsskötsel och internposthantering. Produktionschef KFTS Informatör Teknisk chef Chef arbetsmarknadsenheten Kostchef Kulturchef Fritidschef VA/ Renhållning Butik Allmän kultur Fritidsgårdar Gata/Park Vaktmästeri Bibliotek Fritidsanläggningar Föreningar Projektledning Korslöt Kulturskola Fastighet/Städ Trädgård Administration/ kundtjänst Figur: Organisation - Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontor (KFTS) 4.2 Trosabygdens Bostäder AB (Trobo) Trobo är kommunens allmännyttiga bostadsbolag och ansvarar för att, med iakttagande av kommunala intressen, tillhandahålla och förvalta hyresbostäder och affärslokaler. Trobo äger och förvaltar idag ca 600 lägenheter och ca 50 lokaler. Den förvaltade bostads- och lokalytan uppgår till ca m 2. Bolaget bedriver sin verksamhet i huvudsak med egen personal. Bemanningen uppgår till 10,7 tjänster (11 anställda). Av dessa arbetar 6 personer med fastighetsskötsel (3 reparatörer och 3 fastighetsskötare) och 5 personer inkl. VD med centrala funktioner i organisationen.

157 TROSA KOMMUN Utredning Sida 9(30) Kommunkontoret Trobo äger 100 procent av aktieandelarna i det kommunala holdingbolaget Trosabygdens Holding AB (Trohold). VD Trobo Förvaltare Uthyrning & administration Fastighetssamordnare Ekonomi & administration Reparatörer & Fastighetsskötare Figur: Organisation - Trobo 4.3 Trosabygdens Holding AB (Trohold) Trohold är helägt av Trobo och har till uppgift att förvalta kapital och tillgångar i de övriga bolagen. Trohold har ingen extern verksamhet eller personal och ingår därför inte i denna utredning. 4.4 Trosa Fibernät AB (Trofi) Trofi ansvarar för att driva, äga och bygga ut kommunens bredbandsnät. Bolagets ändamål är att främja utbyggnad av bredbandsnät för att ge enskilda, organisationer och företag tillgång till goda digitala kommunikationer. Bolaget har idag en bemanning motsvarande 1,2 heltidstjänster i form av VD, ekonomiadministratör, stadsnätschef och IT-tekniker. Tjänsterna som VD och ekonomiadministratör delas med Trobo och tjänsterna som stadsnätschef och IT-tekniker delas med Trosa kommun. Utöver detta köper bolaget externa personalresurser i form av projektledare/projektör och kundkommunikatör. Bolaget befinner sig för närvarande i en tillväxtfas som kan innebära förändrade personalbehov. VD Trofi Stadsnätschef Ekonomiadministratör IT-tekniker Projektledare/ Projektör Kommunikatör Figur: Organisation - Trofi

158 TROSA KOMMUN Utredning Sida 10(30) Kommunkontoret Förslag till utökad koncernsamordning Nedan följer en nulägesbeskrivning av arbetssätt och rutiner m.m. kopplat till specifika arbetsområden inom bolagen och kommunen. Varje avsnitt avslutas med förslag till hur utökad samordning kan uppnås inom området. 5.1 Inköp/upphandling Trobo - Trosa kommun Trobo och Trosa kommun bedriver idag ett nära samarbete inom upphandlingsområdet. Större upphandlingar föregås i regel av dialog mellan kommun och bolag och vissa upphandlingar, så som fastighetsentreprenader och revisionstjänster, görs dessutom gemensamt. Vid gemensamma upphandlingar är KFTS behjälplig med stöd vid kravställning, framställning av förfrågningsunderlag och utvärdering av anbud. Vissa upphandlingar så som upphandling av elavtal och försäkringslösningar har genomförts separat. I dessa fall har både kommunen och bolaget tagit in upphandlingskonsulter som bistått i utformandet av förfrågningsunderlag och utvärdering av inkomna anbud. Upphandlingar och inköp för Trobos räkning görs i första hand av bolagets fastighetssamordnare, förvaltare/driftingenjör samt av bolagets VD. Vid beställning av förbrukningsvaror använder sig Trobo av föreningen Husbyggnadsvaror (HBV) som är Sveriges allmännyttiga bostadsföretags (SABO) inköpscentral. Inom kommunen är det KFTS som i första hand genomför större verksamhetsövergripande upphandlingar. Mindre verksamhetsspecifika upphandlingar görs av förvaltningarna/enheterna själva, men med stöd av KFTS om behov finns. Då detta är lämpligt använder sig kommunen av de ramavtal som Sveriges kommuner och landstings (SKL) inköpscentral har. Utredningen konstaterar att bolaget och kommunen även fortsättningsvis kan komma att köpa vissa varor och tjänster separat genom HBV:s och SKL:s inköpscentraler. Vissa av de upphandlingar som hittills genomförts separat bör dock kunna samordnas för att uppnå mer förmånligt pris/kvalitet. För att i större utsträckning kunna tillvara samordningsmöjligheter bör kommunen och bolaget sträva efter att etablera en tätare dialog inom upphandlingsområdet. Dialogen skapar ett kunskapsutbyte mellan parterna och gör det möjligt att i god tid signalera till den andra parten om upphandlingsbehov föreligger. Samverkan bedöms möjliggöras på bästa sätt om bolaget och kommunen

159 TROSA KOMMUN Utredning Sida 11(30) Kommunkontoret samnyttjar interna och externa personalresurser inom området. Genom att dela personal- och konsultresurser skapar bolag och kommun förutsättningar att genomföra bättre och mer kostnadseffektiva upphandlingar och samtidigt lägga mer fokus på avtalsuppföljning. Förslag till utökad samordning (Trobo - Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör utveckla en tätare dialog inom upphandlingsområdet. Dialogen möjliggör ett kunskapsutbyte mellan parterna och skapar förutsättningar att i god tid signalera till den andra parten om ett upphandlings-/inköpsbehov föreligger. Kommunen och bolaget bör i större utsträckning samnyttja interna och externa personalresurser inom upphandlingsområdet för att skapa synergieffekter i form av mer kostnadseffektiva upphandlingar och bättre förutsättningar för avtalsuppföljning. Trofi - Trosa kommun Upphandlingar och inköp för Trofis räkning görs idag primärt av stadsnätschefen eller av bolagets externa fibernätsprojektör. Bolaget har under senare år genomfört två större upphandlingar i form av en gräventreprenad och en fiberinstallationsentreprenad. 10 Trofi är redan till stor del integrerat i Trosa kommun och de upphandlingar som genomförs av bolaget görs av personal som är anställd av kommunen och som besitter specifik kunskap kring de aktuella varu- och tjänstegrupperna. Utredningen anser att bolaget, trots den idag redan tydliga integreringen, bör sträva efter att utveckla sin samverkan med KFTS för att uppnå synergieffekter vid framtida inköp och upphandlingar. Förslag till utökad samordning (Trofi - Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör utveckla en tätare dialog inom upphandlingsområdet. Dialogen möjliggör ett kunskapsutbyte mellan parterna och skapar förutsättningar att i god tid signalera till den andra parten om ett upphandlings-/inköpsbehov föreligger. Kommunen och bolaget bör i större utsträckning samnyttja interna och externa personalresurser inom upphandlingsområdet för att skapa synergieffekter i form av mer kostnadseffektiva upphandlingar och bättre förutsättningar för 10 Telekomtjänster innefattas inte av LOU men bolaget har trots detta valt att upphandla dessa tjänster enligt lagstiftningens krav.

160 TROSA KOMMUN Utredning Sida 12(30) Kommunkontoret avtalsuppföljning. 5.2 Ny-, om- och tillbyggnad Trobo - Trosa kommun Vid nybyggnationsprojekt anlitar Trobo i regel externa projektledare och byggledare. Vid nyligen genomförda nybyggnationsprojekt (Vagnhärads torg och kvarteret Tumlaren) har man valt att använda sig av SABO:s Kombohus-system. Kombohus är nyckelfärdiga hus som konstrueras genom en helhetslösning där projektledning och beställarstöd ingår. Ombyggnationsprojekt så som renoveringar m.m. projektleds idag av en intern projektledare inom bolaget. Kommunen upphandlar idag byggledarkompetens men har en intern projektledare för såväl nybyggnationsprojekt som om- och tillbyggnatsprojekt. För att uppnå positiva synergieffekter vid byggnationsprojekt bör kommunen och bolaget sträva efter att, i den mån det är möjligt och gynnsamt, samnyttja interna och externa projektledar- och byggledarresurser. I det fall bolaget väljer att gå ifrån Kombohus-systemet bör kommunens projektledarkompetens kunna nyttjas vid ombyggnationsprojekt. Samnyttjade tjänster skulle kunna underlätta genomförande och uppföljning av större projekt och även skapa bättre förutsättningar för gemensamma upphandlingar och inköp. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör, när detta är möjligt och gynnsamt, samnyttja sina interna/externa projektledar- och byggledarresurser för att få synergieffekter vid planering och genomförande av ny-, om- och tillbyggnationsprojekt. Trofi - Trosa kommun Trofi och kommunen har idag en nära dialog kring grävning och fiberutbyggnad. För att i så stor utsträckning som möjligt åstadkomma samförläggning har man regelbundna träffar 4-5 gånger per år, s.k. SOL-möten, för att stämma av planerade markarbeten/grävningsarbeten. Trofi köper idag projektledar- och projekteringskompetens från en extern konsult. Denna konsult besitter specifik kompetens kring fiberutbyggnad, något kommunen inte har i dagsläget. På sikt kan möjligtvis kommunens projektledarfunktion samnyttjas för detta ändamål. Projekteringen bör dock även fortsättningsvis skötas av en extern kompetens.

161 TROSA KOMMUN Utredning Sida 13(30) Kommunkontoret Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör bibehålla och utveckla sin dialog för att även fortsättningsvis möjliggöra samförläggning vid fiberutbyggnad. Bolaget och kommunen bör utreda möjligheterna att på sikt samnyttja kommunens personalresurser för projektledning.

162 TROSA KOMMUN Utredning Sida 14(30) Kommunkontoret Fastighetsskötsel Trobo - Trosa kommun Trobos fastighetsskötsel sköts idag till stor del i egen regi. Snöröjning, städning och arbeten som bolaget av juridiska skäl inte kan vidta på egen hand, så som OVKbesiktningar och hissreparationer/hissbesiktningar görs av externa leverantörer. Bolaget köper även in el- och måleritjänster då dessa kompetenser inte finns inom bolaget idag. Större ombyggnationsprojekt så som stambyten och badrums-/ köksrenoveringar görs också av externa leverantörer. Utöver ovanstående sköts merparten av det löpande underhållet av inne- och utemiljöerna av bolagets personal. Bolaget har en fastighetssamordnare som är arbetsledare för ett arbetslag med 3 reparatörer och 3 fastighetsskötare. Reparatörerna har särskild kompetens inom snickeri och VVS och ombesörjer i första hand innejobb i fastigheterna. Fastighetsskötarna ansvarar å sin sida för fastigheternas utemiljöer genom bland annat gräsklippning, kompletterande snöröjning och lövupptagning. Trobo använder sig av Vertex (numera Vitech) som fastighetssystem. Genom detta system styrs all fastighetsadministration för lägenheter, lokaler samt förråd och parkeringsplatser. Systemet används bland annat för att administrera hyreskontrakt, hyresdebitering och fastighetsunderhåll. Det används även som felanmälningssystem. Trosa kommun har idag upphandlat merparten av fastighetsskötseln via en extern leverantör som sköter både det inre och yttre underhållet av kommunens fastigheter. 11 Kommunens fastighetsingenjör samordnar och följer upp det löpande underhållet av kommunens fastighetsbestånd. Kommunens städenhet inom KFTS ansvarar för städning av kommunens verksamhetslokaler och AME, som också ingår i KFTS, fungerar som kommunens vaktmästeri och sköter delar av det underhåll som ligger utanför fastighetsentreprenörens avtal. 12 AME tillhandahåller idag en arbetsstyrka på 2 arbetsledare, 5 arbetshandledare, 10 vaktmästare och ca 25 deltagare. Varje arbetshandledare leder en grupp om 3-4 deltagare. Varje sommar anställs dessutom ca 80 feriearbetare som placeras genom AME. Hälften av feriearbetarna arbetar i regel med sysslor inom KFTS verksamhet. Kommunen använder idag en ritningsdatabas som fastighetssystem. 11 Avtalet med fastighetsentreprenören löper till och med Kommunkontorets ekologienhet tillhandahåller en energi- och klimatrådgivarfunktion som arbetar med energioptimering av kommunens fastigheter. Mer info om denna funktion finns under avsnittet miljö och ekologi.

163 TROSA KOMMUN Utredning Sida 15(30) Kommunkontoret Ritningsdatabasen används som dokumenthanteringssystem för fastighetshandlingar men har begränsad funktionalitet i övrigt. Kommunen har även ett felanmälningssystem som används vid felanmälan kopplat till sina verksamhetslokaler. Ingen integrering finns mellan felanmälningssystemet och ritningsdatabasen. Kommunen undersöker för närvarande möjligheten att införskaffa ett fastighetssystem som, likt bolagets system, kan användas för all fastighetsadministration. Utredningen visar att tydliga samordningsvinster går att uppnå inom området fastighetsskötsel. Bolagets personal besitter idag kompetens (reparatörer och fastighetsskötare) som kommunen upphandlar från en extern leverantör och kommunen tillhandahåller personalresurser inom KFTS/AME och Kommunkontoret (fastighets-/trädgårdsskötare, vaktmästare, städpersonal och energi- och klimatrådgivare) som skulle kunna komma bolaget till nytta i det löpande underhållet samt genom punktinsatser. Genom att samnyttja personalresurserna skulle bolag och kommun kunna skapa en långsiktig fastighetsförvaltning med fokus på kvalitet och kostnadseffektivitet. Kommunen bör även införskaffa ett fastighetssystem och då med fördel samma fastighetssystem som bolaget använder sig av. Ett gemensamt fastighetssystem skulle tydligt underlätta samordning inom fastighetsområdet och minska sårbarheten inom koncernen. Ett funktionellt fastighetssystem skulle även kunna användas av kommunen för sådan debitering som idag görs genom andra system. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör samnyttja sina personalresurser inom området (reparation, fastighets-/trädgårdsskötsel, vaktmästeri, städ och energi- och klimatrådgivning) för att säkerställa en kostnadseffektiv och ett långsiktigt hållbart underhåll av bolagets och kommunens fastighetsbestånd. Kommunen bör utreda möjligheten att införskaffa ett fastighetssystem för administration av kommunens fastigheter. Kommunen och bolaget bör ur samordningshänseende med fördel använda sig av samma fastighetssystem. Trofi - Trosa kommun Bolaget har inga egna fastigheter och ingår därför inte i detta avsnitt Bolaget tillhandahåller dock ett antal nodbyggnader samt anläggningar i form av kanalisation och fibernät i mark. Bolaget hanterar underhållet av detta själv. Efter utbyggnad på annans mark återställer bolagets gräventreprenör mark och markbeläggning.

164 TROSA KOMMUN Utredning Sida 16(30) Kommunkontoret Lokalsamordning Trobo - Trosa kommun Trobo äger i dagsläget ett 50-tal verksamhetslokaler som man förvaltar och hyr ut. Trosa kommun är hyresgäst i några av dessa lokaler (Trosagården, Häradsgården och Trosa stadsbibliotek). Trosa kommun äger i sin tur ett antal lägenheter som Trobo förvaltar och hyr ut (Stationsvägen i Vagnhärad). Utöver de hyresavtal som finns mellan Trobo och Trosa kommun har kommunen även en möjlighet att, vid särskilda behov, avropa lägenheter från Trobo. De lägenheter som kommunen avropar används för sociala ändamål (sociala kontrakt) eller som bostäder åt nyanlända inom ramen för kommunens avtal med Länsstyrelsen/Migrationsverket. Trobo har sinatt förvaltningslokaler (kontor och fastighetsförvaltning)kontor i lokaler vid Trosalundsgatan i en fastighet som ägs av HSB. Fastigheten kommer inom kort att bebyggas med bostadslägenheter vilket medför att Trobo måste vara utflyttade ur lokalerna senast efter sommaren Ännu har inga beslut tagits om var den nya kontorslokalerna förvaltningslokalen ska ligga. Utredningen konstaterar att en välfungerande lokalsamordning skulle gynna koncernen även framgent. Det finns ett stort värde i att bibehålla en god dialog mellan kommunen och bolaget för att på bästa sätt kunna tillhandahålla lägenheter åt de särskilda målgrupper som nämns ovan. Vad gäller bolagets framtida kontorslokaler förvaltningslokal så bör dessa denna av samordningsskäl placeras i nära anslutning till kommunens verksamhet och kontor/förvaltning. Detta skulle avsevärt underlätta ett nära samarbete mellan bolaget och kommunen och möjliggöra det samnyttjande av personalresurser som föreslås i utredningen. Utredningen anser även att bolaget och kommunen bör sträva efter att renodla ägandet av lokaler och fastigheter så att kommunen framgent äger de lokaler man har verksamhet i och att bolaget primärt inriktar sitt ägande på bostadslägenheter och övriga verksamhetslokaler. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör bibehålla en god dialog för att på bästa sätt kunna tillhandahålla lägenheter åt särskilda målgrupper.

165 TROSA KOMMUN Utredning Sida 17(30) Kommunkontoret Kommunen och bolaget bör renodla ägandet av lokaler och fastigheter så att kommunen framgent äger de lokaler man har verksamhet i och att bolaget primärt inriktar sitt ägande på bostadslägenheter och övriga verksamhetslokaler. Bolagets framtida kontorslokaler förvaltningslokal bör av samordningsskäl placeras i nära anslutning till kommunens verksamhet och kontor/förvaltning för att underlätta ett nära samarbete mellan bolaget och kommunen och möjliggöra samnyttjande av personalresurser. Trofi - Trosa kommun Trofi samnyttjar i dagsläget kommunens lokaler. Utredningen ser detta som positivt och anser att samordningen bör kvarstå. Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör även framgent samnyttja kommunens lokaler.

166 TROSA KOMMUN Utredning Sida 18(30) Kommunkontoret Miljö och ekologi Trobo - Trosa kommun Trosa kommun är en ekokommun som arbetar för långsiktiga och miljömässiga lösningar i den kommunala verksamheten. Inom Trobo strävar man efter att skapa miljömedvetna lösningar både vid ombyggnation, nybyggnation och förvaltning och det är idag bolagets förvaltare/drifttekniker som är den som primärt ansvarar för att finna energibesparande åtgärder inom bolagets fastighetsbestånd. SABO tillhandahåller även visst stöd och vissa resurser inom detta område. Inom kommunen är det primärt Kommunkontorets ekologienhet som driver detta arbete. Enheten planerar och genomför en rad olika projekt och åtgärder och söker statliga medel för aktuella miljösatsningar. Utöver nationella och lokala projekt arbetar enheten även med energi- och klimatrådgivning kopplat till kommunens egna fastigheter. Detta arbete bidrar till att reducera kommunens energikostnader och skapa bättre inomhusklimat i kommunens lokaler. I dagsläget finns inget samarbete mellan kommun och bolag inom området men utredningen anser att ett sådant skulle skapa mervärden för båda parter. Genom en utökad dialog och ett samnyttjande av personalresurser skulle kommun och bolag gemensamt kunna delta i utvecklingsprojekt och genomföra energibesparande åtgärder i det samlade fastighetsbeståndet. Ett sådant samarbete bör kunna bidra till minskade kostnader för båda parter och till att stärka bolagets och kommunens miljöprofil. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör samnyttja sina personalresurser inom miljö- och ekologiområdet för att kunna genomföra gemensamma miljöprojekt och miljösatsningar. Kommunen och bolaget bör samnyttja sina personalresurser inom området energioch klimatrådgivning för att ytterligare utveckla kommunens och bolagets fastighetsbestånd. Trofi - Trosa kommun Trofi har idag ingen verksamhet som är direkt kopplad till området miljö och ekologi. Utredningen föreslår dock att bolaget och kommunen strävar efter att föra en dialog inom området för att i den mån det är möjligt genomföra gemensamma miljösatsningar om tillfälle ges.

167 TROSA KOMMUN Utredning Sida 19(30) Kommunkontoret Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör föra en dialog för att i den mån det är möjligt genomföra gemensamma satsningar inom miljö- och ekologiområdet.

168 TROSA KOMMUN Utredning Sida 20(30) Kommunkontoret Telefoni och växel Trobo - Trosa kommun Trobo har sedan 2005 ett avtal med Trosa kommun om samnyttjande av kommunens telefonväxel och växelpersonal (serviceenhet). 14 Bolaget har egna anknytningar och växelpersonalen svarar med bolagets namn när samtal går till dessa anknytningar. Avtalet gäller tom och bedöms fungera väl. En gemensam växelfunktion innebär ökad tillgänglighet och lägre växelkostnader för bolag och kommun i förhållande till att ha separata växelsystem med egen bemanning. Vad gäller mobiltelefoni så har bolaget och kommunen avtal med två olika tjänsteleverantörer. Utredningen anser att bolag och kommun även fortsättningsvis bör samnyttja kommunens telefonväxel och växelpersonal. Bolaget och kommunen bör om möjligt gå över till att använda samma tjänsteleverantör för mobiltelefoni. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Bolaget bör även framgent vara anslutet till Trosa kommuns växel och samnyttja kommunens växelpersonal (serviceenhet). Kommunen och bolaget bör använda sig av samma tjänsteleverantör för mobiltelefoni. Trofi - Trosa kommun Trofi är idag anslutet till Trosa kommuns telefonväxel, vilket innebär att bolaget samnyttjar kommunens växelsystem och växelpersonal (serviceenhet). I dagsläget finns endast en specifik anknytning som går direkt till bolaget och som kundansvarig på bolaget svarar på. Övrig personal i bolaget är anställda av Trosa kommun och har därför telefonanknytningar via kommunen. Utredningen anser att bolaget bör kvarstå vid att samnyttja kommunens växel. Bolaget och kommunen bör dock utreda om tjänsten kan utvecklas med en utökad receptionstjänst/kundmottagning likt den för Trobo.Den gemensamma växelfunktionen bedöms fungera väl och gör att bolaget inte behöver ha ett separat växelsystem eller växelpersonal. Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Bolaget bör även framgent vara anslutet till Trosa kommuns växel. Bolaget och 14 Trosa kommuns växel samnyttjas numera även av Gnesta kommun.

169 TROSA KOMMUN Utredning Sida 21(30) Kommunkontoret kommunen bör dock utreda om tjänsten kan utvecklas med en utökad receptionstjänst/kundmottagning. 5.7 IT Trobo - Trosa kommun Trobo köper idag IT-service/-support från Trosa kommun och dess IT-enhet. Bolaget använder till stor del samma mjukvara som kommunen och har genom avtalet med kommunen även tillgång till kommunens servrar och bredbandsnät. Utredningen gör bedömningen att samnyttjandet av IT-service fungerar väl och att bolaget och kommunen bör bibehålla detta samarbete och i den mån det är möjligt även fortsättningsvis använda sig av samma mjukvara och hårdvara. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör även fortsättningsvis samnyttja kommunens personalresurser för IT-service. Kommunen och bolaget bör i den mån det är möjligt även framgent använda sig av samma mjukvara och hårdvara. Trofi - Trosa kommun Trofi har idag ett nära samarbete med kommunen genom delad personal med kommunens IT-enhet och genom gemensam användning av mjukvara och hårdvara. Support av stadsnätet tillhandahålls av en särskild leverantör som kommunikationsoperatören har ett nationellt avtal med. För att kunna erbjuda alla kunder i stadsnätet en snabbare service med lokal personal har Trofi och Trosa kommun framfört önskemål om att överta supporten av stadsnätet. Detta har dock hittills inte godkänts av kommunikationsoperatören då man hänvisat till det nationella avtal som man har för dessa tjänster. Utredningen förespråkar ett fortsatt samnyttjande av personalresurser för ITsupport och IT-service. Kommunen och bolaget bör även fortsättningsvis verka för att överta supporten av stadsnätet. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör även fortsättningsvis samnyttja kommunens IT-enhet för service och support.

170 TROSA KOMMUN Utredning Sida 22(30) Kommunkontoret Kommunen och bolaget bör även fortsättningsvis verka för att bolaget får överta supportavtalet för den aktiva utrustningen inom stadsnätet. 5.8 Ekonomi Trobo - Trosa kommun Trobo och Trosa kommun samarbetar idag kring vissa ekonomiadministrativa funktioner. Kommunen och bolaget använder sig av samma fakturasystem för leverantörsfakturor och Trosa kommun bistår med skanning och övervakning av bolagets leverantörsfakturor (bolagets personal konterar och attesterar fakturorna). Den debitering som bolaget gör, bland annat av hyresgäster, sker genom bolagets fastighetssystem Vertex. Udda debitering som inte faller in inom ramen för den normala uthyrningen faktureras genom kommunens och bolagets gemensamma ekonomisystem Visma. Bolaget sköter debitering samt krav- och inkassoärenden på egen hand. I dagsläget sköter VD med stöd av en ekonomiassistent i bolaget budgetarbete, redovisning, budgetuppföljning, projektkalkylering, likviditetsplanering och bokslutsarbete. För att minska sårbarheten och skapa mer enhetlighet i det ekonomiadministrativa arbetet föreslås en tydligare samordning med kommunens ekonomienhet. De särarter som finns mellan fastighetsaktiebolag och övrig kommunal verksamhet i allmänhet (bl.a. särskilda skatte- och momsregler) och mellan Trobo och Trosa kommun i synnerhet (bl.a. egna kontoplaner) bör dock särskilt beaktas vid en sådan samordning. Ur detta perspektiv ligger samordning kring redovisning och uppföljning närmast till hands medan ett gemensamt arbete kring budget troligtvis och kundfakturering kräver att den kommunala förvaltningen utökar sin kompetens inom detta område. Kundfaktureringen sker dessutom genom bolagets fastighetssystem som kommunen i dagsläget inte arbetar i. Det faktum att det ekonomiadministrativa arbetet inom bolaget och kommunen sköts med helt egna rutiner gör det dessutom nödvändigt att upprätta dokumentation kring redovisning och anläggningsreskontra m.m. innan uppgifterna kan samordnas. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör även fortsättningsvis samnyttja kommunens ekonomienhet för hantering av leverantörsfakturor. Formaterat: Teckensnitt:Inte Fet Formaterat: Teckensnitt:Inte Fet, Kursiv

171 TROSA KOMMUN Utredning Sida 23(30) Kommunkontoret Kommunen och bolaget bör samnyttja sina interna och externa personalresurser för redovisning och uppföljning. Kommunen och bolaget bör på sikt kunna samordna hanteringen av budget och kundfakturering. Trofi - Trosa kommun Trofis leverantörsfakturor hanteras idag med samma rutin som hos Trobo, dvs. de skannas och övervakas av kommunen och konteras och attesteras av bolagets personal. Den debitering som bolaget gör (anslutningsavgifter och månadsavgifter) sköts av Trobos personal. Anslutningsavgifter och månadsdebitering sker genom Vertex. Trofis VD sköter budgetarbete, redovisning, budgetuppföljning och bokslutsarbete för bolagets räkning. Utredningen föreslår, i likhet med för Trobo, att tydligare samordning sker kring bolagets ekonomiadministrativa funktioner för att på så sätt minska sårbarheten och skapa mer enhetlighet i detta arbete. Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör även fortsättningsvis samnyttja kommunens ekonomienhet för hantering av leverantörsfakturor. Formaterat: Teckensnitt:Inte Fet Kommunen och bolaget bör samnyttja interna och externa personalresurser för redovisning och uppföljning. Kommunen och bolaget bör på sikt kunna samordna hanteringen av kundfakturering och budgetarbete.

172 TROSA KOMMUN Utredning Sida 24(30) Kommunkontoret Personaladministration Trobo - Trosa kommun Trobo använder sig idag av personalsystemet Hogia och genomför löneutbetalningar m.m. på egen hand. Trobos lönehantering omfattar 11 anställda och 6 förtroendevalda samt arvodesutbetalningar åt Trofi och Troholds styrelser. Bolaget sköter HR relaterade frågor på egen hand och söker vid behov stöd av SABO/Fastigo i sådana ärenden. Trosa kommuns lönehantering omfattar ca 700 anställda och ca 100 förtroendevalda och hanteras av ett gemensamt lönekontor med Håbo kommun. Kommunen använde fram till 2005 samma personalsystem som Trobo men har sedan dess övergått till systemet ecompanion. Kommunens personalenhet inom Kommunkontoret erbjuder kommunens chefer och personal stöd i övriga HR relaterade frågor. För att rationalisera lönehandläggningen föreslår utredningen en gemensam lönehantering för bolag och kommun. Denna hantering bör med fördel ske genom samma personalsystem och skötas av lönekontoret i Håbo. Bolagets personal omfattas av andra avtal och pensionslösningar än kommunens personal vilket bör beaktas vid en sådan samordning. En samlad lönehantering bör trots detta kunna bidra till en mer kostnadseffektiv och redundant lönehandläggning. Utredningen föreslår även att samordning sker mellan bolaget och kommunen vad gäller övriga HR-frågor. En samordnad HR-hantering skulle innebära tydligare dialog mellan kommun och bolag och förbättrade förutsättningar för bl.a. samrekrytering. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör samnyttja kommunens personalenhet för HR-stöd. Bolagets personal-/lönehantering bör framgent ske genom samma system och hanteras av kommunens gemensamma lönekontor. Trofi - Trosa kommun Bolaget har i dagsläget ingen egen personal utan köper tjänster av Trosa kommun och Trobo. Löneutbetalningar till den personal som tjänstgör för Trofi görs därför av både Trosa kommun och Trobo. Trobo hanterar i dagsläget även arvodesutbetalningar för Trofis styrelse. Övriga HRfrågor hanteras av bolagets VD, tillika VD för Trobo.

173 TROSA KOMMUN Utredning Sida 25(30) Kommunkontoret I likhet med för Trobo föreslår utredningen en gemensam lönehantering med Trosa kommun och lönekontoret i Håbo. Utredningen föreslår även en fördjupad samordning med kommunen vad gäller HR relaterade frågor. Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör samnyttja kommunens personalenhet för HR-stöd. Bolagets personal-/lönehantering bör framgent ske genom samma system och hanteras av kommunens gemensamma lönekontor.

174 TROSA KOMMUN Utredning Sida 26(30) Kommunkontoret Kommunikation Trobo - Trosa kommun Trobos kommunikationsfunktion sker i dagsläget till stor del frånskilt från kommunen. Trobo har en egen hemsida som sköts av bolagets personal (primärt VD) och bolaget använder sig av en egen grafisk profil vid framställning av skriftligt material. Kommunen och bolaget har ingen gemensam kommunikationsstrategi men har vid vissa tillfällen genomfört samlade informationskampanjer i lokalpress och genom särskilda broschyrer. I dessa fall har samordning till stor del skett ad hoc. Kommunens kommunikationsfunktion finns primärt inom kommunikationsenheten inom Kommunkontoret. Kommunikationsenheten ansvarar för presskontakter, framställandet av tryckt informationsmaterial och för innehållet på kommunens hemsida. För att hålla hemsidan uppdaterad tar kommunikationsenheten hjälp av en redaktörsgrupp med webbredaktörer från kommunens olika kontor/förvaltningar. Utredningen anser att kommunen och bolaget bör sträva efter att utöka och skapa en större regelbundenhet i samordningen inom kommunikationsområdet. Kommunen och bolaget bör i större utsträckning samnyttja kommunens kommunikationsenhet vid framtagandet av pressutskick samt tryckt och digitalt informationsmaterial riktad mot allmänhet, media och hyresgäster. Samordningen bör även kunna bidra till en mer djupgående omvärldsbevakning och, en tydligare gemensam kommunikationsstrategi för bolaget och kommunen och gemensamma informationsinsatser vad gäller risk- och krishantering. För att framhäva koncernen och länken mellan kommunen och bolaget bör bolaget övergå till att använda samma grafiska profil som kommunen. Bolagets personal bör även, genom delat redaktörskap, mer aktivt inkluderas i kommunens intranät. Bolagets hemsida, som även är kopplad till ett boknings- och kösystem, bör även fortsättningsvis ligga under eget domän. Kommunens kommunikationsenhet kan dock vara behjälplig med att förse bolaget med sådan information som kan vara av intresse för bolaget och dess hyresgäster, för vidare publicering på hemsidan. Detta kan med fördel uppnås genom delat redaktörskap. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör skapa en tätare och mer långsiktig dialog kring kommunikation och informationsspridning. Kommunen och bolaget bör samnyttja kommunens kommunikationsenhet för omvärldsbevakning, och vid framtagande av pressutskick samt tryckt och digitalt informationsmaterial. samt vid gemensamma informationsinsatser vad gäller risk-

175 TROSA KOMMUN Utredning Sida 27(30) Kommunkontoret och krishantering. Bolaget bör övergå till att använda kommunens mallar och grafiska profil för att skapa en enhetlighet inom koncernen. Bolagets hemsida bör även framgent ligga under egen domän. Ett aktivt informationsflöde på hemsidan bör dock kunna uppnås genom delat redaktörskap mellan kommunen och bolaget. Bolagets personal bör, genom delat redaktörskap, mer aktivt inkluderas i kommunens intranät. Trofi - Trosa kommun Trofis interna och externa kommunikation sköts idag till stor del av bolagets styrelse samt av en konsult som bolaget anlitat. Styrelsens ordförande ansvarar för den marknadsstrategiska kommunikationen och uppdatering av bolagets hemsida medan konsulten ansvarar för kundkontakt och telefonsupport mot befintliga kunder. Kommunikationsoperatören utarbetar regelbundet riktade utskick som går till ej anslutna kunder i inkopplade fastigheter. I enlighet med det avtal som finns mellan Trofi och kommunikationsoperatören ansvarar Trofi för PR och marknadsföring av utbyggnadsprojekt, medan kommunikationsoperatören ansvarar för information och PR kring tjänsteutbudet. Trofi har en webbplats via Trosa kommun men huvudsidan ligger på en egen plattform som kommunikationsoperatören tillhandahåller. På denna sida hittar man bolagets kundportal Anslutarmotorn. Via Anslutarmotorn kan allmänheten lämna intresseanmälningar för fiberanslutning och också följa sitt ärende. Bolaget har en egen Facebookgrupp och presskontakter m.m. genomförs i regel separat från kommunen. Vid vissa tillfällen går kommunen och bolaget ut med gemensam annonsering och information i lokalpress. Bolaget har idag en egen grafisk profil vid framtagandet av skriftligt material. Utredningen föreslår att Trofi även fortsättningsvis bör ha en egen hemsida för Anslutarmotorn. När bolaget successivt går över från sin nuvarande expansiva fas till en förvaltningsfas kan också Anslutarmotorn få en mer underliggande plats på bolagets sida. Bolaget bör fram till dess ombesörja hanteringen av sidan på egen hand. Ytterligare samordning föreslås mellan bolaget och kommunen vad gäller övergripande kommunikationsfrågor. Annonsering, tryck och omvärldsbevakning m.m. bör t ex kunna samordnas med kommunens kommunikationsenhet. Den

176 TROSA KOMMUN Utredning Sida 28(30) Kommunkontoret direkta kundkontakten bör som idag hanteras av bolaget själv och av personal med specifik kunskap kring fibernät. För att skapa en grafisk enhetlighet inom koncernen bör bolaget övergå till att använda kommunens grafiska profil och mallar. Förslag till utökad samordning (Trofi Trosa kommun) Kommunen och bolaget bör skapa en tätare och mer långsiktig dialog kring kommunikation och informationsspridning. Kommunen och bolaget bör samnyttja kommunens kommunikationsenhet för omvärldsbevakning, samt vid framtagande av tryckt och digitalt informationsmaterial. samt vid gemensamma informationsinsatser vad gäller riskoch krishantering. Bolaget bör övergå till att använda kommunens mallar och grafiska profil för att skapa en enhetlighet inom koncernen. Bolagets hemsida bör även framgent hanteras av bolaget och ligga under egen domän. Kundkontakt bör även framgent hanteras av bolaget själv.

177 TROSA KOMMUN Utredning Sida 29(30) Kommunkontoret Administration Trobo - Trosa kommun Merparten av bolagets administrativa processer sköts idag frånkopplat från kommunen. Kommunkansliet bistår numera bolaget med en sekreterarfunktion. Bolaget har ett eget dokumentarkiv och extern kompetens anlitats för arkivhantering. Bolaget har inget dokumenthanteringssystem utan hanterar underlag strukturerat genom sitt fastighetssystem eller via en fildatabas som de anställda har tillgång till. Kösystem och system för felanmälan sköts också direkt via bolagets fastighetssystem. Bolaget använder sig av Trosa kommuns adress som fakturaadress men övrig post skickas direkt till bolaget med ordinarie postgång. AME hanterar internpostgången mellan Trobo, Trofi och kommunen. Trobo har dock inget avtal för avhämtning och utkörning av övrig post. Kommunens administrativa funktioner återfinns primärt inom kommunkontorets kanslienhet. Enheten tillhandahåller sekreterar- och registratorfunktioner för kommunens nämnder och hanterar även kommunens centrala arkiv. Kommunen använder sig av Diabas som dokumenthanteringssystem för nämnder och fullmäktige. Utredningen föreslår att bolaget även framgent samnyttjar kanslienhetens sekreterarfunktion. För att minska sårbarheten bör bolaget och kommunen även samverka kring arkiv- och dokumenthantering genom gemensamma system och samnyttjande av kanslienhetens personalresurser. Den affärssekretess som gäller för aktiebolag ska givetvis beaktas vid en sådan samverkan. Bolagets kösystem och system för felanmälan bör även framgent hanteras med liknande rutin som idag. Samnyttjande av AME för posthantering bör bibehållas. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Bolaget bör även framgent nyttja kommunkansliet för sekreterarfunktion i bolagsstyrelsen. Bolaget och kommunen bör samverka kring arkiv- och dokumenthantering genom gemensamma system och samnyttjande av kanslienhetens personalresurser. Bolagets kösystem och system för felanmälan bör även framgent hanteras via fastighetssystemet. Bolaget bör bibehålla samarbetet med AME för posthantering.

178 TROSA KOMMUN Utredning Sida 30(30) Kommunkontoret Trofi - Trosa kommun Bolagets sekreterarfunktion sköts idag av VD för bolaget. Bolaget har inget dokumenthanteringssystem utan hanterar underlag strukturerat genom verksamhetssystemet Anslutarmotorn eller genom en gemensam fildatabas som bolagets personal har tillgång till. Trofi har samma postadress som Trobo och AME hanterar internpost till och från bolaget. Utredningen föreslår, i likhet med för Trobo, att bolaget samnyttjar kommunkansliet för sekreterarfunktion i bolaget. Detta skulle innebära en kompetensöverföring mellan kommun och bolag och minska sårbarheten för bolaget. Bolaget och kommunen bör även kunna samverka kring arkiv- och dokumenthantering genom gemensam användning av system samt genom samnyttjande av kanslienhetens personalresurser. Detta bör kunna höja kvaliteten och skapa en långsiktighet i bolagets dokumenthantering. Den affärssekretess som gäller för aktiebolag ska givetvis beaktas vid en sådan samverkan. Bolaget bör även ha samma postadress som kommunen. Förslag till utökad samordning (Trobo Trosa kommun) Bolaget bör nyttja kommunkansliet för sekreterarfunktion i bolagsstyrelsen. Bolaget och kommunen bör samverka kring arkiv- och dokumenthantering genom gemensamma system och samnyttjande av kanslienhetens personalresurser. Bolaget bör ha samma postadress som kommunen. Jakob Etaat Kanslichef

179

180 Kommunstyrelsen Samhällsbyggnadskontoret Hans-Erik Eriksson Koordinator för Ostlänken Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2016/17 Uppdrag att för kommunens räkning förhandla avtal med Sverigeförhandlingen Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att uppdra till Kommunstyrelsen att för kommunens räkning förhandla avtal med Sverigeförhandlingen. att avtalen för sin giltighet förutsätter att Kommunfullmäktige godkänner dem. Kommunstyrelsen beslutar att, i det fall kommunfullmäktige ger Kommunstyrelsen mandat att förhandla avtal med Sverigeförhandlingen, delegera till Kommunstyrelsens ordförande att föra dessa förhandlingar. att styrgruppen för kommunens arbete med Ostlänken också skall fungera som referensgrupp under förhandlingarna. Bakgrund Sverigeförhandlingens uppdrag Sverigeförhandlingen (SF) tillsattes av regeringen i juli 2014 med uppdrag att ta fram förslag till principer för finansiering och utbyggnadsstrategi för nya stambanor för höghastighetståg mellan Stockholm och Göteborg/Malmö. SF ska också genomföra förhandlingar med berörda aktörer om lösningar för spår och stationer där stambanorna angör respektive stad. Dessutom ska SF träffa överenskommelser med berörda kommuner om bland annat ökat bostadsbyggande. Sverigeförhandlingens bud Den 1 februari 2016 presenterade SF sina överväganden och förslag om stambanans sträckning inklusive stationsorter. Samtidigt presenterade SF sina förhandlingsbud till de 16 kommuner man valt att inleda förhandlingarna med. Trosa kommun, med Vagnhärad som stationsort, är en av de 16 kommunerna. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

181 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kommunstyrelsen Buden omfattar bland annat SF:s förslag till respektive kommun när det gäller medfinansiering och förskottering till stambanans utbyggnad samt förslag om åtagande när det gäller bostadsbyggande fram till Budet till Trosa kommun omfattar i dagsläget enbart förslag till förskottering. Förslag till medfinansiering och bostadsåtagande kommer att överlämnas efter gemensam genomgång av tillgängligt förhandlingsunderlag. Avtal och förhandlingsordning SF har för avsikt att träffa bindande avtal med berörda kommuner om bland annat medfinansiering, förskottering och bostadsåtagande. Dessutom kommer avtalen att klargöra statens och kommunens ansvarsområden. SF föreslår att ramavtal tecknas med samtliga kommuner utmed varje delsträcka (exempelvis Ostlänken) om förutsättningarna för genomförande av den nya stambanan. Dessutom ska specifika, så kallade objektsavtal träffas med varje kommun. Förhandlingarna inleds i mars 2016 med en första genomgång av tillgängligt underlag och därefter fortsätter förhandlingsarbetet parallellt för samtliga delsträckor. SF har inte angett något slutdatum för förhandlingarna, men eftersträvar en snabb process. Samhällsbyggnadskontorets förslag Kommande förhandlingar med SF ställer krav på kommunen att möta upp med ett tydligt förhandlingsmandat och en förhandlingsorganisation, som med korta varsel kan stötta förhandlingspersonen. Därför föreslår Samhällsbyggnadskontoret (SBK) att Kommunstyrelsens ordförande får i uppdrag att för kommunens räkning träffa avtal med Sverigeförhandlingen. Avtalen ska dock godkännas av Kommunfullmäktige för att vara giltiga. I februari 2014 utsåg Kommunstyrelsen en styrgrupp för kommunens arbete med Ostlänken. Styrgruppen består av Kommunstyrelsens ordförande, 1:e vice och 2:e vice ordförande samt ordföranden i Samhällsbyggnadsnämnden, kommunchefen och samhällsbyggnadschefen. Enligt SBK:s uppfattning är det naturligt att Styrgruppen också fungerar som referensgrupp vid förhandlingarna med SF. Hans-Erik Eriksson Koordinator för Ostlänken Beslut till: Samhällsbyggnadskontoret

182

183 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(18) Samhällsbyggnadsnämnden SBN 2004/115 Detaljplan del av Långnäs 5:1 Beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att godkänna förslag till utställningsutlåtande att godkänna förslag till detaljplan och därefter skicka planen vidare till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för antagande. Ärendet År 2004 påbörjades planarbetet för hela Långnäsudd i syfte att ge nya byggrätter, bygga ut kommunal gata, möjliggöra för kommunalt vatten- och avlopp mm. Huvuddelen av detaljplanen antogs år 2008 och vann lagakraft år I samband med antagandet skulle exploateringsavtal tecknas mellan kommunen och Långnäs gård i syfte att allmänplatsmark skulle lämnas över till kommunen och gården i sin tur skulle ges möjlighet att avstycka en fastighet invid den lada som används för gemensamma aktiviteter i området. Avtalet undertecknades aldrig vilket fick till följd att den planlagda tomten togs bort från det slutliga antagandet. Under de senaste åren har diskussionen med markägarna återupptagits och en överenskommelse är på gång att tecknas. En förutsättning är dock att den tänkta tomten planläggs. Därutöver planläggs även den del av Sjölundavägen som ej hanteras i DP Långnäsudd eller DP Sjölundavägen. Detta innebär att det enskilda huvudmannaskapet övergår i ett kommunalt. Samhällsbyggnadskontorets bedömning Lämpligheten av den tänkta fastigheten är gjord sedan tidigare och tillgängligheten till strandområdet är säkerställd genom en gång- och cykelväg. Strandskyddsfrågan är dock central i detaljplanen och utreds särskilt noggrant i plan-förslaget. I övrigt menar Samhällsbyggnadskontoret att detaljplanen möjliggör en utveckling vilken är förenlig med såväl gällande översiktsplan som Kust- och strandplanen för Stadsfjärdarna och Trosaån. Fastigheten kommer att ansluta till befintlig infrastruktur och även Sjölundavägen kommer att planläggas för kommunalt huvudmannaskap i den del som inte omfattas av DP Långnäsudd eller DP Sjölundavägen. Strandskyddet är hävt vad gäller den tillkommande tomten i enlighet med Länsstyrelsens beslut Trosa kommun har även begärt att Länsstyrelsen ska upphäva strandskyddet inom naturmarken för att möjliggöra gång- och cykelvägen nedanför ladan och den nya tomten. Länsstyrelsen menar att strandskydd ej behöver hävas för den föreslagna åtgärden. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

184 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(18) Samhällsbyggnadsnämnden Jäv Björn Kjellström (MP) anmälde jäv och ersattes av Gitte Jutvik-Guterstam (V) under denna paragraf. Kopia Akten Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

185 Tjänsteskrivelse Samhällsbyggnadsnämnden Dnr sbn 99/ Samhällsbyggnadskontoret Linda Axelsson Tel Fax Detaljplan del av Långnäs 5:1 Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att godkänna förslag till utställningsutlåtande att godkänna förslag till detaljplan och därefter skicka planen vidare till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för antagande. Ärendets bakgrund År 2004 påbörjades planarbetet för hela Långnäsudd i syfte att ge nya byggrätter, bygga ut kommunal gata, möjliggöra för kommunalt vatten- och avlopp mm. Huvuddelen av detaljplanen antogs år 2008 och vann lagakraft år I samband med antagandet skulle exploateringsavtal tecknas mellan kommunen och Långnäs gård i syfte att allmänplatsmark skulle lämnas över till kommunen och gården i sin tur skulle ges möjlighet att avstycka en fastighet invid den lada som används för gemensamma aktiviteter i området. Avtalet undertecknades aldrig vilket fick till följd att den planlagda tomten togs bort från det slutliga antagandet. Under de senaste åren har diskussionen med markägarna återupptagits och en överenskommelse är på gång att tecknas. En förutsättning är dock att den tänkta tomten planläggs. Därutöver planläggs även den del av Sjölundavägen som ej hanteras i DP Långnäsudd eller DP Sjölundavägen. Detta innebär att det enskilda huvudmannaskapet övergår i ett kommunalt. Samhällsbyggnadskontorets bedömning Lämpligheten av den tänkta fastigheten är gjord sedan tidigare och tillgängligheten till strandområdet är säkerställd genom en gång- och cykelväg. Strand-

186 2 skyddsfrågan är dock central i detaljplanen och utreds särskilt noggrant i planförslaget. I övrigt menar Samhällsbyggnadskontoret att detaljplanen möjliggör en utveckling vilken är förenlig med såväl gällande översiktsplan som Kust- och strandplanen för Stadsfjärdarna och Trosaån. Fastigheten kommer att ansluta till befintlig infrastruktur och även Sjölundavägen kommer att planläggas för kommunalt huvudmannaskap i den del som inte omfattas av DP Långnäsudd eller DP Sjölundavägen. Strandskyddet är hävt vad gäller den tillkommande tomten i enlighet med Länsstyrelsens beslut Trosa kommun har även begärt att Länsstyrelsen ska upphäva strandskyddet inom naturmarken för att möjliggöra gång- och cykelvägen nedanför ladan och den nya tomten. Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Linda Axelsson Planchef Beredning Samhällsbyggnadsnämnden , 84 Samhällsbyggnadsnämnden , 81 Samhällsbyggnadsnämnden , Expedieras Akten

187 Planområde: DP del av Långnäs 5:1 m fl,

188 Samhällsbyggnadskontoret Planenheten Linda Axelsson Planchef Datum Diarienummer SBN 1999/336 Planbeskrivning del av Långnäs 5:1 m fl, Trosa kommun Planområde ANTAGANDEHANDLING Upprättad Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

189 TROSA KOMMUN Sida 2(9) Samhällsbyggnadskontoret PLANBESKRIVNING Planprocessen enligt Plan- och bygglagen Aktuell detaljplan hanteras i enlighet med den äldre plan- och bygglagen, (1987:10). Planuppdrag gavs redan , 170, och planområdet ingår i planområdet för Långnäsudd för vilken detaljplanen i övrigt vann lagakraft Aktuellt område lyftes dock ut från ett antagande i samband med antagandet i kommunfullmäktige. Mot bakgrund av samråd och utställning gjordes i samband med antagandet 2008 har kommunen skickat ut detaljplane på en andra utställning under november december Därefter ska detaljplanen godkännas av samhällsbyggnadsnämnden och slutligen antas av kommunfullmäktige. Handlingar Planhandlingarna består av plankarta med planbestämmelser, planbeskrivning och fastighetsförteckning. Syfte Denna ändring syftar till att möjliggöra en avstyckning av en bostadsfastighet i anslutning till samlingslokalen vid Långnäs lada och övrig bebyggelse i området. Därutöver justeras området för samlingslokalen, bestämmelserna kvarstår dock som tidigare. Nedanför den planerade fastigheten och gemensamhetslokalen planläggs ett naturstråk där en gång- och cykelväg anläggs för att stärka gångstråket utmed Östra Stadsfjärden. Slutligen planläggs även en del av Sjölundavägen som idag har enskilt huvudmannaskap och som genom detaljplanen ges kommunalt huvudmannaskap. Detta förbinder den kommunala gatan som är beslutad om vid Långnäsudd och den som planeras utmed exploateringen vid Sjölundavägen som planläggs parallellt. PLANDATA Planområdets läge och areal Planområdet ligger i anslutning till Östra Stadsfjärden invid planområdena Långnäsudd och Långnäsberget. Mellan planområdet och stadsfjärden ligger ett omfattande vassområde och ett naturstråk. Totalt omfattar planområdet ca m 2. Det är gång- och cykelavstånd till centrala Trosa. Markägoförhållanden Angränsande allmän platsmark ska överföras till Trosa kommun. Långnäs 5:1 är privatägd. TIDIGARE STÄLLNINGSTAGANDEN Översiktsplan och riksintressen Gällande översiktsplan är antagen av kommunfullmäktige 16 juni Detaljplanen överensstämmer med riktlinjerna för Trosa tätort. Planförslaget är också förenligt med kommunens Kust- och strandplan för Stadsfjärdarna och

190 TROSA KOMMUN Sida 3(9) Samhällsbyggnadskontoret Trosaån som antogs av kommunfullmäktige 2012 och som nu är inarbetad i förslag till ny översiktsplan. Planområdet är beläget inom följande riksintresseområden: Kust och skärgård samt riksintresseområdet för rörligt friluftsliv. Riksintresseområdet för yrkesfiske tangerar området. Riksintressena bedöms inte påverkas negativt. Planen medger en begränsad etablering av en bostad inom ett redan bebyggt fritidshusområde som idag är i huvudsak permanentbebott. Genom att slutligen genomföra hela detaljplanen för Långnäsudd förbättras tillgängligheten till strandområdet genom att gångstråket byggs ihop och fler får möjlighet att röra sig inom strandområdet. Detaljplaner Inom detaljplaneområdet gäller avstyckningsplan: Förslag till styckningsplan för del av Långnäs 2:1 och av samf. till Långnäs 2:1, Stockvik 2:1 och Lutebol 1:6 uti Trosa-Vagnhärad socken av Södermanlands län, fastställd 6 juni Inom delar av området råder strandskydd enligt Miljöbalken vilket hanteras längre fram i planbeskrivningen. Planområdet gränsar till P 10-6 Detaljplan för del av Långnäs 5:1 m fl, Långnäsudd, Trosa kommun antagen av KF , 65 och laga kraftvunnen Genomförandetiden går ut P Detaljplan för Långnäs 3:3 m fl, Långnäsberget, Trosa kommun antagen av KF och laga kraftvunnen Genomförandetiden går ut Behovsbedömning om miljöbedömning/miljökonsekvensbeskrivning (MKB) Enligt 5 kap. 18 PBL skall en miljökonsekvensbeskrivning upprättas, om en detaljplan medger en användning av mark eller av byggnader eller andra anläggningar som innebär en betydande påverkan på miljön, hälsan eller hushållningen med mark vatten och andra resurser. En miljöredovisning har tidigare upprättats som tar upp de viktigaste miljöfrågorna som är aktuella med anledning av förhållandena på platsen och planens innehåll. Miljöredovisningen låg även till grund för kommunens ställningstagande huruvida miljöbedömning och miljökonsekvensbeskrivning behövs enligt dåvarande PBL 5 kap 18 och MB 6 kap. Miljöbedömningen har hanterats i samband med planprocessen som inleddes under Planförslaget som helhet har bedömts innebära ytterst marginella förändringar ur miljösynpunkt. Mot denna bakgrund bedömer kommunen att planändringen inte kan antas medföra en betydande miljöpåverkan. I samband med det tidigare skedet av planarbetet gjordes en miljökonsekvensbeskrivning med fokus på

191 TROSA KOMMUN Sida 4(9) Samhällsbyggnadskontoret markförutsättningar, ersättningsmark för grönområde samt gestaltningsfrågor. Vad gäller ersättningsmark handlar det i stor utsträckning om att möjliggöra för gemensamma aktiviteter invid den befintliga lada som ligger i anslutning till planområdet. Den föreslagna detaljplanen ändrar inte på detta ändamål eller möjlighet till gemensamt utnyttjande. Vad gäller gestaltningen ska den anpassas till befintlig bebyggelse och hus ska utföras i trä. Bebyggelsen ska anpassas till miljön i syfte att minska ingreppen i naturen. Området är beläget inom strandskyddat område enligt Miljöbalken. Planen ämnar upphäva strandskydd inom kvartersmark men detta kommer att redovisas längre fram i detaljplanen. Kommunala beslut i övrigt Samhällsbyggnadsnämnden gav Samhällsbyggnadskontoret i uppdrag att ta fram en ny detaljplan , 170. Övriga delar av detaljplanen för Långnäsudd antogs av kommunfullmäktige , 65. FÖRUTSÄTTNINGAR OCH FÖRÄNDRINGAR Natur Långnäsudd är uppbyggd av sedimentgnejser genomskurna av diabasgångar och har en tall- dominerad blandskog. Utanför planområdet breder ett omfattande vassområde ut sig utmed Östra Stadsfjärden. Geoteknik och radon Inga geotekniska undersökningar har utförts inom området. Med hänsyn till områdets topografi och stora omfattning av berg och sten bedöms marken ha hög bärighet. Inom området nere vid vattnet nedanför moränkanten finns sannolikt lerjordar med ringa bärighet. Dessa områden är inte aktuella för byggnation enligt föreslagen detaljplan. Området bedöms utgöras av normalradonmark Risk för skred och översvämning Någon risk för skred anses inte föreligga på den föreslagna fastigheten. Den planerade bebyggelsen kommer att anläggas över den rekommenderade lägsta golvnivån om +2,3 (RH 2000) som anges i gällande översiktsplan. Den byggbara ytan ligger på ca 3 m över havet utan att några markarbeten genomförts. Strandskydd Nya strandskyddsregler gäller efter 1 juli Dock gäller övergångsbestämmelser för detaljplaner som påbörjats dessförinnan. Avgörande är tidpunkten när myndigheten tagit emot ansökan. Samhällsbyggnadsnämnden fattade beslut om planuppdrag , 170 och när planuppdrag givits före de nya reglerna i Miljöbalken trädde i kraft 2009 ska de äldre bestämmelser som då gällde tillämpas. I samband med det förra skedet av planarbetet utreddes frågan om strandskydd nogsamt. I ursprungliga förslag till ny detaljplan för Långnäsudd föreslogs tre nya

192 TROSA KOMMUN Sida 5(9) Samhällsbyggnadskontoret tomter utöver den som är aktuell i den nu avslutande etappen av planläggningen. Dessa tänkta fastigheter var belägna på naturmark i anslutning till hagmarken i nordöstra hörnet av planområdet samt utmed uddens östra sida. Trosa kommun ansökte år 2001 om att upphäva strandskydd inom planområdet för Långnäsudd. Efter ett flertal samrådsmöten med Länsstyrelsen bl a på plats reviderades ansökan. Därefter beslutade Länsstyrelsen , Dnr , om att upphäva strandskyddet inom planområdet med undantag för ovan nämnda tre tomter vilka inte bedömdes vara förenlig med gällande strandskyddslagstiftning. Den nu aktuella tomten ingick dock i beslutet om att häva strandskyddet, se kartan nedan. Aktuellt planområde I beslutet anger Länsstyrelsen att Tomt 1 ligger på en bergknalle vid en väg. Terrängen sluttar här brant mot vattnet. Nedanför höjdpartiet längs stranden skall ett gångstråk anläggas, vilket ökar tillgängligheten till strandområdet. Strandskyddet för den nya tomten kan upphävas endast under förutsättning att en strandpromenad anläggs mellan tomten och stranden. Planområdet kan anses vara en del av tätortsutbyggnaden. Länsstyrelsen bedömer att särskilda skäl för upphävande av strandskyddet inom tomt 1 föreligger. Beslutet gäller från det att planen vunnit laga kraft. Övriga delar av detaljplanen antogs i en första etapp år 2008 och det är först nu som planarbetet avslutas med den sista delen av detaljplanen. Slutligt beslut från Länsstyrelsen i fråga om strandskydd kom , dnr Vad gäller hävande av strandskydd för gång- och cykelväg inom Natur fattar Länsstyrelsen beslut om detta inför slutligt antagande av

193 TROSA KOMMUN Sida 6(9) Samhällsbyggnadskontoret kommunfullmäktige. Fornlämningar Inga kända fornlämningar finns inom området. Med tanke på områdets höjd över havet bedöms det som osannolikt att några fornfynd kommer att göras dock ska om fornfynd eller fornlämning påträffas arbetet omedelbart avbrytas och anmälan göras till länsstyrelsen. Bebyggelse Förslaget innebär att den tillkommande bebyggelsen i området anpassas till den befintliga. De tillkommande byggnaderna skall utföras i en våning med tillåten vindsinredning och med trä fasad. De ges en byggrätt på 10 % av fastighetens landareal. Byggnaderna får en fri placering på tomten men med bestämmelser om minsta avstånd till fastighetsgräns. Förrådsbyggnader och gara ge byggs i ett plan. Minsta tomtstorlek är kvm. Angöring och parkering Angöring till tomtplatsen sker antingen från en anslutning mot vägen Långnäsudd invid den befintliga ladan eller via en tillfart som delas med den gång- och cykelväg som planeras nedanför den nya fastigheten. Parkering sker inom den tillkommande fastigheten. Vatten och spillvatten Bebyggelsen kan anslutas till kommunens VA-nät. Dagvatten Enligt kommunens VA-policy ska dagvatten omhändertas lokalt. Med tanke på förutsättningar som råder finns goda möjligheter till infiltration. Vid behov kan fördröjningsmagasin eller dagvattenhanteringen anpassas för att säkerställa att orenat dagvatten inte rinner direkt ut i Östra Stadsfjärden. Uppvärmning Byggnader skall vara utformade så att energiförbrukning minimeras. För att underlätta konvertering till alternativa värmekällor ska byggnaderna förses med lämpligt värmesystem, exempelvis ett vattenburet system. Utnyttjandet av förnyelsebara energikällor skall eftersträvas för att möjliggöra en långsiktig ekologisk hållbar uppvärmning. El, tele och fiber Angränsande bebyggelse är ansluten till el- och telenät. Vattenfall har elanläggningar inom och i närheten av planområdet. Markförlagda kablar får ej byggas över och måste uppfylla det säkerhetsavstånd som framgår av Elsäkerhetsverkets starkströmsföreskrifter.

194 TROSA KOMMUN Sida 7(9) Samhällsbyggnadskontoret Planområdet kommer kunna anslutas till fibernätet inom kort. Avfall Hantering av avfall ska ske i enlighet med kommunens reglemente. Linda Axelsson Planchef Trosa kommun

195 TROSA KOMMUN Sida 8(9) Samhällsbyggnadskontoret GENOMFÖRANDEBESKRIVNING Tidplan Beslut om förnyad utställning Samhällsbyggnadsnämnden Utställning Godkännande Samhällsbyggnadsnämnden vintern 2016 Antagande Kommunfullmäktige våren 2016 Laga kraft Våren 2016 Handläggningen enligt normalt planförfarande. Huvudmannaskap Kommunen är huvudman för naturmark och angränsande gatumark. Kommunen svarar för va-ledningar fram till kvartersmark. Genomförandetid Planens genomförandetid är 10 år från den dag planen vinner laga kraft. Ändras eller upphävs planen under genomförandetiden har fastighetsägare rätt till ersättning för den skada denne åsamkas. Efter genomförandetiden fortsätter detaljplanen med dess byggrätter att gälla men ändras eller upphävs planen finns det ingen rätt till ersättning för de byggrätter som gått förlorade. Avtal Exploateringsavtal kommer att upprättas mellan Trosa kommun och fastighetsägarna till Långnäs 5:1 där kostnader relaterade till detaljplanen regleras. Ekonomiska frågor Planavgift ska ej tas ut vid bygglov. Fastighetsrättsliga frågor Vid genomförandet av detaljplanen överförs allmänplatsmark till kommunen och i samband med detta styckas även den tänkta fastigheten av. En lantmäteriförrättning pågår för detaljplanen för Långnäsudd. Fastighetsrättsliga frågor relaterade till den nu föreslagna detaljplanen hanteras inom ramen för denna förrättning. Lantmäterimyndigheten i Södermanland handlägger fastighetsrättsliga frågor föranledda av detaljplanen. Medverkande tjänstemän Mats Gustafsson, Samhällsbyggnadschef Björn Wieslander, Mark och exploateringschef Linda Axelsson, Planchef Linda Axelsson Planchef Trosa kommun

196 TROSA KOMMUN Sida 9(9) Samhällsbyggnadskontoret

197

198

199 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(18) Samhällsbyggnadsnämnden SBN 2015/22 Detaljplan för Lövsta 1:49 m fl Beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att godkänna förslag till granskningsutlåtande att godkänna förslag till detaljplan och därefter skicka planen vidare till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för antagande. Ärendet Fastighetsägaren till Lövsta 1:49 önskar köpa till mark från Lövsta 1:7. En överenskommelse har träffats mellan fastighetsägarna och omfattar ca 2,5 ha. Syftet med förvärvet är att kunna bygga ett stall, anlägga en ridbana samt ordna med hagar. Lövsta 1:49 är planlagd sedan tidigare för bostadsändamål samt en del av Lövsta 1:7 som är planlagd som parkmark. Huvuddelen av den mark som ska förvärvas är inte planlagd sedan tidigare. För att möjliggöra en fastighetsreglering måste dels parkmarken ändras till kvartersmark samt dels behöver den ickeplanlagda marken planläggas. Samhällsbyggnadskontorets bedömning Samhällsbyggnadskontoret har arbetat fram ett förslag till ny detaljplan för Lövsta 1:49 m fl där önskad utvidgning möjliggörs. Detaljplanen föreslår även byggrätt för såväl bostadshus som stall och uthus. Den större fastighet som den föreslagna detaljplanen möjliggör kommer inte att vara delbar. Lövsta 1:49 är i dag ansluten till det gemensamma reningsverket i Lövsta och någon förändring kommer inte att ske där. Detsamma gäller del i gemensamhetsanläggning för väg i området. Sedan granskningen har planbestämmelserna justerats något vad gäller utvidgning av mark för bostadsändamål samt för djurhållningen utifrån Länsstyrelsens önskemål. Kopia Akten Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

200 Tjänsteskrivelse Samhällsbyggnadsnämnden Dnr sbn 15/ Samhällsbyggnadskontoret Linda Axelsson Tel Fax Detaljplan för Lövsta 1:49 m fl Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att godkänna förslag till granskningsutlåtande att godkänna förslag till detaljplan och därefter skicka planen vidare till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för antagande. Ärendets bakgrund Fastighetsägaren till Lövsta 1:49 önskar köpa till mark från Lövsta 1:7. En överenskommelse har träffats mellan fastighetsägarna och omfattar ca 2,5 ha. Syftet med förvärvet är att kunna bygga ett stall, anlägga en ridbana samt ordna med hagar. Lövsta 1:49 är planlagd sedan tidigare för bostadsändamål samt en del av Lövsta 1:7 som är planlagd som parkmark. Huvuddelen av den mark som ska förvärvas är inte planlagd sedan tidigare. För att möjliggöra en fastighetsreglering måste dels parkmarken ändras till kvartersmark samt dels behöver den icke-planlagda marken planläggas. Samhällsbyggnadskontorets bedömning Samhällsbyggnadskontoret har arbetat fram ett förslag till ny detaljplan för Lövsta 1:49 m fl där önskad utvidgning möjliggörs. Detaljplanen föreslår även byggrätt för såväl bostadshus som stall och uthus. Den större fastighet som den föreslagna detaljplanen möjliggör kommer inte att vara delbar. Lövsta 1:49 är i dag ansluten till det gemensamma reningsverket i Lövsta och någon förändring kommer inte att ske där. Detsamma gäller del i gemensamhetsanläggning för väg i området.

201 2 Sedan granskningen har planbestämmelserna justerats något vad gäller utvidgning av mark för bostadsändamål samt för djurhållningen utifrån Länsstyrelsens önskemål. Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Linda Axelsson Planchef Beredning Brev från fastighetsägaren Samhällsbyggnadsnämndens protokoll, , 47 Samhällsbyggnadsnämndens protokoll, , 57 Samhällsbyggnadsnämndens protokoll, , 79 Samhällsbyggnadsnämndens protokoll, , Expedieras Akten

202

203 TROSA ANTAGANDEHANDLING Dnr sbn 2015/15 KOMMUN 1(7) PLANBESKRIVNING Detaljplan för Lövsta 1:49 m fl Vagnhärad, Trosa kommun Planområde Dnr sbn 2015/15 ANTAGANDEHANDLING Upprättad Samhällsbyggnadskontoret Trosa kommun

204 TROSA ANTAGANDEHANDLING Dnr sbn 2015/15 KOMMUN 2(7) HANDLINGAR Planhandlingarna består av denna planbeskrivning, plankarta samt samrådsredogörelse. Planprocessen enligt Plan- och bygglagen Detaljplanering regleras av Plan- och bygglagen 2010:900 och består av olika skeden vilka redovisas i nedanstående bild. Mellan planuppdrag och samråd arbetas en planhandling fram. Den samråds sedan med sakägare, myndigheter, föreningar m fl. Efter samrådet redovisas och bemöts inkomna synpunkter i en samrådsredogörelse och ett reviderat förslag skickas ut på granskning. Efter granskningen redovisas och bemöts inkomna synpunkter igen och ett slutligt reviderat förslag antas därefter av Kommunfullmäktige. När detaljplanen vunnit laga kraft kan genomförandet påbörjas och planen gäller till dess att den i framtiden eventuellt ändras. Nedan redovisas var den här detaljplanen befinner sig i planprocessen. SYFTE OCH HUVUDDRAG Fastighetsägarna till Lövsta 1:49 önskar köpa till mark från Lövsta 1:7 och reglera in i fastigheten. En överenskommelse har träffats mellan dem och ägarna till Lövsta 1:7. I gällande detaljplan P86-8 är marken dels reglerad som allmänplats vilket omöjliggör en fastighetsreglering samt dels belägen utanför planlagt område. Mot bakgrund av detta behöver detaljplanen ändras och en ny tas fram. Syftet med detaljplanen är således att möjliggöra tillköp av mark samt fastställa byggrätten på den nya fastigheten. I byggrätten kommer även byggnation av stall och uthus inkluderas samt inom området kommer det att vara möjligt att anlägga en ridbana. Ett förslag till detaljplan har arbetats fram och samråds nu. Planen genomförs nu med standardförfarande. PLANDATA Planområdets läge och areal Planområdet är beläget inom Lövsta och omfattar ca 2,5 ha totalt. Markägoförhållanden Både Lövsta 1:49 och Lövsta 1:7 är privatägda. TIDIGARE STÄLLNINGSTAGANDEN Översiktsplan och riksintressen Gällande översiktsplan är antagen av kommunfullmäktige 16 juni Området är inte särskilt markerat i översiktsplanen som något utpekat framtida bostadsområde. Inga riksintressen berörs. Detaljplaner Gällande detaljplan är: P 86/8; Förslag till byggnadsplan för del av Lövsta 1:2, Nyköpings kommun,

205 TROSA ANTAGANDEHANDLING Dnr sbn 2015/15 KOMMUN 3(7) fastställd av länsstyrelsen P06/8 komplettering av byggrätt till ovannämnda detaljplan, antagen av Trosa kommun, Genomförandetiden har gått ut för båda detaljplanerna. Behovsbedömning Detaljplanen är av begränsad betydelse och anses förenlig med kommunens översiktsplan. Planens genomförande kan heller inte anses innebära betydande miljöpåverkan enligt MKB-förordningen 4-5. Kommunala beslut i övrigt Samhällsbyggnadsnämnden har , 47 beslutat att uppdra till samhällsbyggnadskontoret att ta fram förslag till ny detaljplan. FÖRUTSÄTTNINGAR OCH FÖRÄNDRINGAR Natur Mark och vegetation Planområdet är beläget utmed vägen Lövsta strand i nära anslutning till Lövsta skolhem. Planområdets omfattar mestadels tomtmark men den föreslagna utvidgningen utgörs av en naturmark. Markförhållandena och lokalklimatet bedöms som goda för bebyggelse och hästhållning. Enligt Skogsstyrelsens Skogens pärlor finns inga biotopsskyddsområden, kända nyckelbiotoper eller förekomster av arter av särskild betydelse inom eller i närheten av planområdet. Geoteknik De geotekniska förhållandena på platsen bedöms som goda men i förekommande fall ska geoteknisk expertis konsulteras i samband med byggnation. Radon Planområdet är beläget inom normalriskområde för radon. Fornlämningar På motsatta sidan av den större tillfartsvägen från planområde finns en känd fornlämning, Trosa-Vagnhärad 3:1, vilken utgör ett gravfält med totalt 75 fornlämningar. Kulturmiljölagen 1988:950 reglerar skydd av fornlämning. Alla markingrepp inom 100 m från fornlämningen kräver samråd och eventuellt tillståndsprövning hos länsstyrelsen. Detta berör den yta som är planlagd för bostadsändamål. Arkeologisk förundersökning kan krävas. Som information finns fornlämningen redovisad på plankartan. Aktuellt planområde är redan till viss del planlagt och bebyggt sedan lång tid tillbaka och bedöms inte påverka fornlämningen. Den tillkommande delen utanför planlagt område ska i de lägre delarna bebyggas med stallbyggnad och uthus samt i den bakre delen kommer en ridbana att anläggas. Stallet är förenligt med platsens karaktär och i en mindre skala. Fornlämningen är tydligt avskiljd från planområdet genom vägen. Om fornfynd eller fornlämning påträffas ska arbetet omedelbart avbrytas och anmälan göras till länsstyrelsen.

206 TROSA ANTAGANDEHANDLING Dnr sbn 2015/15 KOMMUN 4(7) Bebyggelse Bostäder Gällande detaljplan medger en byggrätt för planområdet om maximalt 160 kvm varav högst 30 kvm får omfatta uthus. Endast en huvudbyggnad för bostadsändamål i ett plan och ett uthus får uppföras. Byggnader ska uppföras fristående. Fastigheten Lövsta 1:49 är idag bebyggd med ett bostadshus. Planförslaget innebär att del av Lövsta 1:7 kan regleras in i Lövsta 1:49 samt att byggrätten för uthus utökas. Totalt ändras den maximala byggrätten. Total byggrätt för den nybildade fastigheten i den del som bostadshus är beläget föreslås bli 285 kvm varav uthus 120 kvm där största byggnadsarea för enskilt uthus är 60 kvm vilket är i enlighet med idag gällande detaljplan. Området för stall, hagar, ridbana mm är planlagd som L Odling och djurhållning. Byggrätt för stall och komplementbyggnad sätts till 240 kvm för stall samt maximalt 100 kvm för ekonomibyggnad. Ytan för respektive område redovisas på plankartan. Sedan samrådet har den byggbara ytan utvidgats österut för att säkerställa ett längre avstånd till övrig bebyggelse för såväl stall som gödselhantering. Tillkommande bebyggelse ska anpassas till befintlig bebyggelse. Kulturhistoriska och miljömässiga kvaliteter skall beaktas och samråd ska ske med stadsarkitekt eller motsvarande. Området för stall och komplementbyggnad är belägen i den bortre delen av fastigheten i förhållande till övrig bebyggelse. Närmaste bostadshus utanför planområdet är beläget ca 150 m från den västra gränsen av byggbar yta för stall och uthus. Vid placering av tillkommande stall och gödselplatta kommer avstånd till intilliggande bebyggelse att beaktas. Påverkan på omgivningen Det finns goda möjligheter att minska påverkan från byggnationen på flera sätt. Dels kan biofilter installeras på ventilationsanläggningar i syfte att minska lukt från stallet, dels kan gödsel hanteras på ett sätt att lukt kan minska med upp till 95% om exempelvis gödselbehållare täcks över. Vad gäller allergener råder fortfarande viss osäkerhet om vilka allergenhalter som ökar risken att utveckla allergi mot hästar. Enligt en kunskapssammanställning som Länsstyrelsen i Blekinge tagit fram (Dnr ) visar studier visar att pälsdjursallergi är vanligare i Norrland än i södra Sverige trots att hästförekomsten är större i söder. Därutöver är pojkar oftare allergiska mot häst trots att det är främst flickor som rider och sysslar med hästar. Studier visar även att barn som växer upp på lantgård, särskilt med djurhållning, har mindre risk att utveckla astma och allergi. Allergiutveckling mot häst kräver vanligtvis en kraftig och långvarig exponering med hästar, t ex genom upprepad ridning, vistelse i stall, ryktning alternativt att familjemedlemmar som rider eller arbetar med hästar för med sig allergen i kläderna. Enligt Västra Götalandsregionens Miljömedicinska Centrum kan man inte bli överkänslig enbart genom att vistas i närheten av ett häststall. Personer som redan utvecklat häst-

207 TROSA ANTAGANDEHANDLING Dnr sbn 2015/15 KOMMUN 5(7) allergi kan dock regera kraftigt på små doser allergen som t.ex. sprids med vinden eller sitter i textilier (möbler, kläder). Hästallergen är inte, som pollen, byggda för att färdas långa sträckor utan består av proteiner som finns på hästens kropp och lossnar vid ryktning och avföring. Proteinerna är tunga och faller snabbt till marken och försvinner när det regnar. Enligt Miljömedicinska enheterna i Uppsala och Stockholm är spridningen av allergener i utomhusluft begränsad: mängden allergen minskar drastiskt med avståndet från stallet. Redan 50 m från stallet, över öppen terräng, är halterna mycket låga. I stark medvind kan man uppmäta ännu lägre halter på upp till trehundra meters avstånd. Om dessa låga halter har någon klinisk betydelse för en hästallergiker är osäkert då det saknas forskning som visar vilken allergenhalt som framkallar symptom. Man har även visat att hästallergenets spridning i utomhusluften sker nära marknivån och är således beroende av vindriktning, avskärmande vegetation och byggnader mm. Halterna av hästallergen inomhus bestäms främst av människors djurkontakt och är inte beroende av bostadens placering i förhållande till hästar. Forskning har visat att 10 m från ett stall med 100 hästar är allergenhalten inomhus i en bostad bara 1 % av utomhushalterna. Den allra huvudsakliga allergenspridningen sker via människor, som har direkt eller indirekt hästkontakt. Det finns inte några fastställda riktlinjer för avstånd från hästhållning till bostadshus dock ett flertal olika rekommendationer. Gemensamt är dock att behovet av skyddsavstånd ska avgöras av de faktorer som gäller för det enskilda fallet, d v s lokala förutsättningar och hästverksamhetens storlek. Planområdet är lantligt beläget med djurhållning i närområdet och ytterligare hästar bedöms möjliga utifrån ett hälso- och miljöperspektiv. Totalt handlar det om ca 5 boxplatser vilket är en mycket begränsad etablering och stallområdet är beläget i den bortre delen av planområdet sett från övriga bostäder. Aktuellt område är dessutom topografiskt avskiljt från närmast belägna bostad utanför planområdet. Vid utformning av stall och därtill hörande funktioner kan avgränsningar ordnas vid behov. Utifrån rättspraxis där djurhållning prövats mot närhet till bostäder har högre instans medgett korta avstånd, ofta under 50 m och ibland även nedåt 20 m. Enligt de riktlinjer Länsstyrelsen i Blekinge län ger som rekommendation till respektavstånd skulle en etablering i enlighet med föreslagen detaljplan vara 50 m från stall och 25 m från område där djuren varaktigt vistas gentemot angränsande bostäder i tätorter. Minsta tomtstorlek är 2,5 ha inom planområdet. Avgränsningen följer naturligt hävdad mark. I planbestämmelserna regleras avstånd till tomtgräns och byggnadsutformning vad avser antal våningar, totalhöjd, materialval och färgsättning (se nedan Byggnadskultur och gestaltning). Service Offentlig och kommersiell service finns i centrala Vagnhärad.

208 TROSA ANTAGANDEHANDLING Dnr sbn 2015/15 KOMMUN 6(7) Byggnadskultur och gestaltning Tillkommande bebyggelse bör anpassas till såväl landskapets som befintlig bebyggelses karaktär vad gäller materialval och färgsättning. Fasadmaterialet bör vara rödfärgad träpanel. Taktäckning ska vara röda takpannor eller röd plåt. Samråd ska ske med kommunens stadsarkitekt eller motsvarande vad gäller detta. Friytor Lek och rekreation Närliggande finns goda möjligheter till lek, motion och rekreation i vacker naturmiljö. Gator och trafik Gatunät och gc-vägar Planområdet har sin tillfart på enskild väg från allmänna vägen Vagnhärad-Gnesta. Den enskilda vägen förvaltas av en vägsamfällighet. Någon förändring i andelstal eller gemensamhetsanläggningen behövs ej vid genomförandet av detaljplanen. I samband med fastighetsregleringen kan dock servitut till förmån för Lövsta 1:49 och till last för Lövsta 1:50 ändras eller tas bort med tanke på att tillfarten till den nya fastigheten ändras något. Angöring och parkering Angöring till planområdet sker via infart mot den samfällda vägen. Tillfarten anpassas efter förhållandena på platsen. Framtida parkering för boende och besökare till boende sker på den egna fastigheten. Kollektivtrafik Landsvägsbuss trafikerar Gnestavägen, Gnestavägen i begränsad utsträckning. I Vagnhärad finns regionaltågsstation, hållplats för Trosabussen samt Länstrafikens reguljära trafik till Södertälje och Nyköping. Teknisk försörjning Vatten och spillvatten Bebyggelsen inom nuvarande planområdet försörjs av gemensam grundvattentäkt. Avloppsvatten renas i gemensamt reningsverk vid Lövsta. Brandpost Brandpost finns knappt 150 m från planområdet. Dagvatten Dagvatten omhändertas lokalt enligt kommunens VA-policy. Uppvärmning Byggnader skall vara utformade så att energiförbrukningen minimeras. För att underlätta konvertering till alternativa värmekällor ska byggnaderna förses med lämpligt värmesystem, exempelvis vattenburet. Utnyttjandet av förnyelsebara energikällor skall eftersträvas för att möjliggöra en långsiktig hållbar uppvärmning. El och tele Området är anslutet till befintliga el- och telenät.

209 TROSA ANTAGANDEHANDLING Dnr sbn 2015/15 KOMMUN 7(7) Avfall Hushållsnära källsortering tillämpas. Närmaste återvinningsstation för utsorterade förpackningar är belägen i Vagnhärad. Administrativa frågor Tidplan Beslut om samråd Samhällsbyggnadsnämnden september 2015 Samrådstid september oktober 2015 Granskning november december 2015 Antagande Kommunfullmäktige vintern 2016 Lagakraft våren 2016 Tidplanen är preliminär och kan ändras om nya förutsättningar tillstöter. Huvudmannaskap Vägnätet i området ingår i en gemensamhetsanläggning. Området ligger perifert och är inte en del av Vagnhärads tätort således är ett enskilt huvudmannaskap lämpligt på platsen. Genomförandetid Genomförandetiden är 10 år räknat från den dag planen vunnit laga kraft. Avtal Kostnader för upprättande och genomförande av detaljplanen åvilar fastighetsägaren för Lövsta 1:49 som även tar initiativ till fastighetsbildning, ändring av servitut och avtal om friköp av mark. Planavgift uttages ej vid bygglov. Något särskilt exploateringsavtal upprättas inte i samband med detaljplanen. Fastighetsbildning och gemensamhetsanläggning Fastighetsrättsliga åtgärder som följer av genomförandet av detaljplanen ska initieras och bekostas av fastighetsägaren till Lövsta 1:49. I de fall servitut eller andra rättigheter behöver ändras ombesörjs och bekostas även det av fastighetsägaren till Lövsta 1:49. Medverkande tjänstemän Från Trosa kommun har stadsarkitekt Filip Henley och planchef Linda Axelsson deltagit i planarbetet. Linda Axelsson Planchef

210

211

212 Ekonomienheten Margareta Smith Ekonomichef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2016/7 Fastställande av verksamhetsplan och budget för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet, årsplan 2016 ( ) Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att fastställa verksamhetsplan för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet och budget avseende trafikkostnader och biljettintäkter 2016 ( ). Ärendet Direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet fastställde verksamhetsplan 2016 med budget , 3. Direktionen beslutade att ställa beslut om fastställd verksamhetsplan och budget avseende trafikkostnader och biljettintäkter 2016 till medlemmarna. Varje medlem är rådig i sin trafikbeställning och för trafikens kostnader. Trosa kommun betalar för den lokala trafiken inom kommunen. Samråd sker med varje kommun, viket också skedde med Trosa under våren Inför 2016 beslutades att busslinje 502 (Järna Trosa) skulle halveras. Busslinjen finansieras även av SL. Trosas nettokostnader för kollektivtrafik i budget 2016 blir tkr att jämföra med tkr enligt budget Johan Sandlund Kommunchef Margareta Smith Ekonomichef Bilagor 1. Protokoll från direktionens sammanträde i Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Verksamhetsplan med budget för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

213

214

215

216

217

218

219 Verksamhetsplan med budget Årsplan 2016 (17-18) Fastställd i förbundsdirektionen

220 Innehåll Inledning 3 Uppdrag och styrsystem 5 Ekonomisk styrning 5 Syfte och process 5 Perioden 2016 (17-18) 6 Verksamhetsaktiviteter under perioden 7 Verksamheten ur olika perspektiv under perioden 2016 (17-18) 11 Medborgarperspektivet 11 Trafikförsörjningsperspektivet 13 Medarbetarperspektivet 15 Ekonomiskt perspektiv 16 Måluppfyllelse för perioden 2016 (17-18) 19 Kvalitetsmål 19 Verksamhetsmål 21 Finansiella mål 23 Resultatbudget Fördelning per medlem 27 Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 2( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

221 Inledning Sörmlands läns kommuner och medborgare finns som en del i en växande Mälardalsregion, med ett gynnsamt läge, omgiven av andra attraktiva län och kommuner som vi knyter funktionella band till men som också driver kostnaden för kollektivtrafik. År 2014 gjordes nära 10 miljoner påstigningar i den busstrafik som upphandlats av Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Till detta kommer 2,4 miljoner påstigande i den regionala tågtrafiken till och från Sörmland. Flera perspektiv måste tillgodoses med fyra tågbanor som trafikerar länet och busstrafik som varje dag kör drygt kilometer på länets vägar. I omvärlden märks en medvetenhet kopplat till hållbarhet och klimatpåverkan utan större avkall på snabbhet och bekvämlighet. I kommunerna runt om i landet och länet ser vi en ökad medvetenhet om biltrafikens påverkan på stadsmiljöerna. Som en konsekvens av detta kan vi se en förändrad riktning där kollektivtrafik tillsammans med gång och cykel får en ökad prioritet. Kompletterande strategier som parkeringspolicy, busskörfält och vägtullar är exempel på styrmedel till förmån för hållbara transportslag. Samtidigt ser vi i undersökningar att förtroendet för kollektivtrafiken i Sörmland alltjämt är för lågt. En förutsättning för att kunna bedriva en bra verksamhet är en stabil ekonomi där intäkter och kostnader är i balans, inklusive driftkonsekvenser av investeringar och långsiktiga åtaganden. Effektivt resursutnyttjande och en god ekonomistyrning ger en stabil ekonomi. Noggrann följsamhet avseende kostnadsutveckling och lagstiftning exempelvis avseende lönenivåer och bränslepriser är en viktig förutsättning för budget i balans. Perioden 2016 (17-18) kommer i stort att präglas av tidigare fattade beslut, i och utanför länet. Det gäller beslut om etablering av Ostlänken, om Ny Trafik 2017, satsningar på ny teknik och beslut kopplat till samordning av kollektivtrafik. Under perioden kommer även Citybanan att öppnas vilket bland annat ger ökad kapacitet för regionaltågen. Inom ramen för En Bättre Sits kommer en ny regional systemanalys fastställas under perioden som ger vägledning i utvecklingen av Mälardalsregionen. Under perioden fastställs även ett nytt Trafikförsörjningsprogram som tar sin utblick i 2030 och fastställda strategiska mål för kollektivtrafiken, etappvis nerbrutna, vilka i sin tur ger ekonomisk påverkan. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 3( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

222 I myndighetens arbete med att identifiera våra långsiktiga förutsättningar mot 2030 är vissa slutsatser dragna genom en framtidsutblick genomförd under året av Kairos Future. Sörmland identifieras att kunna fungera som testbädd för nya lösningar och vara i framkant när det gäller att skapa ett modernt kollektivtrafiksystem där myndigheten särskilt rekommenderas att: Fortsätta arbetet med de prioriterade satsningarna för att säkerställa bland annat kundnöjdhet, digitala betalningar och integration med trafiksystem och centralorter i kringliggande län, med prioritering av Stockholmsregionen, Västerås (Eskilstuna) och Norrköping/Linköping (Nyköping/Katrineholm). Undersöka möjligheter att automatisera delar av kundinformationssystem för att på så sätt öka tillgänglighet och kundnöjdhet. Utreda möjligheterna för, och i mindre skala, testa helt nya trafiklösningar och intelligenta trafiksystemlösningar där andra transporttyper än buss och tåg, t ex hyrcyklar, hyrbilar och hållplatsfria minibussar, kan integreras och erbjudas helt eller delvis gratis. Skaffa beredskap redan nu för att undersöka mer långsiktiga modeller den dag autonoma fordon blir legio i Sörmland för att på så sätt öka attraktionskraften för länets kommunikativt mer perifera orter och platser. Under perioden kommer regionens beställda tåg att börja levereras och driftsättas. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 4( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

223 Uppdrag och styrsystem Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet ska svara för att den regionala kollektivtrafiken utförs på ett kvalitativt och kostnadseffektivt sätt så att den bidrar till regional utveckling, god miljö och tillgodoser invånarnas behov av kollektivtrafik. Härutöver har medlemmarna under 2014 överlåtit vissa uppgifter inom den särskilda kollektivtrafiken till myndigheten. Till sin hjälp har myndigheten bland annat lagen (2010:1065) om kollektivtrafik samt Förbundsordning med bilagor såsom Avtal om fördelning av ansvar och kostnader för kollektivtrafiken i Sörmland och Planeringsprocess och beslutsordning för kollektivtrafikmyndigheten. I enlighet med lagstiftningen ska myndigheten bland annat regelbundet i ett trafikförsörjningsprogram fastställa mål för den regionala kollektivtrafiken, verka för att den regionala kollektivtrafiken är tillgänglig för alla resenärsgrupper, verka för en tillfredsställande taxiförsörjning i länet samt fatta beslut om allmän trafikplikt. Under 2015 certifierades verksamheten i enlighet med ISO 9001 som är en ledningssystemstandard för kvalitetsprocesserna i en organisation. Myndigheten har tidigare, och pågående, utvecklat Kartan där myndighetens processer har identifierats och adresserats. Till stöd finns även myndighetens fastställda kvalitetspolicy med tillhörande kvalitetsmål. Ekonomisk styrning Frågor om budget och ekonomisk styrning avhandlas i förbundsordningens 15 där bland annat framgår att direktionen varje år ska fastställa budget för förbundets verksamhet, inom den plan som medlemmarna beslutat om. Till budgeten ska en plan för verksamheten medfölja. Direktionen ska samråda med medlemmarna om förslaget till budget senast under april månad. Direktionen ska fastställa budgeten senast den 15 maj årligen. Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets medlemmar, Landstinget Sörmland och de nio kommunerna, har sedan den 1 januari 2013 ett nytt sätt att fördela ansvar, kostnader och intäkter för kollektivtrafiken i Sörmland. Den nya modellen ger medlemmarna en högre grad av inflytande och varje medlem påverkar verksamhetens ekonomiska utfall genom trafikbeställning. Syfte och process Verksamhetsplan med budget 2016 (17-18), är ett styrande och stödjande dokument för att fokusera och följa upp myndighetens åtagande och uppgifter. En tidig version av Verksamhetsplan med budget 2016 (17-18) upprättades inför samråd med medlemmarna, vilka genomfördes under mars och april månad Den 6 maj 2015 fastställdes Verksamhetsplan med budget 2016 (17-18) för den länsgemensamma verksamheten. Denna slutliga version är en komplettering utifrån de av medlemmarna numera ingivna trafikbeställningarna. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 5( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

224 Perioden 2016 (17-18) Vid ingången av 2016 drivs samtliga bussar i Sörmland på förnybara bränslen. En ny grafisk profil och nytt varumärke, Sörmlandstrafiken, har börjat synas och en ny servicewebb, sormlandstrafiken.se, är i drift. Några dagar in på det nya året invigs vårt nya samordnade Servicecenter som bland annat hanterar bokningar av kollektivtrafik, kundtjänst och trafikledning. Perioden 2016 (17-18) kommer också i övrigt att präglas av tidigare fattade beslut, i och utanför länet. Det gäller beslut om etablering av Ostlänken, om Ny Trafik 2017, satsningar på ny teknik och beslut kopplat till samordning av kollektivtrafik där åtkomst till nya Serviceresorsavtal ger möjlighet till en fortsatt och successivt utökad samordning under perioden. Under perioden kommer även Citybanan att öppnas vilken bland annat ger ökad kapacitet för regionaltågen. Förhoppningsvis kommer under planperioden arbetet med att skapa nya kriterier för regionaltågens nytta i tilldelningsprocessen för tåglägen att tydliggöras och järnvägens nytta att identifieras och adresseras utöver fortsatta underhålls- och investeringsbehov på och för järnvägen och som i sin tur ger förutsättningar för kollektivtrafiken i Sörmland, Mälardalen och hela Sverige. Under hösten 2016 byts nuvarande biljettsystem ut mot ny modern teknik som skapar möjlighet till nya försäljningskanaler, förenklat resande och förändrad prissättning. Realtidssystem installeras samtidigt i samtliga av länets bussar vilket möjliggör såväl bättre trafikinformation och bättre uppföljning som tillgängligare busstrafik. En av de största utmaningarna för myndigheten är att öka kundnöjdheten och att fortsatt attrahera människor att välja kollektivtrafiken. Även Sörmlands gynnsamma läge innebär en fortsatt utmaning och den förväntade utvecklingen handlar om regionbildning och eventuell regionförstoring. Bilateralt behöver starka band fortsätta knytas, utöver Stockholm och Södertälje mellan attraktiva noder såsom Eskilstuna-Västerås/Örebro, Nyköping-Norrköping/Linköping, Flen/Katrineholm/Norrköping och Strängnäs-Enköping/Uppsala. Inom ramen för En Bättre Sits planeras även en ny regional systemanalys fastställas under 2016 som vägledning i utvecklingen av Mälardalsregionen och som underlag till kommande Nationella plan. Under perioden kommer även ett nytt regionalt trafikförsörjningsprogram att fastställas som tar sin utblick i 2030 och med fastställda strategiska mål för kollektivtrafiken, etappvis nerbrutna. Utöver detta har vi en förhoppning om att den nationella nivån driver frågor om kollektivtrafiken och bland annat avger fortsatta förslag till ny samlad lagstiftning för kollektivtrafiken. Generellt och i övrigt kommer perioden bestå av omfattande förberedelser för upphandling och upphandlingsarbete. Flera faktorer som påverkar vårt ekonomiska resultat är utanför vår direkta kontroll. Det omfattar såväl direkt kostnadsutveckling för bland annat arbetskraft och bränsle som väder där exempelvis milda vårvintrar och höstar ger direkt effekt på våra biljettintäkter. En ekonomi i balans är avgörande för att klara av att hantera dylika avvikelser och är fortsatt högt prioriterat. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 6( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

225 Verksamhetsaktiviteter under perioden Myndighetens samlade projektportfölj omfattar ett antal program, projekt och uppdrag vilka sammantaget är myndighetens verksamhetsaktiviteter under planperioden. Den samlade projektportföljen i november 2015 för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Ny Trafik 2017 Under perioden fortsätter förberedelser om genomförande av Ny Trafik Arbetet sker i programsamverkan mellan kollektivtrafikmyndigheter i Stockholm, Uppsala, Sörmland, Östergötland, Örebro och Västmanland under ledning av MÄLAB. Landstinget Sörmland som har finansieringsansvar för tågtrafiken samverkar nära med kollektivtrafikmyndigheten. Under 2014 och 2015 fattades viktiga beslut relaterat till kostnaden för trafiken såsom tilldelningsbeslut för fordonsleverantör (verkställt i juni 2015, men under överprövning). Även beslut om prissättning i form av Mälardalstaxa har påverkan. Under perioden kommer bland annat nya fordon att levereras till Mälardalen och olika trafikupphandlingar att ske. Revidering av Sörmlands Regionala Trafikförsörjningsprogram Enligt lag (2010:1065) om kollektivtrafik ska den regionala kollektivtrafikmyndigheten regelbundet i ett trafikförsörjningsprogram fastställa mål för den regionala kollektivtrafiken. Programmet ska enligt lagtexten uppdateras vid behov. Riktlinjer rekommenderar att programmet uppdateras en gång per mandatperiod. Sörmlands regionala trafikförsörjningsprogram fastställdes i september Med anledning av de nationella, regionala och lokala erfarenheter som numera kunnat dras med anledning av den nya Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 7( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

226 lagstiftningen samt det förhållandet att en ny mandatperiod pågår finns skäl att uppdatera programmet. Det finns även skäl att revidera mål samt tidsätta och kvantifiera vissa mål. Myndighetens direktion beslutade därför vid mötet den 9 oktober 2014 att programmet ska uppdateras. I processen med att uppdatera programmet kommer kontinuerliga tjänstemannarespektive politiska beredningar att genomföras. Under 2015 har inledande arbete påbörjats och under hösten 2016 förväntas programmet att fastställas. Under perioden 2016 (17-18) är framförallt aktiviteter kopplade till konsultinsatser, samråd, remisshantering, utformning, tryck och distribution. Införande av Sörmlandstaxa och ny skolkortsmodell Under planperioden införs sannolikt såväl Sörmlandstaxan som en ny skolkortsmodell. Under 2015 har arbeten pågått som fortsätter i avsikt att införa Sörmlandstaxa från den 1 oktober 2016 och ny skolkortsmodell från höstterminsstarten Syftet med införande av Sörmlandstaxa är främst att öka attraktiviteten till kollektivtrafiken och syftet med införande av ny skolkortsmodell är främst att möjliggöra ett fortsatt integrerat och samordnat trafiksystem. Sammantaget under planperioden kommer arbetet med Sörmlandstaxa och ny skolkortsmodell fortsätta såväl sin formella beredning som att avslutas vid dess realisering. Trafikavtal Myndigheten har idag fyra trafikavtal på busstrafiksidan, Nyköping/Trosa, Katrineholm/Vingåker/Flen, Eskilstuna och Strängnäs. Åkerbergs Trafik AB driver sedan juni 2015 Trosabussen kommersiellt. Övriga avtal går ut 2019, 2020 samt 2021 (förutsatt att optioner utlöses). Under perioden kommer därför förberedelser inför upphandling att ske. I detta ingår att överväga avtalsformer, geografisk indelning med mera, genomföra samråd samt genomföra trafikpliktsutredning. Samråd ska ske innan beslut fattas om trafikplikt för att stämma av med trafikföretag huruvida intresse finns att bedriva trafik i hela eller delar av det aktuella området på kommersiell grund. De nyligen upphandlade avtalen för Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmland och som ännu inte trätt i kraft, är upphandlade för en avtalstid fram till 30 juni Härutöver finns möjlighet att teckna option om upp till ett års förlängning. Detta innebär att förberedelser för ny upphandling kommer att behöva företas under perioden 2016 (17-18). Avtalet med trafikförvaltningen gällande pendeltågstrafik till Gnesta (Gnestapendeln) går ut sommaren 2016 och ska omförhandlas. Trafikavtal planeras att upphandlas i enlighet med branschgemensamma avtalsrekommendationer. Områden, innehåll och omfattning i de planerade upphandlingarna kan komma att avvika gentemot dagens indelning. Avtal för tågtrafiken (exklusive Gnestapendeln) hanteras av MÄLAB och framåt genom programmet Ny Trafik. Sammantaget innebär detta att myndigheten under planperioden dels kommer att bedriva omfattande förberedelser inför förestående upphandlingar, dels omfattande upphandlingsarbeten. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 8( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

227 Utökad samordning Perioden inleds med att Servicecenter startar upp, en samordnad verksamhet för bokning och kundtjänst för kollektivtrafiken i Sörmland, vilken kommer att bedrivas effektivt och följas upp bland annat kopplat till kvalitetsmålsättningar. När trafiken inom ramen för upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmland kan starta, vilket i dagsläget är oklart, kan samordningen av kollektivtrafik succesivt utökas. Parallellt pågår också kommunvisa översyner avseende bland annat kommunernas och länets kompletteringstrafik som kan bli ett underlag för kommunernas kommande trafikbeställningar till myndigheten. I dagsläget har myndigheten handlat upp en liten del skolskjutstrafik i Eskilstuna och Nyköpings skolskjutstrafik inom ramen för avtal Serviceresor och annan anropsstyrd trafik. Härutöver har myndigheten separat handlat upp och tecknat avtal om skolskjutstrafik i Strängnäs och skolskjutstrafik i Gnesta för vilken avtal i skrivande stund inte har tecknats med anledning av överprövning av tilldelningsbeslutet. Även en upphandling om riksfärdtjänst och långa sjukresor pågår. Under perioden avser myndigheten fortsätta arbetet med att skapa förutsättningar, genom att föreslå förändringar, för medlemmarna att samordna regelverk och eventuellt även taxor för att ge möjligheter till optimal samordning. Under perioden är det inte osannolikt att fler kommuner uppdrar åt myndigheten att upphandla skolskjutstrafik. Att myndigheten hanterar dessa avtal ger flera möjligheter till att komma i åtnjutande av samordning. Det förefaller under planperioden inte aktuellt att myndigheten utökar verksamheten med frågor om myndighetsutövning. Satsning tekniska system och kanaler De tekniska systemen i Sörmland är generellt sett ålderstigna och med låg funktionalitet. I samband med prioriteringar i Regional infrastrukturplan tilldelades medel för att satsa på tekniska system och kanaler. Detta innehåller bland annat nytt biljett- och realtidssystem i Sörmland, automatisk trafikanträkning, signalprioritering samt de kanaler som blir skillnaden för kund appar, hemsida mm. Under 2014 och 2015 har upphandling skett och kontrakt tecknades med leverantören TriNorth/Ridango i augusti I oktober 2015 inleddes införandeprojektet och såväl biljett- som realtidssystem ska enligt projektplan driftsättas i oktober 2016 och vara slutlevererade senast i december I samband med driftsättningen görs också omfattande förändringar gällande prissättning och produktutbud. För projektet finns prioriterade medel i den regionala infrastrukturplanen. Medfinansiering om 25 procent finns för de planerade aktiviteterna i myndighetens budget för perioden. I samband med införande av de nya tekniska systemen under 2016 kommer redovisningsmässiga justeringar att ske. Med hänsyn till dessa och eventuella driftstörningar i samband med migreringen har intäktsbudget sänkts omfattande totalt 4,8 miljoner kronor. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 9( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

228 Profilarbete Direktionen beslutade vid sammanträde i maj månad 2015 om en övergång till att använda varumärket Sörmlandstrafiken för relevanta delar av myndighetens verksamhet. Sedan dess har ett antal aktiviteter, såväl internt som med extern konsulthjälp, vidtagits för att såväl förbereda övergången som att finna den nya identitet som myndigheten vill bli förknippad med. Planperioden inleds med att verksamheten har fått ett nytt varumärke, Sörmlandstrafiken. Sörmlandstrafikens logotyp kommer bestå av varumärkets orddel och en symbol. Orddelen har ett typsnitt som har god läsbarhet, vilket är ett krav då det i Sörmlandstrafikens målgrupp finns människor med lässvårigheter. Symbolen består av två pilar som visar på rörelse i olika riktningar. I området mellan pilarna finns en S-formad väg. Den gröna färgen står för miljö och hållbar utveckling. Sammanfattningsvis förmedlar logotypen uppdraget och har utformats för att vara tillgänglig för verksamhetens alla målgrupper. Den närmast fortsatta planeringen består dels i att fullständigt identifiera de platser där profilen bör användas, dels ta fram en manual som beskriver den grafiska tillämpningen. Den nya logotypen föreslås att appliceras omgående för relevanta delar av verksamheten som det kommande Servicecentret som betjänar den samlade kollektivtrafiken i länet. Befintlig profilering föreslås i övrigt bytas ut successivt och med god ekonomisk hushållning. Den visuella identiteten kommer även att appliceras på ny hemsida. Hemsidan planeras att gå publikt i december 2015 via domännamnet Hemsidan kommer också, när det nya biljettsystemet är på plats hösten 2016, att utvecklas för att vara den naturliga kanalen för försäljning av biljettprodukter. Utveckling av fastigheter och depåer Under 2015 påbörjades en inventering av samtliga bussdepåer. Inventeringen kommer mynna ut i en investerings- och utvecklingsplan som kommer genomföras under perioden. Under 2015 har, i skrivande stund, fem av de åtta fastigheterna inventeras. Under inventeringen har flera brister identifierats som måste åtgärdas. Sedan finns det ett antal proaktiva åtgärder exempelvis energibesparande åtgärder. I Eskilstuna innebär dessutom högre krav kopplade till införande av fordon som drivs på el samt hantering av biogas att depån måste ses över särskilt. Aktiviter inom området utförs internt med externt konsultstöd. Investeringsmedel finns avsatta för perioden, men beroende på utfall i inventering kan ytterligare medel behöva tillkomma senare i perioden. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 10( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

229 Verksamheten ur olika perspektiv under perioden 2016 (17-18) Medborgarperspektivet Medborgarperspektivet speglar resenärers och medborgares behov och önskemål. Myndighetens verktyg är bland annat information och kommunikationsinsatser, försäljningskanaler, informationskanaler och uppföljning av våra trafikavtal och relation till våra trafikbolag för att säkerställa att de tjänster som vi erbjuder ger högsta resenärsnytta. Kunders och medborgares nöjdhet med den allmänna kollektivtrafiken mäts på tre områden; nöjdhet med senaste resan, allmän kundnöjdhet och allmänhetens nöjdhet. Vid mätningen 2014 ligger Sörmlands värden lägre än rikssnitt. Myndigheten tar över genomförandet och bokning av Serviceresor från Ingångsvärden för nöjdhet kommer initialt att uppskattas och uppdateras efter förvärvad kunskap. Visionen är att ha högsta nöjdheten i Sverige både vad gäller allmän och särskild kollektivtrafik. Planerade åtgärder Under åren kommer informations- och kommunikationsinsatser framförallt koncentreras till etableringen av Ny Trafik 2017, samordningen av särskild och allmän kollektivtrafik och kunskapsökande insatser i syfte att öka användningen av de tekniska stöd som då omgärdar trafiken. Under 2016 införs nya tekniska system med följd att nuvarande produktsortiment kommer att bytas ut och prissättning att justeras. Med införande av realtidssystem i hela länet kommer också informationskanalerna som till exempel hemsida, app och realtidsskyltning att utvecklas för att ge förbättrad resenärsinformation, i synnerhet vid planerade och oplanerade störningar. I samband med att de tekniska systemen implementeras ges myndigheten också bättre förutsättningar att kunna arbeta mer aktivt och etablera fler försäljningsombud i Sörmland, som kunder och medborgare kan vända sig till vid frågor eller köp av reskort. Myndigheten tar fram en ombudsstrategi för att bland annat säkerställa att försäljningsombuden finns geografiskt spridda i Sörmlands kommuner och tillgängliga för kund. Ut mot kund kommer varumärket Länstrafiken Sörmland att ersättas med varumärket Sörmlandstrafiken och en ny grafisk profil, något som även fortsatt kräver särskilda resurser för såväl kommunikationsinsatser som utbyte av befintligt material. För att nå kundnöjdhet vad gäller serviceresor sker flera olika insatser inför etableringen av servicecenter med koppling till myndighetens värden och principer. Medarbetarna kommer att genomgå omfattande utbildningsinsatser för bra och varmt bemötande och hög service inför starten av servicecenter. Rekryterade medarbetare kommer bland annat att ha god lokalkännedom och bra språkkunskaper. Servicecenter kommer att vara bemannat och tillgängligt via telefon dygnet runt samt via webb där kunden själv kan boka sin resa. För att uppnå kvalitetsmålen arbetar Servicecenter bland annat med svarstider såsom att återkoppling på synpunkter från kunder ska ske senast inom fem arbetsdagar och att 80 procent av inkommande samtal för bokning av resa ska besvaras inom 60 sekunder och 99 procent av dessa inom två minuter. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 11( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

230 Ökad kundnöjdhet är ett fokusområde och kräver kunskap. För detta ändamål avser vi under perioden utveckla egna kundundersökningar för att bättre identifiera och följa upp våra resenärers behov och önskemål. Det kan också kopplas till framtida trafikavtal för att skapa ersättningsmodeller som tydligare styr mot ökad kvalitet. Ekonomiska konsekvenser och osäkerheter jämfört med tidigare plan Ökade kommunikations- och marknadsinsatser 2016 som följd av nya tekniska system, utökad kundtjänst och ny profil. Utveckling av hemsida samt nya informations- och försäljningskanaler. Genom det utökade uppdraget att etablera funktioner för bland annat beställningsmottagande och övrig kundtjänst för den särskilda kollektivtrafiken kommer tillgängligheten till kundtjänst för den allmänna kollektivtrafiken som följd av detta, att öka. En utökad samordning kommer att ske inom den särskilda kollektivtrafiken och mellan den allmänna och särskilda kollektivtrafiken. Kvalitetsmål för myndighetens verksamhet är inkluderade i plan. Målmodell med verksamhetens aktiviteter för medborgarperspektivet. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 12( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

231 Trafikförsörjningsperspektivet Trafikförsörjning omfattar bland annat att tillhandahålla en attraktiv, tillgänglig och effektiv kollektivtrafik för regionens medborgare. Bland verktyg som står oss tillhanda kan nämnas vår storregionala samverkan genom exempelvis MÄLAB och processen En Bättre Sits, Förbundsordning med planeringsprocess och beslutsordning, tekniska system för bland annat trafikplanering och samordning, depåer samt upphandlingsarbete och avtalsuppföljning. För perioden handlar mycket om aktiviteter om tidigare effektuerade beslut såsom Ny Trafik 2017 (regionaltågstrafik) och samordning inom den särskilda kollektivtrafiken och mellan den särskilda och allmänna kollektivtrafiken. Planerade åtgärder Från 2017 effektueras succesivt Ny Trafik 2017 genom MÄLAB. Från 2016 och fram till det att samtliga tågfordon för etapp 1 är levererade behöver övergångsavtal tecknas där entreprenör tillhandahåller fordon. Detta är något som planeras att ske under 2015/2016 och effekten är i dagsläget inte känd och därmed inte budgethanterad. Genom samordningen av allmän och särskild kollektivtrafik och när resultaten av Kommunöversyner succesivt verkställs under perioden kan vi även öka beläggningsgraden ombord på fordonen genom att trafikera lågt belagda turer med mindre fordon. Under 2015 har en utredning gjorts gällande utveckling av kompletteringstrafik något som kommer arbetas in i samband med medlemmarnas kommande trafikbeställningar. Perioden 2016 (17-18) inleds med att samtlig busstrafik i Sörmland bedrivs på så kallade förnybara bränslen. Sedan tidigare drivs busstrafiken enligt avtal i Eskilstuna på biogas och RME och busstrafiken i Strängnäs på RME. Från tidtabellsskiftet i slutet av 2015 kommer två helt batteridrivna bussar (100 procent el) att trafikera Eskilstuna stadstrafik. Om denna fordonstyp uppnår stabil och tillförlitlig drift kommer beståndet kompletteras med ytterligare fordon och rekommenderas för fler stadstrafikområden. Generellt kommer perioden bestå av omfattande förberedelser för upphandling och upphandlingsarbete främst kopplat till kommande busstrafiksavtal och tillhandahållande av Serviceresor. Strukturerat och adresserat arbete med avtalsuppföljning. Ytterligare åtgärder identifieras av medlemmarnas trafikbeställningar. Ekonomiska konsekvenser och osäkerheter jämfört med tidigare plan Konsekvenser vid övergången till att Sörmland får tillgång till egna tågfordon för tågtrafiken innebär eventuellt förändrad kostnadsbild för tågtrafiken 2016 och framåt som idag inte är kända. Trafikverket har för avsikt att under perioden successivt anpassa banavgifterna till den nivå som järnvägslagen förutsätter. Detta innebär ökade kostnader och en osäkerhet i kostnadsgruppen Övrigt trafikrelaterat. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 13( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

232 Ökad budget avseende fastighetsunderhåll som följd av identifierade behov i fastighetsplan. Nya tekniska system med stöd av länsplanemedel ger lägre kostnader succesivt från Införande av nytt betalsystem förväntas ge en temporär reducering av intäkter som följd av periodiseringseffekter och tillfälliga driftstörningar i samband med migrering av dessa IT-system. Trafikkostnaderna har i budget justerats utifrån budgeterad indexuppräkning samt utifrån medlemmarnas trafikbeställningar. För 2017 och 2018 görs, till dess att effekt av trafikbeställningar är kända, endast uppräkning utifrån förväntad indexutveckling. Målmodell med verksamhetens aktiviteter för trafikförsörjningsperspektivet Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 14( 37) Box 591, NYKÖPING tfn

233 Medarbetarperspektivet Medarbetarperspektivets syfte är att stödja måluppfyllelsen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Perspektivet skall vara till stöd för varje medarbetare att utifrån sitt uppdrag, sin kompetens och sitt samverkande arbetssätt kunnat bidra till myndighetens mål. Medarbetarperspektivet vilar på vår värdegrund Den moderna myndigheten som är hållbar, professionell och lyhörd. Planerade åtgärder 2015 fastställdes mål för personalperspektivet och vår Arbetsmiljöpolicy beslutades. Detta är grunden och nu följer arbetet enligt den HR-plan som sattes under Myndigheten kommer att vid utgången av 2016 ha och leva efter eget Samverkansavtal och en Plan för lika rättigheter och möjligheter. Vi kommer också ha egna riktlinjer och satta rutiner för ett Hållbart arbetsliv samt inom Kompetensförsörjning, Lönebildning och Ledarskap/medarbetarskap. Med detta på plats kan myndigheten än bättre arbeta med att planera, genomföra och följa upp insatser som främjar hälsan och utvecklar arbetsmiljön och därmed leva upp till sin värdegrund och nå sina mål är vi cirka 60 medarbetare vilket ställer högre krav inom många olika områden på myndigheten. Vi vill fortsatt bevara det goda som några medarbetare utryckte det. För att kunna göra det behöver vi ta reda på vad det goda är men vi behöver också arbeta med förbättringar. Genom årliga medarbetarenkäter, medarbetarsamtal samt arbetsplatsträffar och övriga mötesforum, och genom att vi följer upp sjukfrånvaro vid delår och bokslut, kan vi planera rätt och har rätt innehåll i våra handlingsplaner. Att behålla det goda och arbeta fortsatt hälsofrämjande är viktigt under perioden. Därför behöver vi särskilt satsa på gemensamma hälsofrämjande friskvårdsinsatser som både ger ökad kunskap om vad vi mår bra av men också som bidrar till att vi fortfarande är myndigheten där man trivs och har roligt på arbetet. Ekonomiska konsekvenser och osäkerheter jämfört med tidigare plan Personalkostnaden inklusive lönekostnaden är budgeterad utifrån den nya organisationens förväntade omfattning och med hänsyn till årlig lönerevision. Då arbetsmarknadens parter 2016 förhandlar fram ett stort antal löneavtal är det svårt att prognostisera de närmaste årens löneutveckling. Efter en översyn under 2015 reviderades och fastställdes designprinciper för myndigheten vilka är Kunden i centrum, Strategisk ledning för kollektivtrafiken, Ansvar för uppdraget och Effektiv organisation. De fyra designprinciperna är i sin tur nerbrutna med vardera två kriterier. Designprinciperna påverkar i sin tur den organisatoriska strukturen. Som följd av ovan, och för att ånyo skapa en organisation väl lämpad för sitt uppdrag fastställdes en ny organisationsstruktur för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet vilken trädde i kraft den 1 september Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Sida 15( 37) Box 591, NYKÖPING tfn