Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version su/adm Riktlinje E-arkiv 1

Transkript

1 Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version su/adm Innehållsansvarig: Johan Erhardsson, Sektionsledare, Arkiv och informationsstruktur (joher2) Godkänd av: Barbro Fridén, Sjukhusdirektör, Koncernledning (barfr12) Denna rutin gäller för: Sahlgrenska Universitetssjukhuset Revideringar i denna version Riktlinjen har anpassats till Bariumformatet och ersätter den tidigare versionen 3.3 av dokumentet E- arkiv Gemensamma riktlinjer och rutiner för verksamheter inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Bakgrund/Syfte Riktlinjen gäller för: all personal på SU som beställer journal för skanning till e-arkiv samt söker journal i e-arkiv. de verksamheter på SU som preparerar och streckkodar journalhandlingar för skanning till e- arkiv 1 Riktlinjen syftar till att beskriva hur nya dokument/journalhandlingar ska hanteras innan levereras till Arkiv och informationsstruktur för skanning till e-arkiv 1. I riktlinjen beskrivs gällande beställningsrutiner för befintlig pappersjournal eller mikrofilmad journal för skanning till e-arkiv 1, detta både i vård- och forskningssyfte. Support- och avvikelsehanteringen för e-arkiv 1 avhandlas i ett separat kapitel. Arbetsbeskrivning Innehållsförteckning 1 NYA DOKUMENT Urval Preparering Kategorisering Streckkodning Klassificering Transport Tider Borttagna baksidor Kvalitetskontroll och destruktion BEFINTLIG PAPPERSJOURNAL Förvaring Åtkomst Återsökning ADMINISTRATION Teknisk support Utbildning Användarsupport Avvikelserapportering Personnummerbyten (av

2 3.6 Hantering av förfrågningar om journalkopior ÖVRIGT Forskning Beställning av mikrofilmad journal (vårdsyfte) Sida 2 (av

3 1 NYA DOKUMENT 1.1 Urval Huvudregeln är att samtliga nya dokument ska skannas. Med nya dokument avses papper som skickats till verksamheten eller producerats där fr.o.m. införandedatum av e-arkiv 1 och framåt i tiden. Det finns dock några undantag då materialet istället ska destrueras eller förvaras på annan plats än i e-arkiv. Ett urval måste göras. Följande dokument ska destrueras och inte lämnas till skanning: kopia (Melior, Obstetrix, e-arkiv) arbetsmaterial handlingar som SU i samråd med arkivmyndigheten bestämt ska gallras (se dokumenthanteringsplan för Västra Götalandsregionen) Arkiv och informationsstruktur ansvarar för förvaring av disketter och cd. Mer om denna hantering under 1.2. Journalpapper beträffande vårdtillfällen innan det datum då digitalisering inleddes på verksamheten ska inte prepareras/streckkodas av sekreteraren. Han/hon ska istället kontrollera i ELVIS om det finns en journalkod. Finns det en journalkod i ELVIS (= patienten har en befintlig pappersjournal på Regionarkivet) ska papperet läggas i en plastficka som märks med följebrev Tillkommande papper (skriv ut från e-arkivets hemsida). Kryssa för alternativet Tillkommande papper som ska sorteras in i befintlig pappersjournal som förvaras på Regionarkivet på följesedeln samt lämna information om vilken journalkod och verksamhetskod papperet tillhör. Finns det ingen journalkod i ELVIS (= patienten har ingen befintlig pappersjournal på Regionarkivet) läggs papperet i en annan plastficka som märks med följebrev Tillkommande papper (skriv ut från e- arkivets hemsida). Kryssa i alternativet Tillkommande papper som ska skannas i kategori 10 på följesedeln samt lämna information om vilken journalkod och verksamhetskod papperet tillhör. De båda plastfickorna ska antingen skickas med internpost (den blå transportlådan) till Arkiv och informationsstruktur eller lämnas där på plats. Arkiv och informationsstruktur och Regionarkivet ser till att dokumenten hanteras på rätt sätt - skannas i kategori 10 eller sorteras in i befintlig pappersjournal. De befintliga pappersjournaler som verksamheten väljer att ha kvar p.g.a. vård över införandedatum ska lämnas till Arkiv och informationsstruktur när journalen inte längre behövs och patienten är utskriven. Bilägg ifylld följesedel Befintlig pappersjournal (skriv ut från e-arkivets hemsida) till journalen. Samtliga dokument från detta vårdtillfälle sorteras in i pappersjournalen trots att vissa av dokumenten egentligen räknas som nya dokument. Detta för att dokumentationen ska vara samlad på ett ställe i e-arkiv. 1.2 Preparering Alla nya dokument som är signerade och klara ska prepareras enligt följande riktlinjer: Sidorna ska vara ovikta och fria från häftklamrar och gem. Sida 3 (av

4 Trasiga sidkanter ska klippas rena. Karbonkopior som sitter ihop med t.ex. remiss/intyg ska slängas. Papper med mått från 7 x 14 cm upp till nästan full A4-storlek ska inte tejpas upp på A4. Dessa papper läggs som de är i ett centralt läge kant i kant mot övre kortsidan på A4-arken i bunten eller färgskanningsplastfickan beroende på om dokumentet ska skannas i svartvitt eller färg: Rapportbladsida EKG (10x26 cm) EKG (8x20 cm) Position för papper med mått från 7 x 14 cm upp till nästan full A4-storlek i bunten eller i färgskanningsplastfickan. Buntens/färgskanningsplastfickans konturer symboliseras av den blåstreckade linjen. A5-papper ska inte tejpas upp på A4. Dessa papper läggs som de är kant i kant mot övre kortsidan på A4-arken i bunten: Position för ett A5-papper i bunten. Buntens konturer symboliseras av den blåstreckade linjen. Sida 4 (av

5 Papper som är mindre än 7 x 14 cm tejpas (ej limmas) upp på A4. Undvik att tejpa något i det gråmarkerade området om detta är möjligt (se bild). Det går att tejpa på både fram- och baksidan på A4. Foton som är mindre än A4 ska alltid tejpas upp på valfri position på A4 med två tejpbitar (se bild). Tejpa ett foto per sida. Anestesijournal, observationsblad, protokoll vid avancerad smärtbehandling An/Op/IVA SU/S samt epidural smärtlindring på vårdavdelning (samtliga dessa blanketter är större än A4) lämnas odelade till skanning. Veckla ihop anestesijournalen/observationsbladet/protokollet o.s.v. och lägg dessa i separat plastficka/mapp märkt Anestesijournal /OBS-blad (inkl. streckkodsblad). Undantag: Anestesijournal från Dagkirurgienheten SU/M ska delas eftersom detta är möjligt utan informationsbortfall. Observationsblad NIVA (55,5 x 36 cm) ska delas eftersom arket inte går in i skannern. SU har standardskannrar av samma modell som de flesta andra sjukhus i Sverige (Karolinska Universitetssjukhuset, Akademiska sjukhuset o.s.v.). Dessa skannrar klarar av papper med maxmåtten 76 x 30 cm. Kortsidan på observationsbladen från NIVA är Sida 5 (av

6 således 6 cm för lång för att dokumentet ska kunna skannas. Alla dokument som är större än A4, förutom anestesijournal/observationsblad/ protokoll vid avancerad smärtbehandling/epidural smärtlindring på vårdavdelning, ska delas t.ex. rapportblad. EKG ska delas så att varje del är maximalt A4. Skelettskintigrafi, samtliga EKG (även kopior), svartvit bild/foto samt färgbild/foto lämnas till skanning i separat plastficka/mapp märkt Färgskanning (inkl. streckkodsblad). Journaldokument innehållande t.ex. diagram och kurvor där färgen är av avgörande betydelse för att kunna använda dokumentet vid vård ska också lämnas till skanning i separat plastficka/mapp märkt Färgskanning (inkl. streckkodsblad). En hel del klinfys-dokument är av den karaktären. Dokument till färgskanning ska vara personnummermärkt. Om dokument förutom bild för färgskanning innehåller textsida som normalt skannas i svartvitt ska hela dokumentet lämnas separat i plastficka/mapp märkt Färgskanning (inkl. streckkodsblad). Det gäller t.ex. ett dokument som består av en remiss samt kopior av EKG från annan vårdgivare. Eftersom samtliga EKG ska läggas i plastficka/mapp märkt Färgskanning så lämnas hela Sida 6 (av

7 dokumentet i denna mapp även fast remissen ska skannas i svartvitt. Arkiv och informationsstruktur ser till att remiss skannas i svartvitt och att EKG skannas i färg (se bild) Streckkodsblad + Remiss + EKG (kopia) + EKG (kopia) Ultraljudsbild ska tejpas upp på A4-papper och märkas med personnummer, namn samt journalkod. Lägg streckkodsblad samt ultraljudsbild i mapp/plastficka märkt Övrigt (se även 1.5 nedan). Ultraljudsbild kommer skannas till e-arkiv. Printbild ska tejpas upp på A4-papper och märkas med personnummer, namn samt journalkod. Lägg streckkodsblad samt printbild i mapp/plastficka märkt Övrigt (se även 1.5 nedan). Printbild kommer skannas till e-arkiv. Sida 7 (av

8 Cd-/dvd-skiva eller diskett ska hanteras på följande sätt: Märk exempelvis cd-skivan med personnummer, namn samt journalkod. Lägg streckkodsblad, blankett för ej skanningsbart material (skrivs ut från e-arkivets hemsida) samt cd-skiva i mapp/plastficka märkt Övrigt (se även 1.5 nedan). Det är endast blanketten för ej skanningsbart material som kommer skannas till e-arkiv, inte bilderna på cd-/dvd-skivan/disketten. Inskannad blankett upplyser om att det finns en cd-/dvd-skiva eller diskett att beställa från Arkiv och informationsstruktur. Om ett dokument består av en print- ultraljudsbild eller cd-skiva men även av andra typer av handlingar som tillhör bl.a. samma kategori ska alltid hela dokumentet läggas i Övrigt-plastfickan. Ett exempel på detta kan vara remiss och bilaga där bilagan utgörs av en cd-skiva från remittenten. Hela dokumentet d.v.s. streckkodsblad + remiss + blankett för ej skanningsbart material + cd-skiva läggs då i Övrigt-plastfickan. Verksamhet som regelbundet producerar disketter och cd-skivor i stor mängd kan inte lämna dessa till Arkiv och informationsstruktur för förvaring. Detsamma gäller VHS och DVD. I sådana fall behålls materialet på verksamheten. Kopior från andra verksamheter/sjukhus ska kopiestämplas innan de skickas för skanning. Svag text på ett pappersdokument ger ett liknande resultat på digitaliserat dokument. Det är verksamhetens ansvar att det som skickas för skanning är läsligt. Att använda sig av kopieringsapparat kan vara ett bra alternativ. Om Arkiv och informationsstruktur upptäcker ett felaktigt preparerat dokument, så rapporteras detta skriftligen till den användare som står ansvarig för dokumentet (framgår av streckkodsbladets VGR-id). Arkiv och informationsstrukturs systemadministratörer meddelar e- arkivets kontaktperson på verksamheten om en användare gör samma fel trots ett antal mottagna felrapporter. Sida 8 (av

9 1.3 Kategorisering Alla nya dokument ska kategoriseras i enlighet med verksamhetens kategoriseringslista (kategori 1-9). Antalet kategoriseringsflikar samt deras turordning och benämning är fastställd enligt verkställighetsbeslut och gäller för samtliga verksamheter inom SU. Dessutom har vissa dokumenttyper (EKG, anestesijournal etc.) sina fasta kategoritillhörigheter, oavsett verksamhet. Se dokumentet SU-gemensam kategoriseringslista för e-arkiv 1 på e-arkivets hemsida för ytterligare information. Flera dokumenttyper kan läggas under samma streckkodsblad om personnummer, namn, vårdtillfälle, journalkod, verksamhet samt kategori är identiska för samtliga journalsidor. 1.4 Streckkodning Alla papper som produceras eller ankommer till verksamheten fr.o.m. införandedag av e-arkiv och framåt i tiden ska förses med streckkod i Strecket. Samtliga utskrivna streckkoder måste ha en god kvalitet för att kunna läsas av skannern. Vid svag utskrift ska skrivarens toner bytas. Om Strecket inte automatiskt hämtar namnuppgift via Sök-knappen ska personnumret alltid kontrolleras mot ELVIS. Det är patientens personnummer i ELVIS som ska användas i Strecket. Om personnumret är korrekt vid avstämning men ändå inte ger någon träff på namn i Strecket, måste namnet skrivas in för hand i programmet. Det är i ett sådant fall alltid namnuppgiften från ELVIS som ska föras in i Strecket. Detta inträffar t.ex. om patienten har ett reservnummer. Skriv in patientens fullständiga namn inkl. eventuellt mellannamn. Gängse namnmönster är efternamn och förnamn i versaler, skilda av ett mellanslag. För patienter med skyddad identitet ersätts efternamn respektive förnamn med fem stjärnor. Om patient har ett samordningsnummer ska detta användas i Strecket. Strecket accepterar nummer (0)1-31 samt för födelsedag i patientens personnummer. Strecket godkänner inte ogiltiga månader och dagar t.ex. månad 13 eller dag 32. Vid skapande av framtida vårdtillfällen visas en varningsruta. Risken att skapa felaktiga vårdår som t.ex istället för 2007 minimeras därmed. Kontrollera alltid all data som skrivs in i Strecket innan streckkodsbladet läggs för utskrift. Felaktig index kan innebära att dokumentet hamnar fel i e-arkiv och inte kan återsökas. Alla streckkodsblad i en bunt måste vara vända åt samma håll. Streckkodsbladet ska alltid läggas framför det dokument det gäller. Informationen på streckkodsbladet måste överensstämma med dokumentets samtliga journalsidor. Alla journalsidor ska vara rättvända och ligga kant i kant mot varandra i riktning mot patchkoden (den tjocka streckkoden på streckkodsbladet). Ju mer samlad bunt som lämnas till Arkiv och informationsstruktur desto enklare inskanning. Sida 9 (av

10 1.5 Klassificering Dokument till skanning lämnas till Arkiv och informationsstruktur i fyra högar: 1. Bunten papper som ska skannas i svartvitt (max. A4) 2. Anestesijournal/OBS-blad odelade anestesijournaler, observationsblad, protokoll avancerad smärtbehandling An/Op/IVA samt epidural smärtlindring på vårdavdelning (större än A4) 3. Färgskanning skelettskintigrafier, samtliga EKG (även kopior), svartvit bild/foto, färgbild/foto, färgdiagram 4. Övrigt ultraljudsbilder, printbilder, disketter, cd, dvd 1.6 Transport Transport av nya dokument till skanning samordnas i samarbete med Arkiv och informationsstruktur. Verksamhet som är stationerad på Östra sjukhuset lämnar själv sitt material på en för verksamheten namnad hylla i Arkiv och informationsstrukturs skanningslokal (Diagnosvägen 10, plan K1). Verksamhet belägen utanför Östra sjukhuset fraktar sina plomberade blå lådor med dokument till en särskild anvisad uppsamlingsplats på respektive sjukhuskropp för vidare leverans via Transportservice till Östra sjukhuset. Några enheter inom SU med liten dokumentmängd har en överenskommelse om att få skicka sina journalhandlingar med internposten i slutna kuvert. Verksamheten ansvarar för att de sekretesskyddade dokumenten fraktas på ett säkert sätt så att inte patientuppgifter röjs för obehöriga. 1.7 Tider Diskussion om leveranstider för dokument som ska skannas sker i dialog med Arkiv och informationsstruktur. Arkiv och informationsstruktur tar ansvar för de dokument som lämnats och garanterar, under normala omständigheter, att materialet är tillgängligt i e-arkiv inom överenskommen tid. Om denna tidsgräns överskrids kontaktar arkivet verksamheten. Detsamma gäller vid längre skanningsstopp. Dokumenten förvaras då på verksamheten tills skanningen har återupptagits. Sida 10 (av

11 1.8 Borttagna baksidor Arkiv och informationsstruktur tar bl.a. bort följande baksidor vid inskanning av dokument: baksida med förtryckta anvisningar tom baksida på temperatur- och läkemedelslista samt på blanketterna Omvårdnadsstatus och Infusion/överkänslighet 1.9 Kvalitetskontroll och destruktion Journalpapperet destrueras fem arbetsdagar efter att det blivit inskannat i e-arkiv. Under denna period har digitaliserat dokument genomgått kvalitetskontroll hos Arkiv och informationsstruktur. Digitalt dokument gäller som original. Sida 11 (av

12 2 BEFINTLIG PAPPERSJOURNAL 2.1 Förvaring Alla befintliga pappersjournaler förvaras på Regionarkivet. 2.2 Åtkomst Akut beställning av befintlig pappersjournal ska alltid ske per telefon: Tider Under kontorstid Utanför kontorstid Beställningsmottagare Arkiv och informationsstruktur Tfn: Regionarkivet via larmcentral (tfn: ) Uppge kod/avtalsnummer MOJM3910 för operatör på larmcentralen. Han/hon kopplar dig till anställd personal på Regionarkivet. Övriga beställningar (ej akut) ska skickas via ELVIS till Arkiv och informationsstruktur. För att underlätta för arkivpersonalen ska beställningen vara så informativ som möjligt. Om orsaken är besök ska fältet i ELVIS kompletteras med ett besöksdatum (se grön ring): Verksamheter som inte använder sig av journalbeställningsfunktionen i ELVIS fyller i en särskilt framtagen beställningsblankett istället som faxas till Arkiv och informationsstruktur eller lämnas där på plats. Under kontorstid skannar Regionarkivet antingen journal i sin helhet direkt i kategori 10 eller del av journal i kategori 11. Det som skannas i kategori 11 raderas i efterhand och hela journalen (inkl. det som finns i kategori 11) skannas in i kategori 10. Patient kan med andra ord inte ha både en kategori 10 och 11. Vid akutbeställningar från SU under kontorstid garanterar Regionarkivet att journalen är återsökningsbar i e-arkiv 1 inom en timme. Sida 12 (av

13 Utanför kontorstid faxar Regionarkivet alltid begärda journaldokument till verksamheten. Handlingarna är stämplade Kopia och ska slängas av verksamheten när de är färdiganvända (= inte lämnas till Arkiv och informationsstruktur för skanning). Anledningen till detta är att patientens journal kommer rutinmässigt, i efterhand, att skannas av Regionarkivet i sin helhet i kategori 10 vilket innebär att journalen då redan finns digitalt åtkomstbar. Vid akutbeställningar från SU utanför kontorstid garanterar Regionarkivet att önskade journalhandlingar faxas till beställaren inom två timmar. Övriga beställningar som inte är akuta (öppen- och slutenvård) ska ske i mycket begränsad omfattning och endast då patientsäkerheten kräver detta. Beställning ska, om möjligt, göras i god tid innan patientbesöket. 2.3 Återsökning När en befintlig pappersjournal har skannats i kategori 10 raderas journalkoden i ELVIS, förutsatt att journalen är upplagd där. ELVIS ger ingen information om att det finns journal i e-arkiv 1, Melior eller Obstetrix. ELVIS ger endast information om befintlig pappersjournal som förvaras på Regionarkivet samt mikrofilm som förvaras på Arkiv och informationsstruktur. Vid återsökning av journal är det nödvändigt att söka på tre ställen: i ELVIS, e-arkiv 1 samt Melior/Obstetrix. Sida 13 (av

14 3 ADMINISTRATION 3.1 Teknisk support Teknisk support avseende e-arkiv och Strecket hanteras av Service Center på VGR IT (tfn: ). 3.2 Utbildning Arkiv och informationsstrukturs systemadministratörer har utbildat handledare på verksamheten i samband med att e-arkiv infördes. I handledarens roll ingår att fortlöpande utbilda gammal som ny personal om e-arkivets rutiner (se handledarlistan på respektive verksamhets hemsida på SU:s intranät). Handledare som behöver utbildningsmaterial eller tips om hur undervisning av personal kan läggas upp, se e-arkivets hemsida alternativt ring Arkiv och informationsstrukturs systemadministratörer (tfn: ). Handledarmöten hålls enligt överenskommelse mellan Arkiv och informationsstruktur och verksamheten. 3.3 Användarsupport Verksamhetens handledare svarar för det nära användarstödet. En användare som behöver hjälp ska alltid i första hand vända sig till handledarna (se handledarlistan på respektive verksamhets hemsida på SU:s intranät). Vid behov av ytterligare support kan kontakt tas med Arkiv och informationsstrukturs systemadministratörer (tfn: ). 3.4 Avvikelserapportering På e-arkivets hemsida finns information om avvikelsehanteringen i e-arkiv: På blanketten Avvikelseanmälan e-arkiv 1 (åtkomstbar via länken ovan) ska nedan listade avvikelser rapporteras: dokument innehåller annan patients journal dokument har fått fel index för vårdtillfälle, journalkod, verksamhet eller kategori dokument är inte en journalhandling dokument är redan inskannat (dubblett) dokument innehåller journalinformation som inte stämmer t.ex. felaktig diagnos, fel bedömning o.s.v. dokument är ett preliminärsvar som är identiskt med det definitiva svaret Sida 14 (av

15 Övriga avvikelser än ovan nämnda ska anmälas av verksamheten i MedControl Pro. 3.5 Personnummerbyten Vid begäran om personnummerbyte ska blanketten Rättning av personnummer i sjukhusgemensamma system skickas till systemsamordnaren för ELVIS som i sin tur skickar en kopia till personnummeransvarig på Arkiv och informationsstruktur. Personnummeransvarig och systemadministratör på Arkiv och informationsstruktur gör rättelsen i e-arkiv. 3.6 Hantering av förfrågningar om journalkopior Expedierandet av förfrågningar om journalkopior fortlöper utan ändring efter införandet av e-arkiv. Efter överenskommelse tar Arkiv och informationsstruktur över hanteringen och journalrekvisitioner som mottages på verksamheten ska då vidarebefordras till Arkiv och informationsstruktur för handläggning. Det finns dock ett undantag. För akuta beställningar av journalkopior utanför kontorstid, från andra verksamheter inom SU som ej har e-arkiv samt från externa vårdgivare, gäller dock särskilda rutiner. Beställaren tar kontakt med verksamheten, som faxar samtliga begärda kopior direkt till kunden. Om efterfrågade dokument förvaras på Regionarkivet ringer verksamheten dit. Regionarkivet skannar befintlig pappersjournal till e-arkiv. Sida 15 (av

16 4 ÖVRIGT 4.1 Forskning Befintlig pappersjournal: Det kliniska forskningsmaterialet består bl.a. av befintliga pappersjournaler. Dessa förvaras på Regionarkivet. Studiematerial omfattas inte av e-arkiv utan arkiveras på SU av vederbörande forskare. Vid forskning finns två möjligheter: 1. Beställ befintlig pappersjournal för skanning Ta kontakt med forskningsansvarig på Arkiv och informationsstruktur vid beställning. Arkiv och informationsstruktur kontaktar Regionarkivet som i sin tur skannar befintlig pappersjournal i kategori Forska på plats på Regionarkivet Kontakta forskningsansvarig på Arkiv och informationsstruktur för tidsbokning. Alla forskare oavsett profession och verksamhetstillhörighet söker forskningstillstånd hos vederbörande verksamhetschef på blanketten Intyg/förbindelse som kan rekvireras från forskningsansvarig på Arkiv och informationsstruktur. Forskningsansvariga på Arkiv och informationsstruktur Folmer, Gisella (endast Obstetrik) Gustavsson, Ann-Christin Välimaa, Maarit Telefon Mikrofilmad journal: Ring forskningsansvarig på Arkiv och informationsstruktur (se tabell ovan) vid beställning av mikrofilmad journal. Efterfrågad journal kommer antingen att skannas till e-arkiv 1 (som komplett journal i kategori 12 eller endast utvalda delar i kategori 13), levereras som papperskopior eller får läsas på en sökstation hos Arkiv och informationsstruktur. Arkiv och informationsstruktur kommer överens med forskaren om lämplig hantering. Beslutet påverkas av ett antal faktorer t.ex. antalet Sida 16 (av

17 journaler som önskas, total sidmängd, skanningstid samt begärd leveranstid. 4.2 Beställning av mikrofilmad journal (vårdsyfte) Beställning i vårdsyfte av mikrofilmad journal ska göras till Arkiv och informationsstruktur på telefon Mikrofilmad journal som är registrerad i ELVIS (se bild nedan) och förvaras på Arkiv och informationsstruktur kommer att digitaliseras till e-arkiv 1 vid beställning. Undantag är mikrofilmad VEN-journal från Könssjukvården, som p.g.a. sekretesskäl inte kan skannas. Arkiv och informationsstruktur kommer istället i detta fall att skriva ut papperskopior och lämna/skicka till beställaren. Samma hantering gäller för mikrofilmad journal som inte går att se i ELVIS (oregistrerad). Arkiv och informationsstruktur kommer att skanna endast de journaldokument som verksamheten behöver/begär vid beställning i vårdsyfte. Önskade journalhandlingar återsöks i kategori 13 (Mikrofilm - del av journal) i e-arkiv 1. I undantagsfall då det är svårt att bedöma på vilka sidor i journalen som efterfrågad information finns, eller då verksamheten bedömer att det av medicinska skäl är nödvändigt, så kan hela journalen behöva skannas. Hel journal återsöks i sådant fall i kategori 12 (Mikrofilm - komplett journal). Arkiv och informationsstruktur tar inte bort journalkoden i ELVIS om mikrofilmad journal har blivit skannad i sin helhet. Mikrofilmsinformationen i ELVIS berättar endast att patienten har en mikrofilmad journal. Om denna är skannad eller inte framgår endast i e-arkiv 1. Hur stor del av journalen som är skannad (komplett eller utvalda delar) syns också endast i e-arkiv 1. Sida 17 (av

18 Ansvar Verksamhetschefer på SU ansvarar för att göra riktlinjen känd samt att den efterföljs av berörd personal. Uppföljning, utvärdering och revision Systemsamordnare för e-arkiv på Arkiv och informationsstruktur ansvarar för att följa upp och revidera innehållet i riktlinjen. Avvikelser från riktlinjen rapporteras i MedControl Pro. Relaterad information E-arkivets hemsida på SU:s intranät: Dokumentation Styrande dokument arkiveras i Barium. Granskare/arbetsgrupp Charlotta Tengbert, arkivchef, Arkiv och informationsstruktur André Eklund, systemadministratör, Arkiv och informationsstruktur Isabelle Elfström, systemadministratör, Arkiv och informationsstruktur Beatrice Eriksson, systemadministratör, Arkiv och informationsstruktur Marika Henemyr, systemadministratör, Arkiv och informationsstruktur Maria Mazetti, systemadministratör, Arkiv och informationsstruktur Kristian Nilsson, systemadministratör, Arkiv och informationsstruktur Zaklina Tesanovic, systemadministratör, Arkiv och informationsstruktur Sida 18 (av