Dnr Verksambetsberättelse 2015 Östermalms stadsdelsnämnd Bilaga 5 Uppföljning av internkontrollplanen

Transkript

1 Dnr Verksabetsberättelse 2015 Österals stadsdelsnänd Bilaga 5 Uppföljning av internkontrollplanen Behörighetshanter ing för verksahetssyste ; Paraply, ParaSoL,Vodok, Bosko, Agresso Rutiner för behörighetsadinistra tion följs inte Förvaring av skriftliga underlag för behörigheter för Paraply ses över och sadnas i arkiv Genogång och kontroll av behörigheter Kontroll av behörigheter Behörigheter i Agresso läggs upp och avslutas efter initiativ från chefer. Uppföljning av behörigheter ed hjälp av listan tg012 genoförs varje ånad och ej aktiva behörigheter avslutas. Några ligger kvar trots att de inte är frekvent aktiva utan bara aktiveras vid seester. Förfrågan skickas ut till berörda enhetschefer för de personer so inte tycks vara aktiva. En genogång av arkivet gällande behörigheter har gjts, avslutade behörigheter har sterats ut för arkivering. Behörigheter i verksahetssyste/sociala syste läggs upp av ansvarig enhetschef. Beslut o behörighet ska ovillkligen vara underskrivet av chef. Chefsbehörighet läggs upp av lokal adinistratör efter beslut av förvaltningschef. Behörighetsblanketter/beslutsun derlag för Paraplyet IoF tillsänds verksahetscontroller. Behörighetsblanketter för Äldreosgen förvaras ino Äldreosgsavdelning. Blanketter och aktuell förteckning av anställda kontrolleras årligen ot behörighetslist i Paraplyet. Behörigheter för Vodok hanteras Hantering av behörighetsbeslut Arbete pågår ed att saanföra alla dokuent ed behörighetsbeslut för verksahetssyste till förvaring f i ett och saa arkiv,sterade på person, istället för att förvaras per verksahetsoråde Upprätta och utveckla rutiner Rio vård- och osgsboende rekoenderas att koplitera den befintliga rutinen för avslut av behörigheter för personer so slutar sin anställning, sat att infera stadsdelsförvaltningen vid byte av beslutfattare. Kapeentets vårdoch osgsboende rekoenderas att upprätta dokuenterade ruti-ner kring hantering av behörigheter i Sociala Syste sat att säkerställa behörighetsblanketter finns salade. Linnegårdens vård- och osgsboende

2 på saa sätt ino Äldreosgen. Enhetschef/paraplysadnare tar fra lista på behörigheter ur syste. Behörigheter enligt beslut/lista från aktuella syste kontrolleras ot pågående anställning/tjänsteställning. Under 2015 har stadsdelsförvaltningens papalpysadnare genofört granskning av den interna kontrollen för behörighetsrutiner avseende Sociala Syste hos entreprenaddriven verksahet på Rio, Kapeentets, Linnégårdens och Kattrupstullens vård- och osgsboenden. Intervjuer har genoförts ed enhetens verksahetschef och enhetschef. Verifiering av behörighetsrutinerna har gjts geno kontroll av att det finns underlag so styrker de behörigheter so vid granskningstillfället fanns registrerade i Paraplysysteet, sat att det fanns fullständiga underlag, ifyllda och undertecknade av behöriga personer. Syftet ed granskningen är att bedöa o enhetens interna kontroll är tillräcklig vad gäller hantering av behörigheter till Sociala Syste sat att enheten följer stadens riktlinjer och regelverk. rekoenderas att se över och utveckla rutiner för behörighetsadinistratio nen i Sociala Syste utifrån den granskning so är gjd. Enheten behöver även förbättra rutinen för att infera stadsdelsförvaltningen vid byte av beslutsfattare. Kattruptullens vårdoch osgsboende följer i huvudsak gällande centrala anvisningar för behörighetsadinistratio nen i Sociala Syste. Enheten behöver dock förbättra rutinen för att infera stadsdelsförvaltningen vid byte av beslutsfattare. Under verksahetsåret görs två tertialuppföljningar varvid ovanstående rekoendationer följs upp.

3 Aktuellt utfall/resultat vid kontroller Ino förvaltningen Ej aktuella behörigheter har rutinässigt rensats. Uppföljning av behörigheter ed hjälp av listan tg012 har gjts och personer so slutat på Österal har avslutats. Förekost av inaktuella sat för höga behörigheter i Paraplysysteet har åtgärdats. Högre behörigheter har tagits bt där det inte behövs för tjänstens utövande. Rutiner för förvaring och sadning av behörighetsblanketter har förbättrats., Satliga behörighetsblanketter förvaras ännu inte i ett geensat arkiv. Entreprenörer Äldreosg Rio. Granskningen visar att det finns interna rutiner för tilldelning av behörigheter, dock saknas det rutiner gällande avslut sat uppföljning av behörigheter. Enheten har tagit fra en rutin, för ve so ansvarar för att behörighetsadinistrationen ino enheten ska fungera, och att rätt person har rätt behörighet. Kapeentet. Granskningen visar att det saknas interna rutiner för tilldelning, avslut sat uppföljning av behörigheter i Sociala Syste. Granskningen visade även att det saknades fullständiga underlag, ifyllda och

4 undertecknade av behörig beslutfattare. Linnégården. Granskningen visar att det inte finns interna rutiner för tilldelning, avslut sat uppföljning av behörigheter. Granskningen visade även att det för flertalet granskade behörigheter saknas fullständiga underlag, ifyllda och undertecknade av behörig beslutfattare. Kattruptullens vård- och osgsboende. Granskningen visar att det finns interna rutiner för tilldelning, avslut och uppföljning av behörigheter i Sociala Syste. Det saknas dock tydliga anvisningar för hur enheten ska infera stadsdelsförvaltningen vid byte av beslutsfattare. Betalkt Regler och riktlinjer för inköp följs inte Kontroll av ktanvändning First card Förvaltningen har under 2015 infört First Card under 2015 Ktet är ett kopleent för så akuta inköp och ska i så st utsträckning so öjligt ersätta egna utlägg i LISA. Ordinarie betalningssyste ed rekvisition ot betalning ed faktura gäller annars nalt. Rutiner för handhavande och redovisning har upprättats.

5 Fakturakontroll ot beviljad insats Bristande kontroll av överensstäelse ed beställning Kontroll i vårdkostnadsprogra Kontroll i vårdkostnadsprogra Vilka kontroller so gjts/görs Enhertschef på resp beställarenhet kontrollerar rutiner och sastäighet ellan beslut och faktura. Vårdkostnadsprogra och ev felkäll kontrolleras hos handläggare eller adinistrativ assistent på resp enhet. Aktuellt utfall/resultat vid kontroller Skriftliga rutiner finns för kontroller av att fakturan stäer ot beslut och beställning. Alla beslut o bistånd, ed avseende på typ av insats, utförare, kostnad och tidsperiod läggs i förekoande fall in i vårdkostnadsprogra. Faktura stäs av ot prograet. Inga fel har rappterats. Frånvarappter ing Frånvaro rappteras inte enligt gällande regler Stickprovskontroll Kontrollrutiner under arbete Vilka kontroller so gjts/görs Saa rutiner so gäller för kontroll i Kopletterande rutiner Kopletterande rutiner för kontroll av sastäighet ellan chef noteringar och rapptering i LISA/ personallönelista

6 personallönelista av lön och anställning gäller för kontroll av sastäighet ellan ellan chefs noteringar o ledighets/seesterönskeål och rapptering i LISA. Personallönelista tas fra ånadsvis av avdelningschef och enhetschef, för både kontroll av pågående anställningar, rätt lön och frånvaro. Aktuellt utfall/resultat vid kontroller Frånvaro kontrolleras alltid. Stickprovskontroll visar även detta år att rutinerna genoförts. Personals handhavande av brukares privata pengar vid uttag, inköp och andra ärenden Risk för bristande redovisning, sat stöld Avvikelsehantering Kontroll av rutiner Förekost av avvikelser Inga avvvikelser har rappterats eller kunnat konstateras på annat sätt. Uppdatering rutiner Personal och verksaheterar har eddelat svårigheter ed att upprätthålla nuvarande rutiner, där det anges att personal under inga oständigheter får ha tillgång till en brukares bankkt ock pinkod satidigt. Det vill säga, det är inte tillåtet att ta ut pengar eller handla ed kt och kod åt brukare på Uppdatering rutiner Med beaktande av hur enskild brukares bankkt kan hanteras på ett säkert sätt vid inköp för dennes räkning

7 dennes kt. I det allter konstantlösa sahället håller detta inte, utan rutinerna behöver ändras - en på ett sådant sätt att de ändå är säkra nog att hindra oegentligheter. Hur det kan göras äe oklart och behöver utredas. Rekrytering och beanning Bristande och ogenotänkt rekrytering Kontroll av genoföra rekryteringar Rekrytering 2015 I saband ed att det är aktuellt ed rekrytering kontaktas personalenheten so kontrollerar att aktuell annons är krekt innan publicering sker. Vid öten ed chefer följs rekryteringsarbetet upp när behov föreligger kontrolleras sökande tex avseende anställningstider. Referenstagning sker innan beslut o anställning tas. Kopetensbaserad rekrytering Kopetensbaserad rekrytering tilläpas ino förvaltningen i större utsträckning, utbildningsinsatser planeras för I saband ed ett begränsat antal felrekryteringar so har kunnat konstaterats har referenstagning i regel skett innan en sanningsenligheten hos referenten har kunnat diskuteras.

8 Saverkan och systeatiskt arbetsiljöarbete Bestäelser i arbetsiljölagstiftning följs inte Kontroll av att arbetsiljöbestäe lser följs Saverkan och systeatiskt arbetsiljöarbete Vilka kontroller har gjts/görs Att saverkansavtalet följs avtalat antal öten hålls. Hur arbetet ed edarbetarenkäten har följ upp, via avdelningschefer Att arbetsiljöenkäten har genoförts. Aktuellt utfall/resultat vid kontroller Vid kontroll konstateras att i de flesta fall har gällande rutiner följts. I de fall brister har konstaterats har påinnelser gått ut, t ex avseende att innesanteckningar från APT inte har skickats in.