Uppföljningsrapport- Intern kontroll. Barn och Utbildningsnämnden

Transkript

1 Uppföljningsrapport- Intern kontroll Barn Utbildningsnänden

2 1 Inledning Enligt kounallagen 6 kap 7 skall nänden tillse att verksaheten bedrivs i enlighet ed gällande ål, riktlinjer föreskrifter. Detta brukar benänas intern kontroll. Kounfulläktige har vid saanträde fastställt reviderat regleente för intern kontroll kounstyrelsen har vid saanträde beslutat o anvisningar till regleente för intern kontroll. Av anvisningarna fragår bland annat att respektive nänd ska anta internkontrollplan för nästkoande år senast i saband ed att nänden antar budgeten, det vill säga noralt i augusti eller i början av septeber ånad. Av regleentet fragår också att nänderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen ino respektive verksahetsoråde. Den enskilda nänden har därvid att tillse att: En organisation ska upprättas för den interna kontrollen. Regler anvisningar antas för den interna kontrollen. I linje ed regleente anvisningar skall nänden besluta o oråden för internkontroll so både är av säkerhetssyftande av verksahetsuppföljande natur. Av regleentet fragår att den interna kontrollen ed rilig grad av säkerhet ska säkerställa att följande ål uppnås: Ändaålsenlig kostnadseffektiv verksahet. Tillförlitlig ekonoisk rapportering inforation o verksaheten. Efterlevnad av tilläpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer. Barn Utbildningsnänden, Uppföljningsrapport- Intern kontroll 2(11)

3 2 Saanfattning Process/rutin Risk Upphandling (kounövergripande kontrolloent) Flex- övertid sat seester (Kounövergripande kontrolloent) Ej följa upphandlade ingångna avtal. Att regler kring flex övertid sat seester inte följs, vilket t ex kan leda till högre sjukfrånvaro. Kontroll av att upphandling görs att ingångna avtal följs. Kontroll av att regelverket för flex övertid sat seester följs. Ekonoi Budget Vid negativ budget har beskrivning upprättats i kvartals delårsbokslut över vilka åtgärder so vidtagits respektive planeras vidtas för att få budgeten i balans. Delegationsbeslut Delegationsbeslut ej vinner lagakraft Beslutsfattare utan delegationsrätt fattar beslut Beslutet inte har stöd i delegationsplanen kan däred ej heller vinna laga kraft beslut delegat beslutsstöd i delegationsplanen Lokaluthyrning Budget intäkter för uthyrning av lokaler Sjukfrånvaro Personalosättning Rekryteringsvägar Ökad arbetsbelastning Påverkan på verksahetens kvalitet Ökad arbetsbelastning Påverkan på verksahetens kvalitet Färre antal sökande sjukfrånvaro ino kostverksahet. sjukfrånvaro ino kostverksahet. personalosättning ino förskola, grundskola kostverksahet sjukfrånvaro ino kostverksahet. Större Åtgärd vidtas Åtgärd vidtas Åtgärder vidtas Åtgärder vidtas Åtgärd vidtas Barn Utbildningsnänden, Uppföljningsrapport- Intern kontroll 3(11)

4 3 Uppföljning 3.1 Upphandling (kounövergripande kontrolloent) Ej följa upphandlade ingångna avtal. Riskbedöning 12. Allvarlig u Kontroll av att upphandling görs att ingångna avtal följs. Åtgärd vidtas vid Koentar Kontrollen avser satliga nänder. Efterlevnaden av inköp, i enlighet ed gällande avtal, av öbler var 90 %, inköp av data /teleco 91 %, livsedel 90 %, kontorsaterial 90 %. Rapport från den genoförda interna kontrollen finns tillgänglig på kansliavdelningen. Efterlevnaden av tecknade raavtal får således anses vara hög för utvalda tjänster/varor. Revisionen har vid granskning år 22, konstaterat att en köptrohet ned till ca 87 % får anses vara tillfredsställande. Satliga förvaltningar koer dock att påinnas o vikten av att följa av kounen tecknade raavtal, via intranätet. Senaste koentar Verksaheterna koer att påinnas o vikten av att följa av kounen tecknade raavtal. 3.2 Flex- övertid sat seester (Kounövergripande kontrolloent) Att regler kring flex- övertid sat seester inte följs, vilket t ex kan leda till högre sjukfrånvaro. Riskbedöning 12. Allvarlig u Kontroll av att regelverket för flex övertid sat seester följs. Åtgärd vidtas vid Koentar 60 seesterdagar har utbetalats i pengar, delvis beroende på sjuk- föräldraledigheter so gjort att seester inte kunnat tas ut. Antalet seesterdagar är få i förhållande till personalstyrkan. Förbättrad seesterplanering fraöver. Senaste koentar Seesterplaneringen koer att utvecklas, geno förvaltningsövergripande saordning. Barn Utbildningsnänden, Uppföljningsrapport- Intern kontroll 4(11)

5 3.3 Ekonoi Budget Riskbedöning 9. Kännbar u Vid negativ budget har beskrivning upprättats i kvartals delårsbokslut över vilka åtgärder so vidtagits respektive planeras vidtas för att få budgeten i balans. Åtgärder vidtas vid Koentar Rapportering avseende budget sker för satliga ånader, uto januari juni. I aktuella rapporter redovisas analyser av orsaken till r sat vilka åtgärder so vidtagits, respektive planeras vidtas, för att få ekonoi i balans. När negativ noterats har barn- utbildningsnänden upprättat plan för att nå ekonoi i balans. Nändens prognos bygger på en saanvägd bedöning av utfallet ino: För- grundskoleverksaheten. Gynasieskola vuxenutbildning. Kostverksaheten. Senaste koentar Satliga verksaheter följer analyserar budgetutfall. Vid upprättas plan vidtas åtgärder för att nå budget i balans. Barn Utbildningsnänden, Uppföljningsrapport- Intern kontroll 5(11)

6 3.4 Delegationsbeslut Delegationsbeslut ej vinner lagakraft Riskbedöning 6. Lindrig u beslut Åtgärder vidtas vid Koentar Under året har 32 delegationsbeslut 50 vidaredelegationsbeslut fattats. Besluten har fördelats enligt följande: Delegationsbeslut: - Arbetsutskott Ordförande Förvaltningschef - 9 Vidaredelegationsbeslut: - Förvaltningsstrateg Rektor/orådeschef 48 Senaste koentar har noterats, en etoder so säkerställer rutiner för beslutsfattande ed delegationsrätt utvecklas kontinuerligt. Beslutsfattare utan delegationsrätt fattar beslut Riskbedöning 6. Lindrig u delegat Koentar Delegat är angiven på satliga beslut so fattats. Alla besluten har skrivits under av aktuell delegat. Senaste koentar har noterats, en etoder so säkerställer rutiner för beslutsfattande ed delegationsrätt utvecklas kontinuerligt. Beslutet inte har stöd i delegationsplanen kan däred ej heller vinna laga kraft Riskbedöning 3. Försubar u beslutsstöd i delegationsplanen Åtgärd vidtas vid Koentar Beslutsstöd i delegationsordningen anges eller fragår i satliga beslut. Senaste koentar har noterats, en etoder so säkerställer rutiner för beslutsfattande ed delegationsrätt utvecklas kontinuerligt. Barn Utbildningsnänden, Uppföljningsrapport- Intern kontroll 6(11)

7 3.5 Lokaluthyrning Budget Riskbedöning 6. Lindrig u intäkter för uthyrning av lokaler Större Koentar Barn- utbildningsnändens intäktskrav vad gäller lokaluthyrning är i budget för år 25 angivet till 225 tkr. Intäkterna för extern uthyrning av lokaler år 25 uppgår till 95 tkr. Intäktsresultatet når inte budgetålet för året. Den genosnittliga intäkten för perioden är 79 tkr. Resultatet för 25 visar såtillvida en ökning i förhållande till utfallet för den perioden. Uppsägning av externt inhyrd kontorslokal för resurs lärcentru har gjorts. Verksaheten nyttjar lokaler i Vinstorpskolan från ed Förändringen har edfört inskade kostnader ed 226 tkr. Senaste koentar Förvaltningens lokaler hyrs ut via kounledningskontorets kontaktcenter. Förvaltningen föreslår att utveckling sker av öjligheter att öka uthyrningen av lokaler geno utvidgade arknadsföringsinsatser, via kounens hesida sociala edier. Barn Utbildningsnänden, Uppföljningsrapport- Intern kontroll 7(11)

8 3.6 Sjukfrånvaro Ökad arbetsbelastning Riskbedöning 9. Kännbar u sjukfrånvaro ino kostverksahet Koentar Den totala sjukfrånvaron ino förvaltningen so helhet har under åren uppgått till 5,3 procent, ed en variation ellan 4,5 5,9 procent. Sjukfrånvaron har ökat från 4,9 procent år 24 till 5,9 procent år 25. Högre sjuktal ino enskilda oråden är relaterade till längre sjukperioder för enskilda edarbetare. Senaste koentar sjukfrånvaro ino nändens satliga verksaheter sker kontinuerlig saanställs en gång per kvartal. När sjukfrånvaron konstateras vara kopplad till arbetsbelastning vidtas åtgärder. Behov av rehabiliteringsinsatser bedös genoförs vid behov. Påverkan på verksahetens kvalitet Riskbedöning 9. Kännbar u sjukfrånvaro ino kostverksahet Koentar sjukfrånvaro ino nändens satliga verksaheter sker kontinuerligt saanställs en gång per kvartal. Resultaten av verksaheterans arbete bedös bland annat geno analys av uppfyllelse avseende nändens ål. Uppföljning sker både kontinuerligt ed respektive verksahet övergripande i saband ed del- helårsårsredovisning. Senaste koentar Åtgärder vidtas så att sjukfrånvaron inte ska påverka kvaliteten. Detta sker bland annat geno oorganisering av arbetsuppgifter tillsättning av vikarier. Barn Utbildningsnänden, Uppföljningsrapport- Intern kontroll 8(11)

9 3.7 Personalosättning Ökad arbetsbelastning Riskbedöning 9. Kännbar u personalosättning ino förskola, grundskola kostverksahet Koentar Den totala personalosättning ino förvaltningen so helhet har under åren uppgått till 10,3 procent, ed en variation ellan 9,1 11,1 procent. Personalosättningen år 25 har varit 11,1 procent. Personalosättningen bedös påverkas av brist på utbildad personal i för- grundskolan ökad konkurrens på arknaden. Senaste koentar arbetsbelastning sker kontinuerligt ino raen för verksaheternas arbetsiljöarbete. Arbete ed att öka förvaltningens attraktivitet inriktas på: Arbetsiljö Marknadsföring Rekryteringen. Olika digitala verktyg utvecklas för att inskar arbetsbelastning. Påverkan på verksahetens kvalitet Riskbedöning 9. Kännbar u sjukfrånvaro ino kostverksahet Koentar personalosättning sjukfrånvaro ino nändens verksaheter sker kontinuerligt. Resultaten av verksaheterans arbete bedös bland annat geno uppföljning av åluppfyllelse avseende nändens ål. Uppföljning sker både ed kontinuerligt ed respektive verksahet övergripande i saband ed del- helårsredovisning. Senaste koentar Arbetsiljö- attraktivitetsskapande åtgärder genoförs för att säkerställa verksahetens kvalitet. Färre antal sökande Barn Utbildningsnänden, Uppföljningsrapport- Intern kontroll 9(11)

10 4 Analys av uppföljningsarbetet Upphandling Kounledningskontoret har bedöt efterlevnaden av tecknade raavtal. Utredningen visar en tillfredsställande köptrohet. Satliga förvaltningar koer dock att påinnas o vikten av att följa av kounen tecknade raavtal, via intranätet. Flex- övertid sat seester Kounledningskontoret har kartlagt antalet seesterdagar so betalats ut i pengar analyserat orsaken till varför utbetalning gjorts. Analysen visar att orsaken till aktuella utbetalningar, delvis beroende på sjuk- föräldraledigheter so gjort att seester inte kunnat tas ut. Kounledningskontoret bedöer att antalet seesterdagar so ersatts i pengar är få i förhållande till personalstyrkan, en ser att seesterplaneringen behöver vidareutvecklas. Ekonoi Fokus har riktats ot budgetbalans, i eningen att nå "noll-resultat". Resultaten i satliga oråden analyseras. Dessa analyser görs av förvaltningsledning i saverkan ed ledning för satliga oråden ekonoer från kounledningskontoret. Respektive oråde har vid särskilt tillfälle redovisat sitt utfall arbete för att nå budgetbalans. Ekonoin koer att fortsätta följas för att satliga resultat ska vara balanserade ot budget. Möjlighet till ny resursfördelningsodell prövas. Delegationsbeslut Det finns väl kända rutiner för handling av delegationsbeslut när det gäller både besluten anälning till nänd. Delegationsbeslut håller den kvalitet so krävs. Delegationsbeslut koer att fortsätta bevakas så att aktuella rutiner följs, rätt delegat fattar beslut/vidaredelegationsbeslut sat att besluten anäls i nänden. Lokaluthyrning Lokaluthyrningen har givit något lägre intäkter under 25 än 24, en ökat i förhållande till genosnittsintäkten för åren Intäktskravet för år 25 är dock inte uppnått. De insatser so gjorts, för att öka intäkterna, är att de lokaler so kan hyras är presenterade på kounens hesida, där också önskeål o att hyra lokal kan anälas. Ytterligare insatser för att visa kounens lokaler so öjliga att hyra utvecklas, för att öka intäkterna från uthyrningen. Verksahetslokaler har, under året, sagts upp i syfte att effektivisera lokalutnyttjandet. Detta har edfört inskad kostnad ed 226 tkr. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har ökat i förhållande till år 24 även i relation till genosnittet för åren Arbetsiljöenkät, ed inriktning på de psykosociala arbetsiljön, genoförs årligen. Resultaten av denna enkät analyseras på kounnivå, förvaltningsnivå ino satliga oråden. Arbetsiljöenkätens resultat används också so utgångspunkt vid de utvecklingssatal so årligen förs ellan edarbetare chef. Vid dessa utvecklingssatal diskuteras även den fysiska arbetsiljön. Arbetsiljöåtgärder vidtas för att för att sänka sjukfrånvaron. Sjukfrånvaron koer att fortsätta att följas upp analyseras. Personalosättningen Personalosättningen har gradvis ökat under åren Orsaken kan vara ökad konkurrens ellan kounala arbetsgivare ino bland annat pedagogyrken. Kartläggning av vad so bedös göra förvaltningens verksaheter attraktiva so arbetsplats har gjorts nänden har fastställt en rekryterings- attraktivitetsstrategi. Fokus i strategin riktas ot Barn Utbildningsnänden, Uppföljningsrapport- Intern kontroll 10(11)

11 arbetsiljö, arknadsföring rekrytering. Strategin syftar till att göra verksaheterna er attraktiva so arbetsplats för både redan anställda presutiva edarbetare på arbetsarknaden. Satsning på digital utveckling sociala edier planeras ske i syfte att ytterligare öka attraktiveten i arbetet. Personalosättning koer att fortsätta att följas upp analyseras. 5 Förslag till beslut - Barn- utbildningsnänden godkänner överlänar rapport avseende intern kontroll 25 till kounstyrelsen Loa kouns revisorer. Barn Utbildningsnänden, Uppföljningsrapport- Intern kontroll 11(11)