Risk & Väsentlighet väsentliga processer (Skarpnäcks stadsdelsnämnd) sida 1 av 8 ( )

Transkript

1 Risk & Väsentlighet väsentliga processer (Skarpnäcks stadsdelsnämnd) sida 1 av 8 ( )

2 Administration Akthantering Akter förvaras enligt regler och riktlinjer. Akter saknas För den enskilde kan det vara en stor skada om akter är på villovägar. Handläggare har ansvaret och enhetschef gör stickprover. Arbetsrättsfrågor och personalpolitik Gällande lagar och regler följs. Lagar och regler följs inte För verksamheten kan det bli ekonomiska och verksamhetsmässiga problem när inte lagar och regler följs. Enhetschefer har ansvar och PA-konsulter gör stickprover. Arkivering Arkivering ska skötas enligt anvisningar från stadsarkivet. Handlingar saknas eller hanteras felaktigt Om handlingar saknas eller hanteras felaktigt kan informationen bli bristfällig för förvaltningen, allmänheten och andra myndigheter. Ja Ja 3 - Möjlig Attestrutiner Att gällande attestrutiner följs. Attestrutiner följs inte Attestant attesterar egna utlägg och aktiviteter den själv medverkat vid. Attesterar belopp överstigande delegationsordningen. Attest av fakturor från företag som inte är upphandlade. Serviceförvaltningen och controller gör Budgetuppföljning Budgetuppföljning sker månadsvis, tertial och i bokslut. Ekonomi i obalans Verksamheten har inte sin ekonomi i balans och prognoser är missvisande. Enhetschefer och förvaltningsledning har ansvar. Ja Ja 1 - O Debitering och fakturering av hyror Avtal följs och stämmer med verksamhetssystemet LOIS. Felaktiga uppgifter i LOIS Intäkter saknas eller är felaktiga. Lokalintendent gör Ja Nej 2 - Mindre Delegering Delegeringsordningen ska följas. Anställd fattar beslut som den inte är behörig för Fel person har fattat beslut som kan få verksamhetsmässiga och ekonomiska konsekvenser. Nämnden fastställer delegeringsordningen. Controllers kontrollerar. sida 2 av 8 ( )

3 Diarieföring och dokumentationsomlopp Diarieföring sköts enligt lagar och regler. Ekonomiredovisning Löpande uppföljning av kostnader och intäkter. Hantering av First Card Vissa anställda har ett betalkort som används när inköp av varor och tjänster görs. Inköp Upphandling och avrop av varor och tjänster. Inventarieförteckning Förteckning över inventarier ska vara aktuell. IT-säkerhet avseende tillgänglighet, riktighet och sekretess IT-säkerhetsregler för Stockholms stad och interna regler och anvisningar följs. Kris- och katastrofberedskap Krisledningsplan ska vara aktuell och relevant. Körjournaler När verksamhetens bil används ska körjournal skrivas. Ärenden blir inte diarieförda Ärenden finns inte diarieförda och kan inte besvaras eller åtgärdas. HR samordnare har kontrollansvar. Avdelningschef gör Felkontering Budgetuppföljningen blir sämre. Redovisningsansvarig och controllers ser löpande på konton och gör Inköp utan kontroll. Anställda handlar på First Card för eget bruk. Controllers gör Skadeståndsanspråk och tidsförlust på grund av felaktiga köp Rutiner och kunskap om upphandling och inköp saknas hos verksamheter. Förteckningen är inte aktuell När ett inbrott har skett så är det svårt att komma ihåg vad som försvunnit om inte en aktuell inventarieförteckning finns. Förteckning ska finnas vid bokslut. Regler och anvisningar följs inte Användare, systemansvariga och enhetschefer har ett ansvar att regler och anvisningar följs. Staden har ingen gemensam säkerhetsinstruktion i och med övergång till Volvo-it. IT-strateg gör Planen är inaktuell Nyckelpersonerna kan inte nås utan fel personer larmas vid en händelse vilket leder till förlorad tid. Lokalintendenten har ansvar för att hålla planen aktuell. Bil används till egen vinning Den anställde använder bilen för egen privat körning och åsamkar verksamheten ekonomiska förluster i slitage och Ja Ja 3 - Möjlig Nej Ja 3 - Möjlig 3 - Kännbar Ja Ja 3 - Möjlig Ja Ja 1 - O sida 3 av 8 ( )

4 drivmedelsförbrukning. Bilföraren är ansvarig och enhetschef attesterar körjournalen. Lönerapportering Felaktig lön kan betalas ut Medarbetarsamtal Samtal finns för anställda. Moms Moms ska betalas enligt lagar och regler. Personuppgifter Följa lagstiftning kring utlämnande av personuppgifter och upprättande av register. Posthantering Intern posthantering sköts av egna anställda. Enheter behöver skicka dokument och papper mellan varandra och övriga stadens verksamheter. Representation och personalförmåner Lagar och regler följs vid representation. Skalskydd, inbrottslarm, lås, överfallslarm etc Säkerhet över stadens tillgångar. Synpunkts- och klagomålshantering Förtydligande av rutiner har gjorts. Fel lön kan betalas ut Kontroll av lönelistor innan utbetalning ska göras. Administrativ assistent gör Inga samtal sker Enhetschef/arbetsledare har ansvar att samtal sker. Avdelningschefer gör kontroller. Redovisning av moms Förvaltningen följer inte momslagen. Controllers gör Personuppgifter lämnas ut För den enskilde kan det få a följder om personuppgifter lämnas ut till någon som inte är behörig. Post kommer inte fram Post är på avvägar och kommer fram väldigt sent eller inte alls. Vaktmästare har ansvaret för rutinen. Avdelningschef gör Vidlyftig representation Policy och anvisningar följs inte. Controllers gör Inbrott Larm/lås är inte tillräckliga för att förebygga inbrott. Enhetschef har ansvar för att adekvat säkerhet finns. Lokalintendent gör Synpunkter registreras inte Rutiner för synpunktshantering följs inte. Det kan innebära att verksamheten inte utvecklas och förbättras. 3 - Kännbar Ja Ja 1 - O Nej Nej 2 - Mindre 3 - Kännbar Ja Ja 3 - Möjlig sida 4 av 8 ( )

5 Systematiskt arbetsmiljöarbete Rutiner ska finnas för att ett systematiskt arbetsmiljöarbetet ska fungera. Rutiner saknas Rutiner saknas eller genomförs inte. Avdelningschefer har kontrollansvar. Ja Nej 2 - Mindre Tystnadsplikt Sekretess är viktig inom verksamheterna. För att skydda brukare och anhöriga. Information sprids till andra än berörda För enskilda kan det få a följder om information sprids till obehöriga. Arbetsledare har ansvar för att rutiner följs. Ja Nej 2 - Mindre Uppföljning av entreprenörer Avtal ska följas. Entreprenörer håller inte ingångna avtal Det kan uppstå brister i kvalitet, missnöje bland brukare/ kunder. Verksamheter kan drabbas av ekonomiska följder. Förvaltningens beställarenheter och avdelningschefer har ansvar. sida 5 av 8 ( )

6 Förskola Avgiftshantering inom förskolan Föräldrar betalar avgift till förskolan. Bristande barnsäkerhet Säkerheten är viktig för barn i förskolan. Egenkontroll av kök Enligt Livsmedelslagen ska alla verksamheter som hanterar livsmedel ha rutiner för att säkerställa att det inte sprids bakterier eller på annat sätt orsakar ohälsa. Handlingsplan för barn i behov av särskilt stöd Barn behöver särskild resurs för att få stöd och stimulans. Pedagogisk dokumentation Som ett stöd i barnets utveckling görs en pedagogisk dokumentation. Stödja flerspråkighet Stödja flerspråkighet hos barn med annat modersmål än svenska. Debitering sker inte eller fel avgift uttas Fel avgift eller glömd debitering påverkar föräldrars ekonomi och deras förtroende för verksamheten. Handläggare har ansvaret och avdelningschef kontrollerar. Barn skadas När rutiner och säkerhet inte följs kan barn fara illa och skadas. Förutom att barnet far illa så minskar förtroendet för förskolan. Alla anställda har ansvar för barnen. Förskolechef kontrollerar att rutiner följs. Följer inte egenkontrollen Kök som brister i egenkontroll kan orsaka ohälsa för barn och anställda. Barnet får inte relevant stöd Insatserna är inte de rätta för barnets lärande. Beslut och senare utvärdering av beviljade insatser görs av enhetschef för stödenheten. Pedagogisk dokumentation saknas Barnets läroprocess kan inte fullt ut redovisas till föräldrar. Den pedagogiska verksamheten kan inte redovisas i förskolans kvalitetsredogörelse till utbildningsförvaltningen. Förskollärare och förskoleschef har ansvaret och avdelningschef kontrollerar. Begränsad språkutveckling Barn med annat modersmål får inte tillräckligt stöd för sin språkutveckling. Förskolan ska ha ett interkulturellt förhållningssätt. Förskollärare och förskolechef har ansvar i samarbete med hemmet. Ja Nej 2 - Mindre Ja Nej 3 - Möjlig 3 - Kännbar sida 6 av 8 ( )

7 Individ- och familjeomsorg inkl. socialpsykiatri Familjehemsplaceringar Erfaren och kompetent personal placerar barn. Barn och ungdom placeras i olämpliga familjehem Barnen blir lidande, riskerar att fara illa och behöva omplaceras. Handläggare har ansvaret och enhetschef gör uppföljningar. Hot och våld Det förekommer hot- och våldsituationer. Anställd blir hotad eller skadad Personal riskerar att ha bli utsatta för hot och eller våld, särskilt personal inom myndighetsutövning. Enhetschefen har ansvar för att en plan och rutiner finns. Handläggare är ansvarig för att följa planen. Ja Ja 3 - Möjlig Återkrav av ekonomiskt bistånd Lagar och rutiner följs. Ingen återbetalning sker Felaktig hantering av återkrav av medel påverkar enheten ekonomiskt. Handläggare har ansvaret och enhetschef gör stickprover. 3 - Kännbar Säkerhet Brandskydd i lokaler Brandskyddsutrustning brister Brandskyddsutrusning saknas, har brister. Information om utrymningsvägar saknas. Anställda och brukare vet inte hur de tar sig ut ur lokalen. Arbetsledare/enhetschef har ansvar att det finns rutiner och att alla vet hur de följs. sida 7 av 8 ( )

8 Äldreomsorg Avgiftshantering inom äldreomsorg Staden begär årligen in nya inkomstuppgifter från äldre. Boendes värdesaker och kontanta medel Rutiner ska följas. Nyckelhantering Rutiner för nyckelhantering Rapportering av insatser till Socialstyrelsen Sammanställning skickas till Socialstyrelsen. Trygghetslarm Äldre har larm som används då något har hänt eller de vill påkalla hjälp av något slag. Fel avgift debiteras den äldre Kontanta medel stjäls från boende Det är stor skada för den boende om pengar eller andra värdeföremål försvinner. Förtroendet för verksamhet och personal minskas. Misstänksamhet mellan personal ökar. Enhetschef har ansvar att rutiner följs och controllers gör Nycklar eller behörighet saknas Om nycklar förkommer måste utföraren bekosta låsbyten. Äldres trygghet och förtroende för utföraren kan skadas. Anställd ansvarar för att rutiner följs och enhetschef kontrollerar att nycklar och behörigheter finns och förvaras på ett betryggande sätt. Rapport skickas inte Socialstyrelsen får inte underlag på beslutade och genomförda insatser. Enhetschef har ansvar att skicka in. Larm fungerar inte Äldre får inte den hjälp de behöver. Ja Ja 1 - O 2 - Lindrig Ja Ja 3 - Möjlig sida 8 av 8 ( )