Ekonomiska samband kring ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med kravspecifikationer

Transkript

1 PM 1 (34) Analys Ekonomiska samband kring ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med kravspecifikationer 1 Inledning Syfte och tillvägagångssätt Avgränsning Upplägg 3 2 Ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk 4 3 Kostnads- och nyttoanalys Nytta Kostnad Osäkerhet och risk 12 4 Ekonomiska effekter av ett förvaltningsgemensamt ramverk Nyttor med ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk Kostnader för ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk Risker med ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk 23 5 Avslutning och förslag 28 6 Referenser 33 7 Definitioner 34

2 PM 2 (34) 1 Inledning 1.1 Syfte och tillvägagångssätt I Vervas förstudie Arkitektur och ramverk för interoperabilitet (Verva, 2006) föreslås att ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med kravspecifikationer tas fram mellan berörda intressenter. Syftet är att stödja utvecklingen av e-förvaltningen genom att främja interoperabilitet och samverkan. Denna delrapport belyser de ekonomiska sambanden kring ett sådant arkitekturramverk. Detta görs genom tillämpningen av en metod för att övergripande beskriva och strukturera de förväntade nyttoeffekterna och kostnaderna samt risker för att dessa nyttor inte ska realiseras eller att kostnadsbilden ska förändras. Det finns ett behov av en analysmetod som är tämligen enkel och praktisk att genomföra och presenterar resultatet på ett lättfattligt sätt. Modellen bygger på grundläggande metoder för kostnadsanalys och är inspirerad av bl.a. PENG vad gäller strukturering av nyttan. Delrapporten bygger på Vervas rapport om att utveckla och använda gemensamma kravspecifikationer. 1.2 Avgränsning Delrapporten avgränsas till att belysa de ekonomiska sambanden i form av nyttor och kostnader med att utveckla och administrera ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med gemensamma kravspecifikationer samt risker förknippade med dessa nyttoeffekter och kostnader. Med detta avses en centralt samordnad insats med skapandet av en förvaltningsgemensam samordnings- och rådgivningsfunktion med uppgift att ta fram och publicera gemensamma kravspecifikationer, ha överblick över IT-standardiseringen och aktuella standardiseringsprojekt, vägleda den svenska förvaltningen i valet av standarder som kan ingå i kravspecifikationerna samt hjälpa till att prioritera de områden där myndigheter och standardiseringsorgan aktivt bör medverka i utvecklingen av standarder. Utvecklingen och existensen av ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med gemensamma kravspecifikationer medför nyttor i sig. Det är dock främst när kravspecifikationerna verkställts i t.ex. föreskrifter och standarder och sedan tillämpas i konkreta funktioner som merparten av nyttorna förväntas uppstå. Det är också då de stora kostnaderna uppkommer. Analyser av användningen av kravspecifikationerna i konkreta funktioner är viktiga nästa steg i arbetet med e-förvaltningen men ett mer omfattande arbete som får bygga på resultatet i denna delrapport.

3 PM 3 (34) 1.3 Upplägg Kapitel 2 ger en systematiserad och avgränsad bild av ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med gemensamma kravspecifikationer och definierar själva föremålet för analys. Materialet bygger på tidigare delrapport om att utveckla och använda gemensamma kravspecifikationer och Vervas förstudie om arkitekturer och ramverk. Kapitel 3 beskriver kostnads- och nyttoanalys som metod med fokus på offentliga investeringar och IT-investeringar. Här diskuteras hur nyttor och kostnader identifieras, struktureras samt svårigheten med att värdera dessa. Vidare beskrivs hur metoden hanterar risker för att nyttan inte ska realiseras eller att kostnader ska öka samt olika typer av risker förknippade med offentliga IT-investeringar. I kapitel 4 appliceras kostnads- och nyttoanalys på ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med gemensamma kravspecifikationer och diskuterar med detta förväntade nyttor och kostnader samt risker. Kapitlet 5 summerar de viktigaste slutsatserna och lämnar några förslag.

4 PM 4 (34) 2 Ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk Arbete med arkitekturer och interoperabilitet är något som sker kontinuerligt inom olika delar av förvaltningen. Vilka insatser som sker och hur stora resurser som läggs ner är dock svårt att få en överblick över. Främst har man fokuserat på att utveckla den tekniska nivån och de tekniska förutsättningarna för interoperabilitet t.ex. genom standarder, rekommendationer, fastställda gränssnitt osv. Det egentliga behovet av att utbyta verksamhetsinformation har alltså inte löst, utan endast skapats grundförutsättningar i form av teknisk anslutning. Tekniska standarder och rättsliga föreskrifter utarbetas till exempel alltför ofta oberoende av varandra. Kännetecknande för dagsläget är att graden av standardisering är låg, att det saknas samordning och gemensam strategi, att användbarheten ofta är outvecklad, att incitamenten för att samarbeta inom förvaltningen och hitta gemensamma och billigare lösningar är svaga, att det saknas bra metoder för att mäta lönsamhet för offentliga investeringar, särskilt när flera aktörer ingår samt att lösningar utgår från tekniska möjligheter och tillgänglig programvara och inte utifrån användarbehov, verksamhet och ekonomi. Syftet med ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med gemensamma kravspecifikationer är komma tillrätta med dessa problem och på ett övergripande och kommunicerbart sätt samla förvaltningens gemensamma funktionella behov, uttryckt i form av kravspecifikationer på olika nivåer. Arkitekturen ska beakta behov ur ett organisatoriskt, rättsligt, semantiskt och tekniskt perspektiv och främja e-förvaltningen genom att stödja förbättrad interoperabilitet och samverkan inom offentlig förvaltning. Genom samverkan kring gemensamma kravspecifikationer är förhoppningen också att resurserna ska kunna utnyttjas mer effektivt. Arkitekturramverket i sin helhet ska bilda en länk mellan visionerna för en sammanhållen e- förvaltning och de konkreta lösningarna genom att på ett strukturerat sätt beskriva de aktuella behoven, kraven och funktionerna med utgångspunkt från olika intressenter. Arkitekturramverket utgörs av ett övergripande ramverk som utan tekniska referenser beskriver gemensamma, grundläggande principer för en samverkande e-förvaltning. Ramverket ska bygga på några givna utgångspunkter och beakta behov av interoperabilitet såväl mellan som inom olika skikt. Det ska vara ett stöd för att prioritera framtagningen av förvaltningsgemensamma kravspecifikationer inom olika behovsområden. Varje område omfattar funktioner som specificeras av paket med förvaltningsgemensamma kravspecifikationer. Dessa är hämtade från en generell bottenplatt bestående av samtliga kravspecifikationer. Kravspecifikationerna är grundläggande krav som specificerar funktionerna på ett sådant sätt och på en sådan detaljeringsnivå att efterfrågad funktionalitet och interoperabilitet kan säkerställas. De utgör underlag för olika typer av aktiviteter och metoder till stöd för införande och användning av specifika funktioner genom att speci-

5 PM 5 (34) ficera krav som de olika funktionerna måste uppfylla. Användarna av arkitekturramverket är offentlig förvaltning. Medborgarna är inte användare av kravspecifikationerna i sig utan av de funktioner som de tillämpas i. Kravspecifikationerna bör betraktas som en egen självständig dokumenttyp som inte har någon egen rättsverkan eller normstyrka utan bestäms av det sammanhang där de används eller refereras. De utgör ett stöd vid utvecklingen av produkter och tjänster men kan också fungera som strategiska verktyg för att förverkliga politiska mål. Kravspecifikationerna verkställs genom t.ex. bindande föreskrifter, rekommenderande vägledningar och riktlinjer, upphandlingar (ramavtal) och standarder och utgör grund när förvaltningens aktörer ska bygga funktioner. Beroende på användarnas behov, t.ex. att utbyta verksamhetsinformation, och de effekter man vill få ut av slutprodukten kan man behöva välja olika alternativ för verkställande och på så sätt erhålla olika normeringsgrad. Figur 1 visar en förenklad bild av denna process. Fokus för denna delrapport omfattar att kravspecifikationerna verkställts och inte förvaltningsaktörernas faktiska användning eller tillämpning i konkreta funktioner. Figur 1 förenklad bild av processen från ramverk till användning Ramverk Kravspecifikationer Verkställda kravspecifikationer Användning Kravspecifikationerna som finns på olika nivåer: rättslig, organisatorisk, semantisk, teknisk. De kan således vara av mycket olika karaktär, tas fram i olika syfte och med olika detaljkrav eftersom de berör olika funktioner, strukturer och system. För att data skall kunna tolkas som information behövs sammanhang, struktur och överenskomna definitioner av använda begrepp, den semantiska nivån. Den organisatoriska nivån handlar det om att tydliggöra och vid behov anpassa mål, roller, resurser och ansvar så att verksamhetsprocesser som är beroende av samband över organisationsgränser hänger ihop och fungerar smidigt och inte motverkas av oklara eller motstridiga organisatoriska förhållanden. Hit kan även ekonomiska samordningsbehov räknas. På den rättsliga nivån gäller det att alla berörda parter har ett rättsligt stöd för den samverkan som man behöver och avser att medverka i. Om det finns oförenliga regelverk, eller om rättsläget är oklart, så räcker det inte om de tekniska, semantiska och organisatoriska förutsättningarna för samverkan föreligger, samarbetet kan ändå inte sättas igång. Idag finns redan etablerade funktioner inom förvaltningen som bygger på gemensamma kravspecifikationer t.ex. genom implementering av ramavtalsupphandlingar. Användningen har dock inte alltid fått den förankring och spridning som har förväntats.

6 PM 6 (34) Några områden där vidare- eller nyutveckling av gemensamma kravspecifikationer efterfrågas är t.ex.: Säkert informationsutbyte (omfattande t.ex. transport, struktur, terminologi) elegitimationer (för individer och organisationer) eunderskrifter och estämplar Personliga informationstjänster (Mina Sidor) Funktioner för mottagning/utskick av myndighetsinformation Utformning av webbdialoger Säker lagring av information einköp (omfattande t.ex. eupphandling, ehandel, efaktura) Ledningssystem för IT-tjänster (ITIL, ISO/IEC 20000) Ledningssystem för informationssäkerhet (LIS, SS-ISO/IEC 17799:2005) Processen med att ta fram förvaltningsgemensamma kravspecifikationer handlar om att: 1. Kartlägg befintliga krav på olika områden och med olika normstyrka. 2. Identifiera behov av tillägg och förändringar i kravspecifikationerna genom omvärldsbevakning/analys. 3. Administrera och analysera förslag till tillägg och förändringar i kravspecifikationerna. Förankra behov internt och externt 4. Beställ och resurssäkra analys- och utvecklingsinsatser 5. Utveckla kravspecifikationer. Belys deras betydelse för utvecklingen av e-tjänstemarknaden och ta fram förslag på lämplig utformning och användning. 6. Fastställ kravspecifikationerna 7. Tillhandahåll kravspecifikationerna 8. Förvaltning och underhåll av kravspecifikationerna 9. Producera och aktivt sprida information samt förmedla kunskap om arkitekturen och kravspecifikationerna internt och externt. 10. Uppföljning av kravspecifikationernas effekter

7 PM 7 (34) 3 Kostnads- och nyttoanalys Inför beslut om att genomföra investeringar uppstår ofta ett behov av att bedöma lönsamheten, dvs. att ställa nyttoeffekter mot kostnader. Kanske för att investeringen innebär stora initiala kostnader som förväntas löna sig först på längre sikt. För ändamålet använder sig ekonomer av så kallad kostnadsoch nyttoanalys (cost benefit analys, CBA). I Sverige har analysmetoden använts som underlag för offentliga investeringsbeslut sedan mitten av 1960-talet. Den utvecklades främst för att välja ut de mest kostnadseffektiva eller samhällsekonomiskt mest lönsamma investeringarna 1. Användningen har ökat och idag tillämpas metoden inom en rad områden såsom investeringar i vägar, hälso- och sjukvårdssatsningar, miljöåtgärder och arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Metoden syftar till att bedöma och jämföra nettonyttan med olika alternativa förslag. Nettonyttan definieras som bruttonyttan minus kostnader för att åstadkomma nyttan. Bedömningen görs genom att identifiera, strukturera och värdera nyttoeffekter och kostnader för varje alternativ. Samtidigt tas hänsyn till osäkerhet i denna värdering och risker för att nyttoeffekterna inte ska realiseras eller att kostnaderna ska öka. För att avgöra om ett förslag är samhällsekonomiskt lönsamt förutsätts att förslaget är preciserat och avgränsat och att det finns åtminstone ett nollalternativ att jämföra med. Nollalternativet innebär vanligen att förslaget inte genomförs eller att man bara genomför det som är absolut nödvändigt, t.ex. för att svara upp till IT-politiska krav på tillgänglighet. Jämförelsen kan göras ur ett myndighetsekonomiskt och ett samhällsekonomiskt perspektiv. En myndighetsekonomisk lönsamhetskalkyl visar hur myndighetens resursanvändning och interna effektivitet påverkas till följd av förslaget. En samhällsekonomisk lönsamhetskalkyl vidgar perspektivet och omfattar effekter för medborgare, företag och för andra myndigheter, dvs. på hela samhällsekonomin. Man tar till exempel hänsyn till de effektivitetsförluster skattefinansiering medför i ekonomin. (Statskontoret 2004:29A) Ett förslag kan verka lönsamt om man bara ser till nettonyttan med ett enskilt förslag. En positiv nettonytta innebär att ett enskilt förslag är samhällsekonomiskt lönsamt men inte per definition att förslaget bör genomföras. Jämförelsen med ett annat förslag kan visa på en högre avkastning per investerad krona. Motsvarande resonemang gäller vid negativ nettonytta, dvs. ett förslag kan till synes vara minst kostnadseffektivt medan alternativa förslag resulterar i ännu större underskott. Analysen kan också användas för att följa upp investeringar och bedöma om de förväntade nyttorna har realiserats och motivera kompletterande insatser. 1 Hicks/Kaldor-kriteriet brukar tillämpas. Enligt detta kriterium är en åtgärd effektiv (ökar välfärden i samhället) om de som får fördelar av åtgärden rent teoretiskt kan överkompensera dem som får nackdelar, dvs. värdet av fördelarna överstiger kostnaderna. Kriteriet säger dock ingenting om fördelningen av resurserna är rättvis.

8 PM 8 (34) Värderingen av nyttor utgår från individers betalningsvilja och utrycks i möjligaste mån monetärt 2. Vid beräkningar försöker man ta med alla aspekter som kan räknas som nyttor eller kostnader till följd av förslaget, även kostnader för åtgärder som syftar till att säkra en realisering av nyttan, t.ex. utbildningsinsatser kring ett nytt system En del modeller begränsar analysen till att värdera de mest uppenbara och säkra nyttorna medan mer svårvärderade och osäkra bara nämns. I många fall kan det vara svårt att sätta ett pris på nyttor som bättre kvalitet, bättre miljö eller ökad säkerhet. Dessa svårvärderade nyttor står ofta för en stor del av den totala nyttan varmed en viktig del blir att synliggöra dessa. Detta gäller särskilt för IT-investeringar och investeringar inom det offentliga. Innan beräkningar sker bör det kontrolleras att alla nyttor finns med, att uppskattningen är rimlig, att nyttor inte förekommer dubbelt och att hänsyn har tagits till osäkerhet. Det finns olika och mer eller mindre teoretiska modeller för att genomföra en kostnads- och nyttoanalys. Generellt utgår alla från en gemensam bas som handlar om att: 1. Definiera syftet, definiera och avgränsa objektet, beskriv objektet (hur ser det ut idag, nuläget, och hur bör det se ut efter investeringen, börläget) 2. Identifiera, strukturera och värdera nyttoeffekter av förslaget 3. Identifiera och beräkna kostnader för förslaget, inkl. kostnader för att realisera nyttan 4. Bedöm förutsättningar och risker med investeringen dvs. för att nyttoeffekter och kostnader ska avvika från förväntat. 5. Beräkna nettonyttan för investeringen (förhållandet mellan nyttor och kostnader) 3.1 Nytta Nyttoeffekter kan uppstå på många olika sätt. Det är alla typer av positiva effekter som genereras till följd av något, t.ex. en investering eller en åtgärd. Det finns olika metoder för att identifiera dessa. Ett sätt är att utgå från dem som påverkas och studera vilka nyttoeffekter som uppstår för dem, t.ex. en enskild myndighet, medborgare eller företag. När nyttorna har identifierats ska de struktureras så att sambandet mellan dem framträder. En teknik för detta är den som används i PENG-modellen. Här utgår man från en nyttoeffekt och bryter ner den i mindre baserat på dess förutsättningar, dvs. vad som krävs för att den ska uppstå. På detta sätt blir det tydligt om alla nyttor är identifierade, samtidigt som de nyttor som uppstår för varje roll blir mer konkreta och lättare att värdera. 2 Effekter kan också vara negativa som att den personliga servicen minskar eller att det blir krångligare att ansöka om ett tillstånd. Dessa bokförs under kostnader.

9 PM 9 (34) När nyttorna har identifierats och strukturerats ska de värderas. Uppskattningen bör göras av dem som känner verksamheten bäst. För att underlätta värderingen kan nyttorna klassificeras i direkt, indirekta och svårbedömda, där osäkerheten är större ju svårare nyttan är att värdera. I PENG-modellen illustreras detta genom färgindelning. Ett alternativ till denna indelning är att uppskatta osäkerheten för de olika nyttorna och på så sätt få fram ett intervall för nyttans värde. Med direkta nyttor avses nyttor som syns direkt i form av minskade kostnader eller ökade intäkter. Indirekta nyttor är sådana som inte syns i budgeten som bättre service till medborgarna. Sådana som i förlängningen ger ökad nytta i form av t.ex. fler besökare. De svårvärderade nyttorna är t.ex. ökat anseende hos medborgarna eller ökad politisk måluppfyllelse, t.ex. vad gäller e-förvaltning. Det är nyttor som är svåra att sätta ett värde på eller visa leder till minskade kostnader men som med all sannolikhet ökar välfärden. Av dessa anledningar presenteras svårvärderade nyttor ofta separat. Genom att skilja på säkra och osäkra nyttor blir det lättare att avgöra hur möjliga de är att realisera samtidigt som man får en uppfattning om hur pass säker investeringen är som helhet. De nyttigheter som offentlig sektor producerar eller tillgången till dessa är ofta kollektiv. Kollektiva varor är sådana där det inte tillkommer någon kostnad för ytterligare konsumtion och där det inte går att utestänga någon från konsumtion, t.ex. försvar eller radiosignaler 3. Att kollektiva nyttigheter är svåra att värdera beror ofta på att de saknar marknadspris och att det är svårt att uppskatta individers betalningsvilja. Inte heller ger offentligproducerade nyttigheter som finansieras via skatter några signaler via prissystemet om produktionsvolymen är rimlig eller inte, dvs. om de som använder varan eller tjänsten också är beredda att betala vad den kostar att producera. Hur ska man då bedöma värdet av t.ex. en kvalitetsförbättring på en offentligt tillhandahållen tjänst som alla svenska medborgare kan ta del av men som varje individ värderar olika. Det finns olika metoder för att skatta ett pris på kollektiva varor; att ställa systematiska frågor, studera vilka val människor gör, studera de val som människor faktiskt gör, studera vad människor betalar för liknande tjänster eller titta på vad det kostat att uppnå liknande effekter i andra sammanhang. Värderingen är dock behäftad med problem. Ofta föreligger incitament att agera free-rider, s.k. snålskjutsincitament vilket leder till att den sanna betalningsviljan över- eller underdrivs. Den enskilde individen underdriver t.ex. den egna betalningsviljan om 3 Kollektiva varor är nyttigheter som kännetecknas av icke-exkluderbarhet och icke rivalitet, dvs. att det inte går att utestänga någon från konsumtion samt att marginalkostnaden för ytterligare konsumtion är noll. Att marginalkostnaden är noll innebär att det inte kostar något när ytterligare en individ konsumerar nyttigheten. Det finns olika grad av kollektiva varor där marginalkostnaden kan vara noll upp till en viss kvantitet eller mycket låg, eller att konsumenterna delvis kan stängas ute genom t.ex. åldersgräns eller medlemskap.

10 PM 10 (34) individen vet att summan måste betalas. Förhoppningen är att andra ska uppge en högre betalningsvilja och stå för finansieringen. Eftersom alla har samma incitament så kommer nyttigheten inte att produceras, trots att den sammanlagda betalningsviljan för förändringen är större än kostnaden. Om individen å andra sidan vet att någon annan ska betala så tenderar betalningsviljan att överdrivas och för mycket av nyttigheten att produceras eller utnyttjas. Det som är bäst för de enskilda aktörerna i en ekonomi är alltså inte alltid det som är mest effektivt för samhället. För att få till stånd samhällsekonomiskt effektiva nyttigheter måste formerna för finansiering organiseras. Det är t.ex. mest rationellt för en aktör inom förvaltningen att inte agera för att lösa ett förvaltningsgemensamt problem, utan att vänta på att andra ska lösa det. Antingen för att betalningsviljan är lägre än kostnaderna eller för att aktörerna inte lyckas hitta ett sätt att fördela kostnaderna för insatsen som motiverar aktörerna att delta. 3.2 Kostnad Det är viktigt att identifiera och värdera de huvudsakliga kostnaderna och riskerna för att de ska avvika, precis som det är för nyttorna. Många kostnads- och nyttoanalyser tar bara hänsyn till de operativa kostnaderna och ger därmed en felaktig bild av kostnadseffektiviteten. E-förvaltningsprojekt är t.ex. IT-intensiva till sin natur, vilket medför höga initiala kostnader. Insatser som innebär en hög grad av egenutveckling är mer resurskrävande samtidigt som riskerna är högre, medan standardlösningar är mindre kostsamma men kräver att verksamheten anpassas. Samtidigt tillkommer kostnader för att överkomma hinder för interoperabilitet på olika nivåer. För enskilda aktörer utgör stora initiala investeringarna och den tid det tar för att nyttan att realiseras ofta en för stor tröskel för att genomföra en satsning. Vid beräkning av lönsamheten måste man ta hänsyn till både det antal år som investeringen genererar i kostnader samt den tidslängd som investeringen ska gälla. Hur kostnader och nyttor ska fördelas när flera förvaltningsaktörer gör en gemensam satsning bygger ofta på vissa antaganden, t.ex. att alla gör lika stora besparingar eller får lika stora kostnader. Osäkerhet kring uppskattningen av kostnaderna kan skattas på samma sätt som nyttorna. Eftersom nyttor och kostnader från investeringar ofta inträffar över en längre tid uppstår det så kallade diskonteringsproblemet när dessa nyttor och kostnader ska värderas. Problemet handlar om hur effekter (monetära in- eller utbetalningar) som inträffar vid olika tidpunkter skall göras jämförbara, vilken ränta som ska användas för diskonteringen samt hur man ska beräkna det diskonterade värdet av nyttan av t.ex. rent vatten om tio år. Kostnader (liksom även nyttor) som uppstår långt fram i tiden är per definition mer osäkra.

11 PM 11 (34) Vidare värderas resurser efter deras bästa alternativa användning. I den samhällsekonomiska kalkylen ska man därför lägga till kostnader för mervärdesskatt och andra varuskatter. Likaså ska den så kallade överskottsbördan inkluderas i den samhällsekonomiska kalkylen. Överskottsbördan uppstår eftersom skattefinansieringen tränger undan konsumtion och minskar effektiviteten i samhället. Överskottsbördan är beroende av vilken skatt det gäller men brukar uppskattas till 30 procent. Överskottsbördan räknas på kostnaderna före mervärdesskatt på både det ökade och det minskade beloppet som ska skattefinansieras 4. Kostnaderna för e-investeringar kan delas in i tre kategorier. Utifrån dessa kategorier specificeras en kalkyl för analysobjektet som kompletteras med en liknande kalkyl för nollalternativet och eventuella andra alternativ. 1. Initiala investeringar för att skapa förutsättningar för verkställande (uppstartkostnader) Hårdvara: servrar, arbetsplatser, kringutrustning, nätverks och kommunikations infrastruktur Mjukvara: generell och uppgiftsspecifik Personal: utbildning, rekrytering, konsultinsatser Organisatoriska förändringar 2. Kostnader för verkställande (engångsinvesteringar i kapital) Hård- och mjukvara: systemsupport: servrar med programvara Utformning och framställning: personal eller konsultinsatser för detta inkl. samordning, kvalitetstester Kompatibilitet och integrering: insatser för att anpassa det gamla systemet till det nya t.ex. överföra eller integrera data eller utveckla befintligt system. Incitament för verkställande: kostnader för att aktörer ska implementera funktionerna (t.ex. startpaket för e-identifiering), subventioner, tillägg för merkostnader, ekonomisk kompensation till ansvarig aktör. 3. Kostnader för administration och underhåll (operativa kostnader) Underhåll och servicestöd (personal- och konsultkostnader för underhåll och servicestöd av hård- och mjukvara beroende på funktionens komplexitet) Uppgradering beroende på hur snabb utvecklingen är inom funktionens område så måste hård- och mjukvara uppgraderas) Uppdatering (information om funktionen på t.ex. webbportaler och dess utförande måste uppdateras och moderniseras kontinuerligt) 4 För mer om hur beräkningar av kostnader och nyttor se Räkna på lönsamhet! Vägledning för lönsamhetskalkyler vid statlig verksamhetsutveckling, Statskontoret 2004:29A

12 PM 12 (34) Säkerhetsfrågor (system, underhåll och uppgradering av system och bevakning av området) Marknadsföring och information: interna (förvaltningens personal) och externa (medborgare, företag) informationsinsatser (ta fram och sprida information inkl. tid för att ta del av information). Utbildning: interna (chefer och personal inkl.) och externa (medborgare, företag och konsulter) utbildningsinsatser (personaloch konsultinsatser, utbilda de som ska utbilda, planera och genomföra insatserna, inkl. tid för att delta i utbildning). Användningskostnader till följd av icke optimal utformning av varor och tjänster m a p användbarhet. 3.3 Osäkerhet och risk Ofta vet vi inte med fullständig säkerhet vilket utfall vi kommer att få i framtiden. Vi talar då om osäkerhet. Osäkerhet innebär att vi kan definiera och beskriva de möjliga utfallen men att vi inte kan skatta sannolikheten för dem. Om vi kan tilldela de möjliga utfallen sannolikheter talar vi om risk. Skillnaden mellan risk och osäkerhet ligger alltså i huruvida sannolikheten för olika utfall kan fastställas, varmed den förväntade nyttan eller den förväntade kostnaden kan beräknas. Den största risken med en investering är att de förväntade nyttoeffekterna inte uppstår eller att kostnaderna ökar. Nyttoeffekterna och kostnaderna bygger på vissa förutsättningar som att en programvara ska klara en viss uppgift eller att en ny maskin ska kunna användas i tio år. Genom att identifiera och analysera de risker som kan hindra nyttoeffekter från att uppstå eller få kostnader att öka, kan man sätta in åtgärder för att öka sannolikheten att nyttan ska realiseras och att kostnaderna ska följa plan. Detta görs i en riskanalys. Det finns olika sätt att göra en riskanalys. Tabell 1 visar en systematik som kan användas. För varje nyttoeffekt och kostnad identifieras olika risker. Därefter bedöms sannolikheten för att riskerna ska inträffa och konsekvenserna av att de inträffar. Till exempel att risken är 20 procent för att 30 procent av nytta x ska gå förlorad. Ett förväntat riskvärde skattas genom att multiplicera sannolikheten med konsekvensen och indexeras. För centrala nyttor med höga riskvärden säkras investeringens lönsamhet genom att sätta in åtgärder som minimerar sannolikheten att riskerna ska inträffa. Åtgärder som har en större förväntad nyttomaximering eller kostnadsminimering än kostnaden för åtgärden är motiverade. Förutom att klargöra prioriteringar och säkra investeringen ger riskanalysen oss kännedom om hur pass riskfylld investeringen är. Är 80 procent av den förväntade nyttan behäftad med stor risk är det viktigt att fokusera på åtgärder för att minimera den. Kostnaderna för planerade åtgärder tas med i kostnadskalkylen för investeringen.

13 PM 13 (34) Tabell 1 förslag till struktur för riskanalys Nyttoeffekt eller kostnad Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde: sannolikhet * konsekvens Åtgärd Kostnad För varje nyttoeffekt eller kostnad kan det finnas flera risker, t.ex. att ett nytt system inte uppfyller användarnas behov eller att en ny maskin inte används, att budgeten plötsligt skärs ner p.g.a. politiska omprioriteringar eller att ett system blir omodernt tidigare än väntat. Risker förknippade med e-förvaltningsprojekt kan delas in i olika kategorier. När det gäller IT-investeringar minskar som regel riskerna vid högre grad av standardisering. Politiska risker Politiskt stöd saknas för investeringen och projektet avbryts, försenas, ändrar omfattning, ändrar inriktning, får tilläggsdirektiv, får oväntade nedskärningar i budgeten (för deltagande myndigheter eller för hela eller delar av projektet) eller viktiga aktörer hoppar av. Risken är särskilt relevant i samband med val och kan leda till att hela kostnads- och nyttobilden förändras. Organisatoriska risker Deltagande aktörer inom förvaltningen eller anställda hos enskilda förvaltningsaktörer motverkar förändringsarbetet och förseningar uppstår. Risken är särskilt stor vid personalbesparande projekt (p.g.a. oro att förlora arbetet) men kan också bero på allmänt motstånd mot förändringar. Om projektet innebär att de anställdas arbetsuppgifter förändras med automatisering, nya maskiner, program och rutiner, kan det medföra förseningar på grund av att de anställda motsätter sig att tid läggs på att lära sig de nya uppgifterna. Alla aktörer inom förvaltningen kanske t.ex. inte ser nyttan med en gemensam satsning utan hellre använder egna lösningar. Dessa risker kan leda till förseningar, ökade interna investeringskostnader och minskade nyttoeffekter för t.ex. personalbesparingar. Användarrisker Om användarna av ett nytt system (både anställda inom förvaltningen, medborgare och företag) inte tar sig an och tillämpar det kan nyttoeffekterna från projektet minska. Detta kan bero på dåliga IT- och datakunskaper, säkerhets- och integritetsaspekter, långsam Internet-uppkoppling, outvecklade betaltjänster, dålig tillgång till Internet. Risker med teknisk utveckling Nya standarder och protokoll utvecklas hela tiden och webbplatser blir snabbt omoderna. Dessa förändringar kan göra den ursprungliga investeringen föråldrad och medföra ytterligare kostnader för att modernisera och uppgradera.

14 PM 14 (34) Leverantörsrisker Inom IT-branschen sker ständiga förändringar och risken för att företag ska försvinna från marknaden p.g.a. konkurs eller förvärv är stor. I och med detta finns en risk att mjukvara och tjänster förknippade med det som köpts in externt och som används i e-förvaltningsprojekt försvinner från marknaden. Detta medför ökade kostnader för underhåll, utveckling och support, alternativt ny mjukvara och kostnader förknippade med att implementera den. Risker vid implementering Nyckelpersoner får förhinder och kan inte medverka, problem med finansiering, deadline för ett delprojekt klaras inte och får konsekvenser för det fortsatta arbetet, budgeten överskrids. Ofta tar man inte tillräcklig hänsyn till sådant som kan gå fel i ett projekt. Det kan vara fråga om att kostnader och tidsåtgång har underskattats eller att möjligheterna med ett nytt system har överskattats. Detta kan leda till att kostnaderna för en investering ökar och att nyttoeffekterna fördröjs. Risker med överdriven tilltro Tilltron till fördelarna och möjligheterna med IT och nya verksamhetssystem har en tendens att förstoras, särskilt av dem som har något att tjäna på att de införs. Erfarenheter från ett misslyckande kan få konsekvenser och hämma investeringar i liknande framtida projekt. Det är därför viktigt att se till användarnas och verksamhetens behov och skapa en samsyn kring vad som är viktigt att uppnå för att realisera nyttan.

15 PM 15 (34) 4 Ekonomiska effekter av ett förvaltningsgemensamt ramverk Syftet med denna analys är att övergripande identifiera nyttor, kostnader och risker förknippade med att genomföra en centralt samordnad insats för att utveckla och använda ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med gemensamma kravspecifikationer i jämförelse med nollalternativet, dvs. att inte göra en centralt samordnad satsning. För att kunna genomföra en fullständig kostnads- och nyttoanalys är det viktigt att alternativen är tydligt definierade och avgränsade. Detta har inneburit vissa svårigheter eftersom den centralt samordnade insatsen inte är mera specificerad och eftersom det saknas överblick över de insatser som sker i dagsläget och kostnaderna för dessa. En stor del av nyttorna är dessutom svårvärderade till sin karaktär då insatsen handlar om att skapa förutsättningar för interoperabilitet och samverkan. Av dessa anledningar uppskattas inga värden på nyttor och kostnader i denna analys. Detta bör göras som ett nästa steg i arbetet med förvaltningsgemensamma kravspecifikationer. Resultatet nedan ger en helhetsbild över potentiella nyttoeffekter och tänkbara kostnader som insatsen medför. Nyttorna med insatsen uppkommer nästan uteslutande för förvaltningen internt och presenteras därför endast med avseende på förvaltningen. Högre nytta för medborgare och företag uppkommer främst när kravspecifikationerna senare används i konkreta funktioner inom förvaltningen. Potentiella kostnader för ett arkitekturramverk med kravspecifikationer presenteras i en lista, Tabell 2, medan kostnader för nollalternativet behandlas mer kortfattat. Eftersom inga värden har skattats presenteras inte heller någon myndighetsekonomisk och samhällsekonomisk kalkyl. 4.1 Nyttor med ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk E-förvaltningen bygger på bättre samverkan inom förvaltningen. Detta kräver effektiv kommunikation och informationshantering mellan aktörerna. Ramverket bidrar till att skapa förutsättningar för detta genom att ge en överblick över förvaltningens struktur, funktioner, länkar, tillämpade standarder, system, behov, brister och styrkor. Överblicken gör det möjligt att undvika att samma eller liknande arbete görs på flera ställen samtidigt som kostnader och viktiga prioriteringar blir synliga och det blir möjligt att se sammanhang och nya utvecklingsmöjligheter (nya tjänster, integration, automatisering). Ramverket konkretiserar på detta sätt arbetet med interoperabilitet, skapar ett forum för samverkan kring e-förvaltningen och formulerar strategin för det fortsatta arbetet. Ramverket ger till sin konstruktion också möjlighet för större utrymme åt de rättsliga, semantiska och organisatoriska aspekterna till skillnad från de tekniska aspekterna som

16 PM 16 (34) hittills getts störst utrymme. För att åstadkomma fungerande funktioner behöver hänsyn tas till interoperabilitet på samtliga alla nivåer. Detta medför att ramverket ökar förutsättningarna för att identifiera hinder för samverkan och skapa långsiktiga och behovsanpassade lösningar. Överblicken med struktur, funktioner, länkar, tillämpade standarder m.m. bidrar till att skapa bättre underlag för beslut genom att tydliggöra hinder för samverkan, behov och brister och ger större kontroll över resurserna. De områden som behöver prioriteras blir tydligare, t.ex. lagstiftning som behöver ses över eller säkerhetsaspekter som måste lösas. Detta bidrar direkt till en snabbare utveckling av gemensamma funktioner och i förlängningen av e-förvaltningen. Den centrala funktionen blir ett forum för samverkan kring gemensamma kravspecifikationer inom förvaltningen och en hjälp, stöd och rationalisering för dem som arbetar med dessa frågor inom enskilda myndigheter. Genom samverkan harmoniseras arbetssätt, metoder och verktyg inom förvaltningen samtidigt som ramverket bidrar till en struktur i arbetet med interoperabilitet. På detta sätt främjas en minskad flora av produkter och tjänster inom förvaltningen med ökad enhetlighet och användarvänlighet för medborgare och företag. Ramverket med gemensamma kravspecifikationer blir ett verktyg för att skapa en enhetlig förvaltning som i sin tur uppfattas som mer rättvis och demokratisk. I dagsläget utgör stora initiala kostnader en stor risk för en enskild aktör att gå i bräschen och vara drivande i utvecklingen. Genom att samordna arbetet kring gemensamma funktioner ökar aktörernas incitament att samarbeta för att sänka utvecklingskostnaderna för gemensamma funktioner. Detta medför att riskvärdet för en enskild aktör minskar, eftersom lägre resurser behöver satsas. Möjligheten till sänkta kostnader medför också att fler aktörer kommer att finna det lönsamt att delta i en samordnad insats eftersom fler kommer att ha en betalningsvilja som överstiger kostnaden för insatsen. Med fler deltagare ökar också den förväntade nyttan av insatsen eftersom antalet möjliga länkar mellan aktörerna ökar exponentiellt med antalet aktörer. Detta gäller både för ramverket och för de konkreta funktioner som kravspecifikationerna sedan verkställs i. Fler aktörer som samverkar kring en lösning blir sannolikt även mer hållbar på lång sikt eftersom sannolikheten att icke interoperabla lösningar ska utvecklas och bli standard minskar ju fler aktörer som deltar. Ju fler aktörer som väljer ett alternativ, desto mindre rationellt blir det att välja ett annat alternativ som inte fungerar ihop med det andra. När förvaltningen agerar som en enhet ökar möjligheterna att få en starkare roll gentemot leverantörer, vilket torde leda till bättre avtal. Samverkan torde också leda till större inflytande i standardiseringsprocessen, t.ex. på den semantiska nivån. Detta medför att de lösningar som förvaltningen tilllämpar kan få ökad spridning och betydelse på marknaden.

17 PM 17 (34) En av förhoppningarna med satsningen är att förvaltningens resurser ska leda till lägre kostnader. Detta kan innebära lägre kostnader för IT, samordning, verksamhetsutveckling och insatser för interoperabilitet som t.ex. att insatser som överlappar varandra minskar. Enskilda aktörer inom förvaltningen behöver sannolikt lägga färre resurser på att utreda kravnivåer för den egna verksamheten, dvs. bevaka verksamhetsutveckling, standardiseringar och prioriteringar inom och utom förvaltningen (omvärldsanalys). Ramverket kommer att ge vägledning i vilka utvecklingsinsatser för interoperabilitet (t.ex. standarder) som bör prioriteras och vad som kan förväntas av aktörerna i framtiden. Därmed skapas incitament för utvecklingsinsatser som är hållbara på lång sikt. Genom att aktörerna slipper finna egna lösningar kan de koncentrera sig på att utveckla det unika och välja tilläggstjänster (särskilt inom kommunal verksamhet). Ett exempel är e-id som är ett långsiktigt alternativ till att utveckla ett eget system för identifiering med pinkod eller lösenord. Nollalternativet består som beskrivs i kapitel 4.2 av icke samarbetande arkitekturinsatser som visserligen är målinriktade och syftar till att lösa specifika problem men som i sin tur passar dåligt med varandra. Dessa specifika insatser kommer sannolikt att minska på de områden som täcks av gemensamma kravspecifikationer, områden där det idag förekommer överlappande arbete. Följden blir att kostnaderna för att förse förvaltningen med produkter och tjänster för gemensamma funktioner sjunker. Detta kan ske genom att det skapas förutsättningar till lägre kostnader för upphandlingar och licenser t.ex. genom användandet av öppen källkod. Det krävs dock att de enskilda aktörerna finner det rationellt att välja det samordnade alternativet. I Figur 2 nedan visar en ansats till en så kallad nyttostruktur över potentiella nyttor av ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med gemensamma kravspecifikationer. För varje huvudnytta visas nyttoeffekter på olika nivåer som krävs för att de ska uppnås. Nyttostrukturen hjälper till att belysa vad som är viktigt att fokusera på. Figuren är ingen en fullständig nyttostruktur utan är en början på ett fortsatt arbete. Till exempel har inte nyttorna länkats ihop och nyttornas nivåindelning skulle behöva behandlas vidare. Ibland är det också svårt att avgränsa vad som är nyttor av ramverket och kravspecifikationerna och vad som är nyttor i nästa led, dvs. när de publicerade kravspecifikationer används av förvaltningens aktörer i specifika funktioner. I enlighet med PENG-modellen läses bilden från vänster till höger med hjälp av verbet kräver och från höger till vänster med hjälp av verbet ger.

18 PM 18 (34) Figur 2 - Förvaltningsinterna nyttor med ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med gemensamma kravspecifikationer Kräver Ger Lägre kostnader för licenser Färre olika licenser Mindre flora av produkter och tjänster inom förvaltningen. Större enhetlighet i fö lt i Större inflytande över standardiseringsprocessen i förhållade till marknaden (särskilt m a p semantiska nivå) Lägre kostnader för utveckling av e- förvaltningen. Lägre kostnader Lägre kostnader för: IT Samordning Verksamhetsutveckling Interoperabilitet Utreda kravnivåer E-förvaltningen Omvärldsanalys Möjlighet att utnyttja skalfördelar inom förvaltningen Lägre kostnader för upphandlingar när stora delar av kraven är gemensamma Ökad harmonisering av arbetssätt, metoder och verktyg inom förvaltningen Kravspecifikationer tas fram strukturerat och i rätt ordning Billigare licenser Bättre upphandlingar Ökad samverkan kring grundfunktioner Färre överlappande insatser för interoperabilitet Större styrka gentemot leverantörer Enklare och billigare att göra myndighetsspecifika upphandlingar Större delaktighet - skapar förutsättningar hänsyn till hela förvaltningens behov. Mer långsiktiga investeringsbeslut Ökade incitament för samverkan inom förvaltningen. Ökade incitament för att satsa på interoperabilitet inom förvaltningen. Färre egna lösningar - aktörerna kan koncentrera sig på tilläggstjänster. Bättre vägledning i vilka utvecklingsinsatser för interoperabilitet (t ex standarder) som bör prioriteras. Effektivare standardiseringsprocess Lägre kostnader för att anpassa produkter och tjänster till förvaltningens behov. Lägre kostnader för konsulter (för val av grundkrav och utveckling av dessa) Ökad samsyn kring förvaltningens syfte med funktioner och krav Forum för samverkan kring frågor gällande e- förvaltning Bättre samverkan inom förvaltningen Bättre förutsättningar för internationell interoperabilitet

19 PM 19 (34) Fortsättning Figur 2 - Förvaltningsinterna nyttor med ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med gemensamma kravspecifikationer Bättre förutsättningar för en enhetlig förvaltning Effektivare kommunikation och informationshantering mellan myndigheter Bättre överblick över förvaltningen (struktur, funktioner, länkar, standarder, system, behov, brister, styrkor och sammanhang). Bättre förutsättningar för interoperabilitet inom förvaltningen och med samhällets övriga aktörer Mer effektiv samverkan och kommunikation med aktörer utanför förvaltningen. Färre legala hinder för samverkan inom förvaltningen/ Bättre överblick av de legala möjligheter för samverkan Bättre förutsättningar för nya tjänster, integration och automatisering Mindre överlappande arbete inom förvaltningen. Bättre tillgång till information om krav på interoperabilitet och förändringar i omvärlden Bättre förutsättningar för långsiktigt hållbara lösningar inom förvaltningen Bättre förutsättningar för styrning Bättre förutsättningar för e-förvaltningen Tydligare underlag för beslut. I och med att ramverket är ett verktyg för att se var det brister, strukturera upp problem, planera insatser och göra prioriteringar. T ex hur ska identifieringen gå till, hanterar vi säkerheten, vad säger PUL? Tydligare prioriteringar Tydligare normgivningsverktyg. För att t ex få bort användadet av pinkoder och se till att beslut verkställs. Bättre överblick över förvaltningen (struktur, funktioner, behov, brister, styrkor) Större kontroll över resurserna Bättre grund för samverkan kring gemensamma funktioner och e-frågor Kostnader och resursåtgång för arbetet med arkitekturer och kravspecifiaktioner blir mer synliga Ökad enhetlighet i kvalitets- och säkerhetskrav. Harmonisering av arbetssätt, metoder och verktyg inom förvaltningen Ökat anseende hos medborgarna Ökad politisk måluppfyllelse map e- förvaltningen

20 PM 20 (34) 4.2 Kostnader för ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk Arbetet med interoperabilitet pågår sedan länge i många stora myndigheter och inom andra sektorer. Denna utveckling kommer sannolikt att fortsätta och öka kontinuerligt i framtiden oavsett om det sker en centralt samordnad insats för ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk eller inte. Detta innebär ökade kostnader vilket illustreras av den streckade linjen i Diagram 1 nedan. Kostnaden för detta nollalternativ är dock svår att uppskatta eftersom en stor nackdel just är att det saknas överblick över vilka aktiviteter som sker och hur mycket resurser som läggs ner. Det är fråga om många icke samarbetande och i vissa fall överlappande arkitekturinsatser och insatser för interoperabilitet. De är visserligen målinriktade och syftar till att lösa specifika problem men passar per automatik inte ihop, även om de är konkreta och har ett tydligt syfte i sig. Eftersom insatser syftar till att möta behov där de uppstår blir de inte optimala ut ett förvaltningsperspektiv. Anledningen är att insatserna anpassas runt övergripande problem, t.ex. rättsliga hinder och tar dessa som gällande förutsättningar, snarare än att samtidigt försöka lösa dem. Anledningar till detta kan vara att aktörerna saknar tid, mandat, resurser eller incitament att förändra. Resultatet blir att grundläggande hinder för interoperabilitet stadfästs, samtidigt som vi får olika lösningar på liknande problem som inte passar ihop med varandra och kanske dessutom bygger på skilda tolkningar av grundförutsättningar som personuppgiftslagen. Genom en centralt samordnad insats främjas möjligheten att ta hänsyn till grundläggande problem för interoperabilitet och finna lösningar som fungerar åt alla håll. Kostnaderna för ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med kravspecifikationer varierar över tid och är till stor del beroende av vilken ambitionsnivå som väljs. Under förberedelsefasen handlar kostnaderna om att kartlägga existerande gemensamma kravspecifikationer och standarder, behov av ny- och vidareutveckling samt hinder för interoperabilitet på olika nivåer. Samtidigt tas förslaget till arkitekturramverk, grundläggande områden för ny- eller vidareutveckling av gemensamma kravspecifikationer och en modell för finansieringen fram. Detta illustreras av den svarta kurvan i Diagram 1 som ökar från en nuvarande nivå för att plana ut inför verkställandet. Under verkställandefasen ökar kostnaderna märkbart. Här är det dock viktigt att se merkostnaden för insatsen i relation till de förväntade nyttorna och möjligheten till långsiktigt lägre kostnader för administration och underhåll samt förbättrad interoperabilitet. De höga kostnaderna under verkställandet är engångsinvesteringar för att upprätta ramverket, ny- och vidareutveckla gemensamma kravspecifikationer inom några grundläggande områden, skapa en webbplats med webbtjänst för att lämna förslag samt en öppen katalogtjänst, etablera en förvaltningsgemensam samordnings- och rådgivningsfunktion (arkitektkontor), sprida och förankra information om

21 PM 21 (34) arkitekturen och kravspecifikationerna internt och externt samt genomföra utbildningsinsatser internt och externt. I slutet av verkställandefasen avtar kostnaderna och vi går in i administrations- och underhållsfasen. Administrations- och underhållsfasen handlar om att kontinuerligt identifiera behov och utveckla kravspecifikationerna vilket kan medföra tillfälliga kostnadsökningar. Fasen innebär också att bevaka IT-standardisering, handlägga förslag till nya kravspecifikationer, följa upp kravspecifikationer, främja samverkan, vägleda förvaltningen, sprida information och administrera arkitektkontoret. De initialt högre kostnaderna under administrationsoch underhållsfasen består av justeringar och insatser för att säkerställa tillämpning. En mer utförlig lista över potentiella kostnader för ett arkitekturramverk med kravspecifikationer visas i Tabell 2. Tabell 3 visar potentiella kostnader som uppstår hos förvaltningens olika aktörer till följd av insatsen. Dessa uppstår under alla faser men syns inte i Diagram 1. De kan vara t.ex. kartlägga egna länkar, funktioner och behov, delta i samverkan och arbetet kring ramverket och kravspecifikationer, bevaka kravspecifikationer, delta i utbildning. Diagram 1 Utvecklingen av kostnader för ett förvaltningsgemensamt arkitekturramverk med kravspecifikationer (svart) respektive för nollalternativet (streckad). Kostnad Verkställande Förberedelse Administration och underhåll Fas 1 Fas 2 Fas 3 Tid

22 PM 22 (34) Tabell 2 Kostnader för utveckling och administration av ramverket Initiala investeringar (kostnader för att skapa förutsättningar för verkställande) Kartlägg existerande gemensamma kravspecifikationer och behov av nyoch vidareutveckling, hinder för interoperabilitet på respektive nivå samt länkar mellan förvaltningens aktörer och till externa aktörer. Ta fram förslag till arkitekturramverk och grundläggande områden för nyeller vidareutveckling av gemensamma kravspecifikationer. Ta fram förslag till organisation (inkl. finansieringsmodell), process, behov av samverkan och fördelning av ansvar i arbetet med att ta fram och förvalta arkitekturramverket och kravspecifikationerna. Ta fram en modell för fördelning av kostnader i samband med utveckling och verkställande av gemensamma kravspecifikationer. Utred effekterna av verkställandemetod m a p normnivå. Behövs nytt verktyg? Samverkan med olika aktörer Kostnader för verkställande (engångskostnader) Delta i samverkansforum för att ta fram arkitekturramverket och grundläggande gemensamma kravspecifikationer. Utveckla arkitekturramverket med existerande gemensamma kravspecifikationer samt funktioner med behov av gemensamma kravspecifikationer. Ny- och vidareutveckla grundläggande gemensamma kravspecifikationer (inkl. remiss och kvalitetssäkring). Utveckla hemsida med webbtjänst för att lämna förslag samt öppen katalogtjänst. Publicera befintliga förvaltningsgemensamma kravspecifikationer. Etablera förvaltningsgemensam samordnings- och rådgivningsfunktion med uppgift att publicera gemensamma kravspecifikationer, vägled den svenska förvaltningen i valet av standarder som kan ingå i kravspecifikationerna. Hjälp till att prioritera de områden där myndigheter och standardiseringsorgan aktivt bör medverka i utvecklingen av standarder. Bevaka IT-standardisering och aktuella standardiseringsprojekt Ta fram information om arkitekturen samt sprida och förankra den internt och externt. Genomför utbildningsinsatser för förvaltningen internt och externt för konsulter och företagsrepresentanter (initial information) Samverkan med olika aktörer