PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDS- STYRELSEMÖTE I SVEROK

Transkript

1 PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDS- STYRELSEMÖTE I SVEROK MÖTE NUMMER: 2/2014 MÖTESDATUM: FÖREGÅENDE MÖTE: Vid protokollet, Justeras, Johan Groth Mötessekreterare Rebecka Prentell Justerare 1(85)

2 DAGORDNING 3. Formalia Antagna föreningar Rapport: Statistik, Rapport: Ekonomi Rapport: Svenska E-sportcupen Grand Final 2013 en översikt Rapport: Externfinansiering 2013 (helår) Diskussion: Hantering av Sveroks IT-system Slutrapport: Spellovet Slutrapport: E-sportsatsningen Beslut: Arbetsstruktur i förbundsstyrelsen Beslut: Mötesschema Beslut: Attesträtt Beslut: Fördelning av Överskjutande bidrag Beslut: Förbundsstyrelsens ansvarsområden Beslut: Ramar för distriktsutredningen (85)

3 3. FORMALIA HANDLINGAR Röstlängd Adjungeringsformer Dagordning (sidan 2) MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa röstlängden till Rebecka Prentell, förbundsordförande, Alexander Hallberg, vice förbundsordförande, Johan Groth till förbundssekreterare, Andreas Bogatic, förbundsstyrelseledamot, Charles Metzmaa, förbundsstyrelseledamot, Chris Jonasson, förbundsstyrelseledamot, Elaine Boström, förbundsstyrelseledamot, Emil Forslund, förbundsstyrelseledamot, Linnea Risinger, förbundsstyrelseledamot. Ingen var frånvarande förklara mötet beslutsmässigt välja Alexander Hallberg till mötesordförande välja Johan Groth till mötessekreterare välja Rebecka Prentell till justerare adjungera Jenny Petersson (kanslichef) som funktionär fastställa dagordningen anta nya medlemsföreningar (se egen protokollspunkt) gå igenom beslut i verkställande utskottet (rapportpunkt som normalt ej dokumenteras i protokollet) ratificera beslut som tagits per capsulam (inga beslut tagna, se egna protokollspunkter när de förekommer) gå igenom och uppdatera uppdragslistan (rapportpunkt som ej dokumenteras i protokollet) lägga bilagda rapporter till handlingarna (se egna protokollspunkter). KOMMENTAR Mötet avslutades efter att alla ärenden på dagordningen behandlats. 3(85)

4 ADJUNGERINGSFORMER PERSONER KAN ADJUNGERAS SOM Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet. 4(85)

5 4. ANTAGNA FÖRENINGAR ANTAGNA FÖRENINGAR Rad.. Namn... Sätesort... Län 1... DaLANa... Orsa... Dalarnas län 2... Swolo... Kungsbacka... Hallands län 3... The Gray Wardens... Jönköping... Jönköpings län 4... Babels Torn... Lund... Skåne län 5... GH4 SK... Lund... Skåne län 6... B3 Spelförening... Lund... Skåne län 7... Gislövs Nörd Company... Trelleborg... Skåne län 8... Nir and the gang... Malmö... Skåne län 9... Skånes Söner... Höör... Skåne län Scandinavian Open... Stockholm... Stockholms län Slevsällskapet... Stockholm... Stockholms län Järna Hird... Södertälje... Stockholms län Åva esports Society... Täby... Stockholms län Ichi, Ni, San, GO!... Stockholm... Stockholms län DoF Spelförening... Stockholm... Stockholms län Signhammer... Stockholm... Stockholms län Katrineholms Night's Watch vänner... Katrineholm... Södermanlands län Bakom Krönet... Eskilstuna... Södermanlands län Gimo episka rollspelsförening... Östhammar... Uppsala län Artillerigillet för Spel och Äventyr... Uppsala... Uppsala län E-Sport Uppsala... Uppsala... Uppsala län SkuggSagor... Umeå... Västerbottens län Skellefteå Airsoft... Skellefteå... Västerbottens län Power Grid Umeå... Umeå... Västerbottens län Kongliga Elfsborghs Regementes Caroliner.. Göteborg... Västra Götalands län Värdshusföreningen Spruckna kruset... Göteborg... Västra Götalands län Orion... Göteborg... Västra Götalands län Christoffers fantastiska spelförening... Göteborg... Västra Götalands län Norrköpings Pokémonförening... Norrköping... Östergötlands län 5(85)

6 5. RAPPORT: STATISTIK, Av Emma Ström, föreningsutvecklare, med hjälp av Johan Söderberg, systemutvecklare På uppdrag av förbundsstyrelsen har data samlats in och sammanställts inför styrelsemötet januari Den hittills efterfrågade statistiken med specifikationer ser ut som följer: 1) antalet föreningar per den 31 december vs år, tabell och linjediagram 2) antalet föreningar per månad vs år, linjediagram 3) antalet nyregistrerade och avregisterade föreningar per år, tabell 4) antalet nyregistrerade och avregistrerade föreningar per månad, diagram 5) antal föreningar i var och en av följande grupper: 0-10, 11-50, , , medlemmar, stapeldiagram med en stapel i varje kategori per år 6) antal föreningar inom varje verksamhetsgren, stapeldiagram med en stapel i varje kategori per år 7) antalet medlemmar per den 31 december vs. år, tabell och linjediagram 8) antalet medlemmar per månad vs år, linjediagram 9) vårt statsbidrag i kronor per år vs år, samt procentdelar av det totala statsbidraget som utgår till Sveriges ungdomsorganisationer, tabell och linjegraf 10) sammanställning grundbidrag och medlemsbidrag vs. år, tabell 11) antal träffar och unika besökare på webbplatsens olika delar vs år, linjediagram 12) antal användare på wiki och hitta vs år, linjediagram Insamling av data har skett främst via statsbidragsansökningar och databasen. Den senare har dock vissa begränsningar som gör att äldre års siffror påverkas då föreningar tas bort idag, vilket har inneburit att siffror från och med 2010 kan användas direkt ur databasen medan allt äldre behöver kontrolleras via statsbidragsansökningar eller gamla statistikrapporter. Detta har gjort att parametrar för framtagna data från äldre dagar inte alltid är kända. Data som är årsknuten i presentationen kan visas i sin helhet först då rapportering för statsbidragen skett, vilket innebär från och med 1 september varje påföljande år. Pågående år är därför inte komplett. I vissa fall har ackumulerade data angivits, vilka kommer att uppdateras löpande, och är att betrakta som referenspunkter relativt tidigare års totalsummor ( hur ligger vi till jämfört med tidigare år? ) snarare än avslutade data. T ex har en månadsvis jämförelse för föreningsantal samt medlemsantal lagts till på begäran. ACKUMULERINGSDATUMET FÖR DATA I DEN HÄR RAPPORTEN VAR (85)

7 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Antal föreningar... 8 Antal medlemmar Ny- och avregistrerade föreningar Föreningsstorlek Verksamheter Statsbidrag Föreningsbidrag Träffar på hemsidan Träffar på wiki, hitta och forum (85)

8 ANTAL FÖRENINGAR Antal föreningar baseras på det totala antal föreningar som minst rapporterat 5 resp 3 (fr o m 2013) medlemmar oavsett åldersgrupp. OBS att fullständig rapportering eller avklarad 60%-gräns alltså inte krävs. Detta för att bättre spegla antal aktiva föreningar i Sverok än vad statsbidragssiffran (som kräver full rapportering) visar. Redovisningen per månad har inkluderats från och med 2011 för att visa på trender under bidragsårets gång (notera att bidragsåret går från 1 jan till 31 aug året därpå). Tidigare år i grafen för totalt antal föreningar per år anger föreningar som rapporterats som verksamma senast 31 december för respektive verksamhetsår (även om rapporteringen i sig skedde senare). År Antal förening ar År Antal förening ar (85)

9 Den högre ingångssiffran för antal föreningar vid de första månaderna för 2012 än samma månader 2011 förmodas bero på att online- och återregistrering av medlemmar tagit fart och annonserats runt årsskiftet. Ett smidigare sätt att få in medlemmarna för året har varit önskat av många föreningar och de som hört av sig och fått instruktioner i återregistreringsfunktionen har varit mycket nöjda. Ytterligare något som kan ha gett lite effekt är att året öppnades tidigare 2012 än det gjorde För 2013 håller trenden med ett högt antal föreningar som rapporterat minst tre medlemmar tidigt, med stor sannolikhet baserat på starta.sverok.se (kriteriet för starta.sverok.se var att en förening som antas ska vara fullständig för statsbidragsansökan från och med antagningstillfället). Det är tydligt att det är lättare för föreningar att ansluta sig till Sverok genom det digitaliserade systemet än via tidigare pappersblanketter, och som synes i grafen fortsätter föreningsantalet att stiga högre än tidigare år även under våren. 9(85)

10 ANTAL MEDLEMMAR Totalt antal medlemmar baseras på det totala antalet rapporterade medlemmar oavsett åldersgrupp, ur föreningar godkända för statsbidrag. Barn- och ungdomsmedlemmar är det antal medlemmar som rapporterats i åldersgruppen 7-25 år resp 6-25 år ur samma föreningar. En redovisning per månad har inkluderats från och med 2011 för att visa på trender under bidragsårets gång (notera att bidragsåret går från 1 jan till 31 aug året därpå). Tidigare år anger antal angivna medlemmar 31 december för respektive verksamhetsår (även om rapporteringen i sig skedde senare). 10(85)

11 År Totalt Medlemsantal i förbundet Barn- och ungdomsmedlemmar (antal) Barn- och ungdomsmedlemmar (%) % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % 11(85)

12 Medlemsantal per månad Grafen har inkluderats på begäran, i syfte att visa på trender kring när på året föreningarna rapporterar. Notera att skillnader mellan åren kan bero på vid vilka tillfällen en eller flera av förbundets största föreningar rapporterar, och inte nödvändigtvis på någon extern insats. Den stora skillnaden i siffror mellan 2011 och 2012 har med stor sannolikhet sitt ursprung i onlineföreningarna. Under 2010 ökade antalet onlineföreningar stort och bidrog till en enorm medlemsökning då dessa snabbt växte sig mycket stora. Livslängden för en sådan förening visade sig dock vara kortare än genomsnittet, förmodligen därför att trenderna online tenderar att gå snabbare än i det fysiska rummet utifrån intensitet och engagemang. Då de stora föreningarna tappade fart, tappade de också i medlemsantal och ett antal stora onlineföreningar lades ned eller slogs ihop under De största föreningarna som finns kvar idag har lägre medlemssiffror än under En separat analys av medlemstappet 2013 har gjorts för styrelsens diskussion i ämnet tidigare under hösten. Värt att notera är att varken Playnation, Playstar eller Games4u har rapporterat färdigt för 2013 och att döma av tidigare års rapportering bör vi kunna förvänta oss medlemmar från de tre tillsammans, som minst. 12(85)

13 NY- OCH AVREGISTRERADE FÖRENINGAR Notera att föreningar som riksmötet beslutade skulle avregistreras på grund av inaktivitet avregistreras 1 februari. Data för 2013 presenteras när antagningen för året är klar, dvs då de ansökningar som inkom 2013 men behövde kompletteras blir klara, dock senast 1 februari Månadsvis redovisas dock för färdiga månader. Tidigare år anger antal ny- och avregistrerade föreningar 31 december för respektive verksamhetsår. Per år Per år Nyregistrerade Avregistrerade Ökn/Minskn (85)

14 14(85)

15 Per månad Dessa siffror redovisas från och med 2010, då tidigare data saknas. Notera att siffrorna per månad är ackumulerade, dvs totalsumman av alla föreningar som ny- eller avregistrerats vid respektive månadsslut. Notera att decembersiffran i den här tabellen även innehåller de föreningar som skickat in sin ansökan i december, men vars antagning inte blev klar förrän i januari efterföljande år. Att nyantagningssiffran för 2013 börjar på en så hög nivå är just för att antagningen varit öppen kontinuerligt över nyår och framåt, dvs hela januari har utnyttjats till skillnad från tidigare. Upplevelsen verkar också vara att starta.sverok.se är smidigare än pappersblanketterna, vilket kan påverka den höga nyantagningstakten generellt för Anledningen till att antalet avregistrerade föreningar per månad gör ett stort hopp under första kvartalet är att riksmötesbeslutade avregistreringar från föregående år utförs under denna tid. En annan notering kring avregistreringar är att föreningar som hunnit rapportera något för innevarande år när de avregistreras, får avregistreringsdatum 01/01 nästkommande år oavsett när under året de avregistreras, varför statistik per månad kan vara missvisande. Detta på grund av att de tack vare sin rapportering ska komma med i statsbidragsansökan ändå. Föreningar som inte rapporterat något för innevarande år får med början under 2013 avregistreringsdatum den dag då avregistreringen genomförs, och inte som tidigare 01/01 nästkommande år även för dem. Att avregistreringssiffran är så hög för 2013 kan grunda sig i det stora antal föreningar som startade 2010, utifrån att medellivslängden för en Sverokförening ligger runt tre år, i kombination med att uträkningen för icke-rapporterade avregistreringar nu görs på innevarande år istället för att förskjutas till nästkommande, enligt ovan. Per månad Nyregistrerade Avregistrerade Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec (85)

16 16(85)

17 FÖRENINGSSTORLEK Föreningsstorlek avser här föreningars medlemsantal. Föreningarna har delats in i fem nivåer (0-10, 11-50, , , 1001+) med avseende på medlemsantal, och redovisas per verksamhetsår. Siffror har gått att spåra tillbaka till 2008, genom specifika sökningar i databasen. Siffrorna för 2008 och 2009 som togs fram ur databasen ger ett totalt antal föreningar som är något högre än de totalantal som anges ovan under rubriken Antal föreningar. Detta härrör från den minsta gruppen, 0-10 medlemmar per förening, då åren i fråga innebar rapportering via Midas och därmed en del strul. Då många föreningar lyckades rapportera en eller två personer innan det kraschade blev antalet småföreningar högre än vad som verkligen var fallet. I grafen nedan är detta korrigerat för genom att överskottet föreningar har tagits bort från den minsta storleksgruppen för 2008 resp. 2009, och totalantalet stämmer med det angivna i avsnittet Antal föreningar. 17(85)

18 VERKSAMHETER I redovisade verksamhetsgrenar ingår enbart föreningar som i databasen godkänt har rapporterat verksamhet och kryssat i vilken/vilka verksamheter de sysslar med. Därför stämmer inte totalantalet föreningar under den här rubriken med det totala antalet föreningar som angivits i avsnittet Antal föreningar. Ökade eller minskade siffror kan därför också delvis bero på att fler eller färre föreningar har kryssat i verksamheter. 18(85)

19 STATSBIDRAG Statsbidraget beror dels på den totala budgeterade summan bidrag till ungdomsförbund som staten sätter, och dels på antal godkända föreningar samt medlemsantal i åldrarna Från och med 2011 måste föreningarna ha minst 60% medlemmar i den ålderskategorin för att vara bidragsgrundande. Från och med 2013 ändrades den fördelningsnyckel som Ungdomsstyrelsen använder för att fördela ut statsbidraget till organisationerna, till en version som gynnar små förbund men missgynnar stora. För respektive år statsbidraget betalas ut baseras summan på underlag för förbundet två år tidigare. För att få statsbidrag år X skickas alltså ansökan in år X-1, vilken innehåller uppgifter för år X-2. I tabellen nedan gäller statsbidragssiffrorna och medlemssiffrorna det år de står listade på, dvs ingen förskjutning i medlemssiffror gentemot statsbidrag är gjord enligt tvåårsregeln ovan. Detta för att man direkt ska se vilken summa som ska fördelas på vilket faktiskt medlemsantal. Kolumnerna för andelen statsbidrag, medlemmar och föreningar är resultat relativt de totala siffror som Ungdomsstyrelsen angav i redovisningen för vilka som beviljades bidrag och hur mycket. 19(85)

20 År Totalt statsbidrag Sveroks statsbidrag Andel statsbidrag kr kr 4,1% Andel medlemmar Andel föreningar kr kr 4,5% 3,1% 11,2% kr kr 8,7% 7,6% 17,0% kr kr 9,1% 10,5% 19,9% kr kr 10,6% 14,9% 22,4% kr kr 8,7% 14,7% 18,5% kr kr 7,9% 13,1% 15,8% kr kr 7,7% 14,6% 11,5% kr kr 7,8% 16,6% 10,2% kr kr 9,0% 19,6% 9,9% kr kr 10,3% 25,3% 10,5% kr kr 7,2% 18,8% 9,2% 20(85)

21 FÖRENINGSBIDRAG Föreningar får bidrag baserat på de krav som gäller för statsbidraget. Ett verksamhetsbidrag betalas ut för att föreningen har verksamhet och ett medlemsbidrag betalas ut med avseende på antal bidragsgrundande medlemmar i föreningen. Långt tillbaka betalades också bidrag ut för sammankomster, något som inte gäller idag (men kan till viss del ha ansetts ersatts av träffbidrag). År Verksamhetsbidrag Medlemsbidrag Specialkriterier Även 15 kr/sammankomst. Verksamhetsbidraget betalas ut om minst 10 sammankomster kr 15 kr rapporterats kr Även 15 kr/sammankomst. Verksamhetsbidraget betalas ut om minst 10 sammankomster 15 kr rapporterats kr 40 kr kr 40 kr kr 40 kr kr 20 kr för medlem 1001 och 40 kr uppåt kr 25 kr för medlem 1001 och 80 kr uppåt kr 100 kr kr 80 kr kr 60 kr för medlem 1001 och 80 kr uppåt /2000 kr 2000 kr om föreningen ej har medlemsavgift. 55 kr för medlem 75 kr 1001 och uppåt kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen har mindre än 50 kr i 40 kr/20 kr medlemsavgift kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen har mindre än 50 kr i 60 kr/30 kr medlemsavgift kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen har mindre än 50 kr i 50 kr/30 kr medlemsavgift kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen 50 kr/30 kr har mindre än 50 kr i 21(85)

22 medlemsavgift. Även 1000 kr i snabbhetsbonus (rapporterat innan 30/4 2014). 22(85)

23 TRÄFFAR PÅ HEMSIDAN Data för trafiken på hemsidans olika delar har gått att ta ut via konto på Google Analytics. I samband med lansering av den nya hemsidan startades kontot på Google Analytics 22 juli 2009, varför det året i graferna nedan representeras av andra halvåret Under sommaren 2010, närmare bestämt 25 juni försvann Google Analyticskoden från hemsidan i samband med underhåll, vilket inte upptäcktes förrän 12 augusti representeras därför av tiden januari - 25 juni samt 12 augusti december. Notera att starta.sverok.se lanserades i skiftet oktober/november 2012 och ersatte starta förening -sidan, vars statistik är den som presenteras här. För just starta förening - sidan är siffran därför lägre än vad antalet faktiska klick på länken medför. Analytics lades in på starta.sverok.se 28 januari 2013, och ersätter siffran för starta förening - sidan i graferna nedan från och med Data för 2014 presenteras när året är slut och fullständig data kan redovisas. Hemsidans olika delar har tolkats som de huvudrubriker som visas i den gula menyn upptill på samt startsidan. Startsidan redovisas av tydlighetsskäl i en egen graf, medan övriga hemsidesdelar redovisas i två grafer där unika och totala träffar anges. Antalet träffar på hemsidan, fortsätter att sjunka. För de två senaste åren skulle detta delvis kunna bero på ökad aktivitet på andra internetplatser, som exempelvis facebooksidan där frågor och information förekommer till viss del. 23(85)

24 Sedan starta.sverok.se implementerades har siffran för besökare på sidan ökat jämfört med Starta förening -sidan på (som tidigare motsvarade starta). Det är en markant ökning i besöksantal jämfört med övriga huvudsidor på Sveroks hemsida, vilket antyder att medlemmarna hittar till starta, men sedan inte är inne på hemsidan i samma utsträckning. 24(85)

25 TRÄFFAR PÅ WIKI OCH HITTA Wikin startades 10 oktober 2010 och Hitta 25 april 2010, varför data endast gått att få fram sedan dess. Hitta uppgraderades till en ny version i januari 2012, där scriptet för Google Analytics inte verkar ha kommit med. Detta uppmärksammades sent och scriptet lades in 20 juni. Data för de två första kvartalen 2012 saknas alltså för Hitta. Den stora ökningen i träffar på hitta för 2012 kan ha med att hitta v.2 lanserades just i början av 2012 att göra, detta för att lösa träffbidragsproblematiken som förelegat tidigare. Ökningen för 2013 är sannolikt kopplad till att från och med 1/ så förs antagna föreningar automatiskt in i hitta och ett inbjudningsmail går till de nya föreningarna, för att underlätta aktiveringen av föreningen i hitta.sverok.se 25(85)

26 26(85)

27 6. RAPPORT: EKONOMI RESULTATRAPPORT & PROGNOS 2013 Resultatrapporten visar budgeten för 2013 samt det aktuella utfallet till och med december månad. Den här månadens rapport innehåller även en kolumn för prognos för helåret Anledningen till att utfallet och prognosen inte är exakt samma är att det tillkommer en del fakturor och bokslutstransaktioner i början av det här året, men som tillhör Ekonomisk Rapport och prognos för 2013 Intäkter Budget 2013 Utfall Prognos 2013 prognos % av budget Statsbidrag % Räntor & utdelningar % Övriga Intäkter % Sverok Admin AB % Spelveckan % Regionala Verksamhetsutvecklare* % Mångfaldskonferens % Voteit E-sportprojektet Priser Svenska E-sportcupen Förbundskonferenser Level Up % Summa intäkter % Statsbidragen är det årliga bidrag som Sverok får från Ungdomsstyrelsen. Under 2013 blev Sverok beviljade 15,3 miljoner, vilket är 1,2 miljoner mer än vad vi budgeterade. Sveroks placeringar som ni kan se under Räntor och utdelningar har haft god avkastning, vilket till stor del beror på ett aktivt förvaltande och val av placeringar som i större utsträckning ger direktavkastning. Under Övriga intäkter var tanken att vi skulle arbeta med exempelvis försäljning av annonser och liknande, men det har inte hunnits med under året. Sverok Admin AB är Sveroks helägda dotterbolag som säljer administrativa system till andra organisationer. Intäkterna från Sverok Admin AB kommer av att Sverok under året har hyrt ut personal dit. När budgeten beslutades var tanken att all utveckling och underhåll som gjordes i ebas skulle faktureras bolaget. Den planen ändrades till följd av prissänkningar för ebas under året varför utfallet misstämmer en hel del mot budgeten. Intäkter för Spelveckan (numer Spellovet) har inkommit i form av sponsring med olika spel under hösten. 27(85)

28 Arbetet med finansiering av regionala verksamhetsutvecklare blev fördröjt och under hösten skickades en ansökan in till VG-regionen, som vi tyvärr fick avslag på. Arbetet kommer fortsätta under Arbetet med intäkter för en Mångfaldskonferens påbörjades under hösten 2013, men blev förskjutet till Projektet VoteIt avslutades under förra året och för 2013 har inga nya medel sökts. Under våren har vi lyckats hitta en huvudsponsor för Svenska e-sportcupen som har gått in med kronor i e-sportprojektet. Under delfinalen i Jönköping sponsrade Consolidate med lokaler, personal och scenutrustning till ett värde av kr. Även under finalen på Svenska mässan fick vi sponsring, där bestod sponsringen av lokaler, annonsplatser och teknik. Detta till ett värde av kr. Priser Svenska e-sportcupen är de intäkter vi får från de lokala arrangörerna eller sponsorer för att kunna dela ut prispengar i cupen. Intäkter från förbundskonferenser består av sponsring från Studiefrämjandet samt deltagaravgifter från distrikten. Level Up har inte haft någon extern finansiering för Kostnader Föreningarna Budget 2013 Utfall Prognos 2013 % av budget Föreningsbidrag % Träffbidragen % Lokalbidrag % Webbredaktionen Föreningsförsäkringar % Crowdfunding % Banktjänster % Föreningsutveckling % Föreningsstöd % Level Up % Intern Kommunikation % Verksamhetskonferenser Distriksstöd % Grundgaranti Distrikt % E-sportsatsningen (+420 fr ext.komm.) % Spelveckan % Priser Svenska E-sportcupen Svenska e-sportcupen Regionala Verksamhetsutvecklare* % Voteit Hitta Summa Föreningarna % 28(85)

29 Den ekonomiska rapporten är funktionsindelad, vilket betyder att kostnader för personal är uppdelade på respektive område som personalen arbetar inom. Föreningsbidragen för 2013 betalas ut allt eftersom föreningarna rapporterar medlemmar och verksamhet, vad som dock är anmärkningsvärt är att endast kr av bidragspotten för 2013 har betalats ut under året. Motsvarande summa förra året var 4,9 miljoner. Prognosen för bidragen 2013 uppgår till drygt fem miljoner, vilket betyder att det kommer bli pengar över från den budgetposten. Detta behandlas i separat beslutsunderlag. Träffbidragen betalas ut varefter föreningar lägger in träffar i hitta.sverok.se. Lokalbidragspotten gick inte åt i den utsträckning vi hade räknat med. Det var färre föreningar som ansökte än väntat. Föreningsförsäkringar består av kostnader för en olycksfallsförsäkring för Sveroks alla medlemmar samt en försäkring som skyddar föreningarna vid exempelvis förmögenhetsbrott. Crowdfunding består av kostnader för licenser och uppstart av systemet. Banktjänsterna blev något billigare än budgeterat då det var färre föreningar som anslöt sig via vårt avtal med Nordea. Föreningsstöd har dragit över budgeten för året. Den största kostnaden är personalens arbetstid som läggs ned på respektive föreningsstödjande område och är svår att uppskatta i förväg. Level Up har haft utbildningsträffar under året för att utbilda utbildare. Kostnaderna för intern kommunikation består till största delen av personalkostnader som har arbetat med intern kommunikation med exempelvis nyhetsbrev och webbplats. Anledningen till att kostnaderna för intern kommunikation har landat långt under budget beror till största delen på att kommunikationsarbetet under året har fokuserats på extern kommunikation och e-sportsatsningen. Ingen verksamhetskonferens har genomförts under året. Distriktsstöd består av stöd till distrikten inom ekonomi- och demokratiområdet, men också support vid landstingsbidragsansökningar. Under hösten har kr betalats ut till Sverok Östergötland i form av grundgaranti. Kostnaderna för e-sportsatsningen består personalkostnader i form av projektledning och kommunikation samt omkostnader för arrangemangen i svenska e-sportcupen samt co-location. Särredovisat finns även kostnader för Priser Svenska e-sportcupen. Kostnader för Spelveckan består till största delen av projektledning och Spellovetbidrag. För 2013 har vi inte haft några kostnader för regionala verksamhetsutvecklare. VoteIt är kostnader för medlemskap i föreningen samt en delkostnad för att använda systemet på riksmötet. Ytterligare kostnader för att använda Voteit på riksmötet återfinns i resultatenheten för riksmötet. Hitta 2.0 är avslutat och kostnaderna för underhåll av systemet ingår i löpande förvaltningskostnaderna. 29(85)

30 Förbundet Budget 2013 Utfall Prognos 2013 % av budget Statsbidrag % Sverok Admin AB % Externfinansiering % Förbundskonferenser % Organisationsutveckling % Webben % Utbildning ideella % Partnerskap % Förbundsutveckling % Arvoderingar FS % Styrelsen % styrelsestöd % kanslipersonal grund % Löpande förvaltning % Kanslilokal % Extern Kommunikation (-420 till e-sport) % Revision % IT-drift % Riksmötet allmänt % Ombudsvalet % Valberedning % Leia Eventteknik Levande valet Summa Förbundet % Statsbidrag består av kostnader för personalen som arbetar med exempelvis påminnelsesamtal och ringkontroller för att kunna säkerställa kvaliteten på vår statsbidragsansökan. Vi har dragit över budgeten, vilket till största delen beror på svårigheter i budgeteringen med att från år till år veta hur mycket tid som behöver läggas på exempelvis påminnelsesamtal. När budgeten beslutades för Sverok Admin AB var tanken att all utveckling och underhåll som gjordes i ebas skulle faktureras bolaget. Den planen ändrades till följd av prissänkningar för ebas under året varför utfallet och prognosen misstämmer en hel del mot budgeten. Externfinansiering består till största delen av kostnader för arbete med sponsring och projektbidrag. Förbundskonferenser är de slag som arrangeras för distrikten och arbetsgrupperna. Organisationsutveckling är kostnader för Intersektionella Arbetsgrupppen för Mångfald (IAM), där ingår exempelvis kostnader för Pride. 30(85)

31 Webben består av kostnader för arbetsgrupperna som arbetar med forum, wiki och webben. Utbildning ideella är kostnader för att skicka de förtroendevalda eller andra ideellt förbundsaktiva på aktuella utbildningar. Partnerskap är kostnader för medlemskap i LSU, Ideell Arena och Ax. Förbundsutveckling var budgeterat för att arbeta med möjligheterna att exempelvis ansluta medlemsförbund till Sverok. Denna arbetsuppgift har tagit mindre tid än beräknat från kanslipersonalen och istället har de arvoderade arbetat en hel del med det. Kostnader för de arvoderade återfinns i budgetposten Arvoderingar FS. I Styrelsen finns kostnader för resor, styrelsemöten, datorer till ledamöterna m.m. Styrelsestöd är kanslipersonalens stöd till förbundsstyrelsen i form av exempelvis specialbeställda utredningar eller medverkan på styrelsemöten. Kanslipersonal grund består av kostnader för personalen som inte kan placeras ut på ett specifikt arbetsområde. Det rör sig exempelvis om arbetsuppgifter rörande arbetsmiljö, rekrytering, arbetsledning och kompetensutveckling. Löpande förvaltning är kostnader för exempelvis redovisning och förvaltning av våra affärskritiska system. Här ingår även kostnader för telefoni, bredband och kontorsmaterial. Prognosen visar att budgeten kommer dra över med ca kr, vilket beror på omprioritering av personalens arbetstid. Kostnaderna för kanslilokal kommer dra över budgeten med ca kr, vilket till stor del beror på svårigheter att uppskatta kostnader för etablering av kanslilokal i Stockholm och kanslilokalbyte i Linköping. För den nya kanslilokalen i Linköping tog man en större renoveringskostnad under 2013 och får istället en betydlig billigare hyra under Kostnaderna för extern kommunikation har blivit lägre än den budgeterade summan på grund av att arbetstid istället har fördelats till Hej Kommunen, riksmötet samt e- sportsatsningen där större insatser gjorts under året. Revision är kostnader för de årliga ekonomiska granskningarna och förvaltningsrevisionen. Anledningen till att kostnaderna för revision kommer dra över budgeten är att kostnaderna för 2012 års revision till viss del hamnade på IT-Drift är kostnader för att hosta servrar till våra föreningar samt för den ideella arbetsgruppen. Riksmötet allmänt består av kostnader för bland annat boende, mat, resor för ombuden och gäster samt teknikutrustning och personal. Prognosen visar här att vi kommer dra över budgeten med kr. Det finns två orsaker till det; det ena är att antalet timmar som budgeterades för personal att arbeta med riksmötet var alldeles för få och där beräknar vi att personalens arbetstid med förberedelser och deltagande på riksmötet blir ca kr dyrare än budgeterat. Den andra orsaken är att Voteit behövde utvecklas för ca kr för att få den funktionalitet vi ville ha till riksmötet och resor, kost och logi blev ca kr högre än beräknat. Kostnader för Ombudsvalet innehåller kostnader för utveckling av system i form av val.sverok.se. Detsamma gäller för Valberedningen som under året också har beställt och fått systemet Valbert utvecklat från kansliet. Utöver det ingår kostnader för exempelvis möten. Leia består av kostnader för nätverket för kvinnor. Eventteknik består av kostnader för den ideella arbetsgrupp som upprättades under året och som sköter teknikutrustningen 31(85)

32 på olika evenemang som Sverok arrangerar, som exempelvis på webben direktsända seminarier. Projektredovisning 2013 (externa medel) Intäkt Kostnad Resultat NAB NAB Inflytande Hej Kommunen För 2013 har Sverok fått projektmedel från Ungdomsstyrelsen för tre projekt; Hej Kommunen, Inflytande 2.0 och NAB år 1, som blev färdigt under sommaren. Från och med andra halvåret av 2013 t.o.m. sommaren 2014 kommer NAB 2 att genomföras, då Sverok och Ung Media tillsammans blev beviljade ytterligare kr i projektmedel. För Hej Kommunen består kostnaderna av projektledning, deltagande på Almedalen med rapportsläpp och seminarium samt arrangerande av dialogträffar mellan kommunerna och föreningarna. Inflytande 2.0 består av kostnader för projektledning. Under hösten kommer en konferens att anordnas inom projektet. NAB består av arbete med att ta fram en likabehandlingsplan samt implementation av den. Alla projekt förutom NAB 1 kommer ha periodiserade intäkter och kostnader även under Budgeterat Resultat Budget 2013 Utfall 2013 Prognos 2013 % av budget Summa intäkter % Summa kostnader % Beräknat Resultat Prognosen för 2013 års resultat uppgår till , vilket är ca 3,46 miljoner högre än budgeterat. 32(85)

33 BALANSRAPPORT (85)

34 34(85)

35 LIKVIDITETSRAPPORT Likviditetsrapporten visar på de in- och utbetalningar som beräknas ske och som har skett fram tills ett visst datum under året. Prognosen visade att vi kommer ha drygt 15 miljoner kronor i likvida medel vid årets slut, vilket stämde bra med verkligheten. Det betyder inte att vi har gjort ett resultat med samma belopp. Den här rapporten handlar alltså om pengar in och pengar ut på vårt plusgiro, sparande samt kontantkassa. 35(85)

36 7. RAPPORT: SVENSKA E-SPORTCUPEN GRAND FINAL 2013 EN ÖVERSIKT Se 36(85)

37 8. RAPPORT: EXTERNFINANSIERING 2013 (HELÅR) Av: Jenny Petersson, kanslichef Under 2013 var målet att uppnå 10 % av förbundets statsbidrag i externfinansiering, vilket i budgeten motsvarade 1,4 miljoner kronor. Med externfinansierade medel menas sådana som inte består av statsbidragen eller av räntor och utdelningar. Externfinansieringen består således av projektmedel, sponsring och diverse försäljning. Jag har också valt att ta med lite information om kostnadsbesparingar som vi har kunnat göra under året till följd av samarbeten med leverantörer och genom så kallade barteravtal (vilket betyder att man byter varor eller tjänster med varandra). För arbetet med externfinansiering avsattes ca 20 % av min arbetstid. Givetvis har många fler personer varit inblandade i arbetet. Framförallt har Rebecka och Johan G skrivit på projektbidragsansökningar och Jesper och Andreas Rolén har arbetat med sponsring för svenska e-sportcupen. PROJEKTMEDEL Planen för 2013 var att söka medel till följande projekt: Level Up ( kr) För Level Up skulle vi söka medel för att hålla i utbildningar. Inga medel har sökts för detta under året. Mångfaldskonferens ( kr) En mångfaldskonferens sulle anordnas under hösten och pengar skulle sökas till detta. Projektansökning har skrivits men är förskjuten till Regionala föreningskonsulenter( kr) Arbetet med att söka medel blev försenat och påbörjades först under hösten. En ansökan på ca skickades in till Västra Götalandsregionen, där vi tyvärr fick avslag NAB 2 ( kr) Ansökan på kr för NAB2 skickades in till Ungdomsstyrelsen och beviljades under våren. Intäkter för de två projekten Hej Kommunen ( kr) och Inflytande 2.0 ( kr) var till följd av arbete under 2012 redan beviljade vid ingången av Två projektansökningar utöver de ovan planerade har under hösten 2013 skickats in till Ungdomsstyrelsen för arbete med attityder och beteenden inom e-sporten. Ansökningarna avser arbete med Code of Conduct ( kr) och Fysiska mötesplatser ( kr) för e-sportarna. Vi fick tyvärr avslag på dessa för att Ungdomsstyrelsen hade för lite medel kvar. De uppmanade oss att skicka in ansökningarna på nytt i vårens ansökningsomgång som har deadline 10 mars.som ni förstår så är det till största delen arbetet som gjordes under 2012 som speglas i intäkterna BEVILJADE PROJEKTMEDEL FÖR 2013 NAB 2 = kr Hej Kommunen = kr Inflytande 2.0 = kr Summa: kr 37(85)

38 SPONSRING Under året har vi arbetat hårt med att försöka få in sponsring till Svenska e-sportcupen Vi har lyckats få intäkter av en huvudsponsor i form av Com Hem där vi har fått kr. För att täcka prispengarna i Svenska e-sportcupen skulle vi ha fått kr sammanlagt av de lokala arrangörerna. Där lyckades vi bara få in kr från Västerås & Co. och SpelArena, eftersom NLAN inte levererade och Svenska Mässan var tvungna att dra sig ur. Studiefrämjandet har sponsrat Vårslaget med kr. BARTERAVTAL Barter betyder att man byter tjänster eller varor med andra, vilket blir en form av besparing då vi annars hade behövt betala för detta. För 2013 har vi för Svenska e- sportcupens lyckats få till Barteravtal med Svenska Mässan och SpelArena där vi i utbyte mot viss exponering fick tillgång till lokaler, teknik, ljus, ljud m.m. Detta till ett värde av kr Spelveckan har också fått spel som delades ut till de medverkande föreningarna till ett värde av kr. Under året tecknades avtal med Bredband2 för internetleverans till kansliet där vi kostnadsfritt får internet av dem. Detta har ett värde på ca kr per år. ÖVRIGA KOSTNADSBESPARINGAR OCH SAMARBETEN Under året har vi hyrt ut personal till Sverok Admin AB där kostnaden för personalen motsvaras av intäkten. Detta har gjorts till ett belopp av kr, som är att betrakta som en minskad kostnad för personal. SAMMANSTÄLLNING EXTERNFINANSIERING 2013 Beviljade projektmedel Sponsring Summa externfinansiering Kostnad för arbete med externfinansiering Om man jämför det mot statsbidraget som för året blev 15,3 miljoner så har vi en externfinansiering på ca 14 %. 38(85)

39 9. DISKUSSION: HANTERING AV SVEROKS IT- SYSTEM Av Johan Groth, förbundssekreterare NULÄGE Sverok har en omfattande och välutvecklade användning av IT-baserade stödsystem. Systemen har vuxit fram under en lång följd av år och omfattar ett flertal olika system och lösningar. System bor på olika hård- och mjukvaruplattformar och hanteras av många olika konstellationer av ansvariga. Följande tabell illustrerar omfattningen och komplexitet i Sveroks IT-miljö i februari System Innehåll Utveckling Underhåll Support Drift ebas Föreningar Kansli Kansli Kansli AG Drift Hitta Föreningar Kansli Kansli Kansli AG Drift Valbert Medlemmar Kansli Kansli Kansli AG Drift Val Medlemmar, föreningar, kansli Kansli Kansli Kansli AG Drift FTW Medlemmar Kansli Kansli Kansli AG Drift Starta Medlemmar Kansli Kansli Kansli AG Drift Skicka Föreningar Kansli Kansli Kansli AG Drift Hogia (ekonomi och lön) Kansli Kansli Kansli Kansli Kansli / AG Drift Jira Kansli Leverantör Kansli Kansli AG Drift Filemaker Kansli Kansli Kansli Kansli Kansli / AG Drift Paloma Kansli / styrelse SaaS SaaS SaaS SaaS Skype Deltagarna SaaS SaaS SaaS SaaS Cision Kansli / styrelse SaaS SaaS SaaS SaaS Approval (kan köpas som SaaS) Kansli Kansli Kansli Kansli Kansli / AG Drift Kanslidisk ( G:) Kansli Kansli Kansli Kansli Kansli Webbshop Kansli SaaS Kansli Kansli SaaS Kanslimail Kansli AG Drift AG Drift AG Drift AG Drift 39(85)

40 Nätverk etc. Kansli Kansli Kansli Kansli Kansli VoteIT Medlemmar SaaS SaaS Kansli SaaS RM-VoteIT Ombud Leverantör Leverantör Leverantör Leverantör Förbundsmail Förbundssekreterare AG Drift AG Drift AG Drift AG Drift Forum Medlemmar AG Forum AG Forum AG Forum AG Drift Wiki Medlemmar (AG Webb) AG Webb Förbundssekreterare AG Drift Bildbanken Medlemmar?????? AG Drift Webben Kansli /styrelse AG Webb AG Webb AG Webb AG Drift Sociala media Kansli / styrelse SaaS SaaS SaaS SaaS Google calender Kansli / styrelse SaaS SaaS SaaS SaaS Google Drive Kansli / styrelse SaaS SaaS SaaS SaaS Dropbox Kansli / styrelse SaaS SaaS SaaS SaaS Distrikts- och föreningsmail Distriks- och förenings- webbar Medlemmar AG Drift AG Drift AG Drift AG Drift Distrikt AG Webb AG Webb AG Webb AG Drift Kommentar: SaaS = externa, ofta webbaserade, tjänster UTMANINGAR Sveroks IT-miljö står inför ett antal utmaningar av vilka några av de viktigaste är personberoende hög IT-relaterad arbetsbelastning på kansliet behov att renodla kansliets arbetsuppgifter, från utveckling till behov ökat behov av prioriteringar vid nyutveckling minska kostnaderma för utveckling och underhåll av IT-system minska de fasta kostnaderna för kansliet utmaningen att engagera ideella krav på höjd informationssäkerhet åldrande IT-plattformar behov av att flera kan administrera använda system möta behov av olika kompetenser vid olika tidpunkter svara mot de krav som externa kunder har på system som säljs via Sverok Admin Utmaningarna ska hanteras samtidigt som Sverok fortsätter att använda IT för att effektivisera sina administrativa processer, kommunicera med medlemmar och 40(85)

41 utomstående, erbjuda funktionella IT-tjänster för medlemmar och föreningar som underlättar deras verksamhet etc. ANALYS OCH ÅTGÄRDER De systemen som listades ovan kan delas upp i tre huvudgrupper: egenutvecklade verksamhetsnära system o dessa system är av central verksamhetsbetydelse o de kräver medveten och långsiktig förvaltning och utveckling o flera av systemen används av externa kunder vilket innebär juridiska och ekonomiska åtaganden kansliets administrativa system (system som är nödvändiga för att lösa kansliets uppgifter) o dessa system är till största delen standardsystem som dock i vissa fall kräver tillgång till egen driftsmiljö och viss handpåläggning o två av systemen (webben och ) har fått en mer central roll för kansliets arbete under senare år vilket innebär en förändring från tidigare distrikts- och föreningsnära system o dessa system används i första hand av Sveroks distrikt och föreningar och för kommunikation mellan förbund, distrikt och föreningar Ovan nämnda system kan fördelas på de tre kategorierna enligt följande. Verksamhetsnära system ebas Hitta Valbert Val FTW Starta Skicka Administrativa system Hogia Jira Filemaker Paloma Skype Cision Approval Kanslidisk ( G:) Webbshop Kanslimail Nätverk etc. RM-VoteIT Förbundsmail Webben Distrikts- och föreningsnära system Forum Wiki Bildbanken Distrikts- och föreningsmail Distriks- och föreningswebbar Övriga (helt externa) VoteIT Sociala media Google calender Google Drive Dropbox För att Sverok ska kunna renodla och förtydliga sitt engagemang samtidigt som kvalitet bibehålls och kostnaderna sänks inom IT-området bör Sverok gå mot att köpa tjänster och funktion där så är möjligt, använda standardapplikationer öka kompetensen inom förbundet som beställare och projektledare tydliggöra skillnaden mellan Sverok och Sverok Admin 41(85)

42 Det finns olika möjligheter att uppnå detta. Några förslag som vuxit fram i dialog med berörda arbetsgrupper, kansliet och Sveroks IT-råd är att de verksamhetsnära systemen överförs till Sverok Admin. Detta innebär att Sverok behåller rätten till koden men att bolaget ges fullständig rätt att utveckla och sälja koden (detta gäller redan idag för ebas). En sådan förändring skulle tydliggöra var ansvaret ligger och samtidgt flytta ett betungade arbete från kansliet till bolaget. En preliminär ekonomisk analys visar att en sådan flytt skulle minska Sveroks kostander för användningen av dessa system samtidigt som det skapar nya möjligheter för bolaget eller att Sverok licensierar system till en extern IT-partner med samma modell som ovan. Sverok kan då få betalt i utvecklingstid att de system som är av central betydelse för kansliets verksamhet och som nu förvaltas av kansliet outsourcas i största möjliga mån att de distrikts- och föreningsnära systemen utvecklas och förvaltas på ideell basis som idag eller att systemen förs över till standardsystem där så behövs och outsourcas till ett webbhotell Viktiga faktorer att beakta är att den nuvarande situationen i sin helhet inte är hållbar. Större eller mindre förändringar måste ske, framför allt med de verksamhetsnära systemen där läget är akut. Viktigt är att fundera över vad som är Sveroks uppdrag och behov (ska Sverok utveckla kod?, vilka krav finns när det gäller upptid, supporttider etc.?, vilka alternativa kostnader finns? etc.). Det är värt att notera att Sverok idag avsätter mycket pengar för IT. Det är angeläget att styrelsen uttalar någon form av viljeriktning baserat på en diskussion kring ansvar, behov, kostnader, tillgång till kompetens etc. på kort och lång sikt. Det fortsatta arbetet måste ske i nära samråd med de ideella arbetsgrupperna och kansliet som har mer detaljerad kunskap i olika frågor, bl.a i form av en workshop i början på februari. FÖRSLAG TILL DISKUSSIONSPUNKTER Förslag till diskussionspunkter på styrelsemötet i januari ska Sverok fortsätta ha en hög IT-profil rent allmänt (IT-stöd i olika arbetsprocesser)? är ebas och övriga verksamhetsnära system viktiga för Sverok eller kan vi köpa något annat? ska Sverok ha egen, semi-extern eller externt anställd IT-kompetens? Kräver olika kompetens och förhållningssätt på kansliet! 42(85)

43 10. SLUTRAPPORT: SPELLOVET 2013 Av Charles Metzmaa, projektledare BAKGRUND Spellovet är den största insatsen för spelhobbyn som initieras av Sverok årligen. Det är ett decentraliserat evenemang där förbundets alla medlemsföreningar bjuds in till att arrangera träffar och event öppna för vem som helst. Det är den enskilt största marknadsföringsinsatsen för hela spelhobbyn i Sverige. Spellovet har hållit på i många år och när jag tog över uppdraget handlade det om att etablera en stabil bas för arrangemanget att fortsätta utvecklas kring. Eftersom att spellovet genom åren har haft många olika ansvariga som alla drivit det enligt eget tycke och smak har arrangemanget varit långt ifrån konsekvent. Stor del av uppdraget har således varit att hitta och skapa dessa stabila former. En stor del av arbetets fokus har även varit att få föreningar att förstå deras del som en viktig pusselbit av Sverok. Dels att de har eget ansvar att marknadsföra sig själva och Sverok. Dels genom kontakt med media och besökare. VAD HAR HÄNT UNDER ÅRET? Mycket fokus har lagts på att öka långsiktigheten och kontinuiteten för Spellovet. Främst har detta skett genom att anmälning samt visning av arrangemang har flyttats till hitta.sverok.se från att ha varit nya externa lösningar varje år. Dessutom hanterades spellådorna via den webbshop som Sverok har lanserat. Det har även satsats en del på den externa kommunikationen i form av att en eget twitter samt facebooksida har skapats för Spellovet. För att kunna nå ut med information specifikt kring spellovet under den korta intensiva tiden. Under året har även arbetet dokumenterats och allt material som skapats finns i en mapp. För tillfället ligger dessa på dropbox, redo att delas vidare. MÅL FÖR SPELVECKAN 2013 MED KOMMENTARER I KURSIVT GRUNDLÄGGANDE MÅL engagera minst 150 föreningar i Spelveckan -Här nådde jag inte fram på långa vägar. 66 föreningar blev det totalt. engagera minst 3 distrikt i Spelveckan -Sverok Väst, Sverok Västerbotten och SKUD engagerade sig i Spellovet hantering av spelveckanlådan ska ske via Sveroks webbshop - Hanteringen sköttes via webbshopen och det uppskattades av alla föreningar som kommenterat kring detta. Även våra sponsorer uppskattade detta. EKONOMISKA MÅL hitta extern finansiering om minst kr i pengar. 43(85)