5) Representation. 6) Fadder. 7) Kontaktperson. Lördag: Vi träffas 08:30 och mötet öppnas

Transkript

1 Arbetsordning för förbundsstyrelsen Detta är en överenskommelse för att styrelsen på bästa sätt ska arbeta med varandra. Överenskommelsen uppdateras vid behov av styrelsen. Här behandlas: 1) Förbundsstyrelse- möte 2) Beslutsuppföljning 3) Dropbox 4) Facebookgrupp 5) Representation 6) Fadder 7) Kontaktperson 8) Policydokument 9) Årsplan 10) Transparens och öppenhet 1 Förbundsstyrelsemöte Styrelsen har sex fysiska möten per år var av ett är konstituerande årsmöte under årsmöteshelgen. Mellan dessa möten hålls telefonmöten. Här berättas om de fysiska mötena. 1.1 Fysiska möten Inför mötet: Antingen bokas biljetterna på egen hand eller av generalsekreteraren om styrelsemedlemmen tar initiativet till det. Styrelsemötena kommer att i första hand hållas på förbundets kansli i Stockholm. Punkter till dagordningen skickas till ordförande 14 dagar innan möte. Ordförande lägger upp dagordningen 12 dagar i förväg. Underlag skrivs av ansvariga för uppgiften och läggs upp i Dropboxmappen för specifikt möte minst 7 dagar innan mötet. De namnges enligt standard: X Titel på paragraf Lördag: Vi träffas 08:30 och mötet öppnas Söndag: Möte 09:00-15: Telefonmöten Inför varje möteshelg skall ett telefonmöte hållas för att gå igenom dagordning och inkomna rapporter. Dessa möten är till för att styrelsen ska uppdateras om respektive styrelsemedlems arbete och för att få en uppdatering om verksamheten i förbundet. I och med att mötena inte är till för beslut är protokoll och rapporter framförallt för internt för styrelsen. Telefonmöten hålls vanligen via Skype eller via Phonera med en sexsiffrig kod. 2 Beslutsuppföljning Förbundsstyrelsen har ett beslutsuppföljningsdokument i Dropboxen. Där listas uppgifter som ska utföras, av vem och när. Detta är ett hjälpmedel för

2 styrelsemedlemmar att följa upp sitt eget arbete och att se hur andra uppgifter ligger i fas. 3 Dropbox Dropbox används för att lagra information som är nödvändig för styrelsens arbete. Där finns årsmöteshandlingar, dagordningar och protokoll från förbundsstyrelsemöten, mötesrapporter och annan väsentlig information. Sekreterare är ansvarig för mappsystemet och strukturen. Vid behov kan alla användare göra undermappar t ex om ett externt möte hade flera viktiga dokument. 4 Facebookgruppen Facebookgruppen används för kommunikation inom styrelsen och med generalsekreteraren. Den används till: Rapporter om uppgifter som utförs Pålysning om intressanta dokument som lagts i Dropboxen Diskussioner om aktuella ämnen Inför evenemang för styrelse skapas event. 5 Representation Intern representation Förbundsstyrelsen finns representerad på alla förbundsevenemang i SCUF. Ansvaret fördelas inom styrelsen. Representation syftar till att stimulera engagemang och skapa dialog mellan medlemmar och styrelse. Digital representation Förbundsstyrelsen driver en gemensam styrelseblogg för att skapa förståelse för styrelsens arbete, stimulera fler till engagemang och intresse i SCUF:s frågor. Mellan varje förbundsstyrelsemöte skriver styrelserepresentanterna från två inlägg och uppåt som rör den egna postens uppgifter. Förbundsstyrelsen är aktiva på FB på SCUF:s Facebooksida och Facebookgrupp för att synas för medlemmarna. Om möjligt får förbundsstyrelsen gärna vara aktiva även på Twitter, Instagram och i andra sociala medier för att synliggöra SCUF:s arbete för laktos- och glutenintoleranta. Extern representation Förbundsstyrelsen är SCUF:s ansikte utåt tillsammans med kansli och regionalt företroendevalda. Det är primärt förtroendevalda som uttalar sig i media och förbundsstyrelsen är aktiva i samarbetsprojekt, paraplyorganisationer och andra

3 relevanta forum för förbundet. Denna representation synliggör SCUF och vår intressepolitik. Det ger även nya insikter och erfarenheter för att förbundsstyrelsen på ett bättre sätt ska leda förbundet. 6 Fadder Förbundsstyrelsen beslutade på konstituerande möte i april 2013 att arbeta med faddersystem. Fadderns syfte är att bygga en relation till regionstyrelsen för att vara en länk mellan förbundsnivån och regionsnivån. Kontakten ska ge regionerna en ökad förståelse för förbundets beslut och underlätta möjligheten för regionens aktiva att ställa frågor. Kontakten ger även styrelsen insikt i regionernas situation och förankrar besluten. Fadderns uppgift är: Inför telefonstyrelsemöten skriva rapport om regionens situation t ex planerad riktning, utmaningar och aktiviteter. Vara stöd i äskningsförfarandet genom att ta emot äskningar och redovisningar. Faddern påminner regionen i god tid innan mötet för att ge regionen tid att förbereda underlag. Säkerhetsställa att regionerna har information om rådande policydokument som reglerar verksamheten. Fadder och region har löpande kontakt per mejl, sms och telefon. Det är även önskvärt med ett regionsbesök under året. De kan med fördel vara i samband med en av regionens aktiviteter. Faddrar Region DÖW Charlotte Husberg Region Norr Malin Ljung Region SBV Hedda Sonnek Region Syd James Newnorth Region Väst Eva Wilhelmsson Region Öst David Fransson 7 Kontaktperson till arbetsgrupper Förbundsstyrelsen utsåg på styrelsemötet i maj kontaktpersoner till arbetsgrupperna valda av årsmötet: valberedningen, stadgegruppen och verksamhetsrevisorerna. Syftet med kontaktpersonerna är att förenkla kontakten mellan styrelsen och arbetsgruppen. Kontaktpersonens uppgift är:

4 Förmedla styrelsens beslut som berör arbetsgruppen Bjuda in arbetsgruppen till relevanta styrelsemöten Skriva rapporter om arbetsgruppen till telefonstyrelsemötena Kontaktpersoner Valberedning Sophie Brömster Stadgegruppen James Newnorth Verksamhetsrevisorerna Eva Wilhelmsson 8 Policydokument Förbundsstyrelsens arbete regleras av årsmötets beslut och av förbundets policydokument: Politisk plattform Alkoholpolicy Arvoderingsordning Resepolicy Mångfaldspolicy Strategier Förbundsstyrelsens ansvarsfördelning och arbete regleras även av delegationsordningen som godtogs av förbundsstyrelsen i maj 2013.

5 9 Årsplan för styrelsen APRIL Årsmöte med efterföljande Konstituerande möte MAJ FS 2 (alternativ 1) JUNI JULI AUGUSTI SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DECEMBER JANUARI FS 2 (alternativ 2) Sommarläger Telefonavstämning FS 3 Telefonavstämning FS 4 Bjud in valberedningen Mat för livet-mässan Telefonavstämning Senast 31/12: Sänd in kvitton och underlag för det gångna året för utbetalning till ekonom Vinterläger Kallelse Årsmöte FS 5 Motionstopp FEBRUARI MARS Propositioner färdiga Alla handlingar ut FS 6

6 10 Transparens och öppenhet 10.1 Öppenhet Delegationsordningen läggs ut på hemsidan, information om att mötesprotokollen finns tillgängliga om medlem efterfrågar det skall också läggas ut på hemsidan. Justerade mötesprotokoll skickas ut till regionerna av faddern två veckor efter avslutat möte Jäv Hantering vid risk för jäv Om styrelsen ska besluta om ett område där styrelsemedlem eller adjungerad anses vara jävig lämnar berörd/a person/er rummet under diskussion inför beslut och beslut. Detta skrivs in i styrelsens protokoll. Situationer med risk för jäv För att underlätta förbundsstyrelsens arbete under året och minimera risk för jävsituationer listas situationer där det kan uppkomma risk för jäv för varje ledamot. Detta görs på konstituerande styrelsemöte. Om förbundsstyrelsemedlemmen även sitter i en regionstyrelse ska det anses vara jäv då: Beslut ska fattas om dennes region Generell regionfråga som direkt berör dennes region. Om förbundsstyrelsemedlemmen har kopplingar till producenter te.x. jobbar med gluten/laktos fria produkter ska det anses vara jäv då: Denne är talesperson som rör produkter Använder info för att gynna ett specifikt företag Beslut som rör produkter Övriga situationer Vid beslut om specifik person i förbundsstyrelsen eller adjungerad som berör någon närvarande. Vid beslut om andra organisationer och företag där en närvarande person är förtroendevald eller anställd. Vid beslut om personer som närvarande har en privat relation till. Ledamöter i förbundsstyrelsens med dubbla stolar

7 Region SBV Hedda Sonnek, förtroendevald regionssuppleant Region Syd James Newnorth, förtroendevald regionsledamot