PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDS- STYRELSEMÖTE I SVEROK

Transkript

1 PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDS- STYRELSEMÖTE I SVEROK MÖTE NUMMER: 3/2014 MÖTESDATUM: FÖREGÅENDE MÖTE: Vid protokollet, Justeras, Johan Groth Mötessekreterare Alexander Hallberg Justerare 1(99)

2 DAGORDNING 18. Formalia Antagna föreningar Ratificering av beslut: Ansökan regionala verksamhetsutvecklare Ratificering av beslut: Nominering till Sverok Admin AB bolagsstyrelse Rapport: Ekonomi Rapport: Lägesrapport för For the Win! Månadsvis Statistikrapport Årsvis Statistikrapport Ekonomisk berättelse Föredragning om Sverok Admin AB Rapport: Information om NAB och likabehandlingsplanen Rapport: Svecup Diskussion: Vi är Sverok Beslut: Delegationsordning Beslut: Placeringspolicy Beslut: Utökad olycksfallsförsäkring för föreningar Beslut: Avtal med Sverok Admin gällande verksamhetssystem Beslut: Arbetsbudget Beslut: Projektspecifikation: Distriktsutredningen Beslut: Projektspecifikation: Sveroks webbnärvaro Beslut: Spellovet Beslut: Geocaching Beslut: Förening med internationell verksamhet Beslut: Insatser för att öka medlems- och föreningsantal Diskussion: Upphävning av avstängning Diskussion: Riksmötesutredningen Beslut: Regionala föreningsutvecklare Beslut: Anslut airsoft och paintball till Riksidrott (medlemsförslag) Beslut: Riksmöteslokal (99)

3 18. FORMALIA HANDLINGAR Röstlängd Adjungeringsformer Dagordning (sidan 2) MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa röstlängden till Rebecka Prentell, förbundsordförande, Alexander Hallberg, vice förbundsordförande, Johan Groth, förbundssekreterare, Charles Metzmaa, Chris Jonasson, Elaine Boström, Emil Forslund, Linnea Risinger, förbundsstyrelseledamöter. Frånvarande var Andreas Bogatic, förbundsstyrelseledamot förklara mötet beslutsmässigt välja Rebecka Prentell till mötesordförande välja Johan Groth till mötessekreterare välja Alexander Hallberg till justerare adjungera Jenny Petersson (kanslichef) som funktionär och övriga närvarande anställda på kansliet som sakkunniga fastställa dagordningen anta nya medlemsföreningar (se egen protokollspunkt) gå igenom beslut i verkställande utskottet (rapportpunkt som normalt ej dokumenteras i protokollet) ratificera beslut som tagits per capsulam (se egna protokollspunkter) gå igenom och uppdatera uppdragslistan (rapportpunkt som ej dokumenteras i protokollet) lägga bilagda rapporter till handlingarna (se egna protokollspunkter) göra tillägg på uppdragslistan (dokumenteras ej i protokollet) efter att alla ärenden på dagordningen behandlats, avsluta mötet. KOMMENTAR Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet. 3(99)

4 19. ANTAGNA FÖRENINGAR ANTAGNA FÖRENINGAR Rad.. Namn... Sätesort... Län... Distrikt 1... Instagibbed... Rättvik... Dalarnas län... Sverok GävleDala 2... Absolut Kultur... Söderhamn... Gävleborgs län... Sverok GävleDala 3... Munus Ludentibus... Sandviken... Gävleborgs län... Sverok GävleDala 4... Gisle Gaming... Gislaved... Jönköpings län... Sverok Jönköping-Kronoberg 5... Knopparp... Jönköping... Jönköpings län... Sverok Jönköping-Kronoberg 6... dndalvesta... Alvesta... Kronobergs län... Sverok Jönköping-Kronoberg 7... Svartblodsföreningen Bashkaum... Eskilstuna... Södermanlands län... Sverok Mälardalen 8... Uruk-Hai Brödrarskapet... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen 9... trudvangshjältar... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen Spelföreningen SKB... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen Roslagens äventyrsklubb... Östhammar... Uppsala län... Sverok Mälardalen Talismarnold Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen Diktols lag... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen Tabletop Swag... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen Jacuzzispindlarna... Västerås... Västmanlands län... Sverok Mälardalen Gottne Spelförening... Örnsköldsvik... Västernorrlands län... Sverok Nedre Norrland Backgammon Sundsvall... Sundsvall... Västernorrlands län... Sverok Nedre Norrland SPÖK... Luleå... Norrbottens län... Sverok Norrbotten Karategamers... Södertälje... Stockholms län... Sverok Stockholm Hornpershorder Brädspelsförening... Nacka... Stockholms län... Sverok Stockholm Sverok Enskededalen... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm KTHSocialClub... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Spelföreningen rockringen... Österåker... Stockholms län... Sverok Stockholm Föreningen Midvitnir... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Spelfantasters Folkrörelse... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Midnattsspel... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Rorath... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Sociala Politiker Enade i Lek. Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Taco Tuesday... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Flygande Ankan... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm KMS... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Ambassadörerna från Alfa Zulius Prime... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm SVARTRYSSLAND... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Skymningslyktan... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm Spelföreningen Vita Ulven... Kil... Värmlands län... Sverok Svealand Fjärde Kompaniet... Karlstad... Värmlands län... Sverok Svealand Mystikens Samfund... Örebro... Örebro län... Sverok Svealand Overlords United... Örebro... Örebro län... Sverok Svealand Lunds Spelmän... Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet LAN för Barn... Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Parran D1... Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Gleipner... Trelleborg... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Total Power... Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet LAS... Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Redcoats... Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet KASS... Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Skånia Game Slam... Landskrona... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet HEC... Hässleholm... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Ma me knuff... Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Wasabi... Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet Common People... Uddevalla... Västra Götalands län... Sverok Väst Merfolk... Borås... Västra Götalands län... Sverok Väst 4(99)

5 53... Mägical Spelförening... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst Tomte... Tjörn... Västra Götalands län... Sverok Väst Bad Company Airsoft Sweden... Partille... Västra Götalands län... Sverok Väst Gullefjuns vänner... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst INEXAD... Mark... Västra Götalands län... Sverok Väst Skövde fantasy sports and gaming... Skövde... Västra Götalands län... Sverok Väst GibbHuset... Sotenäs... Västra Götalands län... Sverok Väst Achtung... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst DotU... Linköping... Östergötlands län... Sverok Östergötland Tabula Ludum... Linköping... Östergötlands län... Sverok Östergötland 5(99)

6 20. RATIFICERING AV BESLUT: ANSÖKAN REGIONALA VERKSAMHETSUTVECKLARE HANDLINGAR Beslutsunderlag: Ansökan regionala verksamhetsutvecklare MÖTET BESLUTADE RATIFICERA ATT 1... delegera uppdraget att genomföra informationsarbete och sköta ansökningsförfarande gällande potten för regionala verksamhetsutvecklare till VU VU får i uppdrag att presentera ett förslag på distrikt som tilldelas medel från potten till styrelsens möte i mars. 6(99)

7 BESLUTSUNDERLAG: ANSÖKAN REGIONALA VERKSAMHETSUTVECKLARE Av Rebecka Prentell, förbundsordförande Styrelsen har under januarimötet beslutat om att en pott överskjutande medel från 2013 ska öronmärkas för distriktsstöd, för att distrikt ska ha möjlighet att ansöka om medel för att tillsätta en tjänst som regional verksamhetsutvecklare. För att arbetet ska gå framåt på det här området föreslår jag att styrelsen ger verkställande utskottet i uppdrag att administrera ansökningsförfarandet för detta. JAG YRKAR ATT 1... delegera uppdraget att genomföra informationsarbete och sköta ansökningsförfarande gällande potten för regionala verksamhetsutvecklare till VU VU får i uppdrag att presentera ett förslag på distrikt som tilldelas medel från potten till styrelsens möte i mars. 7(99)

8 21. RATIFICERING AV BESLUT: NOMINERING TILL SVEROK ADMIN AB BOLAGSSTYRELSE HANDLINGAR Beslutsunderlag: Nominering till Sverok Admin AB bolagsstyrelse MÖTET BESLUTADE RATIFICERA ATT 1... Sverok nominerar Emil Forslund till ordinarie ledamot i Sverok Admin AB 8(99)

9 BESLUTSUNDERLAG: NOMINERING TILL SVEROK ADMIN AB BOLAGSSTYRELSE Av Rebecka Prentell, förbundsordförande Vårt dotterbolag Sverok Admin AB har bolagsstämma inom kort, och vi borde nominera en person till bolagets styrelse för att behålla förbundsstyrelsens koppling till och insyn i arbetet över tid. Mitt förslag är att Emil Forslund från styrelsen nomineras av förbundet. JAG YRKAR ATT 1... Sverok nominerar Emil Forslund till ordinarie ledamot i Sverok Admin AB 9(99)

10 22. RAPPORT: EKONOMI RESULTATRAPPORT Resultatrapporten visar budgeten för 2014 samt det aktuella utfallet för årets två första månader. Ekonomisk Rapport januari-februari 2014 Intäkter Budgetpost Budget 2014 Utfall 2014 % av budget Statsbidrag % Räntor & utdelningar % Personaluthyrning regionala verksamhetsutvecklare % Personaluthyrning % Övriga intäkter % Spellovet % Svecup % Det levande valet % Code of conduct & Meet up % Hej Kommunen % Inflytande % NAB % Summa intäkter % Statsbidragen är periodiserade och kommer ha samma utfall per månad. Totalt har Sverok beviljats ca 13,2 miljoner i statsbidrag för Under årets två första månader har vi valt att hämta hem lite av våra placeringar varför räntor och utdelningar redan är mycket höga. Utfallet kommer inte att se ut så varje månad eftersom vi nu har kvar en högre andel med räntefonder som ger mindre i avkastning. Personaluthyrning till distrikten för regionala verksamhetsutvecklare eller föreningskonsulenter har ännu inte kommit igång. Distrikten ska komma in med sina ansökningar om medel under första kvartalet. Därefter kan det bli aktuellt för förbundet att anställa och hyra ut personal till distrikten. Personaluthyrning i övrigt har skett till bolaget och en av våra föreningar, vilket ännu inte har fakturerats och kommer således synas först i nästa rapport. Övriga intäkter består av intäkter från föreningar som valt att lägga ned och skänkt tillbaka pengarna till Sverok. Spellovet, Svecup och Code of Conduct & Meet up har ännu inte fått några externa medel. Det levande valet finansieras genom bidrag som Svea har sökt och NAB, Hej Kommunen och Inflytande 2.0 handlar om periodiseringar från tidigare ansökningar. NAB har precis skickat in en ansökan till Ungdomsstyrelsen för ett projektår 3, som om det beviljas kommer starta under Svar från Arvsfonden på ansökan för Code of 10(99)

11 Conduct & Meet Up väntas i april. Arbetet gentemot sponsorer för finansieringen av Svecup 2014 fortsätter även under mars. Kostnader Föreningarna Budgetpost Budget 2014 Utfall 2014 % av budget Föreningsbidrag % Träffbidragen % Lokalbidrag % Föreningsförsäkringar % Crowdfunding % Banktjänster % Föreningsutveckling % Föreningsstöd % Level Up % Intern Kommunikation % Distriksstöd % Grundgaranti Distrikt % Svecup % Medlemsvärvning % Det levande valet % Code of conduct & Meet up % Leia % Inflytande % Spellovet % Personaluthyrning regionala verksamhetsutvecklare % Summa Föreningarna % Den ekonomiska rapporten är funktionsindelad, vilket betyder att kostnader för personal är uppdelad på respektive område som personalen arbetar inom. Föreningsbidrag för 2014 har ännu inte betalats ut då möjligheten att söka bidrag inte öppnar förrän i mars, vilket också gäller för träffbidragen. De första lokalbidragen kommer även de att betalas ut i mars. Föreningsförsäkringar består av kostnader för hela årets olycksfall och företagsförsäkring som gäller föreningarna. Inom Crowdfundingen väntar vi fortfarande på leveranser som beställdes under förra året. Banktjänster består av kostnader för föreningarnas bankkonto via vårt avtal med Nordea. Föreningsutveckling, föreningsstöd, intern kommunikation och distriktsstöd består av personalkostnader för personalen som arbetar inom det området. Level Up har haft en träff. Svecup 2014 och Det levande valet består också av kostnader för anställd personal. Inom medlemsvärvning har vi köpt annonser i Chili och på Facebook. Inflytande 2.0 fick förlängd projekttid och har haft kostnader för exempelvis lön och lokaler. 11(99)

12 Förbundet Budgetpost Budget 2014 Utfall 2014 % av budget Statsbidrag % Personaluthyrning % Externfinansiering % Förbundskonferenser % Organisationsutveckling % Löpande forum, irc och webb % Utbildning ideella % Partnerskap % Arvoderingar FS % Styrelsen % styrelsestöd % Personal grundkostnad % Löpande förvaltning % Kanslilokal % Extern Kommunikation % Systemunderhåll % Revision % IT-drift % Riksmötet allmänt % Ombudsvalet % Valberedning % Projektstöd % Hej kommunen % NAB* % Summa Förbundet % I budgetposten statsbidrag ingår kostnader för personal för löpande påminnelsesamtal och ringkontroller som görs för att säkerställa våra statsbidrag. Under våren görs en större påminnelsekampanj för att få föreningarna att rapportera sina uppgifter. Förbundskonferenser består av kostnader för slaget som var i januari. I posten ingår också personalkostnader för planering och deltagande. I utfallet för styrelsen ingår två årskort på SJ för ca kr, varför den posten är särskilt hög trots att det endast har varit ett styrelsemöte. Även i personal grundkostnad ingår ett årskort på SJ som gör att posten är något högre än vad den borde vara vid den här tiden på året. Löpande förvaltning består av kostnader för personal, telefoni, datorer mm. Systemunderhåll är kostnader för underhåll av exempelvis ebas. En del av den upparbetade summan kommer att faktureras till Sverok Admin AB under mars. Hej Kommunen har haft tre dialogträffar under de två första månaderna på året och NAB har fått förlängd projekttid till sista december. 12(99)

13 Budgeterat Resultat Budget 2014 Utfall 2014 % av budget Summa intäkter % Summa kostnader % Beräknat Resultat (99)

14 BALANSRAPPORT (99)

15 Balansrapporten visar en ögonblicksbild av hur ställningen ser ut på respektive tillgångsoch skuldkonto på ett visst datum. Just den här rapporten visar tre kolumner, där den första är ingående värdet på kontot i början av året, den andra visar på förändringen på kontot under årets två första månader och den tredje visar på det utgående saldot per sista februari. 15(99)

16 23. RAPPORT: LÄGESRAPPORT FÖR FOR THE WIN! Av Emma Ström, föreningsutvecklare På begäran har en lägesrapport för For the Win! sammanställts till styrelsemötet mars Fullständig rapportering relativt projektmålen kommer i samband med utvärderingen, vilken är tänkt att ske i maj 2014 (ca 6 månader efter projektets lansering, enligt projektplanen). NULÄGET For the Win! (FtW!) lanserades för Sveroks föreningar och medlemmar i slutet av november 2013 (under veckan inför Riksmötet, vilket hölls 29 november - 1 december). Systemet hade tidigare betatestats och de kritiska buggarna lösts inför detta. I övrigt var systemet så grundläggande det gick utifrån den lilla mängd systemutvecklartid som fanns tillgänglig kontra vad som krävdes för att kunna spela. Just nu ser statistiken ut som följer: 195 användare har skapat en koppling till minst en förening. 232 kopplingar finns i systemet, mot totalt 103 olika föreningar. Användarna har startat 696 uppdrag, varav 584 stycken har hunnit bli godkända. Den förening som ligger överst på topplistan har 120 godkända uppdrag och har nått nivå 12 av 20. I diagrammen nedan syns antal registreringar av användare på sidan, samt antal inskickade uppdrag. Betatestperioden har tagits med för att visa på utgångspunkten (som alltså inte var 0 registreringar/uppdrag när systemet lanserades). Med Lanseringsveckan avses sista veckan i november då FtW! lanserades. 16(99)

17 TRENDER Till en början skedde godkännandet av kopplingar till föreningar manuellt av föreningsutvecklaren, vilket visade sig vara en flaskhals som påverkade lusten att spela FtW!. Det kravet togs därför bort, och därefter har det varit med några enkla knapptryck som användarna registrerar sig och börjar spela för sin/a förening/ar. Av diagrammen ovan att döma fortsatte ökningen under julledigheten (december och januari), med en något avtagande trend för februari. Det har ännu gått relativt kort tid för att göra 17(99)

18 bedömningen om systemet ska fortsätta eller inte bara genom att se användartrender så här, varför rekommendationen är att vänta till den planerade utvärderingsrapporten i maj för en bättre helhetsbild. Det verkar synas en trend för vissa föreningar som rör aktiviteten kring uppdragen, även om det är kort tid att bedöma det på. När någon kopplar sig till en förening och startar igång uppdragen sker en våg av aktivitet som pågår ett antal veckor, kanske en månad. Därefter en tystare period när föreningen gör annat eller tappar fokus, och sedan återkommer de igen när någon upptäcker att det finns nya uppdrag, att det finns uppdrag de nu kan kryssa av, eller dylikt. Det finns också ett antal föreningar som bara fått in några uppdrag i början av användarnas tid i FtW! och sedan inte kommit vidare. Där hänger förmodligen mycket på spridning och lättheten i att komma tillbaka till spelet. Det visade sig att sverok.se inte hade någon länk till FtW! upplagd, så under de första månaderna kunde användarna bara få påminnelser om spelet genom uppdateringar på facebook eller via underkända uppdrag (då mail går ut till användaren som skickat in uppdraget). Sedan i mars länkas FtW! från Sveroks startsida och inne i föreningsportalen. Risken med att systemet inte används har som åtgärd i projektplanen att göra spelet tillräckligt engagerande samt se till att spridningen av spelet sker tillräckligt mycket. Utöver det som nämns om länkar på hemsidan, har föreningarna själva generellt sett inte använt sociala medier för att sprida sina insatser i FtW! på det sätt som var tänkt. Det är möjligt att det kommer när spelet blivit mer etablerat. Uppdrag som rör just sociala medier har lagts till i generella ordalag och kanske bör också uppdrag med fokus på spridning av föreningens insatser i spelet också finnas med. Noterbara ökningar i antal inskickade uppdrag har skett vid de tillfällen då föreningar lyft FtW! på facebook, både inom föreningars facebook-grupper och mellan föreningar som utmanat varandra. Det har tidigare diskuterats kring möjligheten att engagera fler medlemmar i föreningsarbetet än eldsjälarna. Tydligast är detta i uppdragen som rör Sveroks kursfilmer. Det finns i princip ett uppdrag i FtW! för varje kursfilm som ligger uppe på sverok.se med tillhörande kryssfrågor, och för att klara uppdraget ska minst två från varje förening ha sett filmen och besvarat de relevanta frågorna. Detta utgår ifrån avstämningen som görs med föreningar som har mer än 200 medlemmar, där kravet är just att två personer ur styrelsen (eller fler) ska svara på frågor till en anvisad film. I FtW! är det mer undantag än regel att enbart styrelsemedlemmar besvarar filmfrågorna, och det händer med jämna mellanrum att fler än två personer tittar på filmerna, vilket är mycket roligt att se. Detta är också fallet med övriga uppdrag, att det snarare utkristalliserar sig några engagerade i FtW! som inte nödvändigtvis är samma personer som är eldsjälar i föreningens styrelse. Samtidigt har det inkommit synpunkter på att det är för få uppdrag som vanliga medlemmar kan göra, något som har åtgärdats i en omgång och ska ses över igen. 18(99)

19 Det är min upplevelse att användarna inkommer med synpunkter och idéer mer än i övriga system där jag har varit mottagare för feedbackformulären. Det har hittills inte kommit in några negativa röster, utan de som hört av sig har varit odelat positiva, haft spännande tankar om förbättringar och frågor som visat på vad som varit otydligt. De bra exempel som föreningarna delar med sig av hamnar numera på Wall of Pepp (en funktion som ska in i FtW! men som inte prioriterades tillräckligt för att kodas in till lansering) och där har det också vid återkoppling kommit glada tillrop och kommentarer, både från medlemmar och styrelsemedlemmar i föreningarna. MÅL I projektplanen beskrivs följande mål: Föreningar med mer än 200 medlemmar ska genomföra sin filmfrågeavstämning inom 1 månad (istället för som nu, 2 månader). Föreningar med mer än 1000 medlemmar ska genomföra sin storföreningsavstämning inom 3 månader (istället för som nu, 6 månader). Minst 2 föreningssamarbeten ska uppnås. Återigen är det svårt att säga något om avstämningarna eftersom inte tillräckligt lång tid passerat. Rutinen för filmfrågeavstämningen ändrades i slutet av 2013 till att enbart förstagångsstyrelser genomför den, vilket gjorde att de flesta föreningar på avstämning checkades av i samband med det. De tre-fyra föreningar som låg kvar på avstämning för 2013 hänvisades till FtW! men har fortfarande inte avslutat avstämningen på något sätt. Däremot har andra föreningar som inte varit på avstämning (för att de gjort den förut eller för att de inte haft mer än 200 medlemmar) klarat filmfrågeavstämningen många gånger om via systemet. Storföreningsmässigt har alla stora föreningar på utveckling hänvisats till FtW! för sin avstämning, där ett särskilt spår upprättats för dem. Spåret innehåller alla grundkriterier som storföreningsutvecklingen tar upp, men skillnaden är att föreningsutvecklaren inte kommer med det som auktoritära krav (vilket det kan upplevas som trots försök till motsatsen) utan föreningen väljer själva när de vill göra detta. Ännu har ingen av de 7 storföreningarna som ligger väntande genomfört någon avstämning via FtW!-spåret, även om några stycken är inne och tittar och/eller har påbörjat uppdragslinjen. Här är det tydligt att de som gjort avstämningen förut är mer bekväma med de rutiner de känner till, och de har själva valt att göra det utanför FtW!. En bonuseffekt av att ha spåret i FtW! är dock att det börjar komma föreningar som utan att ha storföreningskriterierna att uppfylla ändå gjort det. Därur har diskussionen förts med föreningsansvarig om att ha storföreningsspåret allmänt under rubriken Certifierad förening, vilket kommer att implementeras framöver. Det innebär i korthet att föreningen uppfyller Sveroks rekommenderade krav på demokrati, öppenhet och ekonomirutiner mot vilket de får ett diplom för 19(99)

20 innevarande år. Det är positivt att även små föreningar börjar använda dubbel bokföring, till exempel, eller ser över sina årsmötesrutiner. Samarbetsmässigt har de uppdrag som rört detta än så länge innehållit samarbeten som etablerats utanför FtW!. Här syns tydligast användarnas feedback; det är svårt att kommunicera med andra föreningar i systemet på den grundnivå meddelandefunktionen är idag. De utmaningar som skett har till exempel varit via sociala medier snarare än i FtW!. I programmeringskön ligger ärenden som rör just detta och förhoppningsvis kommer det att utvecklas under Arbetsinsatsen för att godkänna uppdrag och svara på frågor var till en början tänkt att ersätta den tid som går åt till att tjata på föreningar på avstämning. Under uppstartsperioden gick mer tid åt av naturliga skäl, men numera är det rutiner som är inkorporerade i det dagliga arbetet. Att rätta uppdrag i FtW! tar i genomsnitt fem minuter om dagen och är en del i att gå igenom mailkorgen varje morgon. Under kvällar och helger är det Charles Metzmaa som är ideell admin med rättigheter att checka av uppdrag när och om han har tid (dock sköter han inte den egna föreningens eller utmanade föreningars uppdrag, av jävskäl). BÖR SATSNINGEN FORTSÄTTA? Frågeställningen bör kanske delas upp i två; huruvida satsningen ska fortgå till och med den planerade utvärderingen i maj samt om den ska fortgå på obestämd tid framöver. Jag tycker absolut att satsningen ska gå till i maj, då en tydligare trendstruktur går att urskilja och det finns mer data att hämta. Dessutom har länken på hemsidan då hunnit ligga uppe, vilket den alltså inte gjort tidigare och spelet har varit mer svårhittat. Om spelet ska fortgå därefter, på obestämd tid, är svårare att säga i nuläget. Som med alla nya saker krävs en invänjningsperiod och jag har upplevt att så är fallet med exempelvis de äldre storföreningarna (som haft invanda rutiner vad gäller storföreningsutvecklingen). Att få spelet mer etablerat underlättar förstås det naturliga i att en förening hänvisas direkt dit och också uppfattar att det är så alla andra gör. Min bedömning som föreningsutvecklare är att jag genom FtW! når ut till en större mängd föreningar än enbart de som hamnar på avstämningar, och att många fler föreningar såväl som medlemmar gör rätt, gör mer och lär sig mer. Detta utan att lägga mer arbetstid på föreningsutveckling, eller att jag behöver tjata in uppgifter från de som frivilligt skickar in uppdrag som rör grundkriterierna. Dessutom är det tydligt att föreningarna uppskattar att få en markering eller kommentar på att det de gör är värdefullt och häftigt (jämför Wall of Pepp, eller bara att skicka in ett uppdrag med en beskrivning av något de gjort). Jag tror att det finns ett värde i att låta spelet fortsätta, om föreningsutveckling över hela Sverok är något vi vill satsa på snarare än enbart punktinsatser som det rört sig om tidigare. Det har också visat sig vara en bra kanal för att få ut förbundssatsningar ned på föreningsnivå, där ett exempel är 20(99)

21 likabehandlingsuppdrag som tillkommit i samband med NAB eller de kommande Riksmötesuppdragen (som föreningar även föreslagit redan nu). Naturligtvis kvarstår vikten av spridning, lättillgänglighet och löpande uppdateringar så att FtW! fortsätter vara intressant både för nytillkomna och för väl insatta föreningar. Visar det sig att trenden är ett minskande engagemang och någon lämplig insats för att motverka detta inte ger resultat, är frågan om avveckling förstås viktig att lyfta i det läget. 21(99)

22 24. MÅNADSVIS STATISTIKRAPPORT MÅNADSVIS STATISTIKRAPPORT På uppdrag av förbundsstyrelsen har data samlats in och sammanställts inför styrelsemöten Den här rapporten innehåller månadsvis statistik, som uppdateras löpande under året, minst varje månad. Den hittills efterfrågade statistiken med specifikationer ser ut som följer: 1) antalet föreningar i Sverok just nu, baserat på olika kriterier, tabell 2) antalet aktiva föreningar per månad vs år, linjediagram 3) antalet medlemmar i Sverok just nu, baserat på olika kriterier, tabell 4) antalet medlemmar per månad vs år, linjediagram 5) antalet nyregistrerade och avregisterade föreningar per år och månad, tabell och linjediagram 6) antal träffar på wiki.sverok.se och hitta.sverok.se per månad, linjediagram Utöver ovanstående efterfrågades också antal nyregistrerade föreningar inom varje verksamhetsgren, redovisat per månad. Det finns idag ingen sökfunktion för sådana data i ebas och arbetet som det innebär att ta fram statistiken bedömdes i nuläget för omfattande för att lägga resurser på. Om statistiken fortfarande önskas senare under året kommer det att läggas med i den beställning av utveckling av statistikfunktioner i ebas som planeras till efter sommaren. Data som är årsknuten i presentationen kan visas i sin helhet först då rapportering för statsbidragen skett, vilket innebär från och med 1 september varje påföljande år. Pågående år är därför inte komplett. För tidigare års statistik samt redovisning av data över längre tid, se istället den årsvisa statistikrapporten. Insamling av data har skett främst via statsbidragsansökningar och ebas. Ackumuleringsdatumet för data i den här rapporten var Rapporten sammanställd av Emma Ström med hjälp av Christer Pettersson och Otto Kahne 22(99)

23 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Antal föreningar Antal aktiva föreningar Antal medlemmar Totalt antal medlemmar Ny- och avregistrerade föreningar Träffar på wiki och hitta (99)

24 ANTAL FÖRENINGAR När det kommer till att redovisa antal föreningar i Sverok, behöver avgränsningar göras då frågan om vad som räknas som en förening färdig att redovisas inte är helt lätt att avgöra. På begäran har därför en tabell inkluderats med vad som anses vara de mest relevanta avgränsningarna. Värt att notera är att en förening kan rapportera för ett år ända fram till slutet av augusti efterföljande år. Siffrorna uppdateras månatligen. Alla påregistrerade alla föreningar som fanns i Sveroks föreningsdatabas under hela eller del av året i fråga, oavsett om de rapporterat något alls. Alla med minst 3 medlemmar alla föreningar som rapporterat minst 3 medlemmar, oavsett ålder, för året i fråga. Inga andra rapporter nödvändiga. Alla med godkända rapporter alla föreningar som rapporterat godkänd verksamhets-, årsmötes- och medlemsrapport (oavsett om 60%-gränsen är uppnådd eller ej) till Sverok. Den här siffran inkluderar föreningar som har väntande eller underkända stadgar, ringkontroller och andra föreningskontroller*. Alla statsbidragsgodkända alla föreningar som skulle generera statsbidrag om Sverok skickade in sin ansökan nu. Det innebär bl a godkända stadgar och uppfylld 60%-gräns. Antal på kontroller alla föreningar som har pågående, väntande eller underkänd status på sina stadgar, ringkontroll eller andra föreningskontroller*. Dessa kan alltså bli klara och då räknas in i övriga poster. *Med föreningskontroller avses de avstämningar som görs när en förening får mer än 200 resp 1000 medlemmar, samt allmänkontroll som sker vid bidragsstoppande situationer. År Alla påregistrerade Alla med minst 3 medlemmar Alla med godkända rapporter Alla statsbidragsgodkända Antal på kontroller (99)

25 ANTAL AKTIVA FÖRENINGAR Förfrågan gällde hur många aktiva föreningar Sverok har och har haft, vilket kräver en avgränsning av vad som menas med aktiv. Antalet aktiva föreningar i datan nedan baseras på det totala antal föreningar som minst rapporterat 5 resp 3 (fr o m 2013) medlemmar oavsett åldersgrupp. Fullständig rapportering eller avklarad 60%-gräns krävs alltså inte. Bedömningen grundar sig i att en förening som har medlemmar trots allt är aktiv på något sätt, även om de inte berättat vad de gjort (verksamhetsrapport) eller att de haft årsmöte (årsmötesrapport). Detta för att bättre spegla antal aktiva föreningar i Sverok än vad statsbidragssiffran (som kräver full rapportering samt 60% unga) visar. Redovisningen per månad har inkluderats för att visa på trender under bidragsårets gång (notera att bidragsåret går från 1 jan innevarande år till 31 aug året därpå). Se den årsvisa statistikrapporten för äldre siffror. Händelser att notera: - I oktober utfördes en medlemsundersökning av Kundvision där föreningarna tillfrågades om sin rapportering för Detta följdes upp med kontakt från kansliet under november-december, samt extra påminnelsesamtal om rapportering. 25(99)

26 ANTAL MEDLEMMAR När det kommer till att redovisa medlemsantal i Sverok behöver det liksom för föreningsantal göras avgränsningar, då frågan om vad som räknas som en förening färdig att redovisas inte är helt lätt att avgöra. På begäran har därför en tabell inkluderats med vad som anses vara de mest relevanta avgränsningarna (på samma sätt som för föreningsantalen). Värt att notera är att en förening kan rapportera för ett år ända fram till slutet av augusti efterföljande år. Siffrorna uppdateras månatligen. Alla medlemmar alla medlemmar i föreningar som fanns i Sveroks föreningsdatabas under hela eller del av året i fråga, oavsett antal (dvs även färre än 3 medlemmar i en förening räknas) eller ålder på medlemmarna. Alla medlemmar 6-25 år alla medlemmar i åldern 6-25 år i föreningar som fanns i Sveroks föreningsdatabas under hela eller del av året i fråga, oavsett antal (dvs även färre än 3 medlemmar i en förening räknas) eller ålder på medlemmarna. Alla medlemmar godkända alla medlemmar som passerat Sveroks ringkontroller oavsett ålder, där föreningarna också i övrigt har godkända rapporter. Alla medlemmar 6-25 år godkända - alla medlemmar i åldern 6-25 år som passerat Sveroks ringkontroller, där föreningarna också i övrigt har godkända rapporter. Alla statsbidragsgodkända medlemmar alla medlemmar i föreningar som skulle generera statsbidrag om Sverok skickade in sin ansökan nu. Det innebär uppfylld 60%- gräns i föreningen, men medlemmarna kan ha vilken ålder som helst. Alla statsbidragsgodkända medlemmar 6-25 år alla medlemmar som skulle generera statsbidrag om Sverok skickade in sin ansökan nu. Det innebär åldern 6-25 år och uppfylld 60%-gräns. År Alla medlemmar Alla medlemmar 6-25 år Alla medlemmar godkända Alla medlemmar 6-25 år godkända Alla statsbidragsgodkända medlemmar Alla statsbidragsgodkända medlemmar 6-25 år (99)

27 TOTALT ANTAL MEDLEMMAR Avgränsningen för redovisning av totalt antal medlemmar över tid har baserats på det totala antalet rapporterade medlemmar oavsett åldersgrupp, ur föreningar godkända för statsbidrag ( Alla statsbidragsgodkända medlemmar i tabellen ovan). Barn- och ungdomsmedlemmar är det antal medlemmar som rapporterats i åldersgruppen 7-25 år resp 6-25 år ur samma föreningar. Redovisningen per månad har inkluderats för att visa på trender under bidragsårets gång (notera att bidragsåret går från 1 jan innevarande år till 31 aug året därpå). Se den årsvisa statistikrapporten för äldre siffror. Händelser att notera: - Generellt är de brantaste stigningarna i graferna de tillfällen då Sveroks största föreningar (med ca medlemmar) rapporterar in sina medlemslistor. - I oktober utfördes en undersökning av Kundvision där föreningarna tillfrågades om sin rapportering för Detta följdes upp med kontakt från kansliet under november-december, samt extra påminnelsesamtal om rapportering. 27(99)

28 NY- OCH AVREGISTRERADE FÖRENINGAR PER MÅNAD Notera att föreningar som riksmötet beslutade skulle avregistreras på grund av inaktivitet avregistreras 1 februari efterföljande år. Dessa siffror redovisas från och med 2010, då tidigare data saknas. Notera att siffrorna per månad är ackumulerade, dvs totalsumman av alla föreningar som ny- eller avregistrerats vid respektive månadsslut. Se den årsvisa statistikrapporten för siffror för tidigare år. Per månad Nyregistrerade Avregistrerade Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Händelser att notera: - Starta.sverok.se öppnade i månadsskiftet okt/nov Systemet har möjliggjort i princip kontinuerlig antagning av nya föreningar över årsskiftet, till skillnad från tidigare då föreningar vid nytt år började antas 1 februari eller däromkring. - Riksmötesbeslutade avregistreringar från föregående år utförs 1 februari. innevarande år (med undantag för 2011 då det skedde 1 april). - Föreningar som hunnit rapportera något för innevarande år när de avregistreras, får avregistreringsdatum 01/01 nästkommande år oavsett när under året de avregistreras, varför statistiken per månad kan vara missvisande. Detta på grund av att de tack vare sin rapportering ska komma med i statsbidragsansökan. - Föreningar som inte rapporterat något för innevarande år får med början under 2013 avregistreringsdatum den dag då avregistreringen genomförs, och inte som tidigare 01/01 nästkommande år även för dem. Detta påverkar 2013 års avregistreringssiffror. 28(99)

29 29(99)

30 TRÄFFAR PÅ WIKI OCH HITTA Träffar på hitta.sverok.se och wiki.sverok.se redovisas av tydlighetsskäl i en tabell för äldre år, samt en månadsvis presenterad graf för innevarande år. Tabellen för tidigare år redovisas i den årsvisa statistikrapporten, medan innevarande år redovisas nedan. Händelser att notera: 30(99)

31 - Wikin startades 10 oktober 2010 och Hitta 25 april 2010, varför data endast gått att få fram sedan dess. - Hitta uppgraderades till en ny version i januari 2012, där scriptet för Google Analytics inte verkar ha kommit med. Detta uppmärksammades sent och scriptet lades in först 20 juni. Data för de två första kvartalen 2012 saknas alltså för Hitta. - Hitta v.2 lanserades i början av Från och med januari 2013 förs antagna föreningar automatiskt in i hitta, vilket skiljer sig från tidigare då de själva fick aktivera sina föreningar i systemet. 31(99)

32 25. ÅRSVIS STATISTIKRAPPORT ÅRSVIS STATISTIKRAPPORT På uppdrag av förbundsstyrelsen har data samlats in och sammanställts inför styrelsemöten Den här rapporten innehåller årsvis statistik, som uppdateras någon eller några gånger om året. Den hittills efterfrågade statistiken med specifikationer ser ut som följer: 7) antalet aktiva föreningar per den 31 december vs år, tabell och linjediagram 8) antalet medlemmar per den 31 december vs. år, tabell och linjediagram 9) antal föreningar i var och en av följande grupper: 0-10, 11-50, , , medlemmar, stapeldiagram med en stapel i varje kategori per år 10) antalet nyregistrerade och avregisterade föreningar per år, tabell, samt föreningsflöde inom Sverok, linjediagram 11) antal föreningar inom varje verksamhetsgren, stapeldiagram med en stapel för varje kategori per år 12) vårt statsbidrag i kronor per år vs år, samt procentdelar av det totala statsbidraget som utgår till Sveriges ungdomsorganisationer, tabell och linjegraf 13) sammanställning av grundbidrag och medlemsbidrag vs. år, tabell 14) antal träffar på webbplatsens olika delar vs år, linjediagram 15) antal träffar på wiki.sverok.se och hitta.sverok.se per år, tabell Insamling av data har skett främst via statsbidragsansökningar och ebas. Den senare har dock vissa begränsningar som gör att äldre års siffror påverkas då föreningar tas bort idag, vilket har inneburit att siffror från och med 2010 kan användas direkt ur databasen medan allt äldre behöver kontrolleras via statsbidragsansökningar eller gamla statistikrapporter. Detta har gjort att parametrar för framtagna data från äldre dagar inte alltid är kända. Data som är årsknuten i presentationen kan visas i sin helhet först då rapportering för statsbidragen skett, vilket innebär från och med 1 september varje påföljande år. Pågående år är därför inte komplett. För löpande uppdateringar och innevarande års statistik, se istället den månadsvisa statistikrapporten. Ackumuleringsdatumet för data i den här rapporten var Rapporten sammanställd av Emma Ström med hjälp av Christer Pettersson och Otto Kahne 32(99)

33 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Antal aktiva föreningar Totalt antal medlemmar Föreningsstorlek Ny- och avregistrerade föreningar Verksamheter Statsbidrag Föreningsbidrag Träffar på hemsidan Träffar på wiki och hitta (99)

34 ANTAL AKTIVA FÖRENINGAR Förfrågan gällde hur många aktiva föreningar Sverok har och har haft, vilket kräver en avgränsning av vad som menas med aktiv. Antalet aktiva föreningar i datan nedan baseras på det totala antal föreningar som minst rapporterat 5 resp 3 (fr o m 2013) medlemmar oavsett åldersgrupp. Fullständig rapportering eller avklarad 60%-gräns krävs alltså inte. Bedömningen grundar sig i att en förening som har medlemmar trots allt är aktiv på något sätt, även om de inte berättat vad de gjort (verksamhetsrapport) eller att de haft årsmöte (årsmötesrapport). Detta för att bättre spegla antal aktiva föreningar i Sverok än vad statsbidragssiffran (som kräver full rapportering samt 60% unga) visar. År Antal aktiva föreningar År Antal aktiva föreningar (99)

35 TOTALT ANTAL MEDLEMMAR Avgränsningen för redovisning av totalt antal medlemmar över tid har baserats på det totala antalet rapporterade medlemmar oavsett åldersgrupp, ur föreningar godkända för statsbidrag ( Alla statsbidragsgodkända medlemmar i tabellen ovan). Barn- och ungdomsmedlemmar är det antal medlemmar som rapporterats i åldersgruppen 7-25 år resp 6-25 år ur samma föreningar. 35(99)

36 FÖRENINGSSTORLEK Föreningsstorlek avser här föreningars medlemsantal. Föreningarna har delats in i fem nivåer (0-10, 11-50, , , 1001+) med avseende på medlemsantal, och redovisas per verksamhetsår. Siffror har gått att spåra tillbaka till 2008, genom specifika sökningar i databasen där sökparametern varit föreningar som rapporterat minst 5 medlemmar (inga andra rapporter nödvändiga). Endast avslutade år redovisas. År På begäran har en visuell representation av senast avslutat år inkluderats: 36(99)