PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDS- STYRELSEMÖTE I SVEROK

Transkript

1 PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDS- STYRELSEMÖTE I SVEROK MÖTESDATUM: FÖREGÅENDE MÖTE: Vid protokollet, Justeras, Christer Pettersson Mötessekreterare Johan Groth Justerare 1(80)

2 DAGORDNING 108. Formalia Antagna föreningar Rapport: Statistik, Rapport: Ekonomi Rapport: Lanserings av For the win! Rapport: Mångfald i Sverok Beslut: Kvarvarande bidrag Beslut: Bidragsnivåer Diskussion: Lokalbidragsfrågor Diskussion: stadgereglering av distriktens roll Beslut: Kommunikationsstrategi Beslut: Projektplan förenings- och medlemsvärvningsprojekt Beslut: Uppdaterade Riktlinjer för Arvoderingsvillkor Diskussion: Utvärdering av riksmötet Beslut: Uppdatera förvaltningsorganisation Beslut: Firmateckning tillförordnad kanslichef Diskussion: Genomgång av Verksamhetsplan (80)

3 108. FORMALIA HANDLINGAR Röstlängd Adjungeringsformer Dagordning (sidan 2) MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa röstlängden förklara mötet beslutsmässigt välja Rebecka Prentell till mötesordförande välja Christer Pettersson till mötessekreterare välja Johan Groth till justerare adjungera Christer Pettersson (utvecklingssamordnare) som funktionär, Jenny Petersson (tf kanslichef), Charles Metzmaa (FS 2014), Emil Forslund (FS 2014) och Linnea Risinger (FS 2014) som sakkunniga fastställa dagordningen anta nya medlemsföreningar (se egen protokollspunkt) gå igenom beslut i verkställande utskottet (rapportpunkt som normalt ej dokumenteras i protokollet) ratificera beslut som tagits per capsulam (inga beslut tagna, se egna protokollspunkter när de förekommer) gå igenom och uppdatera uppdragslistan (rapportpunkt som ej dokumenteras i protokollet) lägga bilagda rapporter till handlingarna (se egna protokollspunkter). KOMMENTAR Mötet avslutades efter att alla ärenden på dagordningen behandlats. 3(80)

4 RÖSTLÄNGD NÄRVARANDE UNDER HELA ELLER DELAR AV MÖTET Rebecka Prentell, förbundsordförande Johan Groth, förbundssekreterare Elaine Boström, ledamot Andreas Rolén, ledamot Andreas Hallqvist, ledamot Andreas Bogatic, ledamot Alexander Hallberg, vice förbundsordförande FRÅNVARANDE Chris Jonasson, ledamot 4(80)

5 ADJUNGERINGSFORMER PERSONER KAN ADJUNGERAS SOM Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet. 5(80)

6 109. ANTAGNA FÖRENINGAR ANTAGNA FÖRENINGAR Rad.. Namn... Sätesort... Län 1... D.A.F... Borlänge... Dalarnas län 2... Härskarringen... Ludvika... Dalarnas län 3... Hakks kiaz... Halmstad... Hallands län 4... NordicBattleGroup... Halmstad... Hallands län 5... SaDa spelförening... Kungsbacka... Hallands län 6... Debug... Strömsund... Jämtlands län 7... Åre Bordsspelsförening... Åre... Jämtlands län 8... AirSoffa... Värnamo... Jönköpings län 9... Dräkthistoriska sällskapet le Boudoir... Jönköping... Jönköpings län Heimdal... Hultsfred... Kalmar län Bastusamfundet... Alvesta... Kronobergs län Boden Airsoft... Boden... Norrbottens län Gameboys... Lund... Skåne län The Triple Glaze... Lund... Skåne län Nocte Filii... Malmö... Skåne län PartyPunchers... Lund... Skåne län R.O.C.C.A.... Lund... Skåne län the Dungeon Toothfairy... Malmö... Skåne län Projectfearplay... Lund... Skåne län GGG... Kävlinge... Skåne län Juggernauts... Lund... Skåne län R.A.T.S... Södertälje... Stockholms län Stork... Stockholm... Stockholms län Lurk... Österåker... Stockholms län BV4... Stockholm... Stockholms län The Crypt... Stockholm... Stockholms län Brädspel, pls... Stockholm... Stockholms län Svenska Quidditchföreningen... Stockholm... Stockholms län Ulvö Spelklubb... Stockholm... Stockholms län Suffrapepprarna... Stockholm... Stockholms län Bilresor under monetärt komplicerade situationer som leder till samåkning till konvent och annat... Stockholm... Stockholms län Spechi Michi Airsoft... Stockholm... Stockholms län SMF... Stockholm... Stockholms län Domcoola... Botkyrka... Stockholms län BBCM... Stockholm... Stockholms län de stora drakhattarna... Stockholm... Stockholms län Ironfist paintball... Norrtälje... Stockholms län ROLF... Södertälje... Stockholms län Waxholms E-Sport Förening... Vaxholm... Stockholms län lodgruppen... Eskilstuna... Södermanlands län Uppsala Steampunk... Uppsala... Uppsala län The TimeKillerz... Heby... Uppsala län Ilian Gaming... Enköping... Uppsala län V-Dala Figurspelsförening... Uppsala... Uppsala län TreTrallandeTroll... Uppsala... Uppsala län Manabrist... Umeå... Västerbottens län Lajvföreningen Skuggor... Umeå... Västerbottens län Farmen... Umeå... Västerbottens län GG-Lan... Skellefteå... Västerbottens län HellOnline... Västerås... Västmanlands län Svarta Fanan... Västerås... Västmanlands län Game and play... Västerås... Västmanlands län Tyrs Kämpar Community... Arboga... Västmanlands län 6(80)

7 54... Svenska Gamingföreningen... Västerås... Västmanlands län Tronsalen Melee... Göteborg... Västra Götalands län War Ball... Göteborg... Västra Götalands län SMASH... Skövde... Västra Götalands län Förenade Lajvare... Göteborg... Västra Götalands län Tabulludo... Uddevalla... Västra Götalands län Partiet... Göteborg... Västra Götalands län Kakadua... Göteborg... Västra Götalands län Boffer Klubben... Göteborg... Västra Götalands län Trollhättans Bordsspelare... Trollhättan... Västra Götalands län Eagles Online Gaming... Göteborg... Västra Götalands län SJS Spelhörna... Göteborg... Västra Götalands län Plast Inc... Karlskoga... Örebro län SOS Brädspel... Askersund... Örebro län The... Vadstena... Östergötlands län Landstorm... Linköping... Östergötlands län SuperMario... Linköping... Östergötlands län Mb Ludi... Linköping... Östergötlands län 7(80)

8 110. RAPPORT: STATISTIK, På uppdrag av förbundsstyrelsen har data samlats in och sammanställts inför styrelsemötet 7-8 december Den hittills efterfrågade statistiken med specifikationer ser ut som följer: 1) antalet föreningar per den 31 december vs år, tabell och linjediagram 2) antalet föreningar per månad vs år, linjediagram 3) antalet nyregistrerade och avregisterade föreningar per år, tabell 4) antalet nyregistrerade och avregistrerade föreningar per månad, diagram 5) antal föreningar i var och en av följande grupper: 0-10, 11-50, , , medlemmar, stapeldiagram med en stapel i varje kategori per år 6) antal föreningar inom varje verksamhetsgren, stapeldiagram med en stapel i varje kategori per år 7) antalet medlemmar per den 31 december vs. år, tabell och linjediagram 8) antalet medlemmar per månad vs år, linjediagram 9) vårt statsbidrag i kronor per år vs år, samt procentdelar av det totala statsbidraget som utgår till Sveriges ungdomsorganisationer, tabell och linjegraf 10) sammanställning grundbidrag och medlemsbidrag vs. år, tabell 11) antal träffar och unika besökare på webbplatsens olika delar vs år, linjediagram 12) antal användare på wiki och hitta vs år, linjediagram Insamling av data har skett främst via statsbidragsansökningar och databasen. Den senare har dock vissa begränsningar som gör att äldre års siffror påverkas då föreningar tas bort idag, vilket har inneburit att siffror från och med 2010 kan användas direkt ur databasen medan allt äldre behöver kontrolleras via statsbidragsansökningar eller gamla statistikrapporter. Detta har gjort att parametrar för framtagna data från äldre dagar inte alltid är kända. Data som är årsknuten i presentationen kan visas i sin helhet först då rapportering för statsbidragen skett, vilket innebär från och med 1 september varje påföljande år. Pågående år är därför inte komplett. I vissa fall har ackumulerade data angivits, vilka kommer att uppdateras löpande, och är att betrakta som referenspunkter relativt tidigare års totalsummor ( hur ligger vi till jämfört med tidigare år? ) snarare än avslutade data. T ex har en månadsvis jämförelse för föreningsantal samt medlemsantal lagts till på begäran. Ackumuleringsdatumet för data i den här rapporten var Rapporten sammanställd av Emma Ström med hjälp av Johan Söderberg 8(80)

9 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Antal föreningar Antal medlemmar Ny- och avregistrerade föreningar Föreningsstorlek Verksamheter Statsbidrag Föreningsbidrag Träffar på hemsidan Träffar på wiki, hitta och forum (80)

10 ANTAL FÖRENINGAR Antal föreningar baseras på det totala antal föreningar som minst rapporterat 5 resp 3 (fr o m 2013) medlemmar oavsett åldersgrupp. OBS att fullständig rapportering eller avklarad 60%-gräns alltså inte krävs. Detta för att bättre spegla antal aktiva föreningar i Sverok än vad statsbidragssiffran (som kräver full rapportering) visar. Redovisningen per månad har inkluderats från och med 2011 för att visa på trender under bidragsårets gång (notera att bidragsåret går från 1 jan till 31 aug året därpå). Tidigare år i grafen för totalt antal föreningar per år anger föreningar som rapporterats som verksamma senast 31 december för respektive verksamhetsår (även om rapporteringen i sig skedde senare). År Antal förening ar År Antal förening ar (80)

11 Den högre ingångssiffran för antal föreningar vid de första månaderna för 2012 än samma månader 2011 förmodas bero på att online- och återregistrering av medlemmar tagit fart och annonserats runt årsskiftet. Ett smidigare sätt att få in medlemmarna för året har varit önskat av många föreningar och de som hört av sig och fått instruktioner i återregistreringsfunktionen har varit mycket nöjda. Ytterligare något som kan ha gett lite effekt är att året öppnades tidigare 2012 än det gjorde (80)

12 För 2013 håller trenden med ett högt antal föreningar som rapporterat minst tre medlemmar tidigt, med stor sannolikhet baserat på starta.sverok.se (kriteriet för starta.sverok.se var att en förening som antas ska vara fullständig för statsbidragsansökan från och med antagningstillfället). Det är tydligt att det är lättare för föreningar att ansluta sig till Sverok genom det digitaliserade systemet än via tidigare pappersblanketter, och som synes i grafen fortsätter föreningsantalet att stiga högre än tidigare år även under våren. 12(80)

13 ANTAL MEDLEMMAR Totalt antal medlemmar baseras på det totala antalet rapporterade medlemmar oavsett åldersgrupp, ur föreningar godkända för statsbidrag. Barn- och ungdomsmedlemmar är det antal medlemmar som rapporterats i åldersgruppen 7-25 år resp 6-25 år ur samma föreningar. En redovisning per månad har inkluderats från och med 2011 för att visa på trender under bidragsårets gång (notera att bidragsåret går från 1 jan till 31 aug året därpå). Tidigare år anger antal angivna medlemmar 31 december för respektive verksamhetsår (även om rapporteringen i sig skedde senare). 13(80)

14 14(80)

15 År Totalt Medlemsantal i förbundet Barn- och ungdomsmedlemmar (antal) Barn- och ungdomsmedlemmar (%) % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % 15(80)

16 Medlemsantal per månad Grafen har inkluderats på begäran, i syfte att visa på trender kring när på året föreningarna rapporterar. Notera att skillnader mellan åren kan bero på vid vilka tillfällen en eller flera av förbundets största föreningar rapporterar, och inte nödvändigtvis på någon extern insats. Den stora skillnaden i siffror mellan 2011 och 2012 har med stor sannolikhet sitt ursprung i onlineföreningarna. Under 2010 ökade antalet onlineföreningar stort och bidrog till en enorm medlemsökning då dessa snabbt växte sig mycket stora. Livslängden för en sådan förening visade sig dock vara kortare än genomsnittet, förmodligen därför att trenderna online tenderar att gå snabbare än i det fysiska rummet utifrån intensitet och engagemang. Då de stora föreningarna tappade fart, tappade de också i medlemsantal och ett antal stora onlineföreningar lades ned eller slogs ihop under De största föreningarna som finns kvar idag har lägre medlemssiffror än under En kommentar angående medlemssiffrorna för 2013 rör starta.sverok.se. De hittills inrapporterade medlemmarna för 2013 är inte lika många som tidigare år, och jämförs detta med föreningsantalet ovan är det lätt att misstänka att medlemmarna här kommer ur de många småföreningar som startats via starta.sverok.se, dvs föreningar med färre än 5 medlemmar. De befintliga föreningarna i Sverok rapporterar uppenbarligen något senare under året, många efter att de hunnit ha sina arrangemang och sin verksamhet igång ett tag. Dock är det tydligt att de mycket stora föreningarna som anslöt sig till Sverok 2010/2011 har lagt ned eller förlorat många medlemmar, vilket 16(80)

17 påverkar förbundets helhetssiffror mer påtagligt än en mindre förenings nedläggning. En separat analys av medlemstappet har även gjorts för styrelsens diskussion i ämnet tidigare under hösten. 17(80)

18 NY- OCH AVREGISTRERADE FÖRENINGAR Notera att föreningar som riksmötet beslutade skulle avregistreras på grund av inaktivitet avregistreras 1 februari. Data för 2013 presenteras när antagningen för året är klar, dvs då de ansökningar som inkom 2013 men behövde kompletteras blir klara, dock senast 1 februari Månadsvis redovisas dock för färdiga månader. Tidigare år anger antal ny- och avregistrerade föreningar 31 december för respektive verksamhetsår. Per år Per år Nyregistrerade Avregistrerade Ökn/Minskn (80)

19 19(80)

20 Per månad Dessa siffror redovisas från och med 2010, då tidigare data saknas. Notera att siffrorna per månad är ackumulerade, dvs totalsumman av alla föreningar som ny- eller avregistrerats vid respektive månadsslut. Notera att decembersiffran i den här tabellen även innehåller de föreningar som skickat in sin ansökan i december, men vars antagning inte blev klar förrän i januari efterföljande år. Att nyantagningssiffran för 2013 börjar på en så hög nivå är just för att antagningen varit öppen kontinuerligt över nyår och framåt, dvs hela januari har utnyttjats till skillnad från tidigare. Upplevelsen verkar också vara att starta.sverok.se är smidigare än pappersblanketterna, vilket kan påverka den höga nyantagningstakten generellt för Anledningen till att antalet avregistrerade föreningar per månad gör ett stort hopp under första kvartalet är att riksmötesbeslutade avregistreringar från föregående år utförs under denna tid. En annan notering kring avregistreringar är att föreningar som hunnit rapportera något för innevarande år när de avregistreras, får avregistreringsdatum 01/01 nästkommande år oavsett när under året de avregistreras, varför statistik per månad kan vara missvisande. Detta på grund av att de tack vare sin rapportering ska komma med i statsbidragsansökan ändå. Föreningar som inte rapporterat något för innevarande år får med början under 2013 avregistreringsdatum den dag då avregistreringen genomförs, och inte som tidigare 01/01 nästkommande år även för dem. Att avregistreringssiffran är så hög för 2013 kan grunda sig i det stora antal föreningar som startade 2010, utifrån att medellivslängden för en Sverokförening ligger runt tre år, i kombination med att uträkningen för icke-rapporterade avregistreringar nu görs på innevarande år istället för att förskjutas till nästkommande, enligt ovan. Per månad Nyregistrerade Avregistrerade Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec (80)

21 21(80)

22 FÖRENINGSSTORLEK Föreningsstorlek avser här föreningars medlemsantal. Föreningarna har delats in i fem nivåer (0-10, 11-50, , , 1001+) med avseende på medlemsantal, och redovisas per verksamhetsår. Siffror har gått att spåra tillbaka till 2008, genom specifika sökningar i databasen. Siffrorna för 2008 och 2009 som togs fram ur databasen ger ett totalt antal föreningar som är något högre än de totalantal som anges ovan under rubriken Antal föreningar. Detta härrör från den minsta gruppen, 0-10 medlemmar per förening, då åren i fråga innebar rapportering via Midas och därmed en del strul. Då många föreningar lyckades rapportera en eller två personer innan det kraschade blev antalet småföreningar högre än vad som verkligen var fallet. I grafen nedan är detta korrigerat för genom att överskottet föreningar har tagits bort från den minsta storleksgruppen för 2008 resp. 2009, och totalantalet stämmer med det angivna i avsnittet Antal föreningar. 22(80)

23 VERKSAMHETER I redovisade verksamhetsgrenar ingår enbart föreningar som i databasen godkänt har rapporterat verksamhet och kryssat i vilken/vilka verksamheter de sysslar med. Därför stämmer inte totalantalet föreningar under den här rubriken med det totala antalet föreningar som angivits i avsnittet Antal föreningar. Ökade eller minskade siffror kan därför också delvis bero på att fler eller färre föreningar har kryssat i verksamheter. 23(80)

24 STATSBIDRAG Statsbidraget beror dels på den totala budgeterade summan bidrag till ungdomsförbund som staten sätter, och dels på antal godkända föreningar samt medlemsantal i åldrarna Från och med 2011 måste föreningarna ha minst 60% medlemmar i den ålderskategorin för att vara bidragsgrundande. Från och med 2013 ändrades den fördelningsnyckel som Ungdomsstyrelsen använder för att fördela ut statsbidraget till organisationerna, till en version som gynnar små förbund men missgynnar stora. För respektive år statsbidraget betalas ut baseras summan på underlag för förbundet två år tidigare. För att få statsbidrag år X skickas alltså ansökan in år X-1, vilken innehåller uppgifter för år X-2. I tabellen nedan gäller statsbidragssiffrorna och medlemssiffrorna det år de står listade på, dvs ingen förskjutning i medlemssiffror gentemot statsbidrag är gjord enligt tvåårsregeln ovan. Detta för att man direkt ska se vilken summa som ska fördelas på vilket faktiskt medlemsantal. Kolumnerna för andelen statsbidrag, medlemmar och föreningar är resultat relativt de totala siffror som Ungdomsstyrelsen angav i redovisningen för vilka som beviljades bidrag och hur mycket. 24(80)

25 År Totalt statsbidrag Sveroks statsbidrag Andel statsbidrag kr kr 4,1% Andel medlemmar Andel föreningar kr kr 4,5% 3,1% 11,2% kr kr 8,7% 7,6% 17,0% kr kr 9,1% 10,5% 19,9% kr kr 10,6% 14,9% 22,4% kr kr 8,7% 14,7% 18,5% kr kr 7,9% 13,1% 15,8% kr kr 7,7% 14,6% 11,5% kr kr 7,8% 16,6% 10,2% kr kr 9,0% 19,6% 9,9% kr kr 10,3% 25,3% 10,5% kr kr 7,2% 18,8% 9,2% 25(80)

26 FÖRENINGSBIDRAG Föreningar får bidrag baserat på de krav som gäller för statsbidraget. Ett verksamhetsbidrag betalas ut för att föreningen har verksamhet och ett medlemsbidrag betalas ut med avseende på antal bidragsgrundande medlemmar i föreningen. Långt tillbaka betalades också bidrag ut för sammankomster, något som inte gäller idag (men kan till viss del ha ansetts ersatts av träffbidrag). År Verksamhetsbidrag Medlemsbidrag Specialkriterier Även 15 kr/sammankomst. Verksamhetsbidraget betalas ut om minst 10 sammankomster kr 15 kr rapporterats kr Även 15 kr/sammankomst. Verksamhetsbidraget betalas ut om minst 10 sammankomster 15 kr rapporterats kr 40 kr kr 40 kr kr 40 kr kr 20 kr för medlem 1001 och 40 kr uppåt kr 25 kr för medlem 1001 och 80 kr uppåt kr 100 kr kr 80 kr kr 60 kr för medlem 1001 och 80 kr uppåt /2000 kr 2000 kr om föreningen ej har medlemsavgift. 55 kr för medlem 75 kr 1001 och uppåt kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen har mindre än 50 kr i 40 kr/20 kr medlemsavgift kr/1000 kr De lägre siffrorna om föreningen har mindre än 50 kr i 60 kr/30 kr medlemsavgift. De lägre siffrorna om föreningen har mindre än 50 kr i kr/1000 kr 50 kr/30 kr medlemsavgift. 26(80)

27 TRÄFFAR PÅ HEMSIDAN Data för trafiken på hemsidans olika delar har gått att ta ut via konto på Google Analytics. I samband med lansering av den nya hemsidan startades kontot på Google Analytics 22 juli 2009, varför det året i graferna nedan representeras av andra halvåret Under sommaren 2010, närmare bestämt 25 juni försvann Google Analyticskoden från hemsidan i samband med underhåll, vilket inte upptäcktes förrän 12 augusti representeras därför av tiden januari - 25 juni samt 12 augusti december. Notera att starta.sverok.se lanserades i skiftet oktober/november 2012 och ersatte starta förening -sidan, vars statistik är den som presenteras här. För just starta förening - sidan är siffran därför lägre än vad antalet faktiska klick på länken medför. Analytics lades in på starta.sverok.se 28 januari 2013, och kommer att ersätta siffran för starta förening -sidan i graferna nedan. Data för 2013 presenteras när året är slut och fullständig data kan redovisas. Hemsidans olika delar har tolkats som de huvudrubriker som visas i den gula menyn upptill på samt startsidan. Startsidan redovisas av tydlighetsskäl i en egen graf, medan övriga hemsidesdelar redovisas i två grafer där unika och totala träffar anges. 27(80)

28 28(80)

29 TRÄFFAR PÅ WIKI OCH HITTA Wikin startades 10 oktober 2010 och Hitta 25 april 2010, varför data endast gått att få fram sedan dess. Hitta uppgraderades till en ny version i januari 2012, där scriptet för Google Analytics inte verkar ha kommit med. Detta uppmärksammades sent och scriptet lades in 20 juni. Data för de två första kvartalen 2012 saknas alltså för Hitta. Den stora ökningen i träffar på hitta för 2012 kan ha med att hitta v.2 lanserades just i början av 2012 att göra, detta för att lösa träffbidragsproblematiken som förelegat tidigare. Ökningen för 2013 är sannolikt kopplad till att från och med 1/ så förs antagna föreningar automatiskt in i hitta och ett inbjudningsmail går till de nya föreningarna, för att underlätta aktiveringen av föreningen i hitta.sverok.se 29(80)

30 30(80)

31 111. RAPPORT: EKONOMI RESULTATRAPPORT & PROGNOS 2013 Resultatrapporten visar budgeten för 2013 samt det aktuella utfallet till och med augusti månad. Den här månadens rapport innehåller även en kolumn för prognos för helåret Ekonomisk Rapport 2013 Intäkter Budget 2013 Utfall 2013 Prognos 2013 Prognos % av budget Statsbidrag % Räntor & utdelningar % Övriga Intäkter % Sverok Admin AB % Spelveckan % Hej Kommunen* % NAB* % NAB Inflytande 2.0* % Regionala Verksamhetsutvecklare* % Mångfaldskonferens % Voteit E-sportprojektet Priser Svenska E-sportcupen Förbundskonferenser Level Up % Summa intäkter % Statsbidragen är det årliga bidrag som Sverok får från Ungdomsstyrelsen. Under 2013 blev Sverok beviljade 15,3 miljoner, vilket är 1,2 miljoner mer än vad vi budgeterade. Den totala summan syns i kolumnen för prognosen. Sveroks placeringar som ni kan se under Räntor och utdelningar har haft god avkastning, vilket till stor del beror på ett aktivt förvaltande och val av placeringar som i större utsträckning ger direktavkastning. Under Övriga intäkter var tanken att vi skulle arbeta med exempelvis försäljning av annonser och liknande, men det har inte hunnits med under året. Sverok Admin AB är Sveroks helägda dotterbolag som säljer administrativa system till andra organisationer. Intäkterna från Sverok Admin AB kommer av att Sverok under året har hyrt ut personal dit. När budgeten beslutades var tanken att all utveckling och underhåll som gjordes i ebas skulle faktureras bolaget. Den planen ändrades till följd av prissänkningar för ebas under året varför utfallet och prognosen misstämmer en hel del mot budgeten. 31(80)

32 Intäkter för Spelveckan (numer Spellovet) hoppas kunna inflyta under hösten. För 2013 har Sverok fått projektmedel från Ungdomsstyrelsen för tre projekt; Hej Kommunen, Inflytande 2.0 och NAB år 1, som blev färdigt under sommaren. Från och med andra halvåret av 2013 t.o.m. sommaren 2014 kommer NAB 2 att genomföras, då Sverok och Ung Media tillsammans blev beviljade ytterligare kr i projektmedel. Under hösten 2013 har vi också skickat in en projektansökan om regional verksamhetsutvecklare till VG-regionen och innan året är slut hoppas vi på att ha lyckats få iväg ytterligare två ansökningar. Besked väntas i slutet av året och arbetet i distrikten kan förhoppningsvis komma igång i början av Intäkter för en Mångfaldskonferens kommer det att arbetas med under hösten och troligen kommer den att äga rum under 2014 istället. Projektet VoteIt avslutades under förra året och för 2013 har inga nya medel sökts. Under våren har vi också lyckats hitta en huvudsponsor för Svenska e-sportcupen som har gått in med kronor i e-sportprojektet. Priser Svenska e-sportcupen är de intäkter vi får från de lokala arrangörerna eller sponsorer för att kunna dela ut prispengar i cupen. Intäkter från förbundskonferenser består av sponsring från Studiefrämjandet samt deltagaravgifter från distrikten. Level Up kommer inte att ha någon extern finansiering för det här året. Kostnader Föreningarna Budget 2013 Utfall 2013 Prognos 2013 Prognos % av budget Föreningsbidrag % Träffbidragen % Lokalbidrag % Webbredaktionen Föreningsförsäkringar % Crowdfunding % Banktjänster % Föreningsutveckling % Föreningsstöd % Level Up % Intern Kommunikation % Verksamhetskonferenser Distriksstöd % Grundgaranti Distrikt % E-sportsatsningen % Spelveckan % Priser Svenska E-sportcupen Hej Kommunen* % Inflytande 2.0* % Regionala Verksamhetsutvecklare* % 32(80)

33 Voteit Hitta Summa Föreningarna % Den ekonomiska rapporten är funktionsindelad, vilket betyder att kostnader för personal är uppdelad på respektive område som personalen arbetar inom. Föreningsbidragen för 2013 betalas ut allteftersom föreningarna rapporterar medlemmar och verksamhet, vad som dock är anmärkningsvärt är att endast kr av bidragspotten för 2013 har betalats ut under årets första åtta månader. Under 2012 var motsvarande utbetalda summa kr vid samma tidpunkt på året. Träffbidragen betalas ut varefter föreningar lägger in träffar i hitta.sverok.se. Lokalbidragens ansökningsperiod har förlängts och därför uppgår prognosen för helåret till kr. Föreningsförsäkringar består av kostnader för en olycksfallsförsäkring för Sveroks alla medlemmar samt en försäkring som skyddar föreningarna vid exempelvis förmögenhetsbrott. Crowdfunding består av kostnader för licenser och uppstart av systemet. Banktjänsterna blev något billigare än budgeterat då det var färre föreningar som anslöt sig via vårt avtal med Nordea. Både föreningsutveckling och föreningsstöd kommer dra över budgeten för året. De största kostnaderna inom dessa budgetposter är personalens arbetstid som läggs ned på respektive föreningsstödjande område. Level Up har haft utbildningsträffar under året för att utbilda utbildare. Kostnaderna för intern kommunikation består till största delen av personalkostnader som har arbetat med intern kommunikation med exempelvis nyhetsbrev och webbplats. Ingen verksamhetskonferens har genomförts under året. Distriktsstöd består av stöd till distrikten inom ekonomi- och demokratiområdet, men också support vid landstingsbidragsansökningar. Under hösten kommer max kr att betalas ut till Sverok Östergötland i form av grundgaranti. Kostnaderna för e-sportsatsningen består personalkostnader i form av projektledning och kommunikation samt omkostnader för arrangemangen i svenska e-sportcupen samt co-location. Särredovisat finns även kostnader för Priser Svenska e-sportcupen. Kostnader för Spelveckan består till största delen av projektledning och Spellovetbidrag. För Hej Kommunen består kostnaderna av projektledning, deltagande på Almedalen med rapportsläpp och seminarium samt arrangerande av dialogträffar mellan kommunerna och föreningarna. Inflytande 2.0 består av kostnader för projektledning. Under hösten kommer en konferens att anordnas inom projektet. För 2013 beräknas vi inte ha några kostnader för regionala verksamhetsutvecklare. Eventuellt kan det tillkomma kostnader för rekrytering. VoteIt är kostnader för medlemskap i föreningen samt för att använda systemet på riksmötet. Hitta 2.0 är avslutat och kostnaderna för underhåll av systemet ingår i löpande förvaltningskostnaderna. 33(80)

34 Förbundet Budget 2013 Utfall 2013 Prognos 2013 % av budget Statsbidrag % Sverok Admin AB % Externfinansiering % Förbundskonferenser % Organisationsutveckling % Webben % Utbildning ideella % Partnerskap % Förbundsutveckling % Arvoderingar FS % Styrelsen % styrelsestöd % kanslipersonal grund % Löpande förvaltning % Kanslilokal % Extern Kommunikation % Revision % IT-drift % Riksmötet allmänt % Ombudsvalet % Valberedning % RM-system % Leia Eventteknik NAB* % NAB Summa Förbundet % Statsbidrag består av kostnader för personalen som arbetar med exempelvis påminnelsesamtal och ringkontroller för att kunna säkerställa kvaliteten på vår statsbidragsansökan. Prognosen visar att vi kommer dra över budgeten, vilket till största delen beror på svårigheter i budgeteringen med att från år till år veta hur mycket tid som behöver läggas på exempelvis påminnelsesamtal. När budgeten beslutades för Sverok Admin AB var tanken att all utveckling och underhåll som gjordes i ebas skulle faktureras bolaget. Den planen ändrades till följd av prissänkningar för ebas under året varför utfallet och prognosen misstämmer en hel del mot budgeten. Externfinansiering består till största delen av kostnader för arbete med sponsring och projektbidrag. Förbundskonferenser är de slag som arrangeras för 34(80)

35 distrikten och arbetsgrupperna. Organisationsutveckling är kostnader för Intersektionella Arbetsgrupppen för Mångfald (IAM), där ingår exempelvis kostnader för Pride. Webben består av kostnader för arbetsgrupperna som arbetar med forum, wiki och webben. Utbildning ideella är kostnader för att skicka de förtroendevalda eller andra ideellt förbundsaktiva på aktuella utbildningar. Partnerskap är kostnader för medlemskap i LSU, Ideell Arena och Ax. Förbundsutveckling var budgeterat för att arbeta med möjligheterna att exempelvis ansluta medlemsförbund till Sverok. Denna arbetsuppgift har tagit mindre tid än beräknat från kanslipersonalen och istället har de arvoderade arbetat en hel del med det. Kostnader för de arvoderade återfinns i budgetposten Arvoderingar FS. I Styrelsen finns kostnader för resor, styrelsemöten, datorer till ledamöterna m.m. Styrelsestöd är kanslipersonalens stöd till förbundsstyrelsen i form av exempelvis specialbeställda utredningar eller medverkan på styrelsemöten. Kanslipersonal grund består av kostnader för personalen som inte kan placeras ut på ett specifikt arbetsområde. Det rör sig exempelvis om arbetsuppgifter rörande arbetsmiljö, rekrytering, arbetsledning och kompetensutveckling. Löpande förvaltning är kostnader för exempelvis redovisning och förvaltning av våra affärskritiska system. Här ingår även kostnader för telefoni, bredband och kontorsmaterial. Prognosen visar att budgeten kommer dra över med ca kr, vilket beror på omprioritering av personalens arbetstid. Kostnaderna för kanslilokal kommer dra över budgeten med ca kr, vilket till stor del beror på svårigheter att uppskatta kostnader för etablering av kanslilokal i Stockholm och kanslilokalbyte i Linköping. För den nya kanslilokalen i Linköping tar man en större renoveringskostnad under 2013 och får istället en betydlig billigare hyra under Kostnaderna för extern kommunikation har blivit lägre än den budgeterade summan på grund av att arbetstid istället har fördelats till Hej Kommunen, riksmötet samt e- sportsatsningen där större insatser gjorts under året. Revision är kostnader för de årliga ekonomiska granskningarna och förvaltningsrevisionen. IT-Drift är kostnader för att hosta servrar till våra föreningar samt för den ideella arbetsgruppen. Riksmötet allmänt består av kostnader för bland annat boende, mat, resor för ombuden och gäster samt teknikutrustning och personal. Prognosen visar här att vi kommer dra över budgeten med kr. Det finns tvåorsaker till det; det ena är att antalet timmar som budgeterades för personal att arbeta med riksmötet var alldeles för få och där beräknar vi att personalens arbetstid med förberedelser och deltagande på riksmötet blir ca kr dyrare än budgeterat. Den andra orsaken är att kost och logi samt resor blir kr mer än budget, troligen på grund av att det var svårt att uppskatta hela kostnaden för detta under förra årets budgetarbete, då det sker precis innan innevarande års riksmöte. Kostnader för Ombudsvalet innehåller kostnader för utveckling av system. Detsamma gäller för Valberedningen som under året också har beställt och fått ett system utvecklat från kansliet. Utöver det ingår kostnader för exempelvis möten. RM-system är kostnader för att hyra teknik till Riksmötet. Leia består av kostnader för nätverket för kvinnor. Eventteknik består av kostnader för den ideella arbetsgrupp som 35(80)

36 upprättades under året och som sköter teknikutrustningen på olika evenemang som Sverok arrangerar, som exempelvis på webben direktsända seminarier. NAB består av arbete med att ta fram en likabehandlingsplan samt implementation av den. Budgeterat Resultat Budget 2013 Utfall 2013 Prognos 2013 Prognos% av budget Summa intäkter % Summa kostnader % Extraordinär intäkt (bidrag 2012) Beräknat Resultat Vid bokslutet 2012 hade inte hela budgeten för 2012 års bidrag betalats ut till föreningarna utan den summan som fanns kvar bokades då upp som en skuld till föreningarna för Det visade sig att hela den summan inte kommer att gå åt då färre föreningar har ansökt om bidrag samt att medlemsantalet har varit mindre. Detta medför att vi för 2013 får en extraordinär intäkt på drygt kr. Prognosen för 2013 års resultat uppgår till kr, vilket är ca 2,3 miljoner högre än budgeterat. 36(80)

37 BALANSRAPPORT (80)

38 38(80)

39 LIKVIDITETSRAPPORT Likviditetsrapporten visar på de in- och utbetalningar som beräknas ske och som har skett fram tills ett visst datum under året. Prognosen visade att vi kommer ha drygt 15 miljoner kronor i likvida medel vid årets slut, vilket inte betyder att vi kommer göra ett positivt resultat med samma belopp. Den här rapporten handlar alltså om pengar in och pengar ut på vårt plusgiro, sparande samt kontantkassa. 39(80)

40 112. RAPPORT: LANSERINGS AV FOR THE WIN! Detta är en första rapport från projektet For the Win! (FtW!), sammanställd efter att lansering av spelet gjorts och föreningar har börjat använda spelsystemet. Fullständig rapportering relativt projektmålen kommer i samband med utvärderingen, vilken är tänkt att ske några månader efter lansering (6 månader efter lansering enligt projektplanen, detta kan dock komma att revideras något mot bakgrund av det förskjutna tidsschemat i övrigt). For the Win! kan besökas på UTVECKLINGSARBETET I utvecklingsarbetet ingick att ta fram en design för spelet, att programmera själva systemet samt att fylla det med innehåll. Tidsplanen var upplagd för att passa in på den tidsperiod under våren då praktikanten Johanna Nyberg Hamrén var på kansliet, i och med att hon skulle bistå med design och innehåll. Tyvärr kom arbetet efter redan tidigt då den efterfrågade designen från externa parter inte kom in i tid, men när så väl skett var det en design som kändes bra och rätt för syftet såväl som målgruppen. Innehållet som togs fram rörde främst uppdrag samt informationstexter, något som löpte på smidigt och som även har förbättrats under året. I systemet fanns vid lanseringen 84 uppdrag fördelade på 11 kategorier och spridda på nivåerna Ytterligare en oräknad mängd uppdragsförslag finns väntande att läggas in efter hand, bland annat periodspecifika uppdrag som rör Riksmötet, andra förbundssatsningar eller högtider. Arbetet med spelaravatarer som Johanna Nyberg Hamrén sysslade med har fått prioriteras ned såsom ej grundläggande funktion, vilket gör att inget av avatardesignen finns med i spelet ännu. Programmeringen påbörjades i april och hade enligt projektplanen fått två veckors utvecklingstid från kansliets systemutvecklare. Detta baserades på den uppskattade arbetstid det skulle ta att utveckla spelsystemet, men hade inte kommunicerats tillräckligt så viss omfördelning av arbetstid fick göras inledningsvis. Det fanns inte heller två veckor avsatta i klump för detta, utan utvecklingen har skett löpande under året i de sprintar som gått där det funnits tid. Utifrån de tidsuppskattningar som kunnat göras i Jira, kan nämnas att systemet fått ungefär 100 timmar utvecklingstid, vilket är 20 timmar mer än vad som avsatts. Detta beror främst på extra tid som krävts i samband med designimplementering, samt funktioner som tillkommit längs vägen då nya behov uppmärksammats. Utöver dessa timmar har buggrättning skett löpande på samma sätt som för buggar i övriga IT-system. I och med att FtW! inte har varit prioriterat av IT-rådet har därför enbart de mest grundläggande funktionerna programmerats när möjlighet funnits, vilket också påverkat 40(80)

41 tidsplanen kraftigt. Målet var att systemet skulle lanseras innan Riksmötet så att föreningarna skulle hinna prova det och ha åsikter under möteshelgen. Lanseringen skedde slutligen samma vecka som Riksmötet, vilket gjorde att den största toppen av öppningsaktivitet i princip skedde under möteshelgen. FtW! kunde ändå nämnas på mötet och spridas bland deltagarna på plats, vilket är positivt i sig. BETATESTER OCH EXTERN INPUT Uppdragen skrevs främst utifrån de saker Sverok vill att föreningarna ska göra och/eller kunna, samt i syfte att främja samarbete mellan föreningar. Här involverades övrig kanslipersonal till den grad de själva önskade, för att få bredd på idéerna till uppdrag. Designbyrån Ariom blev de som levererade designen till spelet, mot en kostnad av kr enligt budget. Senare, då föreningar varit inne i spelet och haft synpunkter bland annat på designen, togs en annan webdesigner in för att kommentera utseendet, detta utan kostnad. När systemet var färdigt nog för betatester (augusti) bjöds fem föreningar in att fungera som testare under en treveckorsperiod. Två av dessa föreningar var inne i spelet och provade funktionerna, utvärderade utseendet samt granskade informationen och flödet i FtW!. En hel del värdefull input kom från detta, och ärenden har lagts till i utvecklingskön för systemet (utöver det som låste spelmekaniken och behövde lösas omgående). Det gav också oss en möjlighet att se hur spelarna valde att agera, vad som inspirerade och vad som stoppade upp processen. Efter lansering har ytterligare uppskattad input kommit från Charles Metzmaa som engagerat sig i spelet och systemet bakom. I och med den intensiva aktiviteten i spelet direkt efter lansering togs också Charles in som ideell administratör, och kommer bistå föreningsutvecklaren med att löpande godkänna uppdrag som inte rör ebas eller avstämningar. UTFALL JUST NU Som tidigare nämnts kommer en riktig uppföljning göras efter några månader av aktivt spelsystem, då med inriktning på projektmålen. Utfallet än så länge beskrivs nedan utifrån mer allmänna premisser. I dagsläget har 38 föreningar fått sammanlagt 252 uppdrag godkända i FtW!. 121 användare finns kopplade till en eller flera föreningar i systemet. Den förening som har skickat in flest uppdrag har just nu 60 godkända uppdrag och är på nivå 7 av 10. Förhoppningen om att inte bara eldsjälarna skulle driva föreningsarbetet i och med FtW! verkar gå åt rätt håll; i flera föreningar har det kopplat in sig spelare som är vanliga medlemmar, vilka nu tar kursfilmer, läser Sveroks hemsida, får koll på vad som ska 41(80)

42 rapporteras in till förbundet, m.m. Det är också flera som kommenterat att de lärt sig nya saker eller hittat information de tidigare inte känt till. Det som varit stoppande för spelprocessen har varit dels kopplingen till en förening samt godkännande av uppdrag, som båda skett manuellt. I och med det stora inflödet av spelare togs godkännandet av koppling till förening bort, så nu sker det automatiskt och spelaren kan komma igång omedelbart. Godkännande av uppdrag måste dock fortfarande ske manuellt då det är bedömning av inskickad text eller filer som ligger till grund för om uppdraget är avklarat eller ej. Målet är att godkänna uppdrag 1-2 gånger om dagen och utanför kontorstider av ideell admin, vilket hittills fungerar fint. FRAMÖVER Enligt projektmålen ska avstämningar med större föreningar ske genom FtW!, både för föreningar med minst 200 medlemmar (kursfilmsavstämning) och med minst 1000 medlemmar (storföreningsutveckling). Det förstnämnda verkar fungera smidigt redan, och de föreningar som legat väntande i ebas har hänvisats till FtW! för att slutföra sin avstämning. Storföreningsprocessen kommer uppdateras framöver och förmodligen implementeras från och med januari snarare än att ändra proceduren mitt i dialogen med de föreningar som är väntande nu. Om föreningarna visar intresse kan det dock gå att översätta redan i december. Planen är att lägga in en del nya uppdrag utifrån feedback, samt en del specialuppdrag som rör just julen under den kommande perioden. Målet är att kontinuerligt lägga till saker, skriva in nyheter, och erbjuda nya utmaningar för att hålla spelarnas intresse uppe. Fortfarande behövs mer spridning av spelet för att få in fler föreningar, men förhoppningsvis är det något som gradvis får en naturlig plats i föreningarnas medvetande, och inte bara hos styrelsen enligt plan. 42(80)

43 113. RAPPORT: MÅNGFALD I SVEROK MÅNGFALD I SVEROK 2006: Sverok deltar i Pride första gången 2006: Rättvisegruppen bildas 2007: Rättvisegruppen på Swedish game award 2007: Rättvisegruppen håller valberedningsutbildning 2007: Rättvisegruppen lägger ner 2007: Maktmätning på RM 2008: Stor diskussion om fysisk tillgänglighet på RM 2008: Försök att starta AG kring funktionsnedsättning 2010: Beslut att starta mångfaldsarbetsgruppen (IAM) 2011: IAM bildas, tar fram underlag för forskarstudenter 2012: NAB-projektet m. Ung Media (ca. 650 kkr) 2012: IAM håller paneler på Pride 2012: Stor enkätstudie för att kartlägga normer och attityder 2012: Artikel i cirkeln om NAB 2012: Rebecka talar om mångfald hos Volontärbyrån, SFR och LSU 2012: Maktmätning på RM 2013: Nätverket LEIA 2013: Crossing boarders på vårslaget 2013: IAM på Pride 2013: NAB arrangerar konferens 2013: Sverok motionerar till SFR om demokrati och mångfald 2013: NAB förlängs ytterligare 1 år (600 kkr) 2013: Likabehandlingsplanen tas fram 2013: Utbildningar för föreningar och distrikt 2013: Svecup tar tydligt stälning mot våldtäktskultur och rasism i moderering 2013: Projektansökan för att förbättra attityder och normer i E-sporten 2013: Johan talar om mångfald o spel hos Rotary 2013: Projektansökan för mångfaldskonferens 2013: Sverok, Maktsalongen mfl. beviljas medel för jämställdhetsakademi 2013: Sverok startar mångfaldsnätverk tillsammans m. SFR 2013: Sverok deltar på Game over hate i Budapest 2013: Sverok samarbetar m. RFSL ungdom kring enkät om gaming 2014: NAB-konferens 2014: Utbildningsplaner för föreningar om mångfald 2014: LEIA blir AG 2014: Ansökan om 3:e år för NAB 2014: NAB-konferens 2014: Utbildningsplaner för föreningar om mångfald 2014: LEIA blir AG 2014: Ansökan om 3:e år för NAB 43(80)

44 SAMMANFATTNING Under har Sverok fått ca 1,25 mkr i projektmedel startat 2 nätverk och 1 AG genomfört 3 konferenser mm. deltagit i mer än 10 paneler o debatter haft en anställd mångfaldskoordinator VI FORTSÄTTER ARBETET! 44(80)

45 114. BESLUT: KVARVARANDE BIDRAG 2012 HANDLINGAR Beslutsunderlag: Kvarvarande bidrag från 2012 MÖTET BESLUTADE ATT 1... föreningar som fortfarande är medlemmar i Sverok och som 2012 rapporterade tre medlemmar eller fler, varav minst 60% i åldern 6-25 år och som har ett fungerande bankkonto får ett extra bidrag för 2012 på 12 kr per medlem i åldern 6-25 år. 45(80)

46 BESLUTSUNDERLAG: KVARVARANDE BIDRAG FRÅN 2012 Av Christer Pettersson, utvecklingssamordnare BAKGRUND Vi årsskiftet 2012/2013 bokfördes kvarvarande prognostiserat utfall för ungdomsföreningsbidrag och träffbidrag som gällde underlag från 2012 som en bidragsskuld till föreningarna. Eftersom föreningarna rapporterat mindre än prognosen för 2012 finns fortfarande kr kvar av skulden till föreningarna. För några år sedan, om samma situation uppstått hade pengarna fördelats på föreningarna som rapporterat i form av en Julklappsbonus. I korthet fördelades kvarvarande pengar på rapporterande föreningar genom ett extra bidrag per medlem och per förening. Julklappsbonusen togs dock bort för att det hade uppstått en bidragsbubbla där vi betalade ut mer i bidrag till föreningarna än vi egentligen hade råd med. Bubblan uppstod för att vi hade en större medlemstillväxt än beräknat och att vi därför hade satt för höga bidragsnivåer. Det fanns även viss kritik från föreningar att de fick pengar som de blev oroliga att de fått av misstag och som de skulle kunna vara tvungna att betala tillbaka, samt att det var extrapengar som de inte budgeterat för som de hellre hade fått som kända högre bidragsnivåer tidigare. Bidragsbubblan är nu borta. Innan julklappsbonusen kom till och efter att den togs bort har vi låtit denna sorts överskott balansera tidigare eller senare underskott för att klara upp- och nergångar i förenings- och medlemsantal. Nu har vi dock fått starka indikationer på att Ungdomsstyrelsen kommer att bli tvungna att kräva tillbaka statsbidrag som de betalat ut om bidragen inte spenderats av förbunden under året man fick pengarna, så därför vore det bättre att betala ut dem till föreningarna eller till något annat som kommer föreningarna till godo. Hur vi ska undvika detta problem i framtiden och ändå ha flexibiliteten av att balansera underskott med överskott ingår inte i detta underlag. STATISTIK Det finns 761 föreningar som fortfarande är medlemmar i Sverok och som rapporterade för 2012 och som då hade minst tre medlemmar varav minst 60% i åldern 6-25 år och som har ett godkänt konto och som var med i statsbidragsansökan i år. De hade tillsammans medlemmar i åldern 6-25 år. Med ett extrabidrag på 5 kr per medlem och 835 kr per förening kommer hela bidragsskulden att betalas ut plus 2319 kr. JAG FÖRESLÅR ATT 1... föreningar som fortfarande är medlemmar i Sverok och som 2012 rapporterade tre medlemmar eller fler, varav minst 60% i åldern 6-25 år och som har ett fungerande bankkonto får ett extra bidrag för 2012 på X kr per medlem i åldern 6-25 år och Y kr per förening. 46(80)

47 115. BESLUT: BIDRAGSNIVÅER 2014 HANDLINGAR Beslutsunderlag: Bidragsnivå 2014 MÖTET BESLUTADE ATT 1... verksamhetsbidraget för 2014 sätts till kr. För föreningar med en medlemsavgift som är lägre än 50 kr sätts verksamhetsbidraget till kr medlemsbidraget för 2014 sätts till 50 kr per medlem i åldern 6-25 år. För föreningar med en medlemsavgift som är lägre än 50 kr sätts medlemsbidraget till 30 kr föreningar som rapporterar årsmöte, verksamhet, minst tre medlemmar varav minst 60% är i åldern 6-25 år senast den 30 april 2014 får en bonus på verksamhetsbidraget med 1000 kr underlag för 2014 som inkommer senare än 31 januari 2015 behandlas enbart i mån av tid och med ett avdrag på 25% av bidraget texten under rubriken Ansökningsperiod i Föreningsdirektivet uppdateras till Ansökningsperioden för uppgifter som gällde ett särskilt underlagsår är den 1 januari under underlagsåret till den 31 januari året efter underlagsåret. Uppgifter för underlagsåret som når förbundet under perioden 1 februari 31 augusti året efter underlagsåret behandlas endast i mån av tid. Uppgifter som når förbundet senare behandlas inte alls. KOMMENTAR Bidragsnivåerna bygger på ett uppskattat medlemsantal i åldern 6-25 år på medlemmar varav av dessa medlemmar har betalat en medlemsavgift på minst 50 kr i 900 föreningar varav 750 föreningar har en medlemsavgift på minst 50 kr till alla medlemmar och att 670 föreningar rapporterar årsmöte, verksamhet och minst tre medlemmar varav minst 60% är i åldern 6-25 år innan den 30 april Alla 900 föreningar förväntas rapportera detta och resten av sina medlemmar senast 31 januari Ungdomsföreningsbidrag kan föreningar söka om de har rapporterat minst 60 % medlemmar i åldern 6-25 år och har lämnat in en godkänd verksamhetsrapport och årsmötesrapport. 47(80)

48 BESLUTSUNDERLAG: BIDRAGSNIVÅER 2014 FÖR UNGDOMSFÖRENINGSBIDRAGET Av Christer Pettersson, utvecklingssamordnare NYCKELTAL OCH STATISTIK Andelen nyantagna föreningar som klarar 60%-gränsen: 75%. Kan nå upp till 90%. Andelen föreningar som burkar rapportera minst två år i rad: 65%. Kan nå upp till 90%. Föreningsenkäten vi gick ut med veckan innan föregående styrelsemöte tyder på 75-85% mellan 2012 och Antalet nyantagna föreningar varje år varierar, men var 336 år 2012 och verkar hamna ungefär där Antalet rapporterande föreningar 2013 beräknas bli 850 st, men kan bli lägre, varav 700 st har minst 50 kr per år i medlemsavgift. Andelen föreningar med medlemsavgift verkar öka. Medlemsantal 2013: beräknas bli medlemmar i åldern 6-25 år, varav betalar medlemsavgift på minst 50 kr och inte gör det. 224 föreningar hade rapporterat årsmöte, verksamhet och minst tre medlemmar varav minst 60% i åldern 6-25 år för 2013 den 27 maj Den 27 november var det fortfarande bara 460 föreningar. MEDLEMSVÄRVNINGSFOKUS I VERKSAMHETSPLANEN A1: Rekrytera minst 100 föreningar utöver den normala ökningen om ca 150 föreningar per år (motsvarar en ökning av antalet föreningar om ca 10 %) A2: Rekrytera minst nya individuella medlemmar (motsvarar en ökning av antalet medlemmar om ca 10 %) A3: Förbundet skall lägga vikt på ungdomar vid medlemsrekrytering. BERÄKNAT MEDLEMS OCH FÖRENINGSANTAL 2014 Beräkningen är ganska pessimistisk på medlemsantalsnivån och aningen pessimistisk på föreningsantalsnivån. Under prognosarbetet har jag kommit fram till mellan 885 och föreningar och antalet medlemmar på mellan och medlemmar, beroende på hur många föreningar och medlemmar som blir kvar och hur bra nyrekryteringen går. Antal föreningar som klarar 60% medlemmar i åldern 6-25 år: 75% av 330 nya % av 100 nya unga enligt verksamhetsplan + 65% av 850 föreningar som beräknas rapportera 2013 = 900 föreningar varav cirka 750 föreningar har medlemsavgift på minst 50 kr. Antal medlemmar: unga unga enligt verksamhetsplan = unga medlemmar varav betalar medlemsavgift på minst 50 kr. Denna siffra bygger på att 7000 unga medlemmar från 2013 inte är kvar 2014, vilket motsvarar att någon eller några av de större föreningarna minskar eller lämnar Sverok samt medlemsantalet i de mindre föreningarna som slutar rapportera till förbundet varje år. 48(80)

49 Vid bibehållna bidragsnivåer innebär detta en kostnad på kr. I budgeten finns kr, dvs ett utrymme på kr som skulle kunna användas för den snabbhetsbonus som jag beskriver nedan i diskussionen om rapportering, alternativt något högre bidragsnivåer. DISKUSSION OM RAPPORTERING Ett problem med prognoserna är att föreningarna rapporterar allt senare i och med 60%-regeln. Om det funnes sätt att snabba på rapporteringen skulle det underlätta prognoserna. Med målsättningen att alla föreningar ska ha rapporterat årsmöte, verksamhet och delar av sin medlemskår redan 30 april, där de samtidigt berättar hur många medlemmar de räknar med att få under resten av året skulle vi snabbare fånga upp de föreningar som har problem och få bättre underlag än idag för prognoserna. Datumet är valt för att de flesta föreningar enligt sina stadgar ska hålla årsmöte senast 31 mars. En frågeställning är i så fall om det ska finnas någon slags snabbhetsbonus för föreningar som lyckas med detta. För några år sedan hade vi en snabbhetsbonus till föreningar som rapporterade tidigt och den funktionen finns kvar i ebas, så det är möjligt att lägga till en bonus (per medlem och/eller per förening) om de rapporterar innan ett visst datum. De föreningar vi antar efter det datumet skulle inte få snabbhetsbonusen. Med dagens rutiner sänker vi bidragen med 25% om föreningen rapporterar senast 31 januari året efter underlagsåret. Nästa datum är 31 maj, då vi enbart hanterar ansökningar i mån av tid. Jag tror att det skulle vara tydligare och enklare att kommunicera att ansökningar som kommer efter 31 januari endast behandlas i mån av tid och med 25% avdrag. Då kommer den normala slutrapporteringen av underlagsåret tydligare ske under januari. Det är dock alltid lönsamt att få in en förening till, så om det är möjligt tar vi alltid emot fler ansökningar ända in i det sista inför statsbidragsansökningen. 49(80)

50 116. DISKUSSION: LOKALBIDRAGSFRÅGOR INLEDNING Lokalbidraget infördes 2007 med ett komplicerat arbetssätt men relativt tydliga mål ( och har förändrats gradvis ( men 2012 gjordes en förändring som gick tillbaka till de ursprungliga målen, att starta upp nya lokaler. Detta då de senaste regelverken haft ett konstant stöd till befintliga lokaler istället för det treårsperspektiv som ursprungsförslaget hade. I dagsläget gäller att en ny lokal får stöd med 50% upp till ett tak, för att åren därefter få 25% resp 12.5%, alltså en halvering varje år. Tanken är att bryta ett moment 22, där en förening inte kan skaffa lokal utan att växa och inte kan växa utan att skaffa en lokal. Tumregeln är ett lokalbidrag per lokal och förening, dvs en förening får ha endast en lokal och en lokal som delas av flera föreningar berättigar bara till ett bidrag. Det finns undantag för detta då en förening har maximalt 2 lokaler på olika platser, geografiskt åtskilda. När Spelens Hus i Göteborg startade upp valde förbundsstyrelsen att godkänna att samtliga de lokaler som utgörs av föreningarnas separata rum räknas som en lokal för lokalbidraget. I detta verkar ingen hänsyn tagits till vilka konsekvenser detta får som princip. Om principen att flera föreningar kan hyra angränsande rum som separata lokaler blir det bra för en förening att delas i olika verksamhetsgrenar som hyr sina rum, brädspelslagret, figurspelsrummet, osv. Detta motverkar målet om tillväxt i den enskilda föreningen. Däremot innebär det tillväxt i föreningar och stora föreningar som delar sig i olika verksamhetsgrenar kan få närmre demokrati medlem-förening. Risken är dock, upplever jag, stor att detta tolkas som bidragsmaximerande genom att dela upp föreningar och kan skapa irritation hos andra ungdomsförbund och/eller ungdomsstyrelsen. Fler föreningsfunktionärer behövs också vilket ökar mängden ideell tid som går till administration och därmed minskar den som finns till verksamhet. Frågan blir också aktuell om en förening vill ta över en lokal. Om målet är att komma över en tröskel och våga chansa så är frågan om pengarna är väl spenderade på lokaler som går under då finansieringen från förbundet upphör. Men om den tidigare satsningen misslyckades på grund av yttre faktorer så kan en inspirerad grupp hindras att göra en potentiellt lyckad satsning på grund av den tidigare gruppens misstag. Det finns också ingen begränsning på hur många lokaler som kan startas inom ett område. Risken finns att en lokal till betyder att två går under, eftersom de inte var för sig har medlemsunderlag. Eller att en lokal till där det redan finns en gör att det saknas resurser för att starta en där ingen lokal finns. Båda problemen från de två styckena ovan kan kopplas till tanken om det handlar om att skjuta till ett startkapital för att få igång en levande verksamhet eller underhålla lokaler. Även om/hur man ska rikta resurserna kan diskuteras (där de behövs mest eller där det finns störst chans att bli självgående, glesbygd eller nå flest ungdomar osv). 50(80)

51 FRÅGOR ATT DISKUTERA Viktigt att tänka på - det kommer alltid finnas begränsade resurser och de måste fördelas på bästa sätt. Bästa kan så klart definieras olika, men någon prioritering måste göras. Är fortfarande ambitionerna med lokalbidrag desamma som för fem år sedan? (Nystart, öppenhet, nya miljöer) Hur ska man se på relationen fysisk plats - förening? Vad är det som gör en viss lokal till en numeriskt unik lokal, platsen och/eller föreningen? Om ett försök misslyckas, vilken konsekvens ska det få för framtida försök? Superlokaler, ska de få räknas som ett antal fysiska platser? Vilken typ av lokal kan vara en sådan superlokal? (Enda exemplet idag har en koppling till distriktet) Vilken geografi och demografi är bäst att satsa på? Ska ens detta vara en faktor? 51(80)

52 117. DISKUSSION: STADGEREGLERING AV DISTRIKTENS ROLL HANDLINGAR Diskussionsunderlag: Stadgereglering av distriktens roll Sammanställning av distriktsenkät 52(80)

53 DISKUSSIONSUNDERLAG: STADGEREGLERING AV DISTRIKTENS ROLL Riksmötet gav förbundet i uppdrag att se över skrivningar om distriktens roll i stadgarna. Det har tidigare gjorts en distriktsutredning som resulterade i följande skrivningar: Att vara ambassadörer för förbundet Informatörer och företrädare för förbundet och uppmuntrare av ideellt engagemang och att sprida Sveroks ideer och ideal. Att utveckla att tillhandahålla utbildningsverksamhet och Att understödja Att utifrån era egna förutsättningar stötta föreningar, ha en resurspool och verka som kontaktyta och kontaktförmedlare SYFTE Syftet är att vara ett regionalt stöd för förbundets medlemmar Att verka för Sveroks syfte och värderingar Jag vill att vi diskuterar läget i distrikten med fokus på hur vi lägger upp processen med att stadgereglera distriktens roll. 53(80)

54 SAMMANSTÄLLNING AV DISTRIKTSENKÄT 2013 I syfte att öppna upp för reflektion inom distriktsstyrelserna samt för att få en bred bild av distriktsläget just nu, skickades en enkät ut till alla distriktsstyrelser med frågor fokuserade på distriktsarbetet, upplevelsen av att sitta i distriktsstyrelsen och kommunikationen inom förbundet. Enkäten har varit anonym, bara distriktstillhörighet har markerats. Önskemål och kommentarer om förbättringar, hjälp eller information kommer i den mån det är möjligt att följas upp av Emma Ström på Sveroks kansli. SVARSFREKVENS Av 78 möjliga enkätsvar (antal styrelseledamöter hos distrikten) inkom 21 stycken (27%). Svar inkom från 8 av 12 distrikt. Bland dessa kom som mest fem och som minst ett svar från samma distrikt. REDOVISNING AV SVARSTRENDER Vad är det första du tänker på när du läser frågan "Hur är läget i ert distrikt just nu?"? 33% tyckte att läget var positivt (alltifrån Riktigt bra! till OK ), 29% tyckte att läget var negativt (alltifrån Dött! till Segdraget ) och 38% hamnade mitt emellan (med beskrivningar som Ovisst eller Stressigt men det går ). De positiva beskrivningarna verkar komma ur en upplevelse av stabila rutiner, lugnt tempo och tillräckligt med engagemang från styrelsen för att hantera det som uppstår i distriktet. De negativa beskrivningarna verkar på motsvarande sätt komma ur en känsla av oorganisering, otillräcklighet och brist på engagemang och/eller motivation. De kommentarer som rör mellanläget visar på att det händer saker i distriktet/styrelsen, men kanske inte med önskad hastighet eller i avsaknad av tillräcklig kommunikation. Är det något i distriktet som du skulle vilja vore annorlunda? Hur skulle det kunna bli så? 90% ansåg att något i distriktet skulle kunna förändras (till det bättre), och 10% upplevde inte att de ville se någon särskild förändring. De tre mest frekventa aspekterna som nämndes för att förbättra distriktet var pengar, engagemang och aktiviteter. Pengar rörde dels distriktens ekonomi i grund, men också idén om projektbidrag från förbundet som distrikten fördelar liksom funderingar kring bidrag för att kunna ha anställd personal. Pengar ansågs vara en nyckelfråga vad gällde stress och låg aktivitet. Engagemang gällde främst den sittande distriktsstyrelsen, men också kommande styrelser samt bland föreningarna i regionen. Stress och andra prioriteringar nämndes som orsaker till att engagemanget dör ut. Förslag på sätt att öka engagemanget rörde bland annat Slagen, andra teambuildingaktiviteter eller att ha anställd personal i distriktet. Teambuilding ansågs dock svårmotiverat i en knapp ekonomi, och idén om aktiviteter tillsammans med granndistrikt, alla andra distrikt eller kopplat till förbundet lyftes som en inspirerande och rolig lösning som också blir givande på fler plan. 54(80)

55 Aktiviteter gällde till största delen sådana riktade ut mot föreningarna. Flera distrikt nämnde satsningar på föreningsträffar eller deltagande på mässor och events för att synas mer och få mer fart i distriktet. Hur ser du på distriktsstyrelsens arbete hittills under året? 43% kände sig nöjda med distriktsstyrelsens arbete hittills under året, medan 43% inte kände sig nöjda. 14% landade däremellan, där vissa bitar fungerat bra och andra inte. Det som genomsyrar svaren, både de nöjda och icke nöjda, är rutiner för arbetet. I de fall där rutinerna har varit etablerade och/eller fungerat har det känts som om arbetet gått bra, medan det i fall med otydliga, ännu inte bestämda eller icke fungerande rutiner har lett till problem. Vikten av att tidigt på året sätta formen och rutinerna för arbetet poängterades. Kommunikation inom distriktsstyrelsen såväl som med föreningarna, förbundet och andra aktörer nämns också som en stor faktor. Det upplevs vara ett svårt kapitel, men då det fungerar så fungerar också mycket annat. Några svar beskriver återigen önskan om att kunna ha en anställd för det administrativa arbetet, så att styrelsen kan ägna sig åt det externa och verksamhetsbaserade arbetet. Tanken lyfts om att ett år egentligen är för kort tid för en styrelse att hinna få ett välsmort maskineri och genomföra nyskapande saker. Är det något i distriktsstyrelsen eller i era rutiner som du skulle vilja vore annorlunda? Hur? 76% ansåg att det fanns saker att förändra för att få bättre rutiner och styrelsearbete, medan 34% inte kunde hitta något särskilt att förändra. Återkommande i kommentarerna var rutiner kring styrelsemöten, och möjligheten att samordna tider för dessa. Med avstånd kommer också svårigheter med resor och tider för fysiska möten. Någon nämnde att distriktet skulle kunna behöva delas upp för att effektivisera arbetet i alla regioner, både vad gäller engagemang i styrelsen och kunskap om respektive region. Förekommer gör också kommentarer om mer resurser, anställda i distriktet samt bättre onlinekommunikation. Är det något i styrelsen som ni skulle vilja lära er mer om eller få hjälp med för att arbetet skulle flyta på smidigare? 38% ansåg att det fanns något distriktsstyrelsen kunde få hjälp med eller utbildas inom för att göra arbetet smidigare, medan 62% inte upplevde att det fanns något sådant behov. Många av de sistnämnda nämnde god eller hög kompetens bland styrelseledamöterna, och i de fall något påpekades var det snarast engagemanget som återkom som flaskhals. Flera nämner en anställd administratör i distriktet under den här frågan, som en aspekt av att få hjälp med det rutinmässiga i distriktet. Annat som lyfts som ett viktigt stöd är förbundskansliets ekonomi- och utvecklingshjälp. Gemensamma satsningar mellan förbund och distrikt, exempelvis mot Landsting, nämns också som något att eftersträva. Utbildning önskas specifikt inom områden såsom e-sport, mångfald och styrelsearbete. 55(80)

56 Har ni sökt landstingsbidrag i år? Beviljades det? 6 av de 8 distrikt som representerades i enkätsvaren meddelar att de har sökt landstingsbidrag, och de kvarvarande 2 har sökt för delar av distriktets upptagningsområde. 2 av de representerade distrikten har fått bidragen beviljade, 2 har inte det, och 5 stycken väntar fortfarande på besked. En kommentar om frågan gör gällande att förbundets fokus på landstingsbidrag som den viktigaste aspekten för distrikten är missriktad och bör förändras, så att kunskap och vidareutveckling blir det som skattas högst. Hur delaktig har du känt dig i distriktsarbetet hittills under året? Svar på upplevelsen om den egna delaktigheten i distriktsarbetet under året, där 5 är Mycket delaktig och 1 Inte alls delaktig. En styrelseledamot har valt att inte kryssa i siffror på några av följande frågor, utan har svarat i fritext istället. Detta återges nedan i samband med övriga fritextkommentarer. I kommentarer kring detta framkommer att delaktigheten upplevs finnas där om så önskas, och att det är möjligt att lägga sin delaktighet på den nivå som passar (även om den nivån inte alltid överensstämmer med vad ambitionen och målet är). Hur roligt har du haft som distriktsengagerad under året? Svar på upplevelsen om hur roligt året som distriktsengagerad har varit, där 5 är Jätteroligt och 1 är Jättetråkigt. 56(80)

57 Kommentarer gör gällande att året har varit roligt, men att frustrationen ibland väger över. Höstslaget var saknat från något håll, medan det från annat håll inte känts relevant med så generella utbildningsfokus som förekommit på de Slag som hittills avverkats. Energin inom distriktsstyrelsen anses viktig att underhålla, för att fortsätta ha roligt tillsammans. Hur har kontakten med förbundsstyrelsen fungerat? Svar på upplevelsen av hur kontakten med förbundsstyrelsen har fungerat, där 5 är Mycket bra och 1 Inte alls bra. 57(80)

58 Den vanligast förekommande kommentaren angående kontakten med förbundsstyrelsen är att sådan inte har förekommit, varken från förbundsstyrelsens eller från distriktets håll. Obefintlig kommunikation eller en känsla av stor distans till förbundsstyrelsen framkommer i kommentarerna, vilket föranleder en upplevelse av att förbundsstyrelsen är ointresserade av eller oengagerade i distrikten. De kommentarer som rör befintlig kontakt med förbundsstyrelsen menar att det har fungerat när det förekommit. Det nämns också att det då varit en från distrikten initierad kontakt som upplevts enkelriktad en fråga från distrikten får ett svar, istället för oombedd information och/eller feedback på distriktets ärenden. Distriktsansvarig i förbundsstyrelsen, Elaine, nämns som den ur förbundsstyrelsen som presenterat sådan oombedd feedback vilket var uppskattat. Hur har kontakten med förbundskansliet fungerat? Svar på upplevelsen av hur kontakten med förbundskansliet har fungerat, där 5 är Mycket bra och 1 Inte alls bra. Kommentarer här överlappar delvis med den om kontakten med förbundsstyrelsen, vad gäller enkelriktad eller från distrikten initierad kommunikation. Önskan är att inte behöva uppsöka informationen från kansliet, utan få den levererad. Viss förvirring nämns gällande kontakt med rätt personer i olika frågor, samt frustration över olika bemötande från olika personer. Överlag upplevs kontakten när den finns som bra och serviceminded, både vad gäller information och svar på frågor. Som det känns nu, skulle du vilja sitta i distriktsstyrelsen nästa år också? Svar på känslan just nu kring ytterligare ett år som engagerad i distriktsstyrelsen. 58(80)

59 De kommentarer som rör ännu ett år i distriktsstyrelsen visar på en önskan att göra mer nästa år, respektive att lämna vidare uppdraget till nya krafter. Det upplevs ha varit givande att sitta i distriktsstyrelsen. Det finns också en förhoppning om att hitta nya engagerade som kan ta över så att samma personer inte måste sitta igen. Något annat du vill tillägga? Ordet är fritt! Under den sista frågan fanns möjlighet att lämna kommentarer, synpunkter eller önskemål på vad som helst rörande Sverok-engagemanget. Ett återinförande av projektbidraget framhålls igen, liksom egna distriktsadministratörer anställda för att sköta det löpande distriktsarbetet. En sidokommentar om arbetsgrupperna lyftes, där frustration uttrycktes över att ingen personlig kontakt tagits från arbetsgruppens håll när nya engagerade gått med. En uppmaning om att satsa mer på distrikten från förbundsstyrelsehåll framfördes, då det i dagsläget upplevs som att omnämnanden i verksamhetsplanen (att den långsamhet som satsningen på regional verksamhet uppvisat inte behöver åtgärdas, samt stort fokus på extern kommunikation när den interna kommunikationen inte anses fungera) mest är till för att se bra ut snarare än att stötta distrikten. Ökad transparens vad gäller information efterfrågades i fler kanaler, så att det blir tydligt vad som händer i förbundet oavsett var informationen hämtas. Ett stort tack riktades till alla engagerade, arvoderade och anställda inom Sverok för de insatser som görs, och en uppmaning om att komma ihåg hur bra ni är! För frågor eller förtydliganden, kontakta Emma Ström (emma.strom@sverok.se eller ). 59(80)