En dörr in för skogsägare Skogsägarnas myndighetskontakter

Transkript

1 Dnr RAPPORT En dörr in för skogsägare Skogsägarnas myndighetskontakter Lägesrapport per

2 Författare Patrik André Thomas Mårtensson Camilla Kastner Lisbeth Bondeson Datum Skogsstyrelsen Vallgatan Jönköping

3 Innehåll 1 Uppdraget Bakgrund Samverkan Samrådsgrupp Samverkan med kommuner Pågående arbete och uppnådda resultat Regelvägledning Kundorientering Information och e-tjänster Mina sidor för skogsägare Tillgänglighet genom lösenord Det gröna kuvertet Information och marknadsföring Ärendeprocesser En dörr in för ärenden Förberedelser hos Skogsstyrelsen för ärendeöverföring Beslutsunderlag för tjänstemän Diskussioner med länsstyrelsens P4-projekt Koordination och förankring Förenkla på riktigt Dialog om miljöhänsyn Skogsstyrelsens inriktningsbeslut Intern förankring hos Skogsstyrelsen Skogsriket Koordination med jordbrukssidan Förstudie till samlad fastighetsinformation på jordbruksmark Samverkan med Jordbruksverket Koordination med e-delegationens arbete Problemområden Olika uppdrag till myndigheterna E-legitimation Geodata Gemensam inlämningsfunktion... 9

4 1 Uppdraget Under 2012 ska Skogsstyrelsen i sitt förenklingsarbete sätta fokus på att underlätta skogsägarnas myndighetskontakter 1. Skogsstyrelsen ska i samråd med Naturvårdsverket, Riksantikvarieämbetet, Havs- och vattenmyndigheten och Länsstyrelserna i Stockholms, Blekinge och Jämtlands län, samt efter samråd med kommunerna genom lämpliga representanter, fortsätta sitt arbete med en fördjupad myndighetssamverkan för anmälningar och ansökningar som rör skogsbruksåtgärder på skogsmark. Näringsföreträdare ska involveras i arbetet. Inriktningen ska vara att skapa helhetssyn och samsyn. Arbetet med rådgivning om tolkning av regelverk betonas. Uppdraget ska redovisas till Regeringskansliet (Landsbygdsdepartementet) senast den 15 oktober Bakgrund Utgångspunkt för arbetet är de rapporter som lämnats gemensamt av Skogsstyrelsen, Naturvårdsverket, Riksantikvarieämbetet, Länsstyrelsen i Blekinge län, Länsstyrelsen i Jämtlands län och Länsstyrelsen i Stockholms län. Även näringsföreträdare har varit involverade i arbetet. En dörr in för ansökningar och anmälningar. Förstudie om samordnad ärendehantering i frågor som rör skog Fördjupad myndighetssamverkan. Förstudie om fördjupad myndighetssamverkan i frågor som rör skog Tidigare har Skogsstyrelsen rapporterat följande förstudier: Nationell skoglig databas. Förstudie om heltäckande information till skogsägare, Skogsstyrelsen 2010 En märkbar förändring i skogsägarnas vardag skogsägarnas myndighetskontakter. Skogsstyrelsen, meddelande 6/ Samverkan 3.1 Samrådsgrupp En samrådsgrupp har etablerats för att gemensamt arbeta för att underlätta skogsägarnas myndighetskontakter. Samrådsgruppen består av representanter från de myndigheter och organisationer som deltog i det gemensamma regeringsuppdraget En dörr in för skogsägare. Följande myndigheter och organisationer är representerade i samrådsgruppen: Skogsstyrelsen Naturvårdsverket 1 Se tidigare uppdrag i samma syfte, regeringsbeslut nr 6 och regeringsbeslut nr 2. 1

5 Riksantikvarieämbetet Havs- och vattenmyndigheten Länsstyrelsen i Jämtlands län Länsstyrelsen i Stockholms län Länsstyrelsen i Blekinge län LRF Skogsägarna Södra skogsägarna Skogsindustrierna Målet för gruppen är att skapa helhetssyn och samsyn. Detta sker genom att ge råd till Skogsstyrelsen i arbetet med koordinering av informationsspridning och informationshantering, ärendeprocesser, vägledning om regler, kompetensfrågor, kundorientering och inhämtande av kundsynpunkter samt tekniska frågor kring utformning av gemensamma e-tjänster. Se redovisning för respektive område under kapitel 4. Syftet med samrådsgruppen är också att förankra och skapa delaktighet hos berörda myndigheter och intressenter i arbetet med att underlätta för skogsägarna i deras myndighetskontakter. Detta första steg kan på sikt leda till en fördjupad myndighetssamverkan i enlighet med tidigare förslag 2. Samrådsgruppen har ingen beslutande funktion utan de deltagandes roll är i första hand att bidra med sina erfarenheter. Frågor som fordrar beslut får tas inom respektive myndighet. Eventuellt resurskrävande insatser från andra myndigheter än Skogsstyrelsen planläggs och budgeteras efter överenskommelse med berörda myndigheter. Samrådsgruppen kommer att ha 4 6 möten per år. Under 2012 har tre möten hållits och ytterligare ett möte är inplanerat under senhösten. 3.2 Samverkan med kommuner Skogsstyrelsen har tagit fram en plan för att involvera kommunerna i samverkan för En dörr in för skogsägare. Planen kan delas in i tre huvudaktiviteter. 1. Informationsbrev till samtliga kommuner: innehållande information om projektet och om kommunernas möjlighet att få avisering vid vissa typer av skogliga ärenden samt information om kommunernas möjlighet att bidra med information till skogsägare via Skogsstyrelsens e-tjänst Mina sidor. Informationsbrevet planeras gå ut under hösten Inbjudan till ett urval av kommuner att komma med synpunkter och inspel: sker via kontakt med till exempel Sambruk, en kommunal samverkan för verksamhetsutveckling som är baserad på e-tjänster. 3. Informationsträffar för kommuner: där presenteras en lösning med e- tjänst för kommuner kring skogliga ärenden. Informationsträffarna kommer att hållas på distriktsnivå under våren En dörr in för skogsägare, del 1, Fördjupad myndighetssamverkan,

6 4 Pågående arbete och uppnådda resultat 4.1 Regelvägledning Reglerna som styr skogsbruket av idag är i sig själva inte särskilt begränsande, de syftar i stor utsträckning till skogsägarens möjligheter att bruka sin skog med frihet under ansvar. Däremot är det ofta svårt att förstå vilka regler som ska tillämpas i olika sammanhang. Detta skapar en osäkerhet hos både skogsägare och skogsbruk och bidrar till en del misstag. Därför är vägledning inom regler och hänsyn av stor betydelse. Inom projektet förbereds för en Regel- och hänsynsguide som ska publiceras på Skogsstyrelsens webbplats. Målet är att den ska underlätta för skogsägare att se vilka regler som gäller vid en åtgärd eller hänsyn samt vägleda vidare till information på webbplatser och faktablad. Konceptet med en regel- och hänsynsguide kommer att prövas av målgruppen. Under hösten fortsätter arbetet med att utveckla den tekniska strukturen och samarbete söks också med berörda myndigheter avseende regelvägledning. Förberedelserna för en bilaga i SkogsEko nr med fokus på regelvägledning har startat. Eftersom SkogsEko når en mycket stor andel av skogsägarna ger det möjlighet att effektivt komma ut med informationen till våra målgrupper. 4.2 Kundorientering Genom att näringslivsföreträdare ingår i samverkansgruppen och deltar med konstruktiva synpunkter får vi myndigheter på ett naturligt sätt in kundperspektivet i arbetet. I början av sommaren genomfördes en webbenkät hos de som loggade in på Skogsstyrelsens Mina sidor. Resultaten från den enkäten kommer att ligga till grund för en större kundundersökning i slutet av året. Kundundersökningen har tyvärr fördröjts av ett utdraget upphandlingsärende. Skogsstyrelsen ligger i startgroparna för att påbörja sitt arbete inom de sociala medierna. Mina sidor kommer att vara en av de första satsningarna som görs. Genom webbformulär kopplade till Mina sidor och det gröna kuvertet tas synpunkter in som ett underlag för ständiga förbättringar. 4.3 Information och e-tjänster Det är A och O för myndigheterna som deltar i projektet att kunna kommunicera kända hänsynsbehov och andra förväntningar till skogsägare och skogsföretag. Det är också väsentligt för skogsägare att kunna ta del av informationen på ett enkelt och samlat sätt. Detta beskrevs i förstudien Nationell skogsdatabas Stora ansträngningar har därför lagts på att förenkla och förbättra tillgången till information via Mina sidor och det gröna kuvertet. Det är också detta arbete som har kommit längst, se nedanstående punkter. Samarbetet med Naturvårdsverket och länsstyrelserna kring att tillföra mer information fortsätter samtidigt som Mina sidor och det gröna kuvertet anpassas för att kunna hantera större informationsmängder. 3

7 4.3.1 Mina sidor för skogsägare Mina sidor för skogsägare är personlig och innehåller en stor bredd av information samt e-tjänster. Betydande insatser har gjorts för att förbättra pedagogik och användarvänlighet, inte minst för att underlätta användningen av hänsynsinformation i samband med planeringen av andra skogliga åtgärder än de som explicit kräver en anmälan eller ansökan. Detta har lett till en markant ökad användning av tjänsten. Med syfte att göra informationen tillgänglig mobilt har utvecklingen av Mina sidor och skogens pärlor för läsplattor och mobila enheter startats. Det kommer i första steget att vara i form av en webbapplikation som kräver uppkoppling Tillgänglighet genom lösenord För att komma förbi de brister som finns kopplat till e-legitimationer har Skogsstyrelsen tagit fram en egen lösning med lösenordshantering för inloggning i Mina sidor. Lösenorden skickades till samtliga skogsägare vid årsskiftet Många utnyttjade möjligheten att logga in. Totalt har mer än personer nu använt Mina sidor. Antalet inloggningar mer än fördubblades andra kvartalet 2012 jämfört med samma period Alla nya skogsägare får sedan juni ett välkomstbrev med lösenord och en introduktion till hur information och rådgivning kan hämtas via Mina sidor Det gröna kuvertet Det gröna kuvertet innehåller en sammanställning av information över ett skogsinnehav. Förutom att göra information tillgänglig även för den som inte använder datorer, ger den en strukturerad sammanställning som är lika för alla fastigheter. För närvarande finns det gröna kuvertet tillgängligt i Mina sidor och informationen sammanställs automatiskt när en skogsägare beställer det. Lanseringen av en första version med ett grundläggande informationsinnehåll skedde den 1 mars Fram till sista augusti har mer än skogsägare tagit fram ett eget grönt kuvert. Den nuvarande versionen har visat sig driftsstabil och efterfrågad, varför det finns skäl att gå vidare och utöka innehållet. Arbetet med detta har startat. Syftet är att det gröna kuvertet ska innehålla betydligt mer information från Naturvårdsverket och länsstyrelserna Information och marknadsföring I tidningen SkogsEko nr följde det med en bilaga med fokus på de möjligheter till planering och överblick som erbjuds i Mina sidor och det gröna kuvertet. Denna bilaga delades även ut till deltagarna på Skogsstyrelsens skogskonferens den 19 april samt till deltagarna på Nolia Jord & Skog i Piteå den maj. Den har även delats ut vid olika evenemang som arrangerats av Skogsstyrelsens distrikt. I SkogsEko publicerades en intervju med Eskil Erlandsson kring hans syn på regelförenkling och Skogsstyrelsens Mina sidor. Denna intervju publicerades även på Skogsstyrelsens webbplats. 4

8 I varje nummer av SkogsEko har information publicerats kring funktionerna på Mina sidor funnits med. Nyheter har även publicerats på Skogsstyrelsens webbplats. De som prenumererar på Skogsstyrelsens nyhetsbrev har regelbundet fått information om Mina sidor. 4.4 Ärendeprocesser Som en förberedelse för en gemensam inlämningspunkt har en kartläggning av olika ärendeprocesser genomförts. Särskilt fokus har ägnats åt ärenden avseende fornlämningar eftersom det är den ärendetyp som vi avser att använda som pilotfall tillsammans med länsstyrelsen. 4.5 En dörr in för ärenden Under första halvåret 2012 har en rättslig analys gjorts av förslaget till en gemensam inlämningsfunktion. Utredningen har utförts av chefsrådmannen vid Förvaltningsrätten i Malmö, Ulrika Geijer, och visar att det är fullt möjligt att inrätta en gemensam inlämningsfunktion. Utredaren lämnar ett författningsförslag och förslag till förordning om en gemensam inlämningsfunktion för skogsägare 3. Det här ger en mycket god rättslig grund för vidare arbete. Förslaget är nu ute på remiss till ett 70-tal remissinstanser. Skogsstyrelsen har lämnat underlag till utredaren Förberedelser hos Skogsstyrelsen för ärendeöverföring Skogsstyrelsen har tagit fram ett tekniskt förslag till lösning för hur en gemensam inlämningsfunktion ska kunna fungera. Förslaget innehåller både avisering till andra myndigheter och tillhandahållande av underlagsmaterial. För att förbereda inlämning av nya ärendetyper digitalt har en serie informationsklassningar inletts. Informationsklassningar innehåller bland annat en analys av tillgänglighets-, sekretess- och kvalitetskrav Beslutsunderlag för tjänstemän Målet är att ge tjänstemän från olika myndigheter, främst länsstyrelsen, tillgång till Skogsstyrelsens material. Första versionen av Mina sidor för tjänstemän planeras vara klar före årsskiftet och ska användas som stöd i Skogsstyrelsens egen rådgivning. Den ska sedan anpassas för att kunna tillhandahålla bakgrundsinformation, efter sekretessprövning, till tjänstemän från andra myndigheter. Syftet är att ge berörda myndigheter så bra beslutsunderlag som möjligt och därmed underlätta att göra likartade bedömningar Diskussioner med länsstyrelsens P4-projekt 4 Skogsstyrelsen och ledningen för P4-projektet på länsstyrelsen har haft en bra dialog med flera möten och tillsammans tagit fram en modell för hur ärenden ska 3 Se diarienummer Ds 2012:29, En gemensam inlämningsfunktion för skogsägare, hos Regeringskansliet, Landsbygdsdepartementet. 4 P4 är ett länsstyrelsegemensamt projekt med målet att skapa en effektiv och rättssäker ärendehantering, kortare handläggningstider och kvalitetssäkrade rutiner. Digitaliserade ärendeprocesser är en viktig del i projektet. 5

9 kunna överföras och initieras hos länsstyrelsen. Upplägget tycks passa bra in i det pågående arbetet med gemensam ärendehantering som länsstyrelserna driver. Som första ärendegrupp har fornlämningar valts då det är den volymmässigt största gruppen. Frågan om att gå vidare med konkret arbete är under beredning inom kulturmiljösidan på länsstyrelserna. Vidare diskussioner med P4-projektet planeras. 5 Koordination och förankring 5.1 Förenkla på riktigt Skogsstyrelsen har, via samverkansgruppen, etablerat kontakt med länsstyrelsen i Kronobergs län som är projektägare av länsstyrelsernas gemensamma uppdrag Förenkla på riktigt länsstyrelserna i samverkan. Ett initialt möte med Kristina Alsér, landshövding i Kronobergs län, och projektledningen för Förenkla på riktigt har genomförts. Under mötet diskuterades gemensamma beröringspunkter med bland annat samverkan på informationssidan. Mötet resulterade i en lista med nio punkter med gemensamma åtgärder som kopplar till förenklingsarbetet. Till exempel finns numera länkar mellan informationen på Skogsstyrelsen hemsida om regelförenkling och hemsidan för projektet Förenkla på riktigt. 5.2 Dialog om miljöhänsyn Parallellt med En dörr in driver Skogsstyrelsen ett arbete med dialog om miljöhänsyn med syfte att få en samsyn om sektorsansvaret och tydliggöra målbilder för bra miljöhänsyn. Förenklat kan man säga att dialogprojektet hanterar vad som ska åstadkommas medan En dörr in hanterar hur det ska göras. För att koordinera dessa båda projekt, tillsammans med arbetet inom Skogsriket, har projekten samlats i ett särskilt program inom Skogsstyrelsen med gemensam ledning. 5.3 Skogsstyrelsens inriktningsbeslut Under våren fattade Skogsstyrelsen ett inriktningsbeslut kring En dörr in. Beslutet innebär bland annat att all information som rör den enskilde ska tillhandahållas till denne, att alla ärenden ska kunna lämnas in elektroniskt och att processer ska utformas för att effektivisera även hos andra myndigheter. 5.4 Intern förankring hos Skogsstyrelsen Skogsstyrelsens egen personal är en viktig målgrupp för kommunikationen. Dessa har fått regelbunden information via Skogsstyrelsens intranät. De har bland annat bjudits in till att testa funktioner inom Mina sidor innan dessa lanseras externt till skogsägare samt haft möjlighet att lämna synpunkter på det gröna kuvertet före publicering. Skogskonsulenterna har även erbjudits utbildning i tjänsten Mina sidor, ett erbjudande som ungefär hälften av distrikten har utnyttjat. Under försommaren genomfördes även en mindre intern kundundersökning kring medarbetarnas kännedom och inställning till Mina sidor. Resultaten från 6

10 undersökningen kommer att ligga till grund för vidare utveckling och anpassningar. Under hösten kommer ytterligare en intern undersökning att genomföras. Den interna förankringen kommer naturligtvis att fortsätta, bland annat kommer alla medarbetare att få möjlighet att testa och komma med synpunkter på den nya versionen av Mina sidor innan den lanseras. 5.5 Skogsriket Resultatet från En dörr in tas till vara i Skogsstyrelsens arbete med Skogsriket så att de båda initiativen stärker varandra. Inom Skogsriket har en förstudie kring framtidens rådgivning gjorts, vilken studerat hur e-tjänster, Mina sidor och det gröna kuvertet kan användas i rådgivningssituationer för att ge skogsägare bra möjligheter att själv skaffa information och utföra ärenden. Inom projektet Skogsriket rådgivning har också förberedelser gjorts för att använda Mina sidor på nytt sätt inom rådgivning kring såväl röjning som föryngring. 5.6 Koordination med jordbrukssidan Förstudie till samlad fastighetsinformation på jordbruksmark Länsstyrelsen i Jönköpings län arbetar med en ansökan om medel för en förstudie av Samlad fastighetsinformation. Skogsstyrelsen och Länsstyrelsen i Kronobergs län ger stöd i ansökningsarbetet. Tanken med samlad fastighetsinformation ligger nära det gröna kuvertet, med jordbruksmark i fokus. Ett framtida resultat kan vara en samlad gårdsinformation som täcker såväl skogs- som jordbruksmark. Länsstyrelsen i Jönköpings län har tyvärr svårt att hitta finansiering till förstudien. Skogsstyrelsen har via arbetet med En dörr in stött ansökan eftersom det kan förenkla för den enskilde markägaren och kopplingen till samlad skogsinformation är tydlig Samverkan med Jordbruksverket Skogsstyrelsen och Jordbruksverket har en längre tid haft erfarenhetsutbyte när det gäller e-tjänster och avser att fördjupa samverkan för att koordinera sina respektive e-tjänster och därmed underlätta användningen för de som har ett kombinerat jord- och skogsföretag. 5.7 Koordination med e-delegationens arbete Skogsstyrelsen följer e-delegationens arbete, deltar i seminarier och liknande i syfte att bidra till utvecklingen. Skogsstyrelsen har drivit Mina sidor för skogsägare i snart fyra år och har skaffat mycket praktisk erfarenhet av e- förvaltning under tiden. Resultat och rapporter som e-delegationen lämnar utgör ett viktigt underlag i uppbyggnaden av e-tjänsterna i syfte att nå effektivitet och koordination med andra myndigheter. Arbetet med en dörr in är också identifierat som ett strategiskt e- förvaltningsprojekt av e-delegationen. 7

11 6 Problemområden 6.1 Olika uppdrag till myndigheterna Skogsstyrelsen har ett tydligt uppdrag i En dörr in-arbetet. Övriga myndigheter saknar dock såväl motsvarande uppdrag som finansiering och har därför svårt att bistå i mer resurskrävande sammanhang. När det gäller medverkande länsstyrelser finns det inte heller möjlighet att göra åtaganden eller fatta beslut för andra länsstyrelsers räkning. Det här gör det svårt att genomföra insatser där flera myndigheter måste fatta gemensamma beslut eller utföra gemensamma arbetsinsatser. 6.2 E-legitimation Bristerna när det gäller e-legitimationer är en stor hämsko för utvecklingen av e- tjänster. Många saknar e-legitimation, systemet upplevs som krångligt, utländska medborgare omfattas inte av systemet och tjänstelegitimationer är ovanliga. För att möta problemet har Skogsstyrelsen skapat ett eget lösenordsbaserat system för inloggning av skogsägare. Detta har tagit stora resurser men var nödvändigt för att kunna tillhandahålla e-tjänsterna till på lika villkor till alla skogsägare. Ambitionerna när det gäller e-legitimationer bör därför höjas till att på ett pedagogiskt och enkelt sätt omfatta alla vuxna svenska medborgare med möjlighet att även ansluta utländska medborgare som har myndighetsärenden i Sverige. 6.3 Geodata Under de senaste åren har Skogsstyrelsen och Lantmäteriet fört diskussioner om hur Lantmäteriets material kan användas i kontakterna med skogsägare, bland annat i Mina sidor och det gröna kuvertet. Från att tidigare ha haft olika syn har nu myndigheterna nått samförstånd genom att de begränsningar som Skogsstyrelsen har i sina e-tjänster ansetts tillräckliga. Diskussionerna bottnar i det faktum att Lantmäteriet måste avgiftsfinansiera delar av sin verksamhet samtidigt som grunddata ska tillhandahållas så fritt som möjligt för att åstadkomma nytta i samhället. Problemet blir tydligt eftersom Skogsstyrelsen hör till de myndigheter som har ett stort behov av att använda geografisk information i sina e-tjänster. Myndigheterna är överens om att den nuvarande situationen är komplicerad. Mycket energi måste läggas på att utreda gränser och begränsningar i användningen av data stället för mer utvecklingsinriktat arbete. Begränsningarna i tjänsterna kan bli betydande. Det är till exempel inte säkert att tjänster riktade mot små skogsföretagare ens är möjliga att tillhandahålla med dagens finansieringsmodell. Det regelverk och finansieringsmodell som Lantmäteriet har att hantera är svår att tillämpa i dagens situation där data via olika myndigheter används i stor volym 8

12 direkt av medborgare och företag eftersom det finns mycket begränsade möjligheter till avgiftsfinansiering av slutanvändaren. 6.4 Gemensam inlämningsfunktion Vänteläget som den rättsliga utredningen kring en gemensam inlämningsfunktion har medfört har kunnat utnyttjas väl, men det har ändå inneburit en osäkerhet kring frågan om samlad ärendeinlämning som fördröjt arbetet. Beroende på hur processen fortlöper kring det författningsförslag som nu är på remiss kan det ta tid innan alla förutsättningar är klara. Eftersom inlämningsfunktionen kräver insatser och investeringar hos flera myndigheter finns det en risk att prioriteringen görs olika och att genomförandet riskerar att komma i otakt mellan olika myndigheter. 9