Skogsstyrelsens förenklingsarbete för företagen avrapportering enligt regleringsbrev

Transkript

1 Datum Diarienr 2012/3763 1(9) Er referens L2011/1984 mfl Regeringen Landsbygdsdepartementet Stockholm Skogsstyrelsens förenklingsarbete för företagen avrapportering enligt regleringsbrev Uppdraget Skogsstyrelsen ska enligt uppdraget i regleringsbrevet fortsätta och intensifiera förenklingsarbetet, som ska utgå från regeringens övergripande mål med sju delmål och fem fokusområden. Skogsstyrelsen ska ta fram åtgärder för förenkling och förslag på indikatorer för uppföljning av arbetet. Inriktning på förenklingsarbetet Skogsstyrelsens förenklingsarbete handlar i stor utsträckning om att på olika sätt förenkla företagens myndighetskontakter, exempelvis genom att utveckla e-tjänster. Arbete med regelförenklingar pågår kontinuerligt, men potentialen för att åstadkomma större sådana bedöms vara begränsad. Företagen inom skogsbruket År 2011 fanns i Sverige närmare skogsägare 1, varav 38 % var kvinnor. Antalet brukningsenheter var samma år ca , varav närmare tre fjärdedelar omfattade 50 hektar skogsmark eller mindre. Hälften av skogsmarksarealen ägdes av enskilda ägare, en fjärdedel av privatägda aktiebolag och resterande fjärdedel av staten och övriga. Stora skillnader finns således beträffande ägandet av företagen och deras storlek. Många av företagen anlitar virkesköpare som ombud för att sköta avverkningsanmälningar och andra kontakter med Skogsstyrelsen. Bland andra företag som har kontakter med Skogsstyrelsen kan nämnas skogsentreprenörer som utför avverkning och skogsvård. Aktiviteter med syfte att förenkla Nedan beskrivs ett antal aktiviteter inom Skogsstyrelsen som innebär förenklingar för företagen. En sammanställning som bl.a. visar respektive aktivitets koppling till målgrupp och i förekommande fall till regeringens mål/fokusområden, finns i bilaga 1. 1 Skogsstyrelsen, Skogsstatistisk Årsbok 2013 Rapport Postadress Besöksadress Telefon Organisationsnr E-post Huvudkontor Vallgatan skogsstyrelsen@skogsstyrelsen.se Skogsstyrelsen Jönköping Fax Momsreg.nr Jönköping SE

2 Skogsstyrelsen (9) Utveckla e-tjänster En dörr in I regeringsuppdraget En dörr in för skogsägare beskrivs hur skogsägarnas myndighetskontakter kan förenklas och utvecklas genom en gemensam inlämningsfunktion för anmälningar och ansökningar. Målet med de förslag som lämnades i slutrapporten En dörr in för ansökningar och anmälningar 2 är kundorientering - att skogsägarnas myndighetskontakter ska bli enkla, positiva och stödjande utifrån den enskildes behov och förutsättningar genom att myndigheterna agerar samlat genom hela kedjan. Detta samtidigt som effektivitet, rättssäkerhet och skogs- och miljöpolitiska effekter bibehålls. Det ursprungliga regeringsuppdraget delades mellan Skogsstyrelsen, Naturvårdsverket, Riksantikvarieämbetet, Havs- och vattenmyndigheten, Länsstyrelsen i Stockholms län, Länsstyrelsen i Blekinge län och Länsstyrelsen i Jämtlands län. I arbetet deltog även representanter för näringen och kommuner. Inom ramen för En dörr in har Skogsstyrelsen ny- och vidareutvecklat flera e- tjänster som riktar sig mot olika kategorier av målgrupper. Mina sidor för skogsägare inklusive en webbapplikation. En e-tjänst där information kopplat till en enskild skogsfastighet presenteras i karta och med möjlighet att få information om ärenden/objekt som finns på fastigheten. På Mina sidor kan den enskilde skogsägaren bl.a. göra egna planeringar och anmäla föryngringsavverkning eller ansöka om tillstånd till avverkning i fjällnära skog och ädellövskog. Grönt kuvert för skogsägare vilket är en digital sammanställning över den geografiska information som finns kopplat till en skogsfastighet som också kan skrivas ut i PDF-format. Skogens paragrafer där användaren får hjälp med att hitta de regler och råd som gäller vid olika skogsbruksåtgärder. Skogens pärlor för allmänhet m.fl. där kända hänsynsobjekt presenteras i karta och med tillhörande attribut. Skogsstyrelsens Geodataportal som är en e-tjänst för att titta på och ladda ner skoglig data. Under 2014 kommer Skogsstyrelsen i samarbete med länsstyrelserna att påbörja arbetet med att inrätta en gemensam inlämningsfunktion för skogliga ärenden. e-avverka En e-tjänst där skogsföretag med egna geografiska informationssystem (GIS) med hjälp av e-avverka kan skicka in avverkningsanmälningar och ansökningar till Skogsstyrelsen där informationen läses in i en databas och ett ärende skapas automatiskt. 2 Skogsstyrelsen, dnr 2010/5865

3 Skogsstyrelsen (9) Adaptiv skogsskötsel Skogsstyrelsen och Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) har av regeringen fått i uppdrag att ta fram en modell för adaptiv skogsskötsel. Syftet är att öka produktionen av biomassa och samtidigt förbättra miljötillståndet i skogen. Det innebär bland annat att i samarbete med skogsägare och andra intressenter utveckla hållbara skogsskötselmetoder på adaptiv grund. För de skogsägare som inom ramen för adaptiv skogsskötsel startar försök på den egna fastigheten ska det bli möjligt att dokumentera dessa på Mina sidor. Laserdata Skogsstyrelsen har fått i uppdrag att ta fram rikstäckande skogliga data baserade på Lantmäteriets nationella laserskanning. Målet är att dessa data i form av kartor ska stimulera skogsbruket till en ökad aktivitet, effektivisera myndigheternas arbete med skogsbruk och naturvård samt vara ett underlag för forskning. Skoglig grunddata kommer successivt att presenteras i de olika publika applikationer och karttjänster som Skogsstyrelsen tillhandahåller. Öppen data Skogsstyrelsen har fått projektmedel från Vinnova för att göra data om skogen tillgänglig för en bredare publik på nytt sätt. Projektet går ut på att undersöka möjligheten att öppna upp Skogsstyrelsens tjänster ytterligare för att göra det möjligt söka data direkt i myndighetens databaser eller göra data tillgängligt i användarens egna system. Öppna API (Application Programming Interface) ger applikationsutvecklare möjlighet att skapa applikationer och andra system för såväl traditionellt skogliga tillämpningar som helt nya. Förhoppningen är att det även underlättar samarbete mellan myndigheter. Förstudie om samlad fastighetsspecifik information Skogsstyrelsen har tillsammans med länsstyrelserna i Småland (Jönköping, Kronoberg och Kalmar) deltagit i en myndighetsgemensam förstudie som undersökt hur fastighetsägare enkelt ska kunna få samlad information om vilka natur- och kulturvärden som finns på deras fastigheter, oavsett ägoslag eller vilken myndighet som ansvarar för informationen. Förstudien har även tittat på möjligheten att få vägledning om hur natur- och kulturvärden bör skötas, möjligheter att få rådgivning och ekonomisk ersättning samt vilka lagkrav som finns vid åtgärder. I dagsläget saknas dock finansiering för att gå vidare till nästa steg i processen mot en färdig e-tjänst. Åtkomst till allmänna handlingar Under de senaste två åren har Skogsstyrelsen genomfört en förstudie och ett projekt för att bl.a. möjliggöra en effektivare hantering av myndighetens allmänna handlingar. Under 2014 inleds ett arbete som på sikt om möjligt

4 Skogsstyrelsen (9) även avses resultera i ett diarium där medborgarna och företagen enkelt och snabbt kommer att kunna ta del av allmänna handlingar. Mina meddelanden och Svensk E-legitimation Skogsstyrelsen har fått i uppdrag att senast 15 juni 2014 till Näringsdepartementet redovisa vilka åtgärder som vidtagits och som planeras för att en bred tillämpning och användning av Mina meddelanden och Svensk E-legitimation uppnås. Arbetet med detta uppdrag pågår. Förenkla och förbättra regler Skogsvårdslagen Skogsstyrelsen lämnade i mars 2012 förslag 3 till regeringen på förenklingar i skogsvårdslagen, skogsvårdsförordningen och Skogsstyrelsens föreskrifter. Skogsstyrelsen har genomfört de föreslagna förenklingar i sina föreskrifter som varit möjliga. Ytterligare förenklingar i föreskrifterna kräver att lag och förordning först ändras. Revidering av Skogsstyrelsens föreskrifter till 30 skogsvårdslagen om hänsyn till natur- och kulturmiljövårdens intressen beslutades i december 2013 med ikraftträdande 1 mars En viktig del av arbetet har bedrivits inom ramen för projektet Dialog om miljöhänsyn, med representanter för företag, myndigheter och ideella organisationer. Arbetssättet har syftat till att få en bred förankring av föreskriftsändringarna och att åstadkomma en ökad kännedom om reglerna inom bl.a. de företag som arbetar inom skogsbruket. Ett arbete pågår med att se över Skogsstyrelsens föreskrifter till 14 skogsvårdslagen om anmälan om avverkning. Översynen syftar bl.a. till att tydligare beskriva vad som ska ritas in på karta och att ta bort krav på att kartredovisa större skogliga impediment. Ändringarna avses träda i kraft 1 juni Miljöbalken Det har tidigare inte funnits några föreskrifter om vilka åtgärder som kan komma att väsentligt ändra naturmiljön och därför ska anmälas för samråd till Skogsstyrelsen enligt 12 kap. 6 miljöbalken. Som vägledning har enbart funnits ett antal domstolsavgöranden. För att ge ökad tydlighet till företagare och andra om vad som gäller har föreskrifter beslutats av Skogsstyrelsen i december 2013 med ikraftträdande 1 april Stöd till natur- och kulturmiljövärden (Nokås) samt ädellövskogsbruk En översyn av föreskrifterna pågår med avsikten att ge ökad tydlighet om stödvillkoren. I detta arbete ingår att förtydliga prioriteringen av vilka åtgärder som beviljas stöd och ge exempel på åtgärder som inte beviljas stöd. Ett schablonbelopp föreslås för åtgärder som medför uttag av virke. Nya blanketter tas fram som ska bidra till att förenkla ansökningsförfarandet. 3 Skogsstyrelsens Meddelande nr 1/2012

5 Skogsstyrelsen (9) Stöd till insatser på skogsområdet (Väx med skogen) För att förenkla för sökande och för att få in bättre underlag planerar Skogsstyrelsen att under första halvåret 2014 gå igenom och förtydliga både ansökningsblankett och mall för slutrapport. Konsekvensutredningar De personer på Skogsstyrelsen som skriver konsekvensutredningar inför regeländringar ska i större utsträckning än hittills delta i Tillväxtverkets grundläggande utbildning om vad en konsekvensutredning ska innehålla och hur arbetet med att ta fram en sådan kan gå till. Nytt landsbygdsprogram Från och med 2014 har Sverige och övriga länder i EU ett nytt landsbygdsprogram som sträcker sig fram till Skogsstyrelsen hade under åren ett regeringsuppdrag tillsammans med Jordbruksverket att förbereda för det nya programmet genom att bland annat föreslå åtgärder. Förenkling har varit en av grundprinciperna, vilket även angavs i regeringsuppdraget. Konkret handlar förenklingarna i kommande landsbygdsprogram om att ha färre åtgärder som är enklare eftersom den som söker stöd inom landsbygdsprogrammet ofta ska hantera dessa tillsammans med övriga stöd och lagkrav. Ökad användning av schabloner bidrar till att lätta den administrativa bördan för företagen. Den administrativa vinsten bedöms vara störst för de mindre ersättningarna där annars risken är stor att de administrativa kostnaderna för den sökande överstiger ersättningsnivån. Övriga förenklingar är till exempel enkla och lättförståeliga villkor, samma definitioner i olika åtgärder samt färre och enklare kontroller. IT-lösningar bidrar också till förenklingar, bland annat genom elektronisk ansökan där den sökande kan få hjälp och bli guidad genom ansökan. Fel och brister i ansökan som kräver kompletteringar kommer till stor del att undvikas vilket minskar den administrativa bördan. Det är i nuläget oklart om det nya landsbygdsprogrammet kommer att omfatta skogliga åtgärder. Ovan beskrivna förenklingar är generella och kan tillämpas för andra områden än landsbygdsprogrammet, något som Skogsstyrelsen arbetar med. Till exempel vill Skogsstyrelsen på motsvarande sätt förenkla stöden för Nokås och ädellövskogsbruk (se särskilt avsnitt om dessa stöd). Förenkla uppgiftslämnandet Skogsstyrelsen har deltagit i det regeringsuppdrag 4 som Bolagsverket koordinerat och avrapporterat i november Skogsstyrelsen har under 2013 inom ramen för uppdraget tillsammans med övriga berörda myndigheter uppdaterat och kvalitetssäkrat den kartläggning som gjordes 2012 av näringsidkares uppgiftslämnande. 4 N2012/511/ENT

6 Skogsstyrelsen (9) Arbetet inom nämnda regeringsuppdrag har en nära koppling till den s.k. Uppgiftslämnarutredningen som i mars 2013 lämnade ett delbetänkande 5 och i december 2013 sitt slutbetänkande 6. I yttrandet över delrapporten bedömde Skogsstyrelsen att den föreslagna lösningen inte kommer innebära någon förenkling för skogsbrukarnas uppgiftslämnande till Skogsstyrelsen. Vad som framkommit i slutbetänkandet har inte gett myndigheten anledning att ändra uppfattning Förenkla språket Ett treårigt projekt som syftar till att etablera ett långsiktigt klarspråksarbete inom myndigheten dras igång 2014 efter att en förstudie benämnd Klarspråk genomfördes förra året. Ett enklare och begripligare språk underlättar kontakterna med företagen. Dialog om miljöhänsyn Inom projektet Dialog om miljöhänsyn har Skogsstyrelsen sedan hösten 2011 tillsammans med andra myndigheter, skogsbruket och ideella organisationer bedrivit ett arbete för att förbättra miljöhänsynen i skogen. Projektet har resulterat i ändringar av Skogsstyrelsens föreskrifter till 30 skogsvårdslagen om hänsyn till natur- och kulturmiljövårdens intressen som nämnts under Förenkla och förbättra regler. Därutöver har dialogprojektet resulterat i av Skogsstyrelsen beslutade målbilder för god miljöhänsyn som medför en ökad tydlighet om vad företagen ska göra i skogen för att nå det skogspolitiska miljömålet och miljökvalitetsmålen. Företagsbesök Skogsstyrelsen planerar att under 2014 genomföra ett antal företagsbesök för att utbyta erfarenheter. En stående punkt på dessa besök ska handla om förenklingar för företagen. Möjlighet ges då att lämna förslag på vad Skogsstyrelsen kan göra för att underlätta för företagen. Förbättra service Skogsstyrelsen avser att utreda möjligheten att införa en extern kundtjänst, men någon tidsplan finns inte i nuläget. En extern kundtjänst skulle kunna skapa en tydlig och enhetlig kanal in i myndigheten för främst skogsägare och andra företagare och dessutom internt kunna avlasta verksamheten. Nyttorealisering och effektuppföljning Skogsstyrelsen har påbörjat ett systematiskt arbetssätt kring nyttorealisering och effektuppföljning, bland annat utifrån ett kundperspektiv. Metoden som används är den som rekommenderas av E-delegationen och innebär att man identifierar effektmål, nyttor och verksamhetsförändringar. Detta systematiska arbetssätt leder bland annat till förenklingar för kunden. Metoden används inom regeringsuppdraget En dörr in. 5 N2013/1260/ENT 6 N2013/5588/ENT

7 Skogsstyrelsen (9) Effektiviseringar för myndigheten Här ges exempel på effektiviseringar som bedöms uppstå för Skogsstyrelsen genom vissa av ovan nämnda förenklingsinsatser. Effekter av införandet av En dörr in Inom ramen för regeringsuppdraget En dörr in gjordes en bedömning av vilka effekter som kunde förväntas om de förslag som lagts fram realiseras. För skogsbruket förväntas effekter uppstå i form av minskade administrativa kostnader genom att skogsägaren/ombuden har tillgång till bättre och mer samlad grundinformation, enklare och bättre stöd vid planerings-, ansökansoch stödtillfällen, ökad insyn i ärendegången m.m. För myndigheterna är det troligt att det finns en effektiviseringseffekt av samverkan mellan myndigheterna som räknat på den totala handläggningsvolymen beräknades till 3 procent. Effekten av minskade administrativa kostnader uppskattades årligen till 54,5 mkr för skogsbruket och 4,4 mkr för myndigheter. Uppskattningarna är gjorda av LRF Skogsägarna och Skogsindustrierna för skogsbrukets del och av Skogsstyrelsen för myndigheterna. Effekter av regelförenkling Kostnadsminskningen för Skogsstyrelsen om myndighetens förslag på förenklingar i skogsvårdslagstiftningen från mars 2012 genomförs fullt ut bedöms uppgå till ca 5 procent av kostnaderna för registrering och handläggning av ärenden. Andra nyligen genomförda eller pågående regeländringar i Skogsstyrelsens föreskrifter till skogsvårdslagen respektive miljöbalken bedöms leda till marginella ändringar av myndighetens kostnader. Effekter av nytt landsbygdsprogram Ökad användning av schabloner bidrar till att handläggningen på myndigheten effektiviseras. Den administrativa vinsten bedöms vara störst för de mindre ersättningarna där annars risken är stor att de administrativa kostnaderna för myndigheten överstiger ersättningsnivån. IT-lösningar bidrar också till förenklingar och en högre kvalitet, bland annat genom e-ansökan och e- handläggning. Sammantaget kan detta innebära effektivisering på procent av kostnaderna för handläggning, i vissa fall mera. Systemansats I Skogsstyrelsens VP för 2014 anges att möjligheterna att tillämpa systemtillsyn ska utredas, och en förstudie har därför inletts. Nuvarande tillsyn är främst inriktad på kontroll av enskilda objekt. t.ex. anmälningar och ansökningar om avverkning. Systemtillsyn syftar till att granska verksamhetsutövarens hela system för egenkontroll samt dennes förutsättningar att ta sitt skogliga sektorsansvar. En ökad tillämpning av systemtillsyn skulle kunna leda till effektiviseringar för myndigheten och även leda till förenklingar för de företag som visar goda resultat.

8 Skogsstyrelsen (9) Svårigheter i förenklingsarbetet En svårighet som blir tydlig i arbetet med att utveckla e-tjänster är att det som kan tyckas rationellt och effektivt ur både kund- och myndighetsperspektiv inte är möjligt till följd av lagstiftningen. Personuppgiftslagen (1998:204) innehåller bestämmelser till skydd för den personliga integriteten. Bland annat ska personuppgifter samlas in och behandlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. Personuppgifterna får inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med angivet ändamål. Vidare kan vissa uppgifter i allmänna handlingar hos Skogsstyrelsen omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretessen gäller enligt huvudregeln inte endast i förhållande till allmänheten, utan också mellan myndigheter. En annan svårighet är när flera myndigheter samverkar i utvecklingsarbetet men frågorna har olika tyngd och prioritet inom respektive myndigheter. Det kan innebära att myndigheterna är överens både vad gäller övergripande målbild och i sakfrågorna, men prioriteringen av utvecklingsarbetet bedöms olika. Olika hinder att få tillgång till och rättigheter att använda kartor och kartinformation från Lantmäteriet i digitala tjänster är ett problem som försvårar arbetet med att förenkla och skapa en, för kunden/användaren, så optimal helhetslösning som möjligt. Den långsamma utvecklingen av e-letimation för enskilda privatpersoner utgör ett hinder för att e-tjänsterna ska användas. Även avsaknaden av bra tjänstelegitimationer (e-legitimationer för företag) gör det svårt att skapa tjänster som förenklar även för skogstjänsteföretag. Som nämndes i rapporten till regeringen 2013 om förenklingsarbetet är Skogsstyrelsens förhållningssätt att bära med sig behovet av förenklingar och arbeta för sådana i EU-arbetet. Ett antal EU-direktiv/regler drar dock mot ökade administrativa kostnader. Förslag på indikatorer Motiv för val av indikatorer Enligt uppdraget i regleringsbrevet ska Skogsstyrelsen ta fram förslag på indikatorer för uppföljning av förenklingsarbetet. Skogsstyrelsen har även tillsammans med 15 andra myndigheter - fått ett uppdrag från Näringsdepartementet 7 att följa upp mål för förenklingsarbetet på centrala myndigheter. Skogsstyrelsen har utifrån dessa mål, vilka anges nedan, tagit fram förslag på indikatorer för uppföljning. Mål: År 2020 ska handläggningstiderna på myndigheter ha minskat jämfört med år 2014 Mål: År 2020 ska fler företagare vara nöjda med sina kontakter med myndigheter jämfört med år N2013/5553/ENT

9 Skogsstyrelsen (9) Mål: År 2020 ska myndigheter ha ett mer systematiskt samråd med företagare än år Föreslagna indikatorer anges nedan. Motiven till varför dessa valts samt möjligheter och svårigheter med vissa indikatorer redovisas i bilaga 2. Eftersom vissa av de föreslagna indikatorerna av olika anledningar är svåra att fullt ut tillämpa på Skogsstyrelsens verksamhet föreslås ytterligare en indikator (tillgängliga e-tjänster) för att mäta förenklingsarbetet på myndigheten. Minskade handläggningstider indikatorer Handläggningstid för ansökningar enligt skogsvårdslagen och miljöbalken Handläggningstid för ansökningar om stöd till natur- och kulturmiljövårdsåtgärder (Nokås) samt stöd för ädellövskogsbruk Fler ska vara nöjda med myndighetskontakter indikatorer Andel besvarade externa telefonsamtal Nöjd Kund Indexvärde (NKI) för undersökta fokusområden Mer systematiskt samråd med företagen indikatorer Andel ombud som genom enskild dialog getts möjlighet att komma in med förbättringsförslag Tillgängliga e-tjänster indikator Andel elektroniskt inskickade anmälningar och ansökningar om avverkning Andel av Skogsstyrelsens blanketter där anmälan eller ansökan kan göras via e-tjänst I ärendet har generaldirektören beslutat och handläggaren Jörgen Ringagård varit föredragande. I den slutliga handläggningen har också avdelningschefen Göran Rune, enhetschefen Mikael Norén och handläggaren Linn Christiansen deltagit. Monika Stridsman Jörgen Ringagård Bilaga 1 Sammanställning av aktiviteter som innebär förenklingar för företagen 2 Förslag på indikatorer Kopia till Ledningsgruppen