Förslag på indikatorer

Transkript

1 Datum (8) Förslag på indikatorer I nedanstående underlag ges ett antal förslag för att följa upp förenklingsarbetet på Skogsstyrelsen i enlighet med vad som anges i regleringsbrevet för budgetåret 2013 (L2011/1984 m.fl.) om Skogsstyrelsens förenklingsarbete för företagen. Utgångspunkten har varit de områden för förenkling som anges i Uppdrag att följa upp mål för förenklingsarbetet på centrala myndigheter, regeringsbeslut N2013/5553ENT. Eftersom vissa av de indikatorer som föreslås där av olika anledningar är svåra att tillämpa på Skogsstyrelsens verksamhet och information om dem saknas, föreslås vilka mått som istället kan tillämpas samt ytterligare en indikator för att mäta förenklingsarbetet på myndigheten. Minskade handläggningstider Skogsstyrelsen handlägger många olika typer av ärenden, allt från regeringsuppdrag och remisser till avverkningsanmälningar, stödutbetalningar och enklare frågor. För närvarande finns ingen samlad information om handläggningstider för de olika ärendetyper som finns på Skogsstyrelsen och heller inget generellt mål om hur långa handläggningstider myndigheten ska ha för olika ärenden. Nedan görs en beskrivning av olika mått på handläggningstider på Skogsstyrelsen. För att förenkla sammanställningen beskrivs här anmälningar och ansökningar då dessa till antalet utgör det stora antalet av de ärenden som handläggs på myndigheten. Det inte är meningsfullt att beskriva övriga ärendetyper här då handläggningen av dessa är komplex och antalet ärenden är få. Anmälningar Merparten av de ärenden som kommer in till Skogsstyrelsen enligt skogsvårdslagen och miljöbalken är anmälningar om skogliga åtgärder där åtgärden får påbörjas tidigast sex veckor efter det att anmälan inkommit. Vanligast är avverkningsanmälningar enligt skogsvårdslagen (ca per år). Sexveckorsregeln innebär att även om ett ärende handläggs klart på mindre tid än sex veckor så har det ingen betydelse för den som anmält åtgärden, eftersom åtgärden inte får påbörjas förrän efter sex veckor, frånsett de fall där undantag från regeln söks och medges. I vissa fall kan handläggningen ta längre tid än sex veckor att slutföra, men i de fallen kontaktar normalt Skogsstyrelsen anmälaren och försäkrar sig om att den skogliga åtgärden inte är omedelbart förestående. Av det nämnda framgår att det är mindre lämpligt att använda handläggningstider för anmälningsärenden om skogliga åtgärder som en indikator för uppföljning av förenklingsarbetet. Bättre som indikator bör istället vara att redovisa handläggningstider för ansökningsärenden om skogliga åtgärder, även om dessa är betydligt färre än antalet anmälningsärenden. M:\Övrigt\Förenklingar för företagen\slutversion\bilaga Förslag på indikatorer docx

2 Skogsstyrelsen (8) Ytterligare ett alternativ som skulle kunna ge en förenkling som minskar både administrativ tid för företagare och myndighet är enklare och tydligare anmälningar. Till exempel skulle Skogsstyrelsen kunna utöka/se över automatiska felkontroller i elektroniska formulär för avverkningsanmälningar. En indikator som skulle kunna användas för att mäta detta är andel av inkomna anmälningar som behöver kompletteras. Det är dock inte möjligt att ta fram exakta siffror ur Skogsstyrelsens handläggningssystem eftersom det inte går att särskilja faktiska behov av kompletteringar från den som sänt in anmälan från vissa kompletteringar som görs av handläggare på myndigheten. Ansökningar Ansökningar utgör den andra stora delen av mängden ärenden som hanteras på Skogsstyrelsen, även om dessa är betydligt färre än antalet anmälningar. Ansökningar som inkommer till Skogsstyrelsen görs företrädelsevis för att få dispenser från vissa regler i skogsvårdslagen och miljöbalken. Andra ansökningar avser tillstånd till avverkning i fjällnära skog och ädellövskog samt ansökningar om olika stöd som myndigheten administrerar. För att få saluföra skogsodlingsmaterial inkommer även ansökningar om så kallade stambrev. Från vissa regler i skogsvårdslagen kan man ansöka om dispens. Den vanligaste ansökan om dispens gäller att få påbörja avverkning inom sex veckor från det att anmälan skett enligt 14 skogsvårdslagen. Det finns en sammanställning på Skogsstyrelsens hemsida som innehåller information om de olika skogliga åtgärder där sexveckorsregeln gäller. Statistik från Skogsstyrelsens handläggningssystem Navet innehåller uppgifter om handläggning av olika ansökningar och några av dessa har sammanställts nedan. Här redovisas antal ansökningar enligt skogsvårdslagen och miljöbalken som inkom till myndigheten under Antal ansökningar 2013 Ansökan avsåg Antal Dispens från sexveckorsregeln (14 SvL) Dispens från tillåtna avverkningsformer och lägsta ålder (10 SvL) 405 Tillstånd till avverkning i fjällnära skog/ädellövskog (16 och 27 SvL) 439 Övriga ansökningar* 14 Totalt * Övriga ansökningar avser beslut avseende skogsvårdslagens 11, 12, och 13, samt 12 kap 6 miljöbalken.

3 Skogsstyrelsen (8) Handläggning i dagar 1 14 (dispens, sexveckorsregeln) Antal Totalt Avser dagar från registrerat ärende till avslutat ärende, inte arbetsdagar. 2 Nio ärenden har exkluderats på grund av felaktigt datum. Handläggning av ansökan om dispens från sexveckorsregeln kan med fördel utgöra en indikator på handläggningstid. Motivet till detta är att tiden för Skogsstyrelsens handläggning har direkt inverkan på när den skogliga åtgärden kan utföras. Poängen med att ansöka om dispens från sexveckorsregeln faller om inte handläggningen tar kortare tid än sex veckor. Ansökan om stöd Ett antal olika stöd administreras av Skogsstyrelsen. Handläggningstiden för dessa skulle kunna utgöra underlag för en indikator om handläggningstid. Enligt förordning (2010:1879) om stöd till vissa åtgärder inom skogsbruket får stöd lämnas för dels naturvårds- och kulturmiljövårdsåtgärder inom skogsbruket (Nokås), dels stöd för ädellövskogsbruk (Ädellöv). Skogsstyrelsen handlägger ansökningar om dessa stöd. Stöden har funnits länge och det finns inget som tyder på att de kommer att tas bort inom en nära framtid. Frekvensen för antal ansökningar är relativt låg (416 för Ädellöv och 629 för Nokås under 2012) och ger därför ingen komplett bild av handläggningstid för ansökningar om stöd. Dock skulle dessa kunna utgöra ett mått på handläggning av stöd. Handläggningen av stöd i Landsbygdsprogrammet (LBP) för perioden kommer att vara slutförd Att ta fram handläggningstid för dessa som underlag till en indikator är inte ändamålsenligt eftersom inga kontinuerliga resultat erhålls avseende tid för handläggning. Förslag på indikator: Ansökningar enligt skogsvårdslagen/miljöbalken Förslag på indikator: Ansökningar om stöd (Nokås och Ädellöv) Fler ska vara nöjda med myndighetskontakter En grundbult i företagens myndighetskontakter är myndighetens tillgänglighet vilket regleras i 5 förvaltningslagen (1986:223). Myndigheternas serviceskyldighet behandlas i 4-5 och allmänna krav på handläggning av ärenden preciseras i 7. Att komma i kontakt med myndigheten ska vara enkelt. Skogsstyrelsen kan kontaktas via telefon (även sms och röstbrevlåda finns), e-post och brev (även fax) samt genom personligt besök.

4 Skogsstyrelsen (8) På myndigheten finns rutin för hantering av allmänna handlingar. Huvudregeln är att allmänna handlingar ska registreras i diariet eller hållas ordnade på annat av myndigheten beslutat sätt. Om frågan rör utlämnande av allmän handling ska handläggningen ske skyndsamt. Det finns också allmänna handlingar som är av uppenbart ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Dessa behöver varken hållas ordnade eller registreras och ska gallras enligt fastställd särskild rutin. Viss statistik finns för att följa upp hur lätt det är att komma i kontakt med myndigheten, men statistiken är dock inte heltäckande. Brev Enligt vad som nämnts ovan hanteras inkommande brev enligt rutin för allmänna handlingar och de omfattas även av gallringsrutinen. Antal brev med frågor som inkommer till myndigheten är i dagsläget okänt och det finns heller ingen uppföljning av handläggningstid för ärenden som inkommer via brev. E-post Med bakgrund i att Skogsstyrelsen inte har något särskilt system för uppföljning av externa frågor som skickas till enskilda handläggare på myndigheten kan inte genomsnittlig svarstid per fråga eller ärende ställd via e-post tas fram. Exempelvis kan e-post skickas till en enskild handläggare på Skogsstyrelsen genom att klicka på dennes e-postadress på Skogsstyrelsens hemsida. Om handläggaren inte är specialist på området kan vederbörande skicka vidare frågan till en annan handläggare tills frågan kommer till rätt person. Att följa upp denna typ av frågor där flera handläggare har vidarebefordrat frågan skulle bli mycket tidsödande och ineffektivt. För enklare frågor som inkommer via registrator och skickas till enskilda handläggare samlas frågor samt svar i en mapp i e-postprogrammet Outlook och sparas i två år. Det är svårt att beräkna en genomsnittlig handläggningstid för frågor som sparas i denna mapp om t.ex. inte den som svarar behåller samma rubrik som i det ursprungliga meddelandet. Tidigare fanns en pärm med dessa frågor. Dessa enklare frågor anses inte vara tillräckligt för att utgöra underlag till en indikator om handläggningstid för ärenden som kommer in som e-post då inte hela volymen ärenden per e-post är känd. JK-listan Skogsstyrelsen rapporterar varje år enligt myndighetsförordningen (2007:515) till justitiekanslern ärenden som har varit öppna i mer än ett halvår. De ärenden som omfattas av denna rapportering är Skogsstyrelsens huvuddiarium, ärenden inom Landsbygdsprogrammet (LBP) och vissa delar av det IT-baserade handläggningssystemet Navet. Avverkningsanmälningar och uppdrag omfattas inte. Denna rapportering anses inte lämplig som en indikator på handläggningstid då den inte säger något om det totala antalet ärenden i förhållande till de ärenden som har lång handläggningstid. Vidare kan det även vara så att många ärenden som anges på JK-listan är myndighetsuppgifter av speciell typ och projekt med lång tidshorisont vilket förklarar den långa handläggningstiden.

5 Skogsstyrelsen (8) Telefon I Skogsstyrelsens telefonpolicy är utgångspunkten att ingen ska behöva ringa mer än en gång för att komma i kontakt med någon på myndigheten (eller få möjlighet att lämna svar i röstbrevlåda eller få sitt samtal hänvisat). Skogsstyrelsen för statistik över telefonsamtal till myndigheten. Nedan redovisas externa samtal till myndigheten, fördelat på ett antal kategorier beroende på hur eller om de besvarats. De externa samtalen uppgår till ca 50 % av det totala antalet samtal. År Besvarade Hänvisade Röstbrevlåda Obesvarade Upptaget Antal externa inkommande samtal % 20 % 11 % 14 % 10 % Under rubrikerna ovan finns vissa automatiska processer. Om telefonen är avstängd eller om handläggaren inte svarat inom 33 sekunder registreras samtalet som Röstbrevlåda eftersom samtalet då automatiskt kopplas dit. Detta inträffar även t.ex. om man är ute i skogen och inte har någon täckning. Hänvisade samtal innebär att den som ringde har fått ett förvalt meddelande, som t.ex. har semester och återkommer den som har hänvisats med Skogsstyrelsens hänvisningssystem. Denna statistik skulle kunna utgöra en indikator t.ex. Andel besvarade telefonsamtal. Då kan även hänvisade samtal och samtal som kopplats till röstbrevlådan inkluderas i kategorin besvarade samtal med motiveringen att den som ringde på något sätt har fått ett meddelande eller en möjlighet att lämna ett meddelande till myndigheten. Alternativt kan dessa exkluderas, huvudsaken är att samma underlag jämförs över tid. Nöjd kund index Utöver ovanstående mått på myndighetens tillgänglighet följer Skogsstyrelsen även upp kvaliteten i myndighetskontakterna genom årliga undersökningar. Skogsstyrelsen genomför varje år intervjuer med målgrupper inom de områden som myndigheten fokuserar på i sin verksamhet under året. Exempel på målgrupper är: de som lämnat avverkningsanmälningar, sökande till vissa stöd inom Landsbygdsprogrammet, personer/organisationer som anlitat Skogsstyrelsens uppdragsverksamhet, samt personer/organisationer som kontaktats inom Skogsstyrelsens tillsynsverksamhet. Strukturen på undersökningen till dessa grupper består i huvudsak av två delar. Först får den som intervjuas svara på frågor om fokusområdet och sedan avslutas intervjun med tre Nöjd Kund Index-frågor (NKI). Metod och

6 Skogsstyrelsen (8) NKI i undersökningarna följer Statistiska centralbyråns standard. Beroende på fokusområde kan även frågor om kvalitet, tillgänglighet och bemötande användas i den första delen av intervjun men då främst rörande det specifika fokusområdet. Även om dessa frågor handlar om t.ex. tillgänglighet och bemötande kan de dock inte utgöra underlag för tillgänglighet och bemötande för hela myndigheten. De tre NKI-frågor som används i slutet av intervjun specificeras nedan: 1. Hur nöjd är du med Skogsstyrelsen i sin helhet? 2. Hur väl uppfyller Skogsstyrelsen dina förväntningar? 3. Föreställ dig en perfekt Skogsstyrelse. Hur nära eller långt ifrån ett sådant ideal tycker du att Skogsstyrelsen kommer? Resultatet av dessa NKI-frågor sammanställs sedan till ett så kallat NKI. Nedan visas resultatet för de tre senaste åren. Inom parentes under NKIsiffran anges den målgrupp som undersöktes. ÅR NÖJD KUND INDEX (Lämnat avverkningsanmälan/ sökt stöden Bevara och utveckla skogens mångfald och Öka arealen ädellövskog) (Lämnat avverkningsanmälan/ sökt stöden Bevara och utveckla skogens mångfald och Öka arealen ädellövskog) (Kontaktats inom Skogsstyrelsens tillsynsverksamhet) 77 (Anlitat Skogsstyrelsens uppdragsverksamhet) 76 (Anlitat Skogsstyrelsens uppdragsverksamhet) 74 (Anlitat Skogsstyrelsens uppdragsverksamhet) En slutsats av ovanstående är att NKI påverkas av vilken målgrupp och vilket fokusområde som undersöks. Därför har området inkluderats inom parentes under indexsiffran. Generellt har uppdragsverksamheten en högre kundnöjdhet. Förslag på indikator: Andel besvarade externa telefonsamtal Förslag på indikator: Nöjd Kund Indexvärde (specificera fokusområde) Mer systematiskt samråd med företagen I dagsläget har Skogsstyrelsen olika forum för att samla in synpunkter (och förenklingsförslag) med företag men systematiken i att tillvarata förslag saknas. Frågan om systematiskt samråd för att lämna förenklingsförslag togs

7 Skogsstyrelsen (8) upp på det Nationella sektorsrådet, som är ett rådgivande organ till Skogsstyrelsens generaldirektör med representanter för olika aktörer inom den skogliga sektorn. Skogsstyrelsen fick där synpunkter om att myndigheten i större utsträckning borde arbeta med att samla in förenklingsförslag genom enskilda samtal med olika aktörer. Detta arbete ligger i linje med det arbete som Skogsstyrelsen bedriver inom ramen för arbetet med den skogspolitiska dialogen. Skogspolitisk dialog Skogsstyrelsen har under en tid arbetat med projektet Dialog om miljöhänsyn där ett antal målbilder tagits fram. I det vidare arbetet med systematisk skogspolitisk dialog används dessa underlag i samband med att Skogsstyrelsen årligen ska besöka ett antal företag som arbetar med att utföra skogsbruksåtgärder och som ofta agerar ombud åt de enskilda skogsägarna i skogliga ärenden. Det är således inte de enskilda skogsägarna som ska besökas. Syftet med besöken är att föra en dialog där företagen kan komma med synpunkter och även lämna förenklingsförslag. Insamlingen av synpunkter och förenklingsförslag blir därmed systematisk i förhållande till tidigare. Arbetet är ännu under uppstart varför dess bidrag som underlag till en indikator inte är klart. Andel besökta ombud skulle kunna utgöra en indikator på systematiskt samråd med företagare. Indikatorn skulle kunna bygga på att en viss andel av delpopulationen ska ha besökts inom ett antal år. Anledningen till att det skulle vara en bra indikator är att den anger i vilken utsträckning myndigheten har gett företag tillfälle och möjlighet att komma in med förenklingsförslag genom systematisk dialog. Antal förenklingsförslag som kommer in eller det antal som genomförs skulle kunna utgöra en indikator men detta skulle knappast ge en rättvisande bild med tanke på att ett omfattande förslag i betydelse kanske kan jämföras med 20 mindre omfattande förslag. Vidare måste då vad som är ett förenklingsförslag definieras närmare och avgränsas. Antal inkomna eller genomförda förenklingsförslag är därmed inte lämpligt som indikator. Övriga forum Vidare har Skogsstyrelsen ett antal olika forum med externa kontakter där en öppen dialog förs. Syftet med dialogen är att få intressenternas syn och praktiska erfarenhet inom området och då finns det möjlighet att spela in förenklingsförslag. Förslag på indikator: Andel ombud som genom enskild dialog getts möjlighet att komma in med förenklingsförslag. Tillgängliga E-tjänster Skogsstyrelsen arbetar för att öka andelen anmälningar som kan göras via e- tjänster. Ökat antal ärenden via e-tjänster minskar både arbete med registrering och posthantering samt gör det möjligt att lägga in felkontroller i elektroniska formulär. Ett förslag på indikator skulle därför vara i vilken utsträckning anmälningar/ansökningar om avverkning skickas in elektroniskt

8 Skogsstyrelsen (8) och i vilken utsträckning myndigheten tillhandahåller möjlighet att använda e- tjänst istället för blankett. Förslag på indikator: Andel elektroniskt inskickade anmälningar/ansökningar om avverkning. Förslag på indikator: Andel av Skogsstyrelsens blanketter där anmälan eller ansökan kan göras via e-tjänst.