MÖTESPROTOKOLL ANSLAG/BEVIS. Mötesdatum Valnämnden Lars Carlsson. Sekreterare... Malin Reinerstedt Ekenberg

Transkript

1 Plats och tid Sammanträdesrummet Strömmen kl. 15:00-17:00 Utses att justera Lars Carlsson Justeringens plats och tid Kommunhuset, Drottninggatan 2, :00 Protokollet omfattar Underskrifter Sekreterare... Malin Reinerstedt Ekenberg Ordförande.... Ingegärd Karlsson Justerande.... Lars Carlsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Valnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Centralarkivet protokollet Underskrift... Malin Reinerstedt Ekenberg

2 ÄRENDELISTA 43 Utvärdering av arbetet med de allmänna valen Riskanalys och internkontrollplan Rapport enskilt uppdrag 46 Kännedomsärenden valnämnden Brev till Valmyndigheten rörande de allmänna valen 2018

3 43 Utvärdering av arbetet med de allmänna valen 2018 (18/VALN 0028) Sammanfattning Efter genomförandet av de allmänna valen till riksdag, landstings- och kommunfullmäktige den 9 september 2018 fick ordförande och vice ordförande i valdistrikt, röstmottagare i förtidsröstningslokaler samt valkansliet lämna synpunkter på valet och dess genomförande i kommunen. Detta görs dels för att förbättra rutiner inom valadministrationen och dels för att Länsstyrelsen vill ha synpunkter på förrättandet av valet för att föra dessa vidare till valmyndigheten. Resultatet av denna uppföljning kommer att redovisas för nämnden och synpunkterna kommer beaktas i samband med förberedelserna inför valen till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige. 1 Valkansliet får i uppgift att åtgärda listade problem inför valen till riksdag, landstings och kommunfullmäktige. Expedieras till Monica Carlström, Malin Reinerstedt Ekenberg, Helena Göransson, Ann-Sofi Hult, Ronnie Karlsson, Johanna Haapamäki, Nora Wahlström och Gisela Schwab. sunderlag Utvärdering allmänna val 2018 Utvärdering av arbetet med de allmänna valen 2018

4 44 Riskanalys och internkontrollplan 2019 (18/VALN 0034) Sammanfattning Enligt reglementet för intern kontroll och riktlinjer för planerings- och uppföljningsprocess ska varje förvaltning årligen genomföra en riskanalys för att identifiera, värdera och hantera riskerna i verksamheten. En risk definieras som en aktivitet eller händelse som negativt påverkar en organisations förmåga att nå sina mål. Riskerna ska värderas utifrån tre övergripande kontrollområden: - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera. Valnämnden har i riskanalysarbetet fokuserat på tre områden där följande risker identifierats: genomföra val på ett rättssäkert och korrekt sätt, fakturahantering vid representation och efterlevnad av nya dataskyddsförordningen. Under 2018 har 7 fakturor bokförts på representation, av vilka tre var leverantörsfakturor och fyra var interna fakturor. De krav som ställs på leverantörsfakturor, dvs organisationsnummer, moms och skatt samt förklarande anteckning anses vara uppfyllda. Alla internfakturor hade förklarande anteckning rörande vad utbetalningen avsåg, vilket är kravet på internfakturor. Internkontrollen visar en korrekt hantering av underlag vid representation och ingen åtgärd föreslås. Dataskyddsförordningen började gälla i svensk rätt 25 maj 2018 och ska tillämpas på nämndens alla personuppgiftsbehandlingar. Ansvarig som inte uppfyller kraven i förordningen riskerar ekonomiska sanktioner och risk för tappat förtroende. Vid sammanträde (18/VALN 0003) utsågs Fredrik Andersson till dataskyddsombud för valnämnden. Vid samma sammanträde fick nämnden information om dess skyldigheter vid personuppgiftsbehandling. Utifrån kraven i dataskyddsförordningen har personuppgiftsbehandlingarna i nämndens två verksamhetssystem registrerats i kommunens gemensamma register för personuppgiftsbehandlingar. Dessutom har personuppgiftsbiträdesavtal upprättats med aktuella personuppgiftsbiträden. Genom upprättande och tecknade av personuppgiftsbiträdesavtal samt analys av registerförteckningen kan visas att nämnden täcker skyldigheterna i dataskyddsförordningen. Nämnden bedömer att inga vidare åtgärder krävs i nuläget.

5 Genomförandet av valet till Europaparlamentet på ett rättssäkert och korrekt sätt bedöms kräva en grundligare genomlysning och läggs därför till kommunledningsförvaltningens internkontrollplan för Riskanalys samt internkontrollplan för valnämnden 2019 godkännes. Expedieras till Kommunstyrelsen sunderlag Internkontrollplan Valnämnden 2019 Riskanalys och internkontrollplan 2019

6 45 Rapport enskilt uppdrag (18/VALN 0031) Det antecknas att: Lars Carlsson varit på Ledningsdialog den 26 september Ingegärd Karlsson varit på Utbildning: Alla med- integrera med praktik den 7 november 2018

7 46 Kännedomsärenden valnämnden 2018 (18/VALN 0001) 1 Informationen lägges till handlingarna. sunderlag 154 KF Val av ledamot i plan- och miljönämnden och val av ersättare i valnämnden efter Helene Granholm (S)

8 47 Brev till Valmyndigheten rörande de allmänna valen 2018 (18/VALN 0033) 1 Informationen lägges till handlingarna. sunderlag Synpunkter avseende allmänna valen 2018