UTKAST. 17. Motion om policy för besvarande av post yttrande 18. Rapporter

Transkript

1 Kommunstyrelsen 3 (19) Ärendelista 22 februari 2016 Fullmäktigeärenden: 13, Upprop och val av justerare 2. Meddelanden 3. Anmälan om delegationsbeslut 4. Kommundirektören informerar 5. Helårsrapport 2016 för Västervik Framåt AB 6. Avtal med Västervik Framåt AB angående turism och breda marknadsföringen förlängning 7. Förfrågningsunderlag upphandling av konsulttjänster avseende företagsnära näringslivstjänster 8. Månadsrapport för kommunstyrelsen januari Ekonomisk månadsrapport för kommunen januari Månadsrapport för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB med dotterbolag januari Verksamhetsberättelse 2015 för kommunstyrelsens verksamhet 12. Konstsnöanläggning i Gamleby svar på återremiss 13. Nya omklädningsrum Bökensved - hyresavtal 14. Instiftande av stipendium Årets ideella samhällsutvecklare 15. Prolongering av Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor m.m (HÖK 11) med OFRs förbundsområde Hälso- och sjukvård 16. Ny organisation för HR/Kommunikation information 17. Motion om policy för besvarande av post yttrande 18. Rapporter

2 Kommunstyrelsen 4 (19) 1. Upprop och val av justerare Sverker Thorén (L) är i tur att justera. 2. Meddelanden Dnr 2016/ Finansrapport för kommunkoncernen för perioden januari Anmälan om delegationsbeslut Läggs till handlingarna Kommundirektörens beslut Dnr 2016/ Miljö- och energidepartementets remiss 1 februari 2016 Kemikalieinspektionens redovisning av regeringsuppdrag om nationellt förbud mot mikrokorn av plast i kosmetika överlämnas till miljö- och byggnadsnämnden för handläggning. Hid Helikopterpilot Mattias Warnanders tackskrivelse 3 februari 2016 för god service på Västerviks flygplats vid akuttransport. Dnr 2013/ Regionförbundets i Kalmar län och Länsstyrelsens i Kalmar län svar 10 februari 2016 om arbetet som genomförts i samband med AkzoNobels nedläggning. Dnr 2015/ Verksamhetsberättelse för naturum Västervik för år Befattningshavares inom försörjningsstöds- och flyktingverksamheten beslut Beslut fattade under januari 2016.

3 Kommunstyrelsen 5 (19) 4. Kommundirektören informerar Kommundirektören och särskilt kallade informerar om aktuella ärenden. - Helårsrapport 2016 för Västervik Framåt AB - Förlängning av avtal med Västervik Framåt AB angående turism och breda marknadsföringen - Förfrågningsunderlag avseende upphandling av näringslivstjänster - Brottsförebyggande arbete - Månadsrapport för kommunstyrelsen januari Ekonomisk månadsrapport för kommunen januari Månadsrapport för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB med dotterbolag januari Verksamhetsberättelse 2015 för kommunstyrelsens verksamhet - Asylsökande och nyanlända - muntlig information om nuläget - Konstsnöanläggning i Gamleby svar på återremiss - Nya omklädningsrum Bökensved hyresavtal - Instiftande av stipendium Årets ideella samhällsutvecklare - Prolongering av Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor m.m (HÖK 11) med OFRs förbundsområde Hälso- och sjukvård - Ny organisation för HR/Kommunikation information - Motion om policy för besvarande av post yttrande - Kravspecifikation ekonomichef - Tidplan Budget 2017

4 Kommunstyrelsen 6 (19) 5. Helårsrapport 2015 för Västervik Framåt AB Dnr 2015/ Styrelsen för Västervik Framåt AB behandlar Helårsrapport 2015 på sitt sammanträde 16 februari Därefter överlämnas den till Västerviks kommun. Rapporten redovisas senast på sammanträdet.

5 Kommunstyrelsen 7 (19) 6. Avtal med Västervik Framåt AB angående turism och breda marknadsföringen förlängning Dnr 2012/8-059 Västerviks kommun har upphandlat och skrivit avtal med Västervik Framåt AB avseende turismverksamhet inklusive turistbyrån och den breda marknadsföringen, , med möjlighet till förlängning 1+1 år. I tjänsteskrivelse 16 februari 2016 föreslår kommunstyrelsens förvaltning att nuvarande avtal med Västervik Framåt AB förlängs i enlighet med möjligheterna i nuvarande avtal, d v s 1+1 år (2017 och 2018). Vidare föreslås kompletteringar/förändringar av nuvarande avtal (inom avtalad ersättning). Motivet är i första hand att Västervik Framåt AB är mitt uppe i genomförandet och utvecklandet av sitt uppdrag och bör ges möjlighet att sätta en struktur och arbetssätt som kan bli långsiktigt hållbart oavsett vem som har ansvaret för uppdraget. I dagsläget har inte heller den kommunala organisationen förutsättningar att vare sig upphandla tjänsten eller ta över det operativa ansvaret för uppdraget då vi inte har kompetens och personal för uppdraget. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen beslut att godkänna ovan redovisat förslag att avtal avseende turismverksamheten inkl. turistbyrån och den breda marknadsföringen förlängs 1+1 år (2017 och 2018) med beslut för ett år i taget.

6 Kommunstyrelsen 8 (19) 7. Förfrågningsunderlag upphandling av konsulttjänster avseende företagsnära näringslivstjänster Dnr 2016/ Västerviks kommun har upphandlat och skrivit avtal med Västervik Framåt AB avseende konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet, , med möjlighet till förlängning 1+1 år. Avtalet har förlängts för 2015 respektive I tjänsteskrivelse 16 februari 2016 föreslår kommunstyrelsens förvaltning att konsulttjänster för företagsnära näringslivstjänster även fortsättningsvis upphandlas. Motiven är i första hand bättre förutsättningar att få tillgång till relevant kompetens för uppdragen och möjligheten att få näringslivets kompetens och engagemang i uppdraget. Mot bakgrund av att ny näringslivsstrategi tas fram under 2017 bör uppdraget inte vara längre än högst 2 år. Förslag till förfrågningsunderlag presenteras på kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen beslut att godkänna ovan redovisat förslag att företagsnära näringslivstjänster upphandlas med avtalstid 2 år från 2017, med möjlig förlängning 1+1 år.

7 Kommunstyrelsen 9 (19) 8. Månadsrapport för kommunstyrelsen januari 2016 Dnr 2016/ Kommunstyrelsen följer varje månad utvecklingen av de verksamheter som ingår i kommunstyrelsens förvaltning med en ekonomisk redogörelse och en helårsprognos. Kommunstyrelsens förvaltning redovisar i skrivelse 15 februari 2016 månadsrapport för kommunstyrelsen januari Kommunstyrelsens förvaltnings föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna månadsrapport januari 2016 för kommunstyrelsen med en prognostiserad positiv avvikelse på 0,3 mnkr i förhållande till budget för 2016.

8 Kommunstyrelsen 10 (19) 9. Ekonomisk månadsrapport för kommunen januari 2016 Dnr 2016/ I enlighet med kommunfullmäktiges beslut av strategisk plan följer kommunfullmäktige utvecklingen av mål och uppdrag i den strategiska planen i så kallade delårsrapporten efter första och andra tertialet, det vill säga efter april och augusti. Den senare granskas också av revisionen. Kommunstyrelsen följer löpande utvecklingen av kommunens ekonomi i ekonomirapporter som upprättas månadsvis. Rapporten är under framtagande och redovisas senast till sammanträdet.

9 Kommunstyrelsen 11 (19) 10. Månadsrapport för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB med dotterbolag januari 2016 Dnr 2016/ Kommunstyrelsen följer varje månad utvecklingen i Västerviks Kommuns Förvaltnings AB. Redovisningen inkluderar dotterbolagen Västervik Miljö & Energi AB, Västervik Kraft Elnät AB, Västerviks Bostads AB och TjustFastigheter AB. Månadsrapporten visar respektive bolags resultat för perioden, samt eventuell avvikelse mot budget. Vid eventuell prognostiserad avvikelse mot budget har respektive bolag lämnat redogörelse för avvikelsen. Rapporten är under framtagande och redovisas senast till sammanträdet.

10 Kommunstyrelsen 12 (19) 11. Verksamhetsberättelse 2015 för kommunstyrelsens verksamhet Dnr 2015/ Som en del av uppföljningen gör varje nämnd en verksamhetsberättelse som följer upp mål, uppdrag och ekonomi. Delar av verksamhetsberättelsen ligger till grund för innehållet i kommunens årsredovisning. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 15 februari 2016 förslag till verksamhetsberättelse 2015 för kommunstyrelsens förvaltning. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna verksamhetsberättelse 2015 för kommunstyrelsens förvaltning med en positiv avvikelse på 5,5 mnkr i förhållande till budget för 2015.

11 Kommunstyrelsen 13 (19) 12. Konstsnöanläggning i Gamleby svar på återremiss Dnr 2015/ En projektgrupp inom Gamleby Orienteringsklubb har tagit fram ett förslag till konstsnöanläggning i Gamleby. Enligt kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 21 oktober 2015 skulle en anläggning i Gamleby kunna betjäna hela kommunen, grannkommunerna och utnyttjas av människor i alla åldrar. Längdskidåkning är bra för folkhälsan och en motionsform som är lämplig för såväl barn, ungdomar och äldre. En konstsnöanläggning kan också utnyttjas av skolan. Kommunstyrelsen beslutade , 331 att återremittera ärendet till kommunstyrelsens förvaltning med uppdrag att undersöka möjligheten att minska kostnaden, exempelvis genom att efterhöra med föreningen om belysning är nödvändigt, samtatt undersöka möjligheterna för andra föreningar att nyttja anläggningen och om anläggningen kan nyttjas på andra platser i kommunen. I skrivelse 12 februari 2016 redovisar kommunstyrelsens förvaltning svar på uppdragen i återremissen. Av skrivelse framgår bl.a. att belysningen är viktigt för alla åldrar när det gäller tillgängligheten och inte minst tryggheten att vistas på anläggningen under den mörka delen av året. Sparbanksstiftelsens bidrag om 925,0 tkr är villkorat av att belysning genomförs på anläggningen. Överlag är tillfrågade föreningar positiva till denna satsning och menar att projektet skapar bättre förutsättningar för skidåkning i kommunen. Västerviks kommun föreslås bidra med 1,5 mnkr ur kommunstyrelsens investeringsanslag för Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att ur kommunstyrelsens investeringsanslag för 2016 anvisa 1 500,0 tkr för rubricerad investering.

12 Kommunstyrelsen 14 (19) 13. Nya omklädningsrum på Bökensveds idrottsanläggning hyresavtal Dnr 2016/ Med anledning av ökad aktivitet på Bökensved har det uppkommit en brist på omklädningsrum i anslutning till konstgräsplanen. I tjänsteskrivelse 12 februari 2016 skriver kommunstyrelsens förvaltning att en ny omklädningsbyggnad är nödvändig att säkerställa framtida idrottsverksamhet på Bökensveds Idrottsplats Västerviks Bostads AB anger att det finns stora samordningsvinster med tillbyggnaden av omklädningsrummen i samverkan med ACTIC:s utbyggnad på Bökensved. I Västerviks Bostads ABs programhandling för Bökensved 1, Västervik framkommer bl.a. att den nya omklädningsbyggnaden motsvarar 213 kvm och beräknas färdigställas under december Årshyran för den nya tillbyggnaden beräknas till kr exkl. mervärdesskatt och hyreskontraktstiden är på 15 år. Finansiering för den uppkomna hyran finns upptagen och beslutad i kommunstyrelsens budget och driftredovisning för 2016 och i framtida planerade driftkostnader. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna beställning av ny omklädningsbyggnad till Bökensveds Idrottsplats, samt att uppdra åt kommunstyrelsen att teckna hyresavtal för ny omklädningsbyggnad på 15 år inom beslutad budgetram.

13 Kommunstyrelsen 15 (19) 14. Instiftande av stipendium Årets ideella samhällsutvecklare Dnr 2016/ Samhällsutveckling sker till stor del på ideell bas, av föreningar och personer som engagerar sig i sin bygds utveckling. Det finns ett stort värde i att uppmärksamma dessa lokala ledare och organisationer. Av den anledningen föreslår kommunstyrelsens förvaltning i tjänsteskrivelse 5 februari 2016 att det instiftas ett stipendium till den person eller organisation som bidragit till utveckling av samhället. Västerviks kommun delar idag ut stipendium till bland annat föreningsledare och kulturgärningar. Stadgarna föreslås bli liknande dessa och föreslaget är att det delas ut i samband med de övriga stipendierna, som 2016 kommer att ske på nationaldagen. I och med att Västerviks kommun fick utmärkelsen årets kommun av Hela Sverige ska leva så fick kommunen kr. Kostnaden för det första stipendiet tas från prissumman, och följande år från befintlig budget för enheten för samhällsbyggnad. Summan för stipendiet föreslås bli samma som prissumman från Hela Sverige ska leva, det vill säga kr. Kommunstyrelsens förvaltnings föreslår kommunstyrelsen besluta att införa ett stipendium till årets ideella samhällsutvecklare.

14 Kommunstyrelsen 16 (19) 15. Prolongering av Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor m.m (HÖK 11) med OFRs förbundsområde Hälso- och sjukvård Dnr 2016/ Sveriges kommuner och landsting, SKL, har prolongerat Huvudöverenskommelse om lön- och anställningsvillkor med OFRs förbundsområde Hälso- och sjukvård. SKL rekommenderar arbetsgivarna (Cirkulär 16:4) att besluta om att tillföra gällande kollektivavtal om lön och allmänna anställningsvillkor m.m. HÖK 11 de ändringar som de centrala parterna enats om i den träffade överenskommelsen 28 december Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att avtalet HÖK 11 tillförs de ändringar som de centrala parterna enats om i den träffade överenskommelsen 28 december 2015.

15 Kommunstyrelsen 17 (19) 16. Ny organisation för HR/kommunikation information Dnr 2016/ Under 2015 och 2016 har ett omfattande arbete i syfte att stärka HR och kommunikation pågått i kommunen. Arbetet har resulterat i ett förslag på nytt arbetssätt för HR/kommunikation samt en ny idéskiss för organisation. Detta redovisas i tjänsteskrivelse 11 februari Skissen har presenterats för kommundirektören, koncernledningen, samtliga chefer inom socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen samt ledningsgruppen för kommunstyrelsens förvaltning och alla inbjudits till dialog om den. Gensvaret för den föreslagna nya organisationen är mycket positivt. Det finns stora möjligheter för Västerviks kommun att bli en mycket attraktiv arbetsgivare genom att bland annat höja HR och kommunikationsperspektivet i organisationen. På samma sätt kan Västerviks kommun bli en än mer trovärdig offentlig kommun. Organisationen och arbetssättet börjar nu successivt att implementeras med målet om att vara fullt implementerat 31 december Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna informationen om ny organisation för HR/kommunikation.

16 Kommunstyrelsen 18 (19) 17 Motion om policy för besvarande av post yttrande Dnr 2015/ Mariann Gustafsson (V) har 19 oktober 2015 väckt en motion om policy för besvarande av post till kommunen. Motionären yrkar att en policy för all kommunikation med medborgarna upprättas. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar 8 februari 2016 ett förslag till yttrande. Västerviks kommun har inte har en policy för besvarande av all post. Kommunen har dock serviceskyldigheten i förvaltningslagen att förhålla sig till, som säger att frågor från enskild skall besvaras så fort som möjligt. När det gäller e-post är det relativt enkelt, såsom också har skett i kommunens riktlinjer, att bestämma att någon form av svar ska lämnas inom två dagar. Att tvådagarskravet ska gälla även för brev blir svårare. Administreringen av inkomna brev sker i flera steg och att införa en rutin som innebär att alla som skickar ett brev antingen ska få ett svar på brevet eller ett svar om när svar ska lämnas inom två dagar innebär en utökad administration, både för registratur och för handläggare. Det är dessutom i många fall svårt att ge ett klart besked om när ett svar kan lämnas. Västerviks kommun ska självklart följa förvaltningslagens serviceskyldighet, oavsett på vilket sätt allmänheten kontaktar kommunen. Det innebär att vi ska besvara samtliga frågor så snart som möjligt. Detta är dock inget som vi anser bör regleras ytterligare i en policy. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att avslå motionen om att införa en policy för all kommunikation med medborgarna.

17 Kommunstyrelsen 19 (19) Rapporter