Förstudie Västervik Framåt AB

Transkript

1

2 Förstudierapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Förstudie Västervik Framåt AB Västervik kommun

3 Innehåll Inledning Bakgrund Syfte och frågeställningar Avgränsning Ansvarig nämnd Metod...2 Ägarskap, organisation och befattningar...2 Svar på frågeställningarna Vilka avtal och överenskommelser finns mellan kommunen och bolaget? På vad grundar sig relationen mellan kommunen och bolaget (exempelvis upphandling)?...6 Svar på revisionsfrågorna...7 Sammantagen bedömning och rekommendationer...7 1

4 Inledning 1.1 Bakgrund Västervik Framåt AB drivs av näringslivet i Västervik och av en stiftelse, som är den största ägaren. Verksamhetens uppdrag kommer till övervägande del från Västerviks kommun. Omsättning är 18 mkr varav kommunen står för 13 mkr Bolaget driver bl a turistbyrån samt arbetar med marknadsföring. Revisorerna har gett EY i uppdrag att genomföra en förstudie för att kartlägga relationen mellan kommunen och Västervik Framåt AB. 1.2 Syfte och frågeställningar Förstudiens övergripande syfte är att kartlägga relationen mellan kommunen och Västervik Framåt AB. Förstudien riktas mot följande frågeställningar: Vilka avtal och överenskommelser finns mellan kommunen och bolaget? På vad grundar sig relationen mellan kommunen och bolaget (exempelvis upphandling)? 1.3 Avgränsning En förstudie är mindre omfattande än en granskning. Förstudien baserar sig främst på dokumentstudier och i mindre omfattning än en granskning på verifiering mot underlag. 1.4 Ansvarig nämnd Förstudien avser kommunstyrelsen. 1.5 Metod Förstudien bygger på dokumentation lämnad av förvaltningschefen på Kommunstyrelsens förvaltning. Förvaltningschefen har även besvarat de frågor som ställts under förstudien. Utifrån en uppställning över utbetalningar från kommunen till Västervik Framåt AB 2016, som överensstämmer med bolagets redovisning av inbetalningar från kommunen, har uppföljning skett av grunden för utbetalningarna, t ex avtal och beslut. Dokumentationen har legat till grund för analys och framtagande av denna förstudierapport. Förvaltningschefen har getts möjlighet att ge saksynpunkter på rapportutkastet. Ägarskap, organisation och befattningar Västerviks Utvecklingscentrum, VUC I november 1990 antogs stadgarna för den nybildade stiftelsen Västerviks Utvecklingscentrum, VUC. Stiftare var Västerviks kommun, Tjustbyggdens Sparbank, Västerviks Företagsgrupp, ekonomisk förening, Pentronic AB, Utvecklingsfonden i Kalmar län, Gunnebo AB och Moore Paragon Svenska AB. 2

5 För ledning och förvaltning av VUC finns en styrelse med nio ledamöter med personliga suppleanter. Västerviks kommun utser tre ledamöter varav en ska vara ordförande. Övriga sex stiftare utser var sin ledamot. Västervik Framåt AB (VFAB) VUC äger 65 % av VFAB. Resterande 35 % ägs av ca 70 organisationer, främst företag men även något fackförbund och ideell förening (se VFABs webbsida). Styrelsen i bolaget består av sju ledamöter. Ingen av ledamöterna utses av kommunen. Sex av ledamöterna kommer från näringslivet och en från en statlig myndighet. Västerviks kommun är bolagets största kund och inom uppdraget arbetar man med nyföretagande, affärsutveckling, etableringar och att vara företagslots. 60-tal aktieägare och ca 150 affärspartners är dessutom med och finansierar aktiviteter som stärker företagandet i kommunen. Vid behov drivs särskilda projekt, initierade av näringslivet, som finansieras med externa medel från bland annat Sparbanksstiftelsen Tjustbygden, EU, Regionförbundet, Tillväxtverket och näringslivet. Svar på frågeställningarna 3.1 Vilka avtal och överenskommelser finns mellan kommunen och bolaget? Avtal Det finns två huvudområden som avtalsreglerats mellan kommunen och bolaget, och som löper parallellt: Avtal om konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun Avtal inom området: - Avtal angående konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun ( ) - Tilläggsavtal till avtal - angående konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun indexuppräkning för 2012 ( ) - Tilläggsavtal till avtal - angående konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun indexuppräkning för 2013 ( ) - Tilläggsavtal till avtal - angående konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun indexuppräkning för 2014 ( ) - Tilläggsavtal till avtal - angående konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun indexuppräkning för 2015 ( ) - Förlängning av avtal avseende konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun ( ) - Förlängning av avtal avseende konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun (odaterad, diariefördes ) - Ramavtal för konsulttjänster för de företagsnära näringslivstjänsterna inom Västerviks kommun ( ) - Tillägg till avtalet om konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet inom Västerviks kommun mellan Västerviks kommun och Västervik Framåt AB (odaterat) 3

6 - Tillägg till avtalet om konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet inom Västerviks kommun mellan Västerviks kommun och Västervik Framåt AB (odaterat). Ett avtal tecknades med start på 5 år med en option på förlängning 1+1 år. Förlängningsoptionen har utnyttjats genom tilläggsavtal (förlängningsavtal) för det båda åren och avtalet gick ut Avtalet omfattade följande tjänster: - Uppsökande och rådgivande verksamhet bland befintliga företag - Rådgivning till nyföretagare och innovatörer - Etableringsservice - Information och marknadsföring - Tilläggstjänster. Det sammanlagda priset för de fyra första tjänsterna uppgår till kr per år. Priset är fast för de två första åren och prisjustering sker efter förhandling för åren 3-5. Priset för tilläggstjänster baseras på timpriser för olika konsulter enligt bilaga till avtalet. Timpriserna ligger i intervallet kr. Ramavtalet, som tecknades , tar vid där avtalet med optioner gått ut Avtalstiden för ramavtalet är 2017 och 2018, med option på 1+1 års förlängning. Ramavtalet omfattar tjänster av samma slag som det föregående avtalet. Enligt avtalet och ramavtalet ska uppföljning av avtalen ske genom månatliga möten och genom att leverantören lämnar skriftlig rapport en gång per halvår. De båda odaterade tilläggen avse aktiviteter med koppling till Näringslivsstrategi Avtal om turistverksamheten inkl turistbyrån och den breda marknadsföringen. Avtal inom området: - Avtal om turistverksamheten inkl turistbyrån och den breda marknadsföringen ( ) - Tilläggsavtal till avtal - angående turistverksamheten inkl turistbyrån och den breda marknadsföringen prisjustering för 2015 ( ) - Avtal/tillägg till Avtal om turistverksamheten inkl turistbyrån och den breda marknadsföringen ( ). Ett avtal tecknades med start på 3 år med en option på förlängning 1+1 år. Innevarande år är det första optionsåret och kommunen har för avsikt att även utnyttja det andra och sista optionsåret Avtalet beskriver villkoren för följande verksamheter: - Turistbyrån - Turismverksamheten - Den breda marknadsföringen Bolaget får utföra tilläggstjänster inom uppdragets ram. 4

7 Priserna för de olika verksamheterna framgår av avtalet; turistbyrån 1,0 mkr, turism 3,35 mkr och breda marknadsföringen 1,5 mkr. För tilläggstjänster är timpriset i intervallet kr. Priserna är fasta för Enlig avtalet räknas därefter priserna upp årligen för turistbyrån med arbetskostnadsindex. I tilläggsavtalet avseende prisjustering för 2015 framgår att prisjustering med arbetskostnadsindex skett för turistbyrån, men även för turismverksamheten och den breda marknadsföringen. Enligt avtalet ska uppföljning av avtalet ske genom månatliga möten och genom att leverantören lämnar skriftlig rapport en gång per halvår. Övriga avtal Utöver avtalen ovan har två andra avtal mellan kommunen och VFAB föranlett ersättningar till VFAB under Avtal angående Västervik Citysamverkan. VFAB har på uppdrag av Västerviks Handel, Fastighetsägarna och Västerviks kommun sedan våren 2009 varit processledare för det gemensamma arbetet med att utveckla Västervik som handelsplats. I december 2015 tecknades ett avtal mellan kommunen och VFAB. Avtalet löper 1/ till 31/ Sker inte uppsägning under avtalstiden förlängs avtalet med ett kalenderår i taget. VFAB erhåller en årlig ersättning på kr. Avtal angående näringslivsfrukostar Enligt avtalet är VFAB projektägare och projektledare för Västervik Näringslivsfrukost. Avtalet löper under helåret 2016 och VFABs ersättning är kr. Beslut i kommunstyrelsen Alla ersättningar till VFAB har inte grundats på avtal mellan kommunen och VFAB. Även beslut i kommunstyrelsen har legat till grund för ersättningar till VFAB. Samarbete Västerviks kommun och Linköpings universitet (KS ) KS beslutade att VFAB får uppdraget att företräda kommunen enligt åtagandena i samverkansavtalet mellan kommunen och Linköping universitet Holding AB. VFABs ersättning 2016 var kr. Projekt Systematisk affärsutveckling för fler arbetstillfällen (Maxa Tillväxten) KS ) Projektet avser att erbjuda företagen systematisk affärs- och verksamhetsutveckling för att på sikt leda till fler arbetstillfällen. VFABs ersättning under 2016 var kr. 5

8 Evenemangsstöd Avser förhandsbetalning på kr för eventuellt stöd till evenemang. Summan ska redovisas av VFAB under 2017 och Beslut om evenemangsstödet är fattat muntligen av kommunstyrelsens presidium för att göra det smidigare för VFAB att hantera projektstöd till vissa evenemang, dialog sker dock alltid med kommunen enligt uppgift. Gotlandsbåten Marknadsföring av Västervik med koppling till Gotlandsbåten. Enligt uppgift har beslut fattats av kommunstyrelsens presidium, och behandlades som ett tilläggsuppdrag inom ramen för det marknadsföringsuppdrag som redan åligger VFAB. Utbetalningar under 2016: kr. Utbetalning på annan grund Presentkort mm Utbetalningar till VFAB har gjort om kr avseende främst presentkort. Enligt uppgift är det presentkort som gäller hos handlare inom Västerviks kommun - ett projekt som drevs via VFAB tillsammans med den lokala handeln. Dessa presentkort köps som gåvor till kommunanställda vid uppvaktningar av olika slag, t ex avskedsgåva, 50-årspresent (eller liknande), som alternativ till blomma, biobiljetter eller liknande som kommunen ger sina anställda vid sådana tillfällen. Projekt Skärgårdstrafiken Direktupphandling avseende en förstudie inför fas 2 i projektet En plattform för förstärkt skärgårdstrafik. Totalt belopp kr, varav utbetalats under På vad grundar sig relationen mellan kommunen och bolaget (exempelvis upphandling)? Avtalet om turistverksamheten inkl turistbyrån och den breda marknadsföringen har föregåtts av en upphandling. Upphandlingsformen selektivt förfarande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) har använts. Upphandlingen har skett i två steg. Första steget var en kvalificeringsfas där intresserade leverantörer redovisade att de hade efterfrågade kvalifikationer. Därefter följde anbudsfasen där de som inbjudits efter kvalificeringsfasen kunde lämna anbud enligt ett skriftligt förfrågningsunderlag. Enligt anbudsöppningsprotokollet inkom fyra anbud, varav ett var från Västervik Framåt AB. Avtalet om konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun, som gick ut , upphandlades enligt formen öppen upphandling enligt LOU. Öppen upphandling (numera öppet förfarande) innebär att alla leverantörer har rätt att lämna anbud. Endast anbud från Västervik Framåt AB inkom. 6

9 Avtalet om konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun, som gäller från , upphandlades enligt formen öppet förfarande enligt LOU. Endast anbud från Västervik Framåt AB inkom. Avtalen angående Citysamverkan och Näringslivsfrukost har tecknats mot bakgrund av VFABs uppdrag att arbeta med näringslivsutveckling i kommunen och utan föregående upphandling. Även de fem besluten i kommunstyrelsen eller kommunstyrelsens presidium har skett mot bakgrund av VFABs uppdrag att arbeta med näringslivsutveckling i kommunen och utan föregående upphandling. Kommunens bedömning när det gäller de två sista avtalen och besluten i kommunstyrelsen är att de är av den art att inte upphandling var aktuell på grund av att de utgörs av delfinansiering av projekt och liknande initierade av VFAB - alternativt att de är inom ramen för grundavtalet. Svar på revisionsfrågorna Helt dominerande för relationen mellan kommunen och bolaget är de två upphandlade avtalen; Avtal om konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun och Avtal om turistverksamheten inkl turistbyrån och den breda marknadsföringen. Därutöver har några fall ersättningar utgått till VFAB till följd av särskilda avtal eller beslut i kommunstyrelsen eller dess presidium. I dessa fall har upphandling inte skett utan främst motiverats av VFABs uppdrag att arbeta med näringslivsutveckling i kommunen. Sammantagen bedömning och rekommendationer I förstudien har det inte framkommit något som indikerar avvikelser från kommunallagen. Det har inte heller framkommit att politiker eller tjänstemän i kommunen skulle ha olämpliga roller eller befattningar med avseende på VFAB. De två väsentliga avtalen har föregåtts av upphandlingar enligt LOU. För ett av avtalen har endast VFAB varit anbudsgivare i upphandlingen. När det gäller Övriga avtal och Beslut i kommunstyrelsen är det inte tydligt dokumenterat skälen att inte genomföra upphandling. Vår bedömning är att det i dag, till följd av ovanstående, inte är motiverat att initiera en särskild granskning. Som en del i en granskning av exempelvis upphandling skulle frågeställningarna nedan dock kunna vara aktuella att ingå. Vår rekommendation är att revisorerna i sin ordinarie dialog med kommunstyrelsen tar upp följande: - kommunens motiv till denna ovanliga konstruktion för samarbete med näringslivet - hur man ser på att man endast hade en anbudsgivare i upphandlingen av konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet. Borde upphandlingen gjorts annorlunda för att stimulera konkurrens? - Få förtydliganden om skälen till att upphandling inte genomförts när det gäller Övriga avtal och Beslut i kommunstyrelsen. 7

10 Stockholm den 6 september 2017 Curt Öberg Executive Director 8