På jakt efter den goda affären (SOU 2011:73) (S2011/10312/RU)

Transkript

1 Socialdepartementet Enheten för upphandlingsrätt Stockholm Stockholm 27 januari 2012 På jakt efter den goda affären (SOU 2011:73) (S2011/10312/RU) Far har visserligen inte inbjudits att lämna synpunkter på delbetänkandet, men vill trots detta gärna ta tillfället att framföra följande mer generella förslag till förbättringar och förenklingar i samband med offentliga upphandlingar. Flertalet av Fars medlemmar representerar företag som frekvent deltar i offentliga upphandlingar från olika myndigheter och institutioner. Härigenom finns således omfattande erfarenheter från hur nuvarande upphandlingsrutiner fungerar i praktiken. Enligt vår uppfattning berör och behandlar delbetänkandet många av de problemställningar som i vart fall Fars medlemmar möter i samband med anbudsgivning vid offentliga upphandlingar. Far vill dock därutöver framhålla följande områden som antingen inte berörts i betänkandet eller som vi anser vara särskilt väsentliga att beakta i det fortsatta arbetet: 1. Tillämpa gemensamma allmänna villkor för olika branscher Praktiskt taget alla upphandlande myndigheter och institutioner tillämpar idag sina egna upphandlingsvillkor, vilka anbudsgivarna enligt ska -krav förutsätts tillämpa för sina leveranser. Villkoren avviker i olika omfattning från de villkor som normalt tillämpas gentemot andra uppdragsgivare inom det privata näringslivet. Det har till och med förekommit att upphandlande enheter valt att tillämpa villkor som är avsedda för företag i helt andra branscher än den som berörs i den aktuella upphandlingen. Ett krav på tillämpning av villkor som inte är anpassade för tjänsterna i fråga förfelar syftet med själva nyttjandet av villkoren. De olika villkoren leder även till ett omfattande arbete för att bedöma risken i uppdraget, ett arbete som medför en ökad kostnad i anbudsgivningen, som i förlängningen även medför kostnadskonsekvenser för de upphandlande enheterna och därmed det allmänna. Far har tidigare, se bifogad skrivelse till Regeringskansliet från oktober 2009, påtalat två vanliga avvikelser från de villkor Fars medlemmar tillämpar gentemot uppdragsgivare i det privata näringslivet. Vi föreslår att branschspecifika villkor utarbetas med de branscher som frekvent deltar i anbudsgivningar i samband med offentliga upphandlingar. Detta skulle medföra minskade kostnader samt ett enklare och mer effektivt förfarande. 2. Erinra om behovet av tydlighet vid formulering av krav på anbudsgivare och möjliggöra en bättre kommunikation med anbudsgivarna De krav som ställs på leverantörer i upphandlingssammanhang är olika 1(3)

2 omfattande. Dessvärre är dylika krav inte alltid tydligt formulerade, vilket leder till att de misstolkas av anbudsgivarna. Detta medför i sin tur uteslutning av presumtiva leverantörer redan på formella brister. Som ett exempel kan nämnas Regeringskansliets Ramavtalsupphandling 2010, där 6 kvalificerade anbudsgivare av totalt 13 uteslöts på formella grunder från vidare deltagande i upphandlingen. Det kan knappast ligga i allmänhetens intresse att kvalificerade leverantörer utesluts enbart på formella grunder. Genom en förbättrad dialog mellan den upphandlande enheten och olika anbudsgivare under själva upphandlingen skulle missförstånd kunna undvikas, och därmed skulle risken minska för anbudsgivare att uteslutas från upphandlingen på rent formella grunder. Det är även önskvärt att de upphandlande enheterna i större utsträckning använder sig av den lagliga möjligheten att begära in kompletteringar och förtydliganden där det kan antas att anbudsgivaren har missförstått någon formell förutsättning. Ökad transparens och tydlighet i upphandlingsskedet kan dessutom antas minska antalet överklaganden. En annan erfarenhet som åtminstone Fars medlemmar har avseende upphandling av kvalificerade revisions- och rådgivningstjänster är att den som ansvarar för upphandlingen inte är insatt i vad som egentligen efterfrågas. Alltför ofta är det en inköpsavdelning som utför utvärderingen och där endast kontrollerar formalia, medan den som de facto efterfrågar tjänsten och borde vara den som bäst kan bedöma om det som offereras motsvarar det som efterfrågas, inte är delaktig i själva upphandlingsprocessen. 3. Förbättra utvärderingsprinciperna för att undvika skenprissättningar och onödigt utnyttjande av underkonsulter De utvärderingsprinciper som regelmässigt tillämpas ger absoluta poäng för kompetens och erfarenhet. Kraven som ställs för att erhålla högsta poäng är förhållandevis lågt satta, vilket gör att flertalet kvalificerade anbudsgivare erhåller maximal poäng i detta avseende. Själva priset ger emellertid inte absoluta poäng, utan innebär i stället att de olika anbudsgivarna rangordnas. Eftersom flertalet kvalificerade anbudsgivare erhållit full poäng för kompetens och erfarenhet, blir priset i många upphandlingar den avgörande faktorn. Detta får till följd att anbudsgivarna ägnar sig åt taktiska prissättningar och i värsta fall ren skenprissättning, där exempelvis vissa personalkategorier kan tillhandahållas till ett arvode på en krona i timmen. Denna omständighet har noterats och berörts i delbetänkandet. Till detta kan läggas att tillämpade utvärderingsprinciper resulterat i att ramavtal tecknats med leverantör för leveranser av tjänster som leverantören aldrig sysslat med, och inte har för avsikt att syssla med. Följden härav har blivit ett system med anlitande av underleverantörer, vilket knappast kan gynna förtroendet för upphandlingsförfarandet i det långa loppet. 4. Reducera formalia till ett minimum I flertalet upphandlingar begärs kopior in på diverse handlingar som en ren rutinåtgärd, såsom exempelvis intyg att anbudsgivaren inte är försatt i konkurs, att anbudsgivaren har F-skattesedel, eller utdrag ur belastningsregistret enligt 10 kap. 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. För ett företag som lämnar anbud vid enstaka tillfällen kan möjligen den arbetsinsats som formaliakraven medför 2(3)

3 vara överkomlig, men för de som regelbundet lämnar anbud till olika offentliga myndigheter leder detta till en onödigt stor administration. Det torde vara tämligen självklart att företag vars verksamhet står under tillsyn, kan uppvisa dylika dokument utan anmärkning. Det vore värdefullt, och arbetsbesparande för mera frekventa anbudsgivare, om begäran av dylika dokument endast begärs in för dem med vilka avtal tecknas. 5. Se över kraven på aktualitet i erfarenhet Vid mera omfattande ramavtalsupphandlingar krävs inte alltför sällan att erfarenhet inom vissa typer av uppdrag inte får vara äldre än tre år. Dessa uppdrag är dessutom tämligen ofta ganska snävt definierade. Samtidigt avses avtal tecknas på två år, med möjlighet till förlängning i ytterligare två år, alltså totalt fyra år. Detta gör att den som inte vinner en upphandling ett år, med stor sannolikhet riskerar att inte vara kvalificerad vid nästa upphandlingstillfälle. Förhållandet leder till en inlåsningseffekt som riskerar att hämma konkurrensbilden, vilket knappast lär gynna det allmänna. Aktualiteten i erfarenhet borde istället kunna utgöra en faktor som vägs tillsammans med övriga faktorer utan att ha en absolut tidsgräns. 6. Några särskilda synpunkter när det gäller upphandling av revisionstjänster I samband med upphandling av lagstadgad revision upphandlas oftast ett fast pris för revisionen. En revisor får emellertid inte åta sig att utföra revision till fast pris då detta anses hota revisorns opartiskhet och självständighet. Vid de tillfällen branschen påpekat detta under "frågor- och svarsprocessen" har den upphandlande enheten endast uppgett att ett fast pris ska lämnas. I syfte att få till stånd en ordning som är förenlig med övriga lagkrav på revisorer förespråkar Far att man i samband med upphandling av revisionstjänster i stället ska kunna ange ett uppskattat pris baserat på en viss insats, vars utfall sedan kan avvika beroende på omständigheter som framkommit under revisionen. Den utökade insatsen skulle då förslagsvis anmälas till avtalsparten. Det bör även noteras att vid upphandling av revision ges alltför sällan möjlighet att teckna uppdragsbrev, vilket enligt revisionsstandarden ISA ska finnas för alla revisionsuppdrag. 7. Övrigt Far ställer sig i övrigt positiv till en höjning av gränsen för direktupphandling, på sätt som föreslås i delbetänkandet. StyrelseAkademien ansluter sig till de synpunkter som ovan har framförts. Far Ragnar Gustavii Ordförande Rådgivningssektionen Helene Agélii Chefsjurist 3(3)

4

5