Dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden

Transkript

1 Vår beteckning BOU2015/671 nr Barn- och utbildningsförvaltningen Fastställd av barn- och utbildningsnämnden ( 104) att gälla från och med 15 oktober 2015 Dokumentansvarig: Administrativa chefen Dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden

2 Innehåll Bakgrund och begränsningar 2 IT-stöd 2 Vad är en dokumenthanteringsplan? 2 Varför behövs en dokumenthanteringsplan? 2 Dokumenthantering och post 3 Arkivering 3 Offentlighet och sekretess 3 Diarieföring och registrering 3 Diariet eller systematisk förvaring? 4 Diareföring 4 Förvaring av diarieförda ärenden 4 Objektsregistrering 4 Systematisk, typordnad förvaring 4 Särskilda typer av ärenden 4 Personalärenden 4 Upphandlingar 5 Anonyma brev, klagomål 5 Arkivering av handlingar 5 Förvaring och säkerhet 6 Papper 6 Pennor, skrivare m.m. 6 IT-media 6 Arkivlokaler och skåp 7 Arkivering, rensning och gallring 7 Koder och förkortningar 7 Rensning 7 Gallring 7 Överlämnande till kommunarkivet 8 När någon ska sluta eller byta arbete 8 Dokumenthanteringsplanen (bifogas) 8 Fakturor 5 2

3 Bakgrund och begränsningar Handlingar som förekommer hos kommuner (allmänna handlingar) utgör deras arkiv. Arkiv ska bevaras som en del av vårt nationella kulturarv och för att tillgodose rätten till insyn (handlingsoffentlighet), förvaltningens behov av information samt forskningens behov av källmaterial. Rekommendationerna om bevarande eller gallring är teknikoberoende vilket innebär att rekommendationerna är desamma oberoende av om uppgifterna finns på papper, mikrofilm eller som digitalt medium. IT-stöd Inom utbildningsväsendet, liksom övriga sektorer i samhället, sköts en ständigt ökande del av administrationen med ett alltmer avancerat IT-stöd. Inom utbildningsverksamheten märks det mest i form av komplexa system för framför allt elevregistrering och betygsdokumentation, men även schemaläggning, planering av studieprogram, antal lärartimmar, särskilda insatser m.m. För att man t.ex. ska kunna utfärda nya betyg måste verksamhetssystemet med alla unika data finnas kvar och dessa måste kunna långtidslagras i elektronisk form. Vad är en dokumenthanteringsplan? För att ha kontroll över vilka dokument, vilken information som kommunen hanterar ska varje förvaltning och bolag upprätta en s.k. dokumenthanteringsplan. Det är en lathund för vad vi ska göra med den information som hanteras hos oss. Det är också en lathund för vad som ska bevaras och vad som ska gallras. Dokumenthanteringsplanen ger överblick över informationsflödet och med denna kontroll är det också lättare att planera administrativa rutiner, svara på frågor (interna och externa) och sammanställa information. Informationen eller handlingarna som ska redovisas i dokumenthanteringsplanen är oberoende av media, det kan alltså handla om allt från papper till en post i en databas. Varför behövs en dokumenthanteringsplan? Dokumenthanteringsplanen behövs för att slippa fatta gallringsbeslut varje gång gallring är aktuell, något som medför ett stort merarbete då man måste kontrollera bestämmelser och göra ställningstagande vid varje enskilt tillfälle rörande vad som är värt att spara. En plan ger färdiga rutiner för gallring, vilket gör det lättare för alla att tillämpa det i det dagliga arbetet. Dokumenthanteringsplanen fungerar som en lathund och ger en god översyn av verksamheten. Alla har samma rutiner vilket medför mindre risk för felgallring, något som kan ställa till problem. Ingen vill ju få allmänheten mot sig eller bli JO-anmäld. Dokumenthanteringsplanen är ett värdefullt hjälpmedel i de verksamheter som kan bli föremål för kvalitetscertifiering eller annat övergripande processtänkande eller styrande. Ökad kunskap om handlingarna gör det lättare att ta ställning till frågor rörande sekretess och offentlighet. Detta medför en högre beredskap för denna typ av frågor. I kommunens arkivreglemente står att läsa att dokumenthanteringsplan ska finnas, den kan ses som en direkt följd av det arkivansvar som är fastslaget i Arkivlagen. 2

4 Att gallra utan att gå efter den antagna dokumenthanteringsplanen är inte tillåtet, ett gallringsbeslut för varje gallring måste då istället tas. Det är därför viktigt att ha en antagen och uppdaterad dokumenthanteringsplan så att man inte ägnar sig åt otillåten gallring. Det är endast dokumenthanteringsplanen som gäller rörande vad som är tillåtet att gallra löpande och vid vilka tidpunkter. Gallringsråden från kommunförbundet eller andra råd får alltså inte användas som gallringsbeslut, de används istället som stöd när man utarbetar en dokumenthanteringsplan. Dokumenthantering och post Den verksamhet Håbo kommuns nämnder, förvaltningar och bolag bedriver är offentlig. Det innebär att allmänheten har rätt till insyn i kommunernas verksamhet. Kommunens arkiv är enligt arkivlagen (Arkivlagen 3) en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras så att det tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov Arkivering När ett ärende eller uppdrag är avslutat ska det arkiveras i kommunarkivet, men det är oftast praktiskt att handlingarna kring ett visst ärende förvaras vid den egna arbetsplatsen under en tid först. Den som ska sluta sitt jobb, ansvarar för att handlingar rensas och gallras enligt de rutiner som finns. Själva arkiveringen och överlämnandet till kommunarkivet brukar arkivredogöraren vid respektive arbetsplats ta hand om. Offentlighet och sekretess Sätt Dig in i vad offentlighet och sekretess innebär inom just din enhet, så att Du är beredd inför en eventuell fråga om utlämnande av handlingar. Om du är tveksam att lämna ut en uppgift, kolla med närmaste chef, administrativa chefen eller nämndsekreteraren vid barn- och utbildningskontoret, som har delegation på att fatta beslut om utlämnande av allmänna handlingar. Beslut måste alltid grunda sig på aktuell paragraf i offentlighet- och sekretesslagen. Utlämnande av allmänna handlingar ska ske skyndsamt. Enligt JO betyder det normalt samma dag, eller högst 2-3 dagar. Diarieföring och registrering Registreringen ska ses som en central funktion i förvaltningens informationshantering, inte som en isolerad rutin. I första hand registreras handlingar för att underlätta allmänhetens insyn, men ett annat viktigt skäl är att skapa ordning och reda för förvaltningens egna behov. Reglerna om registrering av allmänna handlingar finns i offentlighetoch sekretesslagens 5 kap. Huvudregeln är att handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet ska registreras. När det gäller handlingar som innehåller uppgifter som är sekretesskyddade finns ett krav på registrering. Offentliga handlingar behöver däremot inte registreras, under förutsättning att de hålls ordnade så att man 3

5 snabbt och enkelt kan avgöra om de kommit in eller upprättats. Här är dokumenthanteringsplanen ett hjälpmedel. Diariet eller systematisk förvaring? Man kan registrera handlingar på olika sätt. Man väljer metod utifrån lagstiftningens krav och förvaltningens egna behov. Diarieföring är ett slags dagboksregistrering av handlingar. Ordet diarium betyder ursprungligen dagbok. En variant av diareföring är objektsregistrering. Det finns också en enklare lösning på kravet att kunna visa att handlingar kommit in eller skickats ut och kravet att hitta handlingar, nämligen systematisk eller typordnad förvaring. Ibland kan man behöva komplettera med en postlista. En postlista kan vara en enkel lista där man manuellt skriver in dagens inkommande och utgående skrivelser. Diareföring Diarieföring används om handlingarna inte passar för systematisk förvaring eller objektsregistrering och inte har någon naturlig sorteringsordning. Diarieföring används för allmänna ärenden och handlingar som måste registreras för att man lätt ska hitta dem och när man har behov av att bevaka handläggningen. Vid barn- och utbildningskontoret sker diarieföring hos varje enskild medarbetare. Handlingar som omfattas av sekretess ska enligt lag registreras. Antingen sker det i förvaltningens diarium eller i ett särskilt register. Förvaring av diarieförda ärenden Pågående ärenden förvaras hos handläggaren eller hos nämndsekreteraren om ärendet är föremål för nämnds behandling. När ett ärende är avslutat ska det omgående till arkivskåpen. För att underlätta vid utlämnande av handlingar ska alla handlingar i ett ärende finnas elektroniskt, antingen genom att de är framställda i ärendehanteringssystemet eller inskannade och registrerade. Att detta görs ansvarar varje enskild medarbetare för. Objektsregistrering Att samla handlingar per objekt kan kännas naturligt för vissa typer av ärenden. Ett objekt kan vara t.ex. en person (handlingar samlas i personakter), en fastighet, en anläggning el. dylikt. Systematisk, typordnad förvaring Att förvara handlingar systematiskt är praktiskt för handlingar som lätt kan återfinnas utan register eller kodsystem. Den passar för ärenden som förekommer i ganska stor mängd och är likartade, där handläggningen följer fasta rutiner och handläggningstiden oftast är kort. Handlingarna är självregistrerande, dvs. har en naturlig inbördes ordning som gör de möjligt att sortera dem och också upptäcka om något saknas, t.ex. verifikationers numrering och protokolls paragrafnummer. Lämpligt förvaringssätt är ofta ämnesordnat i pärmar. Särskilda typer av ärenden Personalärenden För uppgifter som skyddas av sekretess finns som ovan nämnts ett krav på diarieföring. Handlingar med sekretesskyddade uppgifter ska förvaras på en plats där endast behöriga har tillgång till dem. Elevoch personalsociala ärenden innehåller ofta sekretesskyddad information (t.ex. ärenden som rör rehabilitering, anpassning, disciplinfrågor och arbetsskador), vilket innebär att de ska diarieföras. Beslut i dessa ärenden är däremot i regel inte sekretessbelagda. 4

6 Upphandlingar I samband med upphandlingar gäller sekretess, vilket påverkar registreringen av ärendena. Samtliga handlingar i ett ärende samlas i en akt. Vilken handling som påbörjar ärendet kan växla beroende på vilken typ av upphandling det gäller. I diariet ska man kunna följa ärendet från början till slut utan att sekretessbelagda uppgifter avslöjas. Särskilda rutiner för hanteringen upprättas av upphandlingsavdelningen. Anonyma brev, klagomål Anonyma brev hanteras beroende på innehållet och kopplingen till verksamheten. Är avsändaren anonym och innehållet är sådant att det inte går att vidta någon åtgärd, behöver brevet enligt lagstiftningen inte diarieföras. Men enligt kommunens rutin för synpunktshantering diarieförs och bevaras alltid även sådana brev. Gäller det däremot en fråga som myndigheten kan handlägga utan att veta avsändarens identitet, räknas handlingen som inkommen. Eventuella klagomål på verksamheten bör alltid diarieföras. Fakturor Fakturor är självregistrerande i och med att de får ett löpnummer som kan användas för identifiering. Registreringen i bokföringen är därmed tillräcklig. Observera att fakturor som innehåller sekretessbelagda uppgifter måste förvaras skyddade. Arkivering av handlingar Reglerna om allmänna handlingar finns i Tryckfrihetsförordningen (TF) kap 2. Till arkivhandlingar räknas 1. Handlingar som upprättats av myndigheten: Protokoll, arkivexemplar av utgående brev och andra handlingar, diarier, register, räkenskaper, ritningar, fotografier m.m. Minnesanteckningar, utkast och koncept enligt 2 kap 9 TF 1 som av myndigheten omhändertagits för arkivering. Sådana handlingar ska arkiveras av myndigheten om de kan anses vara av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning. Minnesanteckningar som ersätter protokoll jämställs med protokoll. 2. Handlingar som inkommit till myndigheten (för efterrättelse, handläggning eller kännedom, eller efter remiss): Skrivelser och rapporter av olika slag, förordningar, delgivningar, kännedomsprotokoll m.m. Inkomna tryckta skrifter (betänkanden, författningar och liknande) blir arkivhandlingar om de blir föremål för myndighetens handläggning. Till arkivhandlingar räknas inte 1 TF 2 kap 9 Hos Myndighet tillkommen minnesanteckning som ej har expedierats skall ej heller efter den tidpunkt då den enligt 7 är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten, om den icke tages om hand för arkivering. Med minnesanteckning förstås promemoria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit till endast för ärendets föredragning eller beredning, dock ej till den del den har tillfört ärendet sakuppgift. Utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse och annan därmed jämställd handling som ej har expedierats anses ej som allmän handling, såvida den icke tages om hand för arkivering. 5

7 1. Anteckningar, meddelanden, utkast, kladdar eller liknande arbetspapper vilkas betydelse upphör när den slutgiltiga skrivelsen har upprättats. 2. Minnesanteckningar, utkast och koncept enligt 2 kap 9 TF som inte tillför några sakuppgifter av betydelse och därför ej omhändertagits för arkivering. 3. Dubbletter och brukskopior av handlingar när originalhandlingarna förvaras hos myndigheten. 4. Regelbundet inkommande tryckta publikationer (betänkanden, författningar m.m.) som inte blir föremål för myndighetens handläggning. Protokoll blir arkivhandling när det är färdigskrivet och justerat. En handling som tillhör ett ärende blir arkivhandling när ärendet övergår från att vara pågående till att vara avslutat. Noteringar i register, journaler och fortlöpande förteckningar (ett diarium t.ex.) blir arkivhandling direkt när noteringen är färdigskriven. Förvaring och säkerhet Handlingar som ska bevaras ska finnas kvar för alltid. För alltid definieras i detta sammanhang till år. Säkerhet omfattar många områden: Underlaget för skrift eller bild (t.ex. pappers-, film-, bandkvalitet) Medel för skriften (t.ex. pennor, färg) Reproduktionsmetoder (t.ex. kopiatorer) Framställningsmetoder (t.ex. skrivare) Säkerhetskopiering (t.ex. backuper, lagringsmetoder) Förvaring (t.ex. arkivlokaler, skåp) Brand-, översvämnings-, inbrotts-, stöld- och åtkomstskydd Papper Krav finns att använda antingen arkivbeständigt eller åldringsbeständigt papper. Arkivbeständigt papper känns igen på vattenstämpeln med texten Svenskt Arkiv. Det används till nämndsprotokoll och diarier. Åldringsbeständigt papper används i alla andra sammanhang. Färgat papper är inte åldringsbeständigt och bör därför varken användas till eller förvaras tillsammans med handlingar som ska bevaras. Det mest miljövänliga pappret anses för övrigt vara Svenskt Arkiv, men detta är betydligt dyrare än annat papper och ska därför användas sparsamt. Pennor, skrivare m.m. Det är i samtliga fall kombinationen av underlag och skrivmedel som är intressant. Ett dåligt papper och en godkänd penna eller ett bra papper och en dålig skrift kan göra att kraven inte kan uppfyllas. Uppgifter om godkända pennor, stämpelfärg, kopiatorer och skrivare m.m. kan fås från kommunarkivet. IT-media Redan vid uppläggning/inköp av IT-system måste man ta hänsyn till om informationen ska vara sökbar även efter lång tid. Det kan bli mycket dyrt att lösa sådana frågor i efterhand. Kontakta IT-avdelningen eller kommunarkivet för diskussion. 6

8 Arkivlokaler och skåp Arkiv ska förvaras skyddade mot förstörelse, skada och tillgrepp och obehörig åtkomst. Det största hotet mot pappershandlingar är fukt och värme. Om arkivhandlingar förvaras i skåp (utanför en arkivlokal) bör skåpet vara av sådan kvalitet att brand- och stöldskydd upprätthålls. Brandskydd i minst 60 minuter bör dock vara minimum. Arkivering, rensning och gallring Koder och förkortningar Kodplaner, kodnycklar, beskrivningar av IT-system m.m. måste också sparas! Många av våra datoriserade system kräver speciell hård- eller mjukvara eller kodnycklar för att kunna läsa/tolka information. Ibland är det av olika skäl inte möjligt att överföra data från en gammal version till en nyare. I dessa fall måste man spara dokumentation av det här slaget tillsammans med handlingarna de berör. Inom våra verksamheter används många förkortningar som kanske är väl kända just nu och av dem som arbetar med materialet, men som om några år fordrar stora insatser för att förstå. Bifoga därför också förklaringar till alla förkortningar som inte kan betraktas som allmängiltiga eller tillhöra vårt gängse språkbruk. Rensning Att rensa innebär att man senast i samband med arkivläggningen, dvs. när ärendet är avslutat, tar bort sådana arbetspapper som inte behövs för att man ska förstå ärendet. anteckningar och meddelanden av tillfällig betydelse, övertaliga avskrifter och kopior, kladdar, utkast etc. som ersatts av slutgiltig skrivelse, trycksaker man inte behövt åtgärda, minnesanteckningar som inte har tillfört ärendet sakuppgift. Rensar man inte bort dessa handlingar, blir de genom arkivläggningen allmänna handlingar. Rensning ska utföras av handläggaren eftersom handläggaren är den som känner till ärendet bäst. Gallring Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. Det betyder inte att flytta handlingar t.ex. från ett arbetsrum till arkivet. Man gallrar för att begränsa tillväxten och för att frilägga och lättare kunna hitta intressanta handlingar. Det bästa är att lägga in själva gallringsproceduren regelbundet och årligen. Underlätta gallring genom att skilja på gallringsbara handlingar och ej gallringsbara handlingar medan de är aktuella. Kontrollera i dokumenthanteringsplanen vad som får gallras och när. Märk gärna upp pärmar (motsvarande) med uppgift om när handlingarna kan gallras. Om pärmarna redan är märkta med gallringsår är det enkelt för vem som helst att verkställa gallringen. I samband med gallringen upprättar och undertecknar ansvarig person ett gallringsbevis vilket sparas på arbetsplatsen. Känslig information (inte bara sekretessbelagd) ska strimlas eller brännas. Övriga handlingar kan man lägga i pappersåtervinningen. En tumregel när det gäller vad som kan betraktas som känslig information kan vara alla handlingar där man kan spåra en enskild individ, direkt eller indirekt. 7

9 Gallring av allmänna handlingar innebär en inskränkning i allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar och måste därför ske genomtänkt. Gallrar man för lite kan det å andra sidan bli svårt att hitta de intressantaste uppgifterna. Att gallra är också en ekonomisk fråga arkivlokaler kostar pengar. Planen är ett levande dokument som förändras i takt med att nya rutiner, formulär och metoder förändras. Meddela arkivredogöraren eller arkivansvarig om något saknas eller är fel i planen eller av annan anledning behöver ändras. Överlämnande till kommunarkivet När en handling inte längre används i verksamheten kan de överlämnas till kommunarkivet, förutsatt att det är handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen ska bevaras. Före överlämnandet ska aktrensning och föreskriven gallring ha ägt rum och arkivet ska vara ordnat. Överlämnande enhet ska i samband med leveransen bifoga en följesedel. Allt lämnas till kommunarkivet sorterat i arkivkartonger där inga gem eller plastfickor får förekomma. Överenskommelse med kommunarkivet måste göras före leverans. När någon ska sluta eller byta arbete Den som planerar att sluta sitt arbete, ansvarar för att handlingar som ska arkiveras tas om hand enligt de anvisningar som finns och att handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen kan gallras förstörs. Den som tillträder en befattning ska inte behöva börja med att reda upp efter sin företrädare! Dokumenthanteringsplanen (bifogas) Dokumenthanteringsplanen tar upp alla handlingar som inkommer eller upprättas inom förvaltningen. Den beskriver handlingens liv, hur den förvaras vid arkivläggningen, och om och när den kan gallras alternativt när den överlämnas till kommunarkivet för slutarkivering. 8

10 Styra, planera och följa upp Styra, planera och följa upp verksamheten Styrdokument Beslut Bestämmelser om förskole- och barnomsorgsavgifter Skolnämnden lämnar förslag till KF som fastställer taxorna. Delegationsbeslut Se anmärkning Se anmärkning Beslut bevaras/gallras enligt fastställda gallringsfrister för respektive beslut. Hantera budget Anmälan av delegationsbeslut Anmälan av delegationsbeslut görs till skolnämnden genom förteckning över fattade beslut. Fastställande av upptagningsområden för anvisad skola Plan för intern kontroll Krisplan På respektive enhet. Likabehandlingplan På respektive enhet. Lokalplanering Underlag och planer. Läsårsdata Delegationsbeslut. Nämndplan Ordningsregler På respektive enhet. Policys Riktlinjer, regler, rutiner Verksamhetsplan Enligt skollagen 4:6 Nämndsbudget, antagen (fördelning av ram) Fördelning av förvaltningens totala intäkter och kostnader per verksamhet Budgetbeslut beslutas och protokollförs i nämnd. Fördelning av intäkter och kostnader i budget per resultatenhet fördelat på verksamhet Beslut om elevpeng Prislistan tas fram av ekonomiavdelningen inför varje kalenderår 1

11 Kvalitetskontrollera och följa upp verksamheten Enkätfrågor med enkätsammanställning och /eller statistiksammanställningar Enkäter - svar Enätsvar gallars efter det att materialet sammanställts. Kvalitetsredovisning Skollagen 4:6 Rapporter och utredningar - interna T.ex. rapporter till nämnden, rapport från intern kontroll Rapporter och utredningar av externa T.ex. externa konsulter, SCB. utförare Utvärderingar Hantera nämnd Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkning och dylikt hanteras av lönekontoret och gallras 10 år efter inkomståret. Kan gallras efter två år om uppgifterna finns i lönehanteringssystemet Anmälan av delegationsbeslut Anmälan av delegationsbeslut görs till skolnämnden och åerrapporteras som förteckning över fattade beslut. Föredragningslista, dagordning och 2 år kallelse Förteckning över förtroendevalda Upprättas av kommunstyrelsen Ärenden till nämnd Hantera möten Mötesanteckningar från verksamhetsmöten, informationsmöten, tillfälliga arbetsgrupper Mötesanteckningar från skolledarträffar, referensgrupper, samrådsgrupper Löpande anteckningar från möten som ej är beslut kan gallras vid inaktualitet T.ex. centrala elevråd, föräldraråd, ungdomsråd 2

12 Protokoll nämnd, samverkan Protokoll från APT och arbetslagsmöten APT-protokoll diarieförs eller ordnas systematiskt på respektive enhet. Stödja verksamheten Hantera ekonomi Hantera ekonomiska rapporter och prognoser Nämndens bokslut Boksluet ska även diarieföras i protokoll från nämnden. Enheternas resultat per verksamhet Fördelning av över-/underskott i bokslut Budgetunderlag, års- och flerårsbudget 2 år Ekonomiska kalkyler 2 år Barn- och utbildningskontoret Månadsrapport till nämnd Barn- och utbildningskontoret Nyckeltalsuppföljning 2 år Prognoser Underlag från barn- och utbildningskontorets ekonomiavdelning diarieförs på respektive enhet två gånger/år (tertial 1 och 2). Hantera ekonomisk redovisning Bokföringsorder Internfakturor, avstämningslistor Kontoutdrag Transaktionslistor Verfikationer, betalda internfakturor Verfikationer, internfakturor underlag Hantera kundreskontra Avskrivna fordringar Avstämningslistor kundfakturor Debiteringsunderlag Ej elektroniska leverantörsfakturor Elektroniska leverantörsfakturor 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 3

13 Makuleringar 10 år Måltidskuponger, listor 2 år Kvitton och följesedlar 10 år Redovisning av handkassa 10 år Reglera uteblivna avgifter för förskola 3 år Görs av barn- och utbildningskontoret. och fritidshem Rekvisitioner 10 år Underlag för utbetalning av barn- och 10 år Görs på barn- och utbildningskontoret skolpeng till fristående verksamheter Hantera anläggningstillgångar och inventarier Inventarieredovisning Sammanställning av inventarieförteckning skickas årligen till KSK/ekonomi Inventarieförteckning På respektive enhet. Investeringar 10 år På respektive enhet. Hantera interkommunal ersättning och bidrag till fristående verksamheter samt samverkan Förteckningar eller register över de elever som hör hemma i kommunen men går i skolan i en annan kommun. Uppgift om skolkommun bör finnas i registret Förteckningar/register över elever som undervisas i skolor under bildningsnämnden, men hör hemma i en annan kommun. Rapporter om elevs skolgång i annan kommun. Ansökan/önskemål om utbildningsplats från annan kommun Yttrande över ansökan om mottagande av barn i annan kommun 5 år efter eleven avslutat sin skolgång Elevkort och betygskataloger bör bevaras 2 år Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats. Barn- och utbildningskontoret Tjänsteman på barn- och utbildningskontoret på delegation från nämnden. Skollagen 10 kap 25 4

14 Beslut om mottagande av elev från annan kommun, som med hänsyn till sina personliga förhållanden har särskilda skäl Beslut om mottagande av elev från annan kommun enligt det fria skolvalet Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning. Generella samverkansavtal om utbildning och samverkan Avtal, beslut och överenskommelser rörande enskild elev om interkommunal ersättning/debitering för studier i annan kommun eller hos fristående huvudman. Beslut av tjänsteman på barn- och utbildningskontoret på delegation från nämnden. Skollagen 10 kap 25 Beslut av rektor på delegation från nämnden. Skollagen 10 kap 27 2 år Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Avser t.ex. NIU- avtal Efter avslutad utbildning. Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Information om interkommunal ersättning Hantera statsbidrag Ansökan om statsbidrag och beslut Rekvisition av statsbidrag Inklusive bilagor och beslut Hantera utdelning av premier och stipendier Beslut som ligger till grund för premier Beslutas av nämnden och stipendier Redovisning av stipendiefördelning Redovisas till nämnden Skolverksamheternas egna premier Hantera tilläggsbelopp Underlag för beslut om tilläggsbelopp T.ex. i form av åtgärdsprogram Beslut om tilläggsbelopp Delegationsbeslut Hantera remisser Remisser Inkommen remiss, besvarad 5

15 Remissvar Inkommen remiss, obesvarad Hantera klagomål, anmälningar, överklaganden Synpunkter och klagomål Klagomål, synpunkter, beröm Svar på klagomål, synpunkter, beröm Sammanställning till nämnd av synpunkter samt svar på synpunkter. 2 år 2 år Sammanställning redovisas till nämnd två gånger per år. Anmälningar, överklaganden Anmälan till polisen På respektive enhet. Anmälan till socialtjänsten På respektive enhet. Överklagande och begäran av omprövning T.ex. beslut som går att överklaga enligt skollagen kap 8, kommunallagen kap 10. Diarieförs tillsammans med de beslut och handlingar som finns i samma ärende. Föreläggande om yttrande Förelägganden från annan myndighet Yttranden T.ex. svar till skolinspektionen, barnoch elevombudet eller motsvarande å nämndens vägar. Enheters yttranden skickas till barn- och utbildningskontoret som skickar in svaren. Yttranden från motpart T.ex. i samband med överklaganden Kallelse till förhandling Dom Stämningsansökan Föreläggande upprättade av oss T.ex. förelägganden vid tillsyn eller om vite Hantera avtal, upphandling och inköp 6

16 Avtal, kortfristiga och/eller för löpande drift 2 år T.ex. leasing av kopiatorer, städavtal, skoskjuts, hreskontrakt, måltid. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. På respektive enhet. Avtal, långfristiga På respektive enhet. Enkel upphandling På respektive enhet. Offerter På respektive enhet. Beställningar/inköp 2 år Underlag på respektive enhet Spontanofferter och leverantörsinformation Hantera personal Anställa och administrera anställning Annonser utlysta tjänster Ingår i tjänstetillsättningsärende Ansökningshandlingar, ej erhållen 2 år tjänst Ansökningshandlingar, erhållen tjänst i personalakt Anteckningar förda under intervju Behovsanalys med kravspecifikation Ingår i tjänstetillsättningsärende Förteckning över sökande till tjänst Ingår i tjänstetillsättningsärende Spontana tjänsteansökningar På respektive enhet. Tidsbegränsad anställning med stöd av skollagen Utdrag ur polistens belastningsregister Obligatoriskt enligt skollagen 2:31. Original ska återlämnas på begäran. VFU-studenter, lista Barn- och utbildningskontoret Avsluta anställning Avsked, ansökningar Förhandlingsprotokoll, uppsägningar Uppsägningar, besked i personalakt. 7

17 Administrera personal Arbetsgivarintyg 2 år Disciplinärenden Friskvårdsbidrag 2 år Ansökan med originalkvitto skickas till löneenheten Nyckel- och kortkvittenser Gallras när nyckel är återlämnats. På respektive enhet. Personalregisterlistor Sekretessöverenskommelse i personalakt Semesterlistor På respektive enhet. Tjänstgöringsbetyg i personalakt Tjänstgöringsintyg i personalakt Hantera praktikplatser Praktikplatsers innehåll och utformning På respektive enhet Hantera rehabilitering och omplaceringar Anmälan om arbetsskada i personalakt efter att ärendet avslutats. Arbetsanpassning, dokumentation av i personalakt. behov och åtgärder Arbetsförmågebedömningar i personalakt. Arbetsträning, dokumenation av i personalakt. Beslut från försäkringskassan om i personalakt. sjukpenning Beslut från försäkringskassan om i personalakt. rehabiliteringsersättning Beslut från försäkringskassan rörande i personalakt. sjukersättning Försäkringskassans förfrågan om 2 år Personalavdelningen anställds inkomst och årsarbetstid Omplacering i personalakt. Rehabiliteringsplan i personalakt. Rehabiliteringsutredningar i personalakt. Rehabiliteringsärenden 8

18 Rehabiliteringsmöten, protokoll i personalakt. Sjukanmälan och friskanmälan 2 år Hantera arbetsmiljöuppgifterna Elevtillbud, olycksfall, incidentrapport/arbetsskada Arbetsmiljöplan På respektive enhet Arbetsmiljöutredning På respektive enhet Risk, tillbud och skadehantering Riskbedömningar, systematiskt arbetsmiljöarbete Hantera samverkan Kallelse och dagordningar samverkan Kan gallras efter 2 år om de fungerar som register till protokoll. Gäller både lokal och central samverkan. Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) Protokoll lokal samverkansgrupp 2 år Protokoll med bilagor, central samverkan Hantera löner och frånvaro Ledighetsansökan 2 år Läkarintyg vid tjänstledighet, VAB och sjukdom Kopia till lönekontoret. Diarieförs om diagnos ingår, hanteras enligt sekretess OSL 39:2. Reseräkningar 2 år Hanteras av löneenheten Tidsrapportering 2 år På respektive enhet. Tjänstgöringsrapporter timanställda 2 år Hanteras av löneenheten Tjänstgöringsrapporter, lärare och Hanteras av löneenheten övriga Pedagogiskt matavtal Original till löneenheten. Utbilda och utveckla personal Behörighetsgivande utbildning, bevis i personalakt Utvecklingsplan, individuell På respektive enhet Kursinbjudningar 9

19 Utvecklingssamtal, anteckningar Efter att nytt samtal dokumenterats. Utvecklingsinsatser 2 år Personuppgiftsbehandling Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet PUL-ombudet är extern konsult, gemensam för kommunens nämnder Anmälan av personuppgiftsombud Nämndbeslut Förordnande och inrättande av personuppgiftsombud Registerförteckning Upprättas och diarieförs på respektive enhet. Handlingar rörande samtycken enligt personuppgiftslagen på respektive enhet. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång. Hantera allmänna handlingar Arkivförteckning Arkivbeskrivning Beslut att inte lämna ut allmän handling Delegationsbeslut till vissa funktioner inom förvaltningen Diarieförda handlingar Diarium - diarieförteckning Dokumenthanteringsplan Leveransreversal med arkivförteckning Hantera information Egenproducerad information och trycksaker Fotografier som samlas i syfte att belysa den egna verksamheten Fotografier som inte samlas i syfte att belysa den egna verskamheten Korrespondens, rutinmässig Skolkatalog/fotokatalog Ett original bevaras på respektive enhet. 10

20 Lokalsamordning Hantera IT-stöd Temporär information till elever/vårdnadshavare T.ex. veckobrev. Hyreskontrakt 2 år 2 år efter kontraktets utgång Licenser Lista över aktuella program Systemdokumentation Hantera fysisk arbetsmiljö och säkerhet Allergirondsprotokoll på enheten. Gallras när ny Brandlista Närvarolista d h fö t Egenkontroll miljö På respektive enhet. Gallras när ny Lekplatsöversyn På respektive t i k enhet. Gallras när ny Livsmedelshantering (cafeteria) På respektive t i k enhet. Gallras när ny Miljötillsyn (inomhus) På respektive t i k enhet. Gallras när ny OVK-protokoll På respektive t i k enhet. Gallras när ny Skyddsrondsprotokoll På respektive t i k enhet. Gallras när ny Skadegörelse, inbrott, stöld När det rör polisanmälningar. Ej rörande enskild individ. Tillbudsrapportering Översyn lokaler Gymnastiksalar, NO-salar, slöjdsalar. Hantera barn i förskola och annan pedagogisk verksamhet Dokumentera verksamheten Adressregister Barn i förskola eller annan pedagogisk verksamhet Köstatistik, beläggningsstatistik I Extens Förteckningar över barn i respektive I Extens förskola eller annan pedagogisk verksamhet Förteckningar över förskolor eller annan pedagogisk verksamhet I Extens 11

21 Handlägga ärenden om enskilda barn Uppgifter till förskolechef om att ett Skollag kap 8:9. På respektive enhet barn är i behov av särskilt stöd Dokumentation av bedömning när det På respektive enhet gäller särskilda stödinsatser Beslut om utformning av särskilda På respektive enhet stödinsatser Pedagogisk kartläggning På respektive enhet Social kartläggning Diarieförs på skolkontoret Utvecklingsprogram På respektive avdelning Utreda och vidta åtgärder vid På respektive enhet kränkande behandling Hantera placering av barn Ansökan om plats i förskoleverksamhet, pedagogisk omsorg, omsorg på obekväm arbetstid På skolkontoret Ansöka om plats i förskoleverksamhet, Skolkontoret / inlåst skyddad identitet och skyddade adressuppgifter Kölistor När ny lista upprättats. Köstatistik bör bevaras. Placeringsmeddelanden När svar kommit in. Beslut om avstängning Originalet till vårdnadshavare. Beslut registreras i Winess, av skolkontoret Beslut om erbjudande av förskola på grund av barnets behov av särskilt stöd Skolkontoret, skollagen kap 8, 7 Beslut om erbjudande av förskola på grund av familjens situation Skolkontoret, skollagen kap 8, 5 Beslut om förtur i förskola på grund av barnets behov av särskilt stöd Bevars Skolkontoret, skollagen kap 8, 14 12

22 Ansökan/Beslut om utökad vistelsetid Beslut tas av förskolechef på respektive enhet, skollagen kap 8, 5 Beslut om placering i verksamhet för Beslut tas av förskolechef omsorg på obekväm arbetstid Platserbjudande När barnet registrerats vid förskolan (motsv.) Avtal 2 år efter avslutad placering På respektive enhet Vistelsetidsavtal som utgör debiteringsunderlag 2 år efter inaktualitet Övriga vistelsetidsavtal kan gallras när avtalet upphört att gälla. Ansökan om omplacering Tidigast 1 år efter ny placering eller när placering upp-hört. Inkomstförfrågan 2 år efter inkomståret Handlingar i ärenden om nedsättning 3 år efter inkomståret av förskoleavgift Barnkort Dock senast när barnet fyllt 13 år Rapporter om barnens närvaro vid 2 år förskola (motsv.) Uppsägning av plats 2 år Gallras 2 år efter uppsägningsdatum. Hantera ärende om vårdnadsbidrag Vårdnadsbidrag Ansökan och beslut 10 år Hantera elever i grundskola, grundsärskola och förskoleklass Dokumentera verksamheten Elevens val Beslut om vilket utbud enheten erbjuder eleverna. Elev- och lärarförteckning för lov- och Skolkontoret sammanställer. sommarskola Adress och kontaktuppgifter till elev/vårdnadshavare Kan gallras när uppgifterna är registrerade i Extens. Elevregister Extens. Personuppgifter om samtliga elever som deltagit i undervisningen bör bevaras tillsammans med uppgifter b t d l ö d l k l å 13

23 Klasslista/grupplista Slutgiltiga med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. Övriga förteckningar och listor över elever som utgör hjälpmedel i det löpande arbetet kan gallras vid in aktualitet Korrespondens med väsentligt innehåll för elev eller skola Lokal pedagogisk planering (LPP) Läromedel Egenproducerade läromedel för allmän användning. Exempelvis kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar eller multimediapresentationer producerad på skolan för att användas i undervisningen. Rutin för insamling upprättas på respektive enhet. Läromedelsförteckning Upprättas av respektive enhet, förslagsvis av ämnesansvarig. Underlag för närvaro/frånvaro Extens. Kan vara av värde att förvara tills eleven gått ut gymnasiet. Projekt på uppdrag av Projektbeskrivning och slutresultat. myndighet/förvaltningschef Register handledare verksamhetsförlagd utbildning (VFU) Barn och utbildningskontoret Övervägande/beslut om lämplig åtgärd vid upprepade och allvarliga förseelser Dokumentationskrav Skollag 3 kap

24 Information på sociala medier T.ex. twitter, facebook, bloggar, youtube. Inlägg som innehåller sekretessbelagd information före inte förekomma på sociala medier. Om ett inlägg innehåller sekretessbelagda uppgifter ska det diarieföras och plockas bort. För att dokumentera själva mediet bör ansvarig, minst en gång per kvartal eller vid en större förändring, bevara en ögonblicksbild genom att t.ex. ta en skärmdump. Meddelanden och information av Dock senast efter 2 år. tillfällig betydelse från rektorsområde eller skola Skolkatalog Slutligt schema för varje läsår och GPUntis/Extens skolenhet Handlingar angående studieresor, skolresor, lägerskolor, friluftsdagar, kulturella aktiviteter och utflykter Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor Statistik till andra myndighter 2 år Rapporter ur verksamhetssytem av tillfällig betydelse Hantera ansökningar och val rörande elever Ansökan och beslut om ledighet Gallras efter avslutad skolgång + 3 år. Ansökan och beslut rörande Barn och utbildningskontoret. tilläggsbelopp Ansökan om språkval Extens Ansökan till förskoleklass Elevakten 15

25 Avtal och överenskommelser med elever om t.ex. skåpnyckel och datorer Gallras när skåpnyckeln/datorn återlämnats, senast när eleven slutar skolan. Elevens val/profil T.ex. val av moderna språk (även SVA), slöjd Närvaro/frånvaro Hypernet Svenska som andraspråk - Ansökan Gallras efter läsårets slut och beslut Val av skola Skolvalsblanketter Val av skola, skyddad identitet och Särskild rutin skyddade adressuppgifter Rekvisitioner av elevhandlingar Dock senast vid början av nästa läsår. Hantera modersmålsundervisning Ansökan rörande enskild elev Ansökan och uppsägning Förteckning över elever Lista med namn och personnummer med samtliga som gått i klassen tillsammans med uppgift om aktuellt språk under läsåret. Organisationsbeskrivning per år Handlägga ärenden om enskilda elever Handlägga ärenden om enskilda elever Anmälan till rektor när en elev riskerar Diarieförs. att inte nå målen Ansökan och beslut om byte av skolform Beslut av rektor på delegation från nämnden. Ansökan och beslut om särskild undervisning T.ex. beslut om särskild undervisning i hemmet eller på annan lämplig plats vid elevs längre tids sjukdom eller liknande skäl enligt skollagen 24 kap Fullgöra skolplikten på annat sätt Ansökan och beslut om särskilda utbildningsinsatser Beslut om anpassad studiegång Skollagen 3 kap 12 Beslut om enskild undervisning Skollagen 3 kap 11 16

26 Beslut om särskild undervisningsgrupp Skollagen 3 kap 11 Hantera undervisning Beslut om uppskjuten, förlängd eller upphörande av skolplikt Beslut om rätt att slutföra skolgången efter skolpliktens upphörande för elev i kommunal skola i Håbo kommun Beslut om rätt att slutföra skolgången efter skolpliktens upphörande för interkommunal elev eller för elev i fristående skola Beslut av rektor på delegation från nämnden. Skollagen 7 kap 10, 13, 14 SL Beslut av rektor på delegation från nämnden. Skollagen 7 kap 14 SL Beslut av förvaltningschef på delegation från nämnden. Skollagen 7 kap 15 och 16 Intyg om anpassad studiegång Åtföljer slutbetyget. Logopedutlåtande Original Kränkande behandling anmälan till rektor, rektors utredning samt vidtagna åtgärder Diarieförs på enheten och anmäls till huvudmannen via etablerad rutin. Skollagen 6 kap 10 och diskrimineringslagen. Bör undertecknas och definiera funktioner på deltagare. Mötesanteckningar från möte kring enskild elev Pedagogisk dokumentation Underlag för beslut. Beslut om att frångå Delegationsbeslut elevens/vårdnadshavarens önskemål om en viss skola vid betydande organisatoriska och ekonomiska svårigheter för kommunen och med hänsyn till andra elevers trygghet och studiero Social kartläggning Underlag för beslut. Åtgärdsprogram Se särskild rutin. Beslut av rektor att upprätta eller inte upprätta åtgärdsprogram Se särskild rutin. 17

27 Individuella utvecklingsplaner (IUP) med omdömen Dokumentera extra anpassning av undervisning Hantera prov, betyg och omdömen Betygskataloger och betygssammanställningar Hypernet Bör bevaras tills eleven avslutat utbildningen då underlaget kan behövas i utredning om åtgärdsprogram Betygskataloger i original och betygssammanställningar med rektors underskrift. Arkivbeständigt papper. Slutbetyg (årskurs 9) (kopia) Elevernas avgångsbetyg med rektors underskrift. Vidlägges betygskatalogen. Terminsbetyg (årskurs 6-9) (kopia) Samlat betygsdokument I de fall det ges i stället för slutbetyg. Anmälan till prövning med bilagda 2 år handlingar Resultat av prövning, med anteckning Registreras i Extens om betyg Betygssättning, underlag 5 år Lärarnas information, InfoMentor, etc. Intyg om avgång från grundskolan Utfärdas om elev avgår utan slutbetyg. Bör bevaras tillsammans med betygskatalog. Sammanställning av resultat per läsår av nationella prov i svenska och svenska som andraspråk Skrivs ut ur Extems (ämnesprovsmodulen) av skoladministratör på enheten. tillsammans med de nationella proven. Sammanställning av resultat per läsår av övriga nationella prov 5 år Skrivs ut ur Extens (ämnesprovsmodulen) av skoladministratör på enheten. tillsammans med de nationella proven. 18

28 Skolskjutsar Skolbibliotek Nationella prov, individuella svenska Proven är sekretesskyddade. och svenska som andraspråk Nationella prov, individuella 5 år Proven är sekretesskyddade. engelska, matematik och natur- och samhällsorienterade ämnen Prov Gallras efter att betyg/skriftliga omdömen är satta. Skriftligt omdöme Undertecknas av rektor och ges tillsammans med slutbetyg för de ämnen där betyg ej satts och vid betyg F. Svar på diagnostiska prov t.ex DLS Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Beslut om skolskjuts med anledning av annan särskild omständighet Kostnadsredovisningar avseende skolskjutsning (ingår i kommunens centralt förda räkenskaper) T.ex. med anledning av bestående funktionsnedsättning. Årsstatistik över skolsjutsverksamheten bland handlingar till protokollen. Ansökningar och beslut om skolskjuts 2 år Ansökan är inaktuell när eleven fått beslut. Elevförteckningar, scheman, sammanställning buss-/skolkort och övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten Kontakt med taxi/färdtjänst 1 år Med undantag av fakturor. Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Beståndsregister Kan tas ut med en viss periodicitet, t.ex. vart tredje år. Elektroniskt uttag är att föredra om omfattningen är stor. 19

29 Hantera elevhälsa Handlingar rörande samverkan, projekt m.m. Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter m.m. Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort Register över låntagare Uppgift om lån per elev Statistik; låntagare antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok etc. Kurators dokumentation från elevärenden på rektors uppdrag 2 år efter upphörd giltighet Kartläggning/utredning av enskild elev, på rektors uppdrag, ska dokumenteras. Åtgärder för enskild elev, t.ex. samtal med kurator, på rektors uppdrag ska dokumenteras. Dokumentationen ska läggas i elevakten. Kurators dokumentation som inte föranleder ytterligare åtgärd Från spontanbesök, elev- och föräldrakontakter. Minnesanteckningar förs då elev tar egen kontakt med kurator för samtal men gallras vid inaktualitet. Psykologjournal Arkiveras i kommunhuset Skolhälsovårdsjournal Arkiveras i kommunhuset Dokumentation från specialpedagog I skolhälsovårdsjournalen Dokumentation från Lärarcoach Systematiskt på barn- och elevhälsoenheten. VITS ansökan Originalet samlas i skolhälsovårdens journal VITS underlag och beslut I skolhälsovårdsjournalen EHT + (ägs av respektive skola) Förvaras i elevakten på skolan Register/förteckningar över journaler som överlämnats till annan huvudman 20

30 Studie- och yrkesvägledning Ansökan och omval till gymnasieskolan-viansökan-kvittens inaktualitet Efter att antagningen är avslutad. Kodnyckel elevkoder för inloggning i Efter att antagningen är avslutad. intagningssystemet Placeringsmeddelande gällande praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Register över arbetsgivare Handlingar angående PRAO Under förutsättning att anteckning om genomförd PRAO görs i Extens. Hantera elever i fritidshem Dokumentera verksamheten Beslut om utökad vistelsetid Dokumentation över läsårets aktiviteter utöver ordinarie schema Upprättas på respektive enhet, t.ex. friluftsdagar, kulturella aktiviteter, utflykter, lägerskolor, studieresor. Klasslista/grupplista Placeringslistor Som underlag till ekonomiska redovisningar och avstämning för avtal Korrespondens med väsentligt innehåll för elev eller skola Närvarolistor 2 år Schema per barn Statistik över beläggning Hantera placering av barn Ansökan om fritidshem Gallras 2 år efter uppsägningsdatum. Beslut om placering Gallras 2 år efter uppsägningsdatum. Inkomstuppgift 2 år Gallras 2 år efter uppsägningsdatum. Uppsägning av plats 2 år Gallras 2 år efter uppsägningsdatum. Önskemål om överflyttning Hantera fristående verksamheter Hantera beslut, tillsyn och ersättningar 21

31 Beslut om ersättning till fristående verksamheter Godkännande av fristående verksamheter Skolnämnden gör ett yttrande till Skolinspektionen gällande grundskolor. Skolnämnden beslutar om tillstånd gällande förskolor, pedagogisk omsorg. Tillsyn och uppföljning Barn- och utbildningskontoret genomför tillsyn på förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem. Handlägga ärenden om enskilda elever Skolpliktsanmälan Sker från fristående grundskolor till skolkontoret Hantera ansökningar till gymnasieskola, gymnasiesärskola, särvux, KOMVUX och SFI Ansökningshandlingar till särskild utbildning för vuxna (Särvux) Ansökningshandlingar till Efter avslutad utbildning vuxenutbildning (KOMVUX) och svenska för invandrare (SFI) Ansökningshandlingar till gymnasiesärskolan (Gysär) Ansökan och beslut om antagning till Kämpe Ansökningshandlingar till gymnasieskolan - antagna elever Avser även underlag, Gallras tidigast efter att eleven avslutat sin utbildning Ansökningshandlingar till gymnasieskolan- ej antagna elever 1 år efter avslutad reservantagning Yttrande/beslut och övriga handlingar avseende sökande till utbildning i annan kommun Yttrande/beslut och övriga handlingar avseende sökande från annan kommun till utbildning i Håbo kommun 5 år efter avslutat utbildning Under förutsättning att interkommunal debitering är utförd. 5 år efter avslutat utbildning 22

32 Antagningslistor Efter avslutad reservantagning Antagningsstatistik, egenproducerat Beslut och underlag vid bedömning om en elev tillhör gymnasiesärskolans målgrupp och beslut om behovsgrupp för elev vid gymnasiesärskolan Beslut och underlag vid bedömning av behovsgrupp för elev vid gymnasiesärskolan Ansökan till idrottsklass Ansökan till boendet Kämpe Dokumentet fungerar som ett beslut Hantera elever i gymnasieskola, gymnasiesärskola, särvux, KOMVUX och SFI Dokumentera verksamheten Lokalt producerade läromedel Läromedelsförteckning Korrespondens mellan elev/vårdnadshavare/annan med Korrepondes av ringa betydelse kan gallras uppgifter väsentliga för eleven eller skolan Adress och kontaktuppgifter till elev/vårdnadshavare Kan gallras när uppgifterna är registrerade i Extens. Klasslista Slutgiltiga med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. Övriga förteckningar och listor över elever som utgör hjälpmedel i det löpande arbetet kan gallras vid in aktualitet Lokalt utarbetade betygskriterier Kursplaner, arbetsplaner timplaner, lokala 23

33 Information om utbud av valbara kurser Ett exemplar av skolans broschyr eller motsvarande som presenterar kurser och ämnen per läsår bör bevaras. Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Schema- lärar, kurs 3 år Grupplistor, kurslistor Slutgiltigt klasschema Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Statistik och rapporter till andra 2 år myndigheter Kursutvärderingar Elevregister EXTENS: Personuppgifter om samtliga elever som deltagit i undervisningen bör bevaras tillsammans med uppgifter av betydelse rörande elevens skolgång Övriga register och förteckningar över elever som upprättas som hjälpmedel för intern kontroll och redovisning Övriga handlingar av rutinkaraktär rörande elever och undervisning 3 år T.ex. för debitering av interkommunala avgifter D.v.s. underlag för planering, redovisning och kontroll av verksamhet Handlägga ärenden om enskilda elever Byte av program/ kurs Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro/närvaro Förs in i EXTENS. Vid hög frånvaro kan det vara av intresse att spara underlag tills eleven avslutat utbildningen. Ansökan om avgång/studieuppehåll Förs in i EXTENS Beslut om utskrivning av elev T.ex. vid hög frånvaro 24

34 Ansökan om ändrad studieplan Förs in i EXTENS. Specialanpassning av program t.ex. reducering ska även dokumenteras i åtgärdsprogram. Anmälan till rektor Ansökan LOGOS diagnostisering Ansökan om matersättning Anmälan om specialkost Varning för indraget studiebidrag, CSN Studie IT kontrakt Elevkontrakt FC Disciplinära åtgärder, handlingar rörande avstängning/förvisning av elev, varning etc. Övrigt underlag för elevregistrering När eleven avslutat sin skolgång kan handlingarna gallras. Handlingar rörande samtycke enligt PUL Ansökan och beslut om SFI-bonus Efter avslutat utbildning Bilagor: betyg, beslut från migrationsverket samt personbevis Åtgärdsprogram Ansökan om förlängd studietid, reducerat program eller övrig specialutformning av program för enskild elev. Ansökan och beslut om särskild undervisning Ansökan och beslut om särskilda utbildningsinsatser Beslut om anpassad studiegång Beslut om enskild undervisning Beslut om särskild undervisningsgrupp 25