Västerviks kommun. Revisionsrapport. Basgranskning av Miljö- och byggnadsnämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll.

Transkript

1

2

3

4 Västerviks kommun Revisionsrapport Lars Högberg Pär Sturesson Basgranskning av Miljö- och byggnadsnämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll Certifierade kommunala revisorer September 2013

5 Innehållsförteckning Sid 1. Bakgrund och syfte Sammanfattning och rekommendationer Ändamålsenlig organisation Kommunikation och rollfördelning Ärendehantering och diarieföring Tillsynsarbetet Tas rätt avgifter ut? Samarbete med kommunstyrelsen 16 PwC 2

6 Bakgrund och syfte Inom ramen för sitt granskningsuppdrag har de förtroendevalda revisorerna i Västerviks kommun gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av Miljö- och byggnadsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Resultat av denna granskning presenteras i denna rapport. Övergripande revisionsfråga som denna granskning ska besvara: Är Miljö- och byggnadsnämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Delfrågor som granskningen ska belysa och besvara: 1. Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? 2. Är organisationen ändamålsenlig, vad avser ansvarsfördelning, resurser och kompetens? 3. Finns fungerande kommunikation mellan de olika nivåerna i organisationen och finns en tydlig rollfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän? Främjar delegationsordningen en effektiv verksamhet? PwC 3

7 Bakgrund och syfte, forts 4. Diarieförs inkomna och upprättade handlingar? Sker dokumentation av ärenden och finns ändamålsenliga rutiner och stöd för detta? Hur beslutas prioriteringar i tillsynsarbetet? 5. Nämndens hantering av tillsynsobjekt som årligen betalar en avgift sker på ett ändamålenligt sätt? 6. Är avgifter och taxor för tillstånd och tillsyn acceptabla för såväl nämnd/myndighet som för den sökande? 7. Hur fungerar samarbetet mellan Miljö- och byggnadsnämnden och Kommunstyrelsen? Metod och genomförande Granskningen baseras på: - Genomgång och studie av styrande dokument, rutinbeskrivningar, resursbehovsutredningar, arbetsplan. - Intervjuer med verksamhetsföreträdare för Miljö- och byggnadsförvaltningen samt Miljö- och byggnadsnämndens ordförande, Kommunstyrelsens ordförande samt samhällsbyggnadschef. PwC 4

8 Sammanfattning och rekommendationer Revisorerna i Västerviks kommun har gett PwC i uppdrag att genomföra en basgranskning avseende Miljö- och byggnadsnämnden Granskningen ska besvara den övergripande revisionsfrågan den om nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är tillräcklig. Vi bedömer att nämndens styrning, uppföljning och kontroll överlag fungerar på ett tillfredsställande sätt. Detta grundar vi på att det finns styrdokument som är beslutade av nämnden och som förvaltningen använder sig av i sin verksamhetsplanering. Det finns en röd tråd i dokumenten från fullmäktiges strategiska plan och budget ner till förvaltningens verksamhetsplanering och arbetsplaner. ppföljning sker regelbundet i månadsrapporter och i tertialrapporter. Eventuella avsteg från målen redovisas till nämnden, exempelvis att förvaltningen inte klarar bygglovshanteringen inom fastställd tid. Mot bakgrund av detta bedömer vi att det inte finns någon särskild anledning eller att det är motiverat att genomföra någon särskild eller fördjupad granskning av nämnden i detta avseende. Dessutom pågår en organisationsöversyn i kommunen. nder vår granskning har det visat sig att det samtidigt finns andra pågående förändringsprocesser för vilka resultat och utfall idag inte går att bedöma. För att nämnda några rör det bland annat; revidering av delegationsordning vilket till viss del kommer att styra och påverka den i närtid kommande roll- och ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltningen, byten av centrala funktioner inom förvaltningsledningen. Vidare kommer eventuellt förändringar att ske inom det nationella regelverket gällande Plan- och bygglagen. Samtidigt visar vår granskning på att det finns ett antal områden som i det fortsatta utvecklingsarbetet behöver uppmärksammas. Det handlar om: Att de personella resurserna och kompetenserna inom både miljö- som bygglovsområdet behöver säkerställas om nuvarande ambitionsnivå ska kvarstå. PwC 5

9 Sammanfattning och rekommendationer Inom kommunen finns två starkt betonad politiska fokusområden. Det ena gäller tillväxt, det andra att den kommunala verksamheten ska vara kundorienterad. De senaste åren har det skett en kraftig ökning av bygglovsansökningar. Ökningen uppgår till nästan 30% jämfört med år En ökning som utifrån kommunens tillväxtstrategi är positiv, men som också ställer ökade krav på handläggningsprocesserna om det nationella regelverket som de lokala målen ska kunna uppnås. Framför allt när det gäller handläggningstider som när det gäller tillsynsarbetet. Det sistnämnda tenderar att bli eftersatt. Inom en relativt snar framtid är det troligt att en ny och delvis förändrad Plan- och bygglag kommer att införas. Den kommer att ställa högre krav på kommunen när det gäller att effektivisera såväl myndighetsutövningen som att förenkla och ställa krav på snabbare handläggningstider. Inom bygglovssidan ligger fortfarande ett stort antal ärende öppna. Dessa behöver åtgärdas och avslutas. En plan för hur detta arbete ska ske behöver upprättas Det behöver vidare arbetas fram en kompetensförsörjningsplan inom såväl miljö som bygglovsområdet för att klarlägga framtida rekryterings- och kompetensbehov. PwC 6

10 Ändamålsenlig organisation Granskningsiakttagelser Samtidigt som vi genomfört vårt granskningsuppdrag pågår en organisationsöversyn. ppdraget gäller att utreda skapande av en gemensam miljö-, byggnads-, och räddningsförvaltning. tredningsuppdraget ska även beakta hur samverkan och samarbete med samhällsbyggnadsenheten i kommunstyrelsens förvaltning kan utvecklas och förbättras. tredningen ska vara slutförd i början av oktober och målsättningen är att förslaget även ska kunna behandlas politiskt samma månad. Ambitionen är att senast bilda en gemensam förvaltning för miljö-, bygg-, och räddningstjänstfrågor Nuvarande delegationsordning, som tydliggör roll- och ansvarsfördelningen mellan nämnd och förvaltning, fastställdes Delegationsordningen är just nu föremål för revidering och målsättningen är att en ny ska behandlas och fastställas av nämnden under hösten Samtliga delegationsbeslut anmäls på särskild förteckning till nämnden vid dess sammanträde nästkommande månad. Miljö- och byggnadsförvaltningen har åren 2012 och 2013 tilldelats 1,2 mnkr som en särskild resursförstärkning för ökad måluppfyllelse. Bland annat för att klara stipulerade handläggningstider samt för att få en rimligare ärende- och arbetsbelastning inom handläggargrupperna. Ansökningar om bygglov har det senaste året ökat kraftigt (30% jämfört med år 2012). nder innevarande verksamhetsår finns inga tecken på någon avmattning. Roll och ansvarsfördelningen mellan nämnd och förvaltning beskrivs av parterna som klar och ändamålsenlig Ärenden som lyfts till nämnd lämnas utan förslag till beslut från förvaltningen. Det är vid ordförandeberedningen som förslag till beslut för nämnden arbetas fram. Vid nämndens sammanträden presenteras olika verksamheter och teman inom miljö- och bygglovsområdet. PwC 7

11 Ändamålsenlig organisation Bedömning Samarbetet inom förvaltningen uppfattar vi fungerar väl mellan miljö- och bygglovsenheten tveckling av arbetet och handläggningsprocessen som idag sker i projektform inom miljösidan uppfattar vi som funktionell. Samarbetet mellan miljö- och byggnadsförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret kan utvecklas ytterligare, såväl enligt de intervjuade som enligt vår bedömning. Framför allt handlar det om situationer där nämnden och förvaltningen ibland kommer in för sent i planeringen och får du yttra sig över färdiga förslag. Nämnden har, vilket ligger i linje med de övergripande politiska ambitionerna, ett tydligt uttalat kundfokus. I detta finns en ambition och vilja att kunna uttolka lagstiftning och planer för att tillgodose invånarna och företagarna önskemål. Det finns ett önskemål från nämndens sida att kunna ta än större aktiv del i planering och prioritering i verksamheten som behöver uppmärksammas och beaktas. Inom kommunen pågår ett utredningsuppdrag avseende sammanslagning av Miljö- och byggnadsnämndens förvaltningsorganisation med räddningstjänsten. tredningen kommer sannolikt att föreslå en sammanslagning av dessa idag båda förvaltningsar. Senare i höst ska utredningsförslaget underställas politiskt ställningstagande. I övrigt bedömer vi att den nuvarande organisationen samt den förvaltningsinterna roll- och ansvarsfördelningen i allt väsentligt som ändamålsenlig. Samarbetet inom förvaltningen, mellan bygglovs- och miljösidan, uppges fungera bra. Som exempel på detta lyfts arbetet fram i ärenden som rör bygg och avlopp samt strandskydd. PwC Dock behöver, vilket också påtalats i tidigare relativt nyligen genomförd utredning av kommundirektören, förvaltningens rollsamspel och samarbete med Kommunstyrelseförvaltningens samhällsbyggandsenhet uppmärksammas. Samarbetet mellan dessa parter upplevs som inte lika väl fungerande som det interna inom Miljö- och byggnadsnämndens förvaltning. 8

12 Ändamålsenlig organisation Rekommendation För att kunna leva upp till det nationella regelverkets krav samt upprätthålla de i kommunen fastställda handläggningstiderna finns det anledning till att: o Se över handläggarresursen. Det tillfälliga och akuta resurstillskott som beviljats åren 2012 och 2013 behöver sannolikt permanentas om den nuvarande ambitionsnivån ska kvarstå. Detta oaktat utfall av den pågående organisationsöversynen. Den löpande uppföljningen till såväl nämnden som till Kommunstyrelsen behöver beskriva utvecklingen inom detta område. o Det behöver arbetas fram en kompetensförsörjningsplan inom såväl miljö- som bygglovsområdet för att klarlägga och säkerställa framtida rekryterings- och kompetensbehov Det är viktigt att nämnden och förvaltningen kommer in i ett tidigt skede i den fysiska planeringen i kommunen. Det finns ett behov av att se över kommunens detaljplaneprocess. PwC 9

13 Kommunikation och rollfördelning Granskningsiakttagelser Styrningen inom nämndens ansvarsområde följer den modell och styrprocess som är fastställd för kommunen som helhet. Styrmodellen ligger till grund för kommunikation och rollfördelning mellan såväl nämnd och förvaltingen som mellan nämnden och kommunstyrelsen och ytterst mellan nämnden och fullmäktige. Övergripande politiska mål, uppdrag och prioriterade områden, vilka framgår av strategisk plan och den budget som fullmäktige fastställt, ligger till grund för nämndens arbete med att ta fram och fastställa en årlig verksamhetsplan. Verksamhetsplanen bryts ner och konkretiseras i det förslag till arbetsplan som förvaltningen arbetar fram och som sedan behandlas av nämnden. Arbetsplanen visar vilka åtgärder, tillsyner och andra aktiviteter som ska genomföras inom förvaltningen; av vem/vilka och i tid när. Arbetsplanen ligger sedan till grund för den uppföljning som förvaltningen lämnar till nämnden. ppföljning av ekonomin följer en upparbetad rutin och sker månatligt där utfall i förhållande till periodiserad budget redovisas tillsammans med prognos om helårsutfall. Flertalet beslut och åtgärder genomförs inom förvaltningen med stöd av gällande delegationsordning. Samtliga delegationsbeslut redovisas till nämnden månatligt enligt särskild förteckning. Fastställd delegationsordning, som är föremål för revidering, uppfattas samtidigt som funktionell och ändamålsenlig. Beslut om avslag eller vitesförelägganden fastställs av nämnd. Stående och särskilda punkter på nämndens sammanträden dels olika verksamhetsteman samt kontoret har ordet då bland annat större avvikelser ifrån fastställd arbetsplan rapporteras. Årligt scheman fastställs för dialogmöten mellan Kommunstyrelsen och Miljö- och byggnämnden. Frågor som behandlas vid dessa möten gäller; ekonomi, verksamhetens utveckling med måluppfyllelse och resultat, pågående och planerade investeringar, väsentliga förändringar och principiella frågor, tillväxtfrågor samt samverkansfrågor PwC 10

14 Kommunikation och rollfördelning Granskningsiakttagelser, forts Det finns upparbetade former och forum för dialog och samarbete inom förvaltningen mellan miljö och byggsidan. Exempelvis när det gäller enskilda avlopp och strandskyddsärenden Det finns forum för möten mellan bygglovshandläggare och handläggare på samhällsbyggnadsenheten, mellan ledningsfunktioner på miljö- och byggförvaltningen och samhällsbyggnadsenheten samt på politisk nivå. När det gäller den externa kommunikationen med kommuninvånare, företag och organisationer finns proaktiva ambitioner. Sociala media, som kommunens hemsida och annan riktad tryckt information används som informationskanaler. I uppföljningssammanhang görs regelbundna kundundersökningar, uppföljningar och servicemätningar av myndighetsfunktionen gentemot företag och enskilda. Bland annat genom Insikt som visar NKI (nöjd kundindex) och genom så kallade vykortsundersökningar. PwC 11

15 Kommunikation och rollfördelning Bedömning Vi bedömer att formerna för kommunikation som rollfördelning, både mellan förvaltningens olika verksamhetsdelar och handläggare som mellan nämnden och förvaltningen, som tillfredsställande. I vår granskning har vi inte kunnat några belägg för att den nuvarande delegationsordningen på något sätt skulle vara effektivitetshindrande. Delegationsordningen anges av samtliga parter som tydlig och funktionell. När det gäller kommunikationen och samverkan mellan miljö- och byggnadsförvaltningen och samhällsbyggnadsenheten, både på operativ och politisk nivå, finns olika samverkansforum och planeringsgrupper. Granskningen visar att deltagande som delaktighet vid dessa möten ibland kan variera vilket uppges kan hänga samman med flera olika orsaker samt en kombination av dessa; fysiskt avstånd mellan förvaltningarna, den inför ett specifikt möte rådande arbetssituation men också intresse. För att samverkan i kommunen som helhet ska fungera framför allt på byggsidan behöver detta uppmärksammas. Det behöver finns en part som har ett sammankallande mandat och som ansvarar för agendan till de olika samverkans och planeringsforumen. Nämnden har inte fastställt någon särskild plan för hur den interna kontrollen ska planeras, genomföras och följas upp. Den arbetsplan som förvaltningen arbetar fram, och som operationaliserar nämndens fastställda verksamhetsplan, fungerar idag mycket som utgångspunkt för den interna kontrollen inom nämnden. ppföljningen av arbetsplanen och de politiskt prioriterade områdena är tillsammans med den löpande ekonomiuppföljningen den informationsbas som både förvaltningsledning som nämnden har för att följa verksamheten och dess kostnadsutfall. Vi efterlyser ett mera strukturerat internkontrollarbete baserat på en bedömning av risk- och väsentlighet. PwC 12

16 Ärendehantering och diarieföring Granskningsiakttagelser Rutiner finns för både ärendehantering och diarieföring Ärendehanteringssystemet ByggR används inom byggnadsenheten. Medel finns avsatta och reserverade för ett nytt diariesystem på miljösidan. Idag använd Ecos 1:97. Ambition att kunna få ett gemensamt ärendehanteringssystem inom förvaltningen. Inkomna ärenden inom byggsidan fördelas vid ärendegenomgångar 1 gång/vecka Tillsynsärenden inom bygglovssidan hinns inte med fullt ut i tillräcklig omfattning. Detta gäller också den förebyggande tillsynen. Ny resursbehovsutredning ska genomföras under hösten 2013 för att bland annat följa upp om beviljat extra resurstillskott åren 2012 och 2013 inneburit att gamla ärenden är avbetade och bygglovssidan är i fas Bedömning Vi bedömer att det finns en fungerande ärendehantering och diarieföring av nämndens ärenden. Respektive enhet har verksamhetsanpassade system i form av ByggR och Ecos 1:97. Ärendehanteringssystemet inom bygglovssidan har ur ett sammantaget och övergripande perspektiv ha brister. Det innehåller också ett manuellt och pappersbaserat system för äldre ärenden. Detta är inte digitaliserat eller kompatibelt med ByggR. En problematik i ärendehanteringen inom bygglovssidan är att enskilda inte inkommer med slutanmälan efter det att beviljat tillstånd och åtgärd är genomförd. Det är positivt att förvaltningen har avdelat en särskild funktion för detta. Särskilt riktade och proaktiva informationsinsatser behöver övervägas i detta. PwC 13

17 Tillsynsarbetet Granskningsiakttagelser Tillsynsarbetet inom nämndens samtliga delverksamheter sker med vissa tidsintervall. vilket innebär att tillsynen för vissa verksamheter inte behöver genomföras årligen. Det är tillsynsobjektens verksamhet som är avgörande för intervallen. Tillsynen följer den årliga arbetsplan som förvaltningen arbetar fram. Arbetsplanen underställs nämnden för behandling och godkännande. Fastställda arbetsplaner är också att likställa med en tillsynsplan. De av nämnden fastställda arbetsplanen anger och vilka prioriteringar och ambitioner som nämnden anger för tillsynsarbetet. Samtliga företag som erlägger en årlig avgift får inte något årligt tillsynsbesök. Förvaltningen tillsynsarbete kan till stor del genomförs från kontoret och genom företagens egentillsyn. Det finns dock ingen rutin för hur detta sätt att bedriva tillsynsarbetet ska kommuniseras med dem som erlägger en årlig avgift och inte får något tillsynsbesök. Bedömning Vi bedömer att nämnden har en väl fungerande tillsynsverksamhet. Tillsynen sker enligt upprättade tillsynsplaner, eventuella avvikelser rapporteras till nämnden. Rekommendation Nämnden bör informera alla som erlägger en avgift med vilket tidsintervall som tillsynen kommer att ske och varför inte något tillsynsbesök sker årligen. PwC 14

18 Tas rätt avgifter ut? Granskningsiakttagelser Vi har genom stickprov granskat att fakturerade taxor enligt plan- och bygglagen överensstämmer med kommunfullmäktiges beslut. Fakturaunderlagen består av en blankett för beräkning av avgift för bygglov och för anmälan/startbesked. Blanketten innehåller förutom diarienummer och en beskrivning av ärendet även de uppgifter som krävs för beräkning av avgifterna. Om debiteringen grundar sig på ett beslut i nämnden finns ett utdrag ur protokollet med i fakturaunderlaget. Vi har genom stickprov granskat att fakturerade avgifter och taxor inom området miljö- och hälsa, livsmedel, tobak och alkohol med mera överensstämmer med kommunfullmäktiges beslut. Fakturaunderlagen består av delegationsbeslut som undertecknats av handläggare. Av besluten framgår bakgrund och motivering, avgiften, beslut och kommunikation. Inom livsmedelsområdet anges riskklassningen enligt Livsmedelsverkets riktlinjer vilket leder fram till fastställd kontrolltid. Bedömning Vi bedömer att fakturerade avgifter och taxor enligt plan- och bygglagen (2010:900) överensstämmer med kommunfullmäktiges beslut (KF 138/2011). Faktureringsunderlagen visar på ett tydligt sätt vad fakturan avser och hur avgiften beräknats. Beslutad taxa finns på kommunens hemsida. Vi bedömer att fakturerade avgifter och taxor inom området miljö- och hälsa, livsmedel, tobak och alkohol med mera överensstämmer med kommunfullmäktiges beslut¹. Granskade underlag visar att gällande timtaxa och besöksavgift fakturerats (MBN 266/2012). Beslutad taxa tillsammans med information om hur taxan är konstruerad återfinns på kommunens hemsida. PwC 15

19 Samarbete med Kommunstyrelsen Granskningsiakttagelser Samarbetet och samverkan mellan nämnden och Kommunstyrelsen har beskrivits ovan ur olika aspekter både på politisk som på operativ nivå På politisk nivå finns upparbetade kontaktytorna och agendor för hur samarbetet mellan dessa parter ska fungera i berednings-, planerings-, genomförande och uppföljningssammanhang. Bedömning Vi bedömer att det på politisk nivå finns väl fungerande och strukturerade samverkansformer mellan nämnden och kommunstyrelsen PwC 16

20

21

22

23

24

25 tvecklingsstrateg Staffan Erlandsson 0490/ Styrmodell Så styrs Västerviks kommun Bakgrund I Budget 2013, ekonomisk planering visioner, prioriteringar och resurser står det på s 8 följande: Genomför åtgärder och utvecklingsinsatser i syfte att åstadkomma en ändamålsenlig styrning av kommunens ekonomi och verksamhet i linje med av revisionen lämnad rapport Vidare finns på sidan ett stycke kring principer för ekonomistyrning. Detta behöver tydliggöras ytterligare, där det lättfattligt och pedagogiskt beskrivs hur Västervik styrs. Vidare har revisorerna med hjälp av Ernst & Young i samband med en granskning under 2012 påtalat att: Det saknas en samlad dokumentation av kommunens styrmodell. Det finns heller inget dokumenterat årshjul som beskriver planerings- och uppföljningsprocesserna på olika ansvarsnivåer, när aktiviteter genomförs samt hur aktiviteterna på olika nivåer är kopplade till varandra. Styrmodellen bör dokumenteras på ett enkelt och pedagogiskt sätt. Det ger förutsättningar att skapa en gemensam bild hur styrningen går till. Mallar bör upprättas för verksamhetsplaner, arbetsplaner och verksamhetsberättelser. Planerna på enhets/funktionsnivå bör ha en enhetlig benämning. Arbetet har skett under våren 2013 och har varit uppe på koncernledningsgruppen vid tre tillfällen Syfte Syftet är att Västerviks kommun ska få en styrmodell som på ett bra och lättfattligt sätt beskriver styrsystemet i Västerviks kommun, från Västerviks vision, budgetprocess till verksamhetens genomförande samt att ge stöd till verksamheterna i form av bla mallar som underlättar arbetet ute i verksamheterna.

26 Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta föreslagen modell som styrmodell för Västerviks kommun. att uppdra till kommunstyrelsen att ansvara för implementeringen av styrmodellen för samtliga delar inom Västerviks kommun. Carl-Magnus Mårheden Kommundirektör 2 (2)

27 Så styrs Västerviks kommun

28 Västerviks kommun Västervik Så styrs Västerviks kommun Ansvarig: Carl-Magnus Mårheden, kommundirektör Formgivning och grafik: Phia Bergdahl, kommuninformatör Foto: Tommy.O Andersson/Bildarkivet.se 2

29 Inledning Västerviks kommun står de kommande åren inför ett antal stora utmaningar. För att använda våra gemensamma resurser på ett effektivt sätt och svara upp emot invånarnas krav krävs en gemensam riktning och samordning av våra verksamheter. Västerviks kommun har omkring anställda i fem nämnder och sju bolag. För att nå de uppsatta strategiska målen i Budget 2013, ekonomisk planering visioner, prioriteringar och resurser är utgångspunkten vår ledstjärna, Västerviks vision Vision 2025 Vision 2025 består av fem delar. Visionen ska visa vägen och ger drivkraft till kommunen. Västervik växer med stolthet och äkthet och har utvecklats till en hållbar kommun Vi har jobb, känner oss friska och är trygga Vi bor bra, har korta restider och en rik och varierad fritid Vår skärgård och våra naturområden är öppna för alla Det är enkelt, roligt och lönsamt att driva företag i Västervik För att kunna nå visionen krävs att vi utvecklar och driver den kommunala verksamheten utifrån de i fullmäktige fastslagna strategiska målen. Dessa mål kan bara nås genom att ta tillvara kunskap, energi och idéer hos alla våra medarbetare. Harald Hjalmarsson Kommunstyrelsens ordförande Carl-Magnus Mårheden Kommundirektör 3

30 Det kommunala uppdraget Västerviks kommuns uppdrag Västerviks kommun ska först och främst erbjuda service och välfärdstjänster samt arbeta för att utveckla kommunen. Detta gör vi främst genom vård, omsorg, pedagogisk verksamhet, myndighetsutövning, rådgivning och andra former av service för våra närmare kommuninvånare. En stor del av kommunens verksamhet bedrivs på uppdrag av staten och regleras i lag. Dessa är främst kommunallagen, skollagen, socialtjänstlagen, miljöbalken m.fl. Samtidigt får kommunen bestämma det mesta själv. En kommun har ansvar för viktiga funktioner som oftast är obligatoriska uppgifter. Kommunen kan även fatta beslut om att erbjuda olika frivilliga uppgifter. Kommunens obligatoriska uppgifter Social omsorg (äldreomsorg, omsorg för funktionsnedsatta samt individ- och familjeomsorg) Hälso- och sjukvårdsverksamhet För-, grund- och gymnasieskola Plan- och byggfrågor Miljö- och hälsoskydd Renhållning och avfallshantering Vatten och avlopp Räddningstjänst Civilt försvar Biblioteksverksamhet Bostäder Regional och lokal kollektivtrafik (gemensam med landstinget) Kommunens frivilliga uppgifter Kultur och fritid Teknisk service Energiförsörjning nderhåll av gator Näringslivsfrågor (kommunens näringslivsfrågor hanteras av Västervik Framåt AB på uppdrag av Västerviks kommun) 4

31 Styrningen Så styrs Västerviks kommun Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Demokratiberedning Revision Valberedning Barn- och utbildningsnämnd Västerviks kommuns Förvaltnings AB 100% Miljö- och byggnadsnämnd Västerviks Kraft Elnät AB 100% Socialnämnd TjustFastigheter AB 100% Valnämnd Västervik Miljö & Energi AB 100% Överförmyndare Västerviks Bostads AB 100% Västervik Biogas AB 60% Västervik Resort AB 100% 5

32 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige utser ledamöter och ersättare till kommunstyrelsen. Dessutom beslutar kommunfällmäktige vilka nämnder och kommunala bolag som ska finnas. Kommunfullmäktige fastställer kommunens budget och beslutar hur mycket skatt invånarna i kommunen ska betala. Kommunfullmäktige väljer också de revisorer som granskar kommunens verksamhet. Kommunfullmäktige, eller den nämnd eller det bolag som fått ansvaret, fattar beslut inom ett stort antal områden som exempelvis: skola förskoleverksamhet äldreomsorg gator i tätorter vatten- och avloppsfrågor energifrågor bygglov och utskänkningstillstånd. Medborgarna väljer politiker till kommunfullmäktige vart fjärde år och får på det sättet möjlighet att påverka hur kommunen ska utvecklas. För att få rösta i kommunalvalet ska man dels: ha fyllt 18 år senast på valdagen, vara svensk medborgare som är folkbokförd i kommunen, eller är medborgare i någon av E:s medlemsstater, Norge eller Island och har varit folkbokförd i Sverige i minst 30 dagar eller är medborgare utanför E och har varit folkbokförd i Sverige i minst tre år. De flesta kommunpolitiker är fritidspolitiker och sköter sina uppdrag vid sidan av sitt vanliga arbete. Politikerna i kommunen kallas även förtroendevalda. Förutom i kommunfullmäktige finns politiska uppdrag inom kommunstyrelse samt i olika nämnder och utskott. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen utses av kommunfullmäktige. Det parti eller de partier som har majoritet i fullmäktige, det vill säga har flest valda representanter, får också majoritet i kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar i kommunen. Innan en fråga ska behandlas av kommunfullmäktige måste den förberedas av kommunstyrelsen, detta kallas att bereda ärendet. Kommunstyrelsen: leder och samordnar allt arbete inom kommunen ansvarar för kommunens ekonomi har uppsikt och följer upp måluppfyllelse av resultat. 6

33 Nämnderna Nämnderna ansvarar för det dagliga arbetet inom kommunen samt förbereder ärenden som ska beslutas av kommunfullmäktige och genomför dessa. I Västerviks kommun finns fem nämnder: Kommunstyrelse Barn- och utbildningsnämnd Miljö- och byggnadsnämnd Socialnämnd Valnämnd De kommunala bolagen De kommunala bolagen styrs av bolagsstyrelser utsedda av kommunfullmäktige. Vad bolagen ska göra står i en bolagsordning för varje bolag. Ytterligare styrning skrivs i ett ägardirektiv. Kommunens roll som ägare är att löpande utvärdera verksamheten och bolagens strategier och mål. Kommunen bevakar hur bolagens verksamhet stämmer med övrig verksamhet samt hur bolagen sköts. För att det ska finnas skäl att bedriva verksamhet i bolagsform krävs att det direkt eller indirekt skapar nytta för medborgarna. Bolagsverksamheten ska samordnas med kommunens övriga verksamhet så långt det är möjligt och lämpligt. I ägardirektiv tydliggörs ansvar och roller mellan Västerviks kommun och bolagen. Ägardirektivet ska ge en aktiv styrning av bolagen samt underlätta för kommunen att följa verksamheten. Förutom en formell styrning i bolagsordning och ägardirektiv så finns det möjlighet till en dialog mellan bolagsstyrelsen och kommunstyrelsen. I Västerviks kommun finns sju bolag. Förvaltningsbolaget är kommunens moderbolag som har ansvaret för fyra dotterbolag. Västerviks Kommuns Förvaltnings AB TjustFastigheter AB Västervik Miljö & Energi AB Västerviks Bostads AB Västerviks Kraft Elnät AB Västervik Resort AB Västervik Biogas AB (60% Västerviks kommun, 40% Tekniska Verken i Linköping AB) Respektive nämnd eller bolagsstyrelse har till sin hjälp en organisation för att se till att besluten görs samt att driva och leda verksamheten. Nämnden eller styrelsen beslutar om vad som ska utföras och uppnås, medan ledningen avgör hur målen ska nås. Förvaltnings- eller bolagsledningens ansvar är att bevaka kvaliten i verksamheten och redovisa resultatet till nämnden eller bolagsstyrelsen. Ledningen ansvarar för att målen uppnås. 7

34 Ekonomisk styrning Finansiering Kommunalskatten är den största inkomstkällan Kommunalskatten står för ungefär 70 procent av kommunens inkomster. Kommunen har även inkomster genom taxor och avgifter på vissa tjänster, som barn- och äldreomsorg samt hälso- och sjukvård. Kommunerna får också bidrag från staten. Vissa statsbidrag är allmänna, andra får bara användas inom särskilda områden som staten pekar ut. Budget Kommunen arbetar med flerårsbudgetar för att säkerställa en långsiktig planering. I normalfallet fastställer kommunfullmäktige i juni månad budgeten för det kommande året, samt preliminär drift- och investeringsplan för de tre kommande åren. I juni 2012 beslutades dokumentet Budget 2013, ekonomisk planering visioner, prioriteringar och resurser. Västerviks kommuns budget är förutsättningen för all kommunal verksamhet. Den totala budgeten uppgår till 1,73 miljarder kronor vilket motsvarar drygt skattade kronor per person. Kommunens tillgångar finns till största delen i de kommunala bolagen. Hundra skattekronor i Västervik fördelar sig enligt följande (2013) Miljö och byggnadsverksamhet, 0,5% Räddningstjänst, 2% Kultur- och fritidsverksamhet, 4% Kommunövergripande verksamhet, 10,5% Skola och barnomsorg, 40,5% Politik och demokrati, 1% Vård, äldreomsorg, stöd till familjer och barn, stöd till missbrukare, stöd och service till personer med funktionsnedsättning, hälso- och sjukvård och individ- och familjeomsorg, 41,5% 8

35 Kommunens tillgångar Kommunens värde finns i bolagen enligt nedanstående diagram. Omsättning Bolag (2012) TjustFastigheter AB, 128,6 mnkr Västerviks Resort AB, 46,7 mnkr Västerviks Biogas AB, 2,2 mnkr Västervik Miljö & Energi AB, 329,5 mnkr Västerviks Kraft Elnät AB, 53,4 mnkr Västerviks Bostads AB, 402,6 mnkr Tillgångar Bolag (2012) Västerviks Resort AB, 77,4 mnkr Västerviks Biogas AB, 15,3 mnkr TjustFastigheter AB, 659,5 mnkr Västervik Miljö & Energi AB, 768,6 mnkr Västerviks Kraft Elnät AB, 115,3 mnkr Västerviks Bostads AB, 1027,1 mnkr 9

36 Styrningens inriktning Styrdokumenten De blå delarna i modellen till höger beslutas av kommunfullmäktige. De röda av ansvarig nämnd eller bolag och det gröna av förvaltningen/enheten. Budgetdokumentets funktion tifrån visionen och våra prioriterade områden har det tagits fram mål, konkreta uppdrag och resurser i budgeten. Visionen och de prioriterade områdena ska vara grunden för allt arbete i kommunens nämnder. Nämnderna tar ansvar för sin ekonomi och gör satsningar där de anser att det behövs. Detta gör nämnden genom att utarbeta egna mål. Avstämning och uppföljning sker genom årsredovisning och delårsrapporter. Vision 2025 Vision 2025 består av fem delar. Visionen ska visa vägen och ger drivkraft till kommunen. Västervik växer med stolthet och äkthet och har utvecklats till en hållbar kommun Vi har jobb, känner oss friska och är trygga Vi bor bra, har korta restider och en rik och varierad fritid Vår skärgård och våra naturområden är öppna för alla Det är enkelt, roligt och lönsamt att driva företag i Västervik Vision 2025 Prioriterade områden Ettåriga politiska mål Kommunfullmäktiges budget Övergripande mål och lagstadgade planer Nämndens detaljbudget/ verksamhetsplan Lokal detaljbudget/ verksamhetsplan Verksamhetens genomförande Prioriterade områden Fullmäktige bestämmer prioriterade områden för de frågor som anses viktigast under den fyraåriga mandatperioden. Prioriterade inriktningsområden Attraktiv kommun för boende, företagande och besökande Hållbar och resultatorienterad verksamhet och ekonomi Ge förutsättningar för ett hållbart arbetsliv som anställd i Västerviks kommun 10

37 Ettåriga politiska mål Kommunkoncernens årsplan, uppdragsplanerna för nämnder och bolagsstyrelser samt förvaltningens/enhetens lokala verksamhetsplan visar vilka resultat som ska uppnås under ett år. Årsplaneringen utgår från den av kommunfullmäktige beslutade 4-årsplanen samt ändrad lagstiftning och andra nya förutsättningar. Planering Kommunfullmäktige budget med uppdrag Nämnd detaljbudget/ verksamhetsplan med uppdrag Förvaltning/enhet lokal detaljbudget/ verksamhetsplan med uppdrag Mötet ppdrag ppföljning Förvaltning/enhet lokal verksamhetsberättelse Nämnd verksamhetsberättelse delårsrapport Kommunfullmäktige årsredovisning delårsrapport bolagens årsredovisningar Kommunens budget Alla mål och uppdrag i budgeten ska ha bäring på de prioriterade områdena. Målen ska vara SMARTA, det vill säga Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsatta och Ansvarsgivna. Målen utarbetas av majoriteten och beslutas av kommunfullmäktige. Övergripande mål och lagstadgade planer En nämnd/bolag kan ha egna övergripande mål för verksamheten. Lagar reglerar att vissa kommunala planer måste finnas som egna dokument. Dessa planer beslutas av kommunfullmäktiges efter beredning av aktuell nämnd. Om kommunfullmäktige inte behöver besluta tas beslutet av aktuell nämnd. Planerna samordnas med de övergripande målen. 11

38 Detaljbudget/verksamhetsplaner Alla mål och uppdrag i budget/verksamhetsplaner ska utgå från kommunfullmäktiges budget. Målen ska vara SMARTA. Målen utarbetas på nämndsnivå och beslutas i samband med nämndens detaljbudget. Lokala verksamhetsplaner Alla mål, uppdrag och aktiviteter i verksamhetsplanerna ska utgå från detaljbudgeten/verksamhetsplanen. Målen ska vara SMARTA. Målen utarbetas på enhetsnivå och godkännes av närmsta chef. ppföljning av verksamhet och ekonomi Delårsrapporten och årsredovisningen bestäms av den kommunala redovisningslagen (1997:614). ppföljning ska ske i form av: Delårsrapport per sista april och sista augusti samt årsredovisning per sista december till kommunfullmäktige. Ekonomirapport per den sista januari, februari, mars, maj, juni, september, oktober och november till kommunstyrelsen. Målen följs upp i budgetuppföljning per den sista augusti (i delårsrapporten) och i årsredovisningen. Olika kvalitetsmätningar, jämförelser m.m. redovisas i den uppföljning som kommer närmast efter att resultaten blivit kända. Kommunstyrelsen följer löpande upp ekonomi, befolkning och arbetsmarknad genom rapport varje månad. Olika sätt att mäta kvalitet Kommunens verksamhet består till största delen av tjänster, där medborgarnas upplevelse av kvalitet är lika viktigt som uppmätt kvalitet. Exempel på tre typer av kvalitetsmått: Hur vi upplevs av kunden. Detta mäts via NKI (Nöjd Kund Index) eller med hjälp av enkäter som fångar kundens upplevelser. Vilket resultat vi gör. Detta kan mätas med genom resultat via offentlig statistik. (Exempelvis andelen elever med betyg i 16 ämnen). Hur vi utför arbetet. Exempelvis korta väntetider och få reklamationer är mått på processkvalitet. Årsredovisning Årsredovisningen är en sammanställning av årets räkenskaper och verksamhetens resultat. Nämnderna lämnar, enligt anvisningar från kommunstyrelsen, bokslut och verksamhetsberättelse som underlag till årsredovisningen. Kommunstyrelsen utvärderar de övergripande målen till årsredovisningen. Nämndernas tjänstemän ger stöd i arbetet med underlag till årsredovisning. 12

39 Kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges arbete Januari Årlig översyn av styrprocessen nderlag omvärldsanalys (befolkningsutveckling, demografi, trender, lagstiftning och andra förändringar) Visionsarbete Februari Arbete med årsbokslut Omvärldsanalys, preliminärt årsbokslut Mars En till två dagars seminarium med kommunstyrelsen och presidierna om budgetdokumentets mål och resurser (SCB:s siffror kommer i mars) April Årsbokslut i kommunfullmäktige Förslag till mål och budget samt treåriga investeringsramar presenteras Maj Delårsbokslut per den 30 april i kommunstyrelsen Kommunstyrelsen bereder förslaget till budgetdokument för de tre kommande åren Förslag till budgetdokument skrivs fram med remiss till nämnder och bolag Juni Delårsbokslut per den 30 april i kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar om budgetdokumentet för de tre kommande åren Augusti Nämnder/bolag arbetar med budgetdokumentet och bryter ned den till ettåriga mål och budgetar September Arbete med delårsbokslut per den 31 augusti Delårsbokslut per den 31 augusti i kommunstyrelsen Oktober Delårsbokslut per den 31 augusti i kommunfullmäktige Bolagens budgetar fastslås November Om nödvändigt ny behandling av vissa frågor i kommunfullmäktige Beslut om skattesatsen Förvaltningarnas enheter tar fram detaljbudget/verksamhetsplan December Förberedelse för att de nya planerna ska träda i kraft per den 1 januari 13

40 Årscykel för förvaltning/nämnd och bolag/bolagsstyrelse Nämnder och bolagsstyrelser fastställer sina verksamhets-/affärsplaner utifrån fullmäktiges årsplan. I planen redovisas hur nämnden respektive bolagsstyrelsen bidragit till resultatet i kommunkoncernens årsplan. I verksamhets-/affärsplanen vägs visionen, prioriterade områden samt egna mål in. nder verksamhetsåret drivs och säkras resultatet genom fortlöpande uppföljning med hjälp av delårsrapporter. Negativa resultatavvikelser kan leda till exempelvis besparing eller omdisponering. Nämndernas och bolagens större ärenden Nedan finns exempel på ärenden av större vikt. Dessa ska beslutas av kommunfullmäktige enligt kommunallagen 3 kap. 9 Fullmäktige beslutar i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen. Socialnämnden avgiftsärenden nytt särskilt boende nedläggning av verksamhet på en ort Barn- och utbildningsnämnden nybyggnad av förskola och skolor avveckling av daghem, förskola och skola Miljö- och byggnadsnämnden avgiftsärenden Kommunstyrelsen investeringar enligt policy infrastrukturärenden Västervik Miljö & Energi AB ägardirektiven investeringar av större omfattning när större beslut ska fattas som påverkar annat bolag eller nämnd Västerviks Kraft Elnät AB ägardirektiven investeringar av större omfattning när större beslut ska fattas som påverkar annat bolag eller nämnd Västerviks Bostads AB, TjustFastigheter AB ägardirektiven nedläggning av verksamhet på en ort när större beslut ska fattas som påverkar annat bolag eller nämnd Västervik Resort AB ägardirektiven investeringar av större omfattning när större beslut ska fattas som påverkar annat bolag eller nämnd 14

41 Årscykeln för förvaltningen/den lokala enheten Förvaltningens/enhetens planering beskrivs i en lokal detaljbudget/verksamhetsplan. tgångspunkten för verksamhetsplanen är förvaltningens/enhetens grunduppdrag, strategiska mål, processmål, nämndens detaljbudget/verksamhetsplan med uppdrag, medborgarens behov samt nuläge. I den lokala detaljbudgeten/verksamhetsplanen ska förvaltningen/enheten planera aktiviteter som stöttar uppdragen i kommunfullmäktiges budget. Lokal detaljbudget /verksamhetsplan inför kommande år godkänns av närmaste högre chef i samband med nämndens detaljbudget/verksamhetsplan. Varje medarbetare med ett ekonomiskt- och/eller verksamhetsansvar är skyldig att kontinuerligt göra en uppföljning. ppföljningen sker på ansvarsnivå och via beslutsstödssystemet Hypergene. Ett praktiskt exempel Skolan Skogsbäret är en låg- och mellanstadieskola med 35 anställda och 290 barn. Enheten leds av rektor Kerstin. På den gemensamma konferensen i början av hösten beskriver Kerstin vilken budget enheten har fått för nästkommande år. Kerstin berättar också vilka uppdrag som barn- och utbildningsnämnden har prioriterat utifrån prioriterade områden och Vision Arbetslagen diskuterar till nästa gång förslag på hur verksamheten ska drivas för att Skogsbärets barn ska nå sina mål. Reslutatet av diskussionerna samlas i enhetens lokala detaljbudget/verksamhetsplan med uppdrag. Arbetet återkommer under hösten under ledning av rektor Kerstin. Målen ska vara SMARTA och resultaten ska gärna mätas med offentlig statistik som exempelvis betyg eller resultat på nationella prov. Senast i samband med nämndens detaljbudget/verksamhetsplan godkänner barnoch utbildningschefen Skogsbärets lokala detaljbudget/verksamhetsplan. 15

42 Bilaga 1 Sammanfattande bild av styrsystemet Förvaltning/Enhet Ettåriga uppdrag Aktiviteter Förvaltningens/ enhetens lokala detaljbudget/ verksamhetsplan Förvaltning/enhet lokal verksamhetsberättelse Nämnd/Bolagsstyrelse Fyraåriga processmål Ettåriga uppdrag Nämndens detaljbudget/ verksamhetsplan Nämnd verksamhetsberättelse delårsrapport Kommunfullmäktige Ettåriga politiska mål med uppdrag Kommunfullmäktiges budget och ägardirektiv Kommunfullmäktige årsredovisning delårsrapport bolagens årsredovisningar Prioriterade områden Fyraåriga strategiska mål Tillväxt och hållbar samhällsutveckling Ekonomiskt hållbar kommun En attraktiv arbetsgivare Effektiv förvaltning Vision 2025 tvärdering Lagstiftning Styrande dokument Organisationens värden 16

43 Bilaga 2 Beslutsprocessen Post/Inkommen handling En handling kan komma in till kommunen från myndigheter, kommuninvånare eller andra kommunala nämnder/råd/styrelser. Handlingar som kommer in via fax eller e-post behandlas på samma sätt som brevpost. En handling kan även vara ett ljudband, en video etc. Registrering Inkommen post registreras, vilket innebär att handlingen ankomststämplas med dagens datum och får ett unikt diarienummer eller hålls ordnat på annat sätt, t.ex. via en postlista. Diarienumret används för att allmänheten ska kunna se vilka ärenden som kommit in och för att underlätta sökning av ärendet. Varje myndighet, d v s varje nämnd har sitt eget diarium. Varje händelse registreras i diariet under ärendets gång, det kan vara remisser, inkomna yttranden, beslut, expediering av beslut, arkivering eller återremiss. Handlingar som kommit in till kommunen är allmänna. Det innebär att alla har rätt att se de handlingar som kommit in till kommunen. ndantaget är sådana handlingar som enligt sekretessbestämmelse är hemliga. Offentlighetsprincipen, ger alla, svenska medborgare såväl som utländska medborgare, rätt att ta del av allmänna handlingar finns i Tryckfrihetsförordningen. Handläggare Anställda tjänsteman i kommunen som utreder ärendet och som tar fram beslutsunderlag eller andra uppgifter politikerna beslutat om. Beredning Innan ett ärende ska behandlas av kommunfullmäktige måste det förberedas (beredas) av kommunstyrelsen. I kommunstyrelsen och nämnderna ställs formellt inga krav på beredning men i praktiken sker detta genom att respektive förvaltning tar fram ett beslutsunderlag. Kanske behöver handläggaren ta fram en utredning, en kartbild, ett avtalsförslag eller en kostnadsberäkning. Remiss Ibland behövs synpunkter från andra instanser som har specialkunskaper om ärendet, det vara andra kommunala nämnder men också utomstående organ. Då skickas ärendet på remiss. När alla synpunkter lämnats i ärendet går yttrandena tillbaka till handläggaren för sammanställning inför kallelsen. Kallelse Ordföranden har ansvar för att de ärenden som skall behandlas på sammanträdena är beredda, d.v.s. att kallelsen innehåller de uppgifter/handlingar som krävs för att kunna ta beslut. Kommunens beslutsprocess bygger i huvudsak på skriftligt material, med ett förslag till beslut från tjänstemän, för att allmänheten skall kunna ta del av handläggningen. Sammanträdeshandlingar finns tillgängliga på kommunhuset och på biblioteken. I viss utsträckning finns de också på kommunens hemsida. 17

44 Politisk behandling beslutsfattande Kommunfullmäktige beslutar i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, vilket betyder i alla stora och övergripande frågor som rör kommunen och kommunens invånare. Exempel på frågor är hur kommunen ska organisera sin verksamhet, hur stor kommunalskatt invånarna ska betala och om kommunala taxor för t.ex. barnomsorg, renhållning etc. Kommunfullmäktige beslutar också om kommunens budget och fördelar pengar mellan de olika nämnderna. För ärenden som inte är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, kan de olika nämnderna eller kommunstyrelsen själva besluta inom de område som kommunfullmäktige har beslutat att de får handlägga. Protokoll Efter varje sammanträde skrivs det ett protokoll. För varje ärende skrivs en paragraf. Protokollet justeras (godkännes), av ordföranden och en eller två ledamöter som för sammanträdet utsetts till justerare. Detta sker för att kontrollera att beslutet är riktigt formulerat och stämmer med vad som faktiskt beslöts på sammanträdet. Efter justeringen anslås protokollet på kommunens anslagstavla (finns i kommunhusets entréhall) och publiceras också på kommunens hemsida. Anslaget är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande börjat löpa. Anslaget sitter uppe i tre veckor, den tid som kommuninnevånarna har på sig att överklaga. Beslutsexpediering I princip varje paragraf i protokollet ska expedieras. Det betyder att kopia på de olika besluten skickas till dem som berörs av beslutet. Den som initierat ett ärende får svar på hur beslutet blev och den eller de som ska verkställa beslutet eller på annat sätt är berörda av beslutet får också kännedom om beslutet. Laglighetsprövning Varje medlem av en kommun har rätt att överklaga lagligheten i besluten som kommunen fattar. Det gäller oavsett om det är fullmäktige, styrelsen, nämnderna eller tjänstemän som fattar dem. Den prövande instansen förvaltningsrätten kan bara bifalla eller avslå överklagandet. Den kan inte ersätta det överklagade beslutet med ett nytt. Reglerna för laglighetsprövning finns i 10 kap. kommunallagen. Ärenden som härrör från speciallagstiftningen, prövas istället genom förvaltningsbesvär, då kan länsrätten däremot pröva ärendet både utifrån laglighets- och lämplighetssynpunkter. Dessa ärenden kan överklagas endast av den eller de som ärendet rör, om beslutet gått henne/ honom emot. Om ingen överklagar beslutet vinner beslutet laga kraft efter att överklagandetiden gått ut och är då giltigt tills vidare eller till dess det upphävs av annat beslut. Arkiv När ärendet är slutbehandlat ska det arkiveras så att det ska bli lätt att återfinna. Förfarandet styrs av arkivlagen som innehåller bland annat följande stadgande: En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser, 1. rätten för alla att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. 18

45 Bilaga 3 Definitioner Bolagsordningar och ägardirektiv För alla kommunala bolag finns det bolagsordning och ägardirektiv som är antagna av kommunfullmäktige. Bolagsordningen är aktiebolagens regelverk, som tillsammans med lagstiftning anger ramarna för verksamheten. Ägardirektivet fungerar som ett komplement till bolagsordningen. Av ägardirektivet framgår ägarens förväntningar och krav på bolaget. Budget Varje år beslutar kommunfullmäktige om en budget för kommande kalenderår. I budgeten måste intäkterna, pengarna som kommer in till kommunen, vara större än kostnaderna. ndantag får göras om det finns synnerliga skäl. Budgeten innehåller en plan för verksamheten och ekonomin under det kommande året. Skattesatsen och anslagen till verksamheten ska anges. Av planen ska det vidare framgå hur verksamheten ska finansieras och hur den ekonomiska ställningen beräknas vara vid årets slut. För verksamheten ska mål och riktlinjer anges som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För ekonomin ska de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning anges. Budgeten ska också innehålla en plan för ekonomin för en period av tre år. Budgeten ska fastställas av fullmäktige före november månads utgång. Valår ska budgeten fastställas av nyvalda fullmäktige. Budgeten är ett viktigt verktyg i arbetet att styra kommunens ekonomi, det vill säga att stämma av verkligt ekonomiskt utfall med det planerade utfallet och därifrån fatta relevanta beslut. Detta innebär att om året har gått bättre än planerat så finns möjlighet för exempelvis förbättringsåtgärder såsom inköp av nya inventarier. I budgetprocessen utarbetar den politiska majoriteten förslag till budget och verksamhetsplan. Fullmäktige fastställer budgeten i juni och beslutar om ett anslag per nämnd/styrelse. Sedan ska respektive nämnd/styrelse upprätta en detaljbudget för sin verksamhet som ska vara beslutad senast den sista november. Hypergene Hypergene är det beslutsstödssystem som kommunen använder för att följa upp mål och uppdrag med. Systemet ger också användaren tillgång till en mängd ekonomiska och personalrelaterade rapporter för att kunna leda och styra sin dagliga verksamhet. Årsredovisning En kommun är enligt lag skyldig att fortlöpande föra räkenskaper över de medel den förvaltar. Dessa medel kan vara pengar, personal, byggnader och andra resurser som efter årets slut ska sammanställas i en årsredovisning. Årsredovisningen består dels av en siffermässig uppställning av årets intäkter och kostnader, tillgångar och skulder inklusive kommentarer och noter till dessa, dels av en förvaltningsberättelse som i ord beskriver och kommenterar den verksamhet som bedrivits under året. 19