Reglemente med gemensamma bestämmelser för nämnder i Vaxholms stad

Transkript

1 1 av 7 Reglemente med gemensamma bestämmelser för nämnder i Vaxholms stad Det gemensamma reglementet innehåller grundläggande bestämmelser om arbetsformer för Vaxholms stads nämnder. Det gemensamma reglementet kompletteras av nämndspecifika reglementen. Ansvar och organisation 1 Nämndernas ansvar Varje nämnd är huvudman för och/eller myndighet för de ansvars områden/uppgifter som anges i respektive nämnds reglemente. Detta innebär bl.a. att nämnden har ansvar för finansiering, målformulering och uppföljning av verksamheten. Nämnden ansvarar även för att samråd sker med dem som utnyttjar dess tjänster. Varje nämnd ansvarar för att de av fullmäktige fastställda målen för nämndens ansvarsområden uppnås inom de beslutade ekonomiska ramarna. Detta innebär bl.a. att nämnden ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig. 2 Sammansättning och mandattider Ledamöter och ersättare i en nämnd väljs av fullmäktige till det antal som fullmäktige bestämmer. Ledamöterna och ersättarna i styrelsen väljs för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet. Mandat tiderna för ledamöter och ersättare i övriga nämnder är ett år räknat från den 1 januari. Revisorer väljs t.o.m. april i första året för ny mandatperiod för granskning av bokslut. Bland ledamöterna i nämnd utser fullmäktige en ordförande samt en eller två vice ordförande att tjänstgöra den tid som fullmäktige bestämmer. 3 Rapporteringsskyldighet Nämnd ska redovisa till fullmäktige hur den har fullgjort de uppdrag som fullmäktige lämnat nämnden. Redovisningen sker i enlighet med av fullmäktige beslutad omfattning och form. Post: Vaxholm Besök: Eriksövägen 27 Telefon: Fax: E post: kansliet@vaxholm.se Webb: Org nr: Plusgiro:

2 2 av 7 Arbetsformer 4 Sammanträden Nämnds ordinarie sammanträden sker på dag, tid och plats som nämnd bestämmer, lämpligen genom ett sammanträdesschema som fastställs i början av varje kalenderår. Sammanträden ska också hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller ordföranden anser att det behövs. 5 Kallelse Kallelse till sammanträde utfärdas av ordföranden eller under ordförandens inseende. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot längst tid i nämnden utfärda kallelse. Kallelse och föredragningslista ska vara varje ledamot och ersättare tillhanda senast fem (5) dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. 6 Inkallande av ersättare samt ersättares tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del av sammanträdet, ska själv inkalla den ersättare som står i tur att tjänstgöra och som redan inte kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna valts proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ned i ordningen. 7 Deltagande i sammanträde på distans Ledamöter får delta i nämndernas sammanträden på distans enligt de förutsättningar som anges i 5 kap. 38 a kommunallagen. Deltagande på distans förutsätter godkännande för varje enskilt tillfälle av nämndens ordförande.

3 3 av 7 8 Växeltjänstgöring En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 9 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot längst tid i nämnden. Om två eller flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid, fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för längre tid än en månad ska vice ordföranden eller annan ledamot i nämnden som nämnden utser vara ordförande och fullgöra ordförandens samtliga uppgifter. 10 Närvarorätt för ersättare, tjänstemän och utomstående Ersättare som inte tjänstgör äger rätt att närvara samt delta i överläggningarna vid nämnds sammanträden och ska underrättas om tid och plats för sammanträdena. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten. Nämnd får kalla ledamot eller ersättare i fullmäktige, en annan nämnd eller beredning, en revisor, en anställd hos kommunen eller en särskild sakkunnig att närvara vid ett sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Den som kallats får, om nämnden beslutar det, delta i överläggningarna men inte i besluten, och har inte heller rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Vid nämnds sammanträden får, om nämnden inte i särskilt fall beslutar annat, förvaltningschefen och tjänstemän som denne utser, vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna. 11 Omröstning och beslut En ledamot i en nämnd har rätt att avstå från att delta i en omröstning eller i ett beslut. Ordföranden är dock alltid skyldig att rösta, när det behövs för att ärendet ska kunna avgöras. En ledamot i en nämnd som deltar i handläggningen av ett ärende ska delta i avgörandet av ärendet, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Ingen är dock skyldig att rösta för fler än ett förslag.

4 4 av 7 Reservation och protokollsanteckning En ledamot som deltagit i beslut av ett ärende får reservera sig mot beslutet eller lämna en protokollsanteckning. Reservationen och protokollsanteckningen ska anmälas innan sammanträdet avslutas. Om ledamöter vill motivera reservationen eller protokollsanteckningen, ska det göras skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren senast före den dag som har fastställts för justeringen av protokollet. 12 Protokoll Vid sammanträden ska protokoll föras på ordförandens ansvar. Det ska redovisa vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort, vilka ersättare och övriga personer som varit närvarande och vilka ärenden som nämnden har handlagt. Protokollet ska för varje ärende redovisa: vilka förslag och yrkanden som har lagts fram och inte tagits tillbaka i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut genomförda omröstningar och hur de utfallit vilka beslut som fattats vilka ledamöter och tjänstgörande ersättare som deltagit i besluten och hur de röstat vid öppna omröstningar vilka reservationer som har anmälts mot besluten 13 Justering av protokoll Vid varje sammanträde utser nämnden bland sina ordinarie ledamöter eller tjänstgörande ersättare en (1) ledamot att tillsammans med ordföranden justera protokollet. Dag för justering ska fastställas till senast fjorton (14) dagar efter sammanträdet. Om nämnden beslutar att viss paragraf i protokollet ska justeras omedelbart, ska den redovisas skriftligt, innan den justeras. 14 Anslag om justering samt bevis härom Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen tillkännages på kommunens officiella anslagstavla. Av tillkännagivandet ska framgå var protokollet finns tillgängligt, samt vilken dag det har anslagits. Anslaget tas bort tidigast dagen efter överklagandetidens utgång. Klagomål som avser laglighetsprövning ska ha inkommit till förvaltningsrätten inom tre veckor räknat från dagen för justeringens tillkännagivande. Bevis om anslagsdagen ska tecknas på protokollet eller utfärdas särskilt.

5 5 av 7 15 Utskott/beredningar Nämnderna får själva bestämma att utskott/beredning ska finnas. Utskottets uppdrag är att fatta beslut i ärenden som nämnden delegerat och att i de ärenden som ska avgöras av nämnden bereda dessa om beredning behövs. Nämnd väljer utskott bland ledamöterna och ersättarna i nämnden. Nämnd väljer för den tid nämnden bestämmer bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskott på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid, får nämnd utse en annan ledamot än vice ordföranden i utskottet, att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Vad som gäller om närvarorätt för ersättare, tjänstemän och utomstående enligt 9 i detta reglemente ska i tillämpliga delar även gälla i utskott. 16 Utskotts sammanträden Utskott bestämmer själv dag och tid för sammanträden. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs. Utskott får handlägga ärenden när minst hälften av ledamöter/tjänstgörande ersättare är närvarande, varav minst en är ordinarie ledamot. I beslutsärenden måste minst två ledamöter/tjänstgörande ersättare vara eniga om beslutet. Delegering 17 Delegering av beslutanderätt omfattning Nämnd ska arbeta utifrån de principer för styrning som fastslagits av kommunfullmäktige. Detta förutsätter en omfattande delegation. Nämndernas huvuduppgift är att leda arbetet inom nämndens verksamhetsområde utifrån de principer för styrning som fastställs av fullmäktige. Detta förutsätter att beslutsfattande i rutinärenden delegeras. Nämnd får uppdra åt utskott, åt ledamot eller ersättare eller åt en anställd inom kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Beslutanderätten får inte delegeras i följande slag av ärenden: sådana som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats

6 6 av 7 ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. 18 Anmälan av delegeringsbeslut Beslut som har fattats med stöd av delegering ska anmälas till nämnden. Nämnden beslutar om i vilken ordning sådan anmälan ska ske. Anmälan av delegeringsbeslut kan ske genom att det inför varje nämndsammanträde upprättas en lista över delegeringsbeslut som fattats sedan utskick gjordes till närmast föregående sammanträde. För varje ärende ska anges datum, ordningsnummer, beslutets innehåll samt delegat. Övrigt 19 Undertecknande av handling Avtal, skrivelser och andra handlingar som beslutas av nämnd ska undertecknas av ordföranden, eller vid förfall av denne av vice ordförande, och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer, ansvarig tjänsteman, nämndens sekreterare eller kommunchefen. Beslut som fattas med stöd av delegering samt avtal, skrivelser och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet eller den som utsetts därtill. 20 Delgivning Delgivning med nämnd sker med ordföranden eller förvaltningschef eller den som enligt särskilt beslut av nämnden är behörig att ta emot delgivning. 21 Remisser Nämnd får från kommunstyrelsen och dess utskott, kommunens övriga nämnder samt tjänstemän inhämta de yttranden och upplysningar, som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. 22 Registeransvar Nämnd har registeransvar enligt personuppgiftslagen för de personregister som nämnden för och förfogar över i sin verksamhet. 23 Allmänna handlingar Varje nämnd svarar inom sitt ansvarsområde för att registrering görs av allmänna handlingar. Av registret (diariet) ska följande framgå. 1. datum då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, 3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och 4. i korthet vad handlingen rör.

7 7 av 7 Uppgifter enligt andra stycket 3 eller 4 ska utelämnas eller särskiljas om det behövs för att registret i övriga delar ska kunna hållas tillgängligt för allmänheten. 24 Processbehörighet Kommunstyrelsen får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inför domstol och annan myndighet samt vid förrättningar av skilda slag om inte någon annan ska göra det på grund av lag eller annan författning. Nämnd får själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde som rör myndighetsutövning. 25 Upphandling Kommunstyrelsen svarar för kommunens gemensamma upphandling. För övrig upphandling svarar respektive nämnd.