Handlingar till Bygg- och miljönämndens sammanträde den 17 december 2015

Transkript

1 Handlingar till Bygg- och miljönämndens sammanträde den 17 december 2015

2 Ärende 1

3 Ärende 2

4 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (3) Tillväxtkontoret Sandra Henze Kvalitetsstrateg Staben sandra.henze@upplands-bro.se Datum Vår beteckning BMN 15/0006 Bygg- och miljönämnden Budget 2016 Bygg- och miljönämnden Förslag till beslut 1 Bygg- och miljönämnden godkänner förslag till budget 2016 i enlighet med Tillväxtkontorets förslag. 2 Bygg- och miljönämnden ger Tillväxtkontoret i uppdrag att vidta tekniska justeringar. Sammanfattning Bygg- och miljönämnden har tilldelats en budgetram på kronor. Förslaget till budget visar fördelning av driftsbudgeten på verksamhetsnivå. Under 2016 fokuserar verksamheterna framför allt på att: fortsätta arbeta med att hålla god service och rättssäker handläggning av ärenden, stärka nämndens roll i plan- och byggkedjan för att nå målet om en hållbar tillväxtkommun, utveckla informationen på hemsidan för att underlätta för medborgarna och effektivisera ärendehanteringen. Bygg-och miljönämnden har fått ett tillskott på kr jämfört med år Tillskottet syftar till största del att stärka arbetet med att nå målet om en hållbar tillväxtkommun. Den första januari 2016 träder en ny taxa för miljö- och livsmedelsverksamheten i kraft. Den nya taxan betyder att timtaxan för kontroll och tillsyn höjs och att årsavgifterna för flera verksamheter förändras. Under 2016 kommer även arbete med att revidera bygglovtaxan att göras. UBK1005, v2.0, Beslutsunderlag Verksamhetsplan Budget för år 2016 med inriktning för , fastställd av Kommunfullmäktige den 18 november 2015 Tillväxtkontorets tjänsteskrivelse den 25 november 2015 Ärendet Kommunfullmäktige fastställde den 18 november 2015 Verksamhetsplan Budget för år 2016 med inriktning för Budgeten innehåller mål Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

5 Upplands-Bro kommun Datum Vår beteckning 2 (3) BMN 15/0006 och övergripande inriktning för nämnderna för år 2016 samt drifts- och investeringsbudget fördelad på nämndnivå. Bygg- och miljönämnden tilldelades en driftsbudget på kr som i nämndbudgeten har fördelats på verksamhetsnivå. Under 2016 föreslår att nämndens verksamhet fokuserar på att: fortsätta arbeta med att hålla god service och rättssäker handläggning av ärenden, stärka nämndens roll i plan- och byggkedjan för att nå målet om en hållbar tillväxtkommun, utveckla informationen på hemsidan för att underlätta för medborgarna och effektivisera ärendehanteringen. Utöver nämndmålen fastställda av Kommunfullmäktige föreslås ytterligare nämndmål för Bygg- och miljönämnden under det övergripande målet En grön kommun i utveckling: Bygg- och miljönämnden ska verka för en god folkhälsa genom tillsyn och hantering av ärenden inom tobakslagen, alkohollagen och handeln med vissa receptfria läkemedel Bygg- och miljönämnden ska verka för att konsumenterna får säkra livsmedel genom att intressenterna får en likvärdig, rättssäker, effektiv och ändamålsenlig livsmedelskontroll Områden och enskilda fastigheter med undermåliga avlopp och vattenförsörjning ska uppnå godkänd standard så fort som möjligt Bygg- och miljönämnden ska informera om energisnålt byggande, användning av resurssnål teknik och sunda material vid nybyggnation samt hur byggnaden i övrigt kan anpassas till nya miljörön Bygg- och miljönämnden ska så långt det är möjligt beakta kommunens övergripande planer i sin handläggning Nämndbudgeten innehåller även förslag på indikatorer för att mäta måluppfyllelse. Förändringar i driftsbudgeten Bygg-och miljönämndens budget har fått ett tillskott på kr jämfört med år Tillskottet syftar till största del att stärka arbetet med att nå målet om en hållbar tillväxtkommun. Det kan göras genom att stärka bemanningen med en tjänst som kan bidra i planprocesserna med spetskompetens. Den 18 november 2015 beslutade Kommunfullmäktige om en ny taxa för miljö- och livsmedelsverksamheten. Den nya taxan börjar gälla den 1 januari 2016 och innebär höjning av timtaxa för kontroll och tillsyn samt ändrade årsavgifter för flera verksamheter.

6 Upplands-Bro kommun Datum Vår beteckning 3 (3) BMN 15/0006 I dagsläget har miljö-och livsmedelsverksamheten en skattefinansiering på cirka kronor som ska täcka den verksamhet som inte tillsyns-och kontrollavgifterna får täcka. Taxan kommer att utvärderas löpande efter införandet. Till denna verksamhet tillförs kr som ska användas för att stärka nämndens arbete för att nå en hållbar tillväxtkommun. Bygglovsverksamheten får motsvarande tillskott på kr för att stärka nämndens arbete för att nå en hållbar tillväxtkommun. Bygglovstaxan kommer att revideras under Arbete pågår med att se över fördelningen mellan Tekniska nämnden och Bygg- och miljönämnden gällande till exempel arbetet med adressättning, för att följa gällande reglemente. Detta kan innebära tekniska justeringar av budgetarna mellan dessa nämnder år Barnperspektiv Barn berörs av Bygg- och miljönämndens verksamhet i hög grad eftersom en stor del av verksamheten är förebyggande och ska leda till en god miljö för kommande generationer. Bygg- och miljöområdet påverkar boendet och miljön i skolor och förskolor. Ansvarsområdet om tillstånd och tillsyn inom alkohol och tobak syftar till stor del till att förebygga ohälsa hos barn och unga. Tillväxtkontoret Marianne Hagman Tillväxtchef Pirjo Körsén Bygg- och miljöchef Bilagor 1 Nämndbudget 2016 Bygg- och miljönämnden Beslut sänds till Kommunrevisorerna Kommunstyrelsen

7 Nämndbudget 2016 Bygg- och miljönämnden 2016

8 Innehållsförteckning 1 Verksamhetsåret Ansvarsområde och organisation Mål En kommun i arbete och företagande En kommun för alla En grön kommun i utveckling En kommun som växer En kommun med god ekonomi och uppföljning Vara en attraktiv arbetsgivare Ekonomi Driftbudget Investeringsbudget Förändringar i taxor och ersättningar Fördelning av driftbudget i verksamheterna Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

9 1 Verksamhetsåret 2016 En hållbar tillväxtkommun med god service Bygg-och miljönämndens verksamhet utgörs i huvudsak av myndighetsutövning. Kommunen är i stark tillväxt vilket under de senare åren har ökat ärendemängderna inom nämndens ansvarsområde. Fokus under de senaste åren har därför varit att upprätthålla bemanning för att hålla god service och rättssäker handläggning samt att skapa rutiner som underlättar och effektiviserar handläggningen genom förbättringsarbete med LEAN -systemet. Under 2016 kommer verksamheten att fokusera på att: fortsätta arbeta med att hålla god service och rättssäker handläggning av ärenden. bidra i samhällsplaneringen och stärka nämndens roll i plan- och byggkedjan för att nå målet om en hållbar tillväxt kommun. utveckla informationen på hemsidan för att underlätta för medborgarna och effektivisera ärendehanteringen. Särskilda utmaningar för nämnden under året Kommunens läge i en stark tillväxtregion och med höga krav på service och effektiv handläggning bygger på att det finns tillräcklig bemanning. I dagsläget råder konkurrens om framför allt bygglovshandläggare och byggnadsinspektörer mellan kommunerna i regionen. En utmaning är att bibehålla den goda bemanningen och stämningen som nu råder på avdelningen. Under 2016 kommer det att införas handläggningstid och tidsgränser för handläggning av ärenden som inte kräver bygglov. För bygglovsärenden gäller redan 10 veckor. Regeringen kommer att koppla incitament eller sanktioner till de reglerade handläggningstiderna. Förändringen i lagstiftningen ställer än högre krav på att avdelningen behöver ha tillräcklig bemanning och kompetens för att kunna möta kraven på handläggningstider och god service. Inom miljö-och livsmedelsverksamheten är det en utmaning att säkerställa att tillräcklig tillsyn genomförs enligt det som behovsutredningen visar. Därför kommer Bygg- och miljönämnden att vara tvungen att genomföra prioriteringar i arbetet med tillsynsplanen. De som har ärenden inom nämndens verksamhetsområde önskar att kommunen i högre grad ser deras ärende med ett helhetsperspektiv. En utmaning är därför att utveckla internkommunikationen och den övergripande kunskapen inom andra avdelningars ansvarsområden och myndighetsansvar. En myndighetsnämnd har höga krav på en effektiv och kvalitetssäkrad handläggning. Det är därför viktigt att nämndens beslut blir rätt registrerade, expedierade och delgivna. Det behöver därför säkerställas att nämnden har tillgång till tillräckliga resurser och kompetens inom nämndadministration samt övrig administration. Att samarbetet med Kommunledningskontorets kanslistab fungerar bra är därför särskilt viktig. Det pågående arbetet med att utveckla Bygg-och miljönämndens nämnd-och administrationsprocesser kommer att fortsätta. Krav på effektiviseringar och intäktsökningar Bygg-och miljönämnden har fått en ökad ram med 550 tkr. Ramökningen ska till största del användas för att stärka plan- och byggkedjan för nå målen om en hållbar Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

10 tillväxtkommun. För Bygg-och miljönämnden innebär det att se till att Bygg-och miljöavdelningen kan bidra med sin kompetens, hantera remissyttranden med mera genom hela plan- och byggkedjan. Nämnden har under 2015 reviderat taxan för Miljö-och livsmedelsverksamhetens område. Den kommer att bidra till att öka självfinansieringsgraden. Självfinansieringsgraden för kontroll- och tillsynsverksamheten ska utvärderas under Under 2015 har ett arbete med att se över taxan för bygglovsverksamheten inklusive mätverksamheten påbörjats. En ny taxa beräknas träda i kraft 1 januari Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

11 2 Ansvarsområde och organisation Ansvarsområde Bygg- och miljönämnden ansvarar för kommunens myndighetsutövning enligt plan- och bygglagen när det gäller bygglovsprövning, förhandsbesked och anmälan enligt planoch bygglagen. Nämnden är också lokal prövnings- och tillsynsmyndighet enligt miljöbalken, livsmedelslagen, strålskyddslagen och smittskyddslagen, samt ansvarar för tillsyn och tillstånd enligt alkohollag, tobakslag samt lag om handel med vissa receptfria läkemedel. Från och med 2016 kommer även prövning och tillsyn enligt den nya lagen (2014:799) och förordning (2014:880) om sprängämnesprekursorer att ingå i nämndens ansvarsområde. Bygg- och miljönämndens verksamhet ska säkerställa en hållbar utveckling, god hälsa och välmående hos människor samt främja en god bebyggd miljö. Tillsyn och övrig myndighetsutövning ska ske effektivt och rättvist med stöd av lagstiftning och nationella, regionala och lokala mål. Det innebär, förutom att tillräckliga resurser och rätt kompetens finns tillgängliga, även att nämnden på ett tydligt och tillgängligt sätt ska informera verksamhetsutövare och enskilda om myndighetskrav och beslut. Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde särskilt verka för att målen i kommunens miljöplan uppnås. Organisation Bygg-och miljönämnden är en myndighetsnämnd. Bygg- miljöavdelningen är organisatoriskt underställd Tillväxtkontoret. Kontoret tillsammans med Bygg- och miljöavdelningen stödjer nämnden med beslutsunderlag i ärenden. Avdelningen är indelad i Bygglovsenheten, Miljö-och livsmedelsenheten och Mätenheten. Mätenheten är organisatoriskt placerad inom Bygg-och miljöavdelningen och fullgör vissa uppgifter åt Bygg-och miljönämnden, men ligger under Tekniska nämndens ekonomiska ansvar. Nämndadministrationen hanteras av kommunledningskontorets kanslistab. I det ingår vissa administrativa uppgifter. Den största delen som utgörs av registrering och expediering samt hantering av ärendehanteringssystem administreras inom respektive enhet. Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

12 3 Mål I budget för 2016 fortsätter kommunens arbete med förbättrad service med hög kvalitet till våra kommunmedborgare, brukare, besökare, elever, företagare och kunder. Fokus på att öka studieresultaten, bygga bostäder, utveckla äldreomsorgen och trygghetsfrågorna i kommunen. Samtliga nämnder ska utforma sina budgetförslag med detta och kommunens organisationsfilosofi HEP (Helhetssyn, Engagemang och professionalitet) som utgångspunkt. Att bli bemött på ett professionellt och engagerat sätt oavsett fråga är utgångspunkten inom alla områden och ska genomsyra nämndernas budgetförslag. I direktivet till nämnderna anges att nämnderna ska i budgetförslaget med utgångspunkt från kommunens övergripande mål presentera förslag på nämndspecifika mål och uppdrag kopplade till de övergripande målen. Nämnderna ska också redovisa förslag på indikatorer som mäter måluppfyllelsen och som ska följas upp vid delår- och årsbokslut. Det är viktigt att de mål som sätts anger en klar viljeinriktning och är så konkreta att de verkligen styr i den fortsatta processen. Med målstyrning får varje styrelse/nämnd stor frihet att disponera tilldelade resurser inom olika verksamheter. Övergripande mål: 3.1 En kommun i arbete och företagande Beskrivning En minskad arbetslöshet är en central och kommunövergripande fråga. Arbetstillfällen ska skapas genom att samordna våra insatser och våga tänka nytt. Nämndmål: Servicen till företagare ska vara rättssäker, likvärdig och av hög kvalitet Inriktningen är att fortsätta att arbeta med service och rättsäker handläggning samt att bidra till en hållbar tillväxtkommun. För att vidareutveckla och ta del av företagens upplevelse av kontakter med Upplands-Bro har ett antal företag som har varit i kontakt med kommunen i något myndighetsärende intervjuats. I stort är företagen nöjda med kommunens handläggning. Ett utvecklingsområden är att företagen i högre grad önskar att inte slussas runt mellan kommunens olika avdelningar och att kommunen i större utsräckning försöker samordna och underlätta för företagarna i deras ärenden. Nämnden ska under 2016 fokusera på att bidra till att företagare som har ärenden inom nämndens verksamhet får tillräcklig information om vad som gäller för ärendet även inom andra nämnders ansvarsområden. Indikatorer Nöjd kund index Beskrivning Genom Stockholm Buisness Alliance och Bygglovsalliansen följer Upplands-Bro kommun upp och jämför sina resultat för myndighetsutövningen inom fem myndighetsområden för företag. Måttet som presenteras är ett uträknat indexvärde som kallas för nöjd kund index (NKI). Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

13 Övergripande mål: 3.2 En kommun för alla Beskrivning Vi ger Upplands-Bro-borna en nyckelroll i utvecklandet av sin kommun. Jämställdhets-, integrations- och mångfaldsarbetet ska stärka den demokratiska processen. Nämndmål: Servicen till medborgarna ska vara rättssäker, likvärdig och av hög kvalitet Under 2015 har Bygg-och miljöavdelningen genomfört en undersökning av hur kommunivånare som har haft ett myndigetsärenden upplever kontakterna med Byggoch miljöavdelningen och handläggningen av deras ärende. Det finns behov av att utveckla och uppdatera informationen på kommunens hemsida om hur ärendehanteringen går till samt att utveckla ärendehanteringssystemen i syfte att förenkla ansökningsförfarandet. Under 2016 kommer Bygg-och miljöavdelningen att ha en särskild satsning på att utveckla verksamhetens webbsidor. Indikatorer Kundnöjdhet Beskrivning Bygglovsalliansen genomför varje år en kundenkät. I enkäten svarar privatpersoner på frågor om hur de upplevt kontakten med kommunen i bygglovsfrågor. Övergripande mål: 3.3 En grön kommun i utveckling Beskrivning Vi stärker vår gröna profil och vårt klimatarbete genom ökad dialog med medborgarna. Nämndmål: Bygg- och miljönämnden ska värna om miljön och människors hälsa Tillsynen inom miljölagstiftningen ska följa upprättad tillsynsplan. Genom planen förebygger och kontrollerar Bygg- och miljönämnden områden som kan påverka människors hälsa och miljö. Nämnden prioriterar områden för tillsyn genom den lagstadgade behovsutredning med efterföljande tillsynsplan som beslutas under det första kvartalet Indikatorer Antal tillsynsbesök per årsarbetare (miljö och hälsa) För att komplettera underlaget och möjliggöra jämförelser med andra kommuner är Upplands-Bro kommun medlem i miljösamverkan Stockholms län. Varje år tar miljösamverkan fram en rapport med nyckeltal. Rapporten använder nämnden för att analysera verksamheten och följa upp målet. Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

14 Nämndmål: Bygg- och miljönämnden ska verka för en god folkhälsa genom tillsyn och hantering av ärenden inom tobakslagen, alkohollagen och handeln med vissa receptfria läkemedel Tillsynen inom tobakslagen, alkohollagen och handeln med vissa receptfria läkemedel ska följa upprättad tillsynsplan har länsstyrelsen reviderat tillsynen enligt Tobakslagen. Bygg-och miljönämden har fått en revisionsrapport med åtgärder som ska genomföras Indikatorer Antal tillsynsbesök per årsarbetare (alkohol mm) För att komplettera underlaget och möjliggöra jämförelser med andra kommuner är Upplands-Bro kommun medlem i miljösamverkan Stockholms län. Varje år tar miljösamverkan fram en rapport med nyckeltal. Rapporten använder nämnden för att analysera verksamheten och följa upp målet. Nämndmål: Bygg- och miljönämnden ska verka för att konsumenterna får säkra livsmedel genom att intressenterna får en likvärdig, rättssäker, effektiv och ändamålsenlig livsmedelskontroll Livsmedelskontrollen ska följa upprättad kontrollplan. Under 2015 genomförde Livsmedelsverket en revision av kommunens livsmedelskontroll. I stort har kommunen en godkänd livsmedelskontroll. Livsmedelsverket begärde en handlingsplan för att omhänderta de brister som uppmärksammades. Nämnden har beslutat om en handlingsplan för att åtgärda bristerna. Indikatorer Antal tillsynsbesök per årsarbetare (livsmedel) För att komplettera underlaget och möjliggöra jämförelser med andra kommuner är Upplands-Bro kommun medlem i miljösamverkan Stockholms län. Varje år tar miljösamverkan fram en rapport med nyckeltal. Rapporten använder nämnden för att analysera verksamheten och följa upp målet. Nämndmål: Områden och enskilda fastigheter med undermåliga avlopp och vattenförsörjning ska uppnå godkänd standard så fort som möjligt Målet ingår i kommunens miljöprogram. Bygg-och miljöavdelningen arbetar kontinuerligt med att inventera och förelägga fastighetsägare med undermåliga avlopp. Nämndmål: Bygg- och miljönämnden ska informera om energisnålt byggande, användning av resurssnål teknik och sunda material vid nybyggnation samt hur byggnaden i övrigt kan anpassas till nya miljörön Nämnden fortsätter att utveckla arbetet för ökad kunskap om hållbart byggande genom att fortsätta att utveckla samarbetet mellan och inom sina verksamheter. Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

15 Nämndmål: Bygg- och miljönämnden ska så långt det är möjligt beakta kommunens övergripande planer i sin handläggning Kommunen har flera övergripande styrdokument som anger kommunens viljeinriktning utöver Kommunfullmäktiges budget. För att alla inom avdelningen ska känna till de övergripande planerna och kunna hantera detta i handläggningen ska planerna synligöras på webbplatsen. Övergripande mål: 3.4 En kommun som växer Beskrivning Vi är kommunen som ger plats. Fler ska kunna hitta ett hem i Upplands-Bro. Nämndmål: Bygg- och miljönämnden ska främja en bebyggelseutveckling med hög kvalitet på arkitektur, hälsa, säkerhet och miljö Kommunen arbetar för att bygga bostäder som håller hög kvalitet, är trygga, säkra och som bidrar till en grön kommun i utveckling. I detta arbete prioriterar nämnden att myndighetsbesluten handläggs rättssäkert, likvärdigt och med hög kvalitet för att följa lagstiftningen. Därför förstärks nämndens budget för att i högre utsträckning kunna bidra med kompetens i hela plan- och byggkedjan. Bygg-och miljöavdelningen ska aktivt att bidra i Tillväxtkontorets pågående översyn av samhällsbyggnadsprocessen och granska detaljplaneförslag. På så vis bidrar nämnden till att detaljplanebestämmelserna underlättar kommande ärendehantering till exempel genom regelförenklingar samt verka för att planen bidrar till hållbar utveckling. Indikatorer Handläggningstid för bygglov (medelvärde) Antal bygglovsansökningar Att mäta handläggningstiden och antal bygglovsansökningar är ett sätt att följa utvecklingen av ärendemängden som kommunen har. För att komplettera underlaget och möjliggöra jämförelser med andra kommuner är Upplands-Bro kommun medlem i bygglovsalliansen. Varje år tar Bygglovsalliansen fram en rapport som innehåller fler nyckeltal. Rapporten använder nämnden för att analysera verksamheten och följa upp målet. Övergripande mål: 3.5 En kommun med god ekonomi och uppföljning Beskrivning Kommunen har en ekonomi i balans, varje verksamhet håller sin budget varje år. Nämndmål: Taxor och avgifter ska vara aktuella, logiska samt anpassas så att de står i relation till de åtgärder som ska utföras. Miljö-och livsmedelsverksamheten Målsättningen är att tillsyns-och kontrolluppgifterna ska vara självfinansierade.taxan Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

16 kommer årligen skrivas upp med Prisindex för kommunal verksamhet (PKV) som Sveriges kommuner och landsting (SKL) fastställer. Bygglovverksamheten 2015 och 2016 genomför nämnden en översyn av taxan för de delar i plan- och bygglagen som omfattar bygglovs- och mätverksamheten. Sveriges kommuner och landsting har arbetat fram en ny modell för utarbetande av taxa som är mer logisk och transparent kommer verksamheten att utvärdera hur en ny modell för taxan påverkar intäkterna. Samtidigt som man undersöker alternativa incitament för att premiera ett miljöanpassat byggande. Ambitionen är att föreslå en taxemodell som ska börja gälla från och med den 1 januari Nämndmål: Uppföljning av ekonomi, mål och uppdrag sker i varje nämnd, utskott och bolag med relevanta metoder. Nämndmål: Varje nämnd ska bedöma om god ekonomiskt hushållning är uppfyllt både ur ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsmässigt perspektiv Övergripande mål: 3.6 Vara en attraktiv arbetsgivare Beskrivning Upplands-Bro kommuns arbetsplatser genomsyras av tydlighet och återkoppling i uppdrag och förväntningar, respekt samt en bra fysisk arbetsmiljö, vilket bidrar till ett gott arbetsklimat, professionellt arbete och medarbetare som trivs. Nämndmål: Arbetsmiljön och arbetssättet på kommunens arbetsplatser ska anpassas utifrån medarbetarnas behov genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete Bygg-och miljöavdelningen har årligen en hel dag avsatt för arbetsmiljöarbetet. Därutöver har avdelningen planeringsdagar en gång per år som till vissa delar ägnas åt arbetsmiljöarbetet. Indikatorer Årlig revidering av SAM Beskrivning Alla enheter ska lämna in en skriftlig årlig revidering av SAM, som sedan sammanställs i en rapport av personalstaben och diskuteras i samverkan. Syftet är att få en överblick över vad som fungerar bra och vad som behöver utvecklas och förstärkas. HME mäts årligen och jämförs med övriga Stockholms län Beskrivning HME står för hållbart medarbetarengagemang och sammanfattar ett totalindex. Uppföljning genomförs varje år på kommunövergripande nivå av Kommunledningskontoret. Attraktivitetsindex Beskrivning Uppföljning genomförs varje år på kommunövergripande nivå av Kommunledningskontoret. Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

17 Nämndmål: Skapa förutsättningar för sjukskrivna medarbetare att återgå till arbetet Indikatorer Vid sjukfrånvaro längre än 28 dagar ska rehabiliteringsutredning upprättas Beskrivning Ansvarig chef upprättar en rehabiliteringsutredning tillsammans med sjukskriven medarbetare, senast dag 21, som sedan följs och revideras regelbundet under sjukskrivningsprocessen. Stöd ges från personalstaben. Sjukfråvaroprocent mäts och jämförs med övriga Stockholms län Beskrivning Uppföljning genomförs varje år på kommunövergripande nivå av Kommunledningskontoret. Nämndmål: Möjligheten till heltidserbjudande ska utvecklas Inom Bygg-och miljöavdelningen har alla för närvarande helidstjänster. Möjlighet att arbeta deltid finns för de som har behov. Indikatorer Antal tillsvidareanställda heltider i förhållande till totala antalet tillsvidareanställda Nämndmål: Nämnden och verksamheten ska få kontinuerlig utbildning inom nämndens ansvarsområde Inom Bygg-och miljönämndens ansvarsområde sker kontinuerligt förändringar i lagstiftningen. För att hålla god service och kvalitetsäkrade beslut behöver både ledamöter i nämnden och personalen kontinurerligt utbildas så att den håller sig uppdaterad gällande ärendehanteringen. Det goda arbetet med att förbättra verksamhetens service och arbeta för en effektiv förvaltning fortgår under 2016 bl.a genom LEAN. Årligen avsätts en gemensam aktivitet då det är möjligt för ledamöter i nämnden och all personal att få gemensam kompetensutveckling. Indikatorer Antal timmar per medarbetare som lagts på kompetensutveckling (medelvärde) Antal timmar per ledamot som lagts på utbildning (medelvärde) Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

18 4 Ekonomi 4.1 Driftbudget 2016 Tkr Kostnad 2016 Intäkt 2016 Netto 2016 Budget netto 2015 Nämndverksamhet Miljö- och livsmedelsverksamhet samt tobak, alkohol och läkemedel Bygglovverksamhet Summa Förändringar Bygg-och miljönämndens budget har fått ett tillskott på 550 tkr. Tillskottet syftar till största del att stärka arbetet med att nå målet om en hållbar tillväxtkommun. Det kan göras genom att stärka bemanningen med en tjänst som kan bidra i planprocesserna med spetskompetens som bygglovshandläggare och miljöinspektörer har genom kunskap om regelverket och lokalkännedom. Under 2016 fortsätter arbetet med att skapa rutiner som underlättar och effektiviserar handläggningen. Detta genom förbättringsarbete med LEAN-systemet. Under 2015 har en revidering av taxan för miljö- och livsmedelsenhetens verksamhet genomförts. Beslut om taxan fattades i Kommunfullmäktige 18 november Den nya taxan innebär höjning av timtaxa för kontroll och tillsyn samt ändrade årsavgifter för flera verksamheter. En ökad självfinansieringsgrad förväntas samt att kvalitet och rättssäkerhet bibehålls och utvecklas. Taxan träder i kraft den 1 januari I dagsläget har miljö-och livsmedelsverksamheten en skattefinansiering på cirka 3,5 mkr som ska täcka den verksamhet som inte tillsyns-och kontrollavgifterna får täcka. Till denna verksamhet tillförs 350 tkr. som ska användas för att stärka nämndens arbete för att nå en hållbar tillväxtkommun. Det finns behov av att tydliggöra vilka delar som är intäktsfinansierade och vilka som är skattefinansierade. Taxan kommer att utvärderas löpande efter införandet. Bygglovstaxan kommer att revideras under Arbete pågår med att se över fördelningen mellan Tekniska nämnden och Bygg- och miljönämnden gällande till exempel arbetet med adressättning, för att följa gällande reglemente. Detta kan innebära tekniska justeringar av budgetarna mellan dessa nämnder år Investeringsbudget Ombudgeterade projekt från 2015 *) Tkr År 2015 Ärendehanteringssystem - miljö 500 Digitala hjälpmedel ute i fält 70 Summa 570 Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

19 Tkr År 2015 *) Uppskattad kvarvarandebudget på ej slutförda projekt 2015, redovisning sker i årsredovisning för år 2015 Investeringsprojekt Tkr År 2016 År 2017 År 2018 Nytt ärendehanteringssystem för mijö- och livsmedelsenheten Utveckling av ärendehanteringssystem för bygglov Summa Kommentarer investeringsbehov Under 2015 påbörjades en översyn av ärendehanteringssystemet inom Miljö-och livsmedelsenheten. Investeringsmedel på 500 tkr är avsatta under 2015 för införandet av ett nytt ärendehanteringssystem. Ärendehanteringssystemet måste upphandlas vilket medför att investeringen till största delen kommer att ske under Delar av investeringen görs under Den pågående utvecklingen mot papperslös handläggning och e-arkiv ställer krav på att ärendehanteringssystemen byggs ut med moduler som kan hantera detta. Dessa moduler utgör investeringar. 4.3 Förändringar i taxor och ersättningar Miljö-och livsmedelsverksamheten Bygg-och miljönämnden har under 2015 reviderat taxan för miljö-och livsmedelsverksamheten. Revideringen innebär att timtaxan för tillsyns-och kontrollverksamheten ökar med cirka 30 procent och att självfinansieringsgraden kommer att öka successivt. Ökningen sker från en relativt låg nivå på 38 procent för miljö-och hälsoskyddsområdet och cirka 60 procent inom livsmedelskontrollen. Målsättningen är att tillsyns-och kontrolluppgifterna ska vara självfinansierade. Taxan kommer årligen skrivas upp med Prisindex för kommunal verksamhet (PKV) som fastställs av Sveriges kommuner och landsting (SKL) cirka 2-3 procent. Den nya taxan börjar gälla den 1 januari Den nya taxan ska kommuniceras till de som får nya avgifter. Bygglovsverksamheten Under 2015 och 2016 sker en översyn av taxan för plan-och bygglagen i de delar som rör bygglovsverksamheten och mätverksamheten. Sveriges kommuner och landsting har arbetat fram en ny modell för utarbetande av en taxa som är mer logisk och transparent. Avdelningen kommer under 2016 att utvärdera hur en ny modell påverkar intäkterna samt att undersöka möjliga incitament för att premiera miljöanpassat byggande. Ambitionen är att föreslå en taxemodell som ska börja gälla från och med den 1 januari Fördelning av driftbudget i verksamheterna Nämndverksamhet Budgeten omfattar kostnader för Bygg- och miljönämndens sammanträden samt Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

20 arvoden och utbildningar för nämndens ledamöter och ersättare. Kostnader för tjänstemannatid ingår inte i budgeten. Under 2016 har nämnden prioriterar kompetensutvecklingsinsatser för ledamöter i nämnden. (tkr) Kostnad 2016 Intäkt 2016 Netto 2016 Netto 2015 Nämndverksamhet Miljö- och livsmedelsverksamhet samt tobak, alkohol och läkemedel Verksamheten är en lokal prövnings-och tillsynsmyndighet enligt Miljöbalken, Smittskyddslagen, Livsmedelslagen, alkohollag, tobakslag, sam lag om handel med vissa receptfria läkemedel. Från och med 2015 ingår även lagen om sprängämnesprekursorer i nämndens ansvarsområde. (tkr) Kostnad 2016 Intäkt 2016 Netto 2016 Miljö- och hälsoskydd - Myndighetsutövning Livsmedelskontroll Alkoholtillstånd Summa Netto 2015 Bygg-och miljönämnden har fått ett tillskott på 350 tkr. som ska användas för att arbeta för att nå målet om en hållbar tillväxtkommun. Enhetens uppdrag är att värna om miljön och människors hälsa genom sitt myndighetsuppdrag. Nämnden ska följa de beslutade tillsyns-och kontrollplanerna. Därutöver ska enheten bidra i samhällsplaneringsprocesserna med sin spetskompetens. Bygglovsverksamhet Verksamheten ansvarar för kommunens myndighetsuppgifter enligt Plan-och bygglagen med undantag av områdesskydd och planarbete. (tkr) Kostnad 2016 Intäkt 2016 Netto 2016 Netto 2015 Bygglovverksamhet Verksamheten har fått ett tillskott på 100 tkr för att arbeta för att nå målen om en hållbar tillväxtkommun fortsätter arbetet med att utveckla en god service och en effektiv och rättssäker handläggning. Verksamheten kommer särskilt att satsa på att se över kommunens hemsidor för bygglovsverksamheten. Detta både för att underlätta för de Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

21 som söker lov och för att effektivisera handläggningen av bygglovsärenden. Bygg- och miljönämnden, Nämndbudget (15)

22 Ärende 3

23 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Tillväxtkontoret Susanna Evert kvalitetsstrateg Staben susanna.evert@upplands-bro.se Datum Vår beteckning BMN 15/0037 Bygg- och miljönämnden Uppdaterad anvisning för Bygg- och miljönämndens internkontroll 2016 Förslag till beslut Bygg- och miljönämnden fastställer anvisningarna för nämndens internkontroll Sammanfattning Bygg- och miljönämndens anvisningar för intern kontroll och styrning uppdateras årligen i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Anvisningarna har kortats ner för att bli mer tillgängliga och få ett tydligare fokus på de relevanta momenten. I övrigt är innehållet detsamma som i tidigare anvisningar. Beslutsunderlag Tillväxtkontorets tjänsteskrivelse den 10 november 2015 Intern styrning och kontroll, anvisning för Bygg- och miljönämnden 2016 Ärendet Enligt reglementet för intern kontroll (KF ) ansvarar nämnderna för intern styrning och kontroll i sina egna verksamheter. I detta ingår bland annat att årligen uppdatera anvisningarna för arbetet med intern styrning och kontroll. Bygg- och miljönämndens anvisningar för arbetet med intern styrning och kontroll utgår från COSO-ramverket och följer samma systematiska arbetssätt som övriga Tillväxtkontoret. Nyckelmomenten är riskanalys, kontroll- och åtgärdsplanen samt den årliga rapporteringen till nämnden. UBK1005, v2.0, Anvisningarna har uppdaterats i linje med reglementet för intern kontroll som antogs av kommunfullmäktige i maj De uppdaterade anvisningarna har kortats ner för att bli mer tillgängliga och få ett tydligare fokus på de relevanta momenten. I övrigt är innehållet detsamma som i de gamla anvisningarna. Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

24 Upplands-Bro kommun Datum Vår beteckning 2 (2) BMN 15/0037 Barnperspektiv När verksamheterna gör riskanalyser kan barnperspektivet vara ett av flera perspektiv som används för att identifiera särskilda risker för olika grupper. Men barnperspektivet nämns inte särskilt i anvisningarna. Tillväxtkontoret Marianne Hagman Tillväxtchef Susanna Evert Kvalitetsstrateg Bilagor 1 Intern styrning och kontroll, anvisning för Tekniska nämnden Reglemente för intern styrning och kontroll i Upplands-Bro kommun Beslut sänds till Kommunrevisorerna Kommunstyrelsen

25 Intern styrning och kontroll Anvisning för Bygg- och miljönämnden Fastställd vid Bygg- och miljönämndens sammanträde 15 december 2015 Bmn xx Susanna Evert Tillväxtkontoret Sida 1 av 4

26 Bakgrund Upplands-Bro kommun har ett fastställt Reglemente för intern kontroll från 2014 (KF ). I reglementet framgår det att nämnderna ansvarar för intern styrning och kontroll i sina egna verksamheter genom att: Fastställa anvisningar för arbetet med intern styrning och kontroll i de egna verksamheterna och årligen uppdatera dessa. Årligen fastställa kontroll- och åtgärdsplan med utgångspunkt i verksamhetens riskanalyser Årligen följa upp arbetet med intern styrning och kontroll Årligen rapportera nämndens arbete med intern styrning och kontroll till kommunstyrelsen Kontorschefen ska leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern styrning och kontroll. Kontorschefen har det yttersta ansvaret för att verksamhetens processer och rutiner finns dokumenterade och följs upp. Kontorschefen är också skyldig att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar, och att vidta åtgärder vid eventuella avvikelser. Som grund för sin internkontroll ska nämnderna genomföra riskanalyser för sin verksamhet. Arbetet grundar sig på COSO-ramverkets verktyg och principer och syftar till att nå ständig förbättring i verksamheterna. Baserat på riskanalysen fastställer nämnderna en plan för åtgärder och kontroller i verksamheterna, en så kallad kontroll- och åtgärdsplan. Årscykel för systematisk planering och uppföljning Tillväxtkontoret tillämpar samma arbetssätt för de tre nämnder som kontoret rapporterar till: Bygg- och miljönämnden, Tekniska nämnden och Kommunstyrelsen: Kontroll- och åtgärdsplan fastställs i samband att nämndbudgeten fastställs, i december eller januari. Uppföljning av kontroller och åtgärder sker i samband med delårsbokslut och verksamhetsberättelse Sida 2 av 4

27 Årshjulet visar Tillväxtkontorets systematiska arbete med planering och uppföljning. Arbetet med den interna styrningen och kontrollen bör ske enligt samma systematiska arbetssätt som övrig planering och uppföljning på Tillväxtkontoret. Framtagande av kontroll- och åtgärdsplan Riskanalys Syftet med att göra en riskanalys är att identifiera hot mot måluppfyllelsen eller hot som riskerar att leda till ekonomisk skada eller förtroendeskada. När riskanalyserna är framtagna gör kontoret en handlingsplan per nämnd för hur riskerna ska hanteras. Sida 3 av 4

28 Definition En risk definieras enligt COSO-ramverket som ett osäkerhetsmoment i interna processer och arbetssätt som kan hota måluppfyllelsen och orsaka ekonomisk skada eller förtroendeskada. Arbetssätt Verksamheterna gör en riskanalys ur det interna perspektivet. Resultatet av riskanalysen är en riskkarta där riskerna placeras utifrån deras bedömda sannolikhet och konsekvens. Verksamheterna gör också en bedömning av hur bra verksamheten är på att hantera risken idag. Med riskkartan som underlag tar kontoret sedan fram en kontroll- och åtgärdsplan med prioriterade risker under kommande verksamhetsår. Prioriteringen görs utifrån Riskernas sannolikhet och konsekvens Den befintliga riskhanteringen En realistisk bedömning av vilka åtgärder verksamheten kan genomföra under ett år. Kontroll- och åtgärdsplanen görs enligt följande modell: Process Risk Befintliga kontroller Åtgärder Tidsplan Ansvar Uppföljning I vilken process har vi hittat risker? Den prioriterade risk som framkommit i riskanalysen Vad görs idag för att hantera risken? Vem ansvarar för dessa? Nya åtgärder/ kontroller som ska genomföras. När ska kontrollerna genomföras? När ska åtgärderna vara genomförda? Vem ansvarar för kontroller/ åtgärder? Hur och när sker uppföljning? Uppföljning och rapportering Enligt årscykeln för planering och uppföljning sker en verksamhetsplanering på våren, när verksamheterna förbereder budgetarbetet och en på hösten när verksamheterna konkretiserar verksamhetsplaneringen. I samband med dessa två tillfällen genomförs också planering och uppföljning av arbetet med intern styrning och kontroll. Rapportering Uppföljningen och analysen sammanställs till en rapport per nämnd/styrelse. Rapporteringen sker skriftligen och presenteras för nämnd/styrelse. Rapporterna från nämnderna delges Kommunstyrelsen och kommunens revisorer, rapporten till Kommunstyrelsen delges kommunens revisorer. Sida 4 av 4

29 Ärende 4

30 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (3) Tillväxtkontoret Sandra Henze Kvalitetsstrateg sandra.henze@upplands-bro.se Datum Vår beteckning BMN 15/0008 Bygg- och miljönämnden Uppföljning av kontroll- och åtgärdsplan 2015 för Bygg- och miljönämnden Förslag till beslut Bygg- och miljönämnden godkänner uppföljningen av kontroll- och åtgärdsplanen 2015 för Bygg- och miljönämnden. UBK1005, v2.0, Sammanfattning 2014 genomförde medarbetarna på Bygg- och miljöavdelningen en riskanalys utifrån det interna perspektivet tillsammans med kontorets kvalitetsstrateg. Den gemensamma analysen låg till grund för nämndens kontroll- och åtgärdsplan De risker som då identifierades fanns i processen för adressättning, beställning, hantering av allmänna handlingar, informationsflöde mellan verksamheten och kontaktcenter, mutor och bestickningar och upphandling. Under året har Bygg- och miljöavdelningen arbetat löpande med att åtgärda de identifierade bristerna. Av de sex identifierade områdena har fyra hanterats på ett tillfredsställande sätt. Till exempel tar vi för närvarande fram en enkel rutinbeskrivning för kontorets verksamheter. Dessutom har hanteringen av allmänna handlingar förbättrats. Alla berörda medarbetarna har också fått information om kommunens policy mot mutor och bestickningar samt utbildning inom upphandlingsområdet. De två områden som behöver vidareutvecklas är processen för adressättning och informationsflödet mellan Bygg- och miljöavdelning och kontaktcenter påbörjades ett arbete med att se över rutinerna för adressätning men på grund av hög arbetsbelastning har planerade åtgärder inte genomförts fullt ut. Sedan tidigare finns en processbeskrivning men denna behöver utvecklas och förankras. Punkten kommet inte att tas med i kontroll- och åtgärdsplan 2016 då vi ser att vi kommer kunna hantera detta i den löpande verksamheten. Informationsflödet mellan Bygg- och miljöavdelningen och kommunens kundcenter har förbättrats men behöver vidareutvecklas. Samarbetsavtalet har inte uppdaterats, vilket betyder att tidigare avtal fotfarande är aktuellt. Byggoch miljöavdelningen kommer 2016 att prioritera ett arbete med att uppdatera och utveckla sina sidor på den externa webbplatsen. Genom att systematisera ett sådant arbete är förhoppningen att det blir lättare att både hitta, söka och hänvisa till rätt information. Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

31 Upplands-Bro kommun Datum Vår beteckning 2 (3) BMN 15/0008 Beslutsunderlag Tillväxtkontorets tjänsteskrivelse den 10 november 2015 Kontrollrapporter uppföljning av Bygg- och miljönämndens kontroll- och åtgärsplan 2015 Kontroll- och åtgärdsplan 2015: Bygg- och miljönämnden Ärendet 2014 genomförde medarbetarna på Bygg- och miljöavdelningen en riskanalys utifrån det interna perspektivet tillsammans med kontorets kvalitetsstrateg. Den gemensamma analysen låg till grund för nämndens kontroll- och åtgärdsplan De risker som då identifierades fanns i processen för adressättning, beställning, hantering av allmänna handlingar, informationsflöde mellan verksamheten och kontaktcenter, mutor och bestickningar och upphandling. Grunden i internkontrollarbetet är en riskanalys där processer med riskmoment har identifierats. Tillväxtkontorets definition av risk är osäkerhetsmoment i interna processer och arbetssätt som kan hota måluppfyllelsen och orsaka ekonomisk skada eller förtroendeskada. Osäkerhetsmomenten handlar framför allt om brister i rutiner och arbetssätt. Under året har Bygg- och miljöavdelningen arbetat löpande med att åtgärda de identifierade bristerna. Av de sex identifierade områdena har fyra hanterats på ett tillfredsställande sätt. Till exempel tar vi för närvarande fram en enkel rutinbeskrivning för kontorets verksamheter. Dessutom har hanteringen av allmänna handlingar förbättrats. Alla berörda medarbetarna har också fått information om kommunens policy mot mutor och bestickningar samt utbildning inom upphandlingsområdet. De två områden som behöver vidareutvecklas är processen för adressättning och informationsflödet mellan Bygg- och miljöavdelning och kontaktcenter påbörjades ett arbete med att se över rutinerna för adressätning men på grund av hög arbetsbelastning har planerade åtgärder inte genomförts fullt ut. Sedan tidigare finns en processbeskrivning men denna behöver utvecklas och förankras. Punkten kommet inte att tas med i kontroll- och åtgärdsplan 2016 då vi ser att vi kommer kunna hantera detta i den löpande verksamheten. Informationsflödet mellan Bygg- och miljöavdelningen och kommunens kundcenter har förbättrats men behöver vidareutvecklas. Samarbetsavtalet har inte uppdaterats, vilket betyder att tidigare avtal fotfarande är aktuellt. Byggoch miljöavdelningen kommer 2016 att prioritera ett arbete med att uppdatera och utveckla sina sidor på den externa webbplatsen. Genom att systematisera ett sådant arbete är förhoppningen att det blir lättare att både hitta, söka och hänvisa till rätt information. Eftersom avdelningen fortsätter att utveckla processen i den löpande verksamheten ser Tillväxtkontoret ingen anledning att ta upp den identifierade risken i kontroll- och åtgärdplanen för 2016.

32 Upplands-Bro kommun Datum Vår beteckning 3 (3) BMN 15/0008 Nämndens ansvar i arbetet med kontroll- och åtgärdsplanen I reglementet för intern kontroll (KF ) har kommunfullmäktige beslutat att alla nämnder ansvarar för intern styrning och kontroll i sina egna verksamheter. Varje nämnd ansvarar varje år för att bland annat besluta om: en kontroll- och åtgärdsplan som utgår från verksamhetens riskanalyser, en uppföljning av kontroll- och åtgärdsplanen och anvisningar för nämndens interna styrning och kontroll. Barnperspektiv Den här kontroll- och åtgärdsplanen påverkar inte kommunens barn och unga direkt. Däremot skapar en god intern styrning och kontroll i förlängningen en tryggare kommun för alla kommuninvånare. Tillväxtkontoret Marianne Hagman Tillväxtchef Sandra Henze Kvalitetstrateg Bilagor 1 Kontrollrapporter uppföljning av Bygg- och miljönämndens kontroll- och åtgärsplan Kontroll- och åtgärdsplan 2015: Bygg- och miljönämnden Beslut sänds till Kommunrevisorerna Kommunstyrelsen

33 Kontrollrapporter Till Bygg- och miljönämndens kontroll- och åtgärdsplan Tillväxtkontoret

34 Kontrollrapporter Adressättning Innehåll 1 Adressättning Beställningsrutiner Hantering av allmänna handlingar Informationsflöde Mutor och bestickning Upphandling

35 Kontrollrapporter Adressättning 1 Adressättning Kontor: Verksamhet/Enhet: Process (rutin/system): Kontrollmoment: Kontrollansvarig: Metod: Tillväxtkontoret. Bygg- och miljöavdelningen. Adressättning. Flöde och rutiner tas fram och implementeras Avdelningschef Pirjo Körsén I samband med delårsbokslut Resultat iakttagelser Ja Nej 1) Dokumenterad processbeskrivning finns 2) Processen fungerar enligt processbeskrivningen 3) Processen fungerar utan processbeskrivning 4) Processen behöver utvecklas 5) Rapport bifogas 6) Följande avvikelser har påträffats och konstaterats 2015 påbörjades ett arbete med att se över rutinerna för adressätning men på grund av hög arbetsbelastning har planerade åtgärder inte genomförts fullt ut. Sedan tidigare finns en processbeskrivning men denna behöver utvecklas och förankras. Punkten kommet inte att tas med i kontroll- och åtgärdsplan 2016 då vi ser att vi kommer kunna hantera detta i den löpande verksamheten. 3

36 Kontrollrapporter Beställningsrutiner 2 Beställningsrutiner Kontor: Verksamhet/Enhet: Process (rutin/system): Kontrollmoment: Kontrollansvarig: Metod: Tillväxtkontoret. Bygg- och miljöavdelningen. Beställningsrutiner. Manuell kontroll av fakturor. Avdelningschef Pirjo Körsén. Manuell kontroll av att leverantörsfakturor är rätt beslutsattesterade och framtagande av kort rutinbeskrivning för beställningar. Resultat iakttagelser Ja Nej 1) Dokumenterad processbeskrivning finns 2) Processen fungerar enligt processbeskrivningen 3) Processen fungerar utan processbeskrivning 4) Processen behöver utvecklas 5) Rapport bifogas 6) Följande avvikelser har påträffats och konstaterats 2013 genomförde Tillväxtkontoret en kartläggning av avtalsinnehav och beställningsmönster på Tillväxtkontoret. Utifrån kartläggningen har kontoret löpande arbetat för att förbättra arbetet med inköp och avtalstrohet har vi framför allt arbetat med processen för direktupphandling och beställningar. I arbetet med beställningar tar vi för närvarande fram en enkel rutinbeskrivning för kontorets verksamheter. Arbetet med att genomföra och följa arbetssättet fortsätter under Mellan februari och augusti 2015 har vi också genomfört stickkontroller av leverantörsfakturor. Kontrollerna visade att 9 av totalt 26 telefonfakturor har hanterats på fel sätt i attestflödet. Det är viktig kunskap i vårt fortsatta arbete med genomförandet av kontorets beställningsrutiner. I beställningsrutinerna tydliggör vi vikten av att eskalera fakturor av varor eller tjänster som en själv tagit del av som exempelvis en telefonfaktura. 4

37 Kontrollrapporter Hantering av allmänna handlingar 3 Hantering av allmänna handlingar Kontor: Verksamhet/Enhet: Process (rutin/system): Kontrollmoment: Kontrollansvarig: Metod: Tillväxtkontoret. Bygg- och miljöavdelningen. Hantering av allmänna handlingar. Utbildning i offentlighetsprincipen. Kontroll av att det finns en tydlig ansvarsfördelning vid arkivering. Avdelningschef Pirjo Körsén Gå igenom offentlighetsprincipen årligen med alla medarbetare och nyanställda. Förtydliga ansvarsfördelningen vid arkivering mellan avdelningen och kansliet. Resultat iakttagelser Ja Nej 1) Dokumenterad processbeskrivning finns 2) Processen fungerar enligt processbeskrivningen 3) Processen fungerar utan processbeskrivning 4) Processen behöver utvecklas 5) Rapport bifogas 6) Följande avvikelser har påträffats och konstaterats Chefen har gått igenom vad offentlighetsprincipen innebär med medarbetarna. Ansvarsfördelningen vid arkivering mellan avdelningen och kansliet är nu förtydligad och processen fungerar bra. 5

38 Kontrollrapporter Informationsflöde 4 Informationsflöde Tillväxtkontoret. Kontor: Bygg- och miljöavdelningen. Verksamhet/Enhet: Informationsflöde. Process (rutin/system): Samarbetsavtal med Kundcenter. Kontrollmoment: Avdelningschef Pirjo Körsén. Kontrollansvarig: Se över och uppdatera samarbetsavtalet med Kundcenter. Metod: Resultat iakttagelser Ja Nej 1) Dokumenterad processbeskrivning finns 2) Processen fungerar enligt processbeskrivningen 3) Processen fungerar utan processbeskrivning 4) Processen behöver utvecklas 5) Rapport bifogas 6) Följande avvikelser har påträffats och konstaterats I arbetet för att förbättra informationsflödet mellan Bygg- och miljöavdelningen och kommunens kundcenter har medarbetare från kundcenter fått utbildning för att öka deras kunskap om avdelningens verksamheter. Samarbetsavtalet har inte uppdaterats, vilket betyder att tidigare avtal fotfarande är aktuellt tillsvidare. I syfte att förbättra informationsflödet kommer Bygg- och miljöavdelningen under 2016 att prioritera ett arbete med att uppdatera och utveckla sina sidor på den externa webbplatsen. Genom att systematisera ett sådant arbete är förhoppningen att det blir lättare att både hitta, söka och hänvisa till rätt information. 6