Genomförandeplan för kommunikation 2013 kulturförvaltningen

Transkript

1 Ärende 3

2

3 VALLENTUNA KOMMUN SID 1/8 Genomförandeplan för kommunikation 2013 kulturförvaltningen Hösten 2012 invigdes Vallentuna Kulturhus och Bibliotek och hösten 2013 invigs Vallentuna Teater. Huvudfokus för den externa kommunikationen under 2013 kommer att ligga på marknadsföring av Kulturförvaltningens samlade programverksamhet och att etablera Kulturhuset och Vallentuna Teater som nya scener med ett rikt kulturutbud. För att kunna jobba effektivt och ge bra service externt är det viktigt att medarbetarna är välinformerade och uppdaterade om verksamheten internt. Vi kommer under året att fortsätta arbetet med att förbättra internkommunikationen, bland annat genom att bygga upp förvaltningens delar i det nya intranätet. Vi fortsätter också att se över hur informationsflödet fungerar internt och ser om förbättringar kan göras. Som en del i marknadsföringen av Vallentuna som en kommun med ett rikt kulturutbud satsar vi på att förbättra turist- och besöksinformationen om Vallentunas kulturmiljöer. Detta görs i samarbete med Kommunikation - och marknadsavdelningen på KLK.

4 VALLENTUNA KOMMUN SID 2/8 Övergripande mål och indikatorer för kommunikationen Marknadsföra Vallentuna som en kommun med ett rikt kulturutbud Vi mäter antalet elever på Kulturskolan och antalet besökare på Kulturförvaltningens evenemang i Kulturhuset, på Vallentuna Teater och på Nova. Antalet besökare på våra evenemang och utställningar ska öka. Utlåningen av böcker ska öka jämfört med I kommunens pressrum på Mynewsdesk samlar vi alla pressmeddelanden och annan viktig information, t ex pressbilder, från Kulturförvaltningen. Vi tar fram en separat kommunikationsplan för marknadsföring av Vallentuna Teater. 2. och besökare ska vara nöjda eller mycket nöjda med vår verksamhet och service Nöjd-Medborgar-Index för kultur ska öka för varje mätning. 3. Internkommunikationen på förvaltningen ska förbättras Det finns rutiner för hur vi delar information på förvaltningen. Varje enhet har en intranätsredaktör som har lagt upp viktiga rutiner och dokument vid årets slut. Antalet nyheter på intranätet som berör alla på förvaltningen ska öka. 4. Turist- och besöksinformationen om Vallentunas kulturmiljöer ska förbättras Vi färdigställer en turisthörna i Kulturhusets foajé. Vi gör en genomgång av det tryckta materialet, turistfoldrarna uppdateras och vi mäter åtgången. Vi har uppdaterad information om Runriket, både på webben och i tryckt form. En ny turistbroschyr Smultronställen i Vallentuna färdigställs och informationen återfinns på webben.

5 VALLENTUNA KOMMUN SID 3/8 Aktivitetsplan för kulturförvaltningen 2013 Aktivitetsplanen är uppdelad efter på vilket sätt aktiviteterna är kopplade till kommunikationsmålen. Det finns ofta ett överlapp - samma aktivitet kan stödja flera kommunikationsmål så indelningen ska ses mer som en hjälp till att strukturera informationen. Aktiviteter kopplade till kommunikationsmål 1 och 2 (huvudsakligen externa målgrupper) 1. Marknadsföra Vallentuna som en kommun med ett rikt kulturutbud 2. och besökare ska vara nöjda eller mycket nöjda med vår verksamhet och service Aktiviteter Syfte Hur Målgrupp Kanal När Ansvarig Ha uppdaterad och bra information på webben Göra det lätt och enkelt för invånarna att ta del av information och våra tjänster. Webben löpande Tomas Bäckius, Marknadsföra våra koncept tydligare (ex. barnkul, författarbesök, kulturluncher) Göra det enkelt för intresserade att få en överblick över programutbudet. Tydligare ingångar till koncept på webben. Terminsöversikter i tryckt form för en del koncept, ex. barnkul. Uppdaterad evenemangskalender på webben Tipsa invånare om vad som är på gång i kommunen Evenemangstips på webben (både förvaltningen och föreningar) Webben Löpande Johanna Vikman Utveckling av evenemangskalendern. Koppla rss-flöde från evenemangskalendern till monitorer i Kulturhuset. Göra det lätt och enkelt för invånarna att ta del av information och våra tjänster. Våren 2013 Studiebesök och konferenser Att marknadsföra Kulturhuset och våra verksamheter. Kulturförvaltningens ledningsgrupp?

6 VALLENTUNA KOMMUN SID 4/8 Kommunsidorna i Steget och VNT Att regelbundet informera invånare om kommunens verksamhet tidning Evenemangsspalt 10 ggr/år. Vi har hela uppslaget 1-2 ggr/år. Anki Lindqvist, Vallentuna kulturkalender Att informera invånare om vad som är på gång Trycksak med information om aktuella kulturevenemang. Produceras varannan månad och delas ut i samtliga postlådor. Trycksak 6 ggr/år Affischer, vepor, digitala skyltar i monitorer i Kulturhuset Att informera om verksamheterna och programutbudet Utskick, anslagstavlor, informationsställ, e-post, monitorer i Kulturhuset Allmänhet löpande Charlotta Burlin, Anna Bergström Sociala medier Interaktion med invånare och marknadsföring Facebook (biblioteket och Kulturskolan) Allmänhet Anna Bergström m.fl. på biblioteket, Anna Lodenius Sjödin m.fl. på Kulturskolan Annonsering kataloger och sökmotorer Eniro, Lokaldelen Kajsa Tirén, E-tjänster och blanketter Att göra det enkelt att ta del av våra tjänster Webben Redovisning av resultat från Qualis Att visa hur Kulturskolan arbetar med kvalitet och öka transparensen Margareta Krantz Sewerin Bibliotekets nya webbportal/sökmotor Allmänhet Kurt Ek

7 VALLENTUNA KOMMUN SID 5/8 Samordna förvaltningens kommunikation med skolor och förskolor. Göra det enklare för skolor och förskolor att ta del av vårt utbud (Kulturskolan, Skapande skola, barnverksamhet på biblioteket, filmskola osv.) Se över den information som riktar sig till skolor och förskolor som finns på webben, i trycksaker, e-post, nyhetsbrev. Se om samordningsvinster kan göras med exempelvis tydligare webbingång, gemensamma utskick osv. Personal på skolor och förskolor alla som jobbar mot skolor och förskolor på förvaltningen Pressarbete Att marknadsföra Vallentuna som en kommun med ett rikt kulturutbud. Strategiskt mediearbete vid större evenemang, t ex pressmeddelanden, direktkontakt med olika typer av redaktioner m.m. Löpande kontakt med lokaltidningarna vid mindre evenemang. Aktuell information ska finnas på Mynewsdesk. Media Kajsa Tirén, kulturredax Trycksaker Att marknadsföra vår verksamhet och informera om våra tjänster. Ta fram en kommunikationsplan för Vallentuna Teater som invigs i september 2013 Anders Dahlgren, Kajsa Tirén

8 VALLENTUNA KOMMUN SID 6/8 Aktiviteter kopplade till kommunikationsmål Internkommunikationen på förvaltningen ska förbättras (interna målgrupper) Aktiviteter Syfte Hur Målgrupp Kanal När Ansvarig Ta fram en genomförandeplan för kommunikation för Kulturförvaltningen Att effektivisera och göra det lättare att prioritera bland aktiviteter så att de gör mest nytta Planera årets kommunikationsaktiviteter utifrån mål i verksamhetsplaner Ledningsgruppen på förvaltningen beslutar. Kommunikationsplanen är ett stöd för de som arbetar med kommunikation. Februari Kajsa Tirén, Pernilla Järveroth Bygga upp Vallentunas nya Intranät Göra det enkelt för medarbetare att hålla sig uppdaterade om verksamheten. Bygga upp förvaltningens del av intranätet. Utse och stötta intranätsredaktörer. Medarbetare Nytt intranät Våren 2013 Magdalena Olsson, Veckobrev för vad som händer i Kulturhuset Göra det enkelt för medarbetare att hålla sig uppdaterade om verksamheten. Medarbetare Intranätet Löpande varje vecka Enhetsövergripande forum för kommunikationsfrågor. En person från varje enhet + kommmunikationssamordnare träffas var tredje vecka. Möten Var tredje vecka löpande. Se över rutiner för korrvändor Effektivisera arbetet. Undvika att saker faller mellan stolarna. Medarbetare som arbetar med kommunikation Ta fram nya rutiner för marknadsföring av program Effektivisering av arbetet. Vi behöver arbeta med marknadsföring av program på ett nytt sätt i det nya huset och rutinerna behöver ses över. Start februari

9 VALLENTUNA KOMMUN SID 7/8 Implementering kommunikationsstrategi Skapa kännedom om och få medarbetare att använda strategin i sitt arbete. Informera och stötta. Medarbetare på förvaltningen. Möten Intranät Löpande Kajsa Tirén, Implementering grafisk profil Att skapa en tydlig avsändare i Vallentuna kommun Kontinuerliga genomgångar. Samla in synpunkter och behov av revideringar av mallar. Åtgärda kvarvarande saker som ligger kvar i gamla profilen. Medarbetare som skapar trycksaker. Möten Löpande Kajsa Tirén, Anki Lindqvist, Skapa en bildbank i ImageVault. Effektivisera sökandet efter bilder till tryck och webb Sortera och lägga upp bra bilder i tryck och webbalbum. Medarbetare som jobbar med tryck och webb Webb, intranät, tryck Anki Lindqvist Ta fram en sammanställning över Kulturförvaltningens trycksaker Skapa en överblick över vilka trycksaker vi har idag och se om samordningsvinster kan göras. Synliggöra kostnader för trycksaker.

10 VALLENTUNA KOMMUN SID 8/8 Aktiviteter kopplade till kommunikationsmål Turist- och besöksinformationen om Vallentunas kulturmiljöer ska förbättras Aktiviteter Syfte Hur Målgrupp Kanal När Ansvarig Turistplats i Kulturhusets foajé Att erbjuda samlad information till besökare Skapa en tydligt skyltad turisthörna i foajén där all turistinformation samlas Nytryck av turistfoldrar (ex. Markim-Orkesta, Björkby-Kyrkviken, Runor vid Vallentuna kyrka) Att göra det lätt för invånare och besökare att hitta till kommunens kulturmiljöer. Trycksaker Mars Kulturmiljöwebben Att göra det lätt att hitta information om Vallentunas kulturmiljöer. Se över kulturmiljösidorna på hemsidan och kulturmiljöwebben Webben Eleonor Åberg/Linnea Skog, Runrikets dag 25 maj Visa Vallentunas kulturmiljöer Aktiviteter och program 25 maj Pressarbete Affischer Annonser Mässa Upplev Sverige 26-28/4 Trycksak? Allmänhet Våren 2013 Linnea Skog, Anders Dahlgren Aktivitetsplan för Runriket Synliggöra insatserna för Runriket Styrgruppen för Runriket tar fram en aktivitetsplan Styrgruppen för Runriket (Anders Dahlgren) Välkommen till Vallentuna Att ge nyinflyttade samlad information om kommunen Nyinflyttade Vallentunabor Trycksak Prod. i aprilmaj, slutkorr juni, utg. aug Kajsa Tirén,