1. Mötet öppnas Gunilla Herdenberg öppnade mötet och hälsade alla välkomna.

Transkript

1 Nationella referensgruppen Protokoll möte Närvarande, referensgruppen: Martin Bjersby, Eva Hesselgren Mortensen, Kjell Jonsson, Gunnar Lager (närvarande p. 1-4) Inga Lundén (närvarande p. 1-7), Inger Melin, Lars Björnshauge, Lisa Petersén, Johan Sterte, Gunilla Herdenberg (ordförande vid dagens möte), Inger Klondiras (sekr) Frånvarande: Gunilla Lilie Bauer, Kerstin Norén, Gunnar Sahlin Närvarande, övriga: från KB Jan Hagerlid (hela mötet), Stefan Clevström (p. 4a), Karl Isaksson (p. 4b, 4e), Eva Müller (p. 5). Från Riksdagsbiblioteket, Matilda Ekström, (p. 5) 1. Mötet öppnas Gunilla Herdenberg öppnade mötet och hälsade alla välkomna. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes efter följande tillägg till Övriga frågor, p 8: a) Request for Information (som uppföljning till LIBRIS-utredningen) b) Open Access c) Projektmedel från KB 3. Godkännande av protokoll från föregående möte Punkten Open Access som bordlades vid mötet den 29 mars, saknades i detta mötes förslag till dagordning. Beslöts ta upp en kort rapport under Övriga frågor, p. 8 c. Med detta godkändes föregående protokoll Pågående aktiviteter a) Kvar från 29 marsmötet: Klargöra referensgruppens arbetssätt och inflytandestruktur. KB:s organisation och Nationell samverkans placering i organisationen (punkt 4). På grund av Riksbibliotekariens frånvaro bordlades punkten om KB:s organisation och Nationell samverkans placering i organisationen till mötet den 5 september. Förslag till inflytandestruktur för Kungl. bibliotekets externa och interna samverkan presenterades av Gunilla Herdenberg. Nationella referensgruppen föreslås vara ett arbetsutskott i övergripande och angelägna gemensamma frågor. RB fattar beslut. Referensgruppen har för närvarande en mandatperiod på två år och fyra möten per år. Den ersätter KB:s tidigare BIBSAM-råd och LIBRIS ledningsgrupp. Expertgrupper bildas efter behov och existerar så länge de fyller en funktion. De ska ha en bred representation och ordföranden ska vara en bibliotekschef. Expertgrupper för utbildningsfrågor, för referenstjänsten Fråga biblioteket och en samrådsgrupp för LIBRIS samkatalog är i färd med att bildas, och andra följer. Nationella referensgruppen kommer att tillfrågas om förslag till medlemmar i expertgrupperna. Förutom de expertgrupper som planeras ingå i inflytandestrukturen finns arbetsgrupper inom KB som är av tillfällig art och har bildats för att existera under den tid ett ärende pågår. Samsöks fokusgrupp är ett exempel på en sådan arbetsgrupp. Gunilla konstaterade en lämplig struktur även för sådana grupper måste skapas och att en förteckning över 1

2 pågående, tillfälliga grupper parallella med expertgrupperna, bör göras. För att Nationella referensgruppen ska ha den insyn som krävs för att kunna fullfölja uppdraget som en beredande, aktiv grupp, framkom följande synpunkter och förslag: Dokumentation från expertgruppernas verksamhet, såsom protokoll och annat av vikt läggs upp på KB:s webbplats och/eller sänds ut till gruppen i så god tid innan mötena att man hinner läsa igenom och ta ställning till aktuell fråga. Önskemål om att KB kontaktar Forum för bibliotekschefer (SUHFB), när medlemmar i KB:s expertgrupper ska utses. Lars Björnshauge erbjöd sig, efter förfrågan från Gunilla, att vara länken mellan SUHFB och Nationella referensgruppen/kb. Gunilla föreslog att gruppen har mejlkontakt mellan mötena i viktiga frågor, vilket godtogs. Fastställa inflytandestruktur/expertgrupper. Förslag avveckling BIBNÄT-gruppen. Som komplement till dokumentet Inflytandestruktur ska en utförlig lista med KB:s expertgrupper sammanställas; med uppdrag, mandat etc. Gunilla föreslog att BIBNÄT-gruppen avvecklas, att en ny expertgrupp bildas; BAS (BiblioteksAktörer i Sverige) och att BIBNÄT-frågorna förs över till BAS-gruppen. BASgruppen ersätter samtidigt nationella bibliotekssamrådet (NABIS) och blir ett nationellt dialogforum för samarbete och utveckling med representanter från NSHU, CFL (Skolverket), KB, KuR, regionala bibliotek, Talboks- och punktskriftsbiblioteket, biblioteksutbildningarna, universitets- och högskolebiblioteken, specialbiblioteken, folkbiblioteken, Svensk biblioteksförening och Svensk förening för informationsspecialister (SFIS). Kulturrådet och KB är huvudmän och ansvariga för ordförandeskapet. Under är Kulturrådet ordförande och ansvarigt. Nationella referensgruppen biföll förslaget och kommenterade vikten av en skarpare prioritering av projekt. Gunilla Herdenberg pekade på de större satsningar KB nu gör, som open access och digitalisering. Mötet föreslog att Kulturrådet kontaktar Nationella referensgruppen för att få namnförslag till BAS-gruppen. (Bakgrund: NABIS var till och med 2006 ett samarbetsorgan mellan KB och Kulturrådet för samverkan mellan folk- och forskningsbibliotek. BIBNÄT tillkom i och med att Nätuniversitetet bildades, som en aktionsgrupp för nätbaserat lärande. NABIS och BIBNÄT:s arbete överlappade till viss del varandras, och BAS-gruppen blir nu det forum för dialog, samarbete och utveckling som tar upp gränsöverskridande biblioteksfrågor.) På frågan vad Sverigebiblioteket (KB:s dokument för Inflytandestruktur) står för, svarade Gunilla Herdenberg att planeras bli den gemensamma arenan på webben, där bibliotekstjänster tillgängliga via Internet samlas för att erbjudas till bibliotek, studerande och allmänhet (barn, ungdom och vuxna). Nationella referensgruppen påpekade att det är viktigt att utreda vem som äger de data man lägger in i Sverigebiblioteket och att en grundlig diskussion måste föras i Nationella referensgruppen vid ett mycket tidigt stadium innan vidare planering. Tidskriftsdepå i Bålsta. Stefan Clevström, KB. En remissrunda av utredningen har gjorts. Femton svar har inkommit. Biblioteken är 2

3 överlag positiva till en depå, och majoriteten är för en central modell, enligt finsk/norsk modell. En arbetsgrupp bildas som, med representanter för Göteborgs UB och Uppsala UB, arbetar vidare tillsammans med Karolinska institutets UB och KB med målsättningen att skapa en gemensam tidskriftsdepå initialt inom vetenskapsområdet medicin. En KB-grupp med Stefan Clevström och cheferna för Samlingarna Magdalena Gram, respektive för Publik verksamhet Agneta Holmenmark ska undersöka hur befintligt material kan flyttas in till KB och därmed skapa magasinsutrymme för tidskrifter i Bålsta. Gunnar Lager föreslog att Stefan Clevström gör ett tillägg i sammanfattningens förslag så att det under c. står En nationell tidskriftsdepå skapas. Det är viktigt att det är tydligt att depån ska inrymma tidskrifter. b) Utredning av licensverksamheten och ansvarsbibliotekssystemet. Kort lägesrapport. Gunilla Herdenberg och Karl Isaksson informerade att utredaren Jon Erik Nordstrand har påbörjat utredningen. Han kommer att intervjua bibliotekscheferna vid samtliga ansvarsbibliotek, men även vid ett antal bibliotek därutöver. Han har dessutom intervjuat Kari Stange och Karl Isaksson, och kommer att träffa dem igen den 28 juni, respektive 14 augusti. På frågan om utredaren har varit i kontakt med Forum för bibliotekschefer svarade Gunilla Herdenberg att det får kontrolleras, och Karl Isaksson meddelade att den arbetsgrupp för licensfrågor som Forum för bibliotekschefer tillsatt, enligt uppgift har skickat eller kommer att skicka en skrivelse till utredaren. På frågan om vilken kontakt utredaren haft med företrädare för KULDA, fick Karl Isaksson i uppdrag att vidarebefordra frågan om KULDA till utredaren. En lägesrapport med preliminära förslag läggs fram för Nationella referensgruppen den 5 september Slutrapport med förslag levereras senast 1 oktober 2007 till avdelningen för Nationell samverkan. Förslaget skickas därefter på remiss till Samverkansbiblioteken. c) Uppföljning av katalogutredningen. Pia Leth, KB, nyutnämnd koordinator för LIBRIS samkatalog, informerade om KB:s katalogutredning Remissammanställningen visar att de viktigaste frågorna är att arbeta vidare med att effektivisera katalogiseringsarbetet, att skapa en rationell kommunikations- och beslutsprocess, samt att arbeta för en eventuell övergång till det internationella klassificeringssystemet Dewey. För att effektivisera katalogiseringsarbetet utses en arbetsgrupp, med företrädesvis någon systemansvarig från LIBRIS och en representant från något stort bibliotek som importerar många poster. Vidare påbörjas ett arbete med katalogisatörens verktygslåda. En förstudie görs under hösten 2007, och tjänsten beräknas färdig under En europeisk Dewey-grupp bildas för klassifikationsfrågor på internationell nivå. En förbättrad mappningstabell görs mellan SAB och Dewey. Arbetet påbörjas våren En samrådsgrupp för LIBRIS samkatalog bildas. Gruppen ska arbeta med katalogiseringsfrågor och frågor om hur den gemensamma katalogen ska se ut och fungera. Större frågor, exempelvis policyfrågor som om samkatalogen ska gå med i WorldCat, den internationella katalogen, bereds i samrådsgruppen och förs upp till Nationella referensgruppen, för beslut av RB. Under sommaren 2007 ska KB utse ledamöter i gruppen. Pia Leth lämnar namnförslag, 3

4 och kontaktar den nationella referensgruppen för respons. RB beslutar därefter. Samrådsgruppens första möte blir någon gång i höst. d) Samverkan Kulturrådet och Kungl. biblioteket. KB och Kulturrådet avser att teckna ett samverkansavtal som innefattar såväl samarbetsformer som specifika frågor där behovet av sektorsöverskridande samarbete är särskilt uppenbart. Eftersom Mats Hansson inte var närvarande vid mötet sammanfattade Gunilla kort bakgrunden till det samverkansavtal som nu gemensamt tas fram av Kulturrådet och KB. Enligt bibliotekslagen ska bibliotek, oavsett huvudman, samarbeta. Användarna använder sig av det närmaste biblioteket, oavsett huvudman. Ett samarbetsavtal finns redan mellan Kulturrådet, KB, Myndigheten för Sveriges nätuniversitet (ingår numera i Myndigheten för Nätverk och Samarbete inom Högre Utbildning, NSHU) och Nationellt centrum för flexibelt lärande, om frågor som rör vuxnas lärande och bibliotek. Det nu utökade samarbetet bygger vidare på erfarenheter och diskussioner i detta samarbete. Ett utdrag ur det arbetsexemplar som hittills är färdigt delades ut vid mötet. Det färdiga dokumentet kommer att skickas till Nationella referensgruppen för synpunkter. Ett första avstamp i samarbetet KB/Kulturrådet görs vid Bok&Bibliotek Föreslogs att samarbetsavtalet tas upp i någon form även vid biblioteksstämman den 23 november. e) Fråga biblioteket. Karl Isaksson, KB, informerade om det närmare samarbete mellan Forskningsbibliotekens virtuella referenstjänst Jourhavande bibliotekarie och folkbibliotekens Fråga biblioteket som pågår sedan årsskiftet. Från och med den 3 september heter den gemensamma tjänsten Fråga biblioteket, och det kommer att finnas en gemensam webbsida ( som startpunkt, där samtliga virtuella referenstjänster kommer att finnas. Dessa är: Fråga biblioteket Jourhavande bibliotekarie Fråga teknikbiblioteken Ordbron Barnens bibliotek En gemensam tjänst innebär: En enkel och mycket tydlig ingång till Fråga bibliotekets olika ingående tjänster Möjlighet att samordna marknadsföring och informationsspridning Möjlighet till gemensamma utbildnings- och kompetensutvecklingsinsatser Den nya webbsidan presenterades under Biblioteksdagarna i maj 2007 och Nord I&D, och kommer att lanseras under Bok & Bibliotek i Göteborg i september. Ovanstående ändringar medför ett behov av en ny organisationsstruktur. Från den 1 februari 2007 finns en gemensam samrådsgrupp med representanter för både folk- och forskningsbibliotek. Ett förslag till organisationsstruktur för Fråga biblioteket delades ut och presenterades vid mötet. Enligt förslaget är KB huvudman för forskningsbibliotekens del, och Informations- och lånecentralen i Malmö för folkbibliotekens del tillsammans med informations- och lånecentralerna i Stockholm 4

5 och Umeå. KB står för samordning och administration inklusive kontraktsskrivning med systemleverantören, genom avdelningen för Nationell samverkan, och teknisk drift och support (fr.o.m 1 april) genom Avdelningen för LIBRIS. Samrådsgruppen bör göras om till expertgrupp i enlighet med den nya inflytandestrukturen för KB i övrigt. Enligt förslaget bör det vara maximalt vardera 5 personer från forsknings- och folkbibliotekssektorn. Därutöver deltar en representant för KB, avdelningen för Nationell samverkan, och en för KB, Avdelningen för LIBRIS. En ordförande behöver tillsättas. Rent operativt bör det finnas en grupp med sk kontaktpersoner och en grupp med operatörer. Den första gruppen har ansvar för att verksamheten fungerar löpande och att systemet fungerar lokalt, liksom för schemaläggning. Båda grupperna bör omfatta både folk- och forskningsbibliotekssektorn för att verksamheten verkligen ska ges möjlighet att samverka. I den diskussion som följde togs bland annat frågan upp om att användningen är relativt låg, men att samverkan mellan folk- och forskningsbibliotek gör den intressantare. Det finns en skepsis från universitet och högskolor till tjänsten över huvudtaget, och behovet av en användarundersökning framfördes. Kanske bör Fråga biblioteket bara finnas som en nationell tjänst eftersom det kräver resurser att driva den idag. Om verksamheten skulle drivas på uppdrag skulle det underlätta motivering av tjänsten lokalt. Frågan togs upp om hur mycket resurser KB lägger ned. Totalt är det cirka 1 ¼ tjänst som omfattar teknisk drift, support, samordning och administration. Kulturrådet finansierar 25 procent av den tekniska supporten. Vidare diskuterades vikten av balans mellan folk- och forskningsbibliotek i representationen i expertgruppen. Mötet föreslog att verksamheten utvärderas i slutet av 2008 efter att den gemensamma tjänsten varit i drift ett år. Karl Isaksson redovisade även för användningen av tjänsterna. Den har ökat kraftigt. Under 2006 tog samtliga virtuella referenstjänster emot frågor. Motsvarande siffra för 2005 var Det innebär nästan en fördubbling mellan 2005 och Under 2007 har hittills frågor tagits emot, vilket tyder på en ökning jämfört med På forskningsbibliotekssidan är det framförallt den lokala Jourhavande bibliotekarie som tar emot frågor. På folkbibliotekssidan är förhållandet det motsatta. Där är det den nationella tjänsten som tar emot flest frågor. Gunilla Herdenberg framförde att det är en nationell angelägenhet att vi kan driva en virtuell referenstjänst, speciellt när flera andra länder har Fråga biblioteket-tjänster. Besök och lån går ner och användningen av digitala resurser ökar och det är därför viktigt att få veta att användningen av en virtuell referenstjänst som Fråga biblioteket ökar. Uppdraget får undersökas mer. Avslutningsvis fick Karl Isaksson i uppdrag dels att skicka ut organisationsförslaget till Nationella referensgruppen för synpunkter, dels be om förslag på ordförande till expertgruppen för Fråga biblioteket. Om uppfattningen är att det även behövs en vice ordförande, ombeds deltagarna att skicka in förslag även där. Svar, synpunkter och kommentarer på organisationsförslaget, samt förslag på ordförande skickas senast den 15 augusti till Karl Isaksson (karl.isaksson@kb.se). 5

6 5. Samordning av digitalisering. Eva Müller, avdelningen för Digitala biblioteket, rapporterade att nästa steg är att under hösten 2007 bygga upp en teknisk infrastruktur för digitalisering. FEDORA, ett system för att behandla och handha digitalt material ska implementeras. Det bygger på öppna standarder och är tillgängligt under en öppen källkod. Det finns möjlighet att på sikt erbjuda andra institutioner/bibliotek/arkiv/museer att ta del av KB:s lösning. Ett automatiskt flöde för bildbearbetning, OCR-läsning och textproduktion ska implementeras. Specifikationer för metadata, hårdvara etc är under arbete, riktlinjer för urval, kopplade till bevarandeplanen, ska utarbetas. En digitaliseringsplan ska tas fram. Samarbete sker också internationellt. Inom ramen för det europeiska digitala biblioteket, EDL, deltar KB i ett projekt där bland annat en portal till digitaliserade samlingar ska tas fram. Genom Open Content Alliance, en icke vinstdrivande organisation, har KB en stående inbjudan till samarbete. Det nordiska samarbetet sträcker sig ännu så länge till genomförda studiebesök i Köpenhamn och Mo i Rana. Eva Müller rapporterade att arbetet med Digsve-gruppen (forskningsbibliotekens samarbete kring digitaliseringsfrågor) inte fungerar effektivt. Hon föreslår en omstart med tydliga mandat, tydligt uppdrag och resurser. Nationella referensgruppen stödde att ett organisationsförslag på ny grupp läggs fram vid mötet den 5 september. Eva konstaterade vidare angående urval, att digitalisering av dagstidningar borde prioriteras. Till skillnad från gammalt material som har hållit i hundratals år och där pappret har klarat sig, så vittrar dagstidningspappret snabbt sönder. Idealet är naturligtvis en elektronisk kopia direkt från tidningarnas tryckeri, men så länge en e-pliktlag saknas, sänder inte tryckerierna några elektroniska pliktex. Den efterföljande diskussionen i referensgruppen gav stöd för en satsning på digitalisering av dagstidningar. På frågan om vilka förväntningar biblioteken har på KB när det gäller digitalisering, listade mötet följande områden att samarbeta kring: Standarder Koordinering (vad som ska digitaliseras) Urvalsfrågor bevarande/tillgänglighet Dokumenttyper (dagstidningar Massdigitalisering/i Fränsta? Digitaliseringsplan Dialog kring standarder/ Decentraliserad digitalisering Rådgivningsfunktion Formalisera organisation Kolla norskt system digitala leveranser på dagstidningar Digsve-gruppen omstart/nygrupp Beslutsfattare + experter Till mötet den 5 september organisationsförslag på ny grupp 6

7 Möjlighet att utlysa projektmedel Gunilla Herdenberg konstaterade sammanfattningsvis att i samråd med Nationella referensgruppen görs ett förslag till organisation för en grupp för digitaliseringsfrågor. Förslaget läggs fram vid mötet den 5 september. Gruppen kan sedan arbeta fram förslag till utlysning av projektmedel inom detta område. 6. Planering av stämma den 23 november. Eva Hesselgren Mortensen, Inga Lundén och Kjell Jonsson anmälde sig att delta i planeringsarbetet av en stämma den 23 november Stämman ska ha ett brett deltagande av chefer från universitets- och högskolebiblioteken, specialbiblioteken och representanter för folkbiblioteken och ska innehålla framtidsfrågor, intressanta föredragshållare, etc. 7. LIBRIS-frågor: Bibliotek.se och SAMSÖK i framtiden. Lisa Petersén, KB. Bibliotek.se är en gemensam söktjänst för LIBRIS bestånd (forskningsbiblioteken) och Burk (folkbiblioteken). Statistiken under april 2007 för Bibliotek.se och LIBRIS webbsök visar att användningen har varit konstant under de sex år tjänsten funnits. Totalt gjordes sökningar, varav 89% i LIBRIS webbsök och 11% i Bibliotek.se. Universitet och högskolor använde LIBRIS webbsök till 98% och Bibliotek.se med 2%. 30% av kommunernas sökningar görs i Bibliotek.se och 60% i LIBRIS. Varför ser användningen ut som den gör, varför använder man Bibliotek.se eller varför använder man INTE Bibliotek.se? För att kunna fatta beslut om fortsättning av tjänsten görs en enkät tillsammans med Bibliotekstjänst under hösten Ett beslut om tjänstens framtid tas någon gång under hösten. När det gäller Samsök rapporterade Lisa Petersén att en rekrytering till samsöksgruppen pågår. Att cirka 30 av 43 forskningsbibliotek är aktiva i Samsök. SFX är en länkprogramvara som ger tillgång till fulltexter. Tjugo bibliotek har köpt egna SFXinstanser med möjlighet att integrera med den egna webbplatsen (se exempelvis Jönköping: Andra har köpt egna MetaLibinstanser för att kunna anpassa gränssnittet enligt eget önskemål. Lisa Petersén informerade vidare om att KB har haft ett möte om långsiktigt bevarande, med Riksarkivet och Sveriges ljud- och bildarkiv, SLBA. Man vill skapa ett gemensamt användarvänligt gränssnitt, förutsatt att ett sådant har ett mervärde. Eventuellt startar man med en förstudie? Frågan tas upp igen den 5 september. 8. Övriga frågor a) LIBRIS som lokalt system. Request for Information uppföljning av utredningen LIBRIS som lokalt system. Mats Lindquist rapporterade att utredningen presenterades för bibliotekscheferna vid en hearing på KB i februari Resultatet av det mötet blev att i nästa steg undersöka om tillräckligt intresse fanns för att utveckla ett gemensamt, centralt lånesystem. Utredningen och minnesanteckningar från mötet 6 februari 2006: I december 2006 lades en rapport fram med förslag till systemarkitektur för ett nationellt lånesystem. I maj 2007 gick KB ut med en förfrågan, en så kallad Request for Information (RFI), till leverantörer av bibliotekssystem. I slutet av juni 2007 görs en kostnadsuppskattning, och den 5 september tas ärendet upp vid Nationella referensgruppsmötet. Länk till RFI, Tender: 7

8 Mats Lindquist skickar ut konsultrapporten och övrig information i ärendet till bibliotekscheferna. b) Open Access. Jan Hagerlid rapporterade att styrgruppen för OpenAccess.se har beslutat tillstyrka följande projektansökningar: Samlad ingång till och redovisning av svensk vetenskaplig publicering. KB ger stöd med 1,5 miljoner kronor till ett tvåårigt projekt som ska ledas i samarbete mellan universitetsbiblioteken i Uppsala, Lund och Göteborg och avdelningen för LIBRIS. Aiding Scientific Journals Towards Open Access Publishing. Ett samarbetsprojekt om vetenskapliga tidskrifter inom det så kallade Nordbib-programmet. Ansökan från Lunds universitet och Linköpings universitet tillstyrktes. En ansökan har även lämnats in till Vetenskapsrådet för hela den återstående kostnaden för den svenska delen av projektet. Protokoll från styrgruppen: c) Projektmedel från KB. Gunilla Herdenberg meddelade att KB har beslutat lägga ner den verksamhet som hittills har beviljat mindre bidrag till resor i samband med kurs- och konferensverksamhet, samt magisteruppsatser. KB vill istället satsa på stora, ordentliga utvecklingsområden. Programmet OpenAccess.se är ett sådant. Digitalisering kan vara ett annat. KB ämnar göra en 2-stegs utlysning av större, strategiska projekt i höst. Det första steget ska efterlysa idéer/utkast till projekt. Utkasten behandlas inom avdelningen för Nationell samverkan och tas upp i den nationella referensgruppen för en inledande utsållning. Därefter uppmanas de som lämnat in utvecklingsbara utkast av hög prioritet att gå vidare med dessa och lämna in en genomarbetad projektansökan. Synpunkter på detta blev att åtminstone en del av potten borde vara fri för små bidragsansökningar. Visserligen har många ansökningar kommit in och få tillstyrkts vid tidigare utlysningar och bibliotekscheferna har stundom önskat större styrning, men engagemanget hos de små högskolorna måste hållas vid liv. Möjligheten att söka finansiering hos KB kan innebära skillnaden mellan att ett projekt startar eller aldrig kommer igång. Gruppen rekommenderade att prioriteringsdiskussioner hålls i den nationella referensgruppen samt att varje projekt representeras av såväl större som mindre lärosäten. 9. Tid för nästa sammanträde. 5 september 2007, Mötet avslutas. Gunilla Herdenberg tackade referensgruppen och avslutade mötet. 8