Copernicus Nyheter Version v Sid 1

Transkript

1 Copernicus Nyheter Version v Sid 1

2 Innehållsförteckning ALLMÄNT OM NYHETSDOKUMENTATIONEN... 4 SPRÅKÄNDRINGAR... 4 NYHETER WEBB MODULEN FÖR TID TIDRAPPORTERING... 4 Dagtidrapport koppla till flera aktiviteter samtidigt... 4 Dagtidrapport nytt förvalt sökbegrepp i koppla till aktivitet... 5 NYHETER WEBB MODULEN FÖR PROJEKT... 5 RAPPORTBESTÄLLAREN... 5 PROJEKTPLANERING... 5 Ny layout på startsida projektplanering... 5 Mailnotifiering vid resursförfrågan till linjechef... 6 Sortering av tilldelningar i Resursanvändning... 7 Tillgänglig tid i resurslista... 7 Boka direkt i resurslista på resurspool... 8 Bedömd tid... 8 Vyer och filter sparas på nytt sätt Resursanvändning - Periodicering av manuellt angivna timmar Förändringar av värdetyper i Min planering Förändringar av värdetyper i Resursanvändning Årsvis planering i projektplanering Nya kolumner i projektplanering Summering av ej planerad tid i projektplan Medarbetarens bedömda tid i Min Planering RESURSPLANERING Planering linje - Periodicering av manuellt angivna timmar Förändringar av värdetyper i Planering linje Status resursförfrågningar i ärendehanteringen ORGANISATIONSFÖRÄNDRINGAR Medarbetare byter avdelning À-CONTOTRANSAKTION Dagsarvode Import av à-contotransaktioner från excelfil NYHETER WEBB MODULEN FÖR RESERÄKNING RESERÄKNING Skriftlig attest på kvittospecifikation Exicom AB sid 2(30)

3 NYHETER MODULEN FÖR PROJEKTREDOVISNING EDOVISNING TIDS-, INKÖPS- OCH MATERIALTRANSAKTIONER Kompletterande kontroller på stängd period PR FAKTURERING Lägsta nettobelopp på faktura och kredittransaktioner i fakturering Automatisk betalmärkning av fakturor FÖRBÄTTRINGAR/RÄTTNINGAR Exicom AB sid 3(30)

4 Allmänt om nyhetsdokumentationen Språkändringar Exicom har genomfört ett stort projekt under det senaste året för att förbättra det engelska språket i Copernicus webbgränssnitt. Målet har varit att skapa ett enklare och framförallt mer enhetligt engelskt språk. Tidigare har översättningen i flera moduler också varit mycket bristfällig, vilket vi nu har arbetat på att lösa. Även om en del små saker kvarstår kommer stora förbättringar att märkas i den här versionen. Större förändringar som bör uppmärksammas är att menyn Planning line org (Planering linje) numera heter Time Planner. Värdetyperna för planering har förtydligats, se separat styck över förändringar av värdetyper för mer information om det. I samband med projektet har även en del svenska korrigerats, där vi sett att det har funnits en bristande enhetlighet. Nyheter Webb Modulen för Tid Tidrapportering Dagtidrapport koppla till flera aktiviteter samtidigt Under flik koppla till aktivitet är det nu möjligt att markera flera aktiviteter samt dra och släppa dessa i tidrapporten. Markera med ctrl-knappen aktiverad. Exicom AB sid 4(30)

5 Dagtidrapport nytt förvalt sökbegrepp i koppla till aktivitet Under flik koppla till aktivitet är förvalt sökbegrepp projekt och nummer. Tidigare inställning var kund och kortnamn. Nyheter Webb Modulen för Projekt Rapportbeställaren Följande finns nu också tillgängligt att beställa i rapportbeställaren på web: De flesta rapporter och bearbetningar för periodbearbetning De flesta rapporter i redovisning Projektplanering Ny layout på startsida projektplanering Vid menyval projektplanering öppnas en ny flik projektplanering. Här visas de egna projektplanerna samt sökmöjligheter bland egna och alla planer beroende på den behöright man har som användare. Dubbelklick på planen öppnar planen direkt i vy resursanvändning. Exicom AB sid 5(30)

6 Mailnotifiering vid resursförfrågan till linjechef Om så önskas kan mail med uppgift om resursförfrågan från projekt skickas till respektive linjechef. Linjechef anger själv om mail önskas. Välj Mina Inställningar. Välj Ja vid Notifiera mail vid förfrågan. Mailet är utformat enligt nedan: Exicom AB sid 6(30)

7 Du har en ny resursförfrågan från "Consilium" Förfrågan är skapad av "Lisa Stevenson" Mail: Telefon: Förfrågan avser Anton Arvidsson 50h (140508/140523) Förfrågan är skapad :51:20 Sortering av tilldelningar i Resursanvändning Tilldelningar kan sorteras efter avdelningstillhörighet under varje aktivitet i projektplanen. Kan underlätta planering om man har många tilldelningar under en aktivitet. Sortering sker i vald vykonfiguration. Välj Ändra i vykonfiguration. Längst ned i dialogen finns sortera enligt avdelning i första hand. Tillgänglig tid i resurslista Värdetyp tillgänglig tid har lagts till i resurslista. Den visar totalt tillgänglig tid för varje resurs. Tillgänglig tid definieras som arbetstid bokad tid i alla projektplaner som medarbetaren deltar i. Exicom AB sid 7(30)

8 Boka direkt i resurslista på resurspool Nu kan man utföra kommandot "Boka direkt" på toppnoden i resurslistan dvs resurspoolen. Tidigare kunde man bara utföra boka direkt per resurs (rad i resurslistan). Bedömd tid I projektplanen finns det nu möjlighet att se ändringar av bedömd tid. Ändringar kan göras av projektledare och projektdeltagare. Det finns möjlighet att välja om projektdeltagare ska få ändra bedömd tid. Projektledaren kan godkänna ändring från projektdeltagare. Inställningen görs företagsgemensamt med möjlighet till inställning per projektplan. Exicom AB sid 8(30)

9 I planens generella egenskaper kan inställning göras om medarbetare från sin dagtidrapport ska ha möjlighet att uppdatera bedömd tid direkt i planen. Ny kolumn i resursanvändning för medarbetarens bedömda avvikelse. Den avvikelsen har medarbetaren angivit i dagtidrapporten. Nya kolumner i dagtidrapport I resursanvändning visas alla ändringar av bedömd tid. En ny flik Bedömd Tid har lagts till. Exicom AB sid 9(30)

10 Med inställning medarbetare får inte ändra bedömd tid på planen. Medarbetaren skriver in en ny bedömd tid i dagtidrapporten. Medarbetarens bedömda tid uppdaterar inte planens bedömda tid. I planen visas avvikelsen från planens bedömda tid i kolumnen medarbetarens bedömda avvikelse MedBedTid. Under fliken Bedömd Tid visas förändringen. Projektledaren kan godkänna förändringen och då uppdateras planens bedömda tid. Projektledaren godkänner förändringen under flik Bedömd tid och då uppdateras planens bedömda tid. Exicom AB sid 10(30)

11 Inställning medarbetare får ändra bedömd tid direkt i planen. Det värde som medarbetaren anger i dagtidrapporten uppdaterar planens bedömda tid direkt. Projektledaren behöver inte godkänna ändringen. Planeringen uppdateras inte utan projektledaren måste ta ett beslut om att förändra planeringen. Vyer och filter sparas på nytt sätt Knapparna för att spara, spara som, ta bort och ändra har flyttats till meny i anslutning till knappen Vy. Exicom AB sid 11(30)

12 Knapparna för att spara, spara som, ta bort och ändra har flyttats till meny, som visas i anslutning till knappen Filter. Resursanvändning - Periodicering av manuellt angivna timmar Tidigare fördelades manuellt angivna timmar över veckans alla dagar. Planering med manuellt angivna timmar har nu ändrats till att fördelas endast på dagar som har schema. Manuellt angivna timmar tar inte hänsyn till hur många timmar som kan planeras enligt schema utan bara att det finns ett schema. Manuell utläggning av timmar (vid upplösning högre än dag) ska ta hänsyn till brytdag. Tidigare lades timmar ut för hela perioden, dvs skrivs timmar i upplösning månad läggs timmar ut under hela månaden utan hänsyn till brytdag. Den förändring av planering som läggs ut från brytdatum t ex om det står 50 i cellen och man ändrar till 60 så skall förändringen 10 fördelas från nudag/brytdatum och framåt. Finns inget schema angivet på tilldelningen läggs timmarna up på alla veckans dagar. Markerad cell med brytdag visas delad. Dvs värden visas för passerad tid och framtid. Ändras värdet i framtid så fördelas timmar från brytdag och framåt. Exicom AB sid 12(30)

13 Förändringar av värdetyper i Min planering I Min planering har följande ändringar av benämning på värdetyper genomförts. Värdetyp rad Summa bokat Bokat definitivt Bokat preliminärt Förfrågningar ej bokat Ändringar Tidigare namn: Summa tillsatt Tidigare namn: Tillsatt definitivt Tidigare namn: Tillsatt preliminärt Tidigare namn: Förfrågningar ej tillsatta Förändringar av värdetyper i Resursanvändning Nedanstående lista visar alla värdetyper som är valbara för kolumn- och radvisning i Resursanvändning. Det finns ändringar i benämningar på värdetyper som. Ändringarna visas i listan med sina tidigare namn. Värdetyp rad Kolumnnamn Ändringar Tid Medarbetarens bedömda avvikelse MedBedTid NY Bedömd tid BedTid Tidigare namn: Bedömd tid (slutsaldo) Ursprunglig bedömd tid UrspBedTid Tidigare namn: Ursp bedömd tid (slutsaldo) Bedömd återstod tid BedÅtTid Bedömd tid (uppräknad) BedTidUpp Tidigare namn: Bedömd kalkyl tid (Slutsaldo) Ej planerad tid EjPlan Ny Kalkyl Bedömd tid KalkBedTid Tidigare namn: Kalkylerad bedömd tid (slutsaldo) Kalkyl bedömd tid (uppräknad) KalkBedTidUpp Tidigare namn: Kalkyl tid (Slutsaldo) Anslag bedömd tid AnslBedTid Tidigare namn: Anslag tid (slutsaldo) Ram bedömd tid RamBedTid Tidigare namn: Ram tid (slutsaldo) Rapporterad tid (Nusaldo) RapTid Rapporterad tid (Framtidssaldo) RapTid (Fram) Rapporterad tid (Slutsaldo) RapTid (Slut) Planerad tid (Framtidssaldo) PlaTid Planerad tid (Slutsaldo) oberoende av PlaTid (Slut) Ny brytdatum Prognos tid (Slutsaldo) Prognos tid Kalkyl planerad tid (Framtidssaldo) KalkPlaTid Ny Kalkyl planerad tid (Slutsaldo) oberoende KalkPlaTid (Slut) Ny av brytdatum Kostnad Exicom AB sid 13(30)

14 Ram kostnad (Slutsaldo) RamKst Ram kostnad tid (Slutsaldo) RamKstTid Ram kostnad inköp (Slutsaldo) RamKstInk Anslag kostnad (Slutsaldo) AnslKst Anslag kostnad tid (Slutsaldo) AnslKstTid Anslag kostnad inköp (Slutsaldo) AnslKstInk Kalkyl kostnad (Slutsaldo) KalkKst Kalkyl kostnad tid (Slutsaldo) KalkKstTid Kalkyl kostnad inköp (Slutsaldo) KalkKstInk Bedömd kostnad (Slutsaldo) BedKst Bedömd kostnad tid (Slutsaldo) BedKstTid Bedömd kostnad inköp (Slutsaldo) BedKstInk Ej planerad kostnad EjPlan Ny Rapporterad kostnad (Nusaldo) RapKst Rapporterad kostnad (Framtidssaldo) RapKst (Fram) Rapporterad kostnad (Slutsaldo) RapKst (Slut) Rapporterad kostnad tid (Nusaldo) RapKstTid Rapporterad kostnad tid (Framtidssaldo) RapKstTid (Fram) Rapporterad kostnad tid (Slutsaldo) RapKstTid (Slut) Rapporterad kostnad inköp (Nusaldo) RapKstInk Rapporterad kostnad inköp RapKstInk (Fram) (Framtidssaldo) Rapporterad kostnad inköp (Slutsaldo) RapKstInk (Slut) Planerad kostnad (Framtidssaldo) PlaKst Planerad kostnad (Slutsaldo) PlaKst (Slut) Planerad kostnad tid (Framtidssaldo) PlaKstTid Planerad kostnad tid (Slutsaldo) PlaKstTid (Slut) Planerad kostnad inköp (Framtidssaldo) PlaKstInk Planerad kostnad inköp (Slutsaldo) PlaKstInk (Slut) Prognos kostnad (Slutsaldo) Prognos kostnad Prognos kostnad tid (Slutsaldo) Prognos kostnad tid Prognos kostnad inköp (Slutsaldo) Prognos kostnad inköp Intäkt Kalkyl intäkt (Slutsaldo) Kalkyl intäkt tid (Slutsaldo) Kalkyl intäkt inköp (Slutsaldo) Bedömd intäkt (Slutsaldo) Bedömd intäkt tid (Slutsaldo) Bedömd intäkt inköp (Slutsaldo) Rapporterad intäkt (Nusaldo) Rapporterad intäkt (Framtidssaldo) Rapporterad intäkt (Slutsaldo) Rapporterad intäkt tid (Nusaldo) Rapporterad intäkt tid (Framtidssaldo) KalkInt KalkIntTid KalkIntInk BedInt BedIntTid BedIntInk RapInt RapInt (Fram) RapInt (Slut) RapIntTid RapIntTid (Fram) Exicom AB sid 14(30)

15 Rapporterad intäkt tid (Slutsaldo) RapIntTid (Slut) Rapporterad intäkt inköp (Nusaldo) RapIntInk Rapporterad intäkt inköp (Framtidssaldo) RapIntInk (Fram) Rapporterad intäkt inköp (Slutsaldo) RapIntInk (Slut) Planerad intäkt (Framtidssaldo) PlaInt Planerad intäkt (Slutsaldo) PlaInt (Slut) Planerad intäkt tid (Framtidssaldo) PlaIntTid Planerad intäkt tid (Slutsaldo) PlaIntTid (Slut) Planerade intäkt inköp (Framtidssaldo) PlaIntInk Planerade intäkt inköp (Slutsaldo) PlaIntInk (Slut) Prognos intäkt (Slutsaldo) Prognos intäkt Prognos intäkt tid (Slutsaldo) Prognos intäkt tid Prognos intäkt inköp (Slutsaldo) Prognos intäkt inköp Övrigt Kalkylfaktor KalkFakt Flyttad från tid Kund Kund Redovisningsprojekt Projekt Nivå 1 Akt Nivå 2 Nivå 2 Projektledarens beskrivning PL Beskrivning Resurs/Inköp Resurs/Inköp Avdelning Avdelning Medarbetare Medarbetare Roll Roll Kompetenser Kompetenser Arbetstyp Arbetstyp Status Status Enhet Enhet Startdatum Start Slutdatum Slut Varaktighet Vara Fördelningstyp, Tid Fördelningstyp, Tid Fördelningstyp, Kostnad inköp Fördelningstyp, Kostnad inköp Överenskommelse Överensk Summa Summa Antal enheter Antal Kalkylpris KalkPris Utpris Utpris Beskrivning Beskrivning Exicom AB sid 15(30)

16 Årsvis planering i projektplanering I Resursanvändning kan kolumner för bedömd tid och planerad tid samt rapporterad tid visas för föregående år, innevarande år och kommande år. Motsvarande kolumner finns även i Min Planering. Idén är att projektledaren ska ha möjlighet att planera och följa upp årsvisa projektbudgetar. I projektplanens egenskaper finnas en inställning för årsvis fördelning av planering. Denna egenskap styr att automatisk fördelning av bedömd tid sker årsvis. Hänsyn kommer att tas till aktivitetens start och slut inom respektive år. Ganttlinjen kan förlängas till och med december 2015 utan att framtida planering i 2014 fördelas till 2015 eftersom fördelning av bedömd tid sker årsvis. För de planer där man valt att fördelning inte ska ske årsvis kommer det att fungera som idag, dvs att fördelning sker med vald fördelningstyp från aktivitetens start till slut. Genom att egenskapen anges per plan kan ni arbeta med båda modellerna parallellt om behov skulle uppstå. Nya kolumner (värdetyper): Bedömd tid (föregående år) Planerad tid (föregående år) Rapporterad tid (föregående år) Bedömd återstående tid (föregående år) Prognos tid (föregående år) Bedömd tid (innevarande år) Planerad tid (innevarande år) Rapporterad tid (innevarande år) Bedömd återstående tid (innevarande år) Prognos tid (innevarande år) Ej planerat (innevarande år) Bedömd tid (kommande år) Planerad tid (kommande år) Ej planerat (innevarande år) Den nya funktionen kommer att innebära att en projektledare kan arbeta årsvis och hålla isär planering och rapportering för de olika åren. Exicom AB sid 16(30)

17 Nya kolumner i projektplanering Fälten i ändringsdialogen för kostnadstillfälle, tilldelning och aktivitet har lagts till som kolumner i resursanvändningens vykonfiguration. Summering av ej planerad tid i projektplan En summering av kolumnen EjPlanTid har lagts till i projektplaner. Exicom AB sid 17(30)

18 Medarbetarens bedömda tid i Min Planering Möjlighet att ange bedömd tid har lagts till i Min Planering. Under fliken Bedömd tid kan medarbetaren lägga till nya bedömning per aktivitet i projektplanen. Exicom AB sid 18(30)

19 Resursplanering Planering linje - Periodicering av manuellt angivna timmar Tidigare fördelades manuellt angivna timmar över veckans alla dagar. Planering med manuellt angivna timmar har nu ändrats till att fördelas endast på dagar som har schema. Manuellt angivna timmar tar inte hänsyn till hur många timmar som kan planeras enligt schema utan bara att det finns ett schema. Finns inget schema angivet på tilldelningen läggs timmarna på veckans alla dagar. Förändringar av värdetyper i Planering linje I Planering linje har följande ändringar av benämning på värdetyper genomförts. Värdetyp rad Summa bokat Bokat definitivt Bokat preliminärt Förfrågningar ej bokat Ej förfrågat eller bokat Summa ej bokat Ändringar Tidigare namn: Summa tillsatt Tidigare namn: Tillsatt definitivt Tidigare namn: Tillsatt preliminärt Tidigare namn: Förfrågningar ej tillsatta Tidigare namn: Ej förfrågat eller tillsatt Tidigare namn: Summa ej tillsatt Status resursförfrågningar i ärendehanteringen Ny funktionalitet har utvecklats i hanteringen av resursförfrågningar. Syftet är att resursförfrågans mottagare och avsändare ska ha möjlighet att följa ärendets status. - Filtrering på ärendets status finns tillgänglig under mapp Inkorg och Mina ärenden. - Nya kolumner för att visa innevarande ägare, ärendestatus etc har lagts till i vykonfigurationen. - Ärenden kan öppnas för att se innehåll. - Ärenden kan markeras som lästa eller ej lästa. - Mappar visas komprimerade när Ärenden öppnas. - Mappar som inte har innehåll döljs. Exicom AB sid 19(30)

20 Exempel: Hos användaren Petra visas skickade förfrågningar under Mina ärenden>resursplanering. För att se aktiva/avslutade ärenden välj i dropdown Ärendestatus. Petra är skapare av dessa ärenden och innevarande ägare är den mottagande parten. I bilden nedan visas alla ej besvarade förfrågningar sorterade i datumordning. Hos mottagande part visas inkommande ärenden som ska behandlas i Inkorg>Resursplanering. När ärendet har behandlats och avslutats av mottagaren läggs ärendet i status avslutade. Ärenden är klickbara och kan öppnas för att granska resultatet. Exicom AB sid 20(30)

21 Organisationsförändringar Medarbetare byter avdelning I funktionen organisationsförändringar anges datum för att verkställa flytt av medarbetare. Dvs det går bra att ange ett framtida verkställighetsdatum. Funktionen ger möjlighet att lämna kvar bokningar på gamla avdelningen eller att boka av medarbetarens alla bokningar från angivet datum. Bokningar flyttas alltså inte till medarbetarens nya avdelning. I projektplanering visas resurs i resurslista och tilldelning i planen genomstrukna med information om byte till ny avdelning. À-contotransaktion Dagsarvode À-contotransaktionsregistret har försetts med en ny funktion för att kunna fakturera dagsarvode såsom à-conto. Man anger ett dagsarvode och ett datumintervall för arvodet. Antal nettoarbetsdagar räknas fram och sätts automatiskt i fältet Antal dagar. Nettoarbetsdagar är måndag fredag, ingen hänsyn tas till helgdagar eller klämdagar som infaller under aktuell period på måndag till fredag. En text med information och datum, arvode per dag och antal dagar skapas automatiskt på flik Text. I à- contotextfältet sätts texten automatiskt till Dagsarvode. Den nya funktionen innebär att nedanstående fält har tillkommit i registreringsvyn för à- contotransaktioner på webb. Observera att fälten inte visas i Backoffice eller i Betalplaner på projekt. Pristyp Anger om à-contot avser ett Belopp eller Dagsarvode. Förvalt värde är Belopp. Exicom AB sid 21(30)

22 Dagsarvode valuta Om pristyp är satt till Dagsarvode anger man arvode per dag i detta fält. From datum dagsarvode Om pristyp är satt till Dagsarvode anger man från vilket datum detta ska gälla. Tom datum dagsarvode Om pristyp är satt till Dagsarvode anger man till och med vilket datum detta ska gälla. Antal dagar dagsarvode Om pristyp är satt till Dagsarvode räknas antal nettoarbetsdagar fram automatiskt utifrån From och Tom datum dagsarvode. Nettoarbetsdagar är måndag fredag, ingen hänsyn tas till helgdagar eller klämdagar som infaller under aktuell period på måndag till fredag. Exicom AB sid 22(30)

23 Webbfakturering fakturaguide À-conto I webbfaktueringens guider där à-contotransaktioner kan registreras finns möjlighet att lägga till de nya à- contofälten. Det görs genom att skapa en ny vy och lägga till kolumner. Exicom AB sid 23(30)

24 Import av à-contotransaktioner från excelfil En ny funktion för att läsa in à-contotransaktioner i xlsx-format har tillförts systemet. Det är nu möjligt att använda en excelmall, märkt med vissa specifika egenskaper, för att lägga in à-contotransaktioner och därefter tillåta medarbetare att själv läsa in information i webbgränssnittet. Transaktionsposterna valideras direkt och medarbetaren kan därefter själv åtgärda eventuellt felaktiga poster. Funktionen är tillgänglig för de som har behörighet att se menyvalet Mina dokument samt har en företagsspecifik och personlig importmall. Kontakta Exicom för att få en excelmall. En excelmall skapas utifrån varje företag och innehåller dels kolumner för de fält som i systemet är obligatoriska då en transaktion ska registreras och dels kolumner utifrån företagets specifika preferenser. Mallarna märks därefter upp med medarbetar- och företagsspecifika egenskaper och distribueras till de som ska kunna använda funktionen. Samma.xlsx mall kan därefter användas ett obegränsat antal gånger. Exempel på hur en.xlsx-mall kan se ut: Under fliken Mina Dokument checkas filen in för att påbörja inläsningen av transaktionsposterna. Lägg upp en mapp med namn Acontotransaktioner. Exicom AB sid 24(30)

25 Klicka på Lägg till dokument och lägg till excelfilen som ska läsas in. Den inlästa filen bearbetas och placeras automatiskt i någon av funktionens två mappar Importerade eller Misslyckade. Om felaktigheter återfinns i den incheckade filen placeras den under mappen Misslyckade. Medarbetaren som checkat in filen kan på så vis direkt öppna filen och korrigera felaktiga rader. I den felaktiga radens första kolumn återges, i form av en kommentar, en förklaring till vad som behöver åtgärdas. Filen checkas in på nytt och flyttas upp till den överliggande mappen för bearbetning. När data i samtliga rader är korrekta placeras filen under mappen Importerade. För varje fil som checkats in går det även att följa inlästa versioner och historik. Exicom AB sid 25(30)

26 Nyheter Webb Modulen för Reseräkning Reseräkning Skriftlig attest på kvittospecifikation Verktyg > Underhåll > Sidinställningar > Tidrapport > Reseräkning Vill man öka kontrollen av reseräkningar eller förtydliga vem som ska skriva under reseräkningen finns det möjlighet att välja om medarbetarens, attesterande chefs och ersättande attesterande chefs namn ska stå utskrivna på kvittospecifikationen. Det kommer göra hanteringen av reseräkningar enklare då det står utskrivet på kvittospecifikationen vem som ska skriva under reseräkningen innan den når löneadministratören. Default kommer inställningarna vara Nej och den ändring man gör kommer ske centralt för alla medarbetare om man inte väljer att inställningen ska vara personlig. I bilden nedan är det medarbetare Ellen Oxheden T som lämnat in reseräkningen och ska skriva under och tillsammans med kvitton skicka det till sin attesterande chef, Josephine Forsman. Är Josephine Forsman inte tillgänglig är det Sven Rojanen som är ersättande attesterande chef och då ska Sven skriva under innan kvittospecifikationen tillsammans med kvitton skickas vidare till löneadministratören för en sista kontroll före utbetalning. Exempel på hur en kvittospecifikation kan se ut då inställningarna är satta att visa medarbetarens, attestantens samt den ersättande attestantens underskrifter. I Underhåll kommer det som standard vara satt till Nej för att visa underskrifterna. Exicom AB sid 26(30)

27 Nyheter Modulen för projektredovisning Tids-, Inköps- och Materialtransaktioner Kompletterande kontroller på stängd period PR När tids-, inköps- och materialtransaktioner manuellt registreras i det grafiska gränssnittet och på webben sker det nu en kontroll mot att den perioden som transaktionen registreras på inte är stängd. Om transaktionsdatum på en transaktion är i en period som är satt som PR stängd kommer felmeddelande upp om att integration mot projektredovisning är stängd för den perioden. Om transaktionsdatum är i en period som även är satt som Status stängd kommer det upp ett felmeddelande om att det inte går att bokföra på det datumet och nästa datum med Satus öppen kommer som förslag. Det kommer heller inte gå att göra ändringar på en transaktion som ligger i en period med PR stängd eller Status stängd. Denna kontroll kommer även finnas på fliken Transaktioner i webben vid inläsning av inköps- och materialtransaktioner men är i nuläget inte färdigutvecklad. Vilka perioder som har Satus och PR stängd ser de som har tillgång till Verktyg > Registervård > Redovisning > Tabeller > Periodtabeller Exicom AB sid 27(30)

28 Fakturering Lägsta nettobelopp på faktura och kredittransaktioner i fakturering I version /2 tillkom en ny funktion som gjorde det möjligt att vid generering av fakturaförslag utesluta fakturor under ett visst nettobelopp. Kontrollen sker mot fakturans totala nettobelopp och inte mot enskilda poster som ingår i fakturan. Parametern för att aktivera ett lägsta nettobelopp görs i webben under Verktyg > Registervård > Företagsuppgifter PR > Företagsuppgifter och fliken FAKTURAPARAMETRAR och underfliken FAKTURERING. På samma sida går det även att ändra defaultinställning för vilka transaktioner som ska tas med vid generering av fakturaförslag i det grafiska gränssnittet. Default är inställningen att ta med alla transaktioner, både debet och kredit. För webbfakturering anges vilka transaktioner som ska ingå per fakturaguide under Verktyg > Underhåll > Projektfakturering > Selekteringar fakturaguide. Är lägsta nettobelopp aktiverat och inställningen är satt till att enbart ta med kredittransaktioner så görs ingen kontroll mot lägsta nettobeloppet. Det sker ingen kontroll mot kredittransaktionerna utan oavsett hur stort eller litet minusnettobeloppet är tas det med vid generering av fakturaförslag. Är inställningen satt till att enbart ta med debettransaktioner görs en kontroll mot fakturans nettobelopp. Oavsett hur många småbelopp fakturan består av så kommer det genereras ett fakturaförslag så länge nettobeloppet är lika stort eller större än det valda lägsta nettobeloppet. Är inställningen satt till att ta med alla transaktioner görs det även här en kontroll mot fakturans nettobelopp. Består fakturan av kredit- och debettransaktioner som resulterar i ett nettobelopp som är mindre än det valda lägsta nettobeloppet så genereras det inget fakturaförslag. Regelverk för genereringen: Medtag transaktioner Alla: Alla transaktioner medtas, detta är default-inställningen. Är lägsta nettobelopp aktiverat görs en kontroll mot det totala nettobeloppet per faktura och är nettobeloppet lika stort eller större än det valda lägsta nettobeloppet genereras fakturan. Medtag transaktioner Ej debet: Endast transaktioner som är 0 kr eller mindre medtas i genereringen. Ingen kontroll mot lägsta nettobelopp görs oavsett om det är aktiverat eller inte. Medtag transaktioner Ej kredit: Endast transaktioner som överstiger 0 kr medtas i genereringen. Är lägsta nettobelopp aktiverat medtas enbart fakturor som har ett nettobelopp som är lika stort eller större än det valda lägsta nettobeloppet. Det görs ingen kontroll mot lägsta nettobeloppet när faktureringssätt är satt till Beställning. Automatisk betalmärkning av fakturor I vissa verksamheter finns behov av att överföra fakturor från projektfaktureringen till kundreskontran såsom redan betalda. I projektregister under Registervård på webben (inte i Projektrummet eller Backoffice) finns nu fält tillgängliga för att få fakturor betalmärkta direkt vid fakturering. Endast fakturor skapade i webbfakturering eller via Fakturering i backoffice omfattas av denna funktion, dvs inte Artikelfakturor eller Räntefakturor. Funktionen finns endast tillgänglig för installationer som omfattar Copernicus Redovisning och Reskontror. Exicom AB sid 28(30)

29 Automatisk betalmärkning Nej Ingen automatisk betalmärkning görs vid fakturering. Ja Fakturor märks som betalda direkt vid fakturering. Inbetalningssätt Combobox med företagets inbetalningssätt laddas om Automatisk betalmärkning är satt till Ja. Inbetalningssättet ska kopplas till det konto som betalningen satts in på. Vid fakturering konteras fakturan direkt mot betalningskontot och inte på kundfordringskontot. Betaldatum och Förfallodatum sätts till samma datum som Fakturadatum. Konteringen på fakturan i kundreskontran ligger på flik Kontering, inte på Betalningar (inga betalposter skapas för utläsning, betalning förväntas ha satts in på betalkontot). Förbättringar/Rättningar I detta avsnitt redovisas rättningar i Copernicus p1, p2 och p3. - I Planering linje funktionen lägg till bokning. Tidigare misslyckades användaren med att lägga till bokningsrader på resurser som inte hade en resurs tillagd i planens resurslista. - Cirkulär länkning är åtgärdad. Det går inte att skapa en cirkulär länkning i planer, varningsmeddelande visas. - Scrollning av datumlinje i Planering linje leder till att värden till synes försvinner och måste uppdateras. Rättat i denna version. - Vid aktivering av en cell markeras innehållet i cellen (kan börja skriva direkt). Ändringen är genomförd endast på EditTables-applets, inte på TreeMenu-applets. Exicom AB sid 29(30)

30 - Prestanda i Planering linje har förbättrats. - Prestanda i stora planer som laddas till resursanvändning har förbättrats. Planen kan laddas upp utan att man får en krasch. Att uppdatera planen samt spara sker betydligt snabbare än tidigare. - Då attestreglen för löneadmin är satt till AUTOATTEST: ALLA eller MILERSÄTTNING under Verktyg > Registervård > Reseräkning > Tabeller > Företagsuppgifter sker automatisk attest för löneadmin när linjechefen har gjort sin reseattest. I tidigare versioner sattes löneadminattest redan när resenären lämnade in sin reseräkning och linjechefen kunde då inte göra ändringar. Denna rättning är gjord så att linjechefen ska kunna gå in och göra ändringar utan att det ligger någon begränsning. - I projektplan kan transaktioner dras och släppas på respektive tilldelning. Tidigare gick det bara att släppa på aktivitet. - Vid val av resurs i kolumnen Resurs/Inköp visades meddelande att schema saknas. Rättning i denna version. Exicom AB sid 30(30)