Copernicus Nyheter Version v201203/2. Sid 1

Transkript

1 Solutions for Enterprise P roject Management Stureplan 4A Stockholm, Sweden Phone: Fax: VAT no: SE info@exicom.se Copernicus Nyheter Version v201203/2 Sid 1

2 Innehållsförteckning NYHETER WEBB MODULEN FÖR PROJEKT PROJEKTLEDARE... 3 Registervård... 3 Projektrum... 4 AVRÄKNING KONSULTFAKTUROR... 5 Avtal underkonsult... 6 Fakturor underkonsult... 8 LINJECHEF Projektlönsamhet NYHETER WEBB RESURSANVÄNDNING PORTFÖLJHANTERING Portföljrum PROJEKTPLANERING Attest Projektplanering Oattesterad tid Mail NYHETER MODULEN FÖR PROJEKTREDOVISNING EDOVISNING FÖRETAGSUPPGIFTER Flik Integration - Beställningsfakturering Flik Bokslut Omföring lönekostnad PROJEKTREGISTER Nivåattestant FAKTURERING Beställningsfakturering NYHETER MODULEN FÖR KUNDRESKONTRA KUNDRESKONTRA Reservering Kundfordran EXICOM AB sid 2(17)

3 Nyheter Webb Modulen för Projekt Projektledare Registervård Successivt flyttas alla register och tabeller som finns i backoffice till webbgränssnittet. Administration av dessa register kan nu ske på webb istället för backoffice. Tidigare har Kundregistret gjorts tillgängligt på webb. Från och med denna version har ytterligare ett antal register gjorts tillgängliga. Exakt vilka register som kan nås från webb redovisas i referensmanual Verktyg. Det finns i dagsläget ett antal punkter som fortfarande är under utveckling och därmed inte tillgängliga under registervård webb. Nedan listas dessa punkter: Det går inte att skapa Mallar för register på webb. Registervården finns inte översatt till engelska. I översiktsvyerna ska man kunna spara egna vyer där man själv väljer vilka kolumner som visas och kolumnbredd etc. Alla register ska förses med fritextsökning, nu sker sökning på index vilket begränsar sökmöjligheterna. För kunder med connector mot externa ekonomisystem går det inte att söka konton mot kontoplan inne i registren. För att få åtkomst till menyvalet Registervård ska berörda webbroller förses med detta menyval under Verktyg Roller. I förvalda roller ligger menyvalet Registervård under Tidrapportör. Funktionen Registervård måste först aktiveras av systemleverantören. För åtkomst till olika register kopplas registren till egenskapstabellen. Här nås tabellen Egenskaper (läggs upp i Backoffice Medarbetarregister). Rättigheter till registervård i webbgränssnittet tilldelas egenskaperna här. Egenskaperna kopplas till medarbetarna i medarbetarregistret. Endast de register som är publicerade på webben går att markera med kryss, övriga som är under utveckling är gråade. EXICOM AB sid 3(17)

4 Projektrum När man skapar ett nytt projekt kan man ange en annan attestant än projektledaren. EXICOM AB sid 4(17)

5 I nivå registret kan man ange unika attestanter per nivå genom att skriva in medarbetarnummer eller söka fram tilltänkt attestant. Avräkning konsultfakturor Kontroll av konsultfakturor kan göras via Avtal underkonsult och Fakturor underkonsult. Fakturerade timmar och priser avräknas mot rapporterade timmar och priser per underkonsult som är kopplade till avtalet med leverantören. Leverantörer läggs upp i leverantörsregistret. Vid önskemål finns möjlighet till integration av leverantörsregistret som underhålls från ett externt system. EXICOM AB sid 5(17)

6 I medarbetarregister anges att underkonsulten ska hanteras i Avräkning underkonsult. Fyll i startdatum och leverantörsnummer. Avtal underkonsult Avtalet med leverantören registreras i Avtal UK. När underkonsulten tidrapporterar kontrolleras att det finns ett giltigt avtal för konsulten. - Använd knappen LÄGG TILL AVTAL. - Fyll i de uppgifter som gäller för leverantören. - Avtalet kan sparas som mall och användas för att skapa nya avtal med leverantören. I formuläret är vissa fält inaktiverade. Dessa kan aktiveras via VERKTYG>UNDERHÅLL>SIDINSTÄLLNINGAR>LINJECHEF>AVTALSHANTERING. Fälten används om leverantörsfakturor hanteras i systemet. EXICOM AB sid 6(17)

7 - Använd mallen för att skapa ett nytt avtal med leverantören. - När avtalet sparas genereras ett avtalsnummer. När avtalet är inlagt i systemet kan kontrakterade underkonsulter läggas till under avtalet. EXICOM AB sid 7(17)

8 - Välj fliken AVTALSRADER. - Ange underkonsult i Medarbetare. - Ange vilket Kund/Projekt som omfattas av avtalet. - Arbetstyp, Volym timmar och Á-pris kan anges. Omfattar avtalet flera projekt och medarbetare så läggs dessa till som avtalsrader. Medarbetare måste anges per projekt. Fakturor underkonsult För att kunna genomföra avräkning ska leverantörens fakturor registreras i Fakturor underkonsult. - Klicka på knappen SKAPA NY FAKTURA. - I fältet STATUS kan man selektera på Alla fakturor, fakturaförslag, attesterade fakturor. EXICOM AB sid 8(17)

9 - Fyll i leverantör, fakturabelopp utan moms, fakturerade timmar/antal. - Ange även datum för sista dag för rapporterade timmar som omfattas av fakturan. Skriv in i fältet Tom.datum. Lägg till medarbetare som anges på fakturan under fliken FAKTURARADER. - Ange Medarbetare, Timmar/antal, Á-pris och Belopp. - Klicka på medarbetaren i listan för att visa tidstransaktioner. - Tidrapportering visas som transaktionsrader. - Markera varje transaktionsrad som avräknad. - Spara. När transaktionerna avräknats visas resultatet i en informationsruta. Om det finns en differens mellan avräknade och fakturerade timmar eller belopp anges differensen. EXICOM AB sid 9(17)

10 - Återvänd till FAKTURARADER och attestera fakturan. Fakturan är attesterad och har status attesterad. När fakturan är attesterad markeras varje tidstransaktion med en gul bock. Kolumnerna i vyn för tidstransaktioner kan förändra innehåll mha funktionen VY. EXICOM AB sid 10(17)

11 Linjechef Projektlönsamhet En förbättring har gjorts så att webbrapport projektlönsamhet uppdateras automatiskt med ny upparbetning och efter omorganisation utan att behöva köra körning projektlönsamhet. I webbrapporten kan linjechef, projektledare, projektägare, projektadministratör och kundansvarig analysera lönsamhet i projekten för sina ansvarsområden. För att driftsätta automatisk uppdatering av projektlönsamhet görs följande: 1. Sätt om parameter Autom saldering till Ja under Företagsuppgifter PR, flik integration under rubrik Projektlönsamhet. 2. Kör körning GXKS under Verktyg-rapporter-Körning GXKS 3. När den är klar, kör Körning projektlönsamhet projekt under Verktyg-rapporter. Kör för alla de perioder som projektanalys kan vilja analyseras för. 4. Och när den är klar, kör Körning projektlönsamhet under Verktyg-rapporter. Kör för alla de räkenskapsår som projektanalys kan vilja analyseras för, ett räkenskapsår i taget. Nyheter Webb Resursanvändning I varje aktivitetstyps egenskapsdialog kan man peka ut unika attestanter genom att skriva in medarbetarnummer eller söka fram tilltänkt attestant. EXICOM AB sid 11(17)

12 Portföljhantering Portföljrum I portföljrummet finns möjlighet att bygga vyer med fler värdetyper. Nu finns alla relevanta värdetyper från resursanvändningen i portföljen. Dessutom finns en summering av hela portföljen på den översta nivån. Man har tillgång till värdetyperna och summeringar i alla uppföljningsvyer; Statusrapport, Pipeline och Övergripande Tidplan. EXICOM AB sid 12(17)

13 Projektplanering Attest Projektplanering Detaljerad attest har bytt namn till Attest Projektplanering. Här hittar man all tid man ska attestera oavsett om projektet är kopplad till en plan eller inte. Om det finns en struktur, i planen, som tidrapportören rapporterar på syns även den i Attest Projektplanering. Oattesterad tid Notis En ny funktion som för Attest Projektplanering som visar notiser, på startsidan, om det finns oattesterad tid för projektledare såväl som attestanter som inte är projektledare. EXICOM AB sid 13(17)

14 Mail Även påminnels för attestanter som inte är projektledare finns nu tillgängligt och ställs in på samma sätt som påminnels oattesterad tid. Nyheter Modulen för projektredovisning Företagsuppgifter Flik Integration - Beställningsfakturering En parameter för beställningsfakturering på arbetstyp har lagts till. Denna parameter styr huruvida man vill att de á-contotransaktioner som skapas skall märkas med information om vilken arbetstyp som upparbetningen har, samt att det kommer att skapas en á-contotransaktion per upparbetad arbetstyp. Beställningsfakturering på arbetstyps-nr: Ja = De skapade á-contotransaktionerna kommer att märkas med information upparbetad arbetstyp. Nej = Funktionen kommer att fungera på samma sätt som innan. Medarbetare omföring: I detta fält anger man det medarbetarnummer som omföring skall ske på vid automatisk avräkning. Omföringen sker på det sätt att det skapas nolltransaktioner med justeringsposter för att intäkten och upparbetningen skall visas på beställningens kund och projekt och således inte den upparbetade kunden dit beställningarna är kopplade. Flik Bokslut Omföring lönekostnad Fliken Bokslut har kompletterats med möjlighet att styra kostnadsställe och kostnadsbärare som ska konteras i periodbearbetningen Omföring Lönekostnad. Tidigare konterades alltid projektets kostnadsställe och kostnadsbärare. Nu finns det möjlighet att välja om projektets eller medarbetarens kostnadsställe/kostnadsbärare ska konteras. EXICOM AB sid 14(17)

15 I samband med detta har även utläsningen av standard bokföringsfil (910) kompletterats att medta verifikationer som genereras av Omföring Lönekostnad. EXICOM AB sid 15(17)

16 Projektregister Nivåattestant I Projektregistret under Nivå kan man peka ut andra attestanter på nivåer än projektledaren. Öppna nivån och skriv in medarbetarnummer eller sök fram attestant genom att trycka Ctrl F. All tid som rapporteras på nivån attesteras av den utpekade attestanten och inte projektledaren. Fakturering Beställningsfakturering I och med denna version så har det skett en del förändring i hanteringen av beställningsfakturering, möjligheten finns att märka transaktioner med information om den faktiska upparbetningen i form av arbetstyp, det möjliggör även att det i rutinen kommer att generera flera á-contotransaktioner i enlighet med den upparbetningen som skett, varje upparbetad arbetstyp kommer att skapa en egen á- contotransaktion. I och med att automatisk avräkning sker så kommer det att ske en omföring/justering av ovanstående á- contotransaktioner som på så sätt ger möjligheten att följa upp upparbetning på den kund som beställningen avser i form av justeringsposter När man väljer att driftsätta den nya funktionen så krävs det att man lägger upp ett projekt som beställningsfaktureringen skall genereras utifrån, utöver det så måste man även lägga upp samma projekt EXICOM AB sid 16(17)

17 på respektive kund där det finns beställningar kopplade till det första projektet, detta för att möjliggöra så att uppföljning kan ske på den kund och projekt som fördelningen har skett på. För driftsättning och djupare kunskap se rutindokumentationen för beställningsfakturering. Nyheter Modulen för Kundreskontra Kundreskontra Reservering Kundfordran I rutinen för reservering kundfordran finns nu möjlighet att undanta mindre belopp för reservering. Gäller om automatisk reservering enligt ålder används. Beloppsintervall för detta anges i parametersättning. Rapporten Reserveringar Journal, vilken visar fakturor som kommer reserveras, har kompletterats med en parameter för brytdatum. Datumet används vid automatisk reservering enligt ålder. EXICOM AB sid 17(17)