Rev Re i v sion sra sion sra p p ort Ekerö kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av löner och ersättningar inkl arvoden till förtroendevalda Nicklas Samuelsson Samir Sandberg Richard Vahul Ekerö kommun

2 Granskning av löner och ersättningar inkl arvoden till förtroendevalda Anders Hägg Uppdragsansvarig Richard Vahul Projektledare Ekerö kommun

3 Granskning av löner och ersättningar inkl arvoden till förtroendevalda Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömningar och rekommendationer 1 2 Inledning Bakgrund Syfte/revisionsfrågor Avgränsning och revisionsmetod 2 3 Beskrivning av lönesystem och löneprocess Översikt Flödesschema och processbeskrivning Väsentliga kontrollmoment Dokumenterade rutiner och riktlinjer Behörighet och registrering av uppgifter i lönesystemet Utbetalning av lön Anställning Lönerevision Semesterdagar Styret 8 4 Validering av data Avstämning transaktioner mot personalregister 9 5 Resultat av registeranalys och verifieringar Fördelning av lönearter Analys av orimliga värden för preliminärskatt Avvikande ålder Översikt av grundlön Höga månadslöner Avgångsvederlag/bonus/provision Dubbletter av transaktioner Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer (baserat på personnummer) Transaktioner för nyckelpersoner Utbetalt arvode till förtroendevalda Traktamente Reseräkning/kostnadsersättning Övertidsersättning kopplat till deltidsanställning Fyllnadslön kopplat till heltidsanställning Sparade semesterdagar 16 6 Avstämning mot kontrollmål 16 Ekerö kommun

4 1 Sammanfattande bedömningar och rekommendationer På uppdrag av Ekerö kommuns förtroendevalda revisorer har PwC gjort en granskning avseende lönerutinen. Granskningen har dels omfattat en kartläggning av lönerutinen i kommunen (en s.k. flödesbeskrivning) med genomgång av vilka kontroller som görs, dels en registeranalys av poster i lönesystemet med tillhörande uppföljning/verifiering. Revisionsfrågan som ska besvaras av granskningen är om: Kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräcklig intern kontroll avseende löner och arvoden inklusive arvoden till förtroendevalda? I samband med granskningen har även ett antal kontrollmål formulerats och besvarats, vilka finns närmare beskrivna i avsnittet Avstämning mot kontrollmål. Efter genomförd granskning bedömer vi att kommunstyrelsen och nämndernas interna kontroll avseende löneområdet är tillräcklig. Tolv av tretton kontrollmål har bedömts som uppfyllda och inga avvikelser eller felaktigheter noterades i registeranalysen eller i den efterföljande uppföljningen. Vi bedömer att kommunens lönerutiner, kontroller och ansvarsfördelning är tydliga, ändamålsenliga och väldokumenterade. Vi har i granskningen inte bedömt substansen i det material som anställda har rapporterat in i självservicemodulen. Ett av kontrollmålen har bedömts som ej uppfyllt och vi rekommenderar därav kommunen att: En oberoende person (utanför lönekontoret) utför kontroll av systemets loggfiler samt att kontrollerna dokumenteras. Ekerö kommun 1 av 19

5 2 Inledning 2.1 Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Ekerö kommun har PwC genomfört en granskning av den interna kontrollen avseende löner och ersättning inklusive arvoden till förtroendevalda. Personalkostnaderna utgör en stor del av kommunens externa kostnader. Redovisningsrevisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Det vill säga väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid fungerar som avsett. I den mån lönehanteringen har decentraliserats finns ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsställande. Detta eftersom det kan uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. Det är nämnderna som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde, både till utformning och till utförande. Nämnderna ska således utforma anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Kommunstyrelsen har till uppgift att främja den interna kontrollen. Viktigt är att den interna kontrollen utformas utifrån ett för alla nämnder gemensamt synsätt. Granskningen har syftat till att bedöma om Kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende rapportering av löner och ersättningar är tillräcklig. Exempel på analyser som genomförts är: Analys av orimliga värden avseende månadslöner, timlöner etc. Identifiering av möjliga dubbelregistreringar Fördelning och analys per olika lönearter (ob, övertid, jour- och beredskap) Identifiering av personal med avvikande ålder, avvikande perioddatum etc. Analys av kostnadsersättning (bilersättning, utlägg etc.) 2.2 Syfte/revisionsfrågor Den revisionsfråga som skulle besvaras, och således syftet med granskningen, är om: Kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräcklig intern kontroll avseende löner och arvoden inklusive arvoden till förtroendevalda? 2.3 Avgränsning och revisionsmetod Granskningen har omfattat samtliga nämnder och styrelsen. Registeranalysen baseras på uppgifter för perioden Granskningen har skett utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv där ett antal kontrollmål valts ut. Utifrån dessa kontrollmål har bedömning skett av dels befintliga regler och rutiner, dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Utdrag ur lönesystemet har bearbetats genom s.k. registeranalys. Uppföljning och verifiering av identifierade avvikelser och orimliga värden har skett. Ekerö kommun 2 av 19

6 Samtliga personuppgifter i granskningen har avidentifierats. Motivet till det är att vi granskat kommunens rutiner och riktlinjer samt om dessa åtföljs, inte enskilda medarbetare. 3 Beskrivning av lönesystem och löneprocess 3.1 Översikt Ekerö kommun har ett löne- och personalsystem som heter ecompanion och levereras av företaget SYSteam. Systemet driftsattes 1998 och har sedan dess byggts ut med olika tilläggsmoduler specialiserade mot olika delar av verksamheten. Exempelvis finns en separat modul för vård och omsorg med tillhörande schemaläggningsfunktion, en självrapporteringsmodul och en separat modul för förtroendevalda. Sedan januari 2010 finns självrapporteringssystemet Rapportera. På lönekontoret arbetar fyra personer. Dessa är: En arbetsledare/lönehandläggare Två lönehandläggare därav en tillika systemansvarig ecompanion En löneassistent Dessutom finns systemansvariga för respektive försystem till ecompanion (se nedan för utförlig beskrivning). Lönesystemet är placerat på en central egen server. För backup av lönesystemet ansvarar IT-avdelningen. Back up av lönesystemet sker varje natt enligt rutin. Även inför större körningar sker manuell backup på rekommendation av systemet. Ingen, för lönesystemet, oberoende person kontrollerar systemets loggfiler. Systemet skapar loggfiler för anställningsuppgifter, transaktioner och styrtabeller. Där framgår vem som gjort en ändring eller skapat en transaktion, när det gjorts och vad som gjorts. 3.2 Flödesschema och processbeskrivning. Ekerö kommun har i dagsläget 2114 stycken anställda och 445 stycken förtroendevalda. En löneutbetalning genom ecompanion kan som framgår av flödesschemat (se nedan) skapas på fyra olika sätt. Ekerö kommun 3 av 19

7 I självservicemodulen Rapportera rapporterar de som är anställda med månadslön i kommunen, utanför vård och omsorg, in de avvikelser som skett under månaden till attest av närmaste chef. Den anställde ansvarar för att rapportera in avvikelser från ordinarie arbetstid i systemet. Den ansvarige chefen ansvarar sedan för att attestera att samtliga inrapporterade uppgifter är korrekta när de sänds vidare för lönebearbetning. Har inga avvikelser rapporterats in utbetalas lönen enligt den anställdes arbetsavtal per automatik. Lönekontoret bevakar att förlängningar av föräldraledighet inkommer. I vård- och omsorgsmodulen Medvind läggs schema upp för respektive medarbetare. Medarbetaren eller Rapportörer tidrapporterar arbetad tid direkt i modulen. Arbetsplatschefen ansvara för att attestera tidrapporterna innan filen översändes till lönebearbetning. Lönekontorets ansvarar sedan för att kontrollera den översända filen och skriva ut transaktionslistor för kontroll och åtgärd. Lönekontoret bevakar att förlängningar av 1/1-tids tjänstledigheter inkl. föräldraledighet inkommer. I modulen Troman hanteras de förtroendevaldas ersättningar. Nämndsekreterare, systemansvarig eller annan behörig registrerar närvaro från attesterade protokoll samt ev. annan ersättning från attesterade underlag. Lönekontoret rapporterar in årsarvoden och andra fasta arvoden, registrerar samt skickar förfrågan till de förtroendevalda angående förlorad pensionsförmån hos huvudarbetsgivare. Vid timanställningar utanför vård- och omsorg, eller vid speciella tillägg kan lön även rapporteras in på Manuell löneblankett. Den anställde ansvar då för att fylla i blanketten så snabbt som möjligt och översända denna för attest av ansvarig chef. Ansvarig chefs ansvar är att se till att blanketten skickas till lönekontoret. Lönekontoret ansvarar för att registrera uppgifterna i ecompanion, kontrollerar att blanketten är korrekt ifylld samt attesterad av behörig. Vid felaktigheter skickas blanketten tillbaka till den behörige för rättning. Lönekontoret ansvarar också för att arkivera inkommet material Väsentliga kontrollmoment Varje månad genomförs en rad olika kontroller vid löneutbetalningar. Nedan presenteras initialt de övergripande kontrollerna som genomförs, därefter redogörs för de systemspecifika kontrollerna. De allmänna kontrollerna avser alltid ecompanion om ej annat anges. Ekerö kommun 4 av 19

8 Till ecompanion finns en stödmodul som heter Körschema, i denna kontrolleras att alla programkörningar har fungerat. Lönekontoret kontrollerar bl.a. pensionsavtal, deltidsanställdas ledighetsomfattning, långtidssjukskrivnas semestergenerering etc. Lönekontoret gör dessutom följande kontroller vid varje lönekörning: Tar ut fellistor från när filer från respektive försystem lästs in. (Där kontrolleras bland annat att inte dubbel frånvaro har registrerats.) Efter lönekörning tas signallistor ut och det sker bl.a. kontroll av orimliga bruttolöner och att anställda inte tagit ut för mycket semester eller okompenserad övertid. Alla listor och kontroller som genomförs dokumenteras och arkiveras i minst tre år. Chefernas ansvar är att attestera samtliga avvikelser före lönekörning samt att kontrollera lönelistorna efter lönekörningen, och stämma av att dennes medarbetare har fått rätt lön och att rätt frånvaro och närvaro är inrapporterad samt att semesterdagar etc. är korrekt. Lönekontoret har behörighet att göra eventuella justeringar. Dock krävs ett mail eller ett skriftligt bemyndigande av ansvarig chef. Detta bemyndigande skrivs ut, sparas och arkiveras. Dessutom görs kontroll två gånger per år att personer som har lägsta lön samt yngre personer än 19 år har rätt lön. Rapportera och Medvind Alla avvikelser skall attesteras av chef (elektroniskt) i modulerna Rapportera respektive Medvind. Troman och Manuella löneblanketter I Troman och vid manuell hantering via blankett så kontrollerar lönekontoret att blanketterna är korrekt attesterade och ej innehåller formaliafel. Lönekontoret ansvar för att skicka tillbaka felaktigt och/eller ej attesterade blanketter till ansvarig chef samt kräva rättning innan åtgärd kan genomföras. Allt material som rör timlön och övertid sparas i tio år Dokumenterade rutiner och riktlinjer Lönekontoret har dokumenterat de olika stegen som ska ske i löneprocessen både fördelat över året och över varje månad i en lista som heter Årsarbetsuppgifter. Dessutom finns det dokumenterat vilka kontroller som ska genomföras, vilka bevakningslistor och rapporter som ska tas ut för varje månad i körschema. Utöver detta finns rutinbeskrivningar för respektive försystem och för all typ av inrapportering av lön i ecompanion samt rutinbeskrivningar kring betalfiler och bokföringsfiler som framgår av lönekontorets befattningsbeskrivningar. Det finns en driftshandbok som beskriver hur och när olika programmen ska köras och hur de fungerar. Det finns även en systemhandbok till ecompanion med moduler vilken är en guide till hur de fungerar. I rutinbeskrivningarna för respektive försystem stipuleras den anställdes ansvar, attesterande chefens ansvar och lönekontorets ansvar. Lönekontorets befattningsbeskrivningar fastställer deras ansvars- och verksamhetsområde, åliggande huvudarbetsuppgifter samt till vem rapportering skall ske. Utöver detta finns omfattande dokumentation av arbetsmoment och rutiner varav de med bäring på löneområdet återges nedan: Ekerö kommun 5 av 19

9 Rutinbeskrivning delår och helårs körningar till KPA Rutinbeskrivning semesterlöneskuld Rutinbeskrivning skattedeklaration Rutinbeskrivning för lägstalön Arbetsbeskrivning av löneutbetalningsrutinen Arbetsbeskrivning för körplan Arbetsbeskrivning för semesterskuld delår och helår Arbetsbeskrivning för registrering av förtroendevalda Arbetsbeskrivning för skattedeklaration Som stöd till cheferna har kommunen också ett intranät som kallas för EKOT, där finns bland annat kommunens personalhandbok i elektronisk form. Ett väsentligt avsnitt i personalhandboken behandlar löneområdet. Exempelvis tas moment upp som löneutbetalning, skatteavdrag, frånvaro avdrag, ersättning enligt avtal, rättelse av lön, lönerapportering etc. Dessutom finns information om arbetsgivaransvaret och anställning. Exempelvis återfinns de allmänna bestämmelserna från AB-avtalet specificerat efter kategori. Det finns en speciell flik för lön, avtal, OB-tillägg etc. En okulär besiktning på plats utfördes. Vidare har kommunen tagit fram en standardiserad blankett för anställningsavtal, anställningsvillkor samt ifyllnadsanvisning för anställningsavtalet Behörighet och registrering av uppgifter i lönesystemet Upprättandet av en anställning görs av lönekontoret, endast de fyra personerna som är anställda på lönekontoret har rätt att lägga upp anställningen i systemet. I ecompanion har kommunen bestämt ett antal obligatoriska uppgifter som måste finnas för att upprättandet ska kunna påbörjas. En första kontroll av uppgifter sker genom att obligatoriska uppgifter måste vara korrekt ifyllda för att anställningen ska kunna upprättas (spärr i systemet). Utöver detta finns en checklista över de poster som inte är obligatoriska. De fyra personerna på lönekontoret har fullständig behörighet till lönesystemet. Systemansvarig är den som enligt befattningsbeskrivningen ska utanordna betalfilen. Dessutom kan de två lönehandläggarna utanordna betalfilen i de fall den systemansvarige är frånvarande. Löneassisten kan inte utanordna betalfilen. Det finns en IT-konsult som är systemansvarig för Troman, denne har samma behörighet i systemet som löneassistenten, dvs. kan lägga upp sina anställda (de förtroendevalda) i lönesystemet, vilket normal görs var 4:e år. Dessutom finns en HR-konsult som även denne har en begränsad behörighet. HR-konsulten kan endast lägga till och göra förändringar kring anställningsförfarandet. Utöver dessa finns det total nio personer som har tittbehörighet i systemet, dessa kan inte genomför några förändringar. Dessa är personalchefen, två stycken på ekonomiavdelningen, systemansvarige för Medvind, fyra HR-konsulter samt en HR-assistent. Den fullständiga behörigheten (lönekontorets behörighet) är inte formellt tilldelad utan kommer av befattningen, alltså slås detta fast i befattningsbeskrivningen. Alla övriga behörigheter beslutar lönekontoret om. Översyn sker löpande kring vilka som skall ha behörighet och varför. I systemet finns inbyggd kontroll som innebär att det inte är möjligt att göra justeringar eller ändringar på sig själv (inte ens systemansvarige kan ändra i sin egen anställning). När någonting ska ändras i lönesystemet för någon som har full behörighet, måste detta ske av någon av de Ekerö kommun 6 av 19

10 andra med full behörighet. Det är överordnad chef som attesterar före och kontrollerar efter löneutbetalning, de fullbehörigas löner Utbetalning av lön Lönesystemet ecompanion skapar en utbetalningsfil som skickas av systemansvarige eller när denna är borta av någon av de två lönehandläggarna. Ingen annan har behörighet att skicka utbetalningsfilerna. Stoppdatum för inrapportering av lön är runt den 14:e varje månad. Runt den varje månad görs en spärrkörning och en betalfil upprättas i systemet. Mellan stoppdatum och spärrkörning utförs samtliga ovan nämnda kontroller. Utbetalning sker via Nordea Access och lönekontoret erhåller en mottagande bekräftelse av banken. Efter detta upprättar lönekontoret en utanordningsversal där en kopia signeras och skickas till ekonomiavdelningen för att stämmas av mot redovisningssystemet. Varje månad sker tre separata utanordningsversaler. Den huvudsakliga den 25:e samt två mindre utbetalningar under månaden, med rättningar av för sent inkomna underlag och sent inkomna timrapporter. En bokföringsfil skapas för varje betalfil vilken stäms av gentemot redovisningssystemet (Huvudboken) Anställning I nedan avsnitt beskrivs kortfattat rutiner kring medarbetarnas anställning och hanteringen av anställningsdokument. En anställning skapas först efter att anställningsavtal finns upprättat, är underskrivet av både ansvarig chef och den anställde själv. I enstaka fall har anställning gjorts trots att den anställde inte skrivit under avtal för att den anställde ska hinna få den första lönen i tid, bevakning görs av att korrekt avtal inkommer. Anställningsavtal arkiveras i upprättad personalakt i arkivrum på kommunen. Ansvariga för arkivet är lönekontoret. Systemet kräver nya anställningsnummer när/om någon exempelvis byter tjänst, semestergrupp eller pensionsavtal. När lönekontoret upprättar anställningsnummer sätts ett från och med datum och vid tidsbegränsade anställningar till och med datum för det specifika anställningsnumret. Efter till och med datum kan inte lön utbetalas. Detta kan medföra att samma personnummer har olika anställningsnummer, dessa får dock inte överstiga 100% tjänstgöringsgrad då systemet varnar automatiskt. Så fort ett anställningsnummer ändras eller byts ut kommuniceras detta automatiskt till Rapportera, dvs. lön endast kan registreras på aktiva anställningsnummer i modulen. När det gäller anställningsnummer för medarbetare som är inlagda i Medvind uppdateras dessa en gång per dygn. Dock kan dessa ändras i Medvind vilket kan medföra att lön registreras, på ett för ecompanion, ej aktivt anställningsnummer. När lönekörning görs kommer dock ej lön kunna betalas ut eftersom underlaget från Medvind är felaktigt. Detta fångas upp och rättas vid import av filen. För anställningsnummer i Troman görs endast manuella förändringar. När förändringar görs i ecompanion måste manuell förändring göras i Troman för att undvika samma fel som ovan Lönerevision Lönerevision sker i enlighet med fastställda skriftliga rutiner. HR-konsulter sköter hela förhandlingsprocessen i ett försystem som heter Förhandling. HR-konsulten initierar kontakten med fackförbunden och systemansvarig för ecompanion laddar in fack-banden i system. När HR-konsult tillsammans med chef och de fackliga representanterna är överrens om ny lön registreras den nya lönen per anställd i Ekerö kommun 7 av 19

11 förhandlingsmodulen och dessa markeras som färdiga. Alla lönerevisioner blir inte färdiga samtidigt, så fort löneförhandlingarna blir klara för en grupp personer exporteras den färdiga förhandlingen in i ecompanion och utbetalning av den nya lönen sker vid nästa utbetalningstillfälle. Beroende på att olika personer får igenom sina lönerevisioner vid olika tillfällen, kommer retroaktiva löner att betalas ut. Av intervjun framgick att noggranna kontroller och uppföljningar sker av retrolönelistorna så att korrekt lön betalas ut Semesterdagar Kommunens anställda får maximalt spara 40 semesterdagar och de skall minst ta ut 20 dagar per semesterår. Alla dagar som överstiger maximalt antal sparade dagar och som inte tagits ut vid årsskifte betalas ut i kontant ersättning. Inga undantag görs. I oktober månad tar lönekontoret ut semesterlönelistor där alla som inte tagit ut 20 semesterdagar återfinns. Dessa skickas för åtgärd till ansvariga chefer. I februari tar lönekontoret ånyo ut semesterlistor för alla som har över 40 kvarvarande semesterdagar, där alla dagar utöver de 40 de får spara, kommer betalas ut i lön efter kontroll med behörig chef Styret Lönekontoret arbetar just nu med att implementera en rapportmodul enbart riktad till chefer. Redan idag kan cheferna via styret få ut så kallade QlikView-rapporter. Där kan de bl.a. få ut ekonomiska rapporter och uppföljning av budget. Till QlikView-systemet utvecklar lönekontoret nu tillsammans med externa konsulter personaladministrativa rapporter. Dessa rapporter är tänka för att underlätta för chefer att exempelvis följa upp kvarvarande semester och kontroll av lönelistor etc. Redan idag skall dessa kontroller utföras av chefer, men detta sker genom fysiska lönelistor. 4 Validering av data Då det förekommer en stor mängd lönearter som styr in på olika konton i huvudboken är det svårt att få en komplett avstämning av samtliga transaktioner. Vi har valt att stämma av källskatteskulden och utbetald nettolön för tre perioder januari, mars och juli för att på ett rimligt sätt kunna verifiera att vi fått med samtliga transaktioner till rätt belopp. I nedanstående tabell återfinns resultatet utav analysen tillsammans med lönearterna som angivits för källskatt respektive utbetald nettolön. Löneart Källskatt för HB Lönetransaktionsfil Differens period 94xx Januari , ,00 0,00 Mars , ,00 0,00 Juli , ,00 0,00 Löneart Nettolön för HB Lönetransaktionsfil Differens period 9999 Januari , ,00 0,00 Mars , ,00 0,00 Juli , ,00 0,00 Ekerö kommun 8 av 19

12 Bedömning Saldo enligt huvudbok stämmer överens med data vi erhållit, vilket indikerar att vi fått med samtliga transaktioner i lönetransaktionsfilen. 4.1 Avstämning transaktioner mot personalregister En jämförelse mellan transaktionsfil och personalregistret har utförts för att säkerställa att inga transaktioner skapats på anställda som ej finns upplagda i personalregistret. Analysen identifierade 195 avvikande poster. Av dessa har vi slumpmässigt valt ut fem personer för en fördjupad granskning. I tre fall rör det sig om utbetald lönejustering efter avslut. I två fall rör det sig om nyanställda där anställningsuppgifterna inkommit sent (se förklaring i avsnitt 3.2.5) men där personerna arbetat och erhållit lön. Avstämning har skett mot löneutbetalningar för aktuella månader. Samtliga poster bedöms korrekt hanterade. 5 Resultat av registeranalys och verifieringar 5.1 Fördelning av lönearter Samtliga transaktioner har fördelats och summerats per löneart och per period i en lönefluktuationsanalys. Sammanställningen visar alla lönearter uppdelat per period och visar antal transaktioner samt saldot för varje period under granskningsperioden i en tabell. Analysen används som underlag för bedömning om lönekostnaderna är rimligt fördelade under året och om onormala fluktuationer finns som inte är i linje med vad som är normalt för lönekostnadsfördelningen. I tabellen nedan redovisas de tio lönearter där de beloppsmässigt högsta saldona redovisas under granskningsperioden. Löneart beskrivning Summa (kr) MÅNADSLÖN BELOPPSANKNUTEN TIMLÖN FERIELÖN LÄRARE TILLÄGG FÖR OBEKVÄM ARBETSTID SJUKLÖN 80% AV SJUKLÖNEUNDERL ERSÄTTNING FAMILJEHEM SEMESTERDAGSTILLÄGG MINIMISEMERSÄTTNING ÅRSARVODE ERSÄTTNING FAMILJEHEM/KONTAKTF Bedömning Utifrån tabellen, och bakomliggande fluktuationsanalys av grundmaterialet, gör vi bedömningen att de lönearter som redovisar de högsta lönekostnaderna är rimliga utifrån det förväntade utfallet. Ekerö kommun 9 av 19

13 5.2 Analys av orimliga värden för preliminärskatt Denna analys visar om det preliminärskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimligt eller ej. Det är svårt att göra beräkningen helt korrekt på grund av det stora antalet lönearter som ligger till grund för beräkningen. I tabellerna nedan redovisas utvalda poster som genomgått en fördjupad granskning med avvikande preliminärskatt som överstiger 60 % respektive preliminärskatt som understiger 20 %. För att säkerställa en ändamålsenlig spridning har urvalet skett slumpmässigt. Avvikande källskatt under 20 % PersonNr Löneperiod Brutto Källskatt Källskatt % A , B , C , D , E F , G , H , I , J , K , Samtliga granskade poster har stämts av mellan utbetald lön, avdragen källskatt, beslut från Skatteverket (via fil) samt mot aktuell skattetabell och skattekolumn hos Skatteverket. Samtliga poster bedöms korrekt hanterade. Avvikande källskatt under 20 % PersonNr Löneperiod Brutto Källskatt Källskatt % L , M , N , O , P , Q , R , S , T , U , För nio av de granskade posterna har avstämning skett mellan registeranalys och löneutbetalning samt avdragen källskatt. I samtliga fall har personerna begärt frivillig skatt. I ett fall har tidigare avdragen källskatt återbetalats pga. uppkommen löneskuld. Samtliga poster bedöms korrekt hanterade. Ekerö kommun 10 av 19

14 5.3 Avvikande ålder En genomgång har gjorts av samtliga anställda i Ekerö Kommuns personalregister för att identifiera lönetransaktioner för anställda som är yngre än 16 år eller äldre än 67 år. Analysen identifierade 159 unika personer med avvikande ålder som ej är förtroendevalda, och de har erhållit ersättning om totalt 2,8 mnkr. Vi har slumpmässigt valt ut 10 personer för fördjupad kontroll. I nio fall har vi stämt av löneutbetalning (och utbetald löneart) mot anställningsavtal, löneart enligt anställningsavtal samt genomfört kontroll av utbetalningsperiod mellan anställningsavtal och löneutbetalning. I ett fall, avseende förtroendevald, har motsvarande avstämning genomförts mot kommunens register över förtroendevalda samt fastslagen arvodesnivå. Samtliga poster bedöms korrekt hanterade. 5.4 Översikt av grundlön För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall (Se antal löner uppdelat i beloppsintervall nedan). Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av förekommande månadslöner. Följande lönearter har extraherats: Löneart Löneartsnamn Löneartstyp 1101 MÅNADSLÖN Bruttolön Beloppsintervall Beloppsintervall Antal anställda < Bedömning Vår bedömning är att fördelningen i ovan redovisade beloppsintervall är rimliga utifrån förväntat utfall. 5.5 Höga månadslöner Utifrån ovanstående har vi valt att följa upp de 10 högsta månadslönerna. Ekerö kommun 11 av 19

15 För samtliga granskade poster har avstämning skett mellan anställningsantal och den senaste lönerevisionen. Inga avvikelser har noterats och samtliga poster bedöms korrekt hanterade. 5.6 Avgångsvederlag/bonus/provision Alla transaktioner under granskningsperioden som har koppling till bonus, provision och avgångsvederlag har analyserats för de underlag som erhållits utav Ekerö Kommun. Inga lönetransaktioner avseende bonus eller provision identifierades. Därav har vi istället analyserat transaktioner avseende avgångsvederlag. Analysen identifierade en person som ej finns med i personalregistret, men har erhållit ett avgångsvederlag. Utöver denna person har ytterligare 8 personer erhållit avgångsvederlag. Vi har valt att granska samtliga personer djupare. Lönearterna enligt nedanstående tabell har använts i granskningen. Lönearter avseende bonus/provision/avgångsvederlag Löneart Löneartstext Belopp (kr) 1316 AVGÅNGSVEDERLAG AVGÅNGSVEDERLAG Totalt För samtliga granskade poster har avstämning skett mellan utbetalt avgångsvederlag och skriftlig överenskommelse mellan respektive person och kommunen. Dessutom har kontroll av belopp och utbetalningsperiod genomförts. Inga avvikelser har noterats och samtliga poster bedöms korrekt hanterade. 5.7 Dubbletter av transaktioner En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter kombination av personnummer + anställningsnummer + löneperiod + månadslön (löneart, 1101) som förekommer mer än en gång under en och samma period. Totalt har 214 unika personer noteras i analysen. Vi har valt ut de tio personer som har kombinationen av högst noterat belopp tillsammans med flest antal registrerade transaktioner. Notera att en dubblett inte behöver innebära en felaktig registrering. I samtliga fall har avstämning skett mot avtal eller lönespecifikation. Sex av de granskade posterna avser justering av lön. Justeringen sker via bruttoredovisning. Två av posterna avsåg avgångsvederlag och i båda fallen hade dubbletter skapats i enlighet med överenskommelsen. I ett fall där dubblett noterats i analysen har avstämning mot lönespecifikation kunnat konstatera att så inte var fallet. I ett fall har dubbletten som registrerat inte betalats ut pga. ändrad anställningsform från tidsbegränsad anställning till tillsvidareanställning. Samtliga granskade poster bedöms korrekt hanterade. 5.8 Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra och resultatet utav denna analys är att inga anställda med avvikande kontrollsiffra identifierades. Ekerö kommun 12 av 19

16 5.9 Anställda med flera anställningsnummer (baserat på personnummer) Ur personalregistret har anställda med mer än ett anställningsnummer selekterats baserat på personnummer genom att analysera, utifrån personnummer, förekomsten av flera anställningsnummer kopplade till personnummer. Totalt har 588 personer med sammanlagt 1567 anställningsnummer identifierats. Bedömning Vår bedömning, baserat på avsnitt 3.2.5, är att det inte föreligger något behov av en fördjupa analys Transaktioner för nyckelpersoner Utifrån analysen av de personer med höga månadslöner har dessa använts som underlag för analys utav nyckelpersoner där de sex personer med högst månadslön valts ut. Samtliga lönetransaktioner för de specifika nyckelpersonerna har utöver den fördjupade granskningen under avsnitt 5.5 även granskats analytiskt. Vår bedömning, utifrån den fördjupade och analytiska granskningen, är att de sex utvalda nyckelpersonerna inte erhållit ersättning som föranleder misstanke om fel Utbetalt arvode till förtroendevalda I nedanstående tabell listas lönearter, vilka avser utbetalt styrelse- och förtroendearvode, och användes vid analys utav personer med utbetalt styrelsearvode. Vi har noterat att ett flertal av de identifierade personerna har flera anställningsnummer kopplade till sig samt erhållit arvode med samma löneart ett flertal tillfällen under samma period. Löneart Benämning Belopp (kr) 0173 ÅRSARVODE ÅRSARVODE, KOMMUNALRÅD SAMMANTRÄDESARVODE SAMMANTRÄDESARVODE Totalt Totalt har 359 unika individer erhållit arvode under granskningsperioden. Vi har slumpmässigt valt ut tio utbetalningar av arvoden under perioden för fördjupad granskning. Åtta av de granskade posterna avser sammanträdesarvode. För dessa poster har avstämning skett mot underlag från Troman där belopp och utbetalningsperiod kontrollerats. Inga avvikelser noterades. Två av de granskade posterna avser årsarvode. Avstämning har skett mellan utbetalningarna och utdrag från kommunens författningssamling Nr 07/:1 utgiven jan 2011 (där årsarvode framgår). Inga avvikelser noterades. Samtliga poster bedöms korrekt hanterade Traktamente Alla transaktioner under granskningsperioden som har koppling till traktamente har extraherats och presenteras tillsamman med totalbelopp per löneart. Samtliga lönearter som använts för extrahering återfinns i tabellen nedan. Ekerö kommun 13 av 19

17 Löneart Benämning Belopp (kr) 8270 DAGTRAKT MER ÄN 4 MINDRE ÄN REDUCERAT DAGTRAKTAMENTE MÅL REDUCERING AV TRAKTAMENTE, DAGTRAKT MER ÄN 18 TIMMAR FLER TRAKTAMENTE UTOM RIKET FÖRRÄTTNINGSARVODE VID ENDAGSFÖRRÄTTNING 225 Totalt Totalt har 22 unika individer erhållit traktamente under granskningsperioden. Vi har valt de ut tio beloppsmässigt högsta utbetalningar av traktamente under perioden för fördjupad granskning. För samtliga granskade poster har avstämning skett mellan utbetalning, underlag för reseräkning/traktamente och lönespecifikation. Samtliga underlag är attesterade. Ett fall av felregistrerat traktamente noterades posten justerad av kommunen Övriga nio granskade poster bedöms korrekt hanterade Reseräkning/kostnadsersättning Alla transaktioner under granskningsperioden som har koppling till reseräkningar har extraherats och presenteras tillsamman med totalbelopp per löneart. Samtliga lönearter som använts för extrahering återfinns i tabellen nedan. Löneart Benämning Belopp (kr) 8318 KOMMUNIKATIONSRADIO ERSÄTTNING TRÄNGSELSKATT KÖRLÄNGDSERSÄTTNING BILERSÄTTNING SKATTEPL LART 1355 PÅ ÖVERST 1,85 KR KILOMETERERSÄTTNING ERSÄTTNING FÖR INSTÄLLELSERESOR RESKOSTNADSERSÄTTNING RESKOSTNADSERSÄTTNING ERS FÖR MEDRESANDE I EGEN BIL ERS FÖR TRANSPORT AV BAGAGE 93 ERS FÖR ERLAGDA PARKERINGSAVGIFTER Totalt Totalt har 484 unika individer erhållit reseersättning under granskningsperioden. Vi har valt ut de tio beloppsmässigt högst utbetalningar under perioden för fördjupad granskning. För sju granskade poster har avstämning skett mellan utbetalning, underlag för reseräkning/traktamente och lönespecifikation. Manuella underlag är attesterade övriga är från systemet. I två fall har personerna avtal om fast kilometerersättning avstämning har skett mellan avtal och utbetalning. I ett fall har person erhållit kostnadsersättning för utlägg av tågbiljetter avstämning har skett mot dessa och Ekerö kommun 14 av 19

18 underlag för kostnadsutlägg. Inga avvikelser har noterats och samtliga poster bedöms korrekt hanterade Övertidsersättning kopplat till deltidsanställning En analys har utförts på transaktioner under granskningsperioden avseende övertidsersättning för personer med sysselsättningsgrad under 100 %. Samtliga transaktioner har extraherats och presenteras tillsamman med totalbelopp per löneart. Notera att en utbetalning av övertidsersättning till person med sysselsättningsgrad under 100 % inte behöver innebära en felaktig registrering. Löneart Benämning Belopp (kr) 4507 OKOMP ÖVERTID UTTAGEN ÖVERTID/FYLLNADSTID SOM SKALL KOMPENSERAS I LEDIGHET Totalt Totalt har 217 unika individer erhållit övertidsersättning, trots att de har en sysselsättningsgrad lägre 100 %, under granskningsperioden. Vi har valt ut de tio beloppsmässigt högst utbetalningar under perioden för fördjupad granskning. I åtta av de granskade posterna har personerna i fråga erhållit utbetalning av innestående övertid pga. avslut av tjänst. I ett fall har en person begärt utbetalning av innestående övertid i samband med ledighet avstämning har skett mot ledighetsansökan. En person noterades ha erhållit felaktigt utbetald övertid i november månad vilket upptäckt av lönekontoret och rättats månaden efter. Samtliga poster, efter justering av en post, bedöms korrekt hanterade Fyllnadslön kopplat till heltidsanställning En analys har utförts på transaktioner under granskningsperioden avseende fyllnadslön för personer med sysselsättningsgrad på 100 %. Samtliga transaktioner har extraherats och presenteras tillsamman med totalbelopp per löneart. Notera att en utbetalning av fyllnadslön till person med sysselsättningsgrad på 100 % inte behöver innebära en felaktig registrering. Löneart Benämning Belopp (kr) 4506 FYLLNADSLÖN FYLLNADSLÖN FYLLNADSLÖN ÖVERTID/FYLLNADSTID SOM SKALL KOMPENSERAS I LEDIGHET Totalt Totalt har 384 unika individer erhållit fyllnadslön, trots att de har en sysselsättningsgrad på 100 %, under granskningsperioden. Vi har valt ut de tio beloppsmässigt högst utbetalningar under perioden för fördjupad granskning. Hälften av de granskade posterna har erhållit fyllnadstid vid extra feriearbete i samband med sommarskolan. Den andra hälften är personer som är tjänstlediga och jobbat extra och därav erhållit fyllnadstidsersättning. För samtliga poster har avstämning genomförts mellan utbetalning, tjänstgöringsrapport och Ekerö kommun 15 av 19

19 lönespecifikation. Inga avvikelser har noterats och samtliga poster bedöms korrekt hanterade Sparade semesterdagar En analys har utförts av sparade semesterdagar utifrån den information som angivits i personalregistret. Analysen är baserad på den ur systemet utdragna personalregistret med aktuella sparade semesterdagar och har skett baserat på anställningsnummer. Analysen identifierade inga poster överstigande 40 kvarvarande semesterdagar. Bedömning Vi bedömer, med stöd av registeranalysen, att hanteringen av antalet sparde semesterdagar efterlever kommunens regler så som de är beskrivna i avsnitt Avstämning mot kontrollmål Det finns rutiner inklusive väsentliga kontrollmoment beskrivna i aktuella dokument avseende det elektroniska lönesystemet. Uppfyllt: Lönekontoret har dokumenterat de olika stegen som ska ske i löneprocessen både fördelat över året och över varje månad i en lista som heter Årsabetsuppgifter. Dessutom finns det dokumenterat vilka kontroller som ska genomföras, vilka bevakningslistor och rapporter som ska tas ut för varje månad i körschema. Utöver detta finns rutinbeskrivningar för respektive försystem och för all typ av inrapportering av lön i ecompanion samt rutinbeskrivningar kring betalfiler och bokföringsfiler som framgår av lönekontorets befattningsbeskrivningar. Det finns en driftshandbok som beskriver hur och när olika programmen ska köras och hur de fungerar. Det finns även en systemhandbok till ecompanion med moduler vilken är en guide till hur de fungerar. I rutinbeskrivningarna för respektive försystem stipuleras den anställdes ansvar, attesterande chefens ansvar och lönekontorets ansvar. Lönekontorets befattningsbeskrivningar fastställer deras ansvars- och verksamhetsområde, åliggande huvudarbetsuppgifter samt till vem rapportering skall ske. Utöver detta finns omfattande dokumentation av arbetsmoment och rutiner. Varje månad genomförs en rad olika kontroller vid löneutbetalningar. Till ecompanion finns en stödmodul som heter Körschema, i denna kontrolleras att alla programkörningar har fungerat. Lönekontoret kontrollerar bl.a. pensionsavtal, deltidsanställdas ledighetsomfattning, långtidssjukskrivnas semestergenerering etc. Lönekontoret gör dessutom följande kontroller vid varje lönekörning: Tar ut fellistor från när filer från respektive försystem lästs in. (Där kontrolleras bland annat att inte dubbel frånvaro har registrerats.) Efter lönekörning tas signallistor ut och det sker bl.a. kontroll av orimliga bruttolöner och att anställda inte tagit ut för mycket semester eller okompenserad övertid. Alla listor och kontroller som genomförs dokumenteras och arkiveras i minst tre år. Ekerö kommun 16 av 19

20 Det finns rutiner inklusive väsentliga kontrollmoment beskrivna i aktuella dokument avseende manuellt hanterade löneutbetalningar. Uppfyllt: Vid manuell hantering via blankett så kontrollerar lönekontoret att blanketterna är korrekt attesterade och ej innehåller formaliafel. Lönekontoret ansvar för att skicka tillbaka felaktigt och/eller ej attesterade blanketter till ansvarig chef samt kräva rättning innan åtgärd kan genomföras. Allt material som rör timlön och övertid sparas i tio år. Rutinerna finns dokumenterad. Det sker tillfredsställande kontroller av att inrapporterade uppgifter i lönesystemet överensstämmer med uppgifter i anställningsavtalet i enlighet med gällande riktlinjer. Uppfyllt: Chefernas ansvar är att attestera samtliga avvikelser före lönekörning samt att kontrollera lönelistorna efter lönekörningen, och stämma av att dennes medarbetare har fått rätt lön och att rätt frånvaro och närvaro är inrapporterad samt att semesterdagar etc. är korrekt. Lönekontoret har behörighet att göra eventuella justeringar. Dock krävs ett mail eller ett skriftligt bemyndigande av ansvarig chef. Detta bemyndigande skrivs ut, sparas och arkiveras. Dessutom görs kontroll två gånger per år att personer som har lägsta lön samt yngre personer än 19 år har rätt lön. Detta är de kontroller som gör utöver lönekontorets kontroller som beskrevs under kontrollmål ett. Det finns beskrivningar av de olika arbetsmomenten i löneprocessen. Uppfyllt: Lönekontoret har dokumenterat de olika stegen som ska ske i löneprocessen både fördelat över året och över varje månad i en lista som heter Årsarbetsuppgifter (se även avstämning mot kontrollmål ett). Lönesystemet utför tillfredsställande kontroller vid registrering av uppgifter (t ex kontroller i systemet för ologiska belopp och felkodningar) samt att det är tydligt dokumenterat vilka kontroller som utförs. Uppfyllt: Varje månad genomförs en rad olika kontroller vid löneutbetalningar. Till ecompanion finns en stödmodul som heter Körschema, i denna kontrolleras att alla programkörningar har fungerat. Lönekontoret kontrollerar bl.a. pensionsavtal, deltidsanställdas ledighetsomfattning, långtidssjukskrivnas semestergenerering etc. Lönekontoret gör dessutom följande kontroller vid varje lönekörning: Tar ut fellistor från när filer från respektive försystem lästs in. (Där kontrolleras bland annat att inte dubbel frånvaro har registrerats.) Efter lönekörning tas signallistor ut och det sker bl.a. kontroll av orimliga bruttolöner och att anställda inte tagit ut för mycket semester eller okompenserad övertid. Alla listor och kontroller som genomförs dokumenteras och arkiveras i minst tre år. Registrerade avvikelser kontrolleras på ett tillfredställande sätt (t ex ansvariga känner till vilka kontroller som ska utföras, tillgång finns till de underlag som krävs). Ekerö kommun 17 av 19