Löner, lönerelaterade avgifter och pensioner

Transkript

1 Revisionsrapport Richard Vahul Ebba Lind Jessica Nordahl November 2016 Löner, lönerelaterade avgifter och pensioner Botkyrka kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga och kontrollmål Revisionsmetod, revisionskriterier och avgränsning Granskningsresultat Orimliga värden månadslön, timlön etc Vår bedömning Dubbletter Vår bedömning Lönearter Vår bedömning Avvikande ålder etc Vår bedömning Kostnadsersättning Vår bedömning Kontroller Vår bedömning Vår bedömning Uppföljning av tidigare granskning Bedömning och rekommendationer Avstämning mot kontrollmål Svar på revisionsfrågan samt rekommendationer Bilaga Botkyrka kommun 1 av 23

3 1. Sammanfattning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Botkyrka kommun genomfört en granskning av kommunens interna kontroll avseende rapportering av löner, lönerelaterade avgifter och pensioner. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att den interna kontrollen avseende löner och ersättningar i allt väsentligt är tillräcklig. I granskningen har dock följande brister noterats: Vid verifiering av reseersättningar verifierades fyra av tio ersättningar med anmärkning. De kontroller som genomförs av chef i samband med attestering av tid och frånvarorapportering dokumenteras inte. En löneutbetalning har identifierats där felaktig skattesats tillämpats till följd av att felaktiga skatteuppgifter registrerats i lönesystemet. Mot bakgrund av noterade brister rekommenderar vi kommunstyrelsen att: säkerställa att underlag finns avseende reseersättningar, de kontroller som genomförs av chefer inför attestering av tid och frånvarorapporter dokumenteras, se över behovet av stärkt intern kontroll avseende registrering av uppgifter i lönesystemet. Botkyrka kommun 2 av 23

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund En risk- och väsentlighetsanalys har genomförts utifrån kommunens totala utgiftsoch inkomstslagsredovisning och en inventering av redovisningsrutinerna utifrån vägledning för redovisningsrevision från SKYREV (Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer), som i tillämpliga delar bygger på ISA (International Standard of Audit). Resultatet visade bland annat på behovet av att genomföra en granskning inom detta område. Personalkostnaderna utgör en stor del av kommunens externa kostnader. Redovisningsrevisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Det vill säga väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid fungerar som avsett. I den mån lönehanteringen har decentraliserats finns ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsställande. Detta eftersom det kan uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseende rapportering av löner, lönerelaterade avgifter och pensioner tillräcklig? För att besvara revisionsfrågorna och därmed uppnå syftet med granskningen har vi utgått från följande kontrollmål: Analys av orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc Identifiering av möjliga dubbelregistreringar Fördelning och analys per olika lönearter (ob, övertid, jour- och beredskap etc) Identifiering av personal med avvikande ålder, avvikande perioddatum etc Analys av kostnadsersättning (bilersättning, utlägg etc) Uttag ur systemet av listor för semesterlöneskuld, kontrolluppgifter, LASlistor och möjlighet till körning av period 13 Redovisning och avstämning inklusive underlag för lönerelaterade avgifter och pensioner 2.3. Revisionsmetod, revisionskriterier och avgränsning Utdrag ur lönesystemet har bearbetats genom en så kallad registeranalys. Uppföljning och verifiering av identifierade avvikelser och orimliga värden har gjorts. Genomgång och analys av avstämningsrutiner sker. Materialet har Botkyrka kommun 3 av 23

5 kompletteras via intervjuer med lönechefen, förvaltningsledaren på löneenheten och en löneekonom. Revisionskriterier utgår från aktuella lagstiftning inklusive övrig normgivning inom området samt interna styrande och stödjande dokument. Avgränsning har gjorts enligt ovanstående revisionsfråga och kontrollmål. Granskningsobjekt är kommunstyrelsen och samtliga facknämnder. Uppföljning har även gjorts av den granskning av löner och ersättningar som, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Botkyrka kommun, genomförde Revisionsrapporten har varit föremål för sakgranskning hos berörda tjänstemän. Botkyrka kommun 4 av 23

6 Lön 3. Granskningsresultat Följande granskning bygger på en registeranalys som omfattar all lönedata för Botkyrka kommun under perioden januari till juni Utfallet av registeranalysen presenteras i urval nedan. Avvikande värden har följts upp med löneenheten. Vidare har en uppföljning avseende ett antal centrala kontrollrutiner gjorts. Avslutningsvis redovisas vilka åtgärder som vidtagits med anledning av iakttagelserna i den lönegranskning som, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Botkyrka kommun, gjorde Orimliga värden månadslön, timlön etc. Kontrollmål: Analys av orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc Fördelning grundlön < Antal I diagrammet ovan framgår lönefördelningen för löntagare med grundlön, dvs. månadslön eller timlön. Som framgår av diagrammet har en stor del av de anställda i Botkyrka kommun en lön mellan och kronor vilket bedöms vara rimligt. Den stora andelen löntagare med en månatlig lön mellan 0 och kronor förklaras av att kommunen har behovsanställda timvikarier. Uppföljning har gjorts avseende de tio löntagarna med högst månatlig grundlön, se tabell nedan. Botkyrka kommun 5 av 23

7 Löntagare Grundlön Verifiering Löntagare kr Verifierad mot anställningsavtal. UA 1. Löntagare kr Verifierad mot anställningsavtal. UA. Löntagare kr Verifierad mot anställningsavtal. UA. Löntagare kr Verifierad mot anställningsavtal. UA. Löntagare kr Verifierad mot anställningsavtal. UA. Löntagare kr Verifierad mot sammanställning löneöversyn. UA. Löntagare kr Verifierad mot sammanställning löneöversyn. UA. Löntagare kr Verifierad mot anställningsavtal. UA. Löntagare kr Verifierad mot anställningsavtal. UA. Löntagare kr Verifierad mot anställningsavtal. UA. Kontroll har även gjorts avseende arvodesutbetalningar. Uppföljning har gjorts avseende de tio högsta utbetalda arvodena. Benämning Löneperiod Belopp Verifiering Person kr Verifierad mot arvodesavtal och lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot arvodesavtal och lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot arvodesavtal och lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot arvodesavtal och lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot arvodesavtal och lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot arvodesavtal och lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot arvodesavtal och lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot arvodesavtal och lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot arvodesavtal och lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot arvodesavtal och lönespecifikation. UA. En utsökning har även gjorts avseende höga bruttolöner. Uppföljning gjordes avseende de tio högsta bruttolönerna, se tabell nedan. Den centrala löneenheten har även kontroller i samband med lönekörningarna som syftar till att identifiera höga bruttolöner. Person Löneperiod Belopp Verifiering Person kr Verifierad mot avtal. UA. Person kr Verifierad mot avtal. UA. Person kr Verifierad mot avtal. UA. Person kr Verifierad mot avtal. UA. Person kr Verifierad mot avtal. UA. 1 UA=utan anmärkning. Botkyrka kommun 6 av 23

8 Person kr Verifierad mot avtal. UA. Person kr Verifierad mot avtal. UA. Person kr Verifierad mot avtal. UA. Person kr Verifierad mot avtal. UA. Person kr Verifierad mot avtal. UA Vår bedömning Samtliga granskade höga månadslöner har verifierats utan anmärkning mot anställningsavtal/lönerevision. Vidare har samtliga granskade arvodesutbetalningar verifierats utan anmärkning mot arvodesavtal och lönespecifikation. Samtliga verifierade höga bruttolöner avsåg utbetalningar av avgångsvederlag. Samtliga granskade höga bruttolöner verifierades utan anmärkning. Kontrollmålet bedöms därmed vara uppfyllt Dubbletter Kontrollmål: Identifiering av möjliga dubbelregistreringar En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att identifiera potentiella dubbelregistreringar/utbetalningar av lön. Förekomsten av följande kombination mer än en gång under samma period har betraktats som en potentiell dubbelutbetalning: löneart för månadslön + personnummer + löneperiod + belopp. I analysen fångades många potentiella dubbelutbetalningar, sammanlagt 377 stycken överstigande kronor. Uppföljning med kommunen gjordes avseende tio av de beloppsmässigt högsta potentiella dubbelutbetalningarna. Vid verifieringarna erhölls rimliga förklaringar som styrker att dubbelutbetalningar inte gjorts. Den analysmetod som tillämpats av bygger på absoluta tal vilket medför att den inte gör skillnad på plus och minus. Bland annat korrigeringar av en post identifieras därmed som en potentiell dubbelutbetalning i analysen. I tabellen nedan redogörs för de potentiella dubbelutbetalningar som verifierats. Person Period Antal Belopp Verifiering förekomster Person kr Ledighet ursprungstjänst, anställning annan enhet. UA. Person kr Ledighet ursprungstjänst, anställning annan enhet. UA. Person kr Månadslön korrigerad. UA. Person kr Tjänstledighet. UA. Person kr Ledighet ursprungstjänst, anställning annan enhet. UA. Person kr Korrigering månadslön för flera månader. Botkyrka kommun 7 av 23

9 UA. Person kr Korrigering månadslön, två månader. UA. Person kr Både korrigeringar månadslön och ledighet ursprungstjänst med annan anställning i kommunen. UA. Person kr Ledighet ursprungstjänst, anställning annan enhet, april och maj UA. Person kr Tjänstledighet flera månader, korrigering. UA. I analysen noterades även att förekomsten av potentiella dubbelutbetalningar var större för befattningarna i tabellen nedan. Vid uppföljning med kommunen framkom att det förklaras av att en person kan vara anställd på flera tjänster. I lönesystemet hanteras detta genom att ursprungstjänsten korrigeras med ledighet och lön utgår för anställning på annan enhet. Enligt uppgift är förekomsten av flera anställningar per person betydligt mer frekvent inom vård-och omsorgsförvaltningen, vilket förklarar att befattningsgrupperna nedan också har fler potentiella dubbelutbetalningar per anställd. Befattning Personer utan dubbletter Personer med dubbletter Barnskötare ,016 Undersköterska ,021 Boendestödjare ,017 Familjehem/ kontaktperson ,055 Andel med dubbletter i relation till totala antalet anställda per befattning Vår bedömning Vid uppföljning av möjliga dubbelutbetalningar har tillfredställande förklaringar erhållits som styrker att dubbelutbetalningar inte har gjorts. Mot bakgrund av detta bedöms kontrollmålet vara uppfyllt Lönearter Kontrollmål: Fördelning och analys per olika lönearter (ob, övertid, jour- och beredskap etc) Nedan presenteras de beloppsmässigt mest använda lönearterna i Botkyrka kommun. Det bedöms rimligt att dessa lönearter utgör de beloppsmässigt största Botkyrka kommun 8 av 23

10 lönearterna. Uppföljning av dessa lönearter görs i andra avsnitt i denna granskning varför ingen ytterligare verifiering görs i detta avsnitt. Löneart Total utbetalning jan-jun Bruttolön kr Månadslön kr Nettolön kr Timlön kr Semesterdag kr En övergripande fluktuationsanalys har gjorts avseende ett antal lönearter för Ob, övertid och jour, se tabeller nedan. Kommunen använder flera lönearter för Ob. Urval gjordes av tre lönearter där viss fluktuation mellan månaderna identifierades. Vid uppföljning med löneenheten framkommer att Ob-tilläggen är släpande, dvs. utbetalningen i januari avser december. Ob-storhelg har två tydliga toppar under granskningsperioden, januari och april. Detta stämmer väl överens med hur helgdagarna har infallit under 2016 (julen orsakar stora Ob-utbetalningar i januari och påsken orsakar stora Obutbetalningar i april). Ob-veckoslut ligger jämnt över granskningsperioden, med undantag för januari och april som är betydligt lägre än övriga månader. Detta förklaras av att mycket av den Ob som går ut dessa månader faller ut som Obstorhelg. Kontrollmoment avseende Ob finns i löneenhetens rutiner för lönekörning. Löneart Januari Februari Mars April Maj Juni Ob storhelg kr kr kr kr kr kr Ob storhelg kr kr 298 kr kr kr kr natt Ob veckosl ut kr kr kr kr kr kr Övertid beviljas av överordnad chef. I likhet med utbetalning av Ob släpar utbetalningen av övertidsersättning en månad. Utbetald övertidsersättning ligger relativt jämnt under granskningsperioden med undantag för februari. Vid uppföljning med löneenheten framkommer att detta förklaras av att mer övertid beviljas under januari till följd av att det är många arbetsuppgifter som måste genomförs i samband med årsskiftet. En löneekonom skapar månatligen övertidsjournaler vilka cheferna har tillgång till i lönesystemet. Cheferna ansvarar för att kontrollera att registrerad övertid överensstämmer med beviljad övertid. Kontrollerna dokumenteras inte. Löneart Januari Februari Mars April Maj Juni Övertid kval kontant ers kr kr kr kr kr kr Botkyrka kommun 9 av 23

11 Utbetald jourersättning ligger relativt jämnt över hela granskningsperioden, med ett något högre utfall i februari och juni. Uppföljning har gjorts med löneenheten avseende rutinen kring jourersättning. Jourersättning utgår automatiskt till personer som arbetar dagar där jourersättning ska utgå. Denna systeminställning görs av systemförvaltaren vid ingången av det nya året. Det hanteras med ett så kallat filter som i systemet läggs på kalenderdagarna där tilläggsersättning ska utgå. Löneart Januari Februari Mars April Maj Juni Jourpass kval högst kr kr kr kr kr kr 50 timmar/mån Jourpass enkel högst 50 timmar/mån kr kr kr kr kr kr Vår bedömning Vid uppföljning av fluktuationer mellan månaderna samt rutiner för kontroll av lönearterna har tillfredsställande förklaringar till fluktuationer erhållits. Mot bakgrund av detta bedöms kontrollmålet vara uppfyllt Avvikande ålder etc. Kontrollmål: Identifiering av personal med avvikande ålder, avvikande perioddatum etc Analys har gjorts för att identifiera om lön har betalats ut till personer som inte finns med i personalregistret. I analysen identifierades 22 personer som erhållit lön som inte finns med i personalregistret. Uppföljning gjordes avseende de tio personer som under perioden erhållit störst ersättning, se tabellen nedan. Rimliga förklaringar erhölls för samtliga utbetalningar. Person Belopp Verifiering Person kr Verifierat mot avtal om upphörande av anställning. Personen har slutat under 2015 och fått sista löneutbetalning under september UA. Person kr Vid uppföljning med löneenheten framgår att personen tagit fram det personalregister som tillhandahållits. Botkyrka kommuns lönesystem är uppbyggt så att den som tar fram uppgifterna inte finns med i registren, detta för att anställd inte ska kunna ändra sina egna uppgifter. UA. Person kr Verifierat mot avtal om upphörande av anställning. Personen har slutat under 2015 och fått sista löneutbetalning under januari UA. Person kr Verifiering mot löneavtal visar att det finns en löneskuld som kvarstår efter att anställningen avslutats. Kommer regleras med faktura. Accept. Botkyrka kommun 10 av 23

12 Person kr Verifierat mot lönespecifikation och förhandlingsprotokoll där det framgår att slutlön betalats ut efter avslutad tvist. UA. Person kr Verifiering mot löneavtal visar att det finns en löneskuld som kvarstår efter att anställningen avslutats. Kommer regleras med faktura. Accept. Person kr Verifiering mot löneavtal visar att det finns en löneskuld som kvarstår efter att anställningen avslutats. Kommer regleras med faktura. Accept. Person kr Verifiering mot löneavtal visar att det finns en löneskuld som kvarstår efter att anställningen avslutats. Kommer regleras med faktura. Accept. Person kr Verifiering mot lönespecifikation -utbetalning av sparad semester - Personen har legat som sjukskriven i systemet och avslutades inte förrän januari månad. Det är därför som hon fick semester utbetalt i februari och mars. Hon avslutades bakåt i tiden, september Accept. Person kr Verifiering mot löneavtal visar att det finns en löneskuld som kvarstår efter att anställningen avslutats. Kommer regleras med faktura. Accept. Analys har även gjorts avseende personer med ologiska personnummer. Fyra personer med ologiska personnummer identifierades. Vid uppföljning med löneenheten framkommer att samtliga förklaras av att det avser så kallade samordningsnummer vilket personer som ännu inte hunnit få svenska personnummer tilldelas. Analys har också gjorts med avseende på avvikande ålder. Med avvikande ålder åsyftas personer som är yngre än 16 eller äldre än 67 år. Sammanlagt identifierades 252 personer med avvikande ålder, samtliga äldre än 67 år. Verifiering har gjorts avseende de tio personer som haft högst utbetald bruttolön per månad under granskningsperioden, se tabellen nedan. Samtliga verifierade utbetalningar avsåg personer som var anställda i kommunen. Person Belopp Verifiering Person kr Verifierad mot lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot lönespecifikation. UA. Person kr Verifierad mot lönespecifikation. UA Vår bedömning Vid verifiering avseende utbetalningar till personer som inte finns i personalregistret, utbetalningar till personer med ologiska personnummer samt Botkyrka kommun 11 av 23

13 utbetalningar till personer med avvikande ålder har rimliga förklaringar erhållits av löneavdelningen. Mot bakgrund av detta bedöms kontrollmålet vara uppfyllt Kostnadsersättning Kontrollmål: Analys av kostnadsersättning (bilersättning, utlägg etc). Analys av utbetalda kostnadsersättningar har gjorts. Det är i huvudsak två typer kostnadsersättningar som tillämpas, reseersättning och traktamente. Noterbart att det, för hela granskningsperioden, endast fanns en utbetalning avseende personliga utlägg vilken uppgick till 62 kronor. Vid uppföljning med löneenheten framkommer att utlägg (utöver reserelaterade) hanteras via utanordning i ekonomisystemet. Verifiering har gjorts avseende reseersättningar och traktamenten. Vi har identifierat sex lönearter som avser reseersättningar. Sammanlagt har reseersättningar uppgående till kronor utbetalts under granskningsperioden. Uppföljning har gjorts avseende de tio enskilt största ersättningsposterna under granskningsperioden, se tabellen nedan. Medarbetare registrerar, enligt uppgift från löneenheten, reseersättning i lönesystemet vilket måste attesteras av chef för att utbetalning ska ske. Sex reseersättningar verifierades utan anmärkning, två verifierades mot lönespecifikation där syftet med resan framgick dock erhölls inga kvitton, och för två reseräkningar erhölls inga underlag. Benämning Löneperiod Belopp Verifiering Reseersättning flygresor kr Enligt uppgift flygtillägg som registrerats via reseräkningen i lönesystemet. Underlag förvaras enligt uppgift på enheten men har inte tillhandahållits revisionen. Reseförmån kr Verifierat mot kvitto. Förmånsbelopp motsvarar kostnaden. UA. Reseförmån kr Verifierat mot kvitto. Förmånsbelopp motsvarar kostnaden. UA. Reseförmån kr Verifierat mot kvitto. Förmånsbelopp motsvarar kostnaden. UA. Reseförmån kr Verifierat mot kvitto. Förmånsbelopp motsvarar kostnaden. UA. Reseförmån kr Verifierat mot kvitto. Förmånsbelopp motsvarar kostnaden. UA. Reseförmån kr Verifierat mot kvitto. Förmånsbelopp motsvarar kostnaden. UA. Reseersättning tågresor Reseersättning tågresor kr Verifierat mot lönespecifikation där syfte med resan framgår. Kvittot förvaras enligt uppgift på enheten men har inte tillhandahållits revisionen kr Ej erhållit underlag. Botkyrka kommun 12 av 23

14 Reseersättning flygresor kr Verifierat mot lönespecifikation där syfte med resan framgår. Kvittot förvaras enligt uppgift på enheten men har inte tillhandahållits revisionen. Vi har identifierat fyra lönearter som avser traktamenten. Sammanlagt har traktamente uppgående till kronor utbetalts under granskningsperioden. Medarbetare registrerar traktamente i lönesystemet vilket måste attesteras av chef för att utbetalning ska ske. Ersättningsbeloppet är förregistrerat i lönesystemet vilket medför att medarbetarna inte anger belopp utan endast fyller i att de deltagit i aktivitet som berättigar till traktamente. Kommunen har inte som rutin att bifoga dokument som styrker att traktamente ska utbetalas. Verifiering avseende traktamenten har därför endast kunnat göras genom observation, där löneenheten demonstrerade hur medarbetare fyller i begäran om traktamente. Kommunen bedömer att processen är tillfredsställande eftersom systemet är relativt tydligt och lättanvänt: medarbetare bockar för en ruta i lönesystemet som anger att de ska ha traktamente samt anger om de fått frukost, lunch och middag. Baserat på de val som medarbetaren fyllt i utfaller traktamentet med olika belopp. Chef måste attestera traktamentet innan det blir utbetalt på lönen Vår bedömning Avstämning av rutin för registrering av reseersättning och traktamente har gjorts. Rutinerna innebär att chef måste attestera ersättningen innan den betalas ut. Vid verifiering av tio reseersättningar kunde sex verifieras utan anmärkning. Fullständiga underlag har ej tillhandahållits för fyra reseersättningar. Det är respektive attesterande chefs ansvar att säkerställa att erforderliga underlag finns i samband med attesten, löneenheten nöjer sig därför med chefens attest av reseräkningen. Enligt uppgift från löneenheten sparas underlagen i original på enheterna. Mot bakgrund av verifieringen bedöms kontrollmålet vara delvis uppfyllt Kontroller Kontrollmål: Uttag ur systemet av listor för semesterlöneskuld, kontrolluppgifter, LAS-listor och möjlighet till körning av period 13 Semesterlöneskuld Det finns en dokumenterad rutinbeskrivning för hanteringen av semesterlöneskuld. Semesterlöneskulden bokas upp per förvaltning i början på året baserat på den semester som kommunens anställda har rätt till. Anställda som är yngre än 40 år har överlag rätt till 25 semesterdagar, anställda äldre än 40 år men yngre än 50 år har rätt till 31 semesterdagar och anställda äldre än 50 år har rätt till 32 semesterdagar. Semesterlöneskulden bokas därefter upp varje månad av redovisningsenheten baserat på listor från lönesystemet HRM. Löneekonom på löneenheten Botkyrka kommun 13 av 23

15 kontrollerar att bokfört belopp överensstämmer med uppgifterna från lönesystemet. Semesterlöneskulden uppgick till 95 mnkr i juni. De anställda i Botkyrka kommun måste ta ut minst 20 semesterdagar per år. Det är respektive chef som ansvarar för att det efterlevs. Löneenheten skickar listor till cheferna där det framgår vilka medarbetare som inte tagit ut 20 semesterdagar. Anställda i kommunen får ha max 40 sparade semesterdagar, har medarbetare fler sparade semesterdagar utbetalas det som lön. Detta görs årligen i februari och hanteras av löneenheten. Löneekonom på löneenheten i Botkyrka kommun genomför kontroller för att säkerställa att semesterlöneskulden är korrekt. Samtliga korrigeringar dokumenteras. Vidare finns kontrollmoment i löneenhetens kontrollrutiner inför lönebryt som bland annat omfattar att kontrollera att uttagna semesterdagar också minskat semestersaldot. Registeranalysen bygger på uppgifter om semesterlöneskuld per sista juni, vilket är före semesterperioden. Då det av naturliga skäl är höga semesterlöneskulder före semesterperioden, har ingen verifiering gjorts avseende kommunens hantering av semesterlöneskuld. En kartläggning av rutiner och ansvarsfördelning avseende hanteringen av semesterlöneskuld har därför gjorts istället. Kontrolluppgifter Kontrolluppgifter lämnas årligen, 31 januari, till skatteverket. Det görs med en fil som skapas i lönesystemet. Lönesystemet känner av om det till exempel finns felaktiga personnummer inlästa. Samtliga avvikelser framkommer på en signallista vilka måste behandlas av löneekonom för att filen ska bli korrekt skapad. Samtliga korrigeringar som görs dokumenteras. Vi har tagit del av denna dokumentation. Filen läses därefter in på skatteverkets hemsida. Även skatteverkets hemsida ger felsignaler om något avviker. Löneenheten kontrollerar löneskulder månatligen. Identifieras bruttolöneskulder efter den 31 januari som påverkar årsinkomsten för det år som årsinkomsten avser får ingen korrigering göras avseende skatten efter sista februari. Korrigeringar under löpande år görs därefter enbart på bruttolönen. Kvittenser på dessa rättningar sparas enligt uppgift i löneenhetens gemensamma mapp. Inför filkörningen i lönesystemet kontrollerar löneenheten om det finns medarbetare med en löneskuld vilket kan komma att påverka årsinkomsten som redovisas till skatteverket. Några kontroller utom systemets felloggar samt avstämningen av löneskulder görs inte i samband med inlämningen av kontrolluppgifter. Kommunen har, enligt uppgift, en del löneskulder som måste hanteras. Det kan bero på att medarbetare inte rapporterat sjukfrånvaro eller annan frånvaro i tid. Preliminära löneskulder (uppkomna inom för mindre än fyra månader sedan) hanteras på nästkommande lön. Definitiva löneskulder (äldre än fyra månader) hanteras med inbetalningsavi. Uppstår betydande löneskulder kan det föranleda att kontrolluppgifter lämnas in på nytt under löpande år för enskilda medarbetare. Botkyrka kommun 14 av 23

16 LAS-listor Kommunen har en dokumenterad processbeskrivning för hantering av LASrelaterade aktiviteter. Framförallt handlar det, för Botkyrka kommun, om att hantera timavlönade visstidsanställdas anställningsformer. Detta omfattas av lönenhetens kontrollrutiner som genomförs efter lönebryt. I enlighet med kontrolltestning i Audit (se bilaga 1) har två kontroller/avstämningar inhämtats. Kontrollerna har stämts av utan anmärkning. Identifieras personer vars anställningsform kommer övergå till tillsvidare informeras berörd chef. Lönekörning period 13 Kommunen har en dokumenterad rutinbeskrivning samt kontrollista för lönekörning i period 13. Lönekörningen i period 13 syftar till att vara en komplettering/justering av tidigare lönekörningar Vår bedömning Vi har kartlagt rutiner för hantering av semesterlöneskuld, inlämning av kontrolluppgifter, LAS-listor samt lönekörning i period 13. Dokumenterade rutinbeskrivningar finns för momenten och de kontroller som genomförs dokumenteras. Kontrollmålet bedöms därmed vara uppfyllt. Kontrollmål: Redovisning och avstämning inklusive underlag för lönerelaterade avgifter och pensioner Redovisning och avstämning avseende lönerelaterade avgifter I registeranalysen har en avstämning av källskatt mot huvudbok gjorts, se utfall i tabell nedan. Noterade differenser mellan beräknad källskatt och bokförd källskatt är immateriella. Löneperiod Beräknad källskatt Källskatt bokförd i huvudbok Differens % kr kr 0,02 % kr kr 0,03 % kr kr 0,00 % kr kr 0,04 % kr kr 0,02 % kr kr 0,06 % I registeranalysen har även en avstämning gjorts avseende beräknade sociala avgifter och förmåner stäms av mot de arbetsgivardeklarationer som Botkyrka kommun lämnat till skatteverket, se utfall i tabell nedan. Identifierade differenser bedöms vara immateriella. Botkyrka kommun 15 av 23

17 Beräknade sociala avgifter Deklarerade sociala avgifter Diff % sociala avgifter Beräknade förmåner Deklarerade förmåner Diff % förmåner kr kr -0,05 % kr kr 0,0 % kr kr -0,36 % kr kr 0,0 % kr kr -0,29 % kr kr 0,0 % kr kr -0,52 % kr kr 0,0 % kr kr -0,27 % kr kr -0,35 % kr kr -0,18 % kr kr 0,0 % Löneekonom genomför månatligen en körning i lönesystemet där en fil (arbetsgivardeklarationen) skapas som lämnas till skatteverket. I samband med framställningen av detta görs en rimlighetsbedömning av posternas storhet. Bedömningen görs gentemot föregående månader. I likhet med filen som skapas avseende kontrolluppgifterna som lämnas till skatteverket genereras en fellogglista för de poster som lönesystemet identifierar som avvikande. Korrigeringarna sparas. Vi har tagit del av korrigeringarna som gjorts under I samband med skapandet av arbetsgivardeklarationen erhålls en kvittens avseende källskatten. Denna överlämnas till redovisningsenheten som bokför källskatten på konto Löneekonom kontrollerar att bokfört belopp överensstämmer med kvittensen. I registeranalysen har analys gjorts avseende avvikande preliminärskattesatser. I analysen fångades bruttolöner med avvikande procentsats, vilket i analysen definierades som över 60 procent eller under 20 procent. Uppföljning har gjorts med löneenheten avseende vilka kontroller som görs avseende preliminärskatten. Lönenheten gör inga särskilda avstämningar avseende preliminärskattens rimlighet annat än den övergripande rimlighetsbedömningen som görs i samband med skapandet av arbetsgivardeklarationen. Verifiering har gjorts avseende tio poster med avvikande preliminärskatt, se tabell nedan. Nio av tio poster verifierades utan anmärkning. Löneperiod Löneperiod Brutto Källskatt Källskatt Verifiering procent kr kr 61 % Verifierad mot lönespecifikation. Slutlön inklusive semesterersättning, engångsskatt. UA kr kr 61 % Verifierad mot lönespecifikation. Engångsskatt kontant ersättning sparad semester. UA kr - kr 0 % Vid uppföljning med löneenheten framkommer att det pga en felaktigt angivna uppgifter i lönesystemet dragits 0 % skatt, där korrekt skatt vore 30 % kr kr 11 % Verifierad mot lönespecifikation. Engångsskatt baserat på total brutto lön under året (10%). UA kr kr 8 % Verifierad mot lönespecifikation. Jämkning 8 %. UA. Botkyrka kommun 16 av 23

18 kr kr 15 % Verifierad mot lönespecifikation. Jämkning 15 %. UA kr kr 15 % Verifierad mot lönespecifikation. Jämkning 15 %. UA kr kr 15 % Verifierad mot lönespecifikation. Jämkning 15 %. UA kr - kr 0 % Verifierad mot lönespecifikation februari. Januari månads skatt har hanterats i februari. UA kr - kr 0 % Verifierad mot lönespecifikation mars. Januari månads skatt har hanterats i mars. UA. Redovisning och avstämning avseende pensioner Botkyrka kommun har, enligt uppgift, historiskt haft problem med lönesystemet vilket resulterat i felaktigt rapporterade pensioner. Kommunen har sedan en tid tillbaka kontaktat KPA och de har tillsammans arbetat för att korrigera pensionsuppgifterna. Uppgifter till KPA ska lämnas årligen och månatligen. KPA har på grund av de pågående rättningarna inte kunnat ta emot månadsuppgifterna under Förvaltningsledare på löneenheten genomför stickprovskontroller i samband med att kommunen lämnar in kontrolluppgifterna för ett intjänandeår till KPA. I stickproven kontrolleras bruttolön mot kontrolluppgift. Urval görs utifrån bland annat anställningsformer, kollektivavtal och befattning. Sammantaget görs cirka stickprovskontroller. Kontrollen dokumenteras inte, men kommunen ser, enligt uppgift, över hur de kan kvalitetssäkra den kontroll som genomförs. Vidare görs en kontroll av de signallistor som skapas i systemet, där samtliga signaler måste behandlas. Det görs inga avstämningar av total bruttolön och pensionsgrundande årslön i kommunen. Detta eftersom en sådan avstämning, enligt uppgift, skulle vara missvisande till följd av att det finns ersättningar som inte är pensionsgrundande och avdrag som inte ska sänka den pensionsgrundande årslönen. Vidare genomför löneekonom månatliga uppbokningar avseende kommunens pensioner. Uppbokningen bygger på uppgifter om kommunens pensionsinbetalningar till KPA som erhålls via RBS/KPA. Uppbokningen görs via en bokföringsorder som upprättas av löneekonom och beslutattesteras av chef för löneenheten. I enlighet med kontrolltestning i Audit har två kontroller/avstämningar inhämtats. Kontrollerna har stämts av utan anmärkning Vår bedömning Vi har kartlagt rutiner för hantering och kontroll av källskatt, arbetsgivardeklarationer och pensioner. Rutinerna bedöms vara tillfredsställande och de kontroller som genomförs dokumenteras i huvudsak. Vid verifiering av 10 bruttoutbetalningar med avvikande procentsats har tillfredsställande förklaringar erhållits för nio transaktioner. En bruttotransaktion identifierades där felaktig skattesats tillämpats. Botkyrka kommun 17 av 23

19 Den sammanfattade bedömningen är att kontrollmålet är delvis uppfyllt Uppföljning av tidigare granskning genomförde 2014, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Botkyrka kommun, en granskning av löner, arvoden och kostnadsersättningar. I syfte att stärka den interna kontrollen och få en samsyn i kommunen kring lönehanteringen lämnades följande rekommendationer. Resultatet av vår uppföljning presenteras i anslutning till respektive rekommendation. Rekommendationer 2014 En kommungemensam rutinbeskrivning tas fram av vilken det framgår vilket ansvar som respektive nämnd har respektive den centrala löneenheten. Resultat av uppföljning En övergripande rutinbeskrivning för löneprocessen där ansvarsroller klargörs saknas. Kontrollrutiner har upprättats för den centrala löneenheten och för attesterande chefer vilka framgår av två separata dokument/checklistor. Se vidare beskrivning under uppföljningen av de två sista rekommendationerna. Ett samlat dokument av vilket det framgår vilka väsentliga kontrollmoment som finns inbyggda i lönesystemet och vilka kontroller som sker vid Löneenheten respektive ansvarig chef ska göra tas fram. Två separata dokument har framtagits för de kontrollmoment som ska utföras av löneenheten respektive chefer. Se förklaringarna nedan. Riktlinjer/instruktion utarbetas som beskriver vilka kontroller som ansvarig chef bör göra vid attestering av medarbetarens avvikelserapportering. En checklista för attesterande chefer har framtagits. Checklistan omfattar 16 kontroller inom tre övergripande områden; anställning/avslut/ förlängning av visstidsanställningar, frånvaro och ledighet samt timlöner och ersättningar. Av checklistan framgår hur frekvent kontrollerna ska utföras. Kontrollen dokumenteras dock inte, utan checklistorna är avsedda att fungera som stöd till cheferna. De kontroller som löneadministratörerna gör innan lönekörning (enligt 25-punktslistan) De kontroller som löneadministratörerna gör innan lönekörning dokumenteras numera. Botkyrka kommun 18 av 23

20 dokumenteras i syfte att möjliggöra efterkontroll. Kontrollerna genomförs månatligen. Vi har i enlighet med audit tagit del av dokumentationen för två månader, och stämt av dem utan anmärkning. Botkyrka kommun 19 av 23

21 4. Bedömning och rekommendationer 4.1. Avstämning mot kontrollmål Granskningen har gjorts utifrån sju kontrollmål. Bedömningen av respektive kontrollmål görs enligt kriterierna: Uppfyllt/Delvis uppfyllt/ej uppfyllt. Kontrollmål Analys av orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc. Bedömning Uppfyllt. Samtliga granskade höga månadslöner har verifierats utan anmärkning mot anställningsavtal/lönerevision. Vidare har samtliga granskade arvodesutbetalningar verifierats utan anmärkning mot arvodesavtal och lönespecifikation. Samtliga verifierade höga bruttolöner avsåg utbetalningar av avgångsvederlag. Samtliga granskade höga bruttolöner verifierades utan anmärkning. Identifiering av möjliga dubbelregistreringar. Uppfyllt. Vid uppföljning av möjliga dubbelutbetalningar har tillfredställande förklaringar erhållits som styrker att dubbelutbetalningar inte har gjorts. Fördelning och analys per olika lönearter (ob, övertid, jour- och beredskap etc). Uppfyllt. Vid uppföljning av fluktuationer mellan månaderna samt rutiner för kontroll av lönearterna har tillfredsställande förklaringar till fluktuationer erhållits. Identifiering av personal med avvikande ålder, avvikande perioddatum etc. Uppfyllt. Vid verifiering avseende utbetalningar till personer som inte finns i personalregistret, utbetalningar till personer med ologiska personnummer samt utbetalningar till Botkyrka kommun 20 av 23

22 personer med avvikande ålder har rimliga förklaringar erhållits. Analys av kostnadsersättning (bilersättning, utlägg etc). Delvis uppfyllt Avstämning av rutin för registrering av reseersättning och traktamente har gjorts. Rutinerna innebär att chef måste attestera ersättningen innan den betalas ut. Vid verifiering av tio reseersättningar kunde sex verifieras utan anmärkning. Fullständiga underlag har ej tillhandahållits för fyra reseersättningar. Det är respektive attesterande chefs ansvar att säkerställa att erforderliga underlag finns i samband med attesten, löneenheten nöjer sig därför med chefens attest av reseräkningen. Enligt uppgift från löneenheten sparas underlagen i original på enheterna. Uttag ur systemet av listor för semesterlöneskuld, kontrolluppgifter, LAS-listor och möjlighet till körning av period 13 Uppfyllt. Vi har kartlagt rutiner för hantering av semesterlöneskuld, inlämning av kontrolluppgifter, LAS-listor samt lönekörning i period 13. Dokumenterade rutinbeskrivningar finns för momenten och de kontroller som genomförs dokumenteras. Redovisning och avstämning inklusive underlag för lönerelaterade avgifter och pensioner Delvis uppfyllt. Vi har kartlagt rutiner för hantering och kontroll av källskatt, arbetsgivardeklarationer och pensioner. Rutinerna bedöms vara tillfredsställande och de kontroller som genomförs dokumenteras i huvudsak. Vid verifiering av 10 bruttoutbetalningar med avvikande procentsats har tillfredsställande förklaringar erhållits för nio transaktioner. En bruttotransaktion identifierades där felaktig skattesats tillämpats. Botkyrka kommun 21 av 23

23 4.2. Svar på revisionsfrågan samt rekommendationer Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att den interna kontrollen avseende löner och ersättningar i allt väsentligt är tillräcklig. I granskningen har dock följande brister noterats: Vid verifiering av reseersättningar verifierades fyra av tio ersättningar med anmärkning. De kontroller som genomförs av chef i samband med attestering av tid och frånvarorapportering dokumenteras inte. En löneutbetalning har identifierats där felaktig skattesats tillämpats till följd av att felaktiga skatteuppgifter registrerats i lönesystemet. Mot bakgrund av noterade brister rekommenderar vi kommunstyrelsen att: säkerställa att underlag finns avseende reseersättningar, de kontroller som genomförs av chefer inför attestering av tid och frånvarorapporter dokumenteras, se över behovet av stärkt intern kontroll avseende registrering av uppgifter i lönesystemet Ebba Lind /Richard Vahul Anders Hägg Uppdragsansvarig Botkyrka kommun 22 av 23

24 5. Bilaga 1 Vi granskar internkontroll i nyckelrutiner med bärning på de finansiella rapporterna och oegentligheter, utifrån ISA, i 4 steg. I steg 1 går vi igenom och kartlägger kommunens rutin och gör en bedömning om rutinen är tillräcklig. I steg 2 identifierar vi en eller flera nyckelkontroller med direkt bärning på risk för väsentliga felaktigheter i de finansiella rapporterna och/eller risk för oegentligheter. I steg 3 gör vi en bedömning av om kontrollerna är tillräckliga. I steg 4 testar vi kommunens nyckelkontroller stickprovsvis utifrån en statistisk stickprovsurvalsmetod. Val av antal stickprov baseras på frekvensen av kontrollen (se nedan tabell): Kontrollfrekvens Förväntat antal kontroll som utförs Antal stickprov som ska testas Kontrollen görs 1 gång per år 1 1 Kontrollen görs 1 gång 4 1 kvartalvis Kontrollen görs 1 gång i månaden 12 2 Kontrollen görs 1 gång i 52 4 veckan Kontrollen görs 1 gång per dag Kontrollen görs flera gånger per dag > När vi testar kontrollernas operationaliserat enligt ovanstående stickprovsurvalsmetod erhålls ett medelhög bevisvärde. Detta bedömer vi vara tillräckligt utifrån den kunskap vi erhåller i steg 1-3. Sammantaget, tillsammans med utförd granskning tidigare år, ger granskningsmetoden oss underlag för vår bedömning och uttalande kring kommunens interna kontroll i nyckelrutiner med bärning på de finansiella rapporterna och oegentligheter. Botkyrka kommun 23 av 23