Svar till landstingsrevisionen angående Granskning av landstingets lönehantering

Transkript

1 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Dnr PS Svar till landstingsrevisionen angående Granskning av landstingets lönehantering Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar att meddela landstingsrevisionen att produktionsstyrelsen har tagit del av ovan rubricerade granskningsrapport och att produktionsstyrelsen kommer att beakta de av revisionen gjorda iakttagelserna. Produktionsstyrelsen uppdrar till Landstingets resurscentrum att till oktobersammanträdet 2013 redovisa om vidtagna åtgärder för lönehanteringen har genomförts. Ärendet Landstingets revisorer har genom PwC AB granskat landstingets hantering av löner. Syftet med granskningen var att bedöma om den interna kontrollen avseende lönehanteringen är tillräcklig och om löneredovisningen är rättvisande. Den sammanfattande bedömningen är att lönehanteringen i huvudsak är säker och tillförlitlig och att löneredovisningen är riktig. Inom några områden har behov av att utveckla kontrollen identifieras. Följande åtgärder kommer att vidtas för lönehanteringen av Landstingets resurscentrum - Rutin, kontroller och ansvarsfördelning mellan Resurscentrum, finansförvaltningen och övriga förvaltningar avseende löneutbetalning ska dokumenteras. - Dokumenterade rutiner, kontrollmoment och ansvarsfördelning vid avslut av anställning ska ytterligare förtydligas. Kopia till: Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Förvaltningsdirektören, Landstingets resurscentrum Bilaga 54 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 Ärende Dnr PS Landstingets resurscentrum Lönechef Anna Wadenhov Produktionsstyrelsen Granskning av lönehantering den interna styrningen och kontrollen samt rättvisande räkenskaper Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar att meddela landstingsrevisionen att produktionsstyrelsen har tagit del av ovan rubricerade granskningsrapport och att produktionsstyrelsen kommer att beakta de av revisionen gjorda iakttagelserna. Produktionsstyrelsen uppdrar till Landstingets resurscentrum att till oktobersammanträdet 2013 redovisa om vidtagna åtgärder för lönehanteringen har genomförts. Ärendet Landstingets revisorer har genom PwC AB granskat landstingets hantering av löner. Syftet med granskningen var att bedöma om den interna kontrollen avseende lönehanteringen är tillräcklig och om löneredovisningen är rättvisande. Den sammanfattande bedömningen är att lönehanteringen i huvudsak är säker och tillförlitlig och att löneredovisningen är riktig. Inom några områden har behov av att utveckla kontrollen identifieras. Följande åtgärder kommer att vidtas för lönehanteringen av Landstingets resurscentrum Rutin, kontroller och ansvarsfördelning mellan Resurscentrum, finansförvaltningen och övriga förvaltningar avseende löneutbetalning ska dokumenteras. Dokumenterade rutiner, kontrollmoment och ansvarsfördelning vid avslut av anställning ska ytterligare förtydligas. Bilagor Skrivelse och Granskning av lönehantering den interna styrningen och kontrollen samt rättvisande räkenskaper. Landstingets resurscentrum Virdings Allé 26 LRC Uppsala tfn vx fax org nr

3

4 Revisionsrapport Carin Hultgren Josefin Loqvist Januari 2013 Granskning av lönehantering - den interna styrningen och kontrollen samt rättvisande räkenskaper Landstinget Uppsala län

5 Innehållsförteckning 1.1. Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionsmetod Uppföljning av tidigare genomförd granskning Registeranalys av lönetransaktioner Validering av data Resultat av registeranalys Fördelning av lönearter Analys av orimliga värden för preliminärskatt Avvikande ålder Översikt av grundlön - månadslön Högt á-pris och höga antal timmar Avgångsvederlag Dubbletter av transaktioner Utbetalt arvode till förtroendevalda Traktamente Reseräkning/kostnadsersättning Sparade semesterdagar... 9 Bilaga 1, sid 1-18 Uppföljning kontrollmål

6 1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisorerna i Landstinget i Uppsala län har under de senaste fem åren granskat rutiner avseende lönehanteringen, exempelvis vid Folktandvården och vid en av divisionerna inom Akademiska sjukhuset (då all lönehantering sköttes lokalt av förvaltningarna). Lönehanteringen har överförts till Administrativt Centrum, numera Resurscentrum och den senaste gjorda granskningen avsåg den interna styrningen och kontrollen vid Administrativt Centrum avseende löner (lönehantering övergripande, avslut av anställning, avvikelserapportering vid frånvaro, avvikelserapportering vid tillägg avseende övertid och OB samt rutiner vid löneutbetalningen). Efter genomförd granskning avseende rutinerna vid Resurscentrum gjordes bedömningen att system och rutiner för styrning och kontroll avseende lönehantering i huvudsak var tillräcklig. Vi ansåg dock att dessa rutiner bör dokumenteras och tydliggöras med avseende på hur och vad som ska kontrolleras och av vem dessa kontroller bör göras. I årets granskning ingår att följa upp våra synpunkter och de av oss lämnade rekommendationerna i granskningen avseende Resurscentrum. I årets granskning ingår också att genomföra en registeranalys i syfte att säkerställa den interna kontrollen samt rättvisande räkenskaper Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen avseende lönehanteringen är tillräcklig samt om löneredovisningen är rättvisande. Följande revisionsfrågor ska besvaras: Är lönehanteringen säker och tillförlitlig? Är uppgifterna i löneredovisningen aktuella, fullständiga och rättvisande? 1.3. Revisionsmetod Granskningen har genomförts utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv där ett antal kontrollmål valts ut. Utifrån dessa kontrollmål har en bedömning gjorts av dels befintliga regler och rutiner, dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Denna del av granskningen har omfattat en uppföljning av de synpunkter vi hade i tidigare granskning. Uppföljningen av system och rutiner vid Resurscentrum kommer att ske med hjälp av COSO-modellen och med kontrollmålsteknik, dvs på samma sätt som tidigare granskning genomfördes. Kontrollmålsteknik innebär att vi har granskat och bedömt ett antal påstående, som vi bedömer som viktiga utifrån ett internkontrollperspektiv. Bedömning har gjorts avseende om dessa är uppfyllda eller inte. Granskning och bedömning görs av stödjande dokument och rutinbeskrivningar. Uppföljning sker av de brister som vi noterade i tidigare granskning av Administrativt Centrum (numera Resurscentrum). 1

7 Inom ramen för denna del av granskningen genomförs ett antal intervjuer med personal vid Resurscentrum som ansvarar för lönehanteringen. Vidare kommer en s.k. registeranalys att genomföras. De uppgifter som framkommit i registeranalysen har sedan använts för att välja ut ett antal poster för verifiering av identifierade avvikelser och orimliga värden. Registeranalysen omfattar Produktionsstyrelsens förvaltningar: Akademiska sjukhuset Folktandvården Lasarettet i Enköping Primärvården Landstingsservice Resurscentrum Habilitering och hjälpmedel Analysen omfattar perioden januari-september Ett antal övergripande kontroller/avstämningar har gjorts i syfte att säkerställa att uppgifter som analyseras är korrekta. Dessa är avstämning av och jämförelse mellan lönesystem och huvudbok samt lönesystem och personalregister. Vidare har ett antal fördjupade analyser genomförts. 2

8 2. Granskningsresultat 2.1. Uppföljning av tidigare genomförd granskning Nedan redovisas våra iakttagelser efter genomförd granskningsuppföljning. Resultatet av uppföljningen av samtliga kontrollmål redovisas i detalj i bilaga 1. Nedan redovisas våra iakttagelser i sammanfattad form. Rutinhandbok för löneadministration finns och omfattar väsentliga rutiner som avser lönehanteringen. Vidare finns en tjänstekatalog av vilken roller, ansvar samt gränsdragning mellan Resurscentrum och respektive förvaltning framgår. Resurscentrum har även en internkontrollplan som omfattar väsentliga rutiner avseende lönehanteringen. Dokumenterad rutin avseende avslut av anställning finns där ansvarig chef respektive löneadministratörens ansvar framgår. Ansvarsfördelningen upplevs i huvudsak vara tydlig av de intervjuade. Det förekommer att ansvarig chef missar att anmäla avslut till Resurscentrum. Eftersom ansvarig chef månatligen ska följa upp sina löneutbetalningar finns dock en kontrollrutin som bör uppmärksamma eventuella felaktigheter. Dokumenterad rutin avseende avvikelserapportering vid frånvaro finns. Rutinbeskrivningen framgår av rutinhandbok och till viss del även i tjänstekatalogen som båda tagits fram av Resurscentrum. Dokumenterad rutin avseende avvikelserapportering ersättningar i form av övertid och OB finns i instruktion till BeSched. Ansvarsfördelningen upplevs vara tydlig av de intervjuade och framgår av tjänstekatalogen. Dokumenterad rutin avseende löneutbetalning finns och framgår av särskilt avsnitt, kontroll- och bevakningsrutiner, i rutinhandboken. Liksom tidigare saknas en dokumenterad arbets- och ansvarsfördelning mellan Resurscentrum, finansförvaltningen och övriga förvaltningar. Fördelningen är dock känd och upplevs som tydlig. Liksom vid tidigare granskning görs ingen kontroll av de eventuella rättningar av fel som görs vid Resurscentrum via exempelvis kontroll av logglista. 3

9 2.2. Registeranalys av lönetransaktioner Nedan redovisas iakttagelser och slutsatser efter genomförd registeranalys av lönetransaktioner. Registeranalysen omfattar nedanstående förvaltningar, för perioden till och med : Förvaltning Beteckning Antal som erhållit månadslön Antal som erhållit timlön Akademiska UAS sjukhuset Folktandvården FTV Lasarettet i Enköping LE Primärvården PV Landstingsservice LSU Resurscentrum LRC Habiliteringen och hjälpmedel HOH Validering av data Transaktioner mot huvudbok Då det förekommer en stor mängd lönearter som styr in på olika konton i huvudboken är det svårt att få en komplett avstämning av samtliga transaktioner. Vi har därför valt att stämma av vissa transaktioner mot huvudbok. Avstämningen omfattar källskatteskulden för tre perioder februari, april och augusti för att på ett rimligt sätt kunna verifiera att vi fått med samtliga transaktioner till rätt belopp. I nedanstående tabell återfinns resultatet av analysen tillsammans med lönearterna som angivits för källskatt. Löneart 6010, 6020, 6030, 6040, 6060, 6070, 6075, 6080, 6090, 6110, 6180 Källskatt för period HB Lönetransaktionsfil Differens , , ,00 Resultat från dataanalys och slutsats Genomförd analys ger vid handen att det finns överensstämmelse mellan huvudbok och lönetransaktionsfilen avseende källskatten de granskade perioderna. Vår slutsats är därför att erhållen data är fullständigt. Avstämning av transaktioner mot personalregister En jämförelse mellan transaktionsfil och personalregistret har utförts för att säkerställa att inga transaktioner skapats på anställda som inte finns upplagda i personalregistret. 4

10 Resultat från dataanalys och slutsats Efter utförd analys, har utbetalningar påträffats för personer som inte finns med i personalregistret. I resultatet förekommer det poster utan namn där majoriteten av dessa är personer som saknar anställning i Landstinget, som exempelvis förtroendevalda, föreläsare och tolkar. Dessa personer återfinns dock i särskilt register. Det förekommer även 258 personer som varken finns med i personalregistret eller i register för de personer som anges ovan. Dessa personer kan vara personer som erhållit någon form av utbetalning efter tjänsten avslutats. Någon ytterligare verifiering har inte gjorts. Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra. Resultat från dataanalysen och slutsats Efter genomförd analys har inga poster med avvikande kontrollsiffra påträffats Resultat av registeranalys Fördelning av lönearter Samtliga transaktioner har fördelats och summerats per löneart och per period i en lönefluktuationsanalys. Sammanställningen visar alla lönearter uppdelat per period och visar antal transaktioner samt saldot för varje period under granskningsperioden i en tabell som återfinns i ett underliggande material. Analysen används som underlag för bedömning om lönekostnaderna är rimligt fördelade under året och om onormala fluktuationer finns som inte är i linje med vad som är normalt för lönekostnadsfördelningen. I tabellen nedan redovisas de tio lönearter där de beloppsmässigt högsta saldona redovisas under granskningsperioden. Summan är adderad för samtliga löneperioder och är gjord på samtliga sju förvaltningar. Löneart beskrivning Summa (kr) Tillsvidareanställd , Visstidsanst ej LAS , Semskuldlöneart , Vikariat , Allm visstids anst , Centralt konto läkare , Jour o beredskap arbetad t , % Ek ers arbetad tid , Ob Lokal mall , Timavlön vikarie ,50 Resultat från dataanalysen och bedömning Fördelningen av utbetalningar per löneart bedöms som rimlig. 5

11 Analys av orimliga värden för preliminärskatt Denna analys visar om det preliminärskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimligt eller ej. Det är svårt att göra beräkningen helt korrekt på grund av det stora antalet lönearter som ligger till grund för beräkningen. Resultat från dataanalysen och bedömning Analysen baseras på bruttolönen som är kopplad till konton Resultatet från genomförd analys visar att det förekommer poster med källskatteavdrag som överstiger 60 % samt understiger 20 %. Ett urval på tio av dessa poster har följts upp där vi noterat avdrag för källskatt som överstiger 60 % alternativt understiger 20 %. Godtagbara förklaringar så som att det finns särskilda beslut från skatteverket har erhållits. Vi bedömer att posterna hanterats korrekt utifrån erhållna svar Avvikande ålder En genomgång av personalregistret har gjorts, av samtliga anställda i de sju olika förvaltningarna i Landstinget i Uppsala län, för att identifiera lönetransaktioner för anställda som är yngre än 16 år eller äldre än 67 år. Resultat från dataanalysen och bedömning Analysen identifierade totalt 486 unika personer varav en person är yngre än 16 år. Dessa 486 personer har erhållit ersättning om totalt ,48 kr. Enligt uppgift avser majoriteten läkare och andra specialister. Ytterligare verifiering har inte genomförts Översikt av grundlön - månadslön För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall (Se antal löner uppdelat i beloppsintervall nedan). Beloppsintervall Antal anställda > Resultat från dataanalysen och bedömning Resultatet ovan kan användas för att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av förekommande månadslöner för att kunna göra en rimlighetsbedömning. Fördelningen ovan bedöms som rimlig. 6

12 Uppföljning och avstämning har gjorts av de 10 högsta månadslönerna mot anställningsavtal, lönerevisioner etc. Dessa uppgifter bedöms vara korrekta Högt á-pris och höga antal timmar En analys har genomförts för att identifiera de högsta à-priserna avseende timlön och de högsta timantalen under granskningsperioden. Resultatet av analysen kan användas som underlag för att bedöma om timlöner och antal arbetade timmar är rimligt på individnivå. Resultat från dataanalysen och bedömning De högsta à-priserna och de högsta timantalen för fem personer har följts upp. I ett fall har en anställd erhållit full lön i två veckor trots ledighet. På grund av inloggningsproblem har semester inte registrerats korrekt. Uttag av semester har dock lagts ut i efterhand per sista augusti. Som följd av detta saknades en vikarie under sommaren och två av vikarierna fick täcka upp med följd att de arbetade flera timmar. Att timlönen var hög förklaras av att personalen arbetar skift. I ett annat fall hade person registrerats som timanställd i stället för sommarvikariat. Utbetald lön är dock korrekt. För övriga poster har vi erhållit rimliga förklaringar som gör att vi bedömer hanteringen som korrekt Avgångsvederlag Samtliga transaktioner för de granskade förvaltningarna som avser avgångsvederlag har sammanställts i denna granskning. Omfattningen framgår av tabellen nedan. Löneart Löneartstext Belopp (kr) 1570 Avgångsvederlag pensionsgr , Avgångsvederlag ej pension ,90 Totalt ,90 Resultat från dataanalysen och bedömning Analysen identifierade 42 personer som erhållit avgångsvederlag, varav 15 personer inte finns med i personalregistret. En rimlig förklaring till detta är att personerna erhållit utbetalningen efter anställningens avslutande. Ytterligare uppföljning har inte gjorts då utbetalningarna bedöms uppgå till mindre belopp Dubbletter av transaktioner En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter kombination av personnummer + löneperiod + belopp som förekommer mer än en gång under en och samma period. Resultat från dataanalysen och bedömning Efter genomförd analys identifierades en mängd transaktioner som eventuellt kan vara en dubblett, men då analysen är baserad på absoluta belopp kan det i vissa fall röra sig om korrigeringar. Inom ramen för denna granskning har ingen verifiering av detta gjorts. 7

13 Utbetalt arvode till förtroendevalda Analys av utbetalt arvode till förtroendevalda har genomförts, med löneart 2400, 2430 samt Löneart Benämning Belopp (kr) 2400 Arv förtro man , Års arv förtroendevald , Partigr möte 6 610,00 Totalt ,20 Resultat från dataanalysen och bedömning Av de sju förvaltningarna som ingår i granskningen, har vi för två av dessa identifierat transaktioner avseende arvode till förtroendevalda. Ytterligare uppföljning har inte gjorts då utbetalningarna bedöms uppgå till mindre belopp Traktamente Alla transaktioner under granskningsperioden som har koppling till traktamente med totalbelopp per löneart redovisas i tabellen nedan. Löneart Benämning Belopp (kr) 2820 Utlandstrakta , Utrikes traktamente , Utrikes nattraktamente 0, Traktamente heldag , Inrikes traktamente 220, Inrikes nattraktamente 0, Inrikes trakt halvt 198, Resetillägg , Resetillägg 57, Resetillägg halvdag 0,00 Totalt ,80 Resultat från dataanalysen och bedömning Baserat på analysen har vi konstaterat att det förekommer utbetalningar för sammanlagt ,20 kr till personer som inte finns med i personalregistret. Dessa personer har även erhållit något slags arvode. Ytterligare uppföljning har inte gjorts då utbetalningarna bedöms uppgå till mindre belopp Reseräkning/kostnadsersättning Alla transaktioner under granskningsperioden som avser reseräkning/kostnadsersättning har analyserats i syfte att identifiera de personer som erhållit ersättning. Resultat från dataanalysen och bedömning I analysen har vi identifierat poster där utbetalning av reseersättning/ kostnadsersättning gjorts till personer som inte finns upplagda i personalregistret. Detta förklaras dels av att det inom de granskade förvaltningarna finns ett antal arvodesanställda vars personuppgifter inte finns upplagda i personalregistret. 8

14 Utbetalningen till de arvodesanställda avser främst ersättning för förlorad arbetsinkomst. Vidare återfinns här landstingets kostnader för resor i samband med inställda operationer, donationer m.m. Utbetalning grundas på underlag från ekonomiavdelningen till Resurscentrum som ombesörjer att utbetalning görs. Vi bedömer denna förklaring som rimlig och har inte gjort några ytterligare verifieringar Sparade semesterdagar En analys har utförts av sparade semesterdagar utifrån den information som angivits i personalregistret. Analysen är baserad på det ur systemet utdragna personalregistret med aktuella sparade semesterdagar och har skett baserat på anställningsnummer. Analysen har även identifierat innevarande semesterdagar samt det totala antalet semesterdagar per anställd. Resultat från dataanalysen och bedömning Resultatet från analysen delades upp i tre delar; innevarande semesterdagar, sparade semesterdagar samt totalt antal dagar. I Landstinget Uppsala län har den anställde rätten att spara 40 semesterdagar innan överskjutande del betalas ut. Vidare har den anställde i huvudsak 32 intjänade semesterdagar innevarande år. Per sista september 2012 var det fyra anställda vid Akademiska sjukhuset som hade 40 sparade dagar och mer än 32 semesterdagar innevarande år dvs sammantaget 72 dagar. Vi bedömer denna omfattning som rimlig. Ytterligare uppföljning har inte gjorts. 9

15 3. Sammanfattande revisionell bedömning Vår sammanfattande bedömning är att den interna styrningen och kontrollen avseende lönehanteringen i allt väsentligt är tillräcklig. Efter genomförd granskning bedömer vi att lönehanteringen i allt väsentligt är säker och tillförlitlig, samt att uppgifterna i löneredovisningen för de granskade förvaltningarna i allt väsentligt är aktuell, fullständig och rättvisande. Bedömningen bygger på en helhetsbedömning av de rutinbeskrivningar som finns, fördelning av roller och ansvar avseende kontroll av avslut av anställning, avvikelserapportering och löneutbetalning samt resultatet av registeranalysen och den verifiering som genomförts. I granskningen som genomfördes 2010 lämnades rekommendationen att ansvarsfördelningen mellan nuvarande Resurscentrum och förvaltningarna skulle tydliggöras. Sedan granskningen 2010 har arbetet med att dokumentera lönerutinerna fortgått och vi bedömer att väsentliga rutiner har dokumenterats. Detta framgår av den vidareutvecklade Tjänstekatalogen och till viss del i den framtagna Rutinhandboken. I syfte att säkerställa att felaktig löneutbetalning inte görs i samband med avslut av anställning bör en tydlig instruktion tas fram. Av instruktionen bör då framgå vilka åtgärder och kontroller som ansvarig chef ska göra av lönelistan innan lönekörning. Vidare ansåg vi att de kontrollmoment som föregår löneutbetalningen bör dokumenteras i rutinen för löneutbetalning. De kontrollmoment som avses här är kontrollen av att löneutbetalningen överensstämmer med de kontrollerade underlag som respektive löneadministratör lämnat. Detta har ännu inte fullt ut genomförts. Vi uppmanar inblandade parter, Resurscentrum, finansförvaltningen och förvaltningarna att fortsätta detta arbete. 10

16 Carin Hultgren Projektledare Viveca Karlsson Uppdragsledare 11

17 Bilaga 1 Uppföljning kontrollmål Övergripande Kontrollmål Resultat av granskning 2011 Resultat av uppföljning 2012 Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner kring lönehanteringen som tydliggör ansvarsfördelningen mellan AC och förvaltningarna. Riktlinjer saknas. Av direktörsbeslut framgår vilka uppgifter/ansvar som ligger på AC. Vem som gör vad framgår däremot inte på ett tydligt sätt, dvs. en gränssnittsbeskrivning som beskriver processen och de moment som övergått till AC saknas. Rutiner kring lönehantering finns i rutinhandboken för löneadministration. Målgrupp för denna rutinhandbok är i huvudsak linjecheferna och lönehandläggarna vid AC. Under året har även en kvalitetssäkringsdokumentation inom löneområdet tagits fram. Målgruppen för denna dokumentation är förvaltningarnas linjechefer, personalfunktioner och andra administratörer som arbetar inom området. Dokumentet är en kortare dokumentation vars syfte är att förtydliga ansvarsfördelningen i vissa rutiner där systematiska brister uppstått eller områden där AC ofta får frågor. Både rutinhandboken och kvalitetssäkringsdokumentet Tidigare Administrativt Centrum heter nu Resurscentrum (RC). Lönehanteringen sker på PA enheten/lön. RC har arbetat vidare med utveckling av rutinhandboken för löneadministration och den omfattar ett stort antal rutiner kopplade till lönehantering. Av intervjuer framkommer att rutinhandboken är ett bra stöd och ett levande dokument som används i det dagliga arbetet. Tanken är att rutiner ständigt ska utvärderas och ev justeras/kompletteras och i princip uppdateras rutinhandboken varje vecka. Sen granskningen 2011 har RC arbetat mycket för att få till en bra och tydlig tjänstekatalog som reglerar gränsdragningar och ansvarsfördelning mellan RC och kunden (Landstinget i Uppsala län). Tjänstekatalogen är nu i stort sett färdigformulerad och alla förvaltningar har fått förslaget/utkastet på 1

18 är levande dokument som löpande uppdateras. Av intervjuer framkommer att gränsdragningen upplevs som tydlig trots att det enligt vår bedömning saknas en tydlig ansvarsfördelning. Förvaltningen ansvarar för att genomföra erforderliga kontroller av den rapportering som den anställde gör i självservicesystemet BeSched avseende frånvaro; sjukfrånvaro och semester men även övertid. Utbetald OB-ersättning styrs av det schema som lägga in i BeSched. Ansvarig för att lägga in schema är förvaltningen. Förvaltningen ansvar för att registrering av nyanställning, förlängning och avslut av anställning i modulen Bemanningsärende. För att lön ska betalas ut vid nyanställning krävs att AC kopplar denna registrering till lönesystemet och omvänt vid avslut. Innan löneutbetalning: Cheferna ansvarar för att utgående lön är korrekt, korrekt lön till rätt person i rätt tid. Vidare kan uppföljning göras av kompsaldo och semesterlista. AC gör vissa rimlighetskontroller och följer upp orimliga värden. Efter löneutbetalning: Förvaltningen (cheferna) följer remiss och fått inkomma med synpunkter. Vid uppföljningstillfället hade de flesta förvaltningar lämnat synpunkter på katalogen och i huvudsak verkar förvaltningarna tycka att den är bra men i vissa fall önskar de lägga mer uppgifter/ansvar på RC. Detta blir i förlängningen en fråga om ökade resurser för RC Av tjänstekatalogen framgår ett omfattande antal rutiner och beskrivning av hur rutinen ser ut och vem som ansvarar för vad i de olika momenten som rutinen omfattar. Av intervjuer framkommer att tjänstekatalogen tydliggör gränsdragningarna och ansvaret på ett tydligare sätt. Det framkommer vid intervjuer att det alltjämt förekommer vissa brister i den uppföljning som förvaltningarna ansvarar för och att det förekommer att lön utbetalas trots att en person har slutat etc. Vid den uppföljning som gjorts av IK-planen 2012 avseende att utgående löneutbetalningar följs upp månadsvis av ansvarig chef framkommer att det är ett stort antal av tillfrågade chefer som inte svarat. Bortfallet är för stort för att slutsatser om huruvida rutinerna fungerar ska kunna dras. 2

19 Det finns en ansvars- och arbetsfördelning i handläggningen som tryggar en god intern kontroll upp lönekostnadsspecifikation och/eller gör en kostnadsuppföljning ur Diver. Av intervjuer framkommer att det finns brister i den uppföljning som förvaltningarna ansvarar för och att det förekommer att lön utbetalas till tjänstlediga etc. Om det beror på tidsbrist eller bristande kunskap är oklart. Det finns i huvudsak en ansvars- och arbetsfördelning i handläggningen som tryggar en god intern kontroll. Våra rekommendationer I syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen bör ansvarsfördelningen och gränssnitt mellan AC och förvaltningarna tydliggöras. Detta kan förslagsvis göras i den tjänstekatalog som AC arbetar med att ta fram. Vidare bör denna tjänstekatalog alternativt den kvalitetssäkringshandbok som tagits fram utvecklas så att det på ett tydligt sätt framgår hur rutinen ser ut och vem som ansvar för olika moment i rutinen. Exempelvis vem som ansvar för de olika momenten i samband med avslut av anställning. Vidare bör de kontroller som ska genomföras av förvaltningen respektive AC tydligt beskrivas. Ansvarsfördelning och gränssnitt mellan RC och förvaltningarna har tydliggjorts i och med den tjänstekatalog som har arbetats fram. I tjänstekatalogen framgår specifikation av tjänster och åtaganden. Vidare framgår ett omfattande antal rutiner och beskrivning av hur rutinen ser ut och vem som ansvarar för vad i de olika momenten som rutinen omfattar. Det framgår även vem som ansvarar för att utföra kontroller. 3

20 Internkontrollplan finns framtagen och omfattar riskbedömda rutiner och processer avseende lönehantering Det finns IK-plan för PA och EA-området. Utifrån denna har de tagit fram en rutin för vilka kontroller som ska genomföras avseende lönehantering. De har tagit fram mallar för dokumentation av kontroller som i sin tur ska ligga till underlag för den sammanställning som görs för uppföljning av internkontrollplan. Dokumenterad väsentlighet- och riskanalys finns inte men resultatet av genomförda kontroller enligt IK-plan kommer att ligga till grund för kommande väsentlighetsoch riskanalys. Det finns en IK-plan för RC Denna är uppställd utifrån de olika perspektiven i RC:s balanserade styrkort. I IK-planen finns åtta rutiner med bäring på lönehantering. För dessa finns angivet kontrollmål, kontrollmoment, frekvens, ansvarig för kontroll och uppföljning samt till vem avvikelserapportering ska ske. Det är lönechefen som ansvarar för kontroll och uppföljning. De flesta av kontrollmålen (sex av åtta) följs upp tertialvis och övriga två följs upp två gånger per år. Vi har tagit del av sammanställningen av genomförda uppföljningar av IK-planen under Uppföljning genomfördes i samband med tertial 1 och i samband med tertial 2. Till grund för sammanställningen finns mallar för dokumentation av kontroller men dessa har vi inte tagit del av. Avslut av anställning Kontrollmål Resultat av granskning 2011 Resultat av uppföljning 2012 Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner vad avser avslut av anställning. Dessa Riktlinjer finns inte. Rutin finns men denna är vid granskningstillfället inte dokumenterad i Rutin för avslut av anställning finns beskrivet i rutinhandbok och i tjänstekatalog, men även i form av en lathund till Bemanningsärendet 4