Ersättningar och arvoden till förtroendevalda Sollentuna kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Sofia Nylund Sandra Feiff Juni 2013 Ersättningar och arvoden till förtroendevalda Sollentuna kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål Revisionsfråga Revisionsmetod och avgränsning Regelverk Kommunallagen Kommunens arvodesreglemente Regler för ersättning till förtroendevalda med flera för mandatperioden Årsarvoden för förtroendevalda med flera för mandatperioden Regler för ersättning till heltidssysselsatt förtroendevald för mandatperioden Uppföljning av kontrollmål Praktisk hantering inkl. nyckelkontroller Intervjuer med berörda tjänstemän Roller, ansvar och organisation... 6 Uppföljning av kontrollmål Verifiering av arvoden... 8 Uppföljning av kontrollmål 3 och Bilaga 1. Kommunallagen kap 4. Ekonomiska förmåner Maj 2014 Sollentuna kommun

3 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av revisorerna i Sollentuna kommun har PwC granskat ersättningar och arvoden till förtroendevalda. Syftet med granskningen är att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig gällande arvoden och ersättningar. Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningen är att kommunstyrelsens interna kontroll för att säkerställa korrekt utbetalning av arvoden och ersättningar till förtroendevalda inte i alla delar är tillräcklig. Följande ligger till grund för vår bedömning: Kommunfullmäktige har fastställt bestämmelser för ersättning till förtroendevalda som utifrån vår granskning tillämpas och efterlevs i kommunen. Vi har inte identifierat några nyckelkontroller som säkerställer korrekta utbetalningar av ersättningar och arvoden. Det finns en generell kontroll inom den administrativa avdelningen. Verifiering har skett av närvarorapportering, årsarvoden, ersättning vid förlorad arbetsinkomst samt övriga ersättningar. Vi har noterat två felaktigheter gällande ersättning för förlorad arbetsinkomst samt en utbetalning till en förtroendevald som inte längre är folkbokförd i kommunen. Verifiering har också skett av att attesterad ersättning skett av behörig person. Vi kan konstatera att hälften av stickproven inte går att verifiera. Detta beror på att attestlistor med namnteckningsprov inte har kunnat erhållas från varje nämnd. Blankett/ansökan för ersättning anger inte namn på attestant, det finns endast en underskrift. Vi bedömer att namn på blankett/ansökan bör finnas för att kunna verifiera att rätt person har attesterat ersättningarna. Vi kan dock konstatera att samtliga stickprov är attesterade. I övrigt hänvisar vi till de iakttagelser som redovisas i rapporten. Sollentuna kommun 1 av 13

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Förtroendevalda i kommuner och landsting har, enligt kommunallagen, rätt till den ledighet från sina anställningar som behövs för uppdragen. I lagen sker viss reglering av förtroendevaldas ekonomiska förmåner. De förtroendevalda har rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. Fullmäktige har att besluta om ersättning för resekostnader och andra utgifter som föranleds av uppdraget, arvode för uppdraget, pension samt andra ekonomiska förmåner. Risken för att avsiktliga eller oavsiktliga fel ska inträffa när det gäller ersättningar till förtroendevalda ska vara så liten som möjligt. Om det uppstår fel i utbetalningar kan förtroendet för förtroendevalda och det politiska systemet skadas, oavsett om beloppen är små eller stora Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål 2.3. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsen och nämndernas interna kontroll avseende hanteringen av ersättningar och arvoden till förtroendevalda tillräcklig? Revisionsfrågan ska besvaras genom att följande kontrollmål följs upp: - Det finns ändamålsenliga riktlinjer/rutiner avseende hantering av ersättning och arvoden till förtroendevalda - Det finns nyckelkontroller som säkerställer korrekta utbetalningar av ersättningar och arvoden - Ersättning och arvode till förtroendevalda är attesterad av behörig person - Utbetalade ersättningar och arvoden är korrekta 2.4. Revisionsmetod och avgränsning Granskningen sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv där ett antal kontrollmål väljs ut. Utifrån dessa kontrollmål sker en bedömning av dels befintliga regler och rutiner, dels egna nyckelkontroller. Registeranalys över utbetalda arvoden och ersättningar till förtroendevalda för perioden till Uppföljning och verifiering av identifierade avvikelser och orimliga värden sker. Granskningsobjektet är kommunstyrelsen. Registeranalysen omfattar utbetalningar till samtliga förtroendevalda i kommunen. Sollentuna kommun 2 av 13

5 3. Regelverk 3.1. Kommunallagen Grunden till arvodesbestämmelserna finns i Kommunallagen. Enligt 4 kap 12 har förtroendevalda rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. Detta gäller dock inte förtroendevalda som fullgör uppdragen på heltid eller en betydande del av heltid. Kommunfullmäktige beslutar om vilka grunder som gäller för att ersättning ska utgå. Vidare beslutar fullmäktige om ersättning för resekostnader och andra utgifter som föranleds av uppdraget, arvode för det arbete som är förenligt med uppdraget samt pension och andra ekonomiska förmåner. Se bilaga 1 för kommunallagens 4 kap avseende ekonomiska förmåner Kommunens arvodesreglemente Vi har identifierat följande regler och riktlinjer som avser ersättning till förtroendevalda 1 : - Regler för ersättning till förtroendevalda med flera för mandatperioden (antagna av KF , senast reviderad ) - Årsarvoden för förtroendevalda med flera för mandatperioden (antagen av KF , senast reviderad ) - Regler för ersättning till heltidssysselsatt förtroendevald för mandatperioden (antagna av KF ) - Regler för kommunalt stöd till de politiska partierna (antagna av KF , reviderad av KS ) Nedanstående avsnitt redogör för några av dokumenten: Regler för ersättning till förtroendevalda med flera för mandatperioden Av dokumentet framgår vilka olika ersättningsformer som kan utgå till förtroendevalda: Årsarvode eller tillfälligt arvode Sammanträdesarvode Traktamente Resekonstandsersättning Ersättning för särskilda utgifter Ersättning för förlorad arbetsinkomst samt för förlorade pensioner- och semesterförmåner Ersättning för resekostnader för funktionshindrade Ersättning för barntillsyn 1 Samtliga hittas i författningssamlingen på kommunens webbplats Sollentuna kommun 3 av 13

6 Regler för årsarvoden beskrivs i avsnitt Sammanträdesarvoden utgörs av olika procentsatser och är beroende på position. Ett ersättningsberättigat sammanträde avses sammanträde som bekräftats med ordförande och minst ytterligare en ledamot justerat protokoll eller minnesanteckningar. Det ska framgå i protokollet eller minnesanteckningarna vad som avhandlades vid sammanträdet, vilka som var närvarande samt under vilken tid sammanträdet pågick. Sammanträdesarvoden utgår också vid lagstadgad förrättning, samt uppvaktning inför myndigheter eller andra överläggningar i kommunens angelägenheter. Exempelvis vid deltagande i konferens eller kongress, förutsättningen är att deltagandet är beslutat av nämnd eller arbetsutskott. I Sollentuna kommun finns undantag för sammanträdesarvoden, d.v.s. från rätt till arvodet dessa är följande: Revisorer Förtroendevalda med ett årsarvode på 60 procent eller mer Förtroendevalda med ett årsarvode i fullmäktige, kommunstyrelsen, annan nämnd eller samrådsorgan för uppdrag i det egna organet. Detta gäller inte förtroendevalda i kommunstyrelsen och fullmäktige som bara erhåller det generella årsarvodet på 3 procent eller mindre. Vid ersättning för förlorad arbetsinkomst och förlorad semester och pensionsförmåner gäller följande i Sollentuna kommun: Ersättningen utgår inte till heltidsengagerade förtroendevalda eller deltidsengagerade förtroendevalda med uppdrag som innebär att den förtroendevalda har ett sammanlagt årsarvode som överstiger 50 procent av det vid varje tid gällande arv o- det för riksdagsledamöter. Förtroendevalda har rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst med högst 290 kr per timme, dock högst kr per dag(samma gäller för egenföretagare). Kommunen betalar ersättning för den del av tiden som motsvarar tiden för själva sammanträdet eller deltagandet i konferens, eller liknande. Den förtroendevalda ska själv yrka ersättning, förlusten ska styrkas genom intyg från arbetsgivare, kopia på lönebesked eller liknande. Förtroendevalda har rätt till ersättning för resa till sammanträde då sammanträdet hålls på annan plats än i Turebergshuset. Vidare anger dokumentet att kommunen utgår från skatteverkets regler gällande traktamente och reseersättningar Årsarvoden för förtroendevalda med flera för mandatperioden Av reglerna framgår att arvodesbestämmelserna anges till en procentsats som utgörs av det gällande arvodet för riksdagsledamöter. Från och med är Sollentuna kommun 4 av 13

7 detta arvode kr per månad. Utifrån dokumentet framgår de olika procentsatserna för kommunfullmäktige och olika nämnder. Förtroendevalda som är arvodesberättigade enligt dessa regler kan inte erhålla årsarvode som överstiger 100 procent av arvodet för riksdagsledamöter. Förtroendevalda som samtidigt innehar anställning som politisk sekreterare i kommunen har rätt till arvode tillsammans med lönen, maximalt 100 procent av riksdagsledamotsarvodet, dvs kr Regler för ersättning till heltidssysselsatt förtroendevald för mandatperioden Av reglerna framgår att med en heltidssysselsatt förtroendevald avses förtroendevald vilken ska fullgöra sitt uppdrag på heltid åt kommunen och att bestämmelserna äger tillämpning på följande förtroendevalda: - kommunstyrelsens ordförande - kommunstyrelsens 1:e vice ordförande - kommunstyrelses 2:e vice ordförande - barn- och ungdomsnämndens ordförande Vidare framgår att en förtroendevald som är ersättningsberättigad utöver sitt heltidsarvode inte kan erhålla annat arvode för uppdrag i kommunen. Detta gäller även för arvode för uppdrag i kommunal bolagsstyrelse. Förtroendevald har rätt att få rese- och traktamentsersättning enligt samma regler som kommunens anställda. Vi noterar att reglerna inte har uppdaterats med aktuellt arvode för riksdagsledamot. Uppföljning av kontrollmål 1 Kontrollmål Det finns ändamålsenliga riktlinjer/rutiner avseende hantering av ersättning och arvoden till förtroendevalda Kommentar Uppfylls Vi bedömer att de riktlinjer och rutiner som finns avseende hantering av ersättning och arvoden till förtroendevalda är tillräckliga. Kommunfullmäktige har fastställt bestämmelser för ersättning till förtroendevalda. Dokumenten går enkelt att hitta på kommunens hemsida. Vi noterar dock att reglerna inte har uppdaterats med aktuellt arvode för riksdagsledamot. Sollentuna kommun 5 av 13

8 4. Praktisk hantering inkl. nyckelkontroller 4.1. Intervjuer med berörda tjänstemän I samband med granskningen har intervju genomförts med berörd tjänsteman inom kommunledningskontoret. Intervjun innefattade bl a en genomgång av ansvar och väsentliga rutiner Roller, ansvar och organisation I Sollentuna kommun hanteras löner inom den administrativa avdelningen som tillhör kommunledningskontoret. Det finns en ansvarig handläggare på den administrativa avdelningen som manuellt hanterar alla förtroendevaldas underlag och tillser att uppgifterna läggs in i lönesystemet. En ersättare finns för den ansvariga handläggaren. Det är respektive nämnds ansvar att rapportera in underlag för utbetalning av arvoden till den administrativa avdelningen. Rapporteringen sker via en blankett som varje nämnd har upprättat, blanketten innehåller uppgifter om bland annat återsökning av förlorad arbetsinkomst. Hos respektive nämnd är det nämndssekreteraren som praktiskt hanterar närvaroprotokollen och blanketterna för återsökning av förlorad arbetsinkomst för de förtroendevalda. Det finns också inom respektive nämnd en utsedd attestant för de förtorendevaldas arvoden. Vid återsökning av förlorad arbetsinkomst ska uppgifterna styrkas med ett utdrag från den förtroendevaldas lönespecifikation. Det finns en särskild hantering om den förtroendevalda är egenföretagare. Den förtroendevalda ska då bestyrka ersättningen genom intyg från försäkringskassan. Intyget ska innehålla information om sjukpenningsgrundande inkomst eller föregående års taxerade inkomst. Det finns en schablonmetod för beräkning av timersättning för egenföretagare. Hanteringen av inläggning av underlag för utbetalning av ersättning för förlorad arbetsinkomst sköts helt manuellt av den administrativa avdelningen och det belopp som betalas ut ska motsvara det belopp som anges på det attesterade underlaget. Enligt uppgift från den administrativa avdelningen görs inga kontroller av att uppgifterna på underlagen är korrekta. Det är även otydligt huruvida ansvarig nämnd utför denna kontroll (varken före eller efter lönekörningen/utbetalningen). Inom kommunstyrelsekontoret, som ansvarför för hanteringen av KS och KF, görs inga regelmässiga kontroller mellan underlag och systemet. Löneavdelningen avsvarar för att inga icke-attesterade underlag betalas ut. Om attest saknas skickas underlaget tillbaka till ansvarg nämnd. Löneavdelningen har således inget kontrollansvar av att indata är korrekt utan ansvaret ligger på respektive nämnd. I lönesystemet finns det ramar för olika typer av ersättning, exempelvis erhåller ordförande och vice ordförande årsarvode och ej sammanträdesarvode. Dessutom särskiljs ersättningen mellan tjänstgörande ledamot och ersättare. Det är samma rutin om en förtroendevald har varit kontaktpolitiker dvs. attesterat underlag med datum, deltagare och tid. Sollentuna kommun 6 av 13

9 Det uppges finnas en generell kontroll av orimlig bruttolön. Denna kontroll innebär att det kommer upp signaler pår löneadministratörernas månatliga kontrollista vid utbetalningar över 39 tkr. Uppföljning av kontrollmål 2 Kontrollmål Det finns nyckelkontroller som säkerställer korrekta utbetalningar av ersättningar och arvoden Kommentar Ej uppfylld Vi har inte identifierat några nyckelkontroller som säkerställer korrekta utbetalningar av ersättningar och arvoden. Det finns en generell kontroll inom den administrativa avdelningen som kontrollerar stora utbetalningar. Sollentuna kommun 7 av 13

10 5. Verifiering av arvoden Kontroll har skett av bokföringstransaktioner i ekonomisystemet avseende arvoden och ersättningar till förtroendevalda i hela kommunen under Vi har verifierat följande: att rätt ersättning har utbetalts enligt de regler och riktlinjer kommunfullmäktige har beslutat om, att behörig person har attesterat ersättning och arvode till förtroendevalda, att den förtroendevalda är folkbokförd i kommunen vid utbetalningstillfället Sammanträdesarvoden Kontroll har skett av närvarorapportering för fyra nämnder under För respektive sammanträde finns det en närvaroblankett som är attesterad av en person. Från varje närvarolista har stickprov gjorts, sammantaget 28 stycken. Kontroll har bestått om närvarorapportering stämmer överens med vad som är registrerat och utbetalt i lönesystemet. Nedanstående tabeller utgör vårt resultat av verifieringen: Nämnd Trafik och fastighetsnämnden Vård och omsorgsnämnden Barn och ungdomsnämnden Datum för sammanträdet Går inte att verifiera Går inte att verifiera Går inte att verifiera Socialnämnden Ja Antal verifieringar Behörig attest Iakttagelse Kontrollen visar på att behörig attestant inte går att verifiera i tre av fyra fall. Detta beror på att attestlistor med namnteckningsprov inte har kunnat erhållas från varje nämnd. Aktuell närvaroblankett anger inte namn på attestant utan endast en underskrift. Kontrollen visar dock i övrigt att den närvarorapportering som skett stämmer med de löneutbetalningar som gjorts för aktuell period. För några av de förtroendevalda har det varit svårt att verifiera sambandet mellan deras närvaro och löneutbetalning eftersom närvarorapport inte skickas in direkt efter sammanträdet. Datum för löneutbetalning stämmer därför inte överens med närvarorapporteringen. Sollentuna kommun 8 av 13

11 Årsarvoden Kontroll har skett av årsarvoden för tre nämnder under perioden Stickprov har gjorts, sammantaget 132 stycken. Kontroll har bestått om utbetalt årsarvode stämmer överens med aktuell procentsats. Nämnd Antal verifieringar Miljö och byggnadsnämnden 48 Vård och omsorgsnämnden 48 Kommunstyrelsen 36 Iakttagelse Samtliga granskade årsarvoden bedöms vara korrekta. Ersättning för förlorad arbetsinkomst Förtroendevalda politiker får enligt arvodesbestämmelserna maximalt ta ut kr/dag för förlorad arbetsinkomst. Se avsnitt Vi har kontrollerat 11 ansökningar om ersättning för förlorad arbetsinkomst mot underlag från förtroendevaldas arbetsgivare. Vidare har vi också kontrollerat att attest har skett av behörig person. Ersättning för förlorad arbetsinkomst Verifieringar Behörig attest Kommunledningskontoret 1 Ja Trafik och fastighetsnämnden 1 Ja Vård och omsorgsnämnden 1 Går inte att verifiera Barn och ungdomsnämnden 5 Går inte att verifiera Kultur och fritidsnämnden 2 Ja Miljö och byggnadsnämnden 1 Går inte att verifiera Iakttagelse En felaktighet har noterats, se nedan. En felaktighet har noterats, se nedan. Utifrån ansökningarna noterar vi två fel. Det första felet är en ersättning om 5944 kr och utifrån verifierat underlag bedömer vi att ersättningen endast ska uppgå till 4228 kr, d.v.s kr för mycket har betalats ut. Det andra fallet vi har noterat är att fel procentsats används vid ersättning om förlorade pensionsförmåner. Procentsatsen som har använts är 3 procent, men enligt kommunens regler ska 3,5 procent användas. Vidare har vi inte noterat någon avvikelse gällande fel ersättning., d.v.s. resterande tio ansökningar bedöms vara korrekta Sollentuna kommun 9 av 13

12 Kontrollen visar dock också på att behörig attestant inte går att verifiera i tre av sex fall. Detta beror på att attestlistor med namnteckningsprov inte har kunnat erhållas från varje nämnd. Aktuell ansökan anger inte namn på attestant utan endast en underskrift. Övriga ersättningar Vi har också gjort slumpmässiga kontroller av reseersättningar, övriga utlägg samt ersättning med traktamente. En mindre felaktighet om 96 kr har bokats som nattraktamente, detta är ett utlägg för en parkeringsavgift och således bokats på fel objektskod. I övrigt har ingen avvikelse har noterats. Folkbokföring I granskningen har vi funnit fem förtroendevalda som fått utbetalning under granskningsperioden trots att de under 2013 har bytt folkbokföringsadress (d.v.s. flyttat från Sollentuna kommun). För två av dessa har vi genom KF-protokoll kunnat verifiera att personerna avsagt sig sina uppdrag och därefter inte erhållit utbetalningar. För en förtroendevald har KF beslutat att denna får ha kvar sitt uppdrag trots annan folkbokföringsadress 2. För två förtroendevalda kan vi inte se att de har avsagt sig sina uppdrag trots att de under 2013 har bytt folkbokföringsadress. Den ena har inte fått något arvode utbetalt efter att folkbokföringsadressen ändrats, den andra har fått arvode utbetalt i oktober trots att folkbokföringsadressen ändrats i mars. Uppföljning av kontrollmål 3 och 4 Kontrollmål Ersättning och arvode till förtroendevalda är attesterad av behörig person Kommentar Delvis uppfyllt Verifiering har skett av att attesterad ersättning skett av behörig person. Vi kan konstatera att hälften av stickproven inte går att verifiera. Detta beror på att attestlistor med namnteckningsprov inte har kunnat erhållas från varje nämnd. Blankett/ansökan för ersättning anger inte namn på attestant, det finns endast en underskrift. Vi bedömer att namn på blankett/ansökan bör finnas för att kunna verifiera att rätt person har attesterat ersättningarna. Vi kan dock konstatera att samtliga stickprov är attesterade. 2 Av 4 kap. 8 i kommunallagen framgår att om en förtroendevald upphör att vara valbar upphör uppdraget genast. Fullmäktige får dock besluta att en förtroendevald som valts av kommunfullmäktige får ha kvar sitt uppdrag under återstoden av mandatperioden Sollentuna kommun 10 av 13

13 Kontrollmål Utbetalade ersättningar och arvoden är korrekta Kommentar Uppfylls delvis Verifiering har skett av närvarorapportering, årsarvoden, ersättning vid förlorad arbetsinkomst samt övriga ersättningar. Vi har noterat två felaktigheter gällande ersättning om förlorad arbetsinkomst. Vidare noterar vi att det för några av de förtroendevalda varit svårt att verifiera sambandet mellan deras närvaro och löneutbetalning eftersom det inte skickas in närvarorapport direkt efter sammanträdet. Datum för löneutbetalning stämmer därför inte överens med närvarorapporteringen. Vilket är ett förbättringsområde. För två förtroendevalda kan vi inte se att de har avsagt sig sina uppdrag trots att de under 2013 har bytt folkbokföringsadress. Den ena har inte fått något arvode utbetalt efter att folkbokföringsadressen har ändrats, den andra har fått arvode utbetalt i oktober trots att folkbokföringsadressen ändrades i mars. Vi bedömer utifrån ovanstående att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Sollentuna kommun 11 av 13

14 Bilaga 1. Kommunallagen kap 4. Ekonomiska förmåner 12 Förtroendevalda har rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. Detta gäller dock inte förtroendevalda som fullgör uppdragen på heltid eller en betydande del av heltid. Lag (2002:249). 12 a Förtroendevalda med funktionshinder har rätt till skälig ersättning för resekostnader som uppkommer när de fullgör sina uppdrag. Detta gäller dock inte förtroendevalda som fullgör uppdragen på heltid eller en betydande del av heltid. Lag (2002:249). 12 b Förtroendevalda med barn som har behov av tillsyn har rätt till skälig ersättning för kostnader för barntillsyn som uppkommer när de fullgör sina uppdrag. Detta gäller dock inte förtroendevalda som fullgör uppdragen på heltid eller en betydande del av heltid. Lag (2002:249). 13 Fullmäktige skall besluta enligt vilka grunder ersättning enligt b skall betalas. Lag (2002:249). 14 Fullmäktige får besluta att förtroendevalda i skälig omfattning skall få 1. ersättning för resekostnader och andra utgifter som föranleds av uppdraget utöver vad som följer av 12 a och 12 b, 2. arvode för det arbete som är förenat med uppdraget, 3. pension, samt 4. andra ekonomiska förmåner. Lag (2002:249). 15 Om fullmäktige beslutar att arvode skall betalas, skall arvodet bestämmas till lika belopp för lika uppdrag. Detta gäller dock inte förtroendevalda som fullgör uppdragen på heltid eller en betydande del av heltid. 15 a Förtroendevalda i en gemensam nämnd har rätt till ersättning av den kommun eller det landsting som har valt dem. Lag (1997:550). Sollentuna kommun 12 av 13

15 Sofia Nylund Projektledare Anders Haglund Uppdragsledare Sollentuna kommun 13 av 13