SAMMANSTÄLLNING ÖVER AVVIKELSER OCH ÅTGÄRDER

Transkript

1 Göteborgs Universitet (30) Typ av revision: SS-EN ISO 14001:2004: Uppföljande revision EMAS, EG Förordning nr 1221/2009: Uppföljande revision SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post Detta dokument får endast återges i sin helhet, om inte SP i förväg skriftligen SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se godkänt annat.

2 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: BN1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.3] EMAS, EG Förordning nr 1221/2009[Bilaga III] Klassning: Större Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Övergripande för GU. Se tidigare avvikelse GB4. Avvikelserapporteringen på GU är bristfällig. Det rapporteras över lag mycket få avvikelser. Några enstaka rapporteras på vissa fakulteter, men på institutionsnivå rapporteras få eller inga. Vid interna och externa revisioner rapporteras avvikelser på exempelvis brister i kemikaliehantering, oförmåga att använda kemikaliedatabasen KLARA, bristfällig märkning av brukslösningar och slask, okunskap om vilka rutiner som gäller för vad som får hällas ut i avloppen m.m. Andra avvikelser som borde rapporters är bristande resurser (tid) för miljöansvariga för miljöarbetet, flera olika blanketter för samma sak, otydlighet vad gäller förvaring av farliga (primärt dödskallemärkta) kemikalier m.m. Under revisionen har dessutom ofta uppkommit resonemang om hur man kan förbättra ledningssystemet eller verksamheten, men ofta har det stannat vid diskussioner. Det finns exempelvis önskemål i verksamheten på Sahlgrenska om att få "mer hjälp" av Miljöenheten. Det finns på flera fakulteter och institutioner olika önskemål och idéer som behöver komma fram och med fördel kan rapporteras som förbättringsförslag. Om det finns ett lättillgängligt och allmänt känt verktyg för att rapportera in förbättringsförslag (inklusive avvikelser, incidenter, mm.) så kan många förbättringsidéer bli verklighet genom att bli föremål för analys och beslut om åtgärder. Bristande avvikelserapportering skrevs som en mindre avvikelse vid förra revison. Det har även skrivits avvikelser på detta vid tidigare revisioner samt nämnts i flera rapporter. GU går miste om ett viktigt verktyg i sitt förbättringsarbete. Detta är en större avvikelse för att - avvikelsen är återkommande - personalens medvetenhet om egna rutiner är bristfällig - egna rutiner följs ej - standardkrav följs ej.

3 Göteborgs Universitet (30) Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: Avvikelsen omfattar hela universitetet och beror på: 1. Att det inte finns något strukturerat system för hantering av avvikelser, och 2: Att det råder brist på förståelse i verksamheten för varför rapportering av avvikelser ska ske, när man lätt kan hantera problemen snabbt och på plats där de dyker upp. Bif. fil: Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Miljöchefen har i kommunikation med förvaltningschefen och säkerhetschefen påtalat vikten av att ha ett gemensamt avvikelse- och incidenthanteringssystem vid GU och projektansökan om inköp, utveckling och införande av ett sådant system är klar och lämnas till projektkontoret som ska ta ställning till ansökan innan semestrarna. Förvaltningschefen har preliminärt godkänt projektplanen och formellt beslut väntas tas i juni 2012 men projektansökan måste följa den gängse ordinarie beslutsgången för att vara föremål för ett prioriterat projekt att sjösättas Projektet involverar förutom utbildning av systemet en omfattande informationsinsats i syfte att lyfta vikten av korrekt incident- och avvikelsehantering. Avvikelser och förbättringsförslag hanteras ständigt och kontinuerligt på miljöenheten och på alla nivåer, kanske främst på enskilda institutioner, på laboratorier och i verkstäder där problemen eller möjligheterna till förbättringar uppstår. Det finns dock en brist på förståelse i verksamheten för varför rapportering av avvikelser ska ske, när man lätt kan hantera problemen snabbt och på plats där de dyker upp. Miljöenheten kommer att prioritera information om detta i samtliga de kanaler enheten har till sitt förfogande: - Avvikelser och hantering av dessa som en stående punkt på miljöenhetens interna möten som äger rum var fjortonde dag. - Avvikelser och hantering av dessa som en stående punkt i nyhetsbladet Grönheter - Avvikelser och hantering av dessa som en stående punkt på miljösamordnarnas råd som samlar miljösamordnare på fakultetsnivå samt miljöenheten vid tre tillfällen varje termin. Nästa råd äger rum den 13 juni. - I samband med omorganisationen kommer nya miljörepresentanter/ miljösamordnare att utbildas. Utbildning planeras till oktober Under utbildningen kommer information om vikten av avvikelsehantering att särskilt prioriteras. Miljösamordnarnas råd har i en workshop under våren 2012 arbetat med gemensamma frågeställningar bl a om ett utökat stöd till fakulteterna från miljöenhetens sida. Där framkom också behov av stöd att hantera avvikelser från revisioner och avvikelser som uppmärksammas i det vardagliga arbetet. I samband med GUs omorganisation kommer nu resultatet från workshopen att omsättas i en plan för förbättrat stöd från miljöenheten till institutionerna.

4 Göteborgs Universitet (30) Åtgärd ver. 2: Beslut bifogas! Bif. fil: FC-beslut avsättning av medel universitetsgemensamma projekt.pdf Hej. Tack! V.g. komplettera med resultat av beslut juni Vh BN Status: Påbörjad Ullika Lundgren, Eddi Omrcen

5 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: BN2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.2] Klassning: Mindre Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Sahlgrenska Akademin, Mölndals sjukh., Göteborgsvägen 31) Beskrivning: Institutionen för neurovetenskap och fysiologi 2 av 3 intervjuade forskare kunde inte hitta kemikaliedatabasen KLARA, där exempelvis säkerhetsdatabladen finns. Inloggningsuppgifter hade, enligt uppgift, lämnats ut. Det fanns även en instruktion i Labpärmen. Forskningslaboranter och laboratorieassistenter hade inga problem med att ta sig in i kemikaliedatabasen. Institutionen för Biomedicin En intervjuad forskare hade svårt för att hitta till KLARA. Snabb hantering av tillbud med kemikalier bedöms ej vara säkerställd. Lagkrav ej uppfyllt. Notering Då fler och fler anställda numera har egne datorer kan KLARA med fördel läggas upp som en favorit eller som en annan lättillgänglig åtkomst på datorn. Tidigare då man hade fler gemensamma datorer låg ofta Klara som en ikon på skrivbordet och var därmed lättare att hitta. Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: Avvikelsen beror på bristande rutiner för kontroll. Det är svårt att uppskatta utbredningen men sannolikt är att tillsvidareanställda generellt har bättre kunskaper om KLARA än visstidsanställda. Bif. fil: Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Frågan tas upp på lokala arbetsmiljökommitten (LAK). Ev skapas en rutin där KLARA-inloggning kontrolleras regelbundet vid arbetsmiljöronderna. Revisorns förslag om att KLARA skall finnas som favorit/genväg på alla datorer i grupper som hanterar kemikalier är bra och kommer att införas som en punkt i checklistan inför revision. Vidare bör länken till KLARA vara så lätt att hitta som möjligt (viktigt i en stress-situation). OBS, Adressen är inte korrekt, skall vara: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 11-13) Mats Sandberg, Maria Bodin

6 Göteborgs Universitet (30) Status: Klar AvvikelseId: BN3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Klassning: Mindre Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskaplig centrum, Aschebergsgatan 44) Beskrivning: Korrigerande åtgärd för BN : "Resurser i miljö och hållbarhetsplanen är främst personalens timmar för utbildning och seminarier. Dessa ingår i respektive anställds tjänstebeskrivning. Miljösamordnaren har fått 5 % avsatt för sina uppgifter i sin tjänstebeskrivning, samt resurser att köpa in utrustning för webbmöten via datorn till samtliga anställda. Övriga merkostnader för ett aktivt miljöval betalas av det projekt som gör beställning". Ovanstående framgår inte av miljöledningssystemet. Standardkrav ej uppfyllt. Även eventuellt resursbehov, utöver tid för personalen, behöver fastställas. Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning: Avvikelsen bedöms vara ett lokalt misstag som beror på att miljöplanen är skrivet enligt samma mall som GMV skriver sin verksamhetsplan, som man traditionellt inte resurssätter. Standardkraven har då förbisetts. Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Miljöplanen är uppdaterad med resurser och bifogas. Hantering av avvikelsen har lett till en diskussion om att resurssätta målen även i GMV:s verksamhetsplan. Bif. fil: GMV_Miljöplan_2012.docx Status: Klar Ulf Andersson

7 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: BN4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 11-13) Beskrivning: Sammanställningen av institutionernas utfall av miljömålen har inte ägt rum. Akademins samlade miljöprestanda är därmed oklar. Sammanställningen kommer, enligt uppgift, att ske i början på maj. V.g. redovisa resultat. Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: Handlingsplan på institution är nytt på SA och rutiner för uppföljning är inte helt etablerade. Avvikelsen är ett fakultetsspecifikt problem. Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Sammanställningen utfördes på miljörådet den 8 maj, dokumentet bifogas och kommer inom kort att finnas på hemsidan. Bif. fil: Sammanställning av miljömålsanalyser_sa_ docx Status: Klar Mats Sandberg, Maria Bodin

8 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: BN5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.3] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 11-13) Beskrivning: En del interna avvikelser (från mars 2010) är inte stängda. Korrigerande åtgärder ej vidtagna. Standardkrav ej uppfyllt. Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: Avvikelsen beror på tveksamheter angående vem (entreprenör eller GU) om är ansvarig för skyltningen. Nya skyltar är nu framtagna inom GU oberoende av entreprenör. Problemet kan ha förekommit i viss mån inom andra delar av universitetet men bör vara löst genom de nya skyltarna. Bif. fil: Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Detta gäller skyltning av plastfraktionen i källsorteringssystemet. Nya skyltar är uppsatta. Status: Klar Mats Sandberg, Maria Bodin

9 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: BN6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.3] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 11-13) Beskrivning: Institutionerna för neurovetenskap och fysiologi Det var oklart vilka rutiner som gäller för att förvara dödskallemärkta kemikalier på labben. Ska skåpen vara låsta eller räcker det att rummet är låst/alternativt att huvuddörren till labbet är låst? Detta är en avvikelse som återkommer. Riskanalyser med efterföljande korrigerande åtgärder är inte genomförda. Standardkrav ej uppfyllt. Notering Institutionerna efterfrågar en GU gemensam rutin för detta. Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: Olika förutsättningar för olika lab kräver olika lösningar för kemikaliehantering. Därför är det svårt att ha en central rutin vilket gör att det råder osäkerhet om hur frågan ska hanteras och lokala brister. Problemet förekommer i vissa lab på Naturvetenskapliga fakulteten och Sahlgrenska akademin. Bif. fil: Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Det finns ett behov att diskutera tillvägagångssätt för riskbedömning mellan institutioner och avdelningar. Miljösamordnare på Sahlgrenska Akademin tar upp frågan med Akademins arbetsmiljökommitté den 13 juni. Miljöenheten uppdaterar det centrala dokumentet "Regler för kemikaliehantering" samt miljöhandboken med ett förtydligande av kraven på att giftiga kemikalier ska förvaras oåtkomliga för obehöriga. Mats Sandberg, Maria Bodin

10 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Västra Hamngatan 25) Beskrivning: Halvårsuppföljning av det egna handlingsprogrammet är inte gjord för Dock finns nu en uppföljníng gjord för helåret. Egen rutin följs ej. Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: Vi anser inte att vi haft någon avvikelse när det gäller uppföljningsarbetet eftersom fakulteten följer sin egen rutin. Det finns inte heller någon gemensam GU-rutin för att fakulteterna ska göra en egen halvårsuppföljning. I UFN:s handlingsplan står följande: Mål, uppdrag och rapporteringsindikatorer följs upp vid årsskiftet i samband med annan uppföljning och revideras vid behov. Det finns alltså inget krav i UFN:s handlingsplan på att det ska göras en halvårsuppföljning men däremot en årlig uppföljning. Den halvårsuppföljning som idag görs och där miljösamordnarna från UFN varit representerade är den som Miljöenheten inom GU kallar till. Där får personer från olika ansvarsområden muntligen redogöra för hur miljöarbetet fortskrider på respektive fakultet med fokus på GU:s generella mål. Även externa aktörer som t.ex. representanter från fastighetsförvaltning och avfallshantering bjuds in. Uppföljningen dokumenteras i form av minnesanteckningar från mötet. Bif. fil: Den årliga uppföljningen av handlingsplanen och dess mål blev av olika anledningar gjord relativt sent. Vi tar med oss att till nästa uppföljningstillfälle sammanställa resultaten omedelbart efter det att samtlig statistik finns tillgänglig.

11 Göteborgs Universitet (30) Åtgärd ver. 2: När det gäller halvårsuppföljningen 2011 var tyvärr Eva Nyberg förhindrad att vara med på de punkter som behandlade bl.a. utbildning och forskning. Hon var dock med på redovisningen när det gäller övriga områden precis som Gunnar skriver. Själv var jag hemma för vård av sjukt barn och kunde därför inte vara med. Någon ersättare fanns tyvärr inte vid detta tillfälle. Bif. fil: Jag håller med om att alla fakulteter bör medverka vid halvårsuppföljningen. Det vi kan göra och tänka på när det gäller kommande halvårsuppföljningar är att lämna ett skriftligt underlag om vi inte har möjlighet att medverka på den muntliga redovisningen. Michael Status: Klar Hej Michael! I GU:s gemensamma handlingsplan står under varje aspektområde: "En enklare uppföljning av hur väl vi når mål och uppdrag genomförs årligen i augusti." Av protokoll från halvårsuppföljningen 2011 kan jag inte finna att UFN deltagit under aspektområdea forskning, utbildning och samverkan. Dock ser jag att Eva Nyberg varit med under andra områden. Kanske en miss i protokollet? Vill bara ha ditt svar om detta stämmer, och om du är överens med mig om att alla fakulteter bör medverka vid halvårsuppföljningen (f.ö. kan vi ju inte ändra bakåt i tiden). Hälsningar/Gunnar Brundin Michael Sagerström

12 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.1] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan, Handelshögskolan) Beskrivning: Utpekat ansvar för nödlägesberedskap framgår inte i miljöledningssystemet. Dock finns detta i Kris-och katastrofplanen. Enligt standard skall "roller, ansvar och befogenheter vara definierade". Not. I miljöhandboken kan lämpligen ansvarig person (Anders Grund) pekas ut och i övrigt en hänvisning göras till Kris- och katastrofplanen. Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: Formalian har inte uppfyllt standardkravet även om systemet fungerar i praktiken (i fakultetens kris- och katastrofplan har ansvarig funnits utpekad). Detta är en lokal företeelse. Bif. fil: Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Anders Grund är nu utpekad som ansvarig för fastighets och säkerhetsfrågor under kontakt på hemsidan: Dessutom finns kontaktuppgifter till Anders Grund och länk till Kris- och katastrofplan under Nödlägesberedskap i miljöhandboken: Status: Klar Mattias Sundemo

13 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.2] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: HSM. Miljöintroduktion/kemikaliekörkortsutbildning sker idag inte rutinmässigt för ny personal och nya studenter. Egen rutin följs ej. Not. Kan lämpligen sammanföras med den ordinarie introduktionen på institutionen. Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: Orsak: I rutinen framgår att den kemikalieansvariga ansvarar för att anordna miljöintroduktion/kemikaliekörkortsutbildning för ny personal och nya studenter. Detta görs inte på HSM eftersom inga studenter har möjlighet att komma åt kemikalierna. Endast tekniker har tillgång till kemikalieskåpet. Avvikelsen tyder på att reglerna i dokumentet Regler för miljöanpassad kemikaliehantering vid KFN inte riktigt är anpassade efter verksamheten och att ribban ligger lite för högt för vissa av verksamheterna. Dokumentet skulle kunna formuleras så att det är uppenbart att kraven anpassas efter vilken typ av verksamhet man har. Avvikelsen är specifik för Konstnärliga fakulteten. Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Ett samtal fördes med Gunnar Brundin under revisionen om att fakulteten skulle kunna se över dokumentet och anpassa kraven mer efter hur verksamheten ser ut. Detta kommer att göras under året i samband med att den nya organisationen faller på plats. Bif. fil: Åtgärd för miljöintroduktion för anställda: För nyanställda kommer information att ges för vilka rutiner som gäller på HSM. Amanda Forsman

14 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.2] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: På HSM finns en kemikalieansvarig utsedd, dock är det inte klarlagt att denne också är inköpsansvarig, vilket innebär att han inte alltid gör - eller blir tillfrågad vid - kemikalieinköp. Standardkrav ej uppfyllt. Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: Avvikelsen beror på bristande information om kraven i dokumentet Regler för miljöanpassad kemikaliehantering vid KFN från fakultetsledningens sida. Bif. fil: Avvikelsen är specifik för konstnärliga fakulteten. Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Lars-Åke Carlsson (kemikalieansvarig) utses som ansvarig vid inköp av kemikalier till verkstaden. När den nya organisationen är på plats planerar miljösamordnaren att ha ett gemensamt möte med samtliga nya prefekter och miljörepresentanter för att bl a gå igenom respektive funktions ansvar i miljöledningsarbetet samt vilka krav som finns i fakultetens regler för miljöanpassad kemikaliehantering. Status: Klar Amanda Forsman

15 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: HSM och Valand. Enligt fakultetens kemikalierutiner skall riskbedömningar för kemikalier göras och dokumenteras i verkstadspärmarna. Detta görs som regel inte och det är också oklart om regeln gäller alla kemikalier eller endast vissa sådana. Egen rutin följs ej. Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: Orsak: Troligen bristande information om reglerna från fakultetsledningen och ut i verksamheten via linjen. Reglerna är nyligen fastställda och många av kraven har inte förmedlats till de kemikalieansvariga. Problemet kan dessutom bero på verksamhetens art, man betraktar ofta kemikalier som konstnärsmateriel snarare än just farliga kemikalier. Bif. fil: Långvarig osäkerhet kring framtida organisation som lett till ett visst avvaktande avseende vissa frågor, bl a miljöledning. Problemet bör vara begränsat till HSM och Valand inom Konstnärliga fakulteten, men kan förekomma i enstaka fall även inom Sahlgrenska akademin och Naturvetenskapliga fakulteten. Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Åtgärd: Fakulteten står inför en stor omorganisation, från juli månad ska sju institutioner slås ihop till tre. När den nya organisationen är på plats planerar miljösamordnaren att ha ett gemensamt möte med samtliga nya prefekter och miljörepresentanter för att bl a gå igenom respektive funktions ansvar i miljöledningsarbetet samt vilka krav som finns i fakultetens regler för miljöanpassad kemikaliehantering. Status: Klar Amanda Forsman

16 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: Konsthögskolan Valand. Enligt fakultetens rutin för kemikaliehantering skall denna skötas med kontinuitet så att regelbunden inventering sker samt att verkstadspärmar och KLARA-register uppdateras. Dessa rutiner följs inte. Varuinformationsblad fanns från , KLARA-registret används inte, inventering finns inte dokumenterad och en kemikalie (Agum Z) finns inte upptagen i verkstadspärmen. Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: De ansvariga för kemikaliehanteringen på Valand har inte fått tillräckligt med stöd för att kunna säkerställa ett kontinuerligt arbete med hanteringen av kemikalier. Problemet är lokalt och förekommer bara på Valand. Bif. fil: Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Ett möte med de ansvariga vid institutionen, fakultetens miljösamordnare och universitetets kemikalieansvariga vid centrala miljöenheten är inplanerat till den 12 juni för att åtgärda avvikelsen. För att säkerställa kontinuitet även i fortsättningen krävs att fakultetsledningen tar upp frågan på en högre nivå. Den tekniska ledningsorganisationen kommer att behandla frågan om en förbättrad kontinuitet avseende miljöledningsarbetet i samband med att den nya organisationen implementeras under sommaren. Status: Klar Amanda Forsman

17 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Västra Hamngatan 25) Beskrivning: Enligt reseguiden skall flygresor under 50 mil endast företas om särskilda skäl föreligger. På fakulteterna finns idag inga rutiner som säkerställer att dessa särskilda skäl blir uttryckta och/eller dokumenterade. Enligt standard skall rutiner upprättas för att upprätthålla policy och övergripande och detaljerade mål.

18 Göteborgs Universitet (30) Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: GU:s rese- och mötespolicy och dess tillämpningsregler har inte blivit förankrad i verksamhetens samtliga delar. Rutiner för hur rese- och mötespolicyn rent praktiskt ska användas har inte funnits. Miljöenheten avser försöka ta fram en universitetsgemensam lösning på detta. Avvikelsen gäller i princip hela universitetet. Bif. fil: Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Rutiner kring resandet i tjänsten och kännedom om GU:s mötes- och resepolicy samt tillämpningen av denna har varit bristfällig. Därför skapar vi nu en rutin för att säkerställa att framför allt resor under 50 mil med flyg skall motiveras och dokumenteras. Följande rutin kommer att införas: I Regler för tillämpning av mötes- och resepolicy kan man läsa följande: Flygresor under 50 mil kräver särskilda skäl för att godkännas. För att upprätthålla bästa möjliga kompetens i en decentraliserad organisation bör institutionen/motsvarande utse en eller ett par personer till resebeställare, mottagare av information och i övrigt att samordna den interna reseadministrationen. På UFN ser vi till att regeln efterlevs genom att införa rutiner för uppföljning och dokumentation samt genom att informera all personal om vad som gäller. Rent praktiskt innebär våra rutiner att särskilt skäl måste anges och godkännas för att flygresa under 50 mil ska beställas. Det godkända skälet ska dokumenteras, antingen i EFH (elektronisk fakturahantering) eller som bilaga i ekonomisystemet i Agresso. Det motsvarar de dokumentationskrav vi har vid exempelvis representation. Om inte resenären kan ange ett godtagbart skäl ska inte flygresa medges. Det vanligaste är att resa beställs via reseadministratör men det kan förekomma att andra personer med beställar-id beställer resor själva. Ibland kan alltså resan komma administratören till känna först när fakturan kommer, vilket ofta är efter att resan har skett. Resan ska då i efterhand motiveras, godkännas och bifogas i Agresso. Resenären ska påminnas om de regler som gäller. Om en person vid upprepade tillfällen beställer på ett sätt som strider mot några interna eller externa lagar och regler bör personen fråntas sitt beställar-id. Det är upp till varje institution att bestämma hur det här ska organiseras. För att avlasta prefekt kan man tänka sig att reseadministratör får mandat att godkänna de skäl som resenären anger, samt att prefekt endast kontaktas när skälen kan anses tveksamma eller otillräckliga.

19 Göteborgs Universitet (30) Status: Klar Michael Sagerström

20 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan, Handelshögskolan) Beskrivning: Enligt reseguiden skall flygresor under 50 mil endast företas om särskilda skäl föreligger. På fakulteterna finns idag inga rutiner som säkerställer att dessa särskilda skäl blir uttryckta och/eller dokumenterade. Enligt standard skall rutiner upprättas för att upprätthålla policy och övergripande och detaljerade mål. Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: GU:s rese- och mötespolicy och dess tillämpningsregler har inte blivit förankrad i verksamhetens samtliga delar. Rutiner för hur rese- och mötespolicyn rent praktiskt ska användas har inte funnits. Miljöenheten avser försöka ta fram en universitetsgemensam lösning på detta. Avvikelsen gäller i princip hela universitetet Bif. fil: Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Fakulteten har hanterat avvikelsen i två delar: 1. Information till prefekter. Prefekten har ansvar för institutionens anställdas resor och påminns genom ett e-postutskick om vad som gäller enligt resepolicyn. 2.Lösning för att dokumentera särskilda skäl. Det är viktigt att en ny rutin inte innebär ytterligare tidskrävande reseadministration för institutionerna. För att lösa problematiken med att dokumentera de särskilda skälen har vi samtalat med upphandlingsenheten och universitetets resegrupp. Resegruppen tar frågan till universitetets upphandlade resebyrå och undersöker en lösning som kan fungera för hela universitetet. Status: Klar Mattias Sundemo

21 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.7] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan, Handelshögskolan) Beskrivning: Det är inte fastställt hur ofta brandövningar skall göras. Enligt standard skall detta göras "regelbundet". Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: Avvikelsen beror på att detta har förbisetts i organisationen och uppföljning har saknats. Det pågår ett GU-övergripande arbete med att ta fram en brandskyddspolicy och brandskyddsregler som ska gälla gemensamt för hela universitetet. Fram tills detta arbete är färdigt kan problemet förekomma på andra platser inom universitetet. Korrigerande och förebyggande åtgärd är: Det pågår ett GU-övergripande arbete med att ta fram en brandskyddspolicy och brandskyddsregler som ska gälla gemensamt för hela universitetet. Ett arbete som leds av säkerhetschef Leif Bouvin. Från Handelshögskolan medverkar Anders Grund i detta arbete. Här kommer gemensamma rutiner för brandövning utarbetas. Redan nu finns dock fastställda rutiner på att brandskyddsgenomgång ska dokumenteras regelbundet (årligen) enligt Detta arbete dokumenteras på handelshögskolan av Anders Grund. Vid genomgången med räddningstjänsten under 2011 fick Handelshögskolan beröm för gott brandskyddsarbete (intyg bifogas). Bif. fil: Protokoll Tillsyn,Vasagatan pdf Status: Klar Mattias Sundemo

22 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.7] Klassning: Mindre Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: Konsthögskolan Valand. Det är oklart när senaste brandövning har hållits och det är heller inte fastställt hur ofta brandövningar skall göras. Enligt standard skall detta göras "regelbundet". Åtgärd ver. 1: Avvikelsens orsak och utbredning är: Avvikelsen beror på bristande stöd till de tekniska funktionerna på institutionen. Det pågår ett GU-övergripande arbete med att ta fram en brandskyddspolicy och brandskyddsregler som ska gälla gemensamt för hela universitetet. Fram tills detta arbete är färdigt kan problemet förekomma på andra platser inom universitetet. Bif. fil: Korrigerande och förebyggande åtgärd är: En brandövning kommer att genomföras en gång på hösten 2012 och en på våren Ett nytt SBA-system kommer att startas under sommaren. Det nya systemet skickar en påminnelse till vaktmästeriet en gång i kvartalet om att kontrollera att all brandutrustning är i gott skick. Dock skickar systemet ingen påminnelse om brandövning. Fakulteten står inför en omorganisation där Valand kommer att slås ihop med andra institutioner och tillsammans bilda en institution på ett geografiskt område. Fortfarande råder viss oklarhet om det området skall ha en lokalintendent som får ansvar över att säkerställa att brandövningar sker kontinuerligt. Den tekniska ledningsorganisationen kommer att behandla frågan i samband med omorganisationen. Det pågår ett GU övergripande arbete med att ta fram en brandskyddspolicy och brandskyddsregler som ska gälla gemensamt för hela universitetet. Ett arbete som leds av säkerhetschef Leif Bouvin. Här kommer gemensamma rutiner för brandövning utarbetas. Redan nu finns dock fastställda rutiner på att brandskyddsgenomgång ska dokumenteras regelbundet (årligen) enligt

23 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.2] Klassning: Notering Ort: MARIESTAD (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Korrigerande åtgärd för GB : "Ansökan om tillstånd till transport av avfall har lämnats in till länsstyrelsen i Västra Götaland den 12 januari Tidigare har transporter samordnats med Mariestads kommun, men efter samråd med avfallschefen Annika Kjellkvist på Mariestads kommun har Institutionen för Kulturvård ansökt om ett eget tillstånd. Detta innebär även en bättre kontroll av mängden avfall som lämnas". Det bör säkerställas att institutionen har fått tillstånd för egen transport av farligt avfall. Notering Institutionen för kulturvård bör ha gjort en anmälan om egen transport av farligt avfall (enligt Avfallsförordningen), inte sökt om tillstånd. Svar ges dock i form av ett tillstånd... Åtgärd ver. 1: Alla papper insända men beslut har ej kommit. Bif. fil: Ullika Lundgren

24 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: BN8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.2] Klassning: Notering Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Korrigerande åtgärd för BN : "Miljöcontroller vid GU arbetar nu för att ta fram en rutin för stickprovskontroll av mängden farligt avfall som lämnas från verksamheterna, detta som komplement till utvärdering av lagefterlevnad. Rutinen bör remissas bland institutionerna för att förankras och accepteras som ett rimligt förfarande och beräknas färdig ". V.g. redovisa denna rutin samt resultat av stickprovskontroller vid nästa revison. Status: Ej värderad Marianne Dalbro AvvikelseId: BN9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.2] Klassning: Notering Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 11-13) Beskrivning: Core Facilities Oklart hur lagefterlevnaden kontrolleras på Genomics. Miljösamordnaren, som ansvarar för kontrollen, gör kontrollen hos Proteomics, där han jobbar. Status: Ej värderad

25 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: BN10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.1] Klassning: Notering Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 11-13) Beskrivning: PÅ SA kom det synpunkter från merparten miljörepresentanter och miljöansvarige på, att det är svårt att hinna med miljöarbetet. I takt med att miljöarbetet har förbättrats till exempelvis att nå längre ut i verksamheten med nedbrutna handlingsplaner på institutionsnivå, upplever man en ökad arbetsbörda, som redan kändes för hög. Det efterlyses mer hjälp från Miljöenheten. Målmånad april bör, enligt SA, ändras till maj, då april är månaden för ansökan om stora forskningsanslag. Status: Ej värderad AvvikelseId: BN11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.5] Klassning: Notering Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 11-13) Beskrivning: Under intervjuer på labben kom det upp att det finns vissa oklarheter om viktigheten av dokumentstyrning. Det pratades om egna "lathunder" och det var inte helt klart, vem som ansvarar för att uppdatera ett dokument från miljöledningssystemet på anslagstavlan. Några labpärmar var inte heller kompletta/uppdaterade. Status: Ej värderad

26 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: BN12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Klassning: Notering Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Enligt rutin i miljöhandboken för vad som får hällas ut i avloppet (gäller Metanol, Acetonitril och Aceton) får max 3 l 10% lösning per dygn och lab eller 30 l 10% lösning per dygn och byggnad hällas ut. Under intervjuer framkom att "ingen" vet om gränserna överhålls. Det var även oklart vad definitionen på en "byggnad" är. Utvecklingen går dock mot att mindre kemikaliemängder används på labben och att mindre avfall hälls ut i vasken. Det bedöms ej vara säkerställt att gränserna överhålls. Risk för utsläpp över tillåtna halter. Status: Ej värderad

27 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: BN13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.1] Klassning: Notering Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 11-13) Beskrivning: På Sahlgrenska Akademin efterlyses kriterier för bedömning av hållbar utveckling i forskningsprojekt. Gränsdragningen upplevs som oklar. Att öka antalet projekt med koppling till hållbar utveckling är ett av GU's övergripande mål. Enligt uppgift har processen för att ta fram kriterier påbörjats av Miljöenheten. Följs upp vid nästa revision. Status: Ej värderad AvvikelseId: GB11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.1] Klassning: Notering Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Det kan vara lämpligt att komplettera den centrala rutinen om uppdatering av miljöspektlistan med en längsta period innan ny uppdatering (dokumenterad genomgång med någon av de båda metoderna) skall göras. Status: Ej värderad

28 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Klassning: Notering Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Flera fakulteter/institutioner. Mål inom områdena forskning och utbildning handlar ofta om miljö-/hållbarhetsmärkning av kurser och antal hållbarhetsmärkta vetenskapliga artiklar. Alternativa sätt att formulera mål kan med fördel även fokusera på inslag/moment i utbildnings- respektive forskningsprocessen och sedan mäta hur stor andel av kurser/avhandlingar som haft med dessa inslag/moment (processmål). Resultatmål som kan vara intressanta är också att med en enkel fråga vid slutet av kursen/forskningsprocessen låta varje individ bedöma om den genomgångna processen har givit en djupare förståelse för hållbar utveckling. Status: Ej värderad AvvikelseId: GB13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.1] Klassning: Notering Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Till ledningens representant är miljöchefen utsedd med befogenheter att upprätta, införa och underhålla miljöledningssystemet samt rapportera prestanda till ledningen. I standarden är det något oklart beskrivet huruvida ledningens representant skall vara medlem av högsta ledningen. Dock bör det kunna anses vara en fördel att ett utpekat miljö- och hållbarhetstänk alltid finns med vid ledningens möten. (Utpekat ansvar på en person behöver naturligtvis inte betyda att detta tänk är frånvarande för övriga delar av ledningen). Status: Ej värderad

29 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.3] Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan, Handelshögskolan) Klassning: Notering Beskrivning: Vid revisionen uppkom frågan omkring samarbetet med det företag som arrenderar och driver restaurangen. Här bör finnas ytterligare potential till fruktbara hållbarhetsprojekt, exempelvis köttfri måndag. I många fall kan sådana projekt sätta igång intressanta diskussioner hos studenter och personal och även användas i undervisningen. Status: Ej värderad AvvikelseId: GB15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Klassning: Notering Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Västra Hamngatan 25) Beskrivning: En kompostbehållare förvaras i ett kylskåp i källarutrymme. Det kan ifrågasättas hur hållbart det är. Idealet torde vara en utomhuskompost som pedagogisk möjlighet för lärare och förskollärare, dock är tydligen risken för råttor för stor. En annan pedagogisk möjlighet kan då vara att göra en livscykelanalys för att utröna om det kan vara bättre att ta tillvara värmevärdet i matavfallet genom förbränning. Status: Ej värderad

30 Göteborgs Universitet (30) AvvikelseId: GB16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Klassning: Notering Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Konstnärliga fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: HSM. Vid revisionen uppkom frågan omkring samarbetet med det företag som arrenderar och driver kaféet. Här bör finnas ytterligare potential till fruktbara hållbarhetsprojekt, exempelvis Krav-märkta livsmedel. Status: Ej värderad AvvikelseId: GB17 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.5] Klassning: Notering Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Västra Hamngatan 25) Beskrivning: Avvikelser från internrevision den 21 oktober 2011 är ännu inte åtgärdade. De har kommenterats i protokoll från ledningens genomgång ( ) men det framgår inte hur de ska hanteras vidare. Enligt central rutin finns inte längre någon kontroll efter 2 månader att korrigerande åtgärder påbörjats (se tidigare avvikelse GB11) utan endast en rutin att internrevisor skall granska korrigerande åtgärder vid nästa revision (ett år senare). Det finns en uppenbar risk att åtgärder därmed "rinner ut i sanden" tills man upptäcker att revisorn kommer tillbaka och granskar. Rutinen (den centrala?) kan därmed med fördel tydliggöra att korrigerande åtgärder skall vara vidtagna inom en viss (kortare) tid. Status: Ej värderad