Verksamhetsplan WAWE. Höstterminen

Transkript

1

2 1 Verksamhetsplan WAWE 1 Innehållsförteckning 2 Innehåll Kontinuerlig verksamhet Studiebevakning Ekonomisk redovisning Dokumentation Överlämning Inspirationsforum Arbetsmarknadsbevakning Studiesocial verksamhet Idrottsaktiviteter Rekryteringsverksamhet Social verksamhet Alumnverksamhet Hemsidan Informationsspridning Styrelseaffischer Styrelsetröjor Internationell verksamhet Register Medlemskap Förbundet Unga Forskare (FUF) Ekonomiska bidrag från UTN UTN:s Fullmäktige (FUM) Systerprogram Projektfond Projekt Introkursmoment Mentorskapsprogram Rundvandring på SLU Profilprodukter Klassfoton Julkort Evenemang... 8

3 5.1 Reccemottagningen Kräftskiva Winter-Week Gasque för KWXFQ Kursutvärderingshappening Studiemys Lunchföredrag Studiebesök Case Valfläsk Förmöte Stormöte Ovanför Wattenytan Alumnaktvitet Internationellt event Nationsrundvandring Herrmiddag Ångströmsmästerskapen Styrelseöverlämning Övriga aktiviteter

4 2 Innehåll Verksamhetsplanen skall näst efter WAWE:s (föreningens) stadgar vara det högsta styrdokumentet. De riktlinjer och bestämmelser som finns i detta dokument är ej bindande, avsteg får ske med genomtänkta och starka motiv. Styrelsen måste alltid vid all verksamhet se till att den inte strider mot föreningens åtaganden gentemot Uppsala teknolog- och naturvetarkår (UTN). Den kontinuerliga verksamheten, projekten och de evenemang som tas upp i detta dokument ska helt eller delvis utföras av styrelsen. Styrelsens viktigaste mål, förutom att se till att verksamhetsplanen efterföljs, är att engagera så många som möjligt av föreningens och sektionens medlemmar för att skapa gemenskap och sammanhållning. 3 Kontinuerlig verksamhet 3.1 Studiebevakning Styrelsen ska se till att det bedrivs studiebevakning på programmet samt att kursutvärderingar genomförs och sammanställs av de kurser som programmets studenter läser. Detta för att kunna föra vidare både klagomål och beröm högre upp till programrådet för att kunna utveckla programmet och öka utbildningens kvalité. Studiebevakningen ska utföras av studierådet som regleras av kap 5 i föreningens stadgar. Studierådet ska ledas av studierådsordföranden och vara öppet för alla programmets studenter. Studierådsordförande ska även kontinuerligt gå på möten med UTN:s utbildningsutskott. 3.2 Ekonomisk redovisning Styrelsen ska se till att det sker en redovisning av föreningens tillgångar, skulder, intäkter och kostnader enligt god redovisningssed. Ansvaret för detta ligger hos kassören. All verksamhet, så som evenemang och aktiviteter, ska budgeteras och godkännas av styrelsen innan evenemanget genomförs. Styrelsen ska även se till att revisorn kan ha fortlöpande kontroll över föreningens räkenskaper och ha tillgång till övriga dokument rörande ekonomi samt ha en långsiktig plan för föreningens ekonomi. 3.3 Dokumentation En regelbunden dokumentation av allt arbete och samtliga möten ska genomföras för att bevara erfarenheter inom föreningen. Alla föreningens förtroendevalda ansvarar för att dokumentera sitt arbete inom föreningen. Styrelsemötena ska dokumenteras av föreningens sekreterare och stormötena ska dokumenteras av den av stormötet för ändamålet valda sekreteraren. Samtlig dokumentation ska arkiveras av sekreteraren som även ska handha alla styr- och arbetsdokument samt riktlinjer och policys. Alla dessa dokument skall finnas tillgängliga för medlemmarna. Styrelsen ska verka för att en genomtänkt rutin för säkerhetskopiering av föreningens arbete införs. 3.4 Överlämning Det åligger styrelsen och ytterst ordförande att all överlämning sker på ett riktigt och noggrant sätt. Ett postspecifikt dokument med erfarenheter ska skrivas av samtliga ledamöter och övriga förtroendevalda. Varje post ska ha minst ett överlämningsmöte då erfarenheter diskuteras. 3

5 3.5 Inspirationsforum Ett inspirationsforum där övergripande frågor som sällan hinner diskuteras klart på ordinarie styrelsemöten, så som Lundsamarbetet och föreningens relation till UTN, ska hållas under terminen. Detta möte ska planeras in i god tid och vara öppet för samtliga medlemmar. Till detta möte ska förtroendevalda samt tidigare engagerade bjudas in. 3.6 Arbetsmarknadsbevakning Styrelsen ska arbeta med att bevaka och hålla en kontinuerlig kontakt med näringslivet för att ge W- studenterna en större inblick i deras framtida arbetsmarknad. Företagskontakten har det yttersta ansvaret för denna verksamhet och ska utföra arbetet tillsammans med alumnansvarig. Företagskontakten ska kontinuerligt gå på möten med UTN:s arbetsmarknadsutskott. 3.7 Studiesocial verksamhet Styrelsen ska arbeta för att förbättra studenternas arbetsmiljö och informera dem om deras rättigheter. Studiesocialt ansvarig har det största ansvaret för detta arbete tillsammans med skyddsombudsgruppen. Den studiesocialt ansvarige ska kontinuerligt gå på möten med UTN:s studiesociala utskott för att bland annat kunna föra klagomål vidare. En viktig studiesocial fråga som ska bevakas extra hårt är schemaläggning. 3.8 Idrottsaktiviteter Det åligger föreningens idrottsansvariga att utforma idrottsaktiviteter som passar medlemmarnas intressen. Friluftsdagar och andra liknande aktiviteter uppmuntras. 3.9 Rekryteringsverksamhet Styrelsen ska arbeta med att rekrytera nya engagerade till föreningen och nya studenter till programmet. Den rekryteringsansvarige i styrelsen har ansvaret för programmets hemortsambassadörer som är frivilliga studenter som vill åka tillbaka till sin hemstad för att informera om programmet och locka nya studenter. Programmet skall även representeras på TekNat:s Universitetsdagar av rekryteringsansvarig och utvalda studenter. Rekryteringsansvarige är även kontaktperson till föreningens valberedning som ska arbeta utefter styrdokumentet för valberedningen Social verksamhet Styrelsen ska arbeta för att kunna erbjuda föreningens medlemmar ett stort och varierat utbud av evenemang och aktiviteter som tillfredsställer medlemmarnas intressen. Festerna och de större sittningarna anordnas i huvudsak av klubbmästaren med hjälp av vice klubbmästare och ett klubbverk Alumnverksamhet En bra kontakt med programmets alumner är mycket viktig för föreningens långsiktiga arbete och för att stärka W på arbetsmarknaden. Det kommer även underlätta många event som föreningen vill genomföra så som alumnkvällar, W-dagen, studiebesök, arbetslivsföredrag mm. Kontakten med programmets alumner ska stärkas genom att betona utbytet mellan studentföreningen och alumnerna. Detta bör ske genom event som riktar sig till både alumner och studenter. Alumnansvarig ska samarbeta med W-dagskommittén i frågor som rör alumnernas 4

6 medverkan i W-dagen. All kontakt som sker med alumner ska dokumenteras av alumnansvarig. Den alumnansvarige ska tillsammans med styrelsens företagskontakt gå på möten med UTN:s arbetsmarknadsutskott. Under terminen ska samarbetet med Uppsala Universitet och UTN rörande Uppsala Universitets alumndatabas fortsätta med målsättningen att alla alumner och de studenter som skriver exjobb ska skriva in sig där. Alumnansvarig är ansvarig för detta arbete Hemsidan Styrelsen ska fortsätta utveckla föreningens hemsida och göra den till en naturlig informationskälla för medlemmarna. Webbmästaren har det största ansvaret för hemsidan och ska tillsammans med ordföranden se till att hemsidan alltid är uppdaterad. Övriga styrelsemedlemmar och vissa förtroendevalda har inlogg till hemsidan och kan lägga upp information om sådant som rör deras arbete inom föreningen Informationsspridning Styrelsen ska arbeta aktivt med att sprida information till medlemmarna om styrelsens arbete och föreningens verksamhet. Informationsspridning är en av de viktigaste delarna i styrelsens arbete och måste läggas stor vikt vid. Webbmästaren är informationsansvarig och tryckansvarig i styrelsen samt har ansvar för de affischer som föreningen väljer att trycka. Informationsspridningen ska främst ske genom direkt information men även genom följande medier: Nyhetsbrev Webbmästaren ska med jämna mellanrum skicka ut nyhetsbrev till föreningens medlemmar via e- post. Nyhetsbrevet ska dessutom läggas upp på hemsidan Hemsidan Hemsidan bör alltid uppdateras med den senaste, för föreningen, relevanta informationen Affischering Tryckning av affischer kan göras inför evenemang, affischerna sätts upp på lämpliga anslagstavlor på de olika campusområdena där medlemmarna vistas Anslagstavlorna Föreningens anslagstavlor på Ångström och Geocentrum ska uppdateras med den senaste informationen. Tavlorna bör regelbundet rensas för att endast innehålla information som är relevant för medlemmarna Informationsspridare Skyddsombuden ska användas som informationsspridare i klasserna Facebook Facebook används som ett kompletterande medium för att nå ut ännu bättre till medlemmarna. Viktiga nyheter som läggs upp på hemsidan kan med fördel länkas från föreningens facebooksida. Webbmästaren är ansvarig för föreningens facebooksida. Utöver sida bör även gruppen för programmets studenter underhållas. 5

7 Twitter Föreningen har ett twitterkonto där miljö- och vattenrelaterade nyheter kan publiceras. Webbmästaren är ansvarig för föreningens twitterkonto. 6 Verksamhetsplan WAWE SMS-tjänst Styrelsen bör fortsätta undersöka möjligheten att upprätta en SMS-tjänst för utskick av information, exempelvis nu är det dags att söka nästa termins kurser eller imorgon öppnar anmälan till studiebesöket Styrelseaffischer En affisch med en aktuell bild på styrelsen ska sättas upp på anslagstavlorna och på W-skåpet på Geocentrum. Syftet med styrelseaffischen är att föreningens medlemmar skall veta vilka som sitter i styrelsen och vem de ska kontakta Styrelsetröjor Styrelsen skall se till att beställa nya styrelsetröjor till de nya styrelseledamöterna som matchar de gamla. Tröjor ska beställas direkt efter stormötet till nyvalda styrelseledarmöter. Offerter på dessa ska vara klara innan stormötet Internationell verksamhet För föreningens internationella verksamhet ansvarar den internationellt ansvarige med stöd från styrelsen. Denne ska vara insatt i medlemmarnas möjligheter att studera utomlands. Den internationellt ansvarige ska gå på möten med UTN:s internationella utskott, samt hålla den internationella fliken på föreningens hemsida uppdaterad. Webbmästaren är närmsta kontakt för internationellt ansvarig. Internationellt ansvarig ska införa ett register över studenter på programmet som gör och har gjort studier utomlands eller MFS Register Styrelsen ska verka för att ha ett register med aktuella kontaktuppgifter till samtliga studenter på programmet Medlemskap Styrelsen ska se till att en årlig medlemsgallring genomförs för att föreningen ska kunna fortsätta söka bidrag från andra föreningar. Styrelsen skall tillsammans med UTN:s informationsansvarig arbeta för att man ska kunna söka medlemskap i WAWE samtidigt som man ansöker om medlemskap i UTN Förbundet Unga Forskare (FUF) Det åligger kassören att se till att medlemskap i FUF förnyas och att ansökan om bidrag sker. Kassören är även kontaktperson till FUF Ekonomiska bidrag från UTN Bidrag från UTN ska, om det finns möjlighet, sökas under terminen UTN:s Fullmäktige (FUM) Föreningens företroendevalda FUM-ledamöter ska sköta sektionens kontakt med FUM genom att föra programmets studenters talan och återkoppla beslut och diskussioner från FUM till

8 programmets studenter. Sekreteraren är sammankallande till FUM och ytterst ansvarig för kommunikationen mellan styrelsen och FUM. Sektionens FUM-ledamöter ska löpande informera medlemmarna och WAWE:s styrelse om frågor som är aktuella i FUM Systerprogram Styrelsen ska upprätthålla kontakten med studentföreningen på systerprogrammet Ekosystemteknik i Lund. Rekryteringsansvarig i styrelsen är nationell kontakt för samarbetet med Ekosystemteknik och liknande program på andra lärosäten i Sverige som WAWE kan tänkas inleda samarbete med. Under terminen bör styrelsen åka till Lund där fortsatt samarbete ska diskuteras. Detta besök ska föregås av ordentliga förberedelser så att mötena kan fokusera på att utveckla samarbetet. Den gemensamma hemsidan (miljoingenjorer.se) ska utvecklas och arbetet med den ska utvärderas. Planerna inför en gemensam konferens med flera miljöingenjörsprogram ska fortsätta med målet att tillsätta en arbetsgrupp i både Lund och Uppsala för en första konferens i Lund hösten Arbetet med den gemensamma konferensen med flera miljöingenjörsprogram ska utvärderas. Om styrelserna för WAWE och Ekosystemteknik så beslutar ska WAWE:s styrelse under höstterminen söka och tillsätta presidiet för den kommitté som ska leda arbetet inför 2014 års konferens Projektfond Stormötet HT-10 instiftade en projektfond på 5000 kr per termin som föreningens medlemmar kan söka pengar ur för projekt. Styrelsen skall marknadsföra denna och disponera pengarna med eftertanke till medlem/medlemmar i enlighet med riktlinjer för projektfonden. 4 Projekt 4.1 Introkursmoment Studierådsordförande bör se till att introkursen innehåller ett moment där studenter från olika årskurser hjälper programsamordnaren att förklara den röda tråden på programmet. 4.2 Mentorskapsprogram Ett mentorskapsprogram för utvalda 4:or och 5:or (mentorer) och 1:or och 2:or ska startas upp och fortsätta utvecklas. Syftet med detta är att utbyta erfarenheter, skapa gemenskap samt motivation att läsa vidare på programmet. 4.3 Rundvandring på SLU Under terminen ska förberedelser göras för att i samarbete med Ultuna studentkår ha en rundvandring på SLU med studenterna i årskurs ett direkt efter jullovet. Syftet är att få studenterna på programmet att känna sig mer hemma på SLU. 4.4 Profilprodukter Styrelsen skall fortsätta sälja de profilprodukter som finns i föreningens ägo. Kompletterande beställningar av tygpåsar, tygmärken och sångböcker bör göras när lagret tar slut och inför Mottagningen. Beställning av större profilprodukter (ryggsäckar, hoodies, T-shirts, pins mm.) bör utredas. 7

9 4.5 Klassfoton I början av höstterminen ska styrelsen se till att klassfoton tas av de nya ettorna. Verksamhetsplan WAWE 4.6 Julkort I syfte att tacka personer, företag och liknande som gynnat föreningens verksamhet under året, ska julkort skickas ut. Detta ska göras i god tid innan jullovet. Julkortet ska även skickas ut digitalt till alla medlemmar. 5 4 Evenemang 5.1 Reccemottagningen Styrelsen skall se till att synas under UTN:s mottagning för att informera om föreningens verksamhet. Styrelsen bör vara faddrar under mottagningen, och se till att de nya studenterna skriver in sig i medlemsregistret. Under mottagningen skall tygmärken, tygpåsar och W-sångböcker säljas. Den traditionsenliga sektionsskivan ska arrangeras av styrelsen med hjälp av faddrarna. Styrelsen bör under skivan ha ett spex. Efter reccemottagningen ska ett infomöte hållas för de nya W-studenterna under en lunch, där man erbjuder medlemskap i föreningen, informerar om verksamheten och berättar vad de som nya studenter kan engagera sig i Faddermys Styrelsen bör i samband med mottagningens start bjuda in programmets faddrar för att informera om sektionens arbete samt bjuda på något ätbart. Detta för att faddrarna ska vara medvetna om sektionens verksamhet och ska kunna informera reccarna om denna. 5.2 Kräftskiva Klubbmästaren tillsammans med vice klubbmästare bör i början av hösten anordna W-sektionens traditionsenliga kräftskiva. 5.3 Winter-Week Winter-Week är W:s vinterresa som går av stapeln i januari med syfte att stärka sammanhållningen på programmet och få studenterna att umgås mer över klassgränserna. Klubbmästaren är tillsammans med vice klubbmästare ansvarig för att detta planeras i samråd med klubbmästare på andra program. 5.4 Gasque för KWXFQ Klubbmästaren och vice klubbmästaren skall tillsammans med K:s, X:s, F:s och Q:s klubbmästare anordna en gasque tillsammans. 5.5 Kursutvärderingshappening Studierådet bör anordna en kursutvärderingshappening där en datasal bokas för ifyllning av kursutvärderingarna. Föreningen bör bjuda på fika. 5.6 Studiemys Studiemys, då äldre studenter hjälper nyare studenter med matematik, kemi eller fysik, bör anordnas under terminen. Vice ordförande är ansvarig för detta. 8

10 5.7 Lunchföredrag Styrelsen skall jobba för att det under terminen utförs minst ett lunchföredrag med för föreningens medlemmar passande företag eller föreläsare. Ansvaret för detta ligger hos företagskontakten. 5.8 Studiebesök Under terminen bör det anordnas minst ett studiebesök som kan intressera W-studenter. Ansvaret för detta ligger hos företagskontakten. 5.9 Case För att ge medlemmarna möjlighet att öva på att lösa verklighetsbaserade problem bör styrelsen arbeta för att genomföra ett case under terminen. Ansvaret för detta ligger hos företagskontakten Valfläsk Valberedningen ska anordna det traditionella valfläsket enligt styrdokumentet för Valberedningen. Valfläsket är ett informations- och nomineringsmöte om de sökbara posterna till höstens stormöte. Information om valfläsket ska komma ut i god tid Förmöte Arbetet med föreningens styrande dokument skall göras offentligt för medlemmarna enligt kap 3 2 i stadgarna och samråd med medlemmarna om dokumenten ska sökas. Minst ett förmöte bör utlysas av föreningens ordförande där handlingarna gås igenom och diskuteras Stormöte Styrelsen skall se till att det ordinarie stormötet anordnas i början av november i enlighet med kap 3 3 i föreningens stadgar. Stormötet skall göras till ett attraktivt event som samtliga medlemmar informeras om och bjuds in till. Styrelsen skall förebereda stormötet mycket väl och bör under mötet bjuda på middag. Information som inte behöver tas upp på stormötet bör inte tas upp. Handlingarna måste förankras med medlemmarna innan stormötet. Hur valprocessen ska gå till bestäms av valberedningen i samråd med styrelsen Ovanför Wattenytan Alumnansvarig bör tillsammans med styrelsen se till att Ovanför Wattenytan anordnas där W- alumner berättar om sin väg från studier till nuvarande sysselsättning Alumnaktvitet Under terminen bör en aktivitet anordnas som riktar sig till alumner. Syftet är att ge tillbaka något till alumnera och knyta band mellan alumnerna och föreningen. Samråd bör sökas med alumner för att ta reda på vilken typ av aktivitet de skulle vilja ha. Ansvarig för detta är alumnansvarige Internationellt event Den internationellt ansvarige bör anordna ett informationstillfälle om utbytesstudier och/eller MFS under terminen Nationsrundvandring Klubbmästarna ska anordna en nationsrundvandring under terminen. 9

11 5.17 Herrmiddag Klubbmästaren och vice klubbmästaren skall ha övergripande ansvar över herrmiddagen som enligt tradition skall anordnas av föreningens damer. Klubbmästaren är ansvarig för att i god tid boka lokal Ångströmsmästerskapen Under terminen kommer en idrottsturnering för samtliga program på TekNat-fakulteten startas upp, WAWE ska om intresse finns ställa upp med ett lag Styrelseöverlämning En överlämning bör anordnas av avgående styrelseledamöter för vårens styrelse innan jul Övriga aktiviteter Styrelsen bör under terminen se till att det anordnas aktiviteter för föreningens medlemmar som inte innebär fest och sittningar för att öka gemenskapen mellan studenterna på programmet. 10