Verksamhetsplan för WAWE vårterminen 2013

Transkript

1 Verksamhetsplan för WAWE vårterminen 2013

2 1 INNEHÅLL KONTINUERLIG VERKSAMHET STUDIEBEVAKNING EKONOMISK REDOVISNING DOKUMENTATION ÖVERLÄMNING ARBETSMARKNADSBEVAKNING STUDIESOCIALVERKSAMHET IDROTTSAKTIVITETER REKRYTERINGSVERKSAMHET SOCIAL VERKSAMHET ALUMNVERKSAMHET HEMSIDAN INFORMATIONSSPRIDNING NYHETSBREV INTERNATIONELL VERKSAMHET REGISTER MEDLEMSKAP MEDLEMSKAP I FÖRBUNDET UNGA FORSKARE (FUF) UPPSALA STUDENTKÅR (US) UTNS FULLMÄKTIGE (FUM) STRATEGISK VERKSAMHET SYSTERPROGRAM PROJEKT KOMPETENSPROFIL KUNSKAPSMATRIS INTROKURSMOMENT MENTORSKAPSPROGRAM RUNDVANDIRNG PÅ SLU ALUMNDATABAS STYRELSETRÖJOR PROFILPRODUKTER OVERALLER PROJEKTFOND EVENEMANG WINTER- - WEEK TACKFEST W- DAGEN KURSUTVÄRDERINGSHAPPENING STUDIEMYS LUNCHFÖREDRAG STUDIEBESÖK CASE...9

3 4.9 VALFLÄSK FÖRMÖTE STORMÖTE FORSRÄNNINGEN IDROTTSPRIS OVANFÖR WATTENYTAN ALUMNAKTVITET EXJOBBSPUB INTERNATIONELL KVÄLL NATIONSRUNDVANDRING DAMMIDDAG STYRELSEÖVERLÄMNING ÖVRIGA AKTIVITETER... 11

4 1 Innehåll Verksamhetsplanen skall näst efter WAWE:s (föreningens) stadgar vara det högsta styrdokumentet. De riktlinjer och bestämmelser som finns i dokumentet är ej bindande men avsteg från dessa får ske med genomtänkta och starka motiv. Styrelsen måste alltid vid all verksamhet se till att den inte skrider mot föreningens åtaganden gentemot Uppsala teknologoch naturvetarkår (UTN). Den kontinuerliga verksamheten, projekten och de evenemang som tas upp i detta dokument ska helt eller delvis utföras av styrelsen. Styrelsens viktigaste mål, förutom att se till att verksamhetsplanen efterföljs, är att se till att engagera så många som möjligt av föreningens och sektionens medlemmar för att skapa gemenskap och sammanhållning. 1

5 2 Kontinuerlig verksamhet 2.1 Studiebevakning Styrelsen ska se till att det bedrivs studiebevakning på programmet samt att kursutvärderingar genomförs och sammanställs av de kurser som programmets studenter läser. Detta för att kunna föra vidare både klagomål och beröm högre upp till programrådet för att kunna utveckla programmet och öka utbildningens kvalité. Studiebevakningen ska utföras av studierådet som regleras av kap 5 i föreningens stadgar. Studierådet ska ledas av studierådsordföranden och vara öppet för alla sektionens medlemmar. Studierådsordförande ska även kontinuerligt gå på möten med utbildningsutskottet. 2.2 Ekonomisk redovisning Styrelsen ska se till att det sker en kontinuerlig redovisning av alla inkomster och utgifter som sker inom föreningen. Ansvaret för detta ligger hos kassören. All verksamheter så som evenemang och aktiviteter ska budgeteras och godkännas av styrelsen innan evenemanget genomförs. Styrelsen ska även se till att revisorn kan ha fortlöpande kontroll över föreningens räkenskaper och ha tillgång till övriga dokument rörande ekonomi. 2.3 Dokumentation En regelbunden dokumentation av allt arbete och samtliga möten ska genomföras för att bevara erfarenheter inom föreningen. Alla föreningens förtroendevalda ansvarar för att dokumentera sitt arbete inom föreningen. Styrelsemötena ska dokumenteras av föreningens sekreterare och stormötena ska dokumenteras av den av stormötet för ändamålet valda sekreteraren. Samtlig dokumentation ska arkivras av sekreteraren som även ska handha alla styr- och arbetsdokument, så även riktlinjer och policys. Alla dessa dokument skall finnas tillgängliga för medlemmarna. Styrelsen ska verka för att en genomtänkt rutin för säkerhetskopiering av sektionens arbete införs. 2.4 Överlämning Det åligger styrelsen och ytters ordförande att all överlämning sker på ett riktigt och noggrant sätt. 2.5 Arbetsmarknadsbevakning Styrelsen ska arbeta med att bevaka och hålla en kontinuerlig kontakt med näringslivet för att försöka ge W-studenterna en större inblick i deras framtida arbetsmarknad. Detta ska bl.a. genomföras genom att anordna olika typer av företagsevent, så som arbetsmarknadsdagar, case, lunch- och kvällsföredrag och genom att anordna studiebesök hos lämpliga företag. 2

6 Företagskontakten har det yttersta ansvaret för denna verksamhet och ska utföra arbetet tillsammans med alumnansvarig. Företagskontakten ska kontinuerligt gå på möten med UTN:s arbetsmarknadsutskott. 2.6 Studiesocialverksamhet Styrelsen ska arbeta för att förbättra studenternas arbetsmiljö och informera dem om deras rättigheter. Studiesocialt ansvarig har det största ansvaret för detta arbete tillsammans med skyddsombudsgruppen. Den studiesocialt ansvarige ska kontinuerligt gå på möten med det studiesociala utskottet för att bland annat kunna föra klagomål vidare. En viktig studiesocial fråga som ska bevakas extra hårt är schemaläggning. 2.7 Idrottsaktiviteter Föreningen bör ha en idrottstid då medlemmarna kan idrotta tillsammans.. Friluftsdagar och andra aktiviteter uppmuntras också. Föreningens idrottsansvariga är ansvariga för att utforma olika idrottsaktiviteter som passar medlemmarnas intressen. 2.8 Rekryteringsverksamhet Styrelsen ska arbeta med att rekrytera nya engagerade till föreningen och nya studenter till programmet. Den rekryteringsansvarige i styrelsen har ansvaret för programmets hemortsambassadörer som är frivilliga studenter som vill åka tillbaka till sin hemstad för att informera om programmet och locka nya studenter. Programmet skall även representeras på TEKNAT:s Universitetsdagar av rekryteringsansvarig och utvalda studenter. Rekryteringsansvarige är även kontaktperson till föreningens valberedning som ska arbeta utefter styrdokumentet för valberedningen. 2.9 Social verksamhet Styrelsen ska arbeta för att kunna erbjuda föreningens medlemmar ett stort och varierat utbud av evenemang och aktiviteter som tillfredsställer medlemmarnas intressen. Festerna och de större sittningarna anordnas i huvudsak av klubbverket under ledning av klubbmästaren med hjälp av vice klubbmästare. Alla sådana evenemang som anordnas ska följa riktlinjer i policy för ekonomisk verksamhet Alumnverksamhet En bra kontakt med föreningens alumner är mycket viktig för föreningens långsiktiga arbete och för att stärka W:are på arbetsmarknaden. Det kommer även underlätta många event som föreningen vill genomföra så som alumnkvällar, W-dagen, studiebesök, arbetslivsföredrag mm. 3

7 Kontakten med programmets alumner ska stärkas genom att betona utbytet mellan studentföreningen och alumnerna. Detta bör ske genom att skapa event som riktar sig till både alumner och studenter. Alumnansvarig ska samarbeta med W-dagskommittén i frågor som rör alumnernas medverkan i W-dagen och 20års-jubileet. All kontakt som sker med alumner ska dokumenteras av alumnansvarig. Den alumnansvarige ska gå på möten med UTN:s arbetsmarknadsutskott tillsammans med styrelsens företagskontakt Hemsidan Styrelsen ska fortsätta utveckla föreningens hemsida och göra den till en naturlig informationskälla för medlemmarna. Webbmästaren har det största ansvaret för hemsidan och ska tillsammans med ordföranden se till att hemsidan alltid är uppdaterad. Webbmästaren ska tillsammans med PR-gruppen i W-dagskommittén utveckla företagshemsidan. På hemsidan finns även en köp och sälj -funktion som bör marknadsföras ytterligare. Övriga styrelsemedlemmar och vissa förtroendevalda har inlogg till hemsidan och kan lägga upp information om sådant som rör deras arbete inom föreningen Informationsspridning Styrelsen ska arbeta aktivt med att sprida information till medlemmarna om styrelsens arbete och föreningens verksamhet. Informationsspridning är en av de viktigaste delarna i styrelsens arbete och måste läggas stor vikt vid. Webbmästaren är informationsansvarig och tryckansvarig i styrelsen och har ansvar för de affischer som föreningen väljer att trycka. Informationsspridningen ska främst ske genom direkt information men även genom följande medier: Nyhetsbrev Webbmästaren ska med jämna mellanrum skicka ut nyhetsbrev till föreningens medlemmar via e-post. Nyhetsbrevet ska dessutom läggas upp på hemsidan. Hemsidan Hemsidan bör alltid uppdateras med den senaste, för föreningen, relevanta informationen. Affischering Upptryckande av affischer kan göras inför evenemang. Affischerna kan sättas upp på lämpliga anslagstavlor på de olika campusområdena där medlemmarna vistas. 4

8 Anslagstavlorna Föreningens anslagstavlor på Ångström och Geocentrum ska uppdateras med den senaste informationen. Tavlorna bör regelbundet rensas för att endast innehålla information som är relevant för medlemmarna. Informationsspridare Skyddsombuden ska användas som informationsspridare i klasserna. Facebook Facebook används som ett kompletterande medium för att nå ut ännu bättre till medlemmarna. Viktiga nyheter som läggs upp på hemsidan kan med fördel länkas från föreningens facebooksida. Webbmästaren är ansvarig för föreningens Facebooksida. Twitter Föreningen har även ett twitterkonto där miljö- och vattenrelaterade nyheter kan publiceras. Webbmästaren är ansvarig för föreningens twitterkonto Styrelseaffischer En affisch med en aktuell bild på styrelsen ska sättas upp på anslagstavlorna och på W-skåpet på Geocentrum. Syftet med styrelseaffischen är att föreningens medlemmar skall veta vilka som sitter i styrelsen och veta vem de ska kontakta Internationell verksamhet För föreningens internationella verksamhet ansvarar den internationellt ansvarige med stöd från styrelsen. Denne ska vara insatt i medlemmarnas möjligheter att studera utomlands. Den internationellt ansvarige ska gå på möten med det internationella utskottet, samt hålla den internationella fliken på föreningens hemsida uppdaterad. Webbmästaren är närmsta kontakt för internationellt ansvarig. Internationellt ansvarig ska införa ett register över studenter på programmet som gör studier utomlands eller MFS Register Styrelsen ska verka för att ha ett register med aktuella kontaktuppgifter till samtliga studenter på programmet Medlemskap Styrelsen ska se till att en årlig medlemsgallring genomförs för att föreningen ska kunna fortsätta söka bidrag från andra föreningar. 5

9 Styrelsen skall tillsammans med UTN:s informationsansvarig arbeta för att man ska kunna söka medlemskap i WAWE samtidigt som man ansöker om medlemskap i UTN. Detta arbete skall vara klart innan Mottagningen Medlemskap i Förbundet Unga Forskare (FUF) Det åligger kassören att se till att medlemskap i FUF förnyas inför varje termin, och att ansökan om bidrag sker. Kassören är även kontaktperson till FUF Uppsala Studentkår (US) Bidrag från US ska sökas under terminen om det finns möjlighet att söka medel från US UTNs Fullmäktige (FUM) Föreningens företroendevalda FUM-ledamöter ska sköta sektionens kontakt med FUM genom att föra programmets studenters talan och återkoppla beslut och diskussioner från FUM till programmets studenter. Sekreteraren är sammankallande till FUM och är ytters ansvarig för kommunikationen mellan styrelsen och FUM. Under terminen kommer UTN arbeta aktivt med frågan om egen kår, och styrelsen ska verka för att informera medlemmarna om detta arbete Strategisk verksamhet Föreningen ska kontinuerligt arbeta med att skapa långsiktig trygghet i ekonomin. För att underlätta detta har en inre fond skapats under HT-12. Riktlinjer för denna finns i policy för ekonomisk verksamhet. Styrelsen ska under våren följa och utvärdera denna policy. Det är dock bra att summan för den inre fonden tillåts vara konstant under några på varandra följande år för att verkligen kunna utvärdera detta system Systerprogram Styrelsen ska upprätthålla kontakten med studentföreningen på systerprogrammet Ekosystemteknik i Lund. Under terminen ska styrelsen bjuda in till ett gemensamt möte i Uppsala där fortsatt samarbete ska diskuteras. Detta besök ska föregås av ordentliga förberedelser så att mötena kan fokusera på att utveckla samarbetet. Den gemensamma hemsidan (miljoingenjorer.se) ska utvecklas och läggas upp, och arbetet med den ska utvärderas av båda föreningarna. Rekryteringsansvarig i styrelsen är nationell kontakt för samarbetet med Ekosystemteknik och andra program i Sverige som WAWE kan tänkas inleda samarbete med. Planerna inför en gemensam konferens med flera miljöingenjörsprogram ska fortsätta med målet att tillsätta en arbetsgrupp i både Lund och Uppsala för en första konferens hösten

10 3 Projekt 3.1 Kompetensprofil Kompetensprofilen skall innehålla information om vad studenterna på W-programmet har för kunskap efter respektive läsår. Tanken är att kompetensprofilen skall kunna användas av programmets studenter när de exempelvis söker sommarjobb, examensjobb eller besöker UTNarm. Kompetensprofilen skall slutföras under terminen och ansvaret ligger hos rekryteringsansvarig. 3.2 Kunskapsmatris Kunskapsmatrisen ska redogöra för färdigheter som studenterna erhållit efter avslutade kurser och lämnas till undervisande lärare för att få rätt nivå på undervisningen. Studierådsordföranden är ansvarig för att kunskapsmatrisen slutförs. Resultatet skall sedan komma sekreteraren till godo för att sparas i föreningens dokumenthanteringssystem. 3.3 Introkursmoment Inför HT-12 gjordes ett omfattande arbete av studierådet för att genomföra ett moment på introkursen där alla programmets kurser översiktligt skulle tas upp och kopplas ihop. Tyvärr genomfördes aldrig projektet. Studierådsordföranden ska se till att det material som finns sparas och att det förbereds ett introkursmoment inför HT Mentorskapsprogram Ett mentorsprogram ska utformas för utvalda 4:or och 5:or (mentorer) och 1:or och 2:or med syftet att utbyta erfarenheter, skapa gemenskap samt motivation att läsa vidare på programmet. Ansvarig för skapandet av detta program är Stefan Carlsson, W Rundvandirng på SLU I början på terminen ska en rundvandring för programmets ettor genomföras i samarbete med Ulltuna Studentkår (ULS) på SLU där studenterna får veta mer om, och lära sig hitta på SLU. Syftet är att få studenterna att känna sig mer hemma på SLU eftersom många kurser läses där. 3.6 Alumndatabas Under terminen ska samarbetet med Uppsala Universitet och UTN rörande Uppsala Universitets alumndatabas fortsätta med målsättningen att alla alumner och de studenter som skriver exjobb ska skriva in sig där. Styrelsen och alumnansvarig är ansvarig för detta arbete. 7

11 3.7 Styrelsetröjor Styrelsen skall se till att beställa nya styrelsetröjor till de nya styrelseledamöterna som matchar de gamla. 3.8 Profilprodukter Styrelsen skall fortsätta sälja de profilprodukter som finns i föreningens ägo. Kompletterande beställningar av tygpåsar, tygmärken och sångböcker bör göras när lagret tar slut och inför Mottagningen. Beställning av större profilprodukter (ryggsäckar, hoodies, T-shirts, pins mm.) bör utredas för att beställning ska kunna göras till HT Overaller Styrelsen skall under terminen ge medlemmar möjlighet att beställa overaller Projektfond Stormötet HT-10 instiftade en projektfond på 5000 kr som föreningens medlemmar kan söka pengar ur för projekt. Styrelsen skall marknadsföra denna och disponera pengarna med eftertanke till medlem/medlemmar i enlighet med riktlinjer för projektfonden. Styrelsen bör utreda hur denna projektfond ska förhålla sig till den inre fonden i policy för ekonomisk verksamhet, om projektfonden i framtiden skulle kunna utgöras av överskottet från den tidigare terminen. 8

12 4 Evenemang 4.1 Winter--week Winter-Week är W:s Åreresa som går av stapeln i januari. Klubbmästaren har planerat evenemanget under hösten och är även ansvarig för genomförandet 4.2 Tackfest En tackfest skall hållas i början på terminen för alla som engagerat sig inom föreningen under Tackfesten anordnas av styrelsen och föreningen bjuder på mat. 4.3 W-dagen Programmets 20-årsjubileum samt arbetsmarknadsdag, W-dagen, skall genomföras under februari. Under W-dagen skall styrelsen dela ut vågtoppenpriset enligt styrdokument för Vågtoppen. 4.4 Kursutvärderingshappening Studierådet bör anordna en kursutvärderingshappening där en datasal bokas för ifyllning av kursutvärderingarna. Föreningen bör bjuda på fika. 4.5 Studiemys Studiemys, då äldre studenter hjälper nyare studenter med matematik, kemi eller fysik, bör anordnas under terminen. Studierådsordföranden är ansvarig för att studiemyset anordnas. 4.6 Lunchföredrag Styrelsen skall jobba för att det under terminen utförs minst ett lunchföredrag med för föreningens medlemmar passande företag eller föreläsare. 4.7 Studiebesök Under terminen bör det anordnas minst ett studiebesök som kan intressera W-studenter. 4.8 Case För att ge medlemmarna möjlighet att öva på att lösa verklighetsbaserade problem bör styrelsen arbeta för att genomföra ett case under terminen. Ansvaret hos detta ligger hos företagskontakten. 9

13 4.9 Valfläsk Valberedningen ska anordna det traditionella valfläsket enligt styrdokumentet för Valberedningen. Valfläsket är ett informations- och nomineringsmöte om de sökbara posterna till vårens stormöte, då det även skall bjudas på fika. Information om valfläsket ska komma ut i god tid Förmöte Arbetet med föreningens styrande dokument skall göras offentligt för medlemmarna enligt kap 3 2 i stadgarna och samråd med medlemmarna om dokumenten ska sökas. Ett förmöte bör utlysas av föreningens ordförande mellan att kallelsen till stormötet går ut och handlingarna skickas ut Stormöte Styrelsen skall se till att det ordinarie stormötet anordnas i början av april i enlighet med kap 3 3 i föreningens stadgar. Stormötet skall göras till ett attraktivt event där samtliga medlemmar förväntas dyka upp. Föreningen kan med fördel bjuda på fika och middag, och styrelsen skall förebereda stormötet mycket väl. Information som inte behöver tas upp på stormötet bör inte tas upp. Handlingarna måste förankras med medlemmarna innan stormötet. Hur valprocessen ska gå till bestäms av valberedningen i samråd med styrelsen Forsränningen Föreningen skall sponsra en flotte under UTN:s forsränning. Styrelsen skall utlysa flotten i en tävling för föreningens medlemmar där vinnaren väljs utifrån bästa motivering och W- anknytning Idrottspris Styrelsen ska under vården dela ut W:s-idrottspris i enlighet med riktlinjerna för W:s idrottspris Ovanför Wattenytan Alumnansvarig bör tillsammans med styrelsen se till att Ovanför Wattenytan anordnas där W- alumner berättar om sin väg från studier till nuvarande sysselsättning 4.15 Alumnaktvitet Under terminen bör en aktivitet annordnas som riktar sig till alumner. Syftet är att ge tillbaka något till alumnera och knyta band mellan alumnerna och föreningen. Samråd bör sökas med alumner för att ta reda på vilken typ av aktivitet de skulle vilja ha. 10

14 4.16 Exjobbspub Under terminen skall minst en pub annordnas då programmets exjobbare samt programmets alumner bjuds in. Klubbmästaren är ansvarig för detta. Alumnansvarig skall hjälpa till med att få ut inbjudan till alumnerna Internationell kväll Den internationellt ansvarige bör anordna en informationskväll om utbytesstudier och/eller MFS under terminen Nationsrundvandring Klubbmästaren bör anordna en nationsrundvandring under terminen Dammiddag Klubbmästaren och vice klubbmästaren skall ha övergripande ansvar över dammiddagen som enligt tradition skall anordnas av föreningens män Styrelseöverlämning En överlämning bör anordnas av avgående styrelseledamöter för hösten styrelse innan sommaren Övriga aktiviteter Styrelsen bör under terminen se till att det anordnas aktiviteter för föreningens medlemmar som inte innebär fest och sittningar för att öka gemenskapen mellan alla studenterna på programmet. 11