KALLELSE Härmed kallas medlemmarna i Dyviks samfällighetsförening till ordinarie föreningsstämma lördagen den 27 juli 2013, kl 10:00 på sjöslätten.

Transkript

1 KALLELSE Härmed kallas medlemmarna i Dyviks samfällighetsförening till ordinarie föreningsstämma lördagen den 27 juli 2013, kl 10:00 på sjöslätten. DAGORDNING 1. Stämmans öppnande 2. Val av ordförande vid stämman 3. Val av sekreterare vid stämman 4. Val av två justeringsmän att jämte stämmoordförande justera protokollet och att tillika vara rösträknare 5. Upprättande av närvaroförteckning samt fastställande av röstlängd 6. Fråga om kallelse till mötet behörigen skett 7. Godkännande av dagordningen 8. Förvaltningsberättelse (bilaga 1) 9. Jämförelse av kostnader med budget (bilaga 2) samt resultat- och balansräkning (bilaga 3) 10. Revisionsberättelse 11. Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning samt beslut om att resultatet balanseras i ny räkning 12. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen 13. Beslut om vägunderhållsplan (bilaga 4) 14. Beslut om avsättning av medel till underhålls- och förnyelsefonder (bilaga 5) 15. Beslut om godkännande av inkomst- och utgiftsstat (bilaga 5) och därmed följande uttaxering. Beslut om båtplatsavgifter och bojstensavgift (engångsavgift) (bilaga 5). Beslut om fastställande av framlagd debiteringslängd och förfallodag (bilaga 6). 16. Ersättning till styrelse och revisorer 17. Val av styrelse och styrelseordförande 18. Val av revisorer 19. Fråga om val av valberedning 20. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt (vilket kommer att ske hos styrelsens sekreterare samt på Stämmans avslutande Bilagor: 1. Förvaltningsberättelse. Föreningens styrelse, revisorer och valberedning 2. Jämförelse av kostnader med budget 3. Resultat- och balansräkning 4. Förslag till vägunderhållsplan 5. Förslag till inkomst- och utgiftsstat för perioden Debiteringslängd Handlingar enligt ovan finns tillgängliga hos styrelsen sekreterare, Eva Salomonsson, Norra vägen 1 samt på OBS: En fullmaktsblankett ligger sist i handlingarna för den som inte kan delta i mötet och vill lämna fullmakt. VÄLKOMNA! STYRELSEN

2 Informationsmöte efter stämman Efter stämmans avslutande kommer ett informellt informationsmöte med följande punkter att hållas: 1. Kalendarium: städdagar 21 september 2013 och 10 maj 2014, årsmöte och sommarfest 12 juli 2014, Dyvik Open i golf 13 juli Boulebanan 3. Kommunens VA-plan 4. Bastun 5. Övriga frågor OBS att sommarfesten 2013 hålls den 27 juli och Dyvik Open i golf den 28 juli. Anmälan till Dyvik Open görs till Bernt Söderlund, bernt@soderlundbostad.se, med angivande av golf-id och hcp senast den 21 juli.

3 Bilaga 1 1 Förvaltningsberättelse för Dyviks samfällighetsförening avseende tiden 1 maj april Styrelsen får härmed avge följande redovisning för förvaltning av föreningen under räkenskapsåret. Organisation m m Enligt stadgarna förvaltar Dyviks samfällighetsförening den gemensamhetsanläggning som utgörs av vägar och grönområden i Dyvik, Sorunda, och som tillkommit enligt anläggningsbeslut den 6 juni Därutöver har anläggningsbeslut skett den 21 april 1994 (betr de s k obebyggda tomterna) samt anläggningsförrättning den 7 september 1999 ( nya bryggan). Vidare äger föreningen sedan 15 juni 1998 fastigheten Dyvik 1:1 i Nynäshamns kommun. I föreningen finns 86 anslutna fastigheter. Gemensamhetsanläggningen består av: Sektion 1 (Marenvägen): Södra utfartsvägen från Dyvik mellan allmänna vägen och T-korsningen med Södra och Norra vägen. De fastigheter inom Dyviks samfällighetsförening som inte är med i sektion 1 torde i princip vara med i Norra Dyviks vägsamfällighet, som har en ekonomi helt skild från Dyviks samfällighetsförenings. Sektion 2 (Huvudsektionen): Övriga vägar och vägmark för nya vägar samt grönområden. Sektion 3 (Bryggorna): Stora båtbryggan (nya bryggan) vid sjöslätten samt lilla bryggan i norra delen av Dyviken. Medlem i föreningen är ägare till fastighet inom samfälligheten. Styrelsen har bestått av sju ordinarie ledamöter och tre suppleanter. Granskningen av styrelsens förvaltning har gjorts av två revisorer. Verksamhet Sektion 1 och 2 (Marenvägen och huvudsektionen) Utöver sedvanligt löpande vägunderhåll och snöplogning har Dyviks hamnväg förbättrats genom kantskärning och uppfyllning med grus ovanpå en geotextil. Ny asfalt har lagts på Södra vägen, i hjulspår och där asfalt tidigare avlägsnats, från brevlådorna och fram till Söderlunds. Styrelsen är tacksam för de frivilliguppgifter som genomförts av flera av föreningens medlemmar. Lars Manners har varit till stor hjälp med vägtrummor och diken m m. Gulli Moquist och Fredrika Werner har ordnat med traditionellt midsommarfirande. Åke Norberg och festkommittén har arrangerat sommarfesten. Dessutom har många medlemmar bidragit med goda insatser på städdagarna. Föreningen har även erhållit bidrag i form av kontanter från medlemmar som ej kunnat delta i städdagarna. Sektion 3 (bryggorna): Den gamla stora bryggan vid sjöslätten har ombyggts enligt extra föreningsstämma i april Bryggkommittén bestående av Peter Andersson och Lars Hedbeck har på ett mycket förtjänstfullt sätt skött upphandling, kontakter med entreprenör och kontroller samt utrustning av nya bryggan med bojstenar, förtöjningsringar m m. Speciellt har

4 Bilaga 1 2 Peter Anderssons insatser med eget arbete och traktorgrävare varit till största nytta för föreningen. Frivillig verksamhet Det finns ett stort utrymme för frivilliga insatser från medlemmar för att hålla föreningens kostnader nere samt avlasta styrelsen. Medlemmar som vill ställa upp ombeds kontakta styrelsen. Disposition av föreningens vinst/förlust Styrelsen föreslår att resultatet balanseras i ny räkning.

5 Bilaga 1 3 Styrelse, revisorer, valberedning och övriga funktionärer styrelse ordförande sekreterare kassör övriga ledamöter suppleanter Jan Bäcklund Eva Salomonsson Mats Johansson Nils Djurberg Ulf Håkansson Anders Olson Bernt Söderlund Lisa Fuglesang Stefan Grann Katarina Hall revisorer revisorer revisorsuppleant Markus Rudling Charles Hillgren Peter Fahlén valberedning Martin Rudling (sammankallande) Anne-Li Jansson Ola Karlsson hamnkapten Peter Andersson festkommitté Åke Norberg (sammankallande) Gulli Moquist Eva Salomonsson Fredrika Werner Föreningens adress Dyviks samfällighetsförening c/o Jan Bäcklund Larsbergsvägen Lidingö Organisationsnummer

6 Bilaga 1 4 Styrelsens och övriga funktionärers arbetsuppgifter 1 Kallelse till styrelsemöte inkl dagordning ordförande 2 Protokoll samt utskick per mejl sekreterare 3 Besvara skrivelser ordförande 4 Bokföring kassör 5 Avisering av avgifter kassör Betalning av räkningar 6 Inköp av varor/tjänster upp till SEK köparen attesterar och skickar fakturan till kassör för betalning 7 Inköp av varor/tjänster över till SEK Enligt firmateckningsordning (två styrelseledamöter i förening) 8 Vägunderhåll grus, snöplogning, sladdning Marenv/Södra v Hamnv/ Norrav fr bom t norra stranden Norra v övrig del 9 Kallelse på anslagstavlorna samt via mejl till höst och vårstädning 10 Arbetsuppgifter till höst och vårstädning. Underlag lämnas av väg och gröngruppsansvariga Håkansson (sammankallande), Djurberg, Grann och Olson Håkansson Olson Grann Hall 11 Mat och dryck på städdagar Olson 12 Infartsbommar Djurberg och Johansson 13 Hamnkapten Styrelsens bryggansvarige Peter Andersson Bäcklund (bryggplatsförteckning, båtkö) 14 Matrikel och mejladresser Fuglesang 15 Gräsklippning Olson Ola Karlsson (fotbollsplanen) 16 Slåtter Hall (smk), Söderlund 17 Grönområden Hall (smk), Djurberg, Grann, Håkansson 18 Boden Anders Olson 19 Hemsidan Bäcklund 20 Hålla Dyvik öppet /Trädgruppen Söderlund (smk), Olson, Håkansson, Grann 21 Bastu Henrik Huss 22 VA grupp Viveka Aveberg (smk), Marie Eckerstrand, Fuglesang, Håkansson, Söderlund Hall

7 Bilaga 2 1 Jämförelse utfall mot budget för verksamhetsåret Budget Utfall Avvikelse Sektion 1 Årsavgifter Avlyft vägfond sektion Summa intäkter Vägunderhåll periodiskt Vägunderhåll löpande Snöplogning Avsättning underhållsfond Summa kostnader Sektion 2 Årsavgifter Avlyft vägfond sektion Extra intäkter not 1 Summa intäkter Vägunderhåll - löpande Vägunderhåll - periodiskt Snöplogning Grönområdeskostnader not 2 Vägbommar Underhållsfond avsättning Övriga omkostnader not 3 Summa kostnader Sektion 3 Årsavgifter Avlyft Förnyelsefond Avlyft Underhållsfond Summa intäkter Bryggunderhåll brygga gammal Bryggunderhåll brygga nya Avskrivning brygga Räntekostnader Övriga omkostnader not 4 Avsättning Förnyelsefond Avsättning Underhållsfond Summa kostnader Noter (belopp i tkr) not 1 Virkesförsäljn 33,9; dosor t vägbommar 3,2; Ränteintäkt 2,5; + bidrag fr medlemmar not 2 Grönomrstädn 13; Rörspolning 13,5; drivmedel mm not 3 Styrelsemiddag 8,4; Självrisk, juridisk konsult gränsbest 9,5; REV 2; not 4 Hyra WC 7,5; El t bryggbygge1,2;bojstensflytt 6,3; adm myndigheter 3,8

8 Bilaga 3 1 Resultaträkning Verksamhetsår 2012 Verksamhetsår 2013 Intäkter Total Sektion 1 Sektion 2 Sektion 3 Total Sektion 1 Sektion 2 Sektion 3 Årsavgifter , , , , , , , ,00 Bomnycklar 600,00 0,00 600,00 0, ,00 0, ,00 0,00 Övriga intäkter 7 276,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0,00 Summa intäkter , , , , , , , ,00 Kostnader Snöplogning , , ,00 0, , , ,00 0,00 Vägunderhåll - löpande , , ,00 0, , , ,00 0,00 Vägunderhåll - periodiskt , , ,00 0, , , ,00 0,00 Vägbommar ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0,00 Underhållsfond avsättning , , , , , , , ,00 Förnyelsefond avsättning ,00 0,00 0, , ,00 0,00 0, ,00 Fondåterföring , , ,00 0, , , , ,00 Skyltar/brevlådor 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Bryggkostnader 885,00 0,00 0,00 885,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Avskrivningar brygga 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0, ,00 Räntekostnader 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0, ,00 Grönområdeskostnader ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0,00 Övriga omkostnader ,00 0, ,00 0, ,00 0, , ,00 Summa kostnader , , , , , , , ,00 Årets resultat ,00 802, , , , , , ,00 IB överskott i sektionen , , , , , , , ,00 Årets resultat i sektionen ,00 802, , , , , , ,00 UB överskott i sektionen , , , , , , , ,00 Not. Beloppet Fondåterföring i Sektion 3, kr, är fördelat på Förnyelsefond kr och Underhållsfond kr

9 Bilaga 3 2 Balansräkning Tillgångar UB 30/4-12 UB 30/4-13 Kassa 183,50 0,00 Plusgiro , ,00 Sparkonto, Nordea , ,00 Grönområden 1: , ,00 Bryggor 0, ,00 Avskrivning av bryggor 0, ,00 Summa kronor , ,00 Kortfristiga fodringar , ,00 Summa tillgångar , ,00 Skulder Kortfristiga skulder 0, ,00 Brygglån 0, ,00 Summa kronor 0, ,00 Eget kapital Vägfond sektion , ,00 Vägfond sektion , ,00 Förnyelsefond bryggor sektion , ,00 Underhållsfond bryggor sektion , ,00 Balanserat resultat , ,00 Årets vinst , ,00 Summa kronor , ,00 Summa skulder och eget kapital , ,00

10 Bilaga 4 1 Dyviks samfällighetsförening FÖRSLAG TILL FEMÅRIG VÄGUNDERHÅLLSPLAN År År År År År Anm Utfört Åtgärd Sektion 1 Sladdning varje år (på våren) v Saltning varje år v Grusning vid behov Kantskärning vart tredje år Nytt rör vid "alen" 10 Nytt rör vid nedanför "grushögen" 5 "Lisas dike" Ospecificerat Summa Sektion Sektion 2 Sladdning varje år (på våren) v Saltning varje år Grusning 20 vid behov Kantskärning 30 vart tredje år Fall mot diket vid Moquist 5 Nerfart och väg till A Rudling 15 grus och geotextil Diken ner mot Norra badviken 15 Grusning Från Wesslén till Södra badviken Fyllning av gropar på städdagen i maj Kantskärning/dikning Rensning av diken 2013 v (Manners) Lagning av asfalt 30 Backen ner till Södra badviken 15 Vägtrummor Grusning 10 vid behov Kantskärning 15 vart tredje år Byte av trumma vid Åke Norberg 10 Sänkning av rör vid Anders Olsson Ospecificerat Dyviks hamnv Södra vägen Norra vägen Summa Sektion Summa Sektion

11 Bilaga 5 1 Förslag till inkomst- och utgiftsstat för Sektion 1 antal avg belopp Årsavgifter Årsavgifter Avlyft underhållsfond Summa Intäkter Vägunderhåll löpande Vägunderhåll periodiskt enl plan Snöplogning Avsättning underhållsfond Summa kostnader Sektion 2 Årsavgifter Årsavgifter Extraordinär intäkt Avlyft vägfond sektion Summa Intäkter Vägunderhåll löpande Vägunderhåll periodiskt enl plan Snöplogning Grönområdeskostnader Bomkostnader Övriga omkostnader Avsättning underhållsfond för vägar Summa kostnader Sektion 3 Årsavgifter extradeb 77, Båtplatsavg stora bryggan 3,5 m Båtplatsavg stora bryggan 3 m Båtplatsavg stora & lilla bryggan 2,5 m Bojstenar engångsinkomst Avlyft underhållsfond Summa Intäkter Bryggunderhåll lilla bryggan Bryggunderhåll stora bryggan Lån - Räntekostnad Avskrivning Bojstenar Rampkostnad Avsättning förnyelsefond för bryggor Avsättning underhållsfond Amorteringstillskott not 1 Summa kostnader Årsavgifterna förfaller till betalning Förslag till avgifter: Sektion 1: Oförändrad 600 kr Sektion 2: Oförändrad 1600 kr Sektion 3: Oförändrad 1250 kr, båtplatsavg enl ovan. not 1: Amortering kr - avskrivn kr - avsättn förnyelsefond kr

12 Bilaga 6 1 Debiteringslängd årsmöte 2013 Årsavgifterna förfaller till betalning Sektion 1 Sektion 2 Sektion Fastighet Ägare Andelstal Belopp Andelstal Belopp Andelstal Belopp Dyvik 1:3 Salomonson Björn & Eva Dyvik 1:4 Söderlund Bernt & Iréne Dyvik 1:5 Hellstedt Lennart Dyvik 1:6 Werner Fredrika Dyvik 1:7 Håkansson Ulf & Charlotta Dyvik 1:8 Hedbeck Lars Dyvik 1:9 Thorsell Kerstin & Lars Dyvik 1:10 Önner Ahrenstedt Bianca Dyvik 1:11 Gyllenpalm Marianne Dyvik 1:12 Djurberg Nils & Gun-Britt Dyvik 1:14, 1:15 Mathisson Britt Dyvik 1:19 Tour Marianne & Leif Dyvik 1:20 Orestav Britt-Marie Dyvik 1:21 Johansson Mats & Marita Dyvik 1:22 Eklund Peter & Soili Behm Dyvik 1:24 Wesslén Kjell Dyvik 1:25 Demborg Bengt Dyvik 1:26 Håkansson Ruth-Marie Dyvik 1:27 Enefalk Bertil Dyvik 1:29 Fahlén Peter Dyvik 1:30 Manners Lars & Marianne Dyvik 1:31 Pettersson Evald Dyvik 1:32 Bäcklund Jan & Lisa Dyvik 1:33, 1:92 Linder Patrik Dyvik 1:34 Frånberg Sonja Dyvik 1:35 Bredby Bo Dyvik 1:36 Montgomery-Mattsson Johanna Dyvik 1:37 Wåhlstedt Owe Dyvik 1:38 Jung Einar & Karin Dyvik 1:39 Hedenström Ulf Dyvik 1:40,1:41, Stiftelsen Olle Engkvist :44, 1:47 Dyvik 1:46 Svedung Dag Dyvik 1:48 Tottie Claes Dyvik 1:61, 1:62, Tucinska Barbara m fl :95 Dyvik 1:63 Moquist Helene & Huss Henrik Dyvik 1:64 Karlsson Ola Dyvik 1:65 Aveberg Viveka Dyvik 1:66 Agerstam Christina & Sören Dyvik 1:67 Olsson Anders & Hedlund Olsson Monica Dyvik 1:68 Månsson Anita & Jan-Inge Dyvik 1:69 Lind Rolf

13 Bilaga 6 2 Sektion 1 Sektion 2 Sektion Fastighet Ägare Andelstal Belopp Andelstal Belopp Andelstal Belopp Dyvik 1:70 Norberg Åke Dyvik 1:71 Lindvall Ingegärd Dyvik 1:72 Eckerstrand Gunny Dyvik 1:73 Wahlström Eva & Johan Dyvik 1:74 Bornesand Jan & Anette Dyvik 1:75 von der Lancken Fredrik Dyvik 1:76 Åkerlund Johan Dyvik 1:77, 1:93 Moquist Gulli Dyvik 1:78 Trzesowski Alfred Dyvik 1:79 Rudling Martin & Ursula Dyvik 1:80-1:82, Olsen Lars & Pia 0, , , :85-1:89 Dyvik 1:83 Hillgren Birgitta & Charles Dyvik 1:84 Hall Lennart Dyvik 1:90 Thermobalans Christersson AB 0,1 60 0, ,1 125 Dyvik 1:91 Fuglesang Lisa Dyvik 1:94 Lindström Lars & Ingegärd Dyvik 1:96 Jarkander-Rolff Maria Dyvik 1:97 Jarkander Lars-Ivar Dyvik 1:98 Bergell Leena Dyvik 1:99 Pettersson Irina Dyvik 1:100 Broman Sten-Åke Dyvik 1:101 Wibjörn Lilian Dyvik 1:102 Sporrong Per-Åke Dyvik 1:103 Pettersson Ingemar & Engström Sofie Dyvik 2:1 Andersson Per 0 0 0, ,5 625 Dyvik 2:1 Andersson Peter 0 0 0, ,5 625 Maren 2:22 Grann Stefan & Pernilla Maren 2:23 Rudling Markus 0, , ,5 625 Maren 2:23 Rudling Silfverstolpe Sofia 0, , ,5 625 Maren 2:24-25 Wedsberg Jan Debiteringslängd årsmöte 2013 Årsavgifterna förfaller till betalning , , ,

14 Fullmakt för ombud Härmed befullmäktigas.. namn (textat) att som ombud företräda mig vid föreningsstämman i Dyviks samfällighetsförening: datum för stämman. ort. datum.. namnteckning fastighet/fastgheter namnförtydligande fotnot: ombud får företräda endast en frånvarande medlem